Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o con i pagamenti di HubSpot. Utilizzando le fatture, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro processore di pagamento. Inoltre, contengono i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Checkout della fattura dell'acquirente	Registrazione della fattura interna

Attenzione: dopo aver effettuato una transazione utilizzando l'elaborazione dei pagamenti con l'account Stripe collegato, non è attualmente possibile collegare un account Stripe alternativo, né configurare HubSpot Payments. Allo stesso modo, una volta effettuata una transazione con HubSpot Payments, non è attualmente possibile passare da HubSpot Payments all'elaborazione dei pagamenti con Stripe. Se non avete ancora effettuato transazioni e desiderate cambiare, contattate l'assistenza.

Di seguito, vi spieghiamo come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture di HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare le seguenti impostazioni abbia i permessi di super amministratore.

Configurare le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configurate le seguenti impostazioni per le fatture:

• Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti di HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, imparate come modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti.
  
  

  Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fatturazione per impostazione predefinita.

• Aggiungi un logo al tuo brand kit HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del tuo brand HubSpot.
  • Le fatture non utilizzeranno i colori del brand kit.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo le fatture attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
• Collegare il proprio dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al proprio account. Quando si crea una fattura, si può anche scegliere tra i domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura

Per garantire che i numeri di fattura di HubSpot non si sovrappongano ai numeri di fattura del vostro sistema di account, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il team di contabilità per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiorna punto di partenza.

Impostare un commento predefinito

Per aggiungere un messaggio predefinito che apparirà nel campo dei commenti di ogni fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Inserire il commento predefinito e fare clic su Salva.

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono in bozza.

Aggiungere un codice fiscale

È possibile aggiungere fino a 3 codici fiscali nell'intestazione di ogni fattura, insieme alle informazioni sulla società. L'aggiunta di un codice fiscale all'account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti, ma solo quelle appena create.

Per aggiungere gli ID fiscali:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• In Aggiungi codice fiscale alle fatture, fare clic su Aggiungi codice fiscale.
• Fare clic sul menu a discesa Tipo di codice fiscale e selezionare un tipo.
• Nel campo Numero di codice fiscale, inserire il codice fiscale.
• Ripetere questi passaggi se è necessario aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
• Fare clic su Salva.

Creare fatture dai pagamenti degli abbonamenti

Per impostazione predefinita, HubSpot crea fatture per i pagamenti degli abbonamenti ricorrenti. Quando un cliente effettua con successo il pagamento di un abbonamento, HubSpot crea una fattura pagata. Quando il pagamento di un abbonamento non va a buon fine, viene creata una fattura aperta.

Per evitare che HubSpot crei fatture per i pagamenti degli abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Nella scheda Impostazione , alla voce Abbonamenti, fare clic per deselezionare la casella Crea fatture per i pagamenti degli abbonamenti.

Passi successivi

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Creare sequenze (solo per Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo per Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creare report personalizzati con il costruttore di report personalizzati di HubSpot(solo Professional ed Enterprise ).