Scansione e oscuramento dei dati sensibili in HubSpot

Esegui la scansione e oscura i dati sensibili per identificare le informazioni sensibili memorizzate nelle attività del CRM, quali note, chiamate, attività, e-mail e riunioni. I super amministratori possono eseguire scansioni per individuare i valori contrassegnati e oscurarli quando l’opzione “Dati sensibili” è configurata nell’account. Ciò riduce il rischio di non conformità associato alla memorizzazione involontaria di dati finanziari o sanitari. Se la funzione " Dati sensibili " non è attivata nel tuo account, puoi comunque esaminare i risultati della scansione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzionalità, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché i limiti della funzionalità e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario attivare l’opzione “Dati sensibili” nell’account per oscurare i valori rilevati.
• Se non si configurano i «Dati sensibili», è comunque possibile eseguire la scansione e esaminare i risultati, ma i valori contrassegnati non possono essere oscurati.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Le scansioni dei "Dati sensibili" analizzano le attività CRM degli ultimi 60 giorni.
• Ogni account è limitato a una scansione ogni 30 giorni.
• La redazione sostituisce i valori rilevati con un testo segnaposto.

Scansione dei dati sensibili

"Scansione alla ricerca di dati sensibili" per individuare valori sensibili nelle attività CRM degli ultimi 60 giorni. Solo gli utenti con autorizzazione di Super Admin possono eseguire le scansioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, vai su Sicurezza.
3. Fai clic sulla scheda " Dati sensibili ".
4. Nella sezione " Scansione dei dati sensibili ", fare clic su "Avvia scansione". Se è già stata eseguita una scansione in precedenza, fare clic su " Esegui nuovamente la scansione".
   
   
   
   
5. Nel pannello a destra, seleziona le caselle di controllo accanto ai tipi di dati che desideri sottoporre a scansione (ad esempio, PII o Informazioni sanitarie).
6. Nella sezione " Escludi parole chiave dalla scansione ", inserisci le parole chiave che desideri escludere. Premi Invio dopo ogni parola chiave per aggiungerla.
7. In basso a destra, fare clic su Avanti.
8. Verifica le informazioni e seleziona la casella di controllo per accettare.
9. Fare clic su Avvia scansione. Mentre la scansione è in corso, nella sezioneScansione dei dati sensibili viene visualizzato un banner "Scansione in corso ". Quando i risultati della scansione sono disponibili, viene inviata una notifica via e-mail.

Verifica i risultati della scansione dei dati sensibili

Esamina i risultati della scansione per verificare i valori rilevati e stabilire se è necessario intervenire. Solo gli utenti con autorizzazione di Super Amministratore possono esaminare i risultati e intraprendere azioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, selezionare Sicurezza.
3. Fare clic sulla scheda Dati sensibili.
4. Nella sezione " Scansione dei dati sensibili ", fare clic su " Visualizza risultati".
5. Per filtrare i risultati, fare clic sui menu a discesa nella parte superiore. Per filtrare in base al nome del record, inserire i nomi dei record nella barra di ricerca " searchIcon ".
6. Per esaminare un'attività, passa il mouse sull'attività e fai clic su " Visualizza dettagli".
7. Nel pannello a destra, clicca su "Visualizza nel CRM" per visualizzare i dettagli completi dell'attività. Per visualizzare il valore specifico che è stato segnalato, clicca su " Valore n.".

Contrassegna i valori come non sensibili

Contrassegna i valori come non sensibili per indicare che le informazioni contrassegnate non richiedono la redazione. Dopo aver contrassegnato i valori come non sensibili, questi rimangono nell'account.

1. Nel pannello di destra, selezionare la casella di controllo Contrassegna come non sensibile.
2. Fare clic su Avanti.
3. Fare nuovamente clic su Avanti.
4. Fare clic su Conferma.

Occultare i valori di un account

Se nel tuo account è attivata l'opzione " Dati sensibili", puoi oscurare i valori presenti nel tuo account. In questo modo i valori verranno rimossi in modo permanente dalle attività CRM. Il valore originale verrà sostituito con un testo segnaposto.

1. Nel pannello di destra, fare clic su Avanti.
2. Selezionare la casella di controllo accanto al valore che si desidera rimuovere, quindi fare clic su Avanti.
3. Fai clic su Conferma.

Dopo l'occultamento, il valore originale viene sostituito da un testo segnaposto, ad esempio NUMERO-DI-CONTO-OCCULTATO.