Costruire e attivare set di dati in Data Studio

Nota bene: se siete Super Admin, scoprite come inserire il vostro account nella beta.

HubSpot Data Studio consolida i dati dei clienti esterni per fornire una piattaforma unificata per la sincronizzazione, l'integrazione e l'attivazione attraverso il vostro stack tecnologico. Gli utenti possono creare set di dati da fonti esterne come Google Sheets, Snowflake e app di sincronizzazione dei dati, quindi integrarli in elenchi, flussi di lavoro e report per un processo decisionale efficiente e basato sui dati.

Prima di iniziare

• Per visualizzare, modificare e sincronizzare i set di dati, è necessario disporre delle autorizzazioni di Data Studio.
• Le autorizzazioni divisualizzazione e modifica sono attivate per impostazione predefinita. I Super Admin devono attivare i permessi di sincronizzazione per gli utenti dei dataset per consentire loro di utilizzare HubSpot Credits per Data Studio.

Che cos'è un dataset?

Un dataset è una raccolta di dati provenienti da tutto l'account HubSpot e può essere costituito da HubSpot e/o da fonti di dati esterne. Un dataset può includere proprietà per oggetti CRM e asset HubSpot, campi da fonti di dati esterne e formule per calcolare i dati.

Per saperne di più sulle definizioni di dataset, consultare il Glossario.

Casi d'uso di Data Studio

Di seguito sono riportati i principali casi d'uso che dimostrano come sia possibile sfruttare i set di dati esterni per migliorare i record CRM, ottimizzare i flussi di lavoro, creare elenchi di clienti dinamici e utilizzare i set di dati per creare report.

Sincronizzazione di dati da applicazioni di terze parti

È possibile sincronizzare i set di dati da applicazioni di terze parti direttamente con il CRM HubSpot. Ciò consente di:

• Aggiornare i record del CRM utilizzando set di dati esterni
• Generare nuove proprietà da campi formula calcolati
• Scrivere istantaneamente i dati nel CRM con un solo clic.

Ad esempio, è possibile combinare i dati di una piattaforma di utilizzo dei prodotti (ad esempio Mixpanel) con i dati aziendali per creare una potente proprietà Product engagement score in HubSpot.

Scoprite come sincronizzare i dati da applicazioni di terze parti.

Sincronizzare i dati con il CRM di HubSpot

È possibile sincronizzare i dati con il CRM di HubSpot per:

• Migliorare la segmentazione del pubblico
• Inviare e-mail di marketing più personalizzate
• Migliorare l'attività di vendita in base alle conoscenze acquisite con i dati.

Ad esempio, è possibile creare un set di dati che tenga traccia del comportamento dei clienti su diversi canali. Sincronizzando questi dati con il CRM, è possibile affinare la segmentazione del pubblico per identificare i lead ad alto potenziale. Utilizzando questi dati, è possibile inviare campagne e-mail personalizzate in base alle preferenze dei clienti, aumentando il coinvolgimento e i tassi di conversione.

Scoprite come sincronizzare i dati con il CRM di HubSpot.

Utilizzate il vostro set di dati in un flusso di lavoro

È possibile utilizzare i dataset in un flusso di lavoro per:

• Creare flussi di lavoro una tantum o ricorrenti per i record del dataset primario
• Incorporare i campi del set di dati nelle azioni del flusso di lavoro.

Ad esempio, sfruttate il dataset del punteggio di coinvolgimento per creare un flusso di lavoro che automatizzi gli avvisi ai clienti per potenziali aggiornamenti o rischi di abbandono. Questo flusso di lavoro può anche raggiungere in modo proattivo i clienti che potrebbero essere adatti a un upgrade.

Scoprite come utilizzare i dataset in un flusso di lavoro.

Usate il vostro set di dati per creare segmenti

È possibile utilizzare i set di dati per creare segmenti:

• Importare e unire l'utilizzo dei prodotti, i punteggi dei lead e i dati dei clienti in Data Studio.
• Combinare i dati dei contatti di HubSpot con fonti esterne, affinando gli insight con i filtri.
• generare un elenco filtrato di contatti del dataset che soddisfano criteri specifici

Ad esempio, è possibile sfruttare un set di dati mirati sui clienti per generare un segmento dinamico che guida una campagna di marketing automatizzata, offrendo esperienze personalizzate ai clienti su scala.

Scoprite come utilizzare i vostri set di dati per creare segmenti.

Utilizzare il set di dati in un report

È possibile utilizzare i set di dati in un report per:

• Combinare più fonti di dati per creare report unificati con informazioni provenienti dal CRM, da applicazioni esterne e da piattaforme di analisi.
• Segmentare i dati in modo dinamico applicando filtri per concentrarsi su gruppi, comportamenti o tendenze specifici.
• Creare metriche e calcoli personalizzati utilizzando campi formula per generare indicatori di performance unici.

Ad esempio, si può creare un campo per calcolare i ricavi ricorrenti annuali in base alla proprietà dell'importo della transazione, e poi utilizzare questi dati del set di dati in un report per tracciare le tendenze dei ricavi, prevedere i guadagni futuri e analizzare la fidelizzazione dei clienti nel tempo.

Scoprite come utilizzare i dataset in un report.

Esportazione di set di dati in Google Sheets e Office 365 Excel

È possibile esportare i set di dati in Google Sheets e Office 365 Excel per:

• Mantenere copie esterne a scopo di archiviazione o per maggiore sicurezza.
• Lavorare con i dati anche senza una connessione a Internet.
• Condividere facilmente i set di dati con i membri del team per modifiche e feedback in tempo reale.

Ad esempio, l'esportazione dei set di dati HubSpot in Google Sheets o Office 365 Excel consente alle aziende di affinare i dati per ottenere una visione chiara dell'andamento dei ricavi e dell'acquisizione dei clienti, per poi condividerli in modo sicuro con gli stakeholder esterni senza concedere l'accesso a HubSpot.

Scopri come esportare i set di dati.

Creare un set di dati

Per creare un set di dati:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Data Studio.
2. Fare clic su Crea dataset in alto a destra.

Sorgenti di dati

Le fonti di dati sono la base del set di dati. Per saperne di più sulle diverse fonti di dati, consultare il Glossario.

3. Nella scheda Sorgenti, alla voce Seleziona un'origine dati primaria, fare clic su Scegliere un'origine dati.

4. Nella schermata Scegli i tuoi dati, selezionare la fonte di dati primaria:
   • Nella scheda Sorgenti sincronizzate, fare clic su un'origine dati di HubSpot o su un'origine dati di un'applicazione di terze parti. Per aggiungere una nuova fonte, fare clic su + Nuova fonte e seguire le istruzioni.
   • Nella scheda CSV, fare clic su un file CSV da utilizzare come origine dati. Per aggiungere un file CSV, fare clic su + Carica nuovo CSV e seguire le istruzioni.
5. Per aggiungere un'origine secondaria, fare clic su + Aggiungi origine secondaria e seguire i passaggi precedenti. Continuare ad aggiungere fonti secondarie secondo le necessità.
6. Per unire altre fonti di dati per costruire un set di dati più complesso, fare clic su Usa configurazione avanzata delle fonti.

Configurazione avanzata dell'origine

Per unire un'altra fonte di dati:

7. Fare clic su Unisci a un'altra origine dati o sull'icona + nel visualizzatore dell'origine dati.

8. Nella scheda Origini dati HubSpot o Origini dati esterne, selezionare un'origine dati.
9. Fare clic su Continua.
10. Nella schermata Anteprima dell'unione, configurare quanto segue:

1. • Nel riquadro della tabella di sinistra verrà visualizzata l'origine primaria selezionata.
   • Nella casella della tabella di destra verrà visualizzata l'origine aggiuntiva selezionata.
   • Fare clic sul menu a tendina Sinistra per selezionare la funzione di join sinistro o di join interno.
     • Unisci a sinistra: restituisce tutte le righe di [origine dati primaria] e tutte le righe corrispondenti di [origine dati secondaria].
     • Join interno: restituisce le righe che hanno valori corrispondenti sia in [origine dati primaria] che in [origine dati secondaria].
   • Fare clic su Usa etichette di associazione o Usa chiave di corrispondenza.
     • Usa etichette di associazione: selezionare un'etichetta di associazione per la join.
     • Usa chiave di corrispondenza: selezionare una chiave di corrispondenza per la tabella sinistra e la tabella destra.
   • In Comportamento della corrispondenza, specificare la relazione tra le origini dati selezionate:
     • Corrispondenze multiple: una riga della tabella di sinistra può corrispondere a più righe della tabella di destra.
     • Solo una corrispondenza: una riga della tabella di sinistra può corrispondere al massimo a una riga della tabella di destra. Le righe aggiuntive non saranno incluse.
   • Fare clic su Aggiungi unione personalizzata.

Colonne

11. Nella scheda Colonne, trascinare e rilasciare le colonne per personalizzarne l'ordine.

12. Per scegliere le colonne che si desidera far apparire nel dataset, fare clic su Scegli colonne, quindi fare clic sulle caselle di controllo accanto alle colonne che si desidera far apparire.
13. Per creare nuove colonne, fare clic su + Crea nuova colonna. Di seguito sono illustrate le diverse opzioni di creazione delle colonne:

Agente dati

Utilizzate l'agente dati per condurre ricerche e generare nuovi dati:

14. Fare clic per espandere Data Agent. Quindi, fare clic su Crea colonna intelligente.

15. Nella casella di testo Nome colonna smart, digitare il nome della colonna.
16. Nella casella di testo Descrivi cosa vuoi sapere , scrivere una descrizione dei dati che si desidera generare ed estrarre dalla colonna smart.
17. Fare clic su + Inserisci token colonna per fare riferimento ad altre proprietà all'interno del dataset.
18. Fare clic sul menu a discesa Da dove dovrebbero provenire questi dati? per selezionare un'origine per i dati.
    • Ricerca sul web: dati provenienti da ricerche su Internet.
    • Ricerca aziendale: dati provenienti dal sito web principale dell'azienda.
    • Colonne del dataset: dati provenienti da un'altra colonna del dataset.
19. Fare clic sul menu a discesa Tipo di dati per specificare il tipo di informazione nella cella (ad esempio, numero, testo o data).
    • Stringa
    • Numero
    • Booleano
20. Fare clic su Anteprima.
21. La colonna intelligente appare ora nella tabella.

Arricchimento

Utilizzare l'arricchimento per colmare le lacune o convalidare i dati:

22. Fare clic per espandere l'Arricchimento. Quindi, fare clic su Arricchisci le colonne [fonte primaria dei dati] o Arricchisci le colonne [fonte secondaria dei dati].

23. Fare clic sul menu a discesa Colonna per [origine dati] [proprietà] per selezionare la proprietà della colonna che si desidera arricchire.
24. In Seleziona le colonne da creare, fare clic sulle caselle di controllo accanto alle proprietà. È anche possibile utilizzare la barra di ricerca per trovare le proprietà.
25. Fare clic su Anteprima o Crea [#] colonne.

Formule

Utilizzare le formule per creare calcoli basati su altre colonne:

26. Fare clic su per espandere Formule. Quindi, fare clic su una delle seguenti opzioni:

26. • Applica caso di commutazione
    • Confronta le date
    • Trova e sostituisci
    • Creatore di formule (avanzato)
    • Misura di riepilogo
27. Nel pannello inferiore, compilare i campi della formula.

28. Quindi, fare clic su Salva.

Modificatori

Utilizzare i modificatori per applicare modifiche alla formattazione e normalizzazione:

29. Fare clic su Applica capitalizzazione, quindi procedere come segue:
    • Fare clic sul menu a discesa Colonna di riferimento per selezionare una colonna.
    • Digitare un nome nella casella di testo Nuovo nome colonna.
    • In corrispondenza di Scegliere la capitalizzazione, fare clic su Titolo maiuscolo, MAIUSCOLO o minuscolo.
    • Fare clic su Crea colonna.
30. Fare clic su Taglia spazi bianchi, quindi procedere come segue:
    • Fare clic sul menu a discesa Colonna di riferimento per selezionare una colonna.
    • Digitare un nome nella casella di testo Nuovo nome colonna.
    • Fare clic su Crea colonna.

Viste riepilogative e non riepilogative

Esistono due tipi di viste che vengono utilizzate per visualizzare i set di dati:

• Vista riassuntiva: è la vista di un set di dati che viene creata quando ha più di una fonte di dati e sono possibili più corrispondenze tra le fonti di dati primarie e secondarie. Questa vista mostra i dati raggruppati per fonte di dati primaria e viene utilizzata nella sincronizzazione del CRM, nei flussi di lavoro e negli elenchi. Solo le colonne disponibili nella vista riassuntiva saranno disponibili nella sincronizzazione CRM, nei flussi di lavoro e negli elenchi.
• Vista non riassunta: la vista di un set di dati che visualizza i dati non raggruppati.

Nota bene: nei casi in cui esiste una sola fonte o una relazione uno-a-uno tra fonti diverse (ad esempio, example@hubspot.com appare una volta in Snowflake e una volta nel CRM di HubSpot), non verrà presentata una vista riassuntiva o non riassuntiva del set di dati e il set di dati potrà essere utilizzato per i report, le sincronizzazioni CRM, i flussi di lavoro e gli elenchi. Scoprite come configurare le impostazioni di unione dei dati.

Filtri

Applicare filtri al set di dati.

31. Nella scheda Filtri, applicare i filtri di livello riga, i filtri aggregati e i filtri di riepilogo gruppo al dataset.
32. Fare clic sul menu a discesa Includi i dati se corrispondono, quindi selezionare TUTTI i filtri sottostanti, QUALSIASI filtro sottostante o Regole di filtro personalizzate.
33. Fare clic su + Aggiungi filtro, quindi fare clic su un filtro dalla casella a comparsa. Continuare ad aggiungere filtri secondo le necessità.

Esaminare il set di dati

Una volta completata la personalizzazione del set di dati, è possibile procedere come segue:

34. Rivedere la tabella per verificare che il dataset sia visualizzato correttamente.
35. Fare clic sul menu a discesa Vista sintetica e selezionare una delle seguenti opzioni:

35. • Vista riassuntiva: mostra i dati raggruppati per fonte primaria. Si utilizza per le sincronizzazioni CRM, i flussi di lavoro e gli elenchi.
    • Vista non riepilogativa: mostra i dati non raggruppati con righe per tutte le fonti.
36. Se si è soddisfatti del set di dati,fare clic su Salva.Fare clic su Usa in per creare un report, un flusso di lavoro, un elenco, una sincronizzazione CRM o esportare il set di dati.

Glossario

Fonti di dati

Le fonti di dati comprendono gli oggetti del CRM (ad esempio, contatti, oggetti personalizzati), le risorse (ad esempio, pagine di siti web, e-mail) e le attività (ad esempio, conversazioni, vendite) su cui si desidera creare un report. È possibile selezionarne fino a cinque per ogni set di dati.

La fonte di dati principale è il punto di riferimento del set di dati, a cui si collegano tutte le altre fonti. HubSpot le collega utilizzando il percorso più breve, unendo automaticamente i dati correlati come i contatti e le offerte senza ulteriori passaggi.

Altre fonti di dati richiedono connessioni intermedie per l'integrazione. Ad esempio, se Deals è la fonte primaria e sono necessari i dati dei post del blog, HubSpot li collega tramite Contatti e Attività Web, selezionando automaticamente le fonti necessarie.

Fonti di dati aggiuntive

È possibile aggiungere fonti di dati secondarie al dataset per consolidare le informazioni in un'unica vista. Alcune fonti si integrano automaticamente, mentre altre possono richiedere ulteriori input per stabilire una connessione.

Unioni automatiche

Sono disponibili giunzioni automatiche per le più comuni combinazioni di dati di HubSpot (ad esempio, Aziende + Trattative) e per le integrazioni con le app di sincronizzazione (ad esempio, Contatti + Fatture di Stripe).

Quando si selezionano queste coppie di fonti, le righe vengono abbinate automaticamente utilizzando una colonna predefinita, in genere Indirizzo e-mail o Dominio aziendale.

Per personalizzare la colonna di abbinamento, è possibile gestire l'abbinamento nel pannello dell'origine.

Unioni personalizzate

Quando si integrano dati da fonti con strutture di colonne flessibili, come Google Sheets, AirTable, CSV e magazzini, è necessario fornire ulteriori dettagli per consentire l'unione dei dati.

Se è necessario un join personalizzato, è necessario selezionare le colonne corrispondenti da ciascuna fonte. In questo modo si garantisce il corretto allineamento dei dati, utilizzando identificatori comuni come indirizzi e-mail, ID o domini aziendali.

Sintassi

All'interno di una funzione, è possibile utilizzare dati provenienti da proprietà e campi o dati letterali. I dati delle proprietà e dei campi saranno dinamici in base alle singole fonti di dati, mentre i dati letterali sono costanti. Ad esempio:

• 2021-03-05 è una data letterale, costante.
• [CONTACT.createdate] è una data basata su una proprietà, che è dinamica per ogni record di contatto.

Le funzioni possono includere sia dati letterali che proprietà/campo, purché i tipi di dati siano compatibili con gli argomenti richiesti dalla funzione. Ad esempio:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Di seguito, si illustra la sintassi dei letterali e dei dati di proprietà/campo e come incorporarli nelle formule.

Sintassi dei letterali

Utilizzate i letterali per aggiungere stringhe di testo specifiche e statiche, numeri, valori veri o falsi e date nei vostri calcoli.

• Letterale di stringa: testo circondato da virgolette. Ad esempio, “My cool string”.

• Letterali numerici: numeri senza virgolette. Ad esempio, 42.
• Letterale booleano: true o false.
• Letterale di data: una stringa formattata come "YYY-MM-DD", o un numero di data (ad esempio, 1635715904).

Sintassi delle proprietà

I riferimenti alle proprietà consentono di includere direttamente i valori delle proprietà delle fonti di dati selezionate. Non è necessario aggiungere la proprietà come campo del dataset per potervi fare riferimento.

Per fare riferimento alle proprietà, utilizzare la seguente sintassi:

• Le espressioni di riferimento sono sempre circondate da parentesi quadre ( [ e ] ).
• I riferimenti alle proprietà specificano il nome dell'oggetto o dell'evento, seguito da un punto e dal nome della proprietà interna. Ad esempio:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintassi del riferimento al campo

È possibile fare riferimento ai campi in una formula circondando il nome del campo con parentesi quadre. Ad esempio:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

È possibile fare riferimento ai campi nelle formule purché gli operatori e le funzioni della formula accettino il tipo di dati del campo. Ad esempio, se si crea un nuovo campo che contiene una stringa, è possibile fare riferimento al campo in una funzione che accetta stringhe:

• Se il campo 1 è [DEAL.name], contiene un valore stringa (il nome dell'affare).
• CONCAT([Field 1], "Q4") sarebbe valido perché contiene due valori stringa.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) non sarebbe valido perché contiene sia un valore stringa che un valore numero.

Operatori

È possibile utilizzare gli operatori con valori letterali e valori di proprietà/campo; gli operatori vengono valutati secondo l'ordine standard delle operazioni di PEMDAS. È possibile annidare gli operatori utilizzando le parentesi. Ad esempio:

• Aggiunta di un numero con un riferimento a una proprietà: 1 + [DEAL.amount]
• Uso delle parentesi per annidare le operazioni: (1 + 2) * (3 + 4)

SE

La logica IF è un insieme di regole eseguite se viene soddisfatta una determinata condizione. È possibile utilizzare la logica IF per differenziare i dati. Ad esempio, è possibile utilizzare la logica IF per:

• Calcolare commissioni diverse in base alle dimensioni di un affare (ad esempio, dare una percentuale più alta per un affare più grande).
• Suddividere le transazioni in livelli per l'analisi e l'azione nei report.
• Tradurre le risposte di feedback in categorie (ad esempio, l'etichetta 1-6 è un detrattore).
• Definire la priorità dei contatti in base al numero di giorni in cui sono stati contrassegnati come lead.
  

ETICHETTA

La funzione LABEL converte i valori degli intervalli delle proprietà enumerative in valori di facile utilizzo. Alcune proprietà definite da HubSpot, come Deal e Contact owner, sono rappresentate come valori interni. Ciò rende difficile l'analisi. Quando viene utilizzata con le proprietà definite da HubSpot che supportano la traduzione, la funzione LABEL fornisce la traduzione in base alle impostazioni del portale, non alle impostazioni dell'utente. Ad esempio, è possibile utilizzare la funzione ETICHETTA per:

• accedere ai nomi dei contatti o delle fasi di trattativa direttamente nei campi

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Riferirsi ai proprietari di HubSpot per nome direttamente nei campi

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funzioni numeriche

Funzioni delle stringhe

Funzioni di data