BetaAccede a tus datos de HubSpot desde Amazon Redshift

Utiliza «Data Out for Amazon Redshift» para exportar los datos seleccionados del CRM de HubSpot a tablas de una base de datos de Amazon Redshift de tu propiedad. Cada proceso de sincronización genera una instantánea completa de los datos seleccionados y sustituye a la instantánea anterior. Una vez realizada la sincronización, puedes consultar las tablas mediante SQL o con tus herramientas de BI y análisis preferidas para combinar los datos de HubSpot con otros datos de la empresa.

Nota: si es Superadministrador, opte por que su cuenta entre en la versión beta de Data Studio para poder utilizar esta función.

Comprender las limitaciones y consideraciones

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

• Cada sincronización sustituye las tablas de destino por la instantánea más reciente. HubSpot no guarda instantáneas anteriores en Redshift.
• HubSpot no elimina los archivos Parquet que almacena temporalmente en tu depósito de S3. Para eliminarlos automáticamente, configura una política de ciclo de vida de S3 en el bucket o en el prefijo.
• Cada objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización recurrente de Redshift Data Out por cada cuenta de HubSpot.
• Los datos sensibles aún no son compatibles. Las propiedades sensibles pueden quedar excluidas de las exportaciones.
• Las tablas específicas de objetos, como OBJECTS_CONTACTS, aún no son compatibles.

Conoce los datos que puedes exportar

Puedes sincronizar los siguientes datos desde HubSpot a Amazon Redshift:

• Objetos: objetos estándar y personalizados, como contactos, empresas, negocios, tickets y productos.
• Registros: registros individuales de los objetos seleccionados.
• Propiedades: valores de las propiedades seleccionadas e historial de las propiedades en los registros.
• Asociaciones: relaciones seleccionadas entre registros, incluidas las definiciones de las asociaciones.
• Eventos: eventos estándar seleccionados de HubSpot y eventos de comportamiento personalizados, incluidas determinadas propiedades de los eventos.

Los datos de los distintos objetos se agrupan en las tablas de objetos. Cuando leas una tabla de objetos, utiliza OBJECTTYPEID para filtrar y seleccionar un objeto concreto. Por ejemplo, los contactos utilizan 0-1. A los objetos personalizados se les asigna un ID al crearlos y se identifican como 2-{unique_id}, como 2-12345.

Comprender el formato de exportación

Durante la configuración, debes elegir:

• La base de datos Redshift y el clúster o grupo de trabajo «Serverless» en el que HubSpot creará las tablas.
• El depósito de S3 que utiliza HubSpot para almacenar temporalmente los datos antes de cargarlos en Redshift.
• Las fuentes de datos que se van a sincronizar: objetos, eventos, asociaciones o una combinación de estas fuentes.
• El calendario de sincronización.

HubSpot exporta los datos como archivos Parquet, los almacena temporalmente en tu depósito de S3 y los carga en tablas de Redshift.

Nota: HubSpot no elimina los datos del depósito de prueba. Se recomienda configurar una política de ciclo de vida del depósito para que este se vacíe automáticamente.

Encuentra tus datos en Redshift

HubSpot crea una tabla por cada fuente de datos en un esquema gestionado por HubSpot cuyo nombre se corresponde con el de tu destino:

<database>.hubspot_data_out_<destination-id>.<table-name>

Puedes encontrar el nombre del esquema en la página de configuración de tu sincronización con Redshift. Por ejemplo:

• your_database.hubspot_data_out_456.OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES
• your_database.hubspot_data_out_456.EVENTS_VISITED_PAGE
• your_database.hubspot_data_out_456.ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES

Cada sincronización sustituye la tabla por la última instantánea. Si una tabla falla durante una sincronización, sus datos anteriores permanecen intactos hasta la siguiente sincronización que se realice con éxito.

HubSpot almacena temporalmente los archivos Parquet en tu depósito de S3 bajo un prefijo gestionado por HubSpot y, a continuación, los carga en Redshift:

s3://<bucket>/<prefix>/hubspot-dataout/<portal-id>/<destination-id>/<run-id>/<table-name>/

Estos archivos de preparación permanecen en tu depósito hasta que los elimines. Para eliminarlos automáticamente, configura una política de ciclo de vida de S3 en el depósito o en el prefijo.

Nota: los nombres de las tablas y columnas proceden de los datos exportados. Es posible que se acorten para ajustarse al límite de 127 caracteres de Redshift para los identificadores. Los tipos de columna se indican a continuación de los datos exportados.

Revisar las tablas de objetos

Si seleccionas los datos de los objetos, HubSpot exporta las siguientes tablas.

PROPIEDADES DEL OBJETO

Esta tabla contiene una fila por cada valor de propiedad. Para leer un objeto concreto, filtra por OBJECTTYPEID.

OBJETO_CON_PROPIEDADES_DE_OBJETO

Esta tabla contiene una fila por registro, con los valores de las propiedades seleccionadas agrupados en una única PROPERTIES columna. Para leer un objeto concreto, filtra por OBJECTTYPEID.

OBJECT_PROPERTIES_HISTORY

Esta tabla contiene el historial de cambios de las propiedades. A diferencia de OBJECT_PROPERTIES, que solo contiene el valor actual, esta tabla tiene una fila para cada valor histórico de una propiedad. Para ver la cronología completa de un registro y una propiedad concretos, ordena por UPDATEDAT.

Revisar las tablas de asociación

Si seleccionas los datos de asociación, HubSpot exporta los registros de asociación y las definiciones de asociación.

ASOCIACIONES

Esta tabla contiene una fila por cada asociación seleccionada entre dos registros.

DEFINICIONES DE ASOCIACIONES

Esta tabla contiene una fila por cada definición de asociación seleccionada.

ASOCIACIONES_<FROM_OBJECT>_A_<TO_OBJECT>

Para determinados pares de asociaciones, HubSpot también puede exportar tablas de asociación específicas para cada par, como ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES. Estas tablas incluyen registros de asociación junto con los metadatos de definición de las asociaciones.

Revisar las tablas de eventos

Si seleccionas datos de eventos, HubSpot exporta una tabla por cada tipo de evento. Los nombres de las tablas siguen el formato EVENTS_<EVENT_NAME>, como EVENTS_VISITED_PAGE.

Cada tabla de eventos contiene las columnas estándar de eventos y una columna para cada propiedad de evento seleccionada.

Gestionar el calendario de sincronización

La programación de la sincronización se configura durante la configuración en HubSpot. También puedes utilizar un desencadenante manual para iniciar una resincronización desde HubSpot. Cada sincronización genera una instantánea completa de los datos seleccionados. Para controlar el volumen de datos, selecciona qué objetos, eventos, asociaciones y propiedades deseas incluir.

Ten en cuenta que, durante la fase beta, es posible que solo haya disponible un conjunto limitado de frecuencias de sincronización, como una vez, cada 6 horas, cada 12 horas, diariamente, semanalmente y mensualmente. Es posible que se añadan opciones de frecuencia adicionales en futuras versiones.

Supervisar las sincronizaciones y gestionar los errores

Puedes supervisar las sincronizaciones de Amazon Redshift en HubSpot. Una sincronización puede encontrarse en uno de los siguientes estados:

Cuando falla una sincronización:

• HubSpot muestra el estado «Fallido» , con detalles por tabla que indican cuáles han tenido éxito y cuáles han fallado.
• Una tabla solo se actualiza una vez que HubSpot ha terminado de cargar todos sus datos, por lo que nunca verás una tabla cargada parcialmente.
• Si se produce un error en una tabla, sus datos anteriores permanecen en su sitio hasta la siguiente sincronización correcta.
• La próxima sincronización programada volverá a intentar automáticamente una sincronización completa.
• Puedes desencadenar manualmente una resincronización en cualquier momento en HubSpot.

Las tablas que se han ejecutado correctamente en una ejecución anterior no se modifican cuando falla una ejecución posterior.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo consultar los datos?

Consulta las tablas del esquema de destino mediante SQL. Por ejemplo:

Leer todos los registros de contacto:

SELECT * FROM your_database.hubspot_data_out_456.OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES WHERE OBJECTTYPEID = '0-1';

Leer una propiedad concreta de la PROPERTIES columna JSON:

SELECT OBJECTID, JSON_EXTRACT_PATH_TEXT(PROPERTIES, 'email') AS email FROM your_database.hubspot_data_out_456.OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES WHERE OBJECTTYPEID = '0-1';

¿Puedo exportar un tipo de datos en varias sincronizaciones de Redshift?

Cada objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización recurrente de Redshift Data Out por cada cuenta de HubSpot. Por ejemplo, si los contactos ya se han exportado a un destino recurrente de Redshift, no podrás añadir contactos a otra sincronización recurrente con Redshift hasta que hayas archivado la primera sincronización.

¿Se admiten las tablas específicas de objetos?

No. Las tablas específicas de objetos, como OBJECTS_CONTACTS, aún no son compatibles. Utiliza OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES y filtra por OBJECTTYPEID para obtener registros de un objeto concreto.

¿Se admiten datos sensibles?

No. La función «Data Out to Redshift» aún no admite datos sensibles. Las propiedades sensibles pueden quedar excluidas de las exportaciones.

¿Conserva HubSpot las instantáneas anteriores?

No. Cada sincronización sustituye la tabla de destino por la instantánea más reciente, por lo que las instantáneas anteriores no se conservan en Redshift. Además, HubSpot no elimina los archivos Parquet temporales que almacena temporalmente en tu bucket de S3. Configura una política de ciclo de vida de S3 para que caduquen automáticamente.