Hvis du har konfigureret HubSpot- og QuickBooks-datasynkroniseringsintegrationen til at synkronisere fakturaer fra HubSpot til QuickBooks, skal du bruge nedenstående trin til at oprette og synkronisere en faktura til QuickBooks og gennemgå almindelige spørgsmål om synkronisering af fakturaer til QuickBooks.
Synkroniser en faktura
Når synkroniseringen er sat op, skal du følge disse trin for at synkronisere din første faktura fra HubSpot til QuickBooks Online:
- Opret din faktura.
- Klik på Færdiggør.
- Integrationen registrerer den nye faktura, kontrollerer fakturadetaljerne i forhold til de filtre, der er sat op, og synkroniserer fakturaen til QuickBooks Online, hvis den er berettiget.
- Hvis en faktura ikke kan synkroniseres, vises et banner øverst på fakturaens indeksside. Ved at klikke på Synkroniseringsfejl åbnes panelet Synkroniseringsfejl i QuickBooks-integrationsindstillingerne.
- Du kan også tjekke, om fakturasynkroniseringen lykkedes ved at se på Integrations sync card på fakturaens preview-panel eller ved at se på sync health table i QuickBooks-integrationsindstillingerne . Hvis synkroniseringen mislykkes, vil du se fakturaen i tabellen over mislykkede fakturaer. Hvis du holder musen over informationsikonet under Fejlkategori, kan du se en forklaring på, hvorfor fakturaen ikke kan synkroniseres.
Se fakturaobjektet
Fakturaer, der er oprettet i HubSpot eller synkroniseret fra QuickBooks Online, kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også oprette brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjektet.
For at se fakturaobjektet:
- Dette bringer dig til din fakturaindeksside, der viser alle fakturaer.
- Brug søgefeltet , eller klik på Avancerede filtre for at finde specifikke fakturaer.
- Klik på fakturaen for at åbne det højre panel og se dens egenskaber, foretagne betalinger og tilknytninger. Rul til sektionen Integrations-synkronisering for at se synkroniseringsstatus.
Fakturaer synkroniseret fra QuickBooks Online vil ikke automatisk blive knyttet til en HubSpot-aftalepost.
Gennemgå betalinger på fakturaer
Gennemgå kilden, betalingsdatoen og status for betalinger på fakturaer fra fakturaposten:
- Klik på den faktura , du gerne vil se betalinger for.
- Rul til Betalinger i højre panel for at se tilknyttede betalingsoplysninger og -status.
- Hold musen over betalingen, og klik på Forhåndsvisning for at se flere detaljer om betalingen.
- Hvis betalingen blev foretaget med QuickBooks Online, skal du klikke på Vis betaling i QuickBooks Online for at blive omdirigeret til betalingsposten i QuickBooks.
- For at refundere betalingen skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Refunder. Klik på Fortsæt for at refundere. Indtast tilbagebetalingsbeløbet i dialogboksen, klik derefter på rullemenuen Årsag, og vælg en årsag til tilbagebetalingen.
- For at slette betalingen skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Slet. Klik på Slet i dialogboksen for at bekræfte.
Bemærk venligst:
- Tilbagebetalinger af betalinger synkroniseres ikke automatisk. For en betaling foretaget ved hjælp af en HubSpot-betalingsprocessor, enten Stripe eller HubSpot-betalinger, kan du registrere en kreditnota eller en tilbagebetalingskvittering i QuickBooks. For en betaling foretaget med QuickBooks skal den tilsvarende betaling i HubSpot refunderes manuelt ved hjælp af ovenstående trin.
- Sletningshandlingen synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Den er tilgængelig, så du manuelt kan afspejle ændringer foretaget i QuickBooks.
Få mere at vide om håndtering af fakturaer.
Download en PDF af en synkroniseret faktura
Download en PDF af en synkroniseret faktura uden at forlade HubSpot.
- Naviger til et objekt, der er knyttet til en faktura (f.eks. kontakt, virksomhed, betaling).
- Rul til kortet Fakturaer i højre panel. Hvis du ikke kan se fakturakortet, kan du læse, hvordan du føjer det til et objekt.
- Klik på fakturanummeret for at downloade PDF-filen.
Opret tilpassede egenskaber for fakturaobjekter
Sådan opretter du brugerdefinerede egenskaber for fakturaobjekter:
- Klik på Egenskaber.
- Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg Fakturaegenskaber.
- Opret dine egenskaber.
Fakturaobjektet kan bruges til at segmentere kontakter, udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.
Bemærk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til den samme aftalepost, vil egenskaberne ovenfor blive opdateret med den senest opdaterede faktura i QuickBooks.
Almindelige spørgsmål
Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelter til/fra Quickbooks?
Bestillingsnummer er ikke et standardfelt på QuickBooks-fakturaer og skal tilføjes som et brugerdefineret felt. Af denne grund kan HubSpot QuickBooks Online-integrationen ikke definere en out of the box-feltmapping for det. Brugere med en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan definere brugerdefinerede tilknytninger. Ved hjælp af brugerdefinerede feltmappinger kan du identificere QuickBooks-fakturafelter (f.eks. sporingsnummer, bestillingsnummer, forsendelsesmetode) og synkronisere disse værdier til og fra HubSpot og Quickbooks.
Hvordan repræsenterer jeg rabatter, skatter og gebyrer på mine fakturaer?
Når du bruger Quickbooks Online-integrationen, kan du ikke tilføje rabatter, skatter og gebyrer på ordreniveau til dine fakturaer, fordi QuickBooks Online ikke har det samme koncept med skatter og gebyrer på fakturaniveau, selvom de understøtter en enkelt rabat på fakturaniveau.
I stedet for at bruge skatter, rabatter og gebyrer på fakturaniveau anbefales følgende:
- Rabatter: Tilføj dine rabatter på varelinjeniveau, og brug kommentarfeltet til at forklare rabatten.
- Gebyrer (f.eks. forsendelsesgebyrer, kreditkortgebyrer, forsinkelsesgebyrer): kan tilføjes som deres egen varelinje på fakturaen, ideelt set ved hjælp af et produkt, der er synkroniseret fra QuickBooks.
- Skatter: kan tilføjes som en linje på fakturaen, ideelt set ved hjælp af et produkt, der er synkroniseret med QuickBooks, og som er knyttet til din indtægts-/udgiftskonto i QuickBooks, der sporer det opkrævede skattebeløb. Disse skattelinjer vil ikke være forbundet med QuickBooks Online Tax Center til skatterapportering.
Skal jeg slå mine workflow-handlinger Opret betalt faktura og Opret betalt salgskvittering fra, hvis jeg bruger tovejs fakturasynkronisering?
Det anbefales som minimum at opdatere dit workflow for at filtrere betalinger, der kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger, hvor kilden er en faktura). Hvis workflowet ikke opdateres, vil der opstå dobbeltarbejde, fordi fakturabetalinger også vil udløse oprettelse af betalte fakturaer. Der vil kun ske én betaling, men der vil være to fakturaer for betalingen.