Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti Stripe o con i pagamenti HubSpot. Utilizzando le fatture, i vostri acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro elaboratore del pagamento. Contengono anche i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Controllo della fattura dell'acquirente	Record della fattura interna

Di seguito, scoprirete come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture di HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare una delle seguenti impostazioni abbia i permessi di Super amministratore.

Configurare le impostazioni generali della fattura

Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni della fattura:

• Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti
  
  

  Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di default per le fatture.

• Aggiungere un logo al kit del brand HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del brand HubSpot.
  • Le fatture non utilizzeranno i colori del kit del brand.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo le fatture in fase di elaborazione e quelle create dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
• Connetti il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando si crea una fattura, si può anche scegliere tra i domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Impostazione

Personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura

Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema di contabilità, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team contabile per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiorna punto di partenza.

Attivare la possibilità di modificare le fatture aperte

Modificare le fatture che sono state finalizzate e che si trovano nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i super amministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato Bozza .

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
• Fare clic su Salva.

Attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate

Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le bozze di fattura possono essere eliminate senza questa impostazione.

Prima che gli utenti possano cancellare le fatture finalizzate, i Super Amministratori devono attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti eliminazione fattura.
• Fare clic su Salva.

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.

• In Impostazioni e-mail, fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
• Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, selezionare la casella di controllo Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
• Fare clic su Salva.

Modello di fattura

Aggiungere o rimuovere campi personalizzati

È possibile scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture dei clienti. Gli utenti con i permessi di super amministratore possono modificare queste impostazioni.

Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• In Personalizzazione modello, fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti.
• Nel pannello di destra, in Modifica campi personalizzati predefiniti, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato.
  • È possibile selezionare dall'elenco le proprietà personalizzate della fattura esistenti, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • Per aggiungere un altro campo, fare clic su add e selezionare un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunte, è possibile fare clic sul menu a discesa per passare a una proprietà diversa.
  • Nella sezione Anteprima viene visualizzata un'anteprima dal vivo mentre si aggiungono le proprietà.
  • Per rimuovere una proprietà, fare clic sull'icona dicancellazione delete deletr e.

• Al termine, fare clic su Salva.

• Per consentire agli utenti di modificare il campo durante la creazione di una fattura, selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fare clic su Salva nell'angolo in basso a sinistra.

Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata nella fattura del cliente.

Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future. Le fatture finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.

Utilizzare un titolo personalizzato

Per impostazione predefinita, i documenti sono intitolati Fattura. Per scegliere un titolo diverso:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Selezionare la casella di controllo Usa titolo documento personalizzato.
• Nel campo di testo, inserire il titolo che verrà visualizzato sulle fatture.
• Fare clic su Salva.

Impostare un commento predefinito

Per aggiungere un messaggio predefinito che apparirà nel campo dei commenti di ogni fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Inserire il commento predefinito e fare clic su Salva.

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo aver confermato questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono in bozza.

Aggiungere un codice fiscale

È possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di ogni fattura, insieme ai dati dell'Azienda. L'aggiunta di un codice fiscale al vostro account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti, ma solo le nuove fatture create.

Per aggiungere i codici fiscali:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• In Aggiungi codice fiscale alle fatture, fare clic su Aggiungi codice fiscale.
• Fare clic sul menu a discesa Tipo di codice fiscale e selezionare un tipo.
• Nel campo Numero di codice fiscale, inserire il codice fiscale.
• Ripetere questi passaggi se è necessario aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
• Fare clic su Salva.

Rimuovere la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite

Per impostazione predefinita, le fatture includono un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutti i costi sono elencati in USD e sono soggetti all'imposta sulle vendite (se applicabile).

Per disattivare questo avviso:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Deselezionare la casella di controllo Includi la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite.
• Fare clic su Salva.

Automazione

Inviare promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, durante o dopo la data di scadenza.

Nota bene: per poter inviare i promemoria è necessario essere iscritti ai pagamenti di HubSpot o utilizzare Stripe come elaboratore del pagamento.

Per attivare i promemoria via e-mail:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Automazione.
• Attivare l'interruttore Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte.
  • Le e-mail saranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo predefinito nelle impostazioni della fattura.
• Per impostazione predefinita, la pianificazione dei solleciti prevede tre solleciti (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
  
  • Fare clic sul menu a discesa e selezionare un'opzione.
  • Se si seleziona giorni dopo la data di scadenza o giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni.

• Fare clic su + Aggiungi promemoria per aggiungere un promemoria.
• Fare clic su delete per eliminare un promemoria.
• Fare clic sulla casella Ora di invio del promemoria e selezionare l'ora di invio dell'e-mail.
• Fare clic su Anteprima e-mail per vedere l'aspetto dell'e-mail una volta inviata.
• Una volta impostate le opzioni di automazione, fare clic su Salva.

Le prossime tappe

Dopo aver configurato lo strumento HubSpot per le fatture, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Creare sequenze (solo Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creare rapporti personalizzati con il generatore di rapporti personalizzati di HubSpot(solo Professional ed Enterprise ).