BetaEnvía facturas electrónicas a través de la red Peppol en HubSpot

Si tu empresa tiene su sede en Bélgica o Alemania, puedes enviar facturas electrónicas desde HubSpot a través de la red Peppol. Crea facturas legibles por máquina que se puedan validar, enviar y whose status se pueda seguir sin salir de HubSpot.

Consulta a tus asesores jurídicos y fiscales para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre facturación electrónica.

Una vez que hayas configurado la facturación electrónica, cuando envíes una factura a un comprador, HubSpot comprueba si el destinatario de la factura está registrado en la red Peppol y envía automáticamente la factura electrónica.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• Para poder utilizar la facturación electrónica, debes tener tu sede en Bélgica o en Alemania.
• La facturación electrónica está disponible cuando se ha configurado Stripe como opción de procesamiento de pagos.
• Es necesario facilitar tu número de IVA para configurar la facturación electrónica.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las facturas enviadas a través de la red Peppol no se pueden editar, anular ni eliminar, a menos que la factura tenga el estado «Necesita corrección » o «No se enviará». La entrega puede tardar varias horas, dependiendo de la red del comprador.

Activar la facturación electrónica

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, en la sección«Gestión de datos», haz clic en «Objetos».
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. Si aún no lo has hecho, configura Stripe como opción de procesamiento de pagos.
5. Comprueba tu número de IVA, la denominación social, la dirección de la empresa y la dirección de correo electrónico de contacto. Para actualizar tus datos, haz clicen «Editar» en Stripe.
   
   
   
6. Para activar la facturación electrónica, haz clic en«Activar facturación electrónica».
   
   
   

Ten en cuenta que, si ya has vinculado tu cuenta de Stripe para el procesamiento de pagos con Stripe en HubSpot, pero tu número de IVA no figura en tu cuenta de Stripe, se te pedirá que lo añadas durante la configuración de la facturación electrónica.

Enviar facturas electrónicas

Las facturas electrónicas se envían según el proceso de facturación que utilices. Más información sobrela facturación a los compradores en HubSpot. Las facturas electrónicas se envían cuando:

• Se crea una factura manualmente.

• Si formas parte de la betade ConnectedCPQ, Facturación y Pagos y creas una cotización con elementos de pedido recurrentes. Cada facturagenerada a partir de la cotización se enviará a través de la red Peppol.

• Puedes crear unasuscripción. Cada factura generada a partir de la suscripción se enviará a través de la red Peppol.

Para enviar facturas electrónicas:

1. Configura la factura, la cotización o la suscripción, según cómo factures a tus clientes.
2. Al configurar una factura o una cotización, para actualizar los datos de la empresa y los números de identificación fiscal, pasa el cursor por encima de la empresa de una factura o de la empresa de facturación de una cotización y haz clic en el edit icono «Editar».
   
   
   
3. Finaliza la factura, la cotización o la suscripción y envía las facturas.
4. Si se puede localizar al destinatario de la factura en Peppol, la factura electrónica se envía automáticamente. Los datos de la factura electrónica quedarán bloqueados una vez enviada la factura.
5. Realiza el seguimiento de la factura electrónica mediante el estado que figura en el registro de la factura.

Consultar el estado de una factura electrónica

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en elnombre de una factura.
3. Ve a la pestaña «Entrega de facturas electrónicas» en la barra lateral derecha. Si no ves la ficha de entrega de la factura electrónica, descubre cómo personalizar los registros.
4. Más información sobre los estados de las facturas electrónicas.

Enviar notas de crédito a través de la red Peppol

Las notas de abono se envían a través de la red Peppol cuando se aplican a una factura electrónica. Solo se puede aplicar una nota de crédito a una factura electrónica.

1. Crea una nota de crédito desde la página de índice de notas de crédito. No es posible crear una nota de crédito a partir de la factura electrónica.

2. Aplica la nota de crédito a una factura.
3. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en« Actions» y, a continuación, selecciona «View credit memos».
5. Pasa el cursor por encima de una nota de crédito y haz clic en elicono de vista previa.
   
   
   
6. Ve a la pestaña «Entrega de facturas electrónicas» en la barra lateral derecha. Si no ves la ficha de entrega de la factura electrónica, descubre cómo personalizar los registros.
7. Más información sobre los estados de las facturas electrónicas.

Estados de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas pueden tener uno de los siguientes estados:

• Pendiente: La factura electrónica está en cola de envío y aún no se ha enviado a la red Peppol.

• Enviada: la factura electrónica se ha enviado a la red y está pendiente de entrega. 

• Envío: la factura electrónica se está transmitiendo a la red a través del proveedor.

• Aceptada: el comprador ha confirmado la recepción de la factura electrónica.

• Entregada: la factura electrónica se ha enviado correctamente al comprador a través de la red.

• Hay que corregirlo: no se ha podido enviar la factura electrónica. El error aparece en la ficha de entrega de la factura electrónica . Corrige la factura y envíala de nuevo.

• Rechazada: el comprador rechazó la factura electrónica tras su entrega. El motivo del rechazo aparece indicado en la tarjeta de entrega de la factura electrónica . La factura no se volverá a enviar y no se puede modificar.

• Error: se ha producido un error al enviar la factura electrónica. La tarjeta de entrega de la factura electrónica mostrará el error «Se ha producido un error al entregar esta factura electrónica». La factura no se volverá a enviar y no se puede modificar. Contacta con el soporte de HubSpot para obtener ayuda.

• Cancelada: la factura electrónica se ha cancelado y ya no está activa.

• No se enviará: la factura no es compatible con la facturación electrónica y no se enviará al proveedor ni a la red. En la ficha de entrega de la factura electrónica se muestra más información. Modifica la factura y vuelve a enviarla. Consulta la tabla para conocer las causas más habituales y cómo solucionar el error.

Desconecta tu cuenta de HubSpot de la red Peppol

Para desvincular tu cuenta de HubSpot de la red Peppol, ponte en contacto con el servicio de asistencia de HubSpot.