Forbind din kalender til HubSpot

I dine kalenderindstillinger kan du forbinde en Google-, Office 365- eller Exchange-kalender til mødeværktøjet. En tilsluttet kalender giver dig mulighed for at:

• give kontakter mulighed for at planlægge møder i din kalender og samtidig forhindre dem i at booke møder over eksisterende kalenderbegivenheder
• synkronisere møder oprettet i HubSpot til din kalender
• synkronisere HubSpot-opgaver til din kalender (Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise kun med et betalt sæde)
• Tilpas din mødeplanlægningsside med URL og domæne
• tilføj et mødelink til din chatprofil

En forbundet kalender er ikke påkrævet for at se, redigere eller oprette planlægningssider i mødeværktøjet, men det er påkrævet for at booke møder. Hvis en kalender ikke er forbundet, vil planlægningssiden være i offline-tilstand, så der kan anmodes om møder, men de vil ikke automatisk blive tilføjet til kalenderen.

For at forbinde din kalender skal du have tildelt personlig e-mailadgang i dine indstillinger.

Bemærk: Hvis din konto blev oprettet før 13. marts 2023, har du muligvis forbundet en konto til kalenderindstillinger og en konto til mødeindstillinger. Du vil bevare disse forbindelser. Men hvis du afbryder forbindelsen til en af kontiene efter den 13. marts 2023, vil du kun kunne forbinde én konto.

Forbind din Gmail- eller Office 365-kalender

Du kan forbinde en kalender, der er hostet hos Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) eller Office 365. Før du tilslutter din kalender, skal du huske på følgende:

• Hvis du har forbundet din indbakke som en delt indbakke i samtaleværktøjet, kan din kalender ikke forbindes med mødeværktøjet. Kun personlige indbakker kan forbindes med mødeværktøjet.
• Når du tilslutter en kalender, tilsluttes den tilhørende indbakke automatisk i dine indstillinger for e-mailintegration. Når du har forbundet din kalender, kan du afbryde forbindelsen til indbakken.
• Sørg for, at du er logget ind på den rigtige Gmail- eller Office 365-konto, før du opretter forbindelse til HubSpot.

Sådan tilslutter du en kalender:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Klik på Forbind din kalender.
• Klik på Google / Gmail eller Office 365 i dialogboksen, og klik derefter på Forbind din kalender.

• Gennemgå oplysningerne i dialogboksen, og klik derefter på Acceptér og opret forbindelse til [Google/Office 365] for at give mødeværktøjet adgang til din kalender.
  • På Google-loginsiden skal du vælge den konto, du vil oprette forbindelse til, og derefter gennemgå tilladelserne. Klik på Tillad for at fortsætte med at forbinde din kalender.
  • På Office 365-loginsiden skal du sikre dig, at du er logget ind på den rigtige konto, og gennemgå tilladelserne. Klik på Ja for at fortsætte med at forbinde din kalender.

Du bliver omdirigeret til møde-dashboardet, hvor du kan administrere dine kalenderindstillinger.

Nødvendig oplysning: HubSpot vil have adgang til både din Google-kalender og enhver anden kalender, du har adgang til via Google, for at drive mødeværktøjet og give dig mulighed for at knytte begivenheder til kontakter i CRM. HubSpot vil have mulighed for at oprette eller ændre dine kalendere og opdatere individuelle kalenderbegivenheder.

Forbind din Exchange-kalender

Før du tilslutter din Exchange-kalender, skal du huske på følgende:

• Bekræft med dit IT-team, at din Exchange-server kører Exchange 2010 SP2 og nyere.
• Din Exchange-mailadresse og adgangskode er påkrævet for at forbinde din kalender, men afhængigt af din Exchange-servers konfiguration kan HubSpot kræve yderligere oplysninger for at forbinde. Se tabellen nedenfor, før du forbinder din kalender, for at sikre dig, at du har alle de nødvendige oplysninger.

Bemærk: Hvis din Exchange-konto er konfigureret til at bruge tofaktorgodkendelse, skal du indtaste en adgangskode til en tredjepartsapp. Se dokumentation fra Microsoft for at lære, hvordan du genererer en adgangskode til en tredjepartsapp.

Før du tilslutter din kalender, skal du huske på følgende:

• Du kan ikke aflyse eller omlægge et møde for en tilsluttet Exchange-kalender.
• Tovejssynkronisering mellem dine Exchange- og HubSpot-kalendere understøttes ikke:
  • Møder oprettet via en CRM-post vil ikke blive tilføjet til en Exchange-kalender.
  • Møder oprettet i en Exchange-kalender synkroniseres ikke med HubSpot som en kalenderbegivenhed.
• Du kan ikke indsætte foreslåede mødetidspunkter i en e-mail ved hjælp af en Exchange-kalender.

Sådan tilslutter du en kalender:

• Klik på Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender.
• Klik på Forbind din kalender.
• Vælg Exchange i dialogboksen, og klik derefter på Forbind din kalender.

• Læs, hvad du kan forvente, når du forbinder din kalender med HubSpot, og klik derefter på Fortsæt.
• I dialogboksen skal du indtaste følgende oplysninger:
  • E-mailadresse: din udvekslings-e-mailadresse.
  • Brugernavn: indtast dit brugernavn. Det er typisk det, der står før @-symbolet i e-mailadressen, eller dit bruger-ID.
  • Adgangskode: din Exchange-adgangskode.
  • Exchange URL: indtast den URL, der bruges til at få adgang til din Exchange-server.

• Klik på Forbind indbakke.

Du bliver omdirigeret til møde-dashboardet, hvor du kan administrere dine kalenderindstillinger.Administrer dine kalenderindstillinger

Tilpas dine tilsluttede kalenderindstillinger

Når du har tilsluttet din kalender, kan du:

• Lad HubSpot synkronisere med din kalender.
• Brugere med et betalt sæde i Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise kan synkronisere deres HubSpot-opgaver til deres kalendere.
• Lad HubSpot oprette en mødeplanlægningsside og forbinde yderligere kalendere.
• Brugere med et betalt sæde i Sales Hub eller Service Hub kan tilpasse URL'en til deres planlægningsside.
• Afhængigt af dit HubSpot-abonnement kan du også hoste planlægningssidens URL på et brugerdefineret domæne, der er forbundet til HubSpot.
• Tilføj en planlægningsside til din chatprofil.

Sådan administrerer du dine kalenderindstillinger:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .

Synkroniser din kalender og dine opgaver

Som standard er afkrydsningsfeltet Kalendersynkronisering valgt, når du tilslutter din Google Kalender eller Office 365 Kalender . Når du opretter en kalenderbegivenhed med en kontakt direkte i Google Kalender eller i Office 365 Kalender, synkroniseres begivenheden til CRM som en mødeaftale.

Bemærk: Kalendersynkronisering synkroniserer ikke møder, der er oprettet af integrationer.

Med kalendersynkronisering vil møder, der oprettes direkte på en kontaktoptegnelse i CRM, sende invitationer til kalenderbegivenheder til kontakten. Uden kalendersynkronisering vil der blive oprettet en mødeaftale på posten, uden at der sendes en invitation til en kalenderbegivenhed. Læs mere om mødeplanlægning i HubSpot.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Vælg afkrydsningsfeltet Calendar Sync.

Hvis din kalender er synkroniseret, og du har et betalt sæde i Sales Hub eller Service Hub, kan du også synkronisere dine HubSpot-opgaver til en underkalender, så HubSpot-opgaver vises i din Google- eller Office 365-kalender. Læs mere om at synkronisere dine HubSpot-opgaver til din kalender.

Tænd for mødeplanlægningssider og tilslut tilgængelighedskalendere

Som standard vil afkrydsningsfeltet Meeting Scheduling Pages være markeret, når du forbinder din Google Calendar eller Office 365 Calendar sync med HubSpot. Når dette er valgt, vil du kunne oprette en personlig planlægningsside, der giver folk mulighed for at booke ledige tider direkte til din kontos primære kalender. Du kan derefter forbinde flere kalendere til din integrerede kalender, så HubSpot tjekker din tilgængelighed i hver kalender, før du præsenterer ledige tider for dine potentielle kunder. Læs mere om, hvordan du opretter en mødeplanlægningsside.

Bemærk: Hvis du bruger Gmail, og du har tilladelse til at se en anden e-mailadresses kalender, skal din e-mail have Gmail-tilladelsenView all event details , for at kalenderen kan vises som en mulighed i HubSpot.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Marker afkrydsningsfeltet Meeting Scheduling Pages .
• Klik på rullemenuen Availability Calendars , og vælg eventuelle ekstra kalendere.
• Klik på Gem.

Du kan kun tilføje kalendere til din HubSpot-konto, som din e-mailadresse ejer eller har adgang til i din tilsluttede Gmail- eller Office 365-konto. Lær, hvordan du opretter og deler nye Google-kalendere og nye Office 365-kalendere. Når en kunde booker et møde med dig, vil mødebegivenheden kun blive vist i din personlige standardkalender, ikke i dine andre integrerede kalendere.

Hvis du mister adgangen til en af dine kalendere, kan kontakter ikke booke møder med dig, selvom du har andre integrerede kalendere. I stedet modtager du en e-mail med besked om, at nogen forsøger at booke et møde med dig. Du kan så enten bede kalenderejeren om at give dig adgang igen eller fjerne den inaktive kalender fra dine indstillinger.

For at administrere inaktive kalendere:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Hvis du vil fjerne kalenderen fra dine indstillinger, skal du klikke på X'et ved siden af den inaktive kalender.

Rediger din planlægningsside-URL og standardplanlægningsside( kunSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise )

I dine kalenderindstillinger i HubSpot kan du ændre URL'en til din planlægningsside, som bruges til hver planlægningsside, du opretter fremover. Du kan også ændre den standardplanlægningsside, der bruges, når du indsætter mødelinks i salgs-e-mailskabeloner.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Rediger URL' en i feltet Meetings URL. Ændringer i din planlægningsside-URL vil gælde for alle nye planlægningssider fremover, men vil ikke ændre eksisterende planlægningsside-URL'er.

• Hvis du vil vælge en anden standardplanlægningsside, skal du klikke på dropdown-menuen Standardmødelink .

Host planlægningssider på et brugerdefineret domæne

Bemærk: Alle brugere kan hoste planlægningssider på alle brugerdefinerede domæner, der er forbundet i domæneadministratoren.

Du kan bruge dit eget brugerdefinerede domæne til dine planlægningssider for at afspejle dit brand og gøre det muligt at udfylde formularfelter med oplysninger fra tidligere indsendte formularer.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• Klik på dropdown-menuen Mødedomæne, og vælg et brugerdefineret domæne til at hoste dine planlægningssider på i stedet for en HubSpot-adresse. Kun domæner, der er blevet forbundet i din domæneadministrator, vises i dropdown-menuen til valg.

Når du har ændret dit domæne, vil alle dine mødelinks blive opdateret.

Hvis du vil forhindre søgemaskiner i at indeksere planlægningssider på brugerdefinerede domæner, kan du tilføje "Disallow: /meetings*" til din robots.txt-fil.

Bemærk: Hvis du bruger et brugerdefineret domæne, skal URL'en stadig have en anden slug end den eksisterende planlægningsside på andre domæner.

For eksempel betragtes http://yourcustomname.com/meetings/example og http://app.hubspot.com/meetings/example som det samme, så du vil ikke kunne bruge http://yourcustomname.com/meetings/example, hvis http://app.hubspot.com/meetings/example allerede findes.

Sluk for dine planlægningssider

Hvis du gerne vil slukke for alle dine planlægningssider uden at slette dem:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• I sektionen Planlægningssider skal du klikke på Slå fra.
• Klik på Slå til for at slå dine planlægningssider til igen.

Tilføj et mødelink til din chat-widget

Du kan inkludere et mødelink i chatwidgetten, så besøgende kan få adgang til din planlægningsside og booke tid med dig under en chatsamtale.

• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Kalender .
• I afsnittet Chatprofil skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder et link til din mødebookingside i chatvinduet for beskeder.
• Klik på dropdown-menuen Chat-mødelink , og vælg et mødelink.

Når du er færdig med at ændre indstillingerne for dit mødeværktøj, skal du klikke på Gem. Lær, hvordan du opretter eller redigerer en planlægningsside og deler den med dine kontakter.