Customize your HubSpot Sales Outlook desktop add-in | Knowledge Base

Outlookin työpöydän lisäosan asetuksissa voit määrittää lisäosan oletusasetukset. Voit yhdistää lisäosan toiseen HubSpot-tiliin, määrittää oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset ja käyttää sähköpostin integrointiasetuksia.

Huomaa: Microsoftin uuden Outlook for Windows-ohjelman merkittävien muutosten vuoksi HubSpot ei enää aktiivisesti kehitä tai paranna HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennusta. Vaikka HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennus on edelleen saatavilla vanhassa Outlook for Windowsissa ja sitä tuetaan edelleen, on erittäin suositeltavaa, että aktivoit sen sijaan HubSpot Sales -verkkolisäosan. Jos käytät Outlookin työpöytälaajennusta, HubSpot Salesin web-lisäosa asennetaan automaattisesti, jos siirryt uuteen Outlook for Windows -käyttöjärjestelmään. Lue lisää tästä HubSpot-yhteisö julkaisusta.

Pääset asetuksiin:

• Kirjaudu sisään Outlook-työpöytätilillesi.
• Napsauta Outlookin postilaatikon nauhassa HubSpot Sales ja valitse Asetukset. Esiin tulee valintaikkuna, jossa on luettelo asetuksista, joita voit määrittää.

HubSpot-tilin tiedot

Näyttöön tulee tietoja HubSpot-tilistä, johon lisäosa on liitetty, mukaan lukien käyttäjän sähköpostiosoite ja postilaatikkoyhteyden tila.

Yhteysprofiilien sivupalkki

Jos haluat, että yhteyshenkilöprofiilien sivupalkki näkyy sähköpostitililläsi, kun lähetät sähköposteja yhteyshenkilöillesi, valitse Näytä yhteyshenkilöprofiilit -valintaruutu. Jos tililläsi on käytössäsi tietosuoja-asetukset, yhteyshenkilöprofiilit-asetuksen on oltava päällä.

Kirjaa ja seuraa mieltymyksiä

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, HubSpot Sales Outlook -lisäosa ei seuraa sähköpostin avauksia ja klikkauksia sellaisten yhteyshenkilöiden osalta, jotka eivät ole antaneet laillista perustetta tietojenkäsittelylle. Lisätietoja yhteystietojen käsittelyn oikeusperustan antamisesta yhteystietojen käsittelylle.

Ennen kuin aloitat, huomaa ero seuratun sähköpostin ja kirjatun sähköpostin välillä:

Voit mukauttaa oletusloki ja -seuranta-asetukset niin, että asetuksia sovelletaan joka kerta, kun lähetät sähköpostia.

• Jos haluat kirjata jokaisen HubSpotiin lähettämäsi sähköpostiviestin, valitse Log email -valintaruutu.
• Jos haluat seurata jokaista lähettämääsi sähköpostia, valitse Seuraa sähköpostia -valintaruutu.

Yhdistyksen oletusarvot

Voit myös mukauttaa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostit kirjautuvat automaattisesti. Voit esimerkiksi valita, että sähköpostiviestit kirjautuvat vain tietueeseen liittyviin kaupantekotietueisiin tai vain CRM:ssä oleviin yhteystietoihin.

• Valitse valintaruudut niiden tietueiden vieressä, joihin sähköpostit kirjataan automaattisesti:
  
  • Olemassa olevat yhteyshenkilöt: kirjaa sähköpostit automaattisesti CRM:ssä olevien yhteyshenkilöiden tietueisiin.
  • Uudet yhteystiedot: kirjaa sähköpostiviestit automaattisesti sähköpostiviestiin sisältyviin uusiin yhteystietoihin. Jos sähköpostiviesti lähetetään sähköpostiosoitteeseen, jota ei ole liitetty olemassa olevaan yhteystietoon CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystietue ja sähköpostiviesti kirjautuu tähän tietueeseen.
  • Yritykset: kirjaa sähköpostit automaattisesti niihin liittyviin yritystietueisiin.
  • Kaupat: kirjaa sähköpostit automaattisesti niihin liittyviin kauppatietueisiin.
  • Liput: kirjaa sähköpostit automaattisesti niihin liittyviin lipputietueisiin.

Älä koskaan kirjaudu

Sähköpostiviestit, jotka on lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai verkkotunnukseen, joka sisältyy Never log -luetteloon, eivät koskaan tallennu CRM:ään. Sähköpostiseuranta ei myöskään näy yhteystiedon aikajana.

• Kirjoita Älä kirjaa koskaan -kenttään sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset, joiden sähköposteja et halua kirjata, ja napsauta Lisää.
• Voit poistaa sähköpostiosoitteen tai -verkkotunnuksen tästä luettelosta napsauttamalla sen vieressä olevaa Poista-painiketta .

Voit myös määrittää, ettei sähköposteja ja verkkotunnuksia saa koskaan kirjata HubSpot-tilisi asetuksista, ja estää tiettyjen IP-osoitteiden käytön HubSpotin sähköpostiseurannassa.

Kun olet määrittänyt työpöydän lisäosan, napsauta alareunassa Tallenna .

Apua

Jos tarvitset lisäapua Outlook-työpöytäliitännäisen käyttöönotossa, napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa Ohje . Valitse Akatemia , jos haluat käyttää koulutusresursseja, tai valitse Asiakkaan käyttöehdot , jos haluat lisätietoja siitä, miten HubSpot käsittelee tietojasi.