Skapa register med hjälp av arbetsflöden

Använd ett arbetsflöde för att automatisera processen för att skapa en ny registerpost i HubSpot och minska den administrativa arbetsbördan för dig och ditt team.

När du har skapat ett register kan du omedelbart använda och hänvisa till det inom samma arbetsflöde. Lär dig hur du använder register som skapats tidigare i samma arbetsflöde.

Innan du sätter igång

När du skapar register med arbetsflöden bör du tänka på följande:

• När du skapar poster av samma typ som arbetsflödet (t.ex. om du skapar affärsregister inom ramen för ett affärsbaserat arbetsflöde) ska du kontrollera att den nyskapade posten inte uppfyller utlösarna för registrering för arbetsflödet. Annars riskerar du att skapa en oändlig slinga där nyskapade register i sin tur skapar nya register i all oändlighet.
• En e-postadress krävs för att skapa kontaktregister med ett arbetsflöde. Det rekommenderas att använda en personaliseringstoken för att infoga ett värde från den registrerade posten. Om du till exempel har ett rekommendationsformulär på din webbplats kan du använda värdet från egenskapen ”rekommendation” för att skapa ett nytt kontaktregister.
• För att kunna skapa objektregister för anpassade objekt med hjälp av ett arbetsflöde måste det anpassade objektet vara kopplat till arbetsflödets typ av objekt. Om ditt anpassade objekt till exempel inte är kopplat till kontaktobjektet kan du inte skapa objektregister för det anpassade objektet i kontaktbaserade arbetsflöden. Läs mer omhur man definierar anpassade objekt.
• Potentiella kunder kan endast skapas i kontaktbaserade eller företagsbaserade arbetsflöden. Alternativet ”Potentiell kund ” visas inte i andra typer av arbetsflöden, till exempel supportärende- eller affärsbaserade arbetsflöden.

Tillgängliga typer av objekt

När du använder åtgärden ”Skapa register ” kan du skapa register för följande typer av objekt:

Skapa register med hjälp av ett arbetsflöde

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet påett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Klicka på ikonen + Lägg till för attlägga till en arbetsflödesåtgärd.
4. Klicka i den vänstra panelen för att visa CRM. Välj sedan ”Skapa register”. 
5. Klicka på rullgardinsmenyn ”Typ av register att skapa ” och välj sedan Typ av objekt.
6. Vilka egenskaper som visas vid varje åtgärd för att skapa en post beror på typen av objekt som valts:
   • Affär: de obligatoriska fälten är Affärsnamn och Affärspipeline och status. Det rekommenderas också att ange datum för stängning och summa. Läs mer om standardaffärsegenskaper. 
   • Biljett: De obligatoriska fälten är ”Biljettnamn ”, ”Ärendepipeline” och ”Status”. Det rekommenderas också att ange supportärendets källa och beskrivning. Läs mer om standardärendeegenskaper.
   • Kontakt: E-postadress är ett obligatoriskt fält. Det rekommenderas också att ange kontaktens förnamn och efternamn. Läs mer om standardkontaktegenskaper.
   • Företag: Det obligatoriska fältet är antingen företagets domännamn eller företagets namn. Läs mer om standardföretagsegenskaper.
   • Potentiell kund: Det finns inga obligatoriska fält när man använder åtgärden ”Skapa register ” för potentiella kunder, men det rekommenderas generellt att fylla i fälten ”Potentiell kund-etikett ” och ”Potentiell kund-pipeline-stadiet”. 

Observera: det går inte att använda personaliseringstoken i nummerfält.

7. För att ange tilldelningen av nyskapade register klickar du på rullgardinsmenyn ”Tilldela till ”. Välj sedan ett av följande alternativ: 
   • [Objektets] nuvarande ägare: tilldela den nya posten till det registrerade registerets nuvarande ägare. Som standard kommer nya affärs-, ärende- och företagsregister att ställas in enligt detta alternativ. 
     • Om den registrerade posten inte är tilldelad kommer den nya posten inte att tilldelas någon.
     • För att välja en anpassad ägaregenskap klickar du på rullgardinsmenyn ”Vilken [objekt] ägare” och väljer ägaregenskapen. 
   • Enskild användare: tilldela registret till en enskild användare. För att välja användare klickar du på rullgardinsmenyn ”Vilken användare ?” och väljer sedananvändaren.
   • Ingen: registeret kommer inte att tilldelas. 
8. Som standard tilldelas nya kontaktregister inte till någon användare. Om du vill tilldela ett kontaktregister:
   • Klicka på ”Lägg till fler egenskaper”.
   • Klicka på rullgardinsmenyn ”Ange en annan kontaktegenskap ” och välj ”Kontaktägare”. Klicka sedan på ”Klar”. 
   • Klicka på rullgardinsmenyn ”Tilldela kontakt till ” och välj ”En befintlig ägare av kontakten”, ”En specifik användare” eller ”Ingen”. 
9. Om du vill ange ytterligare egenskaper för dina nya register klickar du på ”Lägg till fler egenskaper”:
   • Klicka på ”Ange ytterligare en kontaktegenskap”. 
   • Om du vill kopiera en egenskap från det aktuella objektet till en egenskap i ditt nya register klickar du på Kopiera en egenskap till en [objekt]-egenskap.

Observera: käll- och målegenskaperna måste ha kompatiblafälttyperför att kunna kopieras. Egenskaper som är oförenliga visas inte som alternativ i målegenskapen i din arbetsflödesåtgärd. Läs mer omkompatibla käll- och målegenskaper för kopiering av egenskapsvärden i arbetsflöden.

10. Ställ in dina nya associationer för register:
    • Som standard kopplas register som skapas av ett arbetsflöde till det register som har registrerats i arbetsflödet.
    • Så här kopierar du all aktivitet på tidslinjen från den registrerade posten till den nya posten:
      • Markera kryssrutan ”Lägg till tidslinjeaktivitet från det registrerade [objektet] till [ny post] ”.
      • Som standard kopieras de senaste 30 dagarnas aktiviteter när detta alternativ är valt. Om du vill välja ett annat datumintervall klickar du på rullgardinsmenyn för datumintervall och väljer ett annat intervall. 
    • För att utföra associationen mellan den nya registren och andra registrar:
      • Klicka på + Lägg till ytterligare en association.
      • Klicka på rullgardinsmenyn ”Associate ”. Välj sedan vilken typ av register det gäller. 
      • För att lägga till en associationsetikett, klicka på rullgardinsmenyn ”Och tillämpa etiketten ”. Välj sedan en associationsetikett. 
      • För att kopiera all tidslinjeaktivitet från det kopplade registret till det nya registret, välj alternativet ”Lägg till tidslinjeaktivitet från [objekt] till [ny typ av objekt]”. Om du vill välja ett annat datumintervall klickar du på rullgardinsmenyn för datumintervall och väljer ett annat intervall. 

• • Om du skapar ett affärsregister kan du koppla de nyskapade affärerna till radobjekten:
    • Klicka på rullgardinsmenyn ”Lägg till ett radobjekt” för att koppla en produkt när du skapar ett affärsregister.
    • För att lägga till ytterligare ett radobjekt klickar du på + Lägg till radobjekt. För att ta bort ett radobjekt klickar du på papperskorgsikonen till höger om radobjektet.
  • När du har ställt in åtgärden ”Skapa register ” klickar du på Spara högst upp på sidan. 

Observera: offert kan endast kopplas till en affär åt gången. Om du kopplar ett nytt avtal till befintliga offertter kommer offertterna att tas bort från sina nuvarande affärer