Datasets bouwen en activeren in Data Studio

Let op: als je een Superbeheerder bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bèta.

HubSpot Data Studio consolideert externe klantgegevens om een uniform platform te bieden voor synchronisatie, integratie en activering in je hele technologie-stack. Gebruikers kunnen datasets samenstellen uit externe bronnen zoals Google Sheets, Snowflake en datasynchronisatie-apps en deze vervolgens integreren in lijsten, workflows en rapporten voor efficiënte, datagestuurde besluitvorming.

Voordat u aan de slag gaat

• Om datasets te kunnen bekijken, bewerken en synchroniseren, moet je beschikken over Data Studio-machtigingen.
• De machtigingenBekijken en Bewerken zijn standaard ingeschakeld. Superadmins moeten Sync-rechten inschakelen voor gebruikers van datasets om hen HubSpot Credits voor Data Studio te laten gebruiken.

Wat is een dataset?

Een dataset is een verzameling gegevens uit je HubSpot account die kan bestaan uit HubSpot en/of externe databronnen. Een dataset kan eigenschappen bevatten voor CRM-objecten en HubSpot-activa, velden van externe gegevensbronnen en formules om je gegevens te berekenen.

Meer informatie over definities van datasets vind je in de Woordenlijst.

Gebruikssituaties voor Data Studio

Hieronder vindt u belangrijke use cases die laten zien hoe u externe datasets kunt gebruiken om CRM-records te verbeteren, workflows te optimaliseren, dynamische klantenlijsten te maken en datasets te gebruiken om rapporten op te stellen.

Gegevens synchroniseren vanuit applicaties van derden

Je kunt datasets uit applicaties van derden rechtstreeks synchroniseren met je HubSpot CRM. Hierdoor kun je:

• CRM-records bijwerken met behulp van externe datasets
• Nieuwe eigenschappen genereren uit berekende formulevelden
• Met één klik gegevens naar je CRM schrijven

Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een productgebruiksplatform (bijvoorbeeld Mixpanel) combineren met bedrijfsdatasets om een krachtige Product Engagement Score-eigenschap te maken in HubSpot.

Leer hoe je gegevens van applicaties van derden synchroniseert.

Gegevens synchroniseren met HubSpot's CRM

Je kunt gegevens synchroniseren met HubSpot's CRM om:

• Je doelgroepsegmentatie te verbeteren
• Meer gepersonaliseerde marketing e-mails te sturen
• Je verkoopaanpak te verbeteren op basis van lessen uit gegevens

Je kunt bijvoorbeeld een dataset maken die het gedrag van klanten op verschillende kanalen bijhoudt. Door deze gegevens te synchroniseren met de CRM, kun je de doelgroepsegmentatie verfijnen om leads met een hoge intentie te identificeren. Met behulp van deze inzichten kun je gepersonaliseerde e-mailcampagnes sturen die zijn afgestemd op de voorkeuren van de klant, waardoor de betrokkenheid en conversie toenemen.

Leer hoe je gegevens synchroniseert met HubSpot's CRM.

Gebruik je dataset in een workflow

Je kunt je datasets in een workflow gebruiken om:

• Eenmalige of terugkerende workflows te bouwen voor primaire datasetrecords
• Datasetvelden opnemen in workflowacties

Maak bijvoorbeeld gebruik van de engagement score dataset om een workflow te bouwen die klantwaarschuwingen voor potentiële upgrades of churn risico's automatiseert. Deze workflow kan ook proactief klanten bereiken die mogelijk in aanmerking komen voor een upgrade.

Leer hoe u datasets in een workflow kunt gebruiken.

Gebruik uw dataset om segmenten te maken

Je kunt je datasets gebruiken om segmenten te maken:

• Productgebruik, leadscores en klantgegevens te importeren en samen te voegen in Data Studio
• HubSpot-contactgegevens te combineren met externe bronnen en inzichten te verfijnen met filters
• Een gefilterde lijst te genereren van contactpersonen uit de dataset die aan specifieke criteria voldoen

Maak bijvoorbeeld gebruik van een dataset met gerichte klantgegevens om een dynamisch segment te genereren dat een geautomatiseerde marketingcampagne aanstuurt en op schaal gepersonaliseerde klantervaringen levert.

Leer hoe u uw datasets kunt gebruiken om segmenten te maken.

Gebruik uw dataset in een rapport

Je kunt je datasets in een rapport gebruiken om:

• Meerdere gegevensbronnen combineren om uniforme rapporten te maken met informatie uit uw CRM, externe toepassingen en analyseplatforms
• Gegevens dynamisch te segmenteren door filters toe te passen om te focussen op specifieke groepen, gedragingen of trends
• Aangepaste statistieken en berekeningen te maken met formulevelden om unieke prestatie-indicatoren te genereren.

Je kunt bijvoorbeeld een veld maken om de jaarlijkse terugkerende inkomsten te berekenen op basis van de eigenschap dealbedrag en deze gegevens vervolgens in een rapport gebruiken om omzettrends te volgen, toekomstige inkomsten te voorspellen en klantbehoud in de loop van de tijd te analyseren.

Leer hoe u uw datasets in een rapport kunt gebruiken.

Datasets exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel

Je kunt datasets exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel om:

• Externe kopieën te bewaren voor archiefdoeleinden of extra beveiliging.
• Met uw gegevens te werken, zelfs zonder internetverbinding.
• Deel datasets eenvoudig met teamleden voor realtime bewerkingen en feedback.

Door bijvoorbeeld HubSpot datasets te exporteren naar Google Sheets of Office 365 Excel kunnen bedrijven gegevens verfijnen voor duidelijke inzichten in trends in inkomsten en klantenwerving, en deze vervolgens veilig delen met externe belanghebbenden zonder HubSpot toegang te verlenen.

Leer hoe je datasets exporteert.

Een dataset maken

Een dataset maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Dataset maken.

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen vormen de basis van je dataset. Lees meer over verschillende gegevensbronnen in de Woordenlijst.

3. Klik op het tabblad Bronnen onder Selecteer een primaire gegevensbron op Kies een gegevensbron.

4. Selecteer in het scherm Kies uw gegevens uw primaire gegevensbron:
   • Klik op het tabblad Gesynchroniseerde bronnen op een HubSpot-gegevensbron of een gegevensbron van een toepassing van derden. Als je een nieuwe bron wilt toevoegen, klik je op + Nieuwe bron en volg je de aanwijzingen.
   • Klik op het tabblad CSV's op een CSV-bestand dat je wilt gebruiken als gegevensbron. Als u een CSV-bestand wilt toevoegen, klikt u op + Nieuwe CSV uploaden en volgt u de aanwijzingen.
5. Om een secundaire bron toe te voegen, klikt u op + Secundaire bron toevoegen en volgt u de bovenstaande stappen. Ga zo nodig door met het toevoegen van secundaire bronnen.
6. Als u extra gegevensbronnen wilt samenvoegen om een complexere gegevensset te maken, klikt u op Geavanceerde bronconfiguratie gebruiken.

Geavanceerde bronconfiguratie

Een andere gegevensbron toevoegen:

7. Klik op Voeg een andere gegevensbron toe of op het + pictogram in de gegevensbronviewer.

8. Selecteer een gegevensbron op het tabblad HubSpot-gegevensbronnen of Externe gegevensbronnen.
9. Klik op Doorgaan.
10. Configureer het volgende in het scherm Voorbeeld van je verbinding:

1. • In het vak Linker tabel wordt de primaire bron weergegeven die je hebt geselecteerd.
   • In het vak Tabel rechts wordt de aanvullende bron weergegeven die u hebt geselecteerd.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Links om Links aansluiten of Binnen aansluiten te selecteren.
     • Links aansluiten: retourneert alle rijen uit [primaire gegevensbron] en alle overeenkomende rijen uit [secundaire gegevensbron].
     • Innerlijke join: retourneert rijen met overeenkomende waarden in zowel [primaire gegevensbron] als [secundaire gegevensbron].
   • Klik op Associatielabels gebruiken of Overeenkomende sleutel gebruiken.
     • Gebruik associatielabels: selecteer een associatielabel voor de join.
     • Gebruik match key: selecteer een match key voor de linkertabel en rechtertabel.
   • Geef onder Overeenstemmingsgedrag de relatie tussen de geselecteerde gegevensbronnen op:
     • Meerdere overeenkomsten: één rij in de linkertabel kan overeenkomen met meerdere rijen in de rechtertabel.
     • Slechts één overeenkomst: één rij in de linkertabel kan overeenkomen met maximaal één rij in de rechtertabel. Extra rijen worden niet meegenomen.
   • Klik op Aangepaste join toevoegen.

Kolommen

11. Op het tabblad Kolommen sleep je de kolommen om hun volgorde aan te passen.

12. Om kolommen te kiezen die je in de dataset wilt laten verschijnen, klik je op Kies kolommen en vervolgens op de selectievakjes naast de kolommen die je wilt laten verschijnen.
13. Klik op + Nieuwe kolom maken om nieuwe kolommen te maken. Bekijk hieronder de verschillende opties om kolommen te maken:

Gegevensagent

Gebruik data agent om onderzoek te doen en nieuwe gegevens te genereren:

14. Klik om Data Agent uit te vouwen. Klik vervolgens op Slimme kolom maken.

15. Typ de kolomnaam in het tekstvak Slimme kolomnaam.
16. Schrijf in het tekstvak Beschrijf wat u wilt weten een beschrijving van de gegevens die u wilt genereren en extraheren uit de slimme kolom.
17. Klik op + Kolomtoken invoegen om te verwijzen naar andere eigenschappen binnen de dataset.
18. Klik op het vervolgkeuzemenu Waar moeten deze gegevens vandaan komen om een bron voor uw gegevens te selecteren.
    • Webonderzoek: gegevens van zoeken op internet.
    • Bedrijfsonderzoek: gegevens van de primaire website van het bedrijf.
    • Kolommen in de dataset: gegevens van een andere kolom in de dataset.
19. Klik op het keuzemenu Gegevenstype om het soort informatie in de cel te specificeren (bijv. getal, tekst of datum).
    • String
    • Getal
    • Booleaans
20. Klik op Voorbeeld.
21. De slimme kolom verschijnt nu in de tabel.

Verrijking

Gebruik Verrijking om hiaten op te vullen of gegevens te valideren:

22. Klik om Verrijking uit te vouwen. Klik vervolgens op Kolommen verrijken [primaire gegevensbron] of Kolommen verrijken [secundaire gegevensbron].

23. Klik op het vervolgkeuzemenu Kolom voor [gegevensbron] [eigenschap] om de kolomeigenschap te selecteren die u wilt verrijken.
24. Klik onder Te maken kolommen selecteren op de selectievakjes naast de eigenschappen. U kunt ook de zoekbalk gebruiken om eigenschappen te vinden.
25. Klik op Voorbeeld of Maak [#] kolommen.

Formules

Gebruik formules om berekeningen te maken op basis van andere kolommen:

26. Klik op om Formules uit te vouwen. Klik vervolgens op een van de volgende:

26. • Schakelgeval toepassen
    • Datums vergelijken
    • Zoeken en vervangen
    • Formulebouwer (geavanceerd)
    • Samenvatting maatregel
27. Vul in het onderste paneel de formulevelden in.

28. Klik vervolgens op Opslaan.

Wijzigingen

Gebruik Modifiers om opmaakwijzigingen en normalisaties toe te passen:

29. Klik op Hoofdlettergebruik toepassen en doe vervolgens het volgende:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Column to reference om een kolom te selecteren.
    • Typ een naam in het tekstvak Nieuwe kolomnaam.
    • Klik onder Hoofdlettergebruik kiezen op Hoofdletter, HOOFDLETTERS of kleine letters.
    • Klik op Kolom maken.
30. Klik op Witruimte bijsnijden en doe het volgende:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Column to reference om een kolom te selecteren.
    • Typ een naam in het tekstvak Nieuwe kolomnaam.
    • Klik op Kolom maken.

Samengevatte en niet-opgesomde weergaven

Er zijn twee soorten weergaven die worden gebruikt om je datasets te bekijken:

• Samengevatte weergave: de weergave voor een dataset die wordt gemaakt wanneer deze meer dan één gegevensbron heeft en er meerdere overeenkomsten mogelijk zijn tussen de primaire en secundaire gegevensbronnen. Deze weergave toont gegevens gegroepeerd per primaire gegevensbron en wordt gebruikt in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten. Alleen kolommen die beschikbaar zijn in de samengevatte weergave, zijn beschikbaar in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten.
• Niet samengevatte weergave: de weergave voor een dataset die niet-gegroepeerde gegevens weergeeft. Deze wordt gebruikt voor rapportage. Als er maar één bron is of als er een 1:1-relatie is tussen verschillende bronnen, zijn alleen niet-uitgesplitste weergaven beschikbaar en bruikbaar in rapportages, CRM-synchronisatie, workflows en lijsten.

Filters

Pas filters toe op uw dataset.

31. Pas op het tabblad Filters rijniveaufilters, samenvoegingsfilters en samenvattingsfilters voor groepen toe op je dataset.
32. Klik op het keuzemenu Gegevens opnemen als ze overeenkomen en selecteer vervolgens ALLE onderstaande filters, ELKE onderstaande filters of Aangepaste filterregels.
33. Klik op + Filter toevoegen en klik vervolgens op een filter in het pop-upvenster. Ga zo nodig door met het toevoegen van filters.

Gegevensverzameling beoordelen

Zodra je klaar bent met het aanpassen van je dataset, kun je het volgende doen:

34. Bekijk de tabel om te controleren of je dataset correct wordt weergegeven.
35. Klik op het vervolgkeuzemenu Samengevatte weergave en selecteer een van de volgende opties:

35. • Samengevatte weergave: toont gegevens gegroepeerd volgens de primaire bron. Dit wordt gebruikt voor CRM-synchronisatie, workflows en lijsten.
    • Niet samengevatte weergave: toont niet-gegroepeerde gegevens met rijen voor alle bronnen Dit wordt gebruikt voor rapportage.
36. Als u tevreden bent met uw dataset,klikt u op Opslaan.Klik op Gebruiken om een rapport, workflow of lijst te maken, een CRM-synchronisatie uit te voeren of uw dataset te exporteren.

Woordenlijst

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen zijn CRM-objecten (bijv. contactpersonen, aangepaste objecten), bedrijfsmiddelen (bijv. websitepagina's, e-mails) en activiteiten (bijv. gesprekken, verkoop) waarover u wilt rapporteren. U kunt er maximaal vijf selecteren per gegevensbron.

De primaire gegevensbron verankert de dataset en alle andere bronnen linken ernaar. HubSpot verbindt ze via het kortste pad en koppelt automatisch gerelateerde gegevens zoals contacten en deals zonder extra stappen.

Andere gegevensbronnen vereisen intermediaire verbindingen voor integratie. Als bijvoorbeeld Deals de primaire bron is en blogpostgegevens nodig zijn, koppelt HubSpot ze via Contacten en Webactiviteiten, waarbij automatisch de benodigde bronnen worden geselecteerd.

Extra gegevensbronnen

Je kunt secundaire gegevensbronnen toevoegen aan je dataset om informatie te consolideren in één weergave. Sommige bronnen integreren automatisch, terwijl andere extra invoer vereisen om een verbinding tot stand te brengen.

Automatische koppelingen

Automatische koppelingen zijn beschikbaar voor veelvoorkomende HubSpot-gegevenscombinaties (bijv. Bedrijven + Deals) en integraties met synchronisatie-apps (bijv. Contactpersonen + Stripe Facturen).

Bij het selecteren van deze bronparen worden rijen automatisch gematcht met behulp van een standaard kolom, meestal E-mailadres of Bedrijfsdomein.

Om de overeenkomende kolom aan te passen, kun je de koppeling beheren in het bronpaneel.

Aangepaste koppelingen

Bij het integreren van gegevens uit bronnen met flexibele kolomstructuren, zoals Google Sheets, AirTable, CSV's en magazijnen, moet je extra details opgeven om gegevens samen te voegen.

Als een aangepaste join vereist is, moet u overeenkomende kolommen uit elke bron selecteren. Dit zorgt ervoor dat gegevens op de juiste manier worden uitgelijnd, met behulp van gemeenschappelijke identificaties zoals e-mailadressen, ID's of bedrijfsdomeinen.

Syntax

Binnen een functie kun je gegevens van eigenschappen en velden of letterlijke gegevens gebruiken. Eigenschap- en veldgegevens zijn dynamisch gebaseerd op de individuele gegevensbronnen, terwijl letterlijke gegevens constant zijn. Bijvoorbeeld:

• 2021-03-05 is een letterlijke datum, die constant is.
• [CONTACT.createdate] is een op eigenschappen gebaseerde datum, die dynamisch is voor elke contactpersoonrecord.

Functies kunnen zowel letterlijke als eigenschap-/veldgegevens bevatten, zolang de gegevenstypen compatibel zijn met de vereiste argumenten van de functie. Bijvoorbeeld:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Leer hieronder meer over de syntaxis voor letterlijk en eigenschap-/veldgegevens, en hoe u deze kunt opnemen in formules.

Letterlijke syntaxis

Gebruik letterlijk om specifieke, statische tekenreeksen, getallen, waar of onwaar waarden en datums toe te voegen aan je berekeningen.

• Letterlijke tekenreeks: tekst omgeven door aanhalingstekens. Bijvoorbeeld “My cool string”.

• Getallenliteraal: getallen zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld 42.
• Booleaans letterlijk: true of false.
• Datumletterwoord: een tekenreeks geformatteerd als "YYY-MM-DD", of een datumtijdstempelnummer (bijvoorbeeld 1635715904).

Syntaxis van eigenschappen

Met verwijzingen naar eigenschappen kunt u direct waarden opnemen uit de eigenschappen van uw geselecteerde gegevensbronnen. Je hoeft de eigenschap niet toe te voegen als een datasetveld om ernaar te verwijzen.

Gebruik de volgende syntaxis bij het verwijzen naar eigenschappen:

• Verwijzingsexpressies worden altijd omgeven door vierkante haakjes ( [ en ] ).
• Verwijzingen naar eigenschappen specificeren de naam van het object of de gebeurtenis, gevolgd door een punt en de interne naam van de eigenschap. Bijvoorbeeld:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Veldverwijzing syntaxis

U kunt naar velden verwijzen in een formule door de veldnaam te omringen met vierkante haakjes. Bijvoorbeeld:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

U kunt naar velden verwijzen in formules zolang de operatoren en functies van de formule het gegevenstype van het veld accepteren. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld maakt dat een tekenreeks bevat, kunt u naar het veld verwijzen in een functie die tekenreeksen accepteert:

• Als veld 1 [DEAL.name] is, bevat het een tekenreekswaarde (de naam van de deal).
• CONCAT([Field 1], "Q4") zou geldig zijn omdat het twee tekenreekswaarden bevat.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) zou niet geldig zijn omdat het zowel een tekenreeks- als een getalwaarde bevat.

Operatoren

Je kunt operatoren gebruiken met letterlijke en property/veld waarden, en operatoren worden geëvalueerd in de standaard PEMDAS volgorde van operaties. Hierdoor kun je operatoren nesten door haakjes te gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Een getal toevoegen met een eigenschapverwijzing: 1 + [DEAL.amount]
• Gebruik van haakjes om bewerkingen te nesten: (1 + 2) * (3 + 4)

ALS

IF logica is een verzameling regels die worden uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. Je kunt IF logica gebruiken om gegevens te onderscheiden. Je kunt bijvoorbeeld IF logica gebruiken om:

• Verschillende commissies te berekenen op basis van de grootte van een deal (d.w.z. een hoger % geven voor een grotere deal).
• deals onder te verdelen in niveaus voor analyse en actie in uw rapporten.
• Vertaal feedbackreacties in categorieën (bijv. label 1-6 is afleider).
• Definieer de prioriteit van contactpersonen op basis van het aantal dagen dat ze gemarkeerd zijn als lead.
  

LABEL

De LABEL functie converteert intervalwaarden van opsommingseigenschappen naar gebruiksvriendelijke waarden. Sommige HubSpot gedefinieerde eigenschappen, zoals Deal en Contact eigenaar worden weergegeven als interne waarden. Dit maakt analyse moeilijk. Bij gebruik met HubSpot gedefinieerde eigenschappen die vertaling ondersteunen, zal de LABEL functie de vertaling verzorgen op basis van portaalinstellingen, niet gebruikersinstellingen. Je kunt de LABEL functie bijvoorbeeld gebruiken om:

• Namen van contactpersonen of dealstages rechtstreeks in velden te openen

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• HubSpot eigenaren direct op naam te noemen in velden

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerieke functies

String functies

Datum functies