BètaDatasets aanmaken en activeren in Data Studio

Let op: als je een superbeheerder bent, lees dan hier hoe je je account kunt aanmelden voor de bètaversie.

Samenvatting

HubSpot Data Studio bundelt externe klantgegevens om één platform te bieden voor synchronisatie, integratie en activering binnen uw technologiestack. Gebruikers kunnen datasets samenstellen uit externe bronnen zoals Google Sheets, Snowflake en apps voor gegevenssynchronisatie, en deze vervolgens integreren in lijsten, workflows en rapporten voor efficiënte, datagestuurde besluitvorming.

Voordat u aan de slag gaat

• Om datasets te kunnen bekijken, bewerken en gebruiken, moet je over Data Studio-machtigingen beschikken.
• De machtigingen‘Bekijken’ en ‘Bewerken’ zijn standaard ingeschakeld. De superbeheerder moet de machtiging ‘Gebruiken’ inschakelen voor gebruikers van datasets, zodat zij HubSpot-credits voor Data Studio kunnen gebruiken.
• 'Gebruik '-machtigingen zijn alleen vereist wanneer je een dataset gebruikt in een workflow, segment, bij het synchroniseren met het CRM of bij het exporteren.
• Je kunt meldingen over de Data Studio-synchronisatie ontvangen om op de hoogte te blijven van de status ervan. Zo kun je snel actie ondernemen als er fouten of onverwachte storingen optreden en zorg je ervoor dat de kwaliteit van de gegevens die volgens een terugkerend schema in het CRM worden bijgewerkt, gewaarborgd blijft. Lees hoe je meldingen instelt.
• Lees meer over abonnementsbeperkingen in de Product- en servicecatalogus van HubSpot.

Wat is een dataset?

Een dataset is een verzameling gegevens uit je hele HubSpot-account die kan bestaan uit HubSpot- en/of externe gegevensbronnen. Een dataset kan eigenschappen voor CRM-objecten en HubSpot-assets bevatten, velden uit externe gegevensbronnen en formules om je gegevens te berekenen.

Lees meer over definities van datasets in de woordenlijst.

Toepassingen voor Data Studio

Hieronder staan belangrijke toepassingen die laten zien hoe je externe datasets kunt gebruiken om CRM-records te verbeteren, workflows te optimaliseren, dynamische klantenlijsten te maken en datasets te gebruiken om rapporten op te stellen.

Gegevens uit applicaties van derden synchroniseren

Je kunt datasets uit applicaties van derden rechtstreeks met je HubSpot CRM synchroniseren. Hiermee kun je:

• CRM-records bijwerken met behulp van externe datasets
• Nieuwe eigenschappen genereren op basis van berekende formulevelden
• Gegevens direct met één klik naar je CRM schrijven

Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een platform voor productgebruik (bijv. Mixpanel) combineren met bedrijfsdatasets om een krachtige eigenschap ‘Productengagementscore’ in HubSpot te creëren.

Ontdek hoe je gegevens uit applicaties van derden kunt synchroniseren.

Gegevens synchroniseren met het CRM van HubSpot

Je kunt gegevens synchroniseren met het CRM van HubSpot om:

• Uw doelgroepsegmentatie te verbeteren
• Meer gepersonaliseerde marketingmails te versturen
• Je verkoopinspanningen te verbeteren op basis van inzichten uit gegevens

Je kunt bijvoorbeeld een dataset maken die het gedrag van klanten via verschillende kanalen bijhoudt. Door deze gegevens terug te synchroniseren naar het CRM, kun je de doelgroepsegmentatie verfijnen om leads met een hoge koopintentie te identificeren. Met behulp van deze inzichten kun je gepersonaliseerde e-mailcampagnes versturen die zijn afgestemd op de voorkeuren van klanten, waardoor de betrokkenheid en conversiepercentages toenemen.

Ontdek hoe je gegevens synchroniseert met het CRM van HubSpot.

Gebruik je dataset in een workflow

Je kunt je datasets in een workflow gebruiken om:

• Eenmalige of terugkerende workflows te bouwen voor records uit de primaire dataset
• Velden uit datasets op te nemen in workflowacties

Maak bijvoorbeeld gebruik van de dataset met engagementscores om een workflow te bouwen die klantwaarschuwingen automatiseert voor mogelijke upgrades of het risico op klantverloop. Deze workflow kan ook proactief contact opnemen met klanten die mogelijk zeer geschikt zijn voor een upgrade.

Ontdek hoe je datasets in een workflow kunt gebruiken.

Gebruik je dataset om segmenten te maken

Je kunt je datasets gebruiken om segmenten te maken om:

• Productgebruik, leadscores en klantgegevens te importeren en samen te voegen in Data Studio
• HubSpot-contactgegevens te combineren met externe bronnen en inzichten te verfijnen met filters
• Een gefilterde lijst te genereren van contacten uit de dataset die aan specifieke criteria voldoen

Gebruik bijvoorbeeld een gerichte dataset met klantgegevens om een dynamisch segment te genereren dat een geautomatiseerde marketingcampagne aanstuurt, waardoor op grote schaal gepersonaliseerde klantervaringen worden geboden.

Ontdek hoe je je datasets kunt gebruiken om segmenten te maken.

Gebruik je dataset in een rapport

Je kunt je datasets in een rapport gebruiken om:

• Meerdere gegevensbronnen te combineren om uniforme rapporten te maken met informatie uit je CRM, externe applicaties en analyseplatforms
• Gegevens dynamisch te segmenteren door filters toe te passen om je te richten op specifieke groepen, gedragingen of trends
• Aangepaste statistieken en berekeningen op te stellen met behulp van formulevelden om unieke prestatie-indicatoren te genereren. 

Je kunt bijvoorbeeld een veld aanmaken om de jaarlijks terugkerende omzet te berekenen op basis van de eigenschap ‘dealbedrag’, en deze gegevens vervolgens uit de dataset in een rapport gebruiken om omzettrends bij te houden, toekomstige inkomsten te voorspellen en de klantretentie in de loop van de tijd te analyseren.

Let op: als uw dataset gebruikmaakt van HubSpot-objecten en samengevatte maatstaven en aangepaste formules bevat, hebben filters die u op die maatstaven toepast alleen invloed op de samengevatte weergave van de gegevens, niet op het onderliggende rapport.

Lees hoe u uw datasets in een rapport kunt gebruiken.

Datasets exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel

U kunt datasets exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel om:

• Externe kopieën te bewaren voor archiveringsdoeleinden of extra beveiliging.
• Zelfs zonder internetverbinding met je gegevens te werken.
• datasets eenvoudig te delen met teamleden voor realtime bewerkingen en feedback.

Door bijvoorbeeld HubSpot-datasets naar Google Sheets of Office 365 Excel te exporteren, kunnen bedrijven gegevens verfijnen voor duidelijke inzichten in omzettrends en klantenwerving, en deze vervolgens veilig delen met externe belanghebbenden zonder hen toegang tot HubSpot te verlenen.

Lees hoe je datasets kunt exporteren.

Een dataset aanmaken

Om een dataset aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Data Studio. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op'Dataset aanmaken '.
3. Klik op'Gegevens importeren'.

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen vormen de basis van je dataset. Lees meer over verschillende gegevensbronnen in dewoordenlijst.

4. In het linkerpaneel ‘Bronnen ’:
   • Om een HubSpot-gegevensbron toe te voegen die al in je CRM staat:selecteer een gegevensbron uit de lijst of klik op 'Help me kiezen' om Breeze, de AI van HubSpot, te gebruiken om objecten voor te stellen. Na selectie verschijnt het linkerpaneel 'Kies je kolommen '. Om extra gegevensbronnen toe te voegen, klik je op'+ Bron toevoegen'. 
   • Om externe gegevens toe te voegen: klik op+ Een nieuwe bron koppelen. Selecteer in het paneelEen gegevensbron toevoegen de optieBestand of een externe applicatie.
5. Nadat u uw gegevensbronnen hebt geselecteerd, vinkt u in de lijst met eigenschappen de selectievakjes aan naast de eigenschappen die u in uw dataset wilt weergeven. Klik vervolgens op'Gereed'.

6. Om extra gegevensbronnen samen te voegen tot een complexere dataset, klikt u bovenaan op 'Bronnen '. Klik in het linkerpaneel op'Geavanceerde bronconfiguratie gebruiken'.

Geavanceerde bronconfiguratie

Om een andere gegevensbron samen te voegen:

7. Klik opEen andere gegevensbron toevoegen of op het +-pictogram in de gegevensbronviewer.

8. Selecteer eengegevensbron op het tabblad 'HubSpot-gegevensbronnen ' of 'Externe gegevensbronnen '.
9. Klik op'Doorgaan'.
10. Configureer het volgende op het scherm'Voorbeeld van je koppeling ':

1. • In het vak'Linker tabel ' wordt deprimaire bron weergegeven die u hebt geselecteerd.
   • In het vak'Rechtertabel' wordt de aanvullende bron weergegeven die u hebt geselecteerd.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Links' om'Left join' of'Inner join' te selecteren.
     • Left join: geeft alle rijen uit[primaire gegevensbron] en alle overeenkomende rijen uit[secundaire gegevensbron] weer. 
     • Inner join: geeft rijen weer die overeenkomende waarden hebben in zowel[primaire gegevensbron] als[secundaire gegevensbron].
   • Klik op 'Gebruik associatielabels ' of'Gebruik match-sleutel'.
     • 'Gebruik associatielabels': selecteer een associatielabel voor de join.
     • 'Gebruik match-sleutel' selecteren: selecteer een match-sleutel voor de linkertabel en de rechtertabel.
   • Geef onder'Koppelingsgedrag' de relatie tussen de geselecteerde gegevensbronnen op:
     • Meerdere overeenkomsten: één rij in de linkertabel kan overeenkomen met meerdere rijen in de rechtertabel.
     • Slechts één overeenkomst: één rij in de linkertabel kan maximaal met één rij in de rechtertabel overeenkomen. Extra rijen worden niet meegenomen.
   • Klik op'Aangepaste koppeling toevoegen'.

Kolommen

11. Om de kolommen te verslepen en hun volgorde aan te passen, klikt u bovenaan op'Kolommen'. Klik op de verschillende kolommen enversleep ze naar de gewenste volgorde.

12. Om nieuwe kolommen aan te maken, klikt u op een van de volgende opties:
    • Kolommen toevoegen vanuit een bron
    • Een Data Agent-kolom toevoegen
    • Een formulekolom toevoegen

Data Agent

Wanneer u de optie'Een Data Agent-kolom toevoegen' selecteert, kunt u Data Agent gebruiken om onderzoek te doen en nieuwe gegevens te genereren in een slimme kolom:

13. Klik op'Een Data Agent-kolom toevoegen'.
14. Schrijf in hettekstvak 'Beschrijf wat u wilt weten' een beschrijving van de gegevens die u wilt genereren en uit de slimme kolom wilt halen. Daarnaast kunt u gebruikmaken vanvoorgestelde prompts. Klik vervolgens op'Voorbeeld'.
15. Typ de kolomnaam in het tekstvak 'Naam van de slimme kolom '.
16. Controleer debeschrijving en pas de tekst indien nodig aan.
17. Klik op '+ Kolomtoken invoegen' om naar andere eigenschappen binnen de dataset te verwijzen.
18. Klik op het vervolgkeuzemenu'Waar moeten deze gegevens vandaan komen?' om een bron voor uw gegevens te selecteren.
    • Webonderzoek: gegevens afkomstig van zoekopdrachten op internet.
    • Bedrijfsonderzoek: gegevens van de primaire website van het bedrijf.
    • Kolommen in de dataset: gegevens uit een andere kolom in de dataset.
19. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Welk soortgegevens moet deze prompt retourneren ?' om het soort informatie in de cel te specificeren (bijv. getal, tekst of datum).
    • Tekst
    • Getal
    • Booleaanse waarde
20. Klik op'Voorbeeld'.
21. De slimme kolom verschijnt nu in de tabel.

Verrijking

Gebruik Verrijking om hiaten op te vullen of gegevens te valideren:

22. Klik bovenaan op'Enrichment'. Vink vervolgens deselectievakjes aan naast de gegevens die u aan de kolommen wilt toevoegen.
23. Klik op + Geselecteerde kolommen toevoegen. 
24. Nadat u uw selecties voor verrijking hebt gecontroleerd, klikt u opVerrijkingskolom(men) toevoegen.

Formules

Gebruik Formules om berekeningen te maken op basis van andere kolommen:

25. Klik bovenaan op Formules. Klik vervolgens op een van de beschikbare opties.

26. Vul in het onderste paneel de formulevelden in.

27. Klik vervolgens op'Opslaan'.

Modifiers

Gebruik Modifiers om opmaakwijzigingen en normalisaties toe te passen:

28. Klik bovenaan opFormules.
29. Klik opHoofdletters corrigeren of Spaties verwijderen en doe vervolgens het volgende:
    • Typ een naam in het tekstvak voorde kolomnaam.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kolom kiezen'om een kolom te selecteren.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Transformatie ' en selecteer 'Hoofdletters', 'Kleine letters' of'Spaties verwijderen'.
  • Klik op 'Opslaan'.

Samenvattende en niet-samenvattende weergaven

Er zijn twee soorten weergaven die worden gebruikt om uw datasets te bekijken:

• Samenvattende weergave: de weergave voor een dataset die wordt aangemaakt wanneer deze meer dan één gegevensbron bevat en er meerdere overeenkomsten mogelijk zijn tussen de primaire en secundaire gegevensbronnen. Deze weergave toont gegevens gegroepeerd per primaire gegevensbron en wordt gebruikt in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten. Alleen kolommen die beschikbaar zijn in de samenvattende weergave, zijn beschikbaar in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten.
• Niet-samengevatte weergave: de weergave voor een dataset waarin niet-gegroepeerde gegevens worden weergegeven. 

Let op: in gevallen waarin er slechts één bron is of er een één-op-één-relatie bestaat tussen verschillende bronnen (bijvoorbeeld: example@hubspot.com komt één keer voor in Snowflake en één keer in je HubSpot CRM), krijg je geen samengevatte of niet-samengevatte weergave van je dataset te zien, en kan de dataset worden gebruikt voor rapportages, CRM-synchronisaties, workflows en lijsten. Lees hoe je de instellingen voor het samenvoegen van gegevens kunt configureren.

Je kunt tussen de twee weergaven kiezen door linksboven op‘Uitklapbare weergave’ te klikken en vervolgens‘Samenvattende weergave’ of‘Niet-samenvattende weergave’ te selecteren.

Filters

Je kunt filters toepassen op je dataset.

30. Klik bovenaan op'Filter'. Klik op'+ Filter toevoegen ' of'Geavanceerde filterweergave'.
31. Als u 'Geavanceerde filterweergave' hebt geselecteerd, klikt u op een van de volgende geavanceerde filters:
    • Filters op rijniveau: filter rijen vóór het groeperen of samenvatten
    • Aggregatiefilters: filter rijen op basis van vaste aggregatiewaarden
    • Filters voor de samengevatte weergave: filter rijen in de samengevatte weergave na samenvatting van één-op-veel-bronnen
32. Als u'+ Filter toevoegen' hebt geselecteerd, klikt u op eenfilter in het pop-upvenster. Ga door met het toevoegen van filters indien nodig.

Controleer de dataset

Zodra u klaar bent met het aanpassen van uw dataset, kunt u het volgende doen:

33. Controleer de tabel om er zeker van te zijn dat uw dataset correct wordt weergegeven.

34. Als u tevreden bent met uw dataset,klikt u op ‘Opslaan’.Klik op‘Gebruiken in’ om een rapport of workflow te maken, een lijst te genereren, een CRM-synchronisatie uit te voeren of uw dataset te exporteren.

Woordenlijst

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen omvatten CRM-objecten (bijv. contacten, aangepaste objecten), assets (bijv. webpagina’s, e-mails) en activiteiten (bijv. gesprekken, verkopen) waarover je wilt rapporteren. Je kunt er maximaal vijf per dataset selecteren.

De primaire gegevensbron vormt de basis van de dataset, waaraan alle andere bronnen zijn gekoppeld. HubSpot verbindt ze via de kortste route en voegt gerelateerde gegevens, zoals contacten en deals, automatisch samen zonder extra stappen.

Andere gegevensbronnen vereisen tussenliggende koppelingen voor integratie. Als bijvoorbeeld Deals de primaire bron is en er gegevens over blogberichten nodig zijn, koppelt HubSpot deze via Contacten en Webactiviteiten, waarbij automatisch de benodigde bronnen worden geselecteerd.

Aanvullende gegevensbronnen

Je kunt secundaire gegevensbronnen aan je dataset toevoegen om informatie in één overzicht samen te voegen. Sommige bronnen worden automatisch geïntegreerd, terwijl voor andere mogelijk aanvullende invoer nodig is om een koppeling tot stand te brengen.

Automatische koppelingen

Automatische koppelingen zijn beschikbaar voor veelvoorkomende HubSpot-gegevenscombinaties (bijv. Bedrijven + Deals) en integraties met synchronisatie-apps (bijv. Contacten + Stripe-facturen).

Wanneer je deze bronparen selecteert, worden rijen automatisch gekoppeld aan de hand van een standaardkolom, meestal E-mailadres of Bedrijfsdomein.

Om de koppelingskolom aan te passen, kun je de koppeling beheren in het bronpaneel.

Aangepaste koppelingen

Bij het integreren van gegevens uit bronnen met flexibele kolomstructuren – zoals Google Sheets, AirTable, CSV-bestanden en datawarehouses – moet je aanvullende gegevens opgeven om het samenvoegen van gegevens mogelijk te maken.

Als een aangepaste koppeling vereist is, moet je uit elke bron overeenkomende kolommen selecteren. Dit zorgt ervoor dat de gegevens correct worden afgestemd, met behulp van gemeenschappelijke identificatiegegevens zoals e-mailadressen, ID’s of bedrijfsdomeinen.

Syntaxis

Binnen een functie kunt u gegevens uit eigenschappen en velden of letterlijke gegevens gebruiken. Eigenschappen- en veldgegevens zijn dynamisch op basis van de afzonderlijke gegevensbronnen, terwijl letterlijke gegevens constant zijn. Bijvoorbeeld:

• 2021-03-05 is een letterlijke datum, die constant is.
• [CONTACT.createdate] is een op een eigenschap gebaseerde datum, die voor elk contactrecord dynamisch is.

Functies kunnen zowel letterlijke gegevens als eigenschap- en veldgegevens bevatten, zolang de gegevenstypen compatibel zijn met de vereiste argumenten van de functie. Bijvoorbeeld:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Hieronder leest u meer over de syntaxis voor letterlijke gegevens en eigenschap- en veldgegevens, en hoe u deze in formules kunt opnemen.

Syntaxis voor letterlijke

waarden Gebruik letterlijke waarden om specifieke, statische tekenreeksen, getallen, waar- of onwaar-waarden en datums aan je berekeningen toe te voegen.

• Tekstregeel: tekst tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: “My cool string”

• Getalliteraal: getallen zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: 42.
• Booleaanse letterlijke waarde: true of false.
• Datumlitteraal: een tekenreeks opgemaakt als "YYY-MM-DD", of een datum-tijdstempelgetal (bijv. 1635715904). 

Syntaxis

voor eigenschappen Met eigenschapsverwijzingen kunt u waarden uit de eigenschappen van uw geselecteerde gegevensbronnen direct opnemen. U hoeft de eigenschap niet als datasetveld toe te voegen om ernaar te verwijzen.

Gebruik de volgende syntaxis bij het verwijzen naar eigenschappen:

• Verwijzingsuitdrukkingen worden altijd tussen vierkante haakjes geplaatst ( [ en ] ).
• Eigenschapverwijzingen specificeren de naam van het object of de gebeurtenis, gevolgd door een punt en de interne eigenschapsnaam. Bijvoorbeeld:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaxis voor veldverwijzingen

U kunt in een formule naar velden verwijzen door de veldnaam tussen vierkante haakjes te plaatsen. Bijvoorbeeld:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

U kunt in formules naar velden verwijzen, mits de operatoren en functies van de formule het gegevenstype van het veld ondersteunen. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld aanmaakt dat een tekenreeks bevat, kunt u naar het veld verwijzen in een functie die tekenreeksen ondersteunt:

• Als Veld 1 [DEAL.name] is, bevat het een tekenreekswaarde (de naam van de deal).
• CONCAT([Field 1], "Q4") zou geldig zijn, omdat het twee tekenreekswaarden bevat.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) zou niet geldig zijn, omdat het zowel een tekenreeks als een getal bevat.

Operatoren

U kunt operatoren gebruiken met letterlijke waarden en eigenschap-/veldwaarden, en operatoren worden geëvalueerd volgens de standaard PEMDAS-volgorde van bewerkingen. Hierdoor kunt u operatoren nesten met behulp van haakjes. Bijvoorbeeld:

• Een getal optellen bij een eigenschapsverwijzing: 1 + [DEAL.amount]
• Haakjes gebruiken om bewerkingen te nesten: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logica is een reeks regels die wordt uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. U kunt IF-logica gebruiken om gegevens te differentiëren. U kunt IF-logica bijvoorbeeld gebruiken om:

• Verschillende commissies berekenen op basis van de omvang van een deal (d.w.z. een hoger percentage toekennen voor een grotere deal).
• Deals in categorieën in te delen voor analyse en actie in uw rapporten.
• Feedbackreacties in categorieën in te delen (bijv. label 1-6 is ‘detractor’).
• De prioriteit van contacten te bepalen op basis van het aantal dagen dat ze als lead zijn gemarkeerd.
   

LABEL

De LABEL-functie zet intervalwaarden van enumeratie-eigenschappen om in gebruiksvriendelijke waarden. Sommige door HubSpot gedefinieerde eigenschappen, zoals 'Deal' en 'Contact owner', worden weergegeven als interne waarden. Dit bemoeilijkt de analyse. Bij gebruik met door HubSpot gedefinieerde eigenschappen die vertaling ondersteunen, levert de LABEL-functie de vertaling op basis van portaalinstellingen, niet op basis van gebruikersinstellingen. U kunt de LABEL-functie bijvoorbeeld gebruiken om:

• Direct in velden toegang te krijgen tot de namen van contact- of dealfasen

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Rechtstreeks in velden naar HubSpot-eigenaren te verwijzen op naam

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerieke functies

Tekenreeksfuncties

Datumfuncties