Datasets bouwen en activeren in Data Studio

Let op: als je een superbeheerder bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bètaversie.

HubSpot Data Studio consolideert externe klantgegevens om een uniform platform te bieden voor synchronisatie, integratie en activering binnen uw technologiestack. Gebruikers kunnen datasets samenstellen uit externe bronnen zoals Google Sheets, Snowflake en apps voor gegevenssynchronisatie, en deze vervolgens integreren in lijsten, workflows en rapporten voor efficiënte, datagestuurde besluitvorming.

Voordat u begint

• Om datasets te kunnen bekijken, bewerken en synchroniseren, moet u over Data Studio -machtigingen beschikken.
• De machtigingenvoor bekijken en bewerken zijn standaard ingeschakeld. Superbeheerders moeten de synchronisatiemachtigingen voor datasetgebruikers inschakelen, zodat zij HubSpot-credits voor Data Studio kunnen gebruiken.
• Lees meer over abonnementsbeperkingen in de product- en dienstencatalogus van HubSpot.

Wat is een dataset?

Een dataset is een verzameling gegevens uit uw HubSpot-account die kan bestaan uit HubSpot- en/of externe gegevensbronnen. Een dataset kan eigenschappen voor CRM-objecten en HubSpot-assets, velden uit externe gegevensbronnen en formules voor het berekenen van uw gegevens bevatten.

Lees meer over definities van datasets in de woordenlijst.

Gebruiksscenario's voor Data Studio

Hieronder vindt u belangrijke gebruiksscenario's die laten zien hoe u externe datasets kunt gebruiken om CRM-records te verbeteren, workflows te optimaliseren, dynamische klantenlijsten te maken en datasets te gebruiken om rapporten op te stellen.

Gegevens van externe applicaties synchroniseren

U kunt datasets uit applicaties van derden rechtstreeks synchroniseren met uw HubSpot CRM. Hierdoor kunt u:

• CRM-records bijwerken met behulp van externe datasets
• Nieuwe eigenschappen genereren op basis van berekende formulevelden
• Met één klik direct gegevens naar uw CRM schrijven

U kunt bijvoorbeeld gegevens van een productgebruiksplatform (bijvoorbeeld Mixpanel) combineren met bedrijfsdatasets om een krachtige eigenschap voor productbetrokkenheidsscore in HubSpot te creëren.

Lees hoe u gegevens uit applicaties van derden kunt synchroniseren.

Gegevens synchroniseren met HubSpot's CRM

U kunt gegevens synchroniseren met HubSpot's CRM om:

• Uw doelgroepsegmentatie te verbeteren
• Meer gepersonaliseerde marketingmails te versturen
• Uw verkoopbereik te verbeteren op basis van inzichten uit gegevens

U kunt bijvoorbeeld een dataset maken die het gedrag van klanten op verschillende kanalen bijhoudt. Door deze gegevens terug te synchroniseren met het CRM, kunt u de doelgroepsegmentatie verfijnen om leads met een hoge intentie te identificeren. Met behulp van deze inzichten kunt u gepersonaliseerde e-mailcampagnes versturen die zijn afgestemd op de voorkeuren van klanten, waardoor de betrokkenheid en conversiepercentages worden verhoogd.

Lees hoe u gegevens kunt synchroniseren met het CRM van HubSpot.

Gebruik uw dataset in een workflow

U kunt uw datasets in een workflow gebruiken om:

• Eenmalige of terugkerende workflows voor primaire datasetrecords te bouwen
• Datasetvelden op te nemen in workflowacties

Gebruik bijvoorbeeld de dataset met engagementscores om een workflow te bouwen die klantwaarschuwingen voor mogelijke upgrades of risico's op klantverloop automatiseert. Deze workflow kan ook proactief contact opnemen met klanten die mogelijk in aanmerking komen voor een upgrade.

Lees hoe u datasets in een workflow kunt gebruiken.

Gebruik uw dataset om segmenten te creëren

U kunt uw datasets gebruiken om segmenten te maken om:

• Productgebruik, leadscores en klantgegevens importeren en samenvoegen in Data Studio
• HubSpot-contactgegevens te combineren met externe bronnen en inzichten te verfijnen met filters
• Een gefilterde lijst genereren van datasetcontacten die aan specifieke criteria voldoen

Gebruik bijvoorbeeld een gerichte dataset met klantgegevens om een dynamisch segment te genereren dat een geautomatiseerde marketingcampagne aanstuurt en op grote schaal gepersonaliseerde klantervaringen biedt.

Leer hoe u uw datasets kunt gebruiken om segmenten te creëren.

Gebruik uw dataset in een rapport

U kunt uw datasets in een rapport gebruiken om:

• Meerdere gegevensbronnen te combineren om uniforme rapporten te maken met informatie uit uw CRM, externe applicaties en analyseplatforms
• Gegevens dynamisch te segmenteren door filters toe te passen om u te concentreren op specifieke groepen, gedragingen of trends
• Aangepaste statistieken en berekeningen te maken met behulp van formulevelden om unieke prestatie-indicatoren te genereren.

U kunt bijvoorbeeld een veld maken om de jaarlijkse terugkerende omzet te berekenen op basis van de eigenschap 'dealbedrag' en vervolgens deze gegevens uit de dataset in een rapport gebruiken om omzettrends bij te houden, toekomstige inkomsten te voorspellen en klantbehoud in de loop van de tijd te analyseren.

Lees hoe u uw datasets in een rapport kunt gebruiken.

Dataset exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel

U kunt datasets exporteren naar Google Sheets en Office 365 Excel om:

• Externe kopieën te bewaren voor archiveringsdoeleinden of extra beveiliging.
• Met uw gegevens te werken, zelfs zonder internetverbinding.
• Dataset eenvoudig delen met teamleden voor realtime bewerkingen en feedback.

Door bijvoorbeeld HubSpot-datasets te exporteren naar Google Sheets of Office 365 Excel kunnen bedrijven gegevens verfijnen voor duidelijke inzichten in omzettrends en klantenwerving, en deze vervolgens veilig delen met externe belanghebbenden zonder HubSpot toegang te verlenen.

Lees hoe u datasets exporteert.

Een dataset maken

Om een dataset te maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Data Studio.
2. Klik rechtsboven op Dataset maken.

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen vormen de basis van uw dataset. Lees meer over verschillende gegevensbronnen in de woordenlijst.

3. Klik op het tabblad Bronnen onder Selecteer een primaire gegevensbron op Kies een gegevensbron.

4. Selecteer in het scherm Kies uw gegevens uw primaire gegevensbron:
   • Klik op het tabblad Gesynchroniseerde bronnen op een HubSpot-gegevensbron of een gegevensbron van een externe applicatie. Om een nieuwe bron toe te voegen, klik je op + Nieuwe bron en volg je de instructies.
   • Klik op het tabblad CSV's op een CSV -bestand dat u als gegevensbron wilt gebruiken. Om een CSV-bestand toe te voegen, klikt u op + Nieuwe CSV uploaden en volgt u de instructies.
5. Om een secundaire bron toe te voegen, klikt u op + Secundaire bron toevoegen en volgt u de bovenstaande stappen. Ga door met het toevoegen van secundaire bronnen indien nodig.
6. Om extra gegevensbronnen samen te voegen tot een complexere dataset, klikt u op Geavanceerde bronconfiguratie gebruiken.

Geavanceerde bronconfiguratie

Om een andere gegevensbron toe te voegen:

7. Klik op Een andere gegevensbron toevoegen of op het pictogram + in de gegevensbronviewer.

8. Selecteer een gegevensbron op het tabblad HubSpot-gegevensbronnen of Externe gegevensbronnen.
9. Klik op Doorgaan.
10. Configureer het volgende op het scherm Voorbeeld van uw koppeling:

1. • In het vak Linkertabel wordt de primaire bron weergegeven die u hebt geselecteerd.
   • In het vak Rechter tabel wordt de aanvullende bron weergegeven die u hebt geselecteerd.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Links om Linker join of Inner join te selecteren.
     • Left join: retourneert alle rijen uit [primaire gegevensbron] en alle overeenkomende rijen uit [secundaire gegevensbron].
     • Inner join: retourneert rijen die overeenkomende waarden hebben in zowel [primaire gegevensbron] als [secundaire gegevensbron].
   • Klik op Associatielabels gebruiken of Overeenkomstsleutel gebruiken.
     • Associatielabels gebruiken: selecteer een associatielabel voor de join.
     • Match key gebruiken: selecteer een match key voor de linkertabel en de rechtertabel.
   • Geef onder Matchgedrag de relatie tussen de geselecteerde gegevensbronnen op:
     • Meerdere overeenkomsten: één rij in de linkertabel kan overeenkomen met meerdere rijen in de rechtertabel.
     • Slechts één overeenkomst: één rij in de linkertabel kan maximaal één rij in de rechtertabel overeenkomen. Extra rijen worden niet opgenomen.
   • Klik op Aangepaste koppeling toevoegen.

Kolommen

11. Sleep op het tabblad Kolommen de kolommen om hun volgorde aan te passen.

12. Om kolommen te kiezen die u in de dataset wilt weergeven, klikt u op Kolommen kiezen en vervolgens op de selectievakjes naast de kolommen die u wilt weergeven.
13. Om nieuwe kolommen te maken, klikt u op + Nieuwe kolom maken. Bekijk hieronder de verschillende opties voor het maken van kolommen:

Data Agent

Gebruik Data Agent om onderzoek te doen en nieuwe gegevens te genereren:

14. Klik om Data Agent uit te vouwen. Klik vervolgens op Create smart column.

15. Typ de kolomnaam in het tekstvak Slimme kolomnaam.
16. Schrijf in het tekstvak Beschrijf wat u wilt weten een beschrijving van de gegevens die u wilt genereren en extraheren uit de slimme kolom.
17. Klik op + Kolomtoken invoegen om naar andere eigenschappen binnen de dataset te verwijzen.
18. Klik op het vervolgkeuzemenu Waar moeten deze gegevens vandaan komen? om een bron voor uw gegevens te selecteren.
    • Webonderzoek: gegevens afkomstig van zoekopdrachten op internet.
    • Bedrijfsonderzoek: gegevens van de primaire website van het bedrijf.
    • Datasetkolommen: gegevens uit een andere kolom in de dataset.
19. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Gegevenstype' om het soort informatie in de cel te specificeren (bijvoorbeeld getal, tekst of datum).
    • Tekenreeks
    • Getal
    • Booleaanse waarde
20. Klik op Voorbeeld.
21. De slimme kolom verschijnt nu in de tabel.

Verrijking

Gebruik Verrijking om hiaten op te vullen of gegevens te valideren:

22. Klik om Verrijking uit te vouwen. Klik vervolgens op Kolommen [primaire gegevensbron] verrijken of Kolommen [secundaire gegevensbron] verrijken.

23. Klik op het vervolgkeuzemenu Kolom voor [gegevensbron] [eigenschap] om de kolomeigenschap te selecteren die u wilt verrijken.
24. Klik onder Selecteer kolommen die moeten worden gemaakt op de selectievakjes naast de eigenschappen. U kunt ook de zoekbalk gebruiken om eigenschappen te zoeken.
25. Klik op Voorbeeld of Maak [#] kolommen.

Formules

Gebruik Formules om berekeningen te maken op basis van andere kolommen:

26. Klik om Formules uit te vouwen. Klik vervolgens op een van de volgende opties:

26. • Switch case toepassen
    • Vergelijk datums
    • Zoeken en vervangen
    • Formulebouwer (geavanceerd)
    • Samenvattende maatstaf
27. Vul in het onderste paneel de formulevelden in.

28. Klik vervolgens op Opslaan.

Modificatoren

Gebruik Modifiers om opmaakwijzigingen en normalisaties toe te passen:

29. Klik op Hoofdletters toepassen en doe vervolgens het volgende:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kolom om te verwijzen om een kolom te selecteren.
    • Typ een naam in het tekstvak Nieuwe kolomnaam.
    • Klik onder Hoofdletters kiezen op Titelhoofdletters, HOOFDLETTERS of kleine letters.
    • Klik op Kolom maken.
30. Klik op Witruimte verwijderen en doe vervolgens het volgende:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kolom om te verwijzen om een kolom te selecteren.
    • Typ een naam in het tekstvak Nieuwe kolomnaam.
    • Klik op Kolom maken.

Samengevat en niet-samengevat overzicht

Er zijn twee soorten weergaven die worden gebruikt om uw datasets te bekijken:

• Samengevat overzicht: het overzicht voor een dataset dat wordt gemaakt wanneer deze meer dan één gegevensbron heeft en er meerdere overeenkomsten mogelijk zijn tussen de primaire en secundaire gegevensbronnen. Dit overzicht toont gegevens gegroepeerd op primaire gegevensbron en wordt gebruikt in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten. Alleen kolommen die beschikbaar zijn in het samengevatte overzicht zijn beschikbaar in CRM-synchronisatie, workflows en lijsten.
• Niet-samengevat overzicht: het overzicht voor een dataset dat niet-gegroepeerde gegevens weergeeft.

Let op: in gevallen waarin er slechts één bron is of er een één-op-één-relatie is tussen verschillende bronnen (bijvoorbeeld example@hubspot.com komt één keer voor in Snowflake en één keer in je HubSpot CRM), krijg je geen samengevatte of niet-samengevatte weergave van je dataset te zien en kan de dataset worden gebruikt voor rapportage, CRM-synchronisatie, workflows en lijsten. Lees hoe je je instellingen voor het koppelen van gegevens kunt configureren.

Filters

Pas filters toe op uw dataset.

31. Pas op het tabblad Filters rijniveau-filters, aggregatiefilters en groepsoverzichtsfilters toe op uw dataset.
32. Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevens opnemen als deze overeenkomen en selecteer vervolgens ALLE onderstaande filters, ELK van de onderstaande filters of Aangepaste filterregels.
33. Klik op + Filter toevoegen en klik vervolgens op een filter in het pop-upvenster. Ga door met het toevoegen van filters indien nodig.

Dataset controleren

Zodra u klaar bent met het aanpassen van uw dataset, kunt u het volgende doen:

34. Controleer de tabel om te zien of je dataset goed wordt weergegeven.
35. Klik op het vervolgkeuzemenu Samenvattende weergave en selecteer een van de volgende opties:

35. • Samenvattende weergave: toont gegevens gegroepeerd op basis van de primaire bron. Dit wordt gebruikt voor CRM-synchronisaties, workflows en lijsten.
    • Niet-samengevat overzicht: toont niet-gegroepeerde gegevens met rijen voor alle bronnen. Dit wordt gebruikt voor rapportage.
36. Als u tevreden bent met uw dataset,klikt u op Opslaan.Klik op Gebruiken om een rapport, workflow of lijst te maken, een CRM-synchronisatie uit te voeren of uw dataset te exporteren.

Woordenlijst

Gegevensbronnen

Gegevensbronnen zijn onder meer CRM-objecten (bijvoorbeeld contactpersonen, aangepaste objecten), assets (bijvoorbeeld webpagina's, e-mails) en activiteiten (bijvoorbeeld gesprekken, verkopen) waarover u wilt rapporteren. U kunt maximaal vijf per dataset selecteren.

De primaire gegevensbron vormt de basis van de dataset, waaraan alle andere bronnen worden gekoppeld. HubSpot verbindt ze via de kortste weg en voegt automatisch gerelateerde gegevens zoals contacten en deals samen zonder extra stappen.

Andere gegevensbronnen vereisen tussenliggende verbindingen voor integratie. Als bijvoorbeeld Deals de primaire bron is en er gegevens van blogposts nodig zijn, koppelt HubSpot deze via Contacten en Webactiviteiten en selecteert automatisch de benodigde bronnen.

Aanvullende gegevensbronnen

U kunt secundaire gegevensbronnen aan uw dataset toevoegen om informatie in één overzicht te consolideren. Sommige bronnen worden automatisch geïntegreerd, terwijl voor andere bronnen mogelijk extra invoer nodig is om een verbinding tot stand te brengen.

Automatische koppelingen

Automatische koppelingen zijn beschikbaar voor veelvoorkomende HubSpot-gegevenscombinaties (bijv. bedrijven + deals) en integraties met synchronisatie-apps (bijv. contacten + Stripe-facturen).

Wanneer u deze bronparen selecteert, worden rijen automatisch gekoppeld aan de hand van een standaardkolom, meestal e-mailadres of bedrijfsdomein.

Om de overeenkomende kolom aan te passen, kun je de koppeling beheren in het bronpaneel.

Aangepaste koppelingen

Wanneer u gegevens integreert uit bronnen met flexibele kolomstructuren, zoals Google Sheets, AirTable, CSV's en warehouses, moet u aanvullende details opgeven om het samenvoegen van gegevens mogelijk te maken.

Als een aangepaste koppeling vereist is, moet u overeenkomende kolommen uit elke bron selecteren. Dit zorgt ervoor dat gegevens correct worden uitgelijnd, met behulp van gemeenschappelijke identificatiegegevens zoals e-mailadressen, ID's of bedrijfsdomeinen.

Syntaxis

Binnen een functie kunt u gegevens uit eigenschappen en velden of letterlijke gegevens gebruiken. Eigenschappen- en veldgegevens zijn dynamisch op basis van de individuele gegevensbronnen, terwijl letterlijke gegevens constant zijn. Bijvoorbeeld:

• 2021-03-05 is een letterlijke datum, die constant is.
• [CONTACT.createdate] is een op eigenschappen gebaseerde datum, die dynamisch is voor elk contactrecord.

Functies kunnen zowel letterlijke gegevens als eigenschap-/veldgegevens bevatten, zolang de gegevenstypen compatibel zijn met de vereiste argumenten van de functie. Bijvoorbeeld:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Hieronder vindt u meer informatie over de syntaxis voor letterlijke waarden en eigenschap-/veldgegevens, en hoe u deze in formules kunt opnemen.

Literaire syntaxis

Gebruik letterlijke waarden om specifieke, statische tekstreeksen, getallen, waar/onwaar-waarden en datums toe te voegen aan uw berekeningen.

• String-letterlijke waarde: tekst tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: “My cool string”.

• Getallenletterlijke: getallen zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: 42.
• Booleaanse letterlijke waarde: true of false.
• Datumliteraal: een string in de vorm van "YYY-MM-DD", of een datum-tijdstempelgetal (bijvoorbeeld 1635715904).

Eigenschapssyntaxis

Met eigenschapverwijzingen kunt u waarden uit de eigenschappen van uw geselecteerde gegevensbronnen rechtstreeks opnemen. U hoeft de eigenschap niet als datasetveld toe te voegen om ernaar te verwijzen.

Gebruik de volgende syntaxis wanneer u naar eigenschappen verwijst:

• Referentie-expressies worden altijd tussen vierkante haken geplaatst ( [ en ] ).
• Eigenschapverwijzingen specificeren de naam van het object of de gebeurtenis, gevolgd door een punt en de interne eigenschapsnaam. Bijvoorbeeld:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaxis van veldreferenties

U kunt velden in een formule verwijzen door de veldnaam tussen vierkante haken te plaatsen. Bijvoorbeeld:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

U kunt velden in formules verwijzen zolang de operatoren en functies van de formule het gegevenstype van het veld accepteren. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld maakt dat een tekenreeks bevat, kunt u het veld verwijzen in een functie die tekenreeksen accepteert:

• Als veld 1 [DEAL.name]is , bevat het een tekenreekswaarde (de naam van de deal).
• CONCAT([Field 1], "Q4") zou geldig zijn omdat het twee tekenreekswaarden bevat.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) is niet geldig omdat het zowel een tekenreeks als een getal bevat.

Operatoren

U kunt operatoren gebruiken met letterlijke waarden en eigenschap-/veldwaarden, en operatoren worden geëvalueerd in de standaard PEMDAS-volgorde van bewerkingen. Hierdoor kunt u operatoren nesten met behulp van haakjes. Bijvoorbeeld:

• Een getal optellen met een eigenschapverwijzing: 1 + [DEAL.amount]
• Operaties nesten met behulp van haakjes: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logica is een reeks regels die worden uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde is voldaan. U kunt IF-logica gebruiken om gegevens te differentiëren. U kunt IF-logica bijvoorbeeld gebruiken om:

• Verschillende commissies berekenen op basis van de omvang van een deal (d.w.z. een hoger percentage geven voor een grotere deal).
• Deals in niveaus indelen voor analyse en actie in uw rapporten.
• Feedbackreacties in categorieën te vertalen (bijvoorbeeld label 1-6 is detractor).
• De prioriteit van contacten te bepalen op basis van het aantal dagen dat ze als lead zijn gemarkeerd.
  

LABEL

De functie LABEL zet intervalwaarden van opsommingseigenschappen om in gebruiksvriendelijke waarden. Sommige door HubSpot gedefinieerde eigenschappen, zoals Deal en Contacteigenaar, worden weergegeven als interne waarden. Dit maakt analyse moeilijk. Bij gebruik met door HubSpot gedefinieerde eigenschappen die vertaling ondersteunen, biedt de functie LABEL de vertaling op basis van portaalinstellingen, niet op basis van gebruikersinstellingen. U kunt de functie LABEL bijvoorbeeld gebruiken om:

• Direct toegang te krijgen tot de namen van contact- of dealstadia in velden

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• HubSpot-eigenaren rechtstreeks in velden op naam te verwijzen

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerieke functies

Stringfuncties

Datumfuncties