Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o con i pagamenti di HubSpot. Utilizzando le fatture, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro processore di pagamento. Inoltre, contengono i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Checkout della fattura dell'acquirente	Registrazione della fattura interna

Di seguito vi spieghiamo come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture di HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare le seguenti impostazioni abbia i permessi di Super Admin.

Configurare le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configurate le seguenti impostazioni per le fatture:

1. Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti di HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, imparare a modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o a impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti.
   
   

   Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fatturazione per impostazione predefinita.

2. Aggiungete un logo e i colori del marchio al vostro kit di brand HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni predefinite del vostro brand HubSpot. L'aggiornamento del logo e dei colori non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo quelle in fase di elaborazione e quelle create dopo l'aggiornamento.
3. Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
4. Collegare il proprio dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al proprio account. Quando si crea una fattura, si può anche scegliere tra i domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o volete collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Configurazione

Personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura

Per assicurarsi che i numeri di fattura di HubSpot non si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema di account, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il team di contabilità per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
4. Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiorna punto di partenza.

Attivare la possibilità di modificare le fatture aperte

Modificare le fatture che sono state finalizzate e sono nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i superamministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato di Bozza .

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
4. Fare clic su Salva.

Attivare la possibilità di eliminare le fatture non pagate

Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le fatture in bozza possono essere eliminate senza questa impostazione.

Prima che gli utenti possano eliminare le fatture finalizzate, i superamministratori devono attivare la possibilità di eliminare le fatture non pagate. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata cancellata). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il proprio team di contabili per assicurarsi che la funzione funzioni con i sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. In Gestione delle fatture, selezionare la casella di controllo Consenti l'eliminazione delle fatture.
4. Fare clic su Salva.

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.

3. In Impostazioni e-mail, fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
4. Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, selezionare la casella di controllo Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fare clic su Salva.

Impostare l'associazione del contatto di fatturazione

Imposta automaticamente il contatto di fatturazione assegnato per tutte le offerte e i preventivi che vengono convertiti in fatture. Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. In Associazione contatti di fatturazione, selezionare la casella di controllo Usa l'associazione dei contatti di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture .
4. Fare clic su Salva.

Personalizzazione

Nel vostro account è impostata una preimpostazione predefinita, che può essere modificata. È possibile impostare altre preimpostazioni di fattura e configurare le informazioni raccolte in base alle preimpostazioni.

Le preimpostazioni personalizzabili consentono di avere diverse configurazioni di fattura da selezionare quando si crea una fattura. Ad esempio, si può avere una preimpostazione di fattura predefinita che utilizza l'indirizzo principale dell'azienda dal proprio account, e poi si può impostare una preimpostazione diversa con un indirizzo aziendale diverso.

Nota bene: le fatture generate automaticamente (ad esempio, le fatture ricorrenti create da abbonamenti) utilizzeranno la preimpostazione predefinita e non potranno essere impostate per utilizzare una preimpostazione diversa.

Creare una preimpostazione

Per creare una preimpostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fare clic su Crea preimpostazione.

5. Inserire il nome della preimpostazione e fare clic su Crea.

Aggiornare la preimpostazione predefinita o personalizzata

È possibile aggiornare la propria preimpostazione o quella predefinita nelle impostazioni della fattura. Fare clic sulla scheda Anteprima in qualsiasi momento per visualizzare un'anteprima in tempo reale delle modifiche apportate.

Per aggiornare la preimpostazione predefinita o una preimpostazione personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Nel menu a discesa Vista corrente, selezionare la preimpostazione da modificare.
5. Assicurarsi che sia selezionata la scheda Contenuto.

6. Selezionare l'opzione Usa titolo documento personalizzato per impostare un titolo personalizzato per la preimpostazione della fattura. Questo titolo verrà visualizzato nell'intestazione delle fatture per questo modello preimpostato.

Attenzione: non è possibile aggiornare l'indirizzo di una preimpostazione predefinita. Utilizzerà l'indirizzo principale dell'azienda impostato in Predefiniti dell'account nelle impostazioni dell'account. Se si desidera utilizzare un indirizzo diverso, creare una nuova preimpostazione.

7. È possibile scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture per gli acquirenti. Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili nella preimpostazione della fattura, fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:
   • Nel pannello di destra, sotto Modifica campi personalizzati predefiniti, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato.
     • È possibile selezionare le proprietà personalizzate della fattura esistenti dall'elenco, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • • Per aggiungere un campo supplementare, fare clic su add e selezionare un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà di fattura personalizzate.
    • Una volta aggiunte, è possibile fare clic sul menu a discesa per passare a una proprietà diversa.
  • Nella sezione Anteprima viene visualizzata un'anteprima dal vivo mentre si aggiungono le proprietà.
  • Per rimuovere una proprietà, fare clic sull'icona dicancellazione delete deletr e.
  • Al termine, fare clic su Salva.

Nota: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• • Per consentire agli utenti di modificare la proprietà quando si crea una fattura con questa preimpostazione, selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fare clic su Salva nell'angolo in basso a sinistra.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata sulla fattura dell'acquirente.

Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future che utilizzano questa preimpostazione. Le fatture che utilizzano questa preimpostazione e che sono state finalizzate prima dell'eliminazione conterranno ancora la proprietà personalizzata.

8. In Fatture predefinite è possibile visualizzare le informazioni sull'azienda e impostare il numero di giorni selezionabili per i termini di pagamento netti e i termini di pagamento netti predefiniti per le fatture:
   • Fare clic su Informazioni sulla società per visualizzare le informazioni sulla società. Quando si modifica il modello predefinito, le informazioni sulla società non possono essere modificate e utilizzano le informazioni sulla società presenti nelle impostazioni dell'account. Creare una preimpostazione personalizzata se si desidera avere un modello di fattura con informazioni aziendali diverse.
   • Fare clic su Termini di pagamento netti per visualizzare le impostazioni dei termini di pagamento netti.
     • Nelle apposite caselle, impostare i termini di pagamento netti in giorni, che saranno disponibili per la selezione di una fattura.
     • Fare clic su + Aggiungi un altro importo netto per aggiungere un ulteriore termine di pagamento netto.

• • • Fare clic su delete per eliminare un termine di pagamento netto.
    • Fare clic sul menu a discesa Termine di pagamento netto predefinito e selezionare il termine di pagamento netto predefinito che verrà impostato quando si crea una fattura. Se si modifica questa opzione, il nuovo termine di pagamento netto sarà impostato come predefinito per le fatture dopo la modifica dell'impostazione.
      
      

9. Il campo Commento predefinito viene visualizzato in fondo alle fatture. Può essere utilizzato per aggiungere termini di pagamento, informazioni legali o altre informazioni importanti per l'acquirente. Per aggiungere un messaggio predefinito per la preimpostazione selezionata:
   • Inserire il commento predefinito.
   • Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione per formattare il testo, aggiungere un link o utilizzare uno snippet.
   • Fare clic su Salva.
     
     

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono attualmente in bozza.

10. È possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura insieme alle informazioni sulla società. L'aggiunta di un codice fiscale all'account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti che utilizzano questa preimpostazione, ma solo le nuove fatture create con questa preimpostazione.
11. Per aggiungere gli ID fiscali alla preimpostazione della fattura:
    • In Aggiungi ID fiscale alle fatture, fare clic su Aggiungi ID fiscale.
    • Fare clic sul menu a discesa Tipo di ID fiscale e selezionare un tipo.
    • Nel campo Numero ID fiscale, inserire l'ID fiscale.
    • Ripetere questi passaggi se è necessario aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
    • Fare clic su Salva.

12. Deselezionare la casella di controllo Includi avviso di valuta e imposta sulle vendite in fattura per nascondere l'avviso di valuta e imposta sulle vendite sulle fatture.

13. Deselezionate la casella di controllo Mostra periodo di fatturazione su fatture ed e-mail di abbonamento per nascondere il periodo di fatturazione di un abbonamento sulle fatture.

Rimuovere l'avviso sulla valuta della fattura e l'imposta sulle vendite

1. Le fatture possono includere un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutte le tariffe sono indicate in USD e sono soggette all'imposta sulle vendite (se applicabile).

2. Per disattivare l'avviso per la preimpostazione della fattura, deselezionare la casella di controllo Includi la valuta della fattura e l'imposta sulle vendite, quindi fare clic su Salva.

Rinominare una preimpostazione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare la preimpostazione.
5. Fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina preimpostazione.
6. Inserire il nuovo nome della preimpostazione e fare clic su Salva.

Nota bene: la preimpostazione predefinita non può essere rinominata.

Eliminare una preimpostazione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare la preimpostazione.
5. Fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina preimpostazione.
6. Fare clic su Elimina preimpostazione per confermare.

Nota: la preimpostazione Default non può essere eliminata.

Automazione

Creazione automatica di fatture per pagamenti su link di pagamento e preventivi o abbonamenti

Scegliere se generare automaticamente le fatture dai pagamenti una tantum di preventivi o link di pagamento, o dai pagamenti di abbonamenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Nota bene: le fatture generate automaticamente utilizzeranno la preimpostazione Predefinito e non potranno essere impostate per utilizzare una preimpostazione diversa.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, o per i pagamenti di abbonamenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Automazione.
4. Deselezionare la casella Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica di fatture per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, quindi fare clic su Salva.
5. Deselezionare la casella di controllo Abbonamenti per disattivare la creazione automatica di fatture per i pagamenti degli abbonamenti, quindi fare clic su Salva.

Inviare promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, durante o dopo la data di scadenza.

Per attivare i promemoria via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
3. Fare clic sulla scheda Automazione.
4. Attivare l'interruttore Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte.
   • Le e-mail saranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo predefinito nelle impostazioni della fattura.
5. Per impostazione predefinita, la pianificazione dei solleciti prevede tre solleciti (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
   
   • Fare clic sul menu a discesa e selezionare un'opzione.
   • Se si seleziona giorni dopo la data di scadenza o giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni.

6. Fare clic su + Aggiungi promemoria per aggiungere un promemoria.
7. Fare clic su delete per eliminare un promemoria.
8. Fare clic sulla casella Ora di invio del promemoria e selezionare l'ora di invio dell'e-mail.
9. Fare clic su Anteprima e-mail per vedere l'aspetto dell'e-mail una volta inviata.
10. Una volta impostate le opzioni di automazione, fare clic su Salva.

Passi successivi

Dopo aver configurato lo strumento HubSpot per le fatture, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Create sequenze (solo per Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise ) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo per Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creare report personalizzati con il costruttore di report personalizzati di HubSpot(solo Professional ed Enterprise ).