BetaExportar datos de HubSpot a Microsoft Fabric

Nota: si es Superadministrador, opte por que su cuenta entre en la versión beta de Data Studio para poder utilizar esta función.

Utiliza «Data Out» para exportar los datos seleccionados del CRM de HubSpot a tablas nativas de un almacén de datos de Microsoft Fabric del que seas propietario. Puedes sincronizar los datos de objetos, asociaciones y eventos con las tablas de tu almacén de datos y, a continuación, consultar esos datos mediante SQL o utilizarlos con tus herramientas de inteligencia empresarial y análisis.

Cada sincronización crea una instantánea completa de los datos seleccionados. Cuando una sincronización se realiza correctamente, sustituye la instantánea anterior en las tablas de destino.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

Para exportar datos a Microsoft Fabric, necesitarás:

• Un espacio de trabajo de Microsoft Fabric con un Fabric Warehouse
• Un sujeto de servicio de Microsoft Entra ID añadido al espacio de trabajo de Fabric con el rol de «Colaborador»
• El ID de inquilino, el ID de cliente y el secreto de cliente del principal de servicio
• La cadena de conexión SQL de Fabric Warehouse (dirección del servidor, sin el número de puerto) y el nombre del almacén

La entidad de servicio de Microsoft Entra ID debe tener permiso para crear y gestionar objetos propiedad de HubSpot en el Fabric Warehouse de destino. Durante la validación de la conexión y las sincronizaciones, HubSpot crea esquemas y tablas, inserta datos, cambia el nombre de las tablas provisionales y elimina los objetos temporales. Otorga al sujeto de servicio el rol de «Colaborador» en el espacio de trabajo de Fabric para permitir que HubSpot:

• Crear esquemas
• Crear tablas
• Insertar filas
• Cambiar el nombre o modificar las tablas propiedad de HubSpot
• Eliminar las tablas y los esquemas propiedad de HubSpot

HubSpot debe poder acceder al punto final SQL de Fabric Warehouse a través del puerto TCP 1433. HubSpot utiliza TLS para todas las conexiones y valida el certificado del servidor.

Si tu entorno de trabajo de Fabric restringe el acceso a la red, añade a la lista de direcciones permitidas las direcciones IP de salida de HubSpot correspondientes a la región de tu cuenta.

Limitaciones y consideraciones

• Microsoft Fabric Data Out solo es compatible con los almacenes de datos de Fabric. Las «lakehouses» no son compatibles.
• Cada sincronización genera una instantánea completa de los datos seleccionados. Una sincronización correcta sustituye la instantánea anterior en las tablas de destino. HubSpot no conserva las instantáneas anteriores. Si una tabla falla durante una sincronización, sus datos anteriores siguen estando disponibles hasta la siguiente sincronización que se realice correctamente.
• Cada tipo de objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización periódica de Microsoft Fabric por cuenta.
• Cada sincronización sustituye la tabla de destino. Las concesiones o configuraciones a nivel de tabla añadidas en tu Fabric Warehouse no se conservan entre sincronizaciones.
• Para volver a conectarse con un sujeto de servicio diferente, es necesario añadir dicho sujeto de servicio al espacio de trabajo de Fabric con el rol de «Colaborador» antes de que la prueba de conexión o la sincronización puedan completarse con éxito.

Conectar HubSpot con Microsoft Fabric

Se recomienda tener abiertas la cuenta de HubSpot y las consolas de Microsoft Fabric en pestañas distintas.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Data Studio. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Data Studio.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Conectar fuente de datos externa».
3. En el panel «Añadir una fuente de datos », busca «Microsoft Fabric» o navega hasta ella.
4. Haz clic en «Instalar» y, a continuación, en «Siguiente».
5. Introduce el ID de inquilino, el ID de cliente y el secreto de cliente de tu entidad de servicio.
6. Introduce los siguientes datos del destino:
   • Cadena de conexión SQL: la dirección del servidor de tu Fabric Warehouse, sin el número de puerto.
   • Nombre del almacén: el nombre del almacén de tejidos al que se va a exportar.
7. Haz clic en «Probar conexión». Si la prueba de conexión se realiza correctamente, haz clic en «Siguiente».

Nota: en tu espacio de trabajo de Fabric, comprueba que el sujeto de servicio de HubSpot tenga el rol de «Colaborador» antes de realizar la prueba de conexión. No se necesitan scripts SQL para configurar el acceso.

Configurar la sincronización

1. Selecciona las fuentes de datos que deseas exportar:
   • Objetos
   • Asociaciones
   • Eventos
2. Selecciona los objetos, propiedades, asociaciones o eventos que quieras incluir.
3. Elige con qué frecuencia quieres que se realice la sincronización y cuándo quieres que comience.
4. Haz clic en «Iniciar sincronización».

Las frecuencias de sincronización disponibles pueden variar durante la fase beta. Las opciones pueden ser: una vez, cada 6 horas, cada 12 horas, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Accede a tus datos exportados

HubSpot crea un esquema gestionado por HubSpot para cada destino. Las tablas siguen el siguiente formato:

<database>.hubspot_data_out_<destination-id>.<table-name>

Por ejemplo:

your_database.hubspot_data_out_456.OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES your_database.hubspot_data_out_456.EVENTS_VISITED_PAGE your_database.hubspot_data_out_456.ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES

Puedes encontrar el nombre exacto del esquema en la página de configuración de la sincronización.

Nombres de tablas y columnas

HubSpot normaliza los nombres de las tablas y columnas exportadas, convirtiéndolos en letras mayúsculas, números y guiones bajos:

• Los espacios y los guiones se convierten en guiones bajos.
• Se eliminan los demás caracteres no alfanuméricos.
• Los nombres que superen los 128 caracteres se acortan.
• Los nombres de columnas que entran en conflicto reciben un sufijo.
• Los nombres de las tablas que entran en conflicto provocan un error en la exportación afectada.

Tipos de columnas

La PROPERTIES columna se OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES se almacena como una cadena con formato JSON en VARCHAR(MAX), no como un tipo de columna JSON nativo. Consulta los ejemplos de consultas en las preguntas frecuentes que figuran a continuación.

Tablas de objetos

Si seleccionas los datos de los objetos, HubSpot exporta las siguientes tablas.

OBJECT_PROPERTIES

Esta tabla contiene una fila por cada valor de propiedad de un objeto.

OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES

Esta tabla contiene una fila por cada registro de objeto. Los valores de las propiedades seleccionadas se agrupan en la PROPERTIES columna.

En esta tabla se recogen los datos de los distintos tipos de objetos. Filtrar por OBJECTTYPEID para leer registros de un tipo de objeto específico:

• Contactos: 0-1
• Objetos personalizados: 2-{unique_id}, , por ejemplo, 2-12345

OBJECT_PROPERTIES_HISTORY

Esta tabla contiene el historial de cambios de las propiedades. Incluye una fila para cada valor histórico de una propiedad.

Para ver el historial completo de un registro y una propiedad concretos, ordena los resultados por UPDATEDAT.

Tablas de asociación

Si seleccionas los datos de asociación, HubSpot exporta los registros de asociación y las definiciones de asociación.

ASOCIACIONES

Esta tabla contiene una fila por cada asociación seleccionada entre dos registros.

ASSOCIATION_DEFINITIONS

Esta tabla contiene una fila por cada definición de asociación seleccionada.

Tablas de asociación específicas por pares

Para determinados pares de asociaciones, HubSpot también puede exportar tablas con el siguiente formato:

ASSOCIATIONS_<FROM_OBJECT_TYPE>_TO_<TO_OBJECT_TYPE>

Por ejemplo: ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES

Estas tablas contienen registros de asociación y metadatos de definición de asociación.

Mesas de eventos

Si seleccionas datos de eventos, HubSpot exporta una tabla por cada tipo de evento. Los nombres de las tablas de eventos siguen el siguiente formato:

EVENTS_<EVENT_NAME>

Por ejemplo: EVENTS_VISITED_PAGE

Cada tabla de eventos contiene las columnas estándar de eventos y una columna para cada propiedad de evento seleccionada.

Controla tu sincronización

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Data Studio. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Data Studio.
2. A la izquierda, haz clic en «Sincronización de aplicaciones».
3. Busca o selecciona la sincronización de Microsoft Fabric .

Desde la página de detalles de la sincronización, puedes consultar el estado de la sincronización, la hora de la última sincronización, los errores, la actividad de sincronización y el historial de sincronizaciones. También puedes pausar, archivar o ejecutar manualmente la sincronización.

Estados de sincronización

Resolver los errores de sincronización

Cuando falla una sincronización:

• La interfaz de usuario de HubSpot muestra el estado «Fallido» y detalles a nivel de tabla que indican qué tablas se han procesado correctamente y cuáles han fallado.
• Una tabla solo se actualiza una vez que HubSpot haya terminado de cargar todos sus datos. Si se produce un error en una tabla, sus datos anteriores permanecen intactos hasta la siguiente sincronización correcta.
• La próxima sincronización programada volverá a intentar automáticamente la sincronización completa.
• Puedes iniciar manualmente una sincronización desde la página de detalles de la sincronización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo consultar los datos exportados?

Consulta las tablas del esquema de destino mediante SQL.

-- Read all contact records
SELECT *
FROM [your_database].[hubspot_data_out_456].[OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES]
WHERE [OBJECTTYPEID] = '0-1'; -- Read a specific property from the PROPERTIES JSON string
SELECT
  [OBJECTID],
  JSON_VALUE([PROPERTIES], '$.email') AS [email]
FROM [your_database].[hubspot_data_out_456].[OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES]
WHERE [OBJECTTYPEID] = '0-1';

¿Puedo exportar un tipo de datos en varias sincronizaciones?

Cada tipo de objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización periódica de Microsoft Fabric por cada cuenta de HubSpot. Esto es independiente de otros proveedores de «Data Out».

Por ejemplo, si los contactos ya se han exportado a un destino recurrente de Fabric, no podrás añadir contactos a otra configuración recurrente de Fabric hasta que hayas archivado la primera configuración. Aún así, puedes exportar contactos a otro proveedor de Data Out compatible al mismo tiempo.

¿Se admiten las tablas específicas de objetos?

Las tablas específicas de objetos, como OBJECTS_CONTACTS, no son compatibles actualmente. Utiliza OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES y filtra por OBJECTTYPEID para recuperar registros de un tipo de objeto específico.

¿Se admiten datos sensibles?

Actualmente, la función «Data Out» no admite datos sensibles. Las propiedades sensibles pueden quedar excluidas de las exportaciones.

¿Conserva HubSpot las instantáneas anteriores?

No. Cada sincronización realizada con éxito sustituye la tabla de destino por la instantánea más reciente. HubSpot no conserva las instantáneas anteriores. Si se produce un error en una tabla durante una sincronización, sus datos anteriores permanecen intactos hasta que dicha tabla se actualice correctamente.

¿Utiliza HubSpot un depósito de prueba que yo administro?

No. HubSpot crea una exportación temporal en formato Parquet en el almacenamiento gestionado por HubSpot y guarda los resultados en tu Fabric Warehouse. No es necesario que proporciones ni gestiones un bucket de prueba.

¿Qué ocurre si vuelvo a conectarme con un entidad de servicio diferente?

Si vuelves a conectarte utilizando una entidad de servicio diferente, deberás añadir dicha entidad de servicio al espacio de trabajo de Fabric con el rol de «Colaborador» para que la prueba de conexión o la sincronización se realicen correctamente.