BêtaEnvoyez des factures électroniques via le réseau Peppol dans HubSpot

Si vous êtes basé en Belgique ou en Allemagne, vous pouvez envoyer des factures électroniques depuis HubSpot via le réseau Peppol. Créez des factures lisibles par ordinateur qui peuvent être validées, envoyées et suivies sans quitter HubSpot.

Consultez vos conseillers juridiques et fiscaux pour vous assurer de la conformité aux réglementations en matière de facturation électronique.

Une fois la facturation électronique configurée, lorsque vous envoyez une facture à un acheteur, HubSpot vérifie si le destinataire de la facture est enregistré sur le réseau Peppol et délivre automatiquement la facture électronique.

Avant de commencer

Compréhension des exigences

• Pour utiliser la facturation électronique, vous devez être basé en Belgique ou en Allemagne.
• La facturation électronique est disponible lorsque vous avez connecté Stripe en tant qu’option de traitement des paiements.
• Votre numéro de TVA est requis pour configurer la facturation électronique.

Comprendre les limites et les considérations

• Les factures envoyées via le réseau Peppol ne peuvent pas être modifiées, annulées ou supprimées, sauf si la facture a le statut A besoin d’être corrigé ou Ne sera pas envoyée. La livraison peut prendre plusieurs heures, en fonction du réseau d’acheteur.

Activer la facturation électronique

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Si ce n’est pas déjà fait, connectez Stripe en tant qu’option de traitement des paiements.
5. Vérifiez votre numéro de TVA, la raison sociale de votre entreprise, l’adresse de votre entreprise et l’adresse e-mail de votre contact. Pour mettre à jour vos détails, cliquez sur Modifier dans le Stripe.
   
   
   
6. Pour activer la facturation électronique, cliquez sur Activer la facturation électronique.
   
   
   

Remarque : Si vous avez déjà connecté votre compte Stripe pour le traitement des paiements dans HubSpot, mais que votre numéro de TVA n’a pas été ajouté à votre compte Stripe, vous serez invité à l’ajouter lors de la configuration de la facturation électronique.

Envoyer des factures électroniques

Les factures électroniques sont envoyées en fonction du processus de facturation que vous utilisez. Découvrez-en davantage sur la facturation des acheteurs dans HubSpot. Les factures électroniques sont envoyées lorsque :

• Vous créez une facture manuellement.

• Si vous faites partie de la version bêta de Connect ed C P Q, Facturation et paiements et créez un devis avec des lignes de produits récurrentes. Chaque facturegénérée à partir du devis sera envoyée via le réseau Peppol.

• Vous pouvezobtenir unindice. Chaque facture générée à partir de l’abonnement sera envoyée via le réseau Peppol.

Pour envoyer des factures électroniques :

1. Configurez la facture, le devis ou l’abonnement, selon la façon dont vous facturez vos acheteurs.
2. Lors de la configuration d’une facture ou d’un devis, pour mettre à jour les coordonnées de l’entreprise et les identifiants fiscaux, passez le curseur sur l’entreprise d’une facture ou l’entreprise facturant un devis et cliquez sur l’icône edit Modifier.
   
   
   
3. Finalisez la facture, le devis ou l’abonnement et envoyez les factures.
4. Si le destinataire de la facture est joignable sur Peppol, la facture électronique est envoyée automatiquement. Les détails de la facture électronique seront verrouillés lors de l’envoi de la facture.
5. Suivez la facture électronique en utilisant le statut sur la fiche d’informations de facture.

Vérifier le statut d’une facture électronique

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom d’une facture.
3. Accédez à la carte de livraison de la facture électronique dans la barre latérale de droite. Si vous ne pouvez pas voir la carte de livraison de la facture électronique, découvrez comment personnaliser des fiches d’informations.
4. En savoir plus sur les statuts des factures électroniques.

Envoyez des notes de crédit via le réseau Peppol

Les notes de crédit sont envoyées via le réseau Peppol lorsqu’elles sont appliquées à une facture électronique. Une seule note de crédit peut être appliquée à une facture électronique.

1. Créez une note de crédit à partir de la page index des notes de crédit. Il n’est pas possible de créer une note de crédit à partir de la facture électronique.

2. Appliquer l’avoir à une facture.
3. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
4. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Afficher les mémoses de crédit.
5. Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur l’icône Aperçu.
   
   
   
6. Accédez à la carte de livraison de la facture électronique dans la barre latérale de droite. Si vous ne pouvez pas voir la carte de livraison de la facture électronique, découvrez comment personnaliser des fiches d’informations.
7. En savoir plus sur le statut des factures électroniques.

Statuts des factures électroniques

Les factures électroniques ont l’un des statuts suivants :

• En attente : la facture électronique est en file d’attente pour l’envoi et n’a pas encore été envoyée au réseau Peppol.

• Soumise : la facture électronique a été soumise au réseau et est en attente de livraison. 

• Envoi : la facture électronique est transmise au réseau via le fournisseur.

• Accepté : l’acheteur a confirmé la réception de la facture électronique.

• Remis : l’e-facture a bien été remise à l’acheteur via le réseau.

• Correction nécessaire : l’e-facture n’a pas pu être livrée. L’erreur s’affiche sur la carte de livraison de la facture électronique . Corrigez la facture et renvoyez-la.

• Refusé : l’acheteur a refusé la facture électronique après la livraison. La raison du rejet est affichée sur la carte de livraison de la facture électronique . La facture ne sera pas envoyée à nouveau et ne pourra pas être modifiée.

• Échec : une erreur s’est produite lors de la livraison de la facture électronique. La carte de livraison de la facture électronique affichera l’erreur Une erreur s’est produite lors de la livraison de cette facture électronique. La facture ne sera pas envoyée à nouveau et ne pourra pas être modifiée. Contactez le support HubSpot pour obtenir de l’aide.

• Annulé : l’e-facture a été annulée et n’est plus active.

• N’enverra pas : la facture n’est pas prise en charge pour la facturation électronique et ne sera pas envoyée au fournisseur ou au réseau. De plus amples informations sont affichées sur la carte de livraison de la facture électronique . Modifiez la facture et renvoyez-la. Consultez le tableau pour identifier les causes fréquentes et les solutions à apporter à l’erreur.

Déconnectez votre compte HubSpot du réseau Peppol

Pour déconnecter votre compte HubSpot du réseau Peppol, contactez le support HubSpot.