Tworzenie i aktywowanie zestawów danych w Data Studio

Uwaga: jeśli jesteś administratorem nadrzędnym, dowiedz się, jak włączyć swoje konto do wersji beta.

HubSpot Data Studio konsoliduje zewnętrzne dane klientów, zapewniając ujednoliconą platformę do synchronizacji, integracji i aktywacji w całym stosie technologicznym. Użytkownicy mogą tworzyć zestawy danych z zewnętrznych źródeł, takich jak Arkusze Google, Snowflake i aplikacje do synchronizacji danych, a następnie integrować je z listami, przepływami pracy i raportami w celu efektywnego podejmowania decyzji opartych na danych.

Zanim zaczniesz

• Aby wyświetlać, edytować i synchronizować zestawy danych, musisz mieć uprawnienia Data Studio.
• Uprawnieniado przeglądania i edycji są domyślnie włączone. Administratorzy nadrzędni muszą włączyć uprawnienia do synchronizacji dla użytkowników zestawów danych, aby umożliwić im korzystanie z kredytów HubSpot dla Data Studio.
• Więcej informacji na temat ograniczeń subskrypcji można znaleźć w katalogu produktów i usług HubSpot.

Co to jest zbiór danych?

Zbiór danych to zbiór danych z całego konta HubSpot, który może składać się z danych HubSpot i/lub zewnętrznych źródeł danych. Zbiór danych może zawierać właściwości obiektów CRM i zasobów HubSpot, pola z zewnętrznych źródeł danych oraz formuły do obliczania danych.

Więcej informacji na temat definicji zbiorów danych można znaleźć w słowniku.

Przykłady zastosowań Data Studio

Poniżej przedstawiono kluczowe przypadki użycia pokazujące, w jaki sposób można wykorzystać zewnętrzne zbiory danych do ulepszenia rekordów CRM, optymalizacji przepływu pracy, tworzenia dynamicznych list klientów oraz wykorzystania zbiorów danych do tworzenia raportów.

Synchronizacja danych z aplikacjami innych firm

Możesz synchronizować zbiory danych z aplikacji innych firm bezpośrednio z HubSpot CRM. Dzięki temu możesz:

• Aktualizować rekordy CRM przy użyciu zewnętrznych zestawów danych
• Generowanie nowych właściwości z obliczonych pól formuł
• Natychmiastowe zapisywanie danych w CRM za pomocą jednego kliknięcia

Na przykład można połączyć dane z platformy użytkowania produktów (np. Mixpanel) z zestawami danych firmy, aby utworzyć potężną właściwość oceny zaangażowania produktu w HubSpot.

Dowiedz się, jak synchronizować dane z aplikacjami innych firm.

Synchronizuj dane z CRM HubSpot

Możesz zsynchronizować dane z CRM HubSpot, aby:

• Poprawić segmentację odbiorców
• Wysyłać bardziej spersonalizowane wiadomości e-mail marketingowe
• Poprawić skuteczność działań sprzedażowych w oparciu o wnioski wyciągnięte z danych

Możesz na przykład stworzyć zbiór danych, który śledzi zachowania klientów w różnych kanałach. Synchronizując te dane z systemem CRM, możesz udoskonalić segmentację odbiorców, aby zidentyfikować potencjalnych klientów o wysokim poziomie zainteresowania. Wykorzystując te informacje, możesz wysyłać spersonalizowane kampanie e-mailowe dostosowane do preferencji klientów, zwiększając zaangażowanie i współczynniki konwersji.

Dowiedz się, jak zsynchronizować dane z systemem CRM HubSpot.

Wykorzystaj swój zbiór danych w przepływie pracy

Możesz wykorzystać swoje zestawy danych w przepływie pracy, aby:

• Tworzenia jednorazowych lub cyklicznych przepływów pracy dla głównych rekordów zestawu danych
• Włączyć pola zestawu danych do działań przepływu pracy

Na przykład, wykorzystaj zbiór danych dotyczących wskaźnika zaangażowania, aby utworzyć przepływ pracy, który zautomatyzuje powiadomienia klientów o potencjalnych aktualizacjach lub ryzyku odejścia. Ten przepływ pracy może również proaktywnie docierać do klientów, którzy mogą być bardzo zainteresowani aktualizacją.

Dowiedz się, jak korzystać z zestawów danych w przepływie pracy.

Wykorzystaj zbiór danych do tworzenia segmentów

Możesz używać zestawów danych do tworzenia segmentów w celu:

• Importować i łączyć dane dotyczące użytkowania produktów, oceny potencjalnych klientów oraz dane klientów w Data Studio
• Połączyć dane kontaktowe HubSpot z zewnętrznymi źródłami, udoskonalając analizy za pomocą filtrów
• Generowanie przefiltrowanej listy kontaktów z zestawu danych, które spełniają określone kryteria

Na przykład wykorzystaj docelowy zbiór danych klientów, aby wygenerować dynamiczny segment, który napędza zautomatyzowaną kampanię marketingową, zapewniając spersonalizowane doświadczenia klientów na dużą skalę.

Dowiedz się, jak wykorzystać swoje zbiory danych do tworzenia segmentów.

Wykorzystaj zbiór danych w raporcie

Zbiory danych można wykorzystać w raporcie w celu:

• Połączyć wiele źródeł danych w celu tworzenia ujednoliconych raportów zawierających informacje z systemu CRM, aplikacji zewnętrznych i platform analitycznych
• Dynamicznie segmentować dane poprzez zastosowanie filtrów, aby skupić się na określonych grupach, zachowaniach lub trendach
• Tworzyć niestandardowe wskaźniki i obliczenia przy użyciu pól formuł, aby generować unikalne wskaźniki wydajności.

Na przykład można utworzyć pole do obliczania rocznych powtarzających się przychodów na podstawie właściwości kwoty transakcji, a następnie wykorzystać te dane z zestawu danych w raporcie do śledzenia trendów przychodów, prognozowania przyszłych zysków i analizowania utrzymania klientów w czasie.

Dowiedz się, jak korzystać z zestawów danych w raporcie.

Eksportuj zbiory danych do Arkuszy Google i programu Excel w pakiecie Office 365

Możesz eksportować zestawy danych do Arkuszy Google i programu Excel w pakiecie Office 365, aby:

• utrzymywać zewnętrzne kopie do celów archiwizacji lub dodatkowego bezpieczeństwa.
• Pracować z danymi nawet bez połączenia z Internetem.
• Łatwo udostępniać zbiory danych członkom zespołu w celu edycji i przekazywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym.

Na przykład eksportowanie zestawów danych HubSpot do Arkuszy Google lub programu Excel w pakiecie Office 365 pozwala firmom udoskonalać dane w celu uzyskania jasnych informacji na temat trendów przychodów i pozyskiwania klientów, a następnie bezpiecznie udostępniać je zewnętrznym interesariuszom bez udzielania im dostępu do HubSpot.

Dowiedz się, jak eksportować zestawy danych.

Utwórz zbiór danych

Aby utworzyć zbiór danych:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Studio danych.
2. Kliknij opcję Utwórz zbiór danych w prawym górnym rogu.

Źródła danych

Źródła danych stanowią podstawę zestawu danych. Więcej informacji na temat różnych źródeł danych można znaleźć w słowniczku.

3. Na karcie Źródła, w obszarze Wybierz główne źródło danych kliknij opcję Wybierz źródło danych.

4. Na ekranie Wybierz dane wybierz główne źródło danych:
   • Na karcie Zsynchronizowane źródła kliknij źródło danych HubSpot lub źródło danych z aplikacji innej firmy. Aby dodać nowe źródło, kliknij + Nowe źródło, a następnie postępuj zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami.
   • W zakładce Pliki CSV kliknij plik CSV, który chcesz wykorzystać jako źródło danych. Aby dodać plik CSV, kliknij + Prześlij nowy plik CSV, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami.
5. Aby dodać źródło dodatkowe, kliknij + Dodaj źródło dodatkowe, a następnie postępuj zgodnie z powyższymi instrukcjami. W razie potrzeby dodawaj kolejne źródła dodatkowe.
6. Aby połączyć dodatkowe źródła danych w celu utworzenia bardziej złożonego zestawu danych, kliknij opcję Użyj zaawansowanej konfiguracji źródła.

Zaawansowana konfiguracja źródła

Aby połączyć inne źródło danych:

7. Kliknij opcję Dołącz inne źródło danych lub ikonę + w przeglądarce źródeł danych.

8. W zakładce Źródła danych HubSpot lub Zewnętrzne źródła danych wybierz źródło danych.
9. Kliknij Kontynuuj.
10. Na ekranie Podgląd połączenia skonfiguruj następujące opcje:

1. • W polu Lewa tabela wyświetli się wybrane źródło podstawowe.
   • W polu Prawa tabela wyświetli się dodatkowe źródło, które wybrałeś.
   • Kliknij menu rozwijane Lewe, aby wybrać opcję Połączenie lewe lub Połączenie wewnętrzne.
     • Połączenie lewe: zwraca wszystkie wiersze z [głównego źródła danych] i wszystkie pasujące wiersze z [drugorzędnego źródła danych].
     • Inner join: zwraca wiersze, które mają pasujące wartości zarówno w [głównym źródle danych], jak i [drugorzędnym źródle danych].
   • Kliknij opcję Użyj etykiet powiązań lub Użyj klucza dopasowania.
     • Użyj etykiet powiązań: wybierz etykietę powiązania dla połączenia.
     • Użyj klucza dopasowania: wybierz klucz dopasowania dla lewej i prawej tabeli.
   • W obszarze Zachowanie dopasowania określ relację między wybranymi źródłami danych:
     • Wiele dopasowań: jeden wiersz w lewej tabeli może odpowiadać wielu wierszom w prawej tabeli.
     • Tylko jedno dopasowanie: jeden wiersz w lewej tabeli może pasować maksymalnie do jednego wiersza w prawej tabeli. Dodatkowe wiersze nie zostaną uwzględnione.
   • Kliknij opcję Dodaj niestandardowe połączenie.

Kolumny

11. W zakładce Kolumny przeciągnij i upuść kolumny, aby dostosować ich kolejność.

12. Aby wybrać kolumny, które mają pojawić się w zestawie danych, kliknij Wybierz kolumny, a następnie zaznacz pola wyboru obok kolumn, które chcesz wyświetlić.
13. Aby utworzyć nowe kolumny, kliknij opcję + Utwórz nową kolumnę. Zapoznaj się z różnymi opcjami tworzenia kolumn poniżej:

Agent danych

Użyj agenta danych, aby przeprowadzić badania i wygenerować nowe dane:

14. Kliknij, aby rozwinąć opcję Agent danych. Następnie kliknij opcję Utwórz kolumnę inteligentną.

15. W polu tekstowym Nazwa inteligentnej kolumny wpisz nazwę kolumny.
16. W polu tekstowym Opisz, co chcesz wiedzieć , wpisz opis danych, które chcesz wygenerować i wyodrębnić z inteligentnej kolumny.
17. Kliknij opcję + Wstaw token kolumny, aby odwołać się do innych właściwości w zestawie danych.
18. Kliknij menu rozwijane Skąd powinny pochodzić te dane?, aby wybrać źródło danych.
    • Badania internetowe: dane pochodzące z wyszukiwania w Internecie.
    • Badania firmowe: dane z głównej strony internetowej firmy.
    • Kolumny zestawu danych: dane z innej kolumny w zestawie danych.
19. Kliknij menu rozwijane Typ danych, aby określić rodzaj informacji w komórce (np. liczba, tekst lub data).
    • Ciąg znaków
    • Liczba
    • Wartość logiczna
20. Kliknij opcję Podgląd.
21. Inteligentna kolumna pojawi się teraz w tabeli.

Wzbogacanie

Użyj opcji Wzbogacanie, aby wypełnić luki lub zweryfikować dane:

22. Kliknij, aby rozwinąć opcję Wzbogacanie. Następnie kliknij opcję Wzbogacaj kolumny [głównego źródła danych] lub Wzbogacaj kolumny [drugorzędnego źródła danych].

23. Kliknij menu rozwijane Kolumna dla [źródło danych] [właściwość] , aby wybrać właściwość kolumny, którą chcesz wzbogacić.
24. W obszarze Wybierz kolumny do utworzenia kliknij pola wyboru obok właściwości. Możesz również użyć paska wyszukiwania, aby znaleźć właściwości.
25. Kliknij opcję Podgląd lub Utwórz [#] kolumn.

Formuły

Użyj funkcji Formuły, aby utworzyć obliczenia na podstawie innych kolumn:

26. Kliknij, aby rozwinąć opcję Formuły. Następnie kliknij jedną z następujących opcji:

26. • Zastosuj przełącznik
    • Porównaj daty
    • Znajdź i zamień
    • Kreator formuł (zaawansowany)
    • Miara podsumowująca
27. W dolnym panelu wypełnij pola formuł.

28. Następnie kliknij Zapisz.

Modyfikatory

Użyj modyfikatorów, aby zastosować zmiany formatowania i normalizacje:

29. Kliknij opcję Zastosuj wielkie litery, a następnie wykonaj następujące czynności:
    • Kliknij menu rozwijane Kolumna, do której odnosisz się, aby wybrać kolumnę.
    • Wpisz nazwę w polu tekstowym Nowa nazwa kolumny.
    • W sekcji Wybierz wielkość liter kliknij opcję Wielkie litery w nagłówkach, WIELKIE LITERY lub małe litery.
    • Kliknij opcję Utwórz kolumnę.
30. Kliknij opcję „Trim whitespace”(Przytnij spacje), a następnie wykonaj następujące czynności:
    • Kliknij menu rozwijane Kolumna, do której odnosisz się, aby wybrać kolumnę.
    • Wpisz nazwę w polu tekstowym Nowa nazwa kolumny.
    • Kliknij opcję Utwórz kolumnę.

Widoki podsumowane i niepodsumowane

Istnieją dwa rodzaje widoków używanych do przeglądania zestawów danych:

• Widok podsumowujący: widok zestawu danych, który jest tworzony, gdy ma on więcej niż jedno źródło danych i istnieje wiele możliwych dopasowań między głównym i dodatkowym źródłem danych. Widok ten pokazuje dane pogrupowane według głównego źródła danych i jest używany w synchronizacji CRM, przepływach pracy i listach. W synchronizacji CRM, przepływach pracy i listach dostępne będą tylko kolumny dostępne w widoku podsumowującym.
• Widok niesumaryczny: widok zestawu danych, który wyświetla dane niezgrupowane.

Uwaga: w przypadkach, gdy istnieje tylko jedno źródło lub istnieje relacja jeden do jednego między różnymi źródłami (np. example@hubspot.com pojawia się raz w Snowflake i raz w HubSpot CRM), nie zostanie wyświetlony widok podsumowany ani niepodsumowany zestawu danych, a zestaw danych może być używany do raportowania, synchronizacji CRM, przepływów pracy i list. Dowiedz się, jak skonfigurować ustawienia łączenia danych.

Filtry

Zastosuj filtry do swojego zestawu danych.

31. W zakładce Filtry zastosuj filtry na poziomie wiersza, filtry agregujące i filtry podsumowania grupy do zestawu danych.
32. Kliknij menu rozwijane Uwzględnij dane, jeśli pasują, a następnie wybierz WSZYSTKIE poniższe filtry, DOWOLNE poniższe filtry lub Niestandardowe reguły filtrowania.
33. Kliknij opcję Dodaj filtr, a następnie wybierz filtr z wyskakującego okienka. Kontynuuj dodawanie filtrów zgodnie z potrzebami.

Przejrzyj zbiór danych

Po zakończeniu dostosowywania zestawu danych możesz wykonać następujące czynności:

34. Przejrzyj tabelę, aby upewnić się, że zbiór danych jest wyświetlany poprawnie.
35. Kliknij menu rozwijane Widok podsumowania i wybierz jedną z następujących opcji:

35. • Widok podsumowania: pokazuje dane pogrupowane według głównego źródła. Jest używany do synchronizacji CRM, przepływów pracy i list.
    • Widok niesumaryzowany: pokazuje dane niesegregowane z wierszami dla wszystkich źródeł. Jest używany do raportowania.
36. Jeśli zestaw danych jest prawidłowy,kliknij przycisk Zapisz.Kliknij przycisk Użyj w, aby utworzyć raport, przepływ pracy, listę, przeprowadzić synchronizację CRM lub wyeksportować zestaw danych.

Słownik

Źródła danych

Źródła danych obejmują obiekty CRM (np. kontakty, obiekty niestandardowe), zasoby (np. strony internetowe, wiadomości e-mail) oraz działania (np. rozmowy, sprzedaż), które chcesz uwzględnić w raporcie. Możesz wybrać maksymalnie pięć na zestaw danych.

Główne źródło danych stanowi podstawę zestawu danych, a wszystkie pozostałe źródła są z nim powiązane. HubSpot łączy je najkrótszą ścieżką, automatycznie łącząc powiązane dane, takie jak kontakty i transakcje, bez dodatkowych czynności.

Inne źródła danych wymagają pośrednich połączeń w celu integracji. Na przykład, jeśli głównym źródłem są transakcje, a potrzebne są dane z postów na blogu, HubSpot łączy je za pośrednictwem kontaktów i działań internetowych, automatycznie wybierając niezbędne źródła.

Dodatkowe źródła danych

Możesz dodać dodatkowe źródła danych do swojego zestawu danych, aby skonsolidować informacje w jednym widoku. Niektóre źródła integrują się automatycznie, podczas gdy inne mogą wymagać dodatkowych danych wejściowych w celu ustanowienia połączenia.

Automatyczne połączenia

Automatyczne połączenia są dostępne dla typowych kombinacji danych HubSpot (np. firmy + transakcje) oraz integracji z aplikacjami synchronizacyjnymi (np. kontakty + faktury Stripe).

Po wybraniu tych par źródeł wiersze są automatycznie dopasowywane przy użyciu domyślnej kolumny, zazwyczaj adresu e-mail lub domeny firmy.

Aby dostosować kolumnę dopasowania, możesz zarządzać połączeniem w panelu źródła.

Niestandardowe połączenia

Podczas integrowania danych ze źródeł o elastycznej strukturze kolumn — takich jak Arkusze Google, AirTable, pliki CSV i magazyny danych — należy podać dodatkowe szczegóły, aby umożliwić scalanie danych.

Jeśli wymagane jest niestandardowe połączenie, należy wybrać pasujące kolumny z każdego źródła. Zapewnia to prawidłowe dopasowanie danych przy użyciu wspólnych identyfikatorów, takich jak adresy e-mail, identyfikatory lub domeny firmowe.

Składnia

W ramach funkcji można używać danych z właściwości i pól lub danych dosłownych. Dane właściwości i pól będą dynamiczne w oparciu o poszczególne źródła danych, natomiast dane dosłowne są stałe. Na przykład:

• 2021-03-05 jest datą literałową, która jest stała.
• [CONTACT.createdate] jest datą opartą na właściwości, która jest dynamiczna dla każdego rekordu kontaktu.

Funkcje mogą zawierać zarówno dane literałowe, jak i dane właściwości/pól, o ile typy danych są zgodne z wymaganymi argumentami funkcji. Na przykład:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Poniżej przedstawiono składnię danych literałowych i danych właściwości/pól oraz sposób ich włączania do formuł.

Składnia literałów

Literałów używa się do dodawania konkretnych, statycznych ciągów tekstowych, liczb, wartości true lub false oraz dat do obliczeń.

• Literał łańcuchowy: tekst ujęty w cudzysłowy. Na przykład “My cool string”.

• Literał liczbowy: liczby bez cudzysłowów. Na przykład 42.
• Literał logiczny: true lub false.
• Literał daty: ciąg sformatowany jako "YYY-MM-DD" lub numer znacznika czasu daty (np. 1635715904).

Składnia właściwości

Odwołania do właściwości umożliwiają bezpośrednie uwzględnienie wartości z właściwości wybranych źródeł danych. Nie trzeba dodawać właściwości jako pola zestawu danych, aby się do niej odwołać.

Podczas odwoływania się do właściwości należy stosować następującą składnię:

• Wyrażenia odniesienia są zawsze ujęte w nawiasy kwadratowe ( [ i ] ).
• Odwołania do właściwości określają nazwę obiektu lub zdarzenia, po której następuje kropka i wewnętrzna nazwa właściwości. Na przykład:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Składnia odniesień do pól

W formule można odwołać się do pól, umieszczając nazwę pola w nawiasach kwadratowych. Na przykład:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Można odwoływać się do pól w formułach, o ile operatory i funkcje formuły akceptują typ danych pola. Na przykład, jeśli utworzysz nowe pole zawierające ciąg znaków, możesz odwołać się do tego pola w funkcji akceptującej ciągi znaków:

• Jeśli pole 1 to [DEAL.name], zawiera ono wartość ciągu znaków (nazwę transakcji).
• CONCAT([Field 1], "Q4") byłoby poprawne, ponieważ zawiera dwie wartości ciągu znaków.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) nie będzie poprawne, ponieważ zawiera zarówno wartość ciągu znaków, jak i wartość liczbową.

Operatory

Operatory można stosować z wartościami literałowymi i wartościami właściwości/pól, a operatory są obliczane w standardowej kolejności operacji PEMDAS. Pozwala to na zagnieżdżanie operatorów za pomocą nawiasów. Na przykład:

• Dodawanie liczby z odwołaniem do właściwości: 1 + [DEAL.amount]
• Używanie nawiasów do zagnieżdżania operacji: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

Logika IF to zestaw reguł wykonywanych po spełnieniu określonego warunku. Logikę IF można wykorzystać do rozróżniania danych. Na przykład logikę IF można wykorzystać do:

• Obliczania różnych prowizji w oparciu o wielkość transakcji (tj. przyznanie wyższego % za większą transakcję).
• Podzielić transakcje na poziomy w celu analizy i podjęcia działań w raportach.
• Przełożyć odpowiedzi z ankiet na kategorie (np. etykieta 1-6 oznacza krytyka).
• Określenie priorytetu kontaktu na podstawie liczby dni, przez które był on oznaczony jako potencjalny klient.
  

ETYKIETA

Funkcja LABEL konwertuje wartości przedziałów właściwości wyliczeniowych na wartości przyjazne dla użytkownika. Niektóre właściwości zdefiniowane przez HubSpot, takie jak właściciel transakcji i właściciel kontaktu, są reprezentowane jako wartości wewnętrzne. Utrudnia to analizę. W przypadku użycia z właściwościami zdefiniowanymi przez HubSpot, które obsługują tłumaczenie, funkcja LABEL zapewni tłumaczenie na podstawie ustawień portalu, a nie ustawień użytkownika. Na przykład funkcję LABEL można użyć do:

• Uzyskanie bezpośredniego dostępu do nazw etapów kontaktów lub transakcji w polach

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Odwoływać się do właścicieli HubSpot bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funkcje numeryczne

Funkcje łańcuchowe

Funkcje daty