Creare record con i flussi di lavoro

Utilizza un flusso di lavoro per automatizzare il processo di creazione di un nuovo record in HubSpot e ridurre le attività amministrative per te e il tuo team.

Dopo aver creato un record, è possibile utilizzarlo e farvi riferimento immediatamente all'interno dello stesso flusso di lavoro. Scopri come utilizzare i record creati in precedenza nello stesso flusso di lavoro.

Prima di iniziare

Quando si creano record con i flussi di lavoro, tenere presente quanto segue:

• Quando si creano record dello stesso tipo del flusso di lavoro (ad esempio, se si creano record relativi a trattative all’interno di flussi di lavoro basati sulle trattative), verificare che il record appena creato non soddisfi i criteri di attivazione dell'iscrizione del flusso di lavoro. Altrimenti, si potrebbe creare un ciclo infinito in cui i record appena creati generano all'infinito nuovi record.
• Per creare record del contatto con un flusso di lavoro è necessario un indirizzo e-mail. Si consiglia di utilizzare un token di personalizzazione per inserire un valore tratto dal record iscritto. Ad esempio, se sul tuo sito web è presente un modulo di segnalazione, puoi utilizzare il valore della proprietà "referral" per creare un nuovo record del contatto.
• Per creare record di oggetti personalizzati con un flusso di lavoro, l'oggetto personalizzato deve essere associato al tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se il tuo oggetto personalizzato non è associato all'oggetto "contatto", non puoi creare record dell'oggetto personalizzato nei flussi di lavoro basati sui contatti. Scopri di più sucome definire oggetti personalizzati.
• I record di lead possono essere creati solo nei flussi di lavoro basati sui contatti o sulle aziende. L'opzione " Lead " non comparirà in altri tipi di flussi di lavoro, come quelli basati sui ticket o sulle trattative.

Tipi di oggetti disponibili

Quando si utilizza l'azione "Crea record ", è possibile creare record per i seguenti tipi di oggetto:

Creare record tramite un flusso di lavoro

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sulnome diun flusso di lavoro esistente oppure crearne uno nuovo.
3. Fai clic sull'icona "+ Aggiungi" peraggiungere un'azione del flusso di lavoro.
4. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la voce CRM. Quindi, selezionare " Crea record". 
5. Fare clic sul menu a tendina " Tipo di record da creare ", quindi selezionare il " Tipo di oggetto".
6. Le proprietà visualizzate in ciascuna azione " Crea record " dipendono dal tipo di oggetto selezionato:
   • Operazione: i campi obbligatori sono " Nome della trattativa" e "", "Pipeline della trattativa" e "Stato". Si consiglia inoltre di impostare la data di chiusura e l'importo. Scopri di più sulle proprietà trattative predefinite. 
   • Biglietto: i campi obbligatori sono " Nome del ticket ", " Pipeline del ticket" e "Stato". Si consiglia inoltre di impostare i campi “Origine” e “Descrizione del ticket”. Scopri di più sulle proprietà predefinite dei ticket.
   • Contatto: il campo obbligatorio è " Email". Si consiglia inoltre di inserire il nome e il cognome del contatto. Scopri di più sulle proprietà predefinite dei contatti.
   • Azienda: il campo obbligatorio è il nome dominio dell'azienda oppure la ragione sociale. Scopri di più sulle proprietà predefinite dell'azienda.
   • Lead: non ci sono campi obbligatori quando si utilizza l'azione "Crea record " con i lead, ma in genere si consiglia di compilare i campi "Etichetta lead " e " Fase della pipeline del lead". 

Nota bene: non è possibile utilizzare i token di personalizzazione nei campi numerici.

7. Per impostare l'assegnazione dei record appena creati, fare clic sul menu a tendina "Assegna a" . Quindi, scegli una delle seguenti opzioni: 
   • Proprietario attuale di [Oggetto]: assegnare il nuovo record al proprietario attuale del record iscritto. Per impostazione predefinita, i nuovi record relativi a contratti, ticket e aziende saranno configurati con questa opzione. 
     • Se il record iscritto non è stato assegnato, il nuovo record non verrà assegnato a nessuno.
     • Per selezionare una proprietà personalizzata relativa al proprietario, fare clic sul menu a tendina " Quale proprietario di [oggetto] " e selezionare la proprietà desiderata. 
   • Utente specifico: assegnare il record a un utente specifico. Per selezionare l'utente, fare clic sul menu a tendina " Quale utente ", quindi selezionare l'utente.
   • Nessuno: il record non verrà assegnato. 
8. Per impostazione predefinita, i nuovi record del contatto non vengono assegnati a nessun utente. Se desideri assegnare un record del contatto:
   • Fai clic su " Aggiungi altre proprietà".
   • Fai clic sul menu a tendina "Imposta un'altra proprietà del contatto " e seleziona " Proprietario del contatto". Quindi, clicca su " Fatto". 
   • Fai clic sul menu a tendina "Assegna contatto a " e seleziona " Un proprietario esistente del contatto", " Utente specifico" o "Nessuno". 
9. Per impostare ulteriori proprietà per i nuovi record, fare clic su “Aggiungi altre proprietà”:
   • Fai clic su " Imposta un'altra proprietà del contatto". 
   • Per copiare una proprietà dell'oggetto corrente in una proprietà del nuovo record, fare clic su "Copia una proprietà in una proprietà [oggetto]".

Nota: affinché le proprietà di origine e di destinazione possano essere copiate,i tipi di campodevono essere compatibili. Le proprietà incompatibili non verranno visualizzate come opzioni nella proprietà di destinazione dell'azione del flusso di lavoro. Scopri di più sulleproprietà di origine e di destinazione compatibili per la copia dei valori delle proprietà nei flussi di lavoro.

10. Configura le nuove associazioni dei record:
    • Per impostazione predefinita, i record creati da un flusso di lavoro saranno associati al record che è stato iscritto nel flusso di lavoro.
    • Per copiare tutte le attività della cronologia dal record iscritto al nuovo record:
      • Selezionare la casella di controllo “Aggiungi attività della cronologia dall’[oggetto] iscritto al [nuovo record] ”.
      • Per impostazione predefinita, quando questa opzione è selezionata, verranno copiati gli ultimi 30 giorni di attività. Per selezionare un intervallo di date diverso, clicca sul menu a tendina dell'intervallo di date e seleziona un intervallo diverso. 
    • Per associare il nuovo record ad altri tipi di record:
      • Fai clic su + Aggiungi un'altra associazione.
      • Fai clic sul menu a tendina "Associare" . Quindi, seleziona il tipo di record. 
      • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic sul menu a tendina "E applica l'etichetta ". Quindi, seleziona un'etichetta di associazione. 
      • Per copiare tutte le attività della cronologia dal record associato al nuovo record, selezionare l'opzione "Aggiungi attività della cronologia da [oggetto] a [nuovo tipo di oggetto]". Per selezionare un intervallo di date diverso, clicca sul menu a tendina dell'intervallo di date e seleziona un intervallo diverso. 

• • Se stai creando un record della trattativa, puoi associare le trattative appena create alle voci di riga:
    • Fai clic sul menu a tendina "Aggiungi una voce " per associare un prodotto quando crei un record della trattativa.
    • Per aggiungere un'altra voce, clicca su + Aggiungi voce. Per eliminare una voce, clicca sull'icona del cestino situata a destra della voce stessa.
  • Dopo aver configurato l'azione " Crea record ", in alto, fai clic su " Salva". 

Nota bene: i preventivi possono essere associati a una sola trattativa alla volta. Associare una nuova trattativa ai preventivi esistenti comporterà la rimozione dei preventivi dalle rispettive trattative attuali