Opret planlægningssider med mødeværktøjet

Oversigt

Opret sider til individuel tidsbestilling, så dine kontakter kan booke møder med dig. Hvis du har en tildelt salgs-eller servicelicens, kan du også oprette en tidsbestillingsside for et team, så kontakterne kan booke tid hos flere brugere.

Konfigurer detaljerne på din tidsbestillingsside, f.eks. velkomstsiden, ledige tider, bookingformularen og bekræftelseshandlinger efter indsendelse. Konfigurer derefter eventuelle tilknyttede automatiseringer, såsom en e-mail med bookingbekræftelse eller yderligere påmindelses-e-mails. 

Dine kontakter kan derefter få adgang til disse tidsbestillingssider via et mødelink. Hvis du forbinder din Gmail- eller Office 365-kalender, synkroniseres de planlagte møder med din tilknyttede kalender, så dine aftaler altid er opdaterede.

Før du går i gang

• Typen og antallet af planlægningssider, du kan oprette, afhænger af dit abonnement. Få mere at vide om begrænsningerne for dit abonnement i HubSpots produkt- og servicekatalog.
  • Brugere med en tildelt Core-licens og brugere af HubSpots gratis værktøjer kan oprette én enkelt One-on-One-aftaleside, der indeholder standard HubSpot-branding.
  • Brugere med en tildelt Sales-eller Service-licens kan oprette flere aftalesider samt oprette team-aftalesider.
  • Brugere med en tildelt View-Only-licens kan ikke oprette aftalesider.

• Hvis Mødeplanlægger ikke vises i navigationsmenuen under Salg, skal du sikre dig, at din bruger har adgangstilladelser til Salg.
• Du kan oprette og redigere planlægningssider for andre brugere, hvis du har tilladelser til mødeplanlægningssider. Med disse tilladelser kan du også slette brugerdefinerede planlægningssider for andre brugere (standardplanlægningssider kan kun slettes ved at fjerne den tilknyttede bruger).

Trin 1: Opret en planlægningsside, og vælg en mødetype

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Salg > Mødeplanlægger. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Salg > Mødeplanlægger.
2. Klik på Opret planlægningsside øverst til højre.
3. Vælg en mødeindstilling i dialogboksen:
   • En-til-en: Kontakten planlægger et møde med kun dig eller den bruger, du opretter planlægningssiderne for.
   • Gruppe (Sales Hub eller Service Hub kun Starter, Professional eller Enterprise ): Denne team-planlægningsside viser tidsintervaller, hvor alle de valgte teammedlemmer er tilgængelige for møder. Brug denne indstilling til at hjælpe en kontaktperson med at booke et møde med mere end ét medlem af dit team på én gang.
   • Round robin ( Sales Hub eller Service Hub Kun Starter, Professional eller Enterprise ): Denne side til teamplanlægning viser de enkelte teammedlemmers individuelle tilgængelighed. Brug denne indstilling til at hjælpe en kontakt med at booke et møde med det teammedlem, hvis tilgængelighed passer bedst til vedkommendes tidsplan.
4. Fortsæt med at konfigurere din planlægningsside ved at følge trinene nedenfor.

Trin 2: Tilpas dine mødeoplysninger

På siden Oversigt skal du indtaste de grundlæggende oplysninger for planlægningssiden.

1. Internt navn: Det navn, der vises, når mødelinket, der bruges til at få adgang til planlægningssiden, føjes til en e-mail.
2. Mærker: Hvis du har tilføjelsesprogrammet Mærker, skal du vælge det mærke, du vil knytte dette møde til, fra rullemenuen Mærke . Det valgte mærke bestemmer, hvilket logo der vises på planlægningssiden.
3. Arrangør: Mødets ejer eller den bruger, som kontakten planlægger et møde med. Du skal have tilladelser til mødeplanlægningssider for at kunne oprette planlægningssider for andre brugere på din konto, og brugeren skal have aktiveret mødeværktøjet. For at oprette en planlægningsside for en anden bruger skal du vælge vedkommendes navn fra rullemenuen Arrangør.
4. Begivenhedstitel: navnet på den kalenderbegivenhed, du deler med din kontakt. For eksempel vil "Produktdemo" blive vist som begivenhedsnavn. Du kan indsætte personaliseringstokens i emnefeltet ved at klikke på "Personaliser".
5. Sted: Angiv oplysninger om, hvordan og hvor du vil mødes med mødedeltageren. Det kan være et link til at ringe ind, en fysisk lokation osv. Dette sted vises i kontaktens kalenderinvitation og i den begivenhed, der oprettes i din personlige standardkalender.
6. Tilføj videokonference-link: Hvis du bruger HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet, kan du tilføje et videokonference-link. Hvis du ikke har konfigureret en videokonference-integration, vil du ikke se denne mulighed. Hvis du bruger anden videokonference-software, og du er udvikler eller har en udvikler på dit team, kan du læse mere om, hvordan du bruger Video Conference Extension API.
7. Annuller og omplanlæg: Slå kontakten til for at inkludere links til annullering og omplanlægning i begivenhedsbeskrivelsen, så kontakten kan annullere eller ændre dato og klokkeslæt, hvis det er nødvendigt, når et møde er planlagt.
8. Beskrivelse: En beskrivelse af mødet, der vises i invitationen, når et møde bookes. Denne beskrivelse vises i den kalenderinvitation, din kontakt modtager, og i den begivenhed, der oprettes i din standardpersonlige kalender. Du kan indsætte personaliseringstokens i emnefeltet ved at klikke på "Personaliser". Du kan formatere beskrivelsen ved hjælp af værktøjslinjen.
9. Mødetype: Vælg, om mødet skal foregå på stedet eller online. Mødetypen kan bruges i rapporter.
   
   
10. Klik på " Næste".

Trin 3: Vælg teammedlemmer til gruppe- eller round-robin-møder

Hvis du opretter et gruppemøde eller et round-robin-møde, skal du bruge siden Teammedlemmer til at vælge, hvilke teammedlemmer du vil inkludere i mødet.

1. Klik på Rediger medlem øverst til højre.
2. I panelet til højre skal du vælge en af følgende muligheder:
   • Brugere: Klik på rullemenuen Brugere , vælg debrugere, der skal tilføjes, og klik derefter på Bekræft. Hvis en brugers kalender er afbrudt, vises der en advarsel under vedkommendes navn, og knappen Tjek tilgængelighed er deaktiveret.

   

   • Brug en rotationsordning: Klik på rullemenuen "Rotation" for at vælge en møderotationsordning. Klik derefter på "Bekræft". Når du bruger en rotationsordning med round robin, vises kun tilgængeligheden for den bruger, der skal bookes som den næste, når du booker et møde.
      

     

3. Klik på Næste.

Trin 4: Tilpas detaljerne på din tidsbestillingsside

På siden " Tidsbestilling " kan du tilpasse din mødetilgængelighed og reservationsformularen.

1. Øverst kan du redigere URL'en til planlægningssiden.
   • Dette er det link, som kontakterne vil bruge til at booke møder i din kalender, og det kan ikke redigeres, når linket først er oprettet.
   • Du kan kun bruge alfanumeriske tegn, bindestreger eller understregninger i URL'en til planlægningssiden. Andre specialtegn understøttes ikke.
   • Hvis du har en tildeltSales Hub- ellerService Hub-licens , kan du justere en del af URL'en i dine kalenderindstillinger. Disse justeringer gælder kun for nye planlægningssider; URL'erne til eksisterende planlægningssider opdateres ikke.
2. Hvis du har konfigureret HubSpot-betalinger eller Stripe som betalingsbehandlingsmulighed, kan du tilføje et betalingslink til planlægningssiden ved at aktivere kontakten "Indsaml betalinger".
   • Klik pårullemenuen "Betalingslink"under fanen "Betaling ", og vælg etbetalingslink.
   • Betalingssiden for dette betalingslink vises, når en kontakt booker et møde på denne tidsbestillingsside.

Bemærk: Omdirigeringssiden for mødet prioriteres. Hvis du har indstillet det betalingslink, der bruges i mødet, til at omdirigere, og ønsker at omdirigere til denne side, når mødet er booket og betalt, skal du sørge for at vælge denne side i indstillingerne for omdirigering af mødesiden.

Sådan tilpasses en planlægningssides velkomstskærm

Hvis du opretter et round-robin-møde, kan du på fanen "Velkomst " vælge at vise kontaktindehaverens planlægningsside. Hvis du ikke ønsker at prioritere kontaktindehaverens planlægningsside, skal du springe videre til fanen "Planlægning".

1. For at vise kontaktindehaverens planlægningsside, når den kendte kontakt booker et møde, skal du klikke for at aktivere kontakten "Prioriter kontaktindehaver". Få mere at vide om, hvordan denne indstilling påvirker mødetilgængeligheden. Nårindstillingen " Prioriter kontaktindehaver" er aktiveret, vises en velkomstskærm, hvor kontakten kan indtaste sin e-mailadresse, før vedkommende får adgang til planlægningssiden:
2. I feltet "Sidetitel " skal du indtaste den tekst, der skal vises på velkomstskærmen.
3. I feltet "Beskrivelse " skal du indtaste en tekst, der forklarer, hvorfor du beder om den besøgendes e-mailadresse.
4. For at tilpasse det billede, der vises på velkomstskærmen, skal du vælge en billedindstilling i afsnittet "Billede ".
   • Standardbillede: Det standardikon for møder, der leveres af HubSpot, vises.
   • Virksomhedsavatar: Den virksomhedsavatar, der er knyttet til e-mail-domænet for den bruger, der oprettede tidsbestillingssiden. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
   • Brugerdefineret billede: Upload et brugerdefineret kvadratisk billede valgt fra filhåndteringen. Billedet skal være kvadratisk for at blive vist korrekt. Hold markøren over avataren, klik på redigeringsikonet (blyanten), og vælg derefter Skift foto. Vælg et billede i panelet til højre.

Sådan tilpasser du en tidsbestillingssides tilgængelighed

Under fanen

Tidsplan " kan du tilpasse din tilgængelighed for tidsbestillingssiden:

• Titel på tidsbestillingen: Indtast det navn, der skal vises over kalenderen på tidsbestillingssiden.
• Varighed: den tidsperiode, som besøgende kan booke dig for. Klik på rullemenuen " Varighedsindstillinger", og vælg de ønskede varigheder. Klik på "+ Tilføj brugerdefineret varighed " for at tilføje flere muligheder.
• Tidszone: Klik på rullemenuen "Din tidszone " og vælg din tidszone. Dette er den tidszone, som din tilgængelighed er baseret på.
  • De ledige tidsrum bestemmes af den kalender, som ejeren af mødelinket har tilknyttet, og ændres ikke afhængigt af den enkelte bruger.
  • Besøgende kan bruge rullemenuen for tidszone på reservationssiden til at se ledige tidspunkter i en anden tidszone. Den reserverede begivenhed er baseret på den tid, de vælger.

• Tilgængelighedsperiode: Brug rullemenuerne til at indstille ugedagene og varigheden af dine ledige tidsintervaller. Klik på + Tilføj timer for at tilføje yderligere tidsintervaller.
• Tag højde for arbejdstid: Slå knappen "Tag højde for arbejdstid " til, hvis du ønsker, at brugere kun kan bookes inden for deres arbejdstid. Hvis brugerne ikke har angivet arbejdstid, kan de ikke bookes uden for det ovenfor angivne tilgængelighedsvindue. Lær, hvordan du angiver arbejdstid. 

Bemærk: De ledige tidspunkter på din planlægningsside vises i kontaktpersonens tidszoneindstillinger. Hvis kontaktpersonens computer f.eks. er indstillet til Pacific Time, vises tidspunkterne i Pacific Time.Kontaktpersonens kalenderindstillinger bestemmer dato og klokkeslæt for den kalenderbegivenhed, der sendes til kontaktpersonen efter booking af et møde.

• Billede: Dette billede vises øverst på din planlægningsside. Vælg en billedindstilling:
  • Arrangørens avatar: Mødearrangørens avatar, som er angivet i vedkommendes brugerprofil og præferencer, vises. Denne mulighed er kun tilgængelig, når der oprettes en side til en-til-en-aftaler.
  • Virksomheds-avatar: Den virksomheds-avatar, der er knyttet til e-mail-domænet for den bruger, der har oprettet planlægningssiden, vises. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
  • Brugerdefineret billede: Upload et brugerdefineret billede valgt fra filhåndteringen. Hold markøren over avataren, klik på redigeringsikonet (blyanten), og vælg derefter Skift foto. Vælg et billede i panelet til højre.
• Hvornår kan der bookes et møde: Indtast antallet af dage eller uger fra nu, hvor folk kan booke tid i din kalender.
  • Hvis du opretter en planlægningsside til en begivenhed eller konference, kan du angive et brugerdefineret datointerval for booking.
  • Vælg radioknappen " Over en rullende periode" eller " Brugerdefineret datointerval " (kun for brugere med tildelte salgs- eller servicelicenser ).
  • Vælg derefter antallet af arbejdsdage, kalenderdage eller uger, eller brug dato-vælgerfelterne til at indstille dit tidsinterval. Et brugerdefineret datointerval må ikke være længere end 10 uger.
• Minimumsvarsel: Klik på rullemenuen for at vælge den minimumsperiode før et møde, hvor nogen kan booke tid hos dig.
• Buffertid: Klik på rullemenuen for at vælge længden af buffertiden mellem hvert af dine møder. Buffertiden forhindrer, at møder bookes for tæt på hinanden. Hvis du f.eks. har et møde fra kl. 13.00 til 13.30 og har en buffertid på 30 minutter, vil den næste ledige mødetid være kl. 14.00.
• Starttidsinterval: Klik på rullemenuen for at indstille hyppigheden af dine mødestarttidspunkter. Hvis du f.eks. er ledig mellem kl. 10.00 og 12.00 til et møde på 60 minutter, og dit starttidsinterval er 15 minutter, kan en potentiel kunde booke 60 minutter hos dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 osv.
• Sprog på bookingsiden: Klik på rullemenuen for at vælge det sprog, som bookingsiden skal vises på. Hvis en besøgendes browserindstillinger ikke kan registreres, vises din bookingside på engelsk.
• Dato- og tidsformat: Klik på rullemenuen for at vælge dato- ogtidsformat. De tilgængelige valgmuligheder i rullemenuen afhænger af, hvad du har valgt under»Sprog på bookingsiden« (f.eks. hvis du har valgt fransk under»Sprog på bookingsiden«, kan du vælgeCanada ellerFrankrig under»Dato- og tidsformat«).

Sådan tilpasses reservationsformularen på en reservationsside

Under fanen »Formular« kan du tilpasse den formular, som kontakterne skal bruge, når de booker et møde:

• Som standard skal kontakterne indtaste deres fornavn, efternavn og e-mailadresse, når de booker. Hvis en formular indsendes via et mødelink, oprettes der altid en ny kontakt med en unik e-mailadresse, uanset om en eksisterende kontakt har et matchende brugertoken. I dette tilfælde overskrives den eksisterende kontakts e-mailadresse ikke af den nye e-mailadresse.
• Sådan tilføjer du en eksisterende kontaktegenskab som et felt:
  • Klik på + Kontaktattribut for at tilføje forskellige felttyper til din formular. Hvis du har brug for at oprette et nyt attribut til dette felt, kan du læse, hvordan du opretter brugerdefinerede attributter.
  • Vælg en kontaktattribut fra rullemenuen, og klik derefter på Gem.
  • For at gøre feltet valgfrit skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Obligatorisk til højre for feltet.
  • Du kan ikke tilføje et fil felt til din mødeformular.
• Sådan tilføjer du et spørgsmål med et simpelt tekstfelt:
  • Klik på + Brugerdefineret spørgsmål.
  • Indtast et spørgsmål, og klik derefter på " Gem".
  • For at gøre feltet valgfrit skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Obligatorisk til højre for feltet.
• For at tilføje en CAPTCHA-udfordring til planlægningssiden for at forhindre spam-indsendelser skal du klikke for at aktivere CAPTCHA (spamforebyggelse) -knappen.
• For at blokere besøgende med gratis e-mail-domæner skal du klikke for at aktivere knappen Blokér gratis e-mail-domæner. For at forhindre bestemte e-mail-domæner i at kunne booke tid i din kalender skal du klikke på + Blokér bestemte domæner. Indtast derefter e-mail-domænet, klik på Tilføj og klik på Gem.
• For at give kunder mulighed for at invitere andre gæster til møderne skal du klikke for at aktivere knappen Tillad gæster. Når denne indstilling er aktiveret, deaktiveres indstillingen »Automatisk indsendelse af formular, når alle felter er udfyldt« automatisk.

Bemærk: Du kan give potentielle kunder mulighed for at angive e-mailadresser for gæster, når de booker et møde med dig, så længe visse kriterier er opfyldt. Som beskrevet i vores privatlivspolitik skal den potentielle kunde bekræfte, at vedkommende har de andre gæsters samtykke til at dele deres oplysninger med HubSpot. Gæsterne skal også give deres samtykke til, at HubSpot opbevarer og behandler deres oplysninger og data med det formål at oprette en mødeinvitation og gennemgå mødedeltagerne. Gæstedata, der videregives til os, behandles i overensstemmelse med vores privatlivspolitik.

• Hvis du har aktiveret indstillingerne for databeskyttelse på din konto, vil alle fremtidige planlægningssider som standard have databeskyttelse aktiveret. Planlægningssiden vil vise den standardtekst om samtykke, du har konfigureret i dine kontoindstillinger for privatliv og samtykke. Sådan tilpasser du dine indstillinger for databeskyttelse og samtykke til denne planlægningsside:
  • Klik på Tilpas. Du kan indhente en kontakts samtykke til at modtage kommunikation til en bestemt abonnementstype eller angive en legitim interesse på din planlægningsside.
  • Klik på rullemenuen »Databeskyttelse og samtykke «, og vælg »Samtykke « eller »Berettiget interesse«.
    • Samtykke: Rediger teksten om samtykke til kommunikation, og tilføj derefter yderligere abonnementstyper/afkrydsningsfelter, så besøgende kan give samtykke til kommunikation fra flere abonnementstyper på en enkelt planlægningsside. Klik på + Tilføj et nyt afkrydsningsfelt, vælg derefter en samtykketype, og rediger den tekst, der skal vises ved siden af afkrydsningsfeltet.
    • Berettiget interesse: Vælg det juridiske grundlag fra rullemenuen. For at tilføje flere abonnementstyper, så du implicit kan indhente samtykke til flere abonnementstyper, skal du klikke på rullemenuen "Abonnementstype" og vælge en abonnementstype. Det standardabonnement, du vælger til møder, er én-til-én-kommunikation, som er en intern abonnementstype i din HubSpot-konto.
  • Hvis du har valgt Samtykke, skal du redigere teksten om privatliv og samtykke på planlægningssiden. Eventuelle ændringer, der foretages i indstillingerne for Privatliv og samtykke på en individuel planlægningsside, vil tilsidesætte standardteksten, der er angivet i dine kontoindstillinger.
  • Klik på fanen " Eksempel " for at se, hvordan indstillingerne for samtykke vises.
  • Klik på " Gem".

For at få adgang til yderligere formularindstillinger skal du klikke for at udvide afsnittet

Yderligere indstillinger

:

• Hvis du ønsker, at felterne på reservationssiden skal udfyldes automatisk med kendte oplysninger, når en kontakt vender tilbage til din hjemmeside, skal du klikke for at aktivere knappen " Udfyld felter automatisk med kendte værdier ".
• For automatisk at indsende formularen, når felterne udfyldes automatisk med kendte data, skal du klikke for at aktivere kontakten " Indsend formular automatisk, når alle felter er udfyldt ".

Sådan tilpasses bekræftelseshandlingerne på en planlægningsside

Sådan omdirigeres kontakter til en bestemt webside, landingsside eller ekstern side, efter at de har booket et møde:

1. Klik på fanen Bekræftelse.
2. Vælg indstillingen Omdiriger til en anden side. Hvis du har installeret annoncenetværkspixels, understøtter denne omdirigering sporing af mødebookinger med eksterne netværk som Google og Facebook.
3. For at vælge en HubSpot-side skal du klikke på rullemenuen og vælge en side.

4. For at omdirigere til en ekstern side skal du klikke på " Tilføj eksternt link". Indtast URL'en i dialogboksen, og klik derefter på " Tilføj".
5. Klik på " Næste".

Trin 5: Indstil automatiseringer for møder

På siden " Automatisering " kan du styre den automatiske e-mail med bekræftelse af bookingen eller tilføje yderligere påmindelses-e-mails, der skal sendes ud inden mødet.

1. Som standard sendes der en bekræftelses-e-mail, når nogen booker et møde via denne planlægningsside. For at deaktivere dette skal du slå kontakten Bekræftelses-e-mail fra.
2. For at sende påmindelses-e-mails før et møde skal du klikke for at slå kontakten »Påmindelse før møde« til. Påmindelses-e-mails sendes kun, hvis din kalender er tilknyttet. Hvis kontakten "Aktivér mødepåmindelse som standard" er aktiveret for din konto, vil nye planlægningssider arve standardpåmindelserne.
   • For at vælge, hvor mange uger, dage, timer eller minutter før mødet der skal sendes en e-mail, skal du indtaste et tal i tekstfeltet, derefter klikke på rullemenuen og vælge en tidsenhed.

   

   • Du kan tilføje op til tre påmindelses-e-mails. For at tilføje flere påmindelses-e-mails skal du klikke på + Tilføj påmindelse. For at slette en påmindelse skal du klikke påslette-ikonet.
   • For at få et eksempel på den e-mail, dine kontakter vil modtage, skal du klikke på Vis eksempel på påmindelses-e-mail. Sproget i e-mailen vil svare til det sprog, der er valgt i rullemenuen Sprog på reservationssiden.
   • For at tilpasse emnelinjen og brødteksten i påmindelses-e-mailen med ny tekst og personaliseringstokens for virksomheden, kontakten, værten og mødeoplysningerne skal du klikke på Tilpas din påmindelses-e-mail.
     • Opdater emnelinjen i feltet Emnelinje. For at inkludere yderligere oplysninger i emnet skal du klikke på rullemenuen Personalisér i værktøjslinjen nederst og vælge rullemenuen for egenskabstokens. Vælg derefter en egenskab.
     • For at inkludere yderligere oplysninger i brødteksten i påmindelses-e-mailen, såsom invitationens beskrivelse eller placering, skal du klikke på rullemenuen "Tilpas" i værktøjslinjen nederst og vælge rullemenuen " Egenskabstoken". Vælg derefter en egenskab.
3. Klik på Opret planlægningsside.

Trin 6: Del dit møde

Når du har oprettet din planlægningsside, vises en dialogboks med forskellige måder at dele dit møde på:

1. Klik på Vis i et pop-up-vindue, og klik derefter på Opret pop-up-vindue for at konfigurere et pop-up-vindue med din mødekalender ved hjælp af CTA-værktøjet. CTA-værktøjet bruger automatisk mødeoplysningerne til at oprette et udkast til et pop-up-vindue.
2. Klik på Hent indlejringskode for at hente indlejringskoden, som du kan bruge i forskellige værktøjer, f.eks. på din hjemmeside eller blog.
   • Klik på Kopier kode for at kopiere koden.
   • Klik på " Send e-mail til webudvikler", indtast derefter din webudviklers e-mailadresse, og klik på "Send besked " for at sende koden til din udvikler via e-mail.
3. Klik på "Kopier delingslink", og klik derefter på "Kopier " for at kopiere linket til planlægningssiden.

Næste trin

• Brugere med en tildelt salgs-eller servicelicens kan tilpasse virksomhedens logo, virksomhedsoplysninger og standardfarver, der vises på din planlægningsside, i dine kontoindstillinger. Ændringer, der foretages her, gælder også for dine dokumenter og tilbud. Lær, hvordan du redigerer din virksomheds branding til HubSpots salgsværktøjer.
• Lær, hvordan du redigerer planlægningssider, deler et mødelink og redigerer indstillingerne for din planlægningsside.