Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o con i pagamenti di HubSpot. Utilizzando le fatture, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro processore di pagamento. Inoltre, contengono i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.
| Acquisto fattura checkout | Registrazione della fattura interna |
Di seguito vi spieghiamo come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture di HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare le seguenti impostazioni abbia i permessi di Super Admin.
Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni della fattura:
Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fatturazione per impostazione predefinita.
Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema di contabilità, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.
Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team contabile per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.
Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:
Modificare le fatture che sono state finalizzate e che si trovano nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i superamministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato di Bozza .
Per accedere all'impostazione:
Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le bozze di fattura possono essere eliminate senza questa impostazione.
Prima che gli utenti possano cancellare le fatture finalizzate, i superamministratori devono attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.
Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.
Per accedere all'impostazione:
Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.
Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:
È possibile scegliere fino a quattro proprietà di fattura personalizzate da visualizzare sulle fatture dei clienti. Gli utenti con i permessi di Super Admin possono modificare queste impostazioni.
Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili:
Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata nella fattura del cliente.
Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future. Le fatture finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.
I documenti di fatturazione hanno come titolo predefinito Fattura. Per scegliere un titolo diverso:
Per aggiungere un messaggio predefinito che apparirà nel campo dei commenti di ogni fattura:
Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo aver confermato questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono in bozza.
Facoltativamente, è possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di ogni fattura insieme alle informazioni sulla propria azienda. L'aggiunta di un codice fiscale al vostro account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti, ma solo le nuove fatture create in futuro.
Per aggiungere i codici fiscali:
Per impostazione predefinita, le fatture includono un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutti i costi sono elencati in USD e sono soggetti all'imposta sulle vendite (se applicabile).
Per disattivare questo avviso:
Dopo aver configurato lo strumento HubSpot per le fatture, imparate come: