Cree y active conjuntos de datos en Data Studio

Nota: si eres Superadministrador, infórmate sobre cómo incluir tu cuenta en la beta.

HubSpot Data Studio consolida los datos de clientes externos para proporcionar una plataforma unificada de sincronización, integración y activación en toda su pila tecnológica. Los usuarios pueden crear conjuntos de datos a partir de fuentes externas como Google Sheets, Snowflake y aplicaciones de sincronización de datos, y luego integrarlos en listas, workflows e informes para tomar decisiones eficientes basadas en datos.

Antes de empezar

• Para ver, editar y sincronizar conjuntos de datos, debe tener permisos de Data Studio.
• De forma predeterminada, los permisos de visualización y edición están activados. Los superadministradores deben activar los permisos de sincronización para los usuarios de conjuntos de datos para que puedan utilizar los créditos de HubSpot para Data Studio.

¿Qué es un conjunto de datos?

Un conjunto de datos es una colección de datos de toda tu cuenta de HubSpot que puede consistir en HubSpot y/o fuentes de datos externas. Un conjunto de datos puede incluir propiedades para objetos de CRM y recursos de HubSpot, campos de fuentes de datos externas y fórmulas para calcular sus datos.

Más información sobre definiciones de conjuntos de datos en el Glosario.

Casos prácticos de Data Studio

A continuación se muestran casos de uso clave que demuestran cómo puede aprovechar conjuntos de datos externos para mejorar los registros de CRM, optimizar los workflows, crear listas dinámicas de clientes y utilizar conjuntos de datos para crear informes.

Sincronizar datos de aplicaciones de terceros

Puedes sincronizar conjuntos de datos de aplicaciones de terceros directamente con tu CRM de HubSpot. Esto te permite:

• Actualización de registros de CRM mediante conjuntos de datos externos
• Generar nuevas propiedades a partir de campos de fórmula calculados
• Escriba datos instantáneamente en su CRM con un solo clic

Por ejemplo, puedes combinar datos de una plataforma de uso de productos (p. ej. Mixpanel) con conjuntos de datos de empresas para crear una potente Propiedad de puntuación de interacción de productos en HubSpot. 

Aprende a sincronizar datos de aplicaciones de terceros.

Sincronizar datos con el CRM de HubSpot

Puedes sincronizar datos con el CRM de HubSpot para:

• Mejore la segmentación de su audiencia
• Envíe más emails marketing personalizados
• Mejore sus ventas basándose en la información obtenida de los datos

Por ejemplo, puede crear un conjunto de datos que realice un seguimiento del comportamiento de los clientes en los distintos canales. Al sincronizar estos datos con el CRM, puede refinar la segmentación de la audiencia para identificar leads de alta intención. Gracias a esta información, podrá enviar campañas de correo electrónico personalizadas y adaptadas a las preferencias de los clientes, lo que aumentará la interacción y las tasas de conversión.

Aprende a sincronizar datos con el CRM de HubSpot.

Utilice su conjunto de datos en un workflow

Puede utilizar sus conjuntos de datos en un workflow para:

• Cree workflows únicos o recurrentes para registros de conjuntos de datos primarios
• Incorporar campos de conjuntos de datos a las acciones de workflow

Por ejemplo, aproveche el conjunto de datos de la puntuación de Interacción para crear un workflow que automatice las alertas a los clientes sobre posibles actualizaciones o riesgos de pérdida de clientes. Este workflow también puede ponerse en contacto de forma proactiva con clientes que podrían ser idóneos para una actualización.

Aprenda a utilizar conjuntos de datos en un workflow. 

Utilice su conjunto de datos para crear segmentos

Puede utilizar sus conjuntos de datos para crear segmentos para:

• Importación y fusión de datos de uso de productos, calificaciones de leads y clientes en Data Studio
• Combina los datos de contacto de HubSpot con fuentes externas, refinando la información con filtros
• Generar una lista filtrada de contactos de conjuntos de datos que cumplan unos criterios específicos

Por ejemplo, aproveche un conjunto de datos de clientes específicos para generar un segmento dinámico que impulse una campaña de marketing automatizada, ofreciendo experiencias de cliente personalizadas a escala.

Aprenda a utilizar sus conjuntos de datos para crear segmentos.

Utilice su conjunto de datos en un informe

Puede utilizar sus conjuntos de datos en un informe para:

• Combine varias fuentes de datos para crear informes unificados con información de su CRM, aplicaciones externas y plataformas de análisis
• Segmente los datos de forma dinámica aplicando filtros para centrarse en grupos, comportamientos o tendencias específicos
• Construya métricas y cálculos personalizados utilizando campos de fórmula para generar indicadores de rendimiento únicos. 

Por ejemplo, podría crear un campo para calcular los ingresos recurrentes anuales en función de la propiedad del valor del negocio y, a continuación, utilizar estos datos del conjunto de datos en un informe para realizar un seguimiento de las tendencias de los ingresos, prever los beneficios futuros y analizar la retención de clientes a lo largo del tiempo.

Aprenda a utilizar sus conjuntos de datos en un informe.

Exportar conjuntos de datos a Google Sheets y Office 365 Excel

Puedes exportar conjuntos de datos a Google Sheets y Office 365 Excel para:

• Mantenga copias externas con fines de archivo o seguridad adicional.
• Trabaja con tus datos incluso sin conexión a Internet.
• Comparta fácilmente conjuntos de datos con los miembros de su equipo para editarlos y recibir feedback en tiempo real.

Por ejemplo, exportar conjuntos de datos de HubSpot a Google Sheets u Office 365 Excel permite a las empresas refinar los datos para obtener información clara sobre las tendencias de ingresos y la captación de clientes, y luego compartirlos de forma segura con partes interesadas externas sin conceder acceso a HubSpot.

Aprenda a exportar conjuntos de datos. 

Crear un conjunto de datos

Para crear un conjunto de datos:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Data Studio.
2. Haga clic en Crear conjunto de datos en la parte superior derecha.

Fuentes de datos

Las fuentes de datos son la base de su conjunto de datos. Más información sobre las distintas fuentes de datos en el Glosario.

3. En la pestaña Fuentes , en Seleccionar una fuente de datos primaria, haga clic en Elegir una fuente de datos.

4. En la pantalla Elija sus datos , seleccione su fuente de datos principal:
   • En la pestaña Fuentes sincronizadas , haz clic en una fuente de datos de HubSpot o en una fuente de datos de una aplicación de terceros. Para añadir una nueva fuente, haga clic en + Nueva fuente y siga los prompt.
   • En la pestaña CSVs , haga clic en un archivo CSV para utilizarlo como fuente de datos. Para subir un archivo CSV, haga clic en + Subir nuevo CSV y siga los prompt.
5. Para añadir una fuente secundaria, haga clic en + Añadir fuente secundaria y siga los pasos anteriores. Continúe añadiendo fuentes secundarias según sea necesario.
6. Para unir fuentes de datos adicionales para construir un conjunto de datos más complejo, haga clic en Utilizar configuración avanzada de fuentes.

Configuración avanzada de fuentes

Para unirse a otra fuente de datos:

7. Haga clic en Unirse a otra fuente de datos, o en el icono + del visor de fuentes de datos.

8. En la pestaña Fuentes de datos de HubSpot o Fuentes de datos externas , selecciona una fuente de datos.
9. Haz clic en Continuar.
10. En la pantalla Vista previa de su unión , configure lo siguiente:

1. • En el cuadro de la izquierda aparecerá la fuente primaria que haya seleccionado.
   • En el cuadro de la derecha aparecerá la fuente adicional que haya seleccionado.
   • Haga clic en el menú desplegable Izquierda para seleccionar Unión izquierda o Unión interior.
     • Unión izquierda: devuelve todas las filas de [fuente de datos primaria] y todas las filas coincidentes de [fuente de datos secundaria]. 
     • Inner join: devuelve las filas que tienen valores coincidentes tanto en [fuente de datos primaria] como en [fuente de datos secundaria].
   • Haga clic en Utilizar etiquetas de asociación o Utilizar clave de coincidencia.
     • Utilizar etiquetas de asociación: seleccione una etiqueta de asociación para la unión.
     • Utilizar clave de coincidencia: seleccione una clave de coincidencia para la tabla izquierda y la tabla derecha.
   • En Comportamiento de coincidencia, especifique la relación entre las fuentes de datos seleccionadas:
     • Coincidencias múltiples: una fila de la tabla izquierda puede coincidir con varias filas de la tabla derecha.
     • Sólo una coincidencia: una fila de la tabla izquierda puede coincidir como máximo con una fila de la tabla derecha. Las filas adicionales no se incluirán.
   • Haga clic en Añadir unión personalizada.

Columnas

11. En la pestaña Columnas , arrastre y suelte las columnas para personalizar su orden.

12. Para elegir las columnas que desea que aparezcan en el conjunto de datos, haga clic en Elegir columnas y, a continuación, en las casillas de verificación situadas junto a las columnas que desea que aparezcan.
13. Para crear nuevas columnas, haga clic en + Crear nueva columna. Explore a continuación las distintas opciones de creación de columnas:

Agente de datos

Utilizar el agente de datos para realizar investigaciones y generar nuevos datos:

14. Haga clic para ampliar Agente de datos. A continuación, haga clic en Crear columna inteligente. 

15.  En el cuadro de texto Nombre de columna inteligente , escriba el nombre de la columna.
16. En el cuadro de texto Describa lo que desea saber , escriba una descripción de los datos que desea generar y extraer de la columna inteligente.
17. Haga clic en + Insertar token de columna para hacer referencia a otras propiedades dentro del conjunto de datos.
18. Haga clic en el menú desplegable ¿De dónde deben proceder estos datos? para seleccionar una fuente para sus datos.
    • Investigación web: datos procedentes de búsquedas en Internet.
    • Investigación de la empresa: datos del sitio web principal de la empresa.
    • Columnas del conjunto de datos: datos de otra columna del conjunto de datos.
19. Haga clic en el menú desplegable Tipo de datos para especificar el tipo de información de la celda (por ejemplo, número, texto o fecha).
    • String
    • Número
    • Booleano
20. Haz clic en Vista preliminar.
21. La columna inteligente aparecerá ahora en la tabla.

Enriquecimiento

Utilice el enriquecimiento para colmar lagunas o validar datos:

22. Haga clic para ampliar Enriquecimiento. A continuación, haga clic en Enriquecer columnas [fuente de datos primaria] o Enriquecer columnas [fuente de datos secundaria]. 

23. Haga clic en el menú desplegable Columna para [fuente de datos] [propiedad] , para seleccionar la propiedad de columna que desea enriquecer. 
24. En Seleccionar columnas a crear, haga clic en las casillas de verificación situadas junto a las propiedades. También puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar propiedades.
25. Haga clic en Vista previa o en Crear [#] columnas.

Fórmulas

Utilice Fórmulas para crear cálculos basados en otras columnas:

26. Haga clic para ampliar Fórmulas. A continuación, haz clic en una de las siguientes opciones:

26. • Aplicar caja de conmutación
    • Comparar fechas
    • Buscar y reemplazar
    • Formula builder (Avanzado)
    • Medida resumida
27. En el panel inferior, rellene los campos de la fórmula.

28. A continuación, haz clic en Guardar.

Modificadores

Utilice Modificadores para aplicar cambios de formato y normalizaciones:

29. Haga clic en Aplicar mayúsculas y, a continuación, haga lo siguiente:
    • Haga clic en el menú desplegable Columna de referencia para seleccionar una columna.
    • Escriba un nombre en el cuadro de texto Nuevo nombre de columna .
    • En Elegir mayúsculas, haga clic en Mayúsculas, MAYÚSCULAS o minúsculas.
    • Haga clic en Crear columna.
30. Haga clic en Recortar espacios en blanco y, a continuación, haga lo siguiente:
    • Haga clic en el menú desplegable Columna de referencia para seleccionar una columna.
    • Escriba un nombre en el cuadro de texto Nuevo nombre de columna .
    • Haga clic en Crear columna.

Opiniones resumidas y no resumidas

Existen dos tipos de vistas que se utilizan para visualizar sus conjuntos de datos:

• Vista resumida: la vista de un conjunto de datos que se crea cuando tiene más de una fuente de datos y hay múltiples coincidencias posibles entre las fuentes de datos primarias y secundarias. Esta vista mostrará los datos agrupados por fuente de datos principal y se utilizará en la sincronización de CRM, workflows y listas. Sólo las columnas disponibles en la vista resumida estarán disponibles en la sincronización, workflows y listas de CRM.
• Vista sin resumir: la vista de un conjunto de datos que muestra datos sin agrupar. 

Tenga en cuenta lo siguiente: en los casos en los que sólo haya una fuente o exista una relación de uno a uno entre diferentes fuentes (por ejemplo, example@hubspot.com aparece una vez en Snowflake y una vez en su CRM de HubSpot), no se le presentará una vista resumida o no resumida de su conjunto de datos, y el conjunto de datos se puede utilizar para informes, sincronizaciones de CRM, workflows y listas. Aprende a configurar los ajustes de unión de datos.

Filtros

Aplique filtros a su conjunto de datos.

31. En la pestaña Filtros , aplique Filtros de nivel de fila, Filtros agregados y Filtros de resumen de grupo a su conjunto de datos.
32. Haga clic en el menú desplegable Incluir datos si coinciden y, a continuación, seleccione TODOS los filtros siguientes, CUALQUIERA de los filtros siguientes o Reglas de filtro personalizadas.
33. Haga clic en + Añadir filtro y, a continuación, en un filtro del cuadro emergente. Siga añadiendo filtros según sea necesario.

Revisar conjunto de datos

Una vez que haya terminado de personalizar su conjunto de datos, puede hacer lo siguiente:

34. Revise la tabla para asegurarse de que su conjunto de datos aparece correctamente.
35. Haga clic en el menú desplegable Vista resumida y seleccione una de las siguientes opciones:

35. • Vista resumida: muestra los datos agrupados por la fuente primaria. Se utiliza para sincronizar CRM, workflows y listas.
    • Vista no resumida: muestra datos no agrupados con filas de todas las fuentes Se utiliza para la elaboración de informes.
36. Si está satisfecho con su conjunto de datos,haga clic en Guardar. Haga clic en Utilizar en para crear un informe, un workflow, una lista, realizar una sincronización de CRM o exportar su conjunto de datos.

Glosario

Fuentes de datos

Las fuentes de datos incluyen objetos de CRM (p. ej., contactos, objetos personalizados), recursos (p. ej., páginas web, correos electrónicos) y actividades (p. ej., conversaciones, ventas) de las que desea obtener un informe. Puede seleccionar hasta cinco por conjunto de datos.

La fuente de datos principal ancla el conjunto de datos, con todas las demás fuentes vinculadas a ella. HubSpot los conecta utilizando el camino más corto, uniendo automáticamente datos relacionados como contactos y negocios sin pasos adicionales.

Otras fuentes de datos requieren conexiones intermedias para su integración. Por ejemplo, si Negocio es la fuente principal y se necesitan datos de entradas de blog, HubSpot los vincula a través de Contactos y Actividades Web, seleccionando automáticamente las fuentes necesarias.

Fuentes de datos adicionales

Puede añadir fuentes de datos secundarias a su conjunto de datos para consolidar la información en una única vista. Algunas fuentes se integrarán automáticamente, mientras que otras pueden requerir una entrada adicional para establecer la conexión.

Uniones automáticas

Las uniones automáticas están disponibles para combinaciones de datos comunes de HubSpot (por ejemplo, Empresas + Negocios) e integraciones con aplicaciones de sincronización (por ejemplo, Contactos + Facturas de Stripe).

Al seleccionar estos pares de fuentes, las filas se emparejan automáticamente utilizando una columna predeterminada, normalmente Dirección de correo electrónico o Dominio de empresa.

Para personalizar la columna de correspondencia, puede gestionar la unión en el panel de origen.

Uniones personalizadas

Al integrar datos de fuentes con estructuras de columnas flexibles, como Google Sheets, AirTable, CSV y almacenes, debe proporcionar detalles adicionales para permitir la fusión de datos.

Si se requiere una unión personalizada, tendrá que seleccionar columnas coincidentes de cada fuente. Esto garantiza que los datos se alineen correctamente, utilizando identificadores comunes como direcciones de correo electrónico, ID o dominios de empresa.

Sintaxis

Dentro de una función, puedes utilizar datos de propiedades y campos o datos literales. Los datos de las propiedades y los campos serán dinámicos en función de las fuentes de datos individuales, mientras que los datos literales son constantes. Por ejemplo:

• 2021-03-05 es una fecha literal, que es constante.
• [CONTACT.createdate] es una fecha basada en una propiedad, que es dinámica para cada registro de contacto.

Las funciones pueden incluir tanto datos literales como de propiedades o campos, siempre que los tipos de datos sean compatibles con los argumentos requeridos por la función. Por ejemplo:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

A continuación, conoce la sintaxis los datos literales y de las propiedades/campos, y cómo incorporarlos a las fórmulas.

Sintaxis literal

Utiliza los literales para agregar cadenas específicas y estáticas de texto, números, valores verdaderos o falsos y fechas en tus cálculos.

• Cadena literal: texto entre comillas. Por ejemplo, “My cool string”.

• Número literal: números sin comillas. Por ejemplo, 42.
• Literal booleano: true o false.
• Fecha literal: una cadena formateada como "YYY-MM-DD", o un número de fecha y hora (por ejemplo, 1635715904). 

Sintaxis de propiedad

Las referencias a las propiedades te permiten incluir directamente los valores de las propiedades de las fuentes de datos seleccionadas. No es necesario agregar la propiedad como un campo del conjunto de datos para referenciarla. 

Utiliza la siguiente sintaxis cuando hagas referencia a las propiedades:

• Las expresiones de referencia van siempre entre corchetes ( [ y ] ).
• Las referencias a propiedades especifican el nombre del objeto o del evento, seguido de un punto y del nombre de la propiedad interna. Por ejemplo:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintaxis de referencia de campo

Puedes hacer referencia a los campos en una fórmula rodeando el nombre del campo con corchetes. Por ejemplo:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Puedes hacer referencia a los campos en las fórmulas siempre que los operadores y las funciones de la fórmula acepten el tipo de datos del campo. Por ejemplo, si creas un nuevo campo que contiene una cadena, puedes hacer referencia al campo en una función que acepte cadenas:

• Si el Campo 1 es [DEAL.name], contiene un valor de cadena (el nombre del negocio).
• CONCAT([Field 1], "Q4") sería válido porque contiene dos valores de cadena.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) no sería válido porque contiene tanto una cadena como un valor numérico.

Operadores

Puedes utilizar operadores con valores literales y de propiedad/campo, y los operadores se evalúan en el orden de operaciones estándar de PEMDAS. Esto te permite anidar operadores utilizando paréntesis. Por ejemplo:

• Agregar un número con una referencia de propiedad: 1 + [DEAL.amount]
• Uso de paréntesis para anidar operaciones: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

La lógica IF es un conjunto de reglas que se ejecutan si se cumple una determinada condición. Puedes utilizar la lógica IF para diferenciar los datos. Por ejemplo, puedes utilizar la lógica IF para:

• Calcula diferentes comisiones en función del tamaño de un negocio (por ejemplo, da un % mayor por un negocio más grande).
• Clasifica los negocios por niveles para analizarlos y actuar en tus informes.
• Traduce las respuestas de feedback en categorías (por ejemplo, la etiqueta 1-6 es detractor).
• Define la prioridad de los contactos en función de cuántos días han estado marcados como lead.
   

LABEL

La función ETIQUETA convierte los valores del intervalo de la propiedad de enumeración en valores fáciles de usar. Algunas propiedades definidas por HubSpot, como Negocio y Propietario del contacto se representan como valores internos. Esto dificulta el análisis. Cuando se utiliza con las propiedades definidas de HubSpot que admiten la traducción, la función LABEL proporcionará la traducción basándose en la configuración del portal, no en la configuración del usuario. Por ejemplo, puedes utilizar la función LABEL para: