Tworzenie i aktywowanie zestawów danych w Data Studio

Uwaga: jeśli jesteś super administratorem, dowiedz się, jak włączyć swoje konto do wersji beta.

HubSpot Data Studio konsoliduje zewnętrzne dane klientów, aby zapewnić ujednoliconą platformę do synchronizacji, integracji i aktywacji w całym stosie technologii. Użytkownicy mogą tworzyć zestawy danych z zewnętrznych źródeł, takich jak Arkusze Google, Snowflake i aplikacje do synchronizacji danych, a następnie integrować je z listami, przepływami pracy i raportami w celu wydajnego podejmowania decyzji opartych na danych.

Zanim zaczniesz

• Aby wyświetlać, edytować i synchronizować zestawy danych, musisz mieć uprawnienia Data Studio.
• Uprawnienia dowyświetlania i edycji są domyślnie włączone. Superadministratorzy muszą włączyć uprawnienia do synchronizacji dla użytkowników zestawów danych, aby umożliwić im korzystanie z HubSpot Credits for Data Studio.

Co to jest zestaw danych?

Zestaw danych to zbiór danych z całego konta HubSpot, który może składać się z HubSpot i/lub zewnętrznych źródeł danych. Zestaw danych może zawierać właściwości obiektów CRM i zasobów HubSpot, pola z zewnętrznych źródeł danych oraz formuły do obliczania danych.

Więcej informacji na temat definicji zestawów danych można znaleźć w Glosariuszu.

Przypadki użycia dla Data Studio

Poniżej znajdują się kluczowe przypadki użycia pokazujące, w jaki sposób można wykorzystać zewnętrzne zestawy danych do ulepszania rekordów CRM, optymalizacji przepływów pracy, tworzenia dynamicznych list klientów i używania zestawów danych do tworzenia raportów.

Synchronizacja danych z aplikacji innych firm

Możesz synchronizować zestawy danych z aplikacji innych firm bezpośrednio z HubSpot CRM. Pozwala to na:

• aktualizowanie rekordów CRM przy użyciu zewnętrznych zestawów danych
• Generowanie nowych właściwości z pól formuł obliczeniowych
• Natychmiastowe zapisywanie danych do CRM za pomocą jednego kliknięcia

Na przykład można połączyć dane z platformy użytkowania produktów (np. Mixpanel) z zestawami danych firmy, aby utworzyć potężną właściwość Product engagement score w HubSpot.

Dowiedz się, jak synchronizować dane z aplikacji innych firm.

Synchronizowanie danych z HubSpot CRM

Możesz synchronizować dane z HubSpot CRM, aby:

• poprawić segmentację odbiorców
• Wysyłać bardziej spersonalizowane e-maile marketingowe
• Poprawić zasięg sprzedaży w oparciu o wnioski wyciągnięte z danych

Można na przykład utworzyć zestaw danych, który śledzi zachowanie klientów w różnych kanałach. Synchronizując te dane z CRM, można udoskonalić segmentację odbiorców, aby zidentyfikować potencjalnych klientów o wysokim potencjale. Korzystając z tych spostrzeżeń, można wysyłać spersonalizowane kampanie e-mailowe dostosowane do preferencji klientów, zwiększając zaangażowanie i współczynniki konwersji.

Dowiedz się, jak zsynchronizować dane z HubSpot CRM.

Wykorzystaj swój zestaw danych w przepływie pracy

Możesz używać swoich zestawów danych w przepływie pracy, aby:

• Tworzyć jednorazowe lub cykliczne przepływy pracy dla rekordów podstawowego zestawu danych.
• Włączania pól zestawu danych do akcji przepływu pracy

Na przykład, wykorzystaj zestaw danych oceny zaangażowania, aby utworzyć przepływ pracy, który automatyzuje alerty dla klientów dotyczące potencjalnych aktualizacji lub ryzyka rezygnacji. Ten przepływ pracy może również proaktywnie docierać do klientów, którzy mogą nadawać się do aktualizacji.

Dowiedz się, jak używać zestawów danych w przepływie pracy.

Użyj zestawu danych do tworzenia segmentów

Zestawów danych można używać do tworzenia segmentów:

• Importować i łączyć dane dotyczące użytkowania produktu, wyniki potencjalnych klientów i dane klientów w Data Studio
• Łączenia danych kontaktowych HubSpot z zewnętrznymi źródłami, udoskonalając spostrzeżenia za pomocą filtrów
• Generowania przefiltrowanej listy kontaktów z zestawu danych, które spełniają określone kryteria

Na przykład, wykorzystanie ukierunkowanego zbioru danych klientów do wygenerowania dynamicznego segmentu, który napędza zautomatyzowaną kampanię marketingową, zapewniając spersonalizowaną obsługę klienta na dużą skalę.

Dowiedz się, jak używać zestawów danych do tworzenia segmentów.

Używanie zestawu danych w raporcie

Zestawów danych można używać w raportach do:

• łączenia wielu źródeł danych w celu tworzenia ujednoliconych raportów zawierających informacje z CRM, aplikacji zewnętrznych i platform analitycznych
• dynamicznie segmentować dane, stosując filtry w celu skupienia się na określonych grupach, zachowaniach lub trendach
• Tworzyć niestandardowe metryki i obliczenia przy użyciu pól formuł w celu generowania unikalnych wskaźników wydajności.

Na przykład można utworzyć pole do obliczania rocznych przychodów cyklicznych na podstawie właściwości kwoty transakcji, a następnie wykorzystać te dane ze zbioru danych w raporcie do śledzenia trendów przychodów, prognozowania przyszłych zysków i analizowania utrzymania klientów w czasie.

Dowiedz się, jak używać zestawów danych w raporcie.

Eksportowanie zestawów danych do Arkuszy Google i Office 365 Excel

Możesz eksportować zestawy danych do Arkuszy Google i Office 365 Excel, aby:

• Zachować zewnętrzne kopie do celów archiwalnych lub dodatkowego zabezpieczenia.
• Pracować z danymi nawet bez połączenia z Internetem.
• Łatwo udostępniać zestawy danych członkom zespołu w celu edycji i przekazywania opinii w czasie rzeczywistym.

Przykładowo, eksportowanie zestawów danych HubSpot do Google Sheets lub Office 365 Excel pozwala firmom udoskonalać dane w celu uzyskania jasnego wglądu w trendy przychodów i pozyskiwania klientów, a następnie bezpiecznie udostępniać je zewnętrznym interesariuszom bez przyznawania dostępu do HubSpot.

Dowiedz się, jak eksportować zestawy danych.

Utwórz zestaw danych

Aby utworzyć zestaw danych:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Studio danych..
2. Kliknij Utwórz zestaw danych w prawym górnym rogu.

Źródła danych

Źródła danych są podstawą zestawu danych. Więcej informacji na temat różnych źródeł danych można znaleźć w Glosariuszu.

3. Na karcie Źródła w obszarze Wybierz podstawowe źródło danych kliknij opcję Wybierz źródło danych.

4. Na ekranie Wybierz dane wybierz podstawowe źródło danych:
   • Na karcie Synced sources kliknij źródło danych HubSpot lub źródło danych z aplikacji innej firmy. Aby dodać nowe źródło, kliknij + Nowe źródło, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami.
   • Na karcie CSV kliknij plik CSV, którego chcesz użyć jako źródła danych. Aby dodać plik CSV, kliknij + Prześlij nowy CSV, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami.
5. Aby dodać źródło dodatkowe, kliknij + Dodaj źródło dodatkowe, a następnie wykonaj powyższe kroki. W razie potrzeby kontynuuj dodawanie źródeł dodatkowych.
6. Aby połączyć dodatkowe źródła danych w celu utworzenia bardziej złożonego zestawu danych, kliknij opcję Użyj zaawansowanej konfiguracji źródła.

Zaawansowana konfiguracja źródła

Aby dołączyć inne źródło danych:

7. Kliknij przycisk Dołącz do innego źródła danych lub ikonę + w przeglądarce źródeł danych.

8. Na karcie Źródła danych HubSpot lub Zewnętrzne źródła danych wybierz źródło danych.
9. Kliknij przycisk Kontynuuj.
10. Na ekranie Podgląd dołączenia skonfiguruj następujące elementy:

1. • W lewym polu tabeli zostanie wyświetlone wybrane źródło podstawowe.
   • W prawym polu tabeli zostanie wyświetlone wybrane dodatkowe źródło.
   • Kliknij menu rozwijane Left, aby wybrać Left join lub Inner join.
     • Lewe sprzężenie: zwraca wszystkie wiersze z [podstawowego źródła danych] i wszystkie pasujące wiersze z [dodatkowego źródła danych].
     • Sprzężenie wewnętrzne: zwraca wiersze, które mają pasujące wartości zarówno w [ podstawowym źródle danych], jak i [dodatkowym źródle danych].
   • Kliknij opcję Użyj etykiet asocjacji lub Użyj klucza dopasowania.
     • Użyj etykiet as ocjacji: wybierz etykietę asocjacji dla sprzężenia.
     • Użyj klucza dopasowania: wybierz klucz dopasowania dla lewej i prawej tabeli.
   • W sekcji Zachowanie dopasowania określ relację między wybranymi źródłami danych:
     • Wiele dopasowań: jeden wiersz w lewej tabeli może pasować do wielu wierszy w prawej tabeli.
     • Tylko jedno dopasowanie: jeden wiersz w lewej tabeli może pasować do co najwyżej jednego wiersza w prawej tabeli. Dodatkowe wiersze nie zostaną uwzględnione.
   • Kliknij Dodaj niestandardowe połączenie.

Kolumny

11. Na karcie Kolumny przeciągnij i upuść kolumny, aby dostosować ich kolejność.

12. Aby wybrać kolumny, które mają pojawić się w zestawie danych, kliknij opcję Wybierz kolumny, a następnie kliknij pola wyboru obok kolumn, które chcesz wyświetlić.
13. Aby utworzyć nowe kolumny, kliknij przycisk + Utwórz nową kolumnę. Zapoznaj się z różnymi opcjami tworzenia kolumn poniżej:

Agent danych

Użyj agenta danych do prowadzenia badań i generowania nowych danych:

14. Kliknij, aby rozwinąć Data Agent. Następnie kliknij przycisk Utwórz inteligentną kolumnę.

15. W polu tekstowym Smart column name wpisz nazwę kolumny.
16. W polu tekstowym Describe what you want to know wpisz opis danych, które chcesz wygenerować i wyodrębnić z kolumny inteligentnej.
17. Kliknij + Wstaw token kolumny, aby odwołać się do innych właściwości w zestawie danych.
18. Kliknij menu rozwijane Skąd mają pochodzić te dane, aby wybrać źródło danych.
    • Web research: dane pochodzące z wyszukiwania w Internecie.
    • Badanie firmy: dane z głównej witryny internetowej firmy.
    • Kolumny zbioru danych: dane z innej kolumny w zbiorze danych.
19. Kliknij menu rozwijane Typ danych, aby określić rodzaj informacji w komórce (np. liczba, tekst lub data).
    • Ciąg znaków
    • Liczba
    • Wartość logiczna
20. Kliknij przycisk Podgląd.
21. Inteligentna kolumna pojawi się teraz w tabeli.

Wzbogacenie

Użyj funkcji Enrichment, aby wypełnić luki lub zweryfikować dane:

22. Kliknij, aby rozwinąć opcję Wzbogacanie. Następnie kliknij kolumny Wzbogać [podstawowe źródło danych] lub Wzbogać [dodatkowe źródło danych].

23. Kliknij menu rozwijane Kolumna dla [źródło danych] [właściwość] , aby wybrać właściwość kolumny, którą chcesz wzbogacić.
24. W obszarze Wybierz kolumny do utworzenia kliknij pola wyboru obok właściwości. Możesz także użyć paska wyszukiwania, aby znaleźć właściwości.
25. Kliknij przycisk Podgląd lub Utwórz [#] kolumn.

Formuły

Formuły umożliwiają tworzenie obliczeń na podstawie innych kolumn:

26. Kliknij, aby rozwinąć Formuły. Następnie kliknij jedną z poniższych opcji:

26. • Zastosuj przypadek przełączania
    • Porównaj daty
    • Znajdź i zamień
    • Konstruktor formuł (zaawansowany)
    • Miara podsumowująca
27. W dolnym panelu wypełnij pola formuły.

28. Następnie kliknij przycisk Zapisz.

Modyfikatory

Modyfikatory służą do stosowania zmian formatowania i normalizacji:

29. Kliknij Zastosuj kapitalizację, a następnie wykonaj następujące czynności:
    • Kliknij menu rozwijane Kolumna do odwołania, aby wybrać kolumnę.
    • Wpisz nazwę w polu tekstowym Nowa nazwa kolumny.
    • W obszarze Wybierz wielkość liter kliknij opcję Wielkość liter, WIELKIE LITERY lub MAŁE LITERY.
    • Kliknij przycisk Utwórz kolumnę.
30. Kliknij opcję Przytnij białe znaki, a następnie wykonaj następujące czynności:
    • Kliknij menu rozwijane Kolumna do odniesienia, aby wybrać kolumnę.
    • Wpisz nazwę w polu tekstowym Nowa nazwa kolumny.
    • Kliknij przycisk Utwórz kolumnę.

Widoki podsumowane i niezsumowane

Istnieją dwa rodzaje widoków używanych do przeglądania zestawów danych:

• Widok podsumowania: widok dla zestawu danych, który jest tworzony, gdy ma on więcej niż jedno źródło danych i istnieje wiele możliwych dopasowań między podstawowym i dodatkowym źródłem danych. Ten widok pokazuje dane pogrupowane według podstawowego źródła danych i będzie używany w synchronizacji CRM, przepływach pracy i listach. Tylko kolumny dostępne w widoku podsumowania będą dostępne w synchronizacji CRM, przepływach pracy i listach.
• Widok bez podsumowania: widok dla zestawu danych, który wyświetla dane niezgrupowane. Jest on używany do raportowania. W przypadkach, gdy istnieje tylko jedno źródło lub istnieje relacja 1:1 między różnymi źródłami, tylko widoki niesumaryczne będą dostępne i użyteczne w raportowaniu, synchronizacji CRM, przepływach pracy i listach.

Filtry

Zastosuj filtry do swojego zestawu danych.

31. Na karcie Filtry zastosuj do zestawu danych filtry na poziomie wierszy, filtry zagregowane i filtry podsumowania grupy.
32. Kliknij menu rozwijane Uwzględnij dane, jeśli pasują, a następnie wybierz WSZYSTKIE poniższe filtry, KAŻDY z poniższych filtrów lub Niestandardowe reguły filtrowania.
33. Kliknij + Dodaj filtr, a następnie kliknij filtr w wyskakującym okienku. W razie potrzeby kontynuuj dodawanie filtrów.

Przejrzyj zestaw danych

Po zakończeniu dostosowywania zestawu danych można wykonać następujące czynności:

34. Przejrzyj tabelę, aby upewnić się, że zestaw danych jest wyświetlany prawidłowo.
35. Kliknij menu rozwijane Widok podsumowania i wybierz jedną z poniższych opcji:

35. • Widok podsumowania: pokazuje dane pogrupowane według głównego źródła. Jest on używany do synchronizacji CRM, przepływów pracy i list.
    • Widok niesumaryczny: pokazuje niezgrupowane dane z wierszami dla wszystkich źródeł Jest używany do raportowania.
36. Jeśli jesteś zadowolony ze swojego zestawu danych,kliknij Zapisz.Kliknij Użyj w, aby utworzyć raport, przepływ pracy, listę, wykonać synchronizację CRM lub wyeksportować zestaw danych.

Glosariusz

Źródła danych

Źródła danych obejmują obiekty CRM (np. kontakty, obiekty niestandardowe), zasoby (np. strony internetowe, wiadomości e-mail) i działania (np. konwersacje, sprzedaż), które chcesz raportować. Możesz wybrać do pięciu na zestaw danych.

Podstawowe źródło danych zakotwicza zestaw danych, a wszystkie inne źródła łączą się z nim. HubSpot łączy je przy użyciu najkrótszej ścieżki, automatycznie łącząc powiązane dane, takie jak kontakty i transakcje, bez dodatkowych kroków.

Inne źródła danych wymagają połączeń pośrednich w celu integracji. Na przykład, jeśli Deals jest podstawowym źródłem, a potrzebne są dane postów na blogu, HubSpot łączy je poprzez Contacts i Web activities, automatycznie wybierając niezbędne źródła.

Dodatkowe źródła danych

Możesz dodać dodatkowe źródła danych do swojego zestawu danych, aby skonsolidować informacje w jednym widoku. Niektóre źródła zintegrują się automatycznie, podczas gdy inne mogą wymagać dodatkowych danych wejściowych w celu nawiązania połączenia.

Automatyczne połączenia

Automatyczne połączenia są dostępne dla typowych kombinacji danych HubSpot (np. Firmy + transakcje) i integracji z aplikacjami do synchronizacji (np. Kontakty + faktury Stripe).

Po wybraniu tych par źródeł wiersze są automatycznie dopasowywane przy użyciu domyślnej kolumny, zazwyczaj adresu e-mail lub domeny firmy.

Aby dostosować pasującą kolumnę, można zarządzać połączeniem w panelu źródła.

Połączenia niestandardowe

Podczas integrowania danych ze źródeł o elastycznej strukturze kolumn - takich jak Arkusze Google, AirTable, CSV i magazyny - należy podać dodatkowe szczegóły, aby umożliwić scalanie danych.

Jeśli wymagane jest niestandardowe połączenie, należy wybrać pasujące kolumny z każdego źródła. Zapewnia to prawidłowe wyrównanie danych przy użyciu wspólnych identyfikatorów, takich jak adresy e-mail, identyfikatory lub domeny firm.

Składnia

W ramach funkcji można używać danych z właściwości i pól lub danych dosłownych. Dane właściwości i pól będą dynamiczne w zależności od poszczególnych źródeł danych, podczas gdy dane literalne są stałe. Na przykład:

• 2021-03-05 to dosłowna data, która jest stała.
• [CONTACT.createdate] jest datą opartą na właściwościach, która jest dynamiczna dla każdego rekordu kontaktu.

Funkcje mogą zawierać zarówno dane dosłowne, jak i dane właściwości/pola, o ile typy danych są zgodne z wymaganymi argumentami funkcji. Na przykład:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Poniżej znajduje się składnia literałów i danych właściwości/pól oraz sposób ich włączania do formuł.

Składnia literałów

Literały służą do dodawania do obliczeń określonych, statycznych ciągów tekstu, liczb, wartości true lub false oraz dat.

• Literał ciągu znaków: tekst otoczony cudzysłowami. Na przykład “My cool string”.

• Literał liczbowy: liczby bez cudzysłowów. Na przykład 42.
• Boolean literal: true lub false.
• Dosłowna data: ciąg znaków sformatowany jako "YYY-MM-DD" lub numer znacznika czasu daty (np. 1635715904).

Składnia właściwości

Odwołania do właściwości umożliwiają bezpośrednie dołączanie wartości z właściwości wybranych źródeł danych. Nie trzeba dodawać właściwości jako pola zestawu danych, aby się do niej odwoływać.

Podczas odwoływania się do właściwości należy używać następującej składni:

• Wyrażenia referencyjne są zawsze otoczone nawiasami kwadratowymi ( [ i ] ).
• Odwołania do właściwości określają nazwę obiektu lub zdarzenia, po której następuje kropka i wewnętrzna nazwa właściwości. Na przykład:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Składnia odwołania do pola

Można odwoływać się do pól w formule, otaczając nazwę pola nawiasami kwadratowymi. Na przykład:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Można odwoływać się do pól w formułach, o ile operatory i funkcje formuły akceptują typ danych pola. Na przykład, jeśli utworzysz nowe pole zawierające ciąg znaków, możesz odwołać się do tego pola w funkcji, która akceptuje ciągi znaków:

• Jeśli pole 1 to [DEAL.name], zawiera ono wartość łańcuchową (nazwę transakcji).
• CONCAT([Field 1], "Q4") byłoby prawidłowe, ponieważ zawiera dwie wartości łańcuchowe.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) nie będzie prawidłowe, ponieważ zawiera zarówno ciąg znaków, jak i wartość liczbową.

Operatory

Operatorów można używać z wartościami dosłownymi i wartościami właściwości/pól, a operatory są obliczane w standardowej kolejności operacji PEMDAS. Pozwala to na zagnieżdżanie operatorów za pomocą nawiasów. Na przykład:

• Dodawanie liczby z odwołaniem dowłaściwości: 1 + [DEAL.amount]
• Używanie nawiasów do zagnieżdżania operacji: (1 + 2) * (3 + 4)

JEŻELI

Logika IF to zestaw reguł wykonywanych w przypadku spełnienia określonego warunku. Logiki IF można używać do różnicowania danych. Na przykład, można użyć logiki IF do:

• Obliczać różne prowizje na podstawie wielkości transakcji (np. dawać wyższy % za większą transakcję).
• Dzielenia transakcji na poziomy w celu analizy i działania w raportach.
• Przekładać odpowiedzi zwrotne na kategorie (np. etykieta 1-6 oznacza krytykę).
• Zdefiniuj priorytet kontaktu na podstawie tego, ile dni był oznaczony jako potencjalny klient.
  

LABEL

Funkcja LABEL konwertuje wartości interwałów właściwości wyliczeniowych na wartości przyjazne dla użytkownika. Niektóre właściwości zdefiniowane przez HubSpot, takie jak Deal i Contact owner, są reprezentowane jako wartości wewnętrzne. Utrudnia to analizę. W przypadku użycia ze zdefiniowanymi właściwościami HubSpot, które obsługują tłumaczenie, funkcja LABEL zapewni tłumaczenie na podstawie ustawień portalu, a nie ustawień użytkownika. Na przykład można użyć funkcji LABEL do:

• uzyskać dostęp do nazw kontaktów lub etapów transakcji bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Odnosić się do właścicieli HubSpot według nazwy bezpośrednio w polach

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funkcje numeryczne

Funkcje ciągów

Funkcje daty