Määritä tehtävien muistutukset ja päivittäiset tehtävien yhteenvetosähköpostit

Kun luot tehtävän, voit asettaa muistutuksen, jolloin saat sähköpostimuistutuksen kyseisestä tehtävästä. Jos haluat saada yhteenvedon jokaisena arkipäivänä erääntyvistä tehtävistäsi, voit myös tilata päivittäiset tehtävien yhteenvetosähköpostit.

Opi asettamaan oletusmuistutus luomillesi tehtäville.

Hallitse yksittäisten tehtävien muistutuksia

Kun luot tai muokkaat tehtävää, määritä muistutusviestit lähetettäväksi tehtävän eräpäivän mukaan. Tehtävän omistajalle lähetetään erillinen muistutusviesti jokaisesta tehtävästä, jolle on määritetty muistutus.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Tehtävät. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Tehtävät.
2. Luo tai muokkaa tehtävää.
3. Voit asettaa muistutuksen yksittäiselle tehtävälle seuraavasti:
   
   • Napsauta Muistutus-pudotus valikkoa ja valitse sitten vaihtoehto (esim. Tehtävän eräpäivänä, 1 tunti ennen) tai valitse Mukautettu päivämäärä.
   • Napsauta Luo tai Tallenna.
4. Muistutuksen poistaminen käytöstä:
   • Napsauta Muistutus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Ei muistutusta. Jos olet asettanut mukautetun muistutuksen, napsauta Tyhjennä.
   • Napsauta Luo tai Tallenna.

Hallitse useiden tehtävien muistutuksia

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Tehtävät. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Tehtävät.
2. Luo tai muokkaa tehtävää.
3. Valitse muokattavien tehtävien valintaruudut.
4. Napsauta taulukon yläosassa kohtaa edit Muokkaa.
5. Voit päivittää tai lisätä tehtäviin muistutuksia seuraavasti:
   • Napsauta valintaikkunassa Päivitettävä ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Määräaika ja muistutus.
   • Napsauta Määräaika -pudotusvalikkoa ja valitse päivämäärä.
   • Napsauta Ajan valitsinta ja valitse sitten kellonaika.
   • Napsauta Muistutus-pudotus valikkoa ja valitse sitten vaihtoehto (esim. Tehtävän eräpäivänä, 1 tunti ennen) tai valitse Mukautettu päivämäärä.
   • Napsauta Tallenna. Asetetut muistutukset koskevat kaikkia valittuja tehtäviä.
6. Voit poistaa tehtävien muistutukset käytöstä seuraavasti:
   • Napsauta valintaikkunassa Muistutus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Ei muistutusta. Jos olet asettanut mukautetun muistutuksen, napsauta Tyhjennä.
   • Napsauta Tallenna. Poistettu muistutus koskee kaikkia valittuja tehtäviä.

Vastaanota tehtävien päivittäiset yhteenvetosähköpostit

Päivittäisissä yhteenvetosähköposteissa näkyy, mitkä tehtävät sinulla on määräaikaan mennessä jokaisena arkipäivänä. Jos haluat tilata päivittäiset yhteenvetosähköpostit, sinun on suoritettava kaikki seuraavat toimet:

• Suorita seuraavat vaiheet.

• Suorita vähintään kolme tehtävää viimeisten 17 päivän aikana.

Huomaa: tehtävistä, joille on määritetty muistutus, lähetetään edelleen erilliset sähköposti-ilmoitukset postilaatikkoosi.Jos haluat lopettaa yksittäisten tehtävien muistutusviestit, poista tehtävien muistutukset käytöstä. Jos olet ottanut käyttöön oletusmuistutusajan, muistutukset otetaan automaattisesti käyttöön, kun luot tehtäviä. Voit poistaa näiden tehtävien muistutukset käytöstä tai muuttaa oletusasetukseksi Ei muistutusta, jotta automaattisia muistutuksia ei enää lähetetä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Ilmoitukset.
3. Napsauta Tehtävät laajentaaksesi sen ilmoitusasetukset.
4. Valitse Tehtävien päivittäinen yhteenveto -kohdan vieressä oleva valintaruutu, jos haluat vastaanottaa sähköpostiviestejä. Poista valinta, jos et halua enää vastaanottaa sähköpostiviestejä.
5. Napsauta Tallenna.

Arkipäivinä yhteenveto laaditaan klo 6 mennessä ja lähetetään sähköpostilaatikkoosi klo 8 käyttäjäasetuksissasi valitun aikavyöhykkeen mukaan. Klo 6–8 välisenä aikana luodut tehtävät eivät sisälly kyseisen päivän yhteenvetoon.

Jos erääntyviä tehtäviä ei ole, sähköpostia ei lähetetä.

Sähköpostikooste sisältää:

• Tänään erääntyvien tehtävien lukumäärä. Nämä ovat kaikki tehtävät, joiden eräpäivä on sähköpostin lähetyspäivänä.
• Tehtävätyypin mukaan jaoteltu tehtävien, puheluiden ja sähköpostien määrä.
• Kolmen tehtävän tiedot, mukaan lukien otsikko, niihin liittyvät tietueet ja se, onko ne merkitty korkean prioriteetin tehtäviksi.

Napsauta sähköpostikoosteessa Näytä kaikki tänään erääntyvät tehtävät, jotta voit tarkastella tehtäviäsi HubSpot-tililläsi.