Skann og rediger sensitive opplysninger i HubSpot

Skann og rediger sensitive data for å identifisere sensitiv informasjon som er lagret i CRM-aktiviteter, for eksempel notater, samtaler, oppgaver, e-poster og møter. Superadministratorer kan kjøre skanninger for å oppdage merkede verdier og redigere dem når «Sensitive Data» er konfigurert i kontoen. Dette reduserer risikoen for brudd på regelverket knyttet til utilsiktet lagring av økonomiske eller helsemessige data. Hvis «Sensitive Data » ikke er aktivert i kontoen din, kan du gjennomgå skanningsresultatene.

Før du begynner

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du fullt ut forstår hvilke tiltak som må iverksettes på forhånd, samt funksjonens begrensninger og mulige konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må aktivere «Sensitive Data » i kontoen for å redigere oppdagede verdier.
• Selv om du ikke konfigurerer «Sensitive Data», kan du fortsatt skanne og gjennomgå resultatene, men de merkede verdiene kan ikke redigeres.

Forstå begrensninger og hensyn

• Skanninger av sensitive data analyserer CRM-aktiviteter fra de siste 60 dagene.
• Hver konto er begrenset til én skanning hver 30. dag.
• Redigering erstatter oppdagede verdier med plassholdertekst.

Skann etter sensitive data

Skann etter sensitive data for å oppdage sensitive verdier i CRM-aktiviteter fra de siste 60 dagene. Kun brukere med superadministratorrettigheter kan utføre skanninger.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen til venstre.
3. Klikk på fanen Sensitive data.
4. I delen «Skanning av sensitive data » klikker du på «Start skanning». Hvis du har utført en skanning tidligere, klikker du på «Skann på nytt».
   
   
   
   
5. I panelet til høyre merker du av i boksene ved siden av de datatypene du vil skanne (f.eks. personopplysninger eller helseopplysninger).
6. I delen «Ekskluder nøkkelord fra skanningen » skriver du inn eventuelle nøkkelord du ønsker å ekskludere. Trykk Enter etter hvert nøkkelord for å legge det til.
7. Klikk på «Neste» nederst til høyre.
8. Gjennomgå informasjonen og merk av i avmerkingsboksen for å godta.
9. Klikk på «Start skanning». Mens skanningen pågår, vises et banner med teksten «Skanning pågår» i delen«Skanning av sensitive data ». Du får et e-postvarsel når skanningsresultatene er tilgjengelige.

Gjennomgå resultatene av skanningen av sensitive data

Gå gjennom skanneresultatene for å undersøke de oppdagede verdiene og avgjøre om det er nødvendig å iverksette tiltak. Kun brukere med «Superadmin»-rettigheter kan gå gjennom resultatene og iverksette tiltak.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Sensitive Data.
4. I delen «Skanning av sensitiv data » klikker du på «Vis resultater».
5. For å filtrere resultatene klikker du på rullegardinmenyene øverst. For å filtrere etter postnavn skriver du inn postnavnene i søkefeltet « searchIcon ».
6. For å se på en aktivitet, hold musepekeren over aktiviteten og klikk på «Vis detaljer».
7. I panelet til høyre klikker du på «Vis i CRM » for å se alle detaljene om aktiviteten. For å se den spesifikke verdien som ble markert, klikker du på «Verdi nr.».

Merk verdier som ikke-sensitive

Merk verdier som ikke-sensitive for å indikere at merket informasjon ikke trenger å redigeres. Når du har merket verdier som ikke-sensitive, forblir de i kontoen.

1. I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksen «Merk som ikke-sensitiv ».
2. Klikk på «Neste».
3. Klikk på «Neste» igjen.
4. Klikk på Bekreft.

Rediger verdier fra en konto

Hvis du har aktivert «Sensitive Data» i kontoen din, kan du redigere verdier fra kontoen din. Dette vil fjerne verdier permanent fra CRM-aktiviteter. Den opprinnelige verdien vil bli erstattet med plassholdertekst.

1. Klikk på «Neste» i panelet til høyre.
2. Merk av i boksen ved siden av verdien du vil fjerne, og klikk på Neste.
3. Klikk på «Bekreft».

Etter redigering erstattes den opprinnelige verdien med plassholdertekst, for eksempel REDIGERT-KONTONUMMER.