Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture di HubSpot puoi inviare fatture direttamente da HubSpot, monitorare i crediti e ricevere i pagamenti tramite HubSpot Payments oil sistema di elaborazione dei pagamenti Stripe. Grazie alle fatture, gli acquirenti seguiranno una procedura di checkout simile a quella dei link di pagamento e dei preventivi, mentre gli abbonamenti consentono di inviare fatture e riscuotere i pagamenti in modo automatico o manuale.

Questo articolo spiega come fatturare i tuoi clienti utilizzando le fatture HubSpot. Per assistenza con il tuo abbonamento HubSpot, scopri come gestirlo.

A differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle date di scadenza e dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del tuo sistema di elaborazione dei pagamenti. Contengono inoltre i numeri di fattura, che potrebbero essere richiesti da alcuni acquirenti al momento della richiesta di pagamento.

Checkout della fattura dell'acquirente	Record della fattura interna

Configura le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configura le seguenti impostazioni delle fatture:

1. Configurare le autorizzazioni relative alle fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando aggiungi nuovi utenti. Per creare o modificare le fatture è necessaria una licenza Core o Hub . Scopri di più sui tipi di licenza.
   
   

   Nota: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 dispongono di autorizzazioni di visualizzazione e modifica per le fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non dispongono di autorizzazioni per le fatture per impostazione predefinita.

2. Aggiungi un logo e i colori del marchio al tuo kit di branding HubSpot: le fatture utilizzeranno automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni predefinite del tuo marchio HubSpot. L'aggiornamento del logo e dei colori non aggiornerà le fatture esistenti già finalizzate, ma solo le fatture attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.
3. Imposta le opzioni di pagamento predefinite: se lo desideri, puoi impostare quali metodi di pagamento saranno accettati per impostazione predefinita nelle tue fatture nelle impostazioni di pagamento. Puoi anche personalizzare questa opzione su ogni fattura durante la creazione.
4. Collega il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando crei una fattura, puoi anche selezionare uno qualsiasi dei tuoi domini collegati. Se non hai ancora collegato un dominio o desideri collegare un sottodominio separato per l'hosting delle fatture (ad es. billing.website.com), scopri come collegare un dominio a HubSpot.

Configurare le fatture

Configura le impostazioni delle fatture tramite la schedaImposta.

Personalizza il prefisso e il numero iniziale delle fatture

Per assicurarti che i numeri delle fatture di HubSpot non si sovrappongano a quelli del tuo sistema contabile, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. Puoi personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni delle fatture. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempioINV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Se una fattura viene eliminata, i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in modo sequenziale a partire dall'ultima fattura creata. L'eliminazione di una fattura può creare un'interruzione permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere azzerata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Ti consigliamo di consultare il tuo team contabile per garantire la conformità con i tuoi sistemi attuali.

Nota: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team contabile per assicurarsi che sia compatibile con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefissoINV. Per modificarlo, nella scheda Configurazione, clicca su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovo prefissoe clicca suSalva prefisso. Il prefisso può contenere un massimo di 8 caratteri.
5. Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è1001. Per modificarlo, clicca suAggiorna punto di partenza per i numeri di fattura. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovonumero di punto di partenza e clicca suAggiorna punto di partenza.

Attiva la possibilità di modificare le fatture

Attiva l'opzione per modificare le fattureaperte opagate. Con l'impostazione attivata, gli utenti con autorizzazioni di Super Amministratore o di Modifica per le fatture possono modificare i dettagli della fattura, come i dati di contatto e dell'azienda e le informazioni di fatturazione. È possibile modificare le voci e aggiungere altre voci sulle fatture non ancora pagate.Possono anche aggiornare le proprietà che non influiscono sul saldo della fattura, tra cui il numero dell'ordine di acquisto, le note e i codici fiscali.

Scopri di più sulla modifica delle fatture finalizzate. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le bozze delle fatture.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti modifica fattura.
5. Fai clic suSalva.

Attiva la possibilità di eliminare le fatture

Attiva l'opzione per eliminare qualsiasi fattura che non sia associata a una nota di credito, a un pagamento o a un abbonamento. Le bozze delle fatture possono essere eliminate senza che questa impostazione sia attivata.

L'eliminazione delle fatture è definitiva e non può essere annullata.

Nota: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in ordine sequenziale a partire dall'ultima fattura creata (anche se quella o qualsiasi altra fattura è stata eliminata). Pertanto, l'eliminazione delle fatture potrebbe creare un'interruzione permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere reimpostata solo se tutte le fatture vengono eliminate. Tuttavia, tieni presente che le fatture pagate non possono essere eliminate. Ti consigliamo di consultare il tuo team di contabilità per assicurarti della compatibilità con i tuoi sistemi attuali.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti eliminazione fatture.
5. Fai clic suSalva. 

Imposta l'associazione del contatto di fatturazione

Attiva l'opzione per impostare automaticamente il contatto di fatturazione che hai assegnato per qualsiasi trattativa e preventivo convertito in fattura. Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. In Associazione contatto di fatturazione, seleziona la casella di controllo Usa l'associazione del contatto di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture .
5. Fai clic suSalva.

Imposta un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Attiva l'opzione per impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato alcun indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.

3. InImpostazioni e-mail, clicca sul menu a tendina Indirizzo mittente predefinito e seleziona l'indirizzo e-mail che desideri utilizzare come predefinito.
4. Se desideri consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, seleziona la casella di controlloConsenti l'invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fai clic suSalva.

Personalizza le fatture

Nel tuo account viene automaticamente configurato un modello predefinito per le fatture, che può essere modificato. Puoi impostare ulteriori modelli di fattura personalizzati e configurare le informazioni da raccogliere in base ai modelli.

Le impostazioni predefinite personalizzabili ti consentono di avere diverse configurazioni di fattura che puoi selezionare al momento della creazione di una fattura. Ad esempio, potresti avere un'impostazione predefinita che utilizza l'indirizzo principale della tua azienda presente nel tuo account e un'altra impostazione predefinita che utilizza un indirizzo aziendale diverso, codici fiscali regionali diversi o proprietà personalizzate diverse.

I seguenti elementi della fattura possono essere modificati all'interno del modello:

• Titolo della fattura.
• Proprietà personalizzate.
• Informazioni sulla tua azienda.
• Condizioni di pagamento al netto.
• Commenti predefiniti.
• Codici fiscali.
• Periodi di fatturazione degli abbonamenti.

Se hai configurato HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, questa sarà disponibile in tutti i modelli. Puoi configurare una sola opzione di elaborazione dei pagamenti nel tuo account.

Nota: le fatture ricorrenti create dagli abbonamentiutilizzeranno il modello predefinito e non possono essere impostate per utilizzare un modello diverso.

Crea un'impostazione predefinita

Per creare un nuovo preset:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. In alto, clicca sulla schedaPersonalizzazione.
5. Fai clic su Crea preimpostazione.

5. Inserisci ilnome del tuo preset, quindi clicca suCrea. Una volta creato, puoi aggiornare gli elementi del preset.

Aggiornare il predefinito o un predefinito personalizzato

Puoi aggiornare le impostazioni predefinite o personalizzate nelle impostazioni delle fatture. Clicca sulla scheda Anteprima in qualsiasi momento per vedere un'anteprima in tempo reale delle tue modifiche.

Per aggiornare le impostazioni predefinite o personalizzate:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. In alto, clicca sulla schedaPersonalizzazione.
5. Nel menu a tendina Vista corrente, seleziona il preset chedesideri modificare. Ad esempio, selezionaPredefinito per modificare il preset predefinito.
6. Assicurati che la scheda Contenuto sia selezionata.

6. Seleziona la casella di controllo Usa titolo documento personalizzato per impostare un titolo personalizzato per il preset della fattura. Questo verrà visualizzato nell'intestazione delle fatture per il modello.

Nota: non è possibile aggiornare l'indirizzo di un'impostazione predefinita. Verrà utilizzato l'indirizzo principale dell'azienda impostato in Impostazioni predefinite dell'account nelle impostazioni dell'account. Se è necessario utilizzare un indirizzo diverso, creare una nuova impostazione predefinita.

7. È possibile scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture per gli acquirenti. Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili nel modello di fattura, in Campi personalizzati fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:
   • Nel pannello di destra, clicca su Aggiungi campo personalizzato.
     • Seleziona le proprietà personalizzate della fattura esistenti dall'elenco, cerca la proprietà personalizzata che desideri utilizzare oppure fai clic suCrea nuova proprietà della fatturaexternalLink per configurare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • • Per aggiungere un campo aggiuntivo, cliccasu Aggiungi campo personalizzato e seleziona un'altraproprietà della fattura. Puoiaggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunta, puoi fare clic sul menu a discesa della proprietà per cambiarla con una diversa.
    • Man mano che si aggiungono le proprietà, verrà visualizzata un'anteprima in tempo reale nellasezione Anteprima.
    • Per rimuovere una proprietà, clicca sull'icona "Elimina ".
    • Al termine, clicca su Salva.

Nota: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• • Per consentire agli utenti di modificare la proprietà durante la creazione di una fattura utilizzando questo preset, seleziona la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fai clic suSalva.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno queste proprietà per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata sulla fattura per l'acquirente.

Nota: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle fatture in bozza e da quelle future che utilizzano l'impostazione predefinita contenente la proprietà personalizzata. Le fatture che utilizzano questa impostazione predefinita e che sono state finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.

8. InImpostazioni predefinite della fattura puoi visualizzare le informazioni sulla tua azienda e impostare i termini di pagamento netti predefiniti:
   • Fai clic per espandere la sezione Informazioni sulla tua azienda per visualizzare le informazioni sulla tua azienda. Quando modifichi il modello predefinito, le informazioni sull'azienda non possono essere modificate e vengono utilizzate quelle presenti nelle impostazioni del tuo account. Crea un'impostazione predefinita personalizzata se desideri un modello di fattura con informazioni aziendali diverse.
     • Nei campi forniti, inseriscile informazioni sulla tuaazienda.
     • Fai clic suSalva.
   • Fai clic per espandere la sezione Termini di pagamento netti per visualizzare le impostazioni relative ai termini di pagamento netti.

Nota: i termini di pagamento netti predefiniti configurati nelle impostazioni delle fatture si applicheranno solo alle fatture create manualmente, non a quelle create dagli abbonamenti. In questi casi, ai fatture dell'abbonamento si applicheranno i termini di pagamento netti impostati al momento della creazione dell'abbonamento.

8. • • Nei campi previsti, imposta i termini di pagamento al netto in giorniche saranno disponibili per la selezione in una fattura.
     • Fai clic su + Aggiungi un altro importo netto per aggiungere un termine di pagamento netto aggiuntivo.
     • Fai clic su" Elimina" accanto a un termine di pagamento netto per rimuoverlo.
     • Fai clic sul menu a discesaTermine di pagamento netto predefinito e seleziona il termine di pagamento netto predefinito che verrà impostato durante la creazione di una fattura. Se modifichi questa opzione, il nuovo termine di pagamento netto verrà impostato come predefinito per le fatture create dopo la modifica dell'impostazione.
     • Fare clic suSalva.
9. Ilcampo Commenti verrà visualizzato in fondo alle fatture. Può essere utilizzato per aggiungere ulteriori informazioni sui termini di pagamento, note legali o altre informazioni importanti per l'acquirente. Per aggiungere un commento predefinito per il preset selezionato:

• • In Commenti, nel campo fornito, aggiungi i tuoi commenti. Usa la barra degli strumenti di formattazione per formattare il testo, aggiungere un link o utilizzare uno snippet. 
  • Fai clic su Salva.

Nota: i commenti aggiunti appariranno su tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiorneranno le fatture esistenti, anche se attualmente sono in bozza.

10. Se lo desideri, puoi aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura. L'aggiunta di un codice fiscale al tuo account non aggiornerà le fatture già finalizzate o in bozza che utilizzano questo modello, ma solo le fatture di nuova creazione che utilizzeranno questo modello in futuro.
11. Per aggiungere i codici fiscali al modello di fattura:
    • InAggiungi codice fiscale alle fatture, clicca su Aggiungi codice fiscale.
    • Fare clic sul menu a discesaTipo di codice fiscale, quindi selezionare untipo.
    • Nel campo "Numero di partita IVA ", inseriscila tuapartita IVA.
    • Ripeti questi passaggi se devi aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
    • Fai clic suElimina Elimina accanto a un codice fiscale per rimuoverlo.
    • Fai clic suSalva.
      
      
      
12. Deseleziona la casella di controllo Includi valuta della fattura e avviso sull'imposta sulle vendite per nascondere la valuta e l'avviso sull'imposta sulle vendite sulle fatture.
    
    
    
    
    
13. In Fatture di abbonamento, deseleziona la casella di controllo Mostra periodo di fatturazione sulle fatture di abbonamento e nelle e-mail per nascondere il periodo di fatturazione di un abbonamento sulle fatture.

Rinominare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In alto, fare clic sulla scheda Personalizzazione.
5. Fai clic sul menu a discesaVista corrente e seleziona l'impostazionepredefinita.
6. Accanto al menu a discesa Vista corrente, clicca su Azioni, quindi seleziona Rinomina predefinito.
7. Inserisci il nuovo nome del tuo preset, quindi clicca suSalva.

Nota: il preset predefinito non può essere rinominato.

Eliminare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. Fai clic sulla schedaPersonalizzazione.
5. Fai clic sul menu a discesaVista corrente e seleziona ilpreset.
6. Accanto al menu a discesa Vista corrente, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina predefinito.
7. Fare clic suElimina predefinito per confermare. Per qualsiasi bozza di fattura che utilizza questo predefinito sarà necessario selezionare un nuovo predefinito.

Nota: il preset predefinito non può essere eliminato.

Crea automaticamente fatture per i pagamenti

Scegli se generare automaticamente le fatture dai pagamenti una tantum dei link di pagamento o dai preventivi precedenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti tramite link di pagamento e preventivi pregressi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. In alto, clicca sulla schedaAutomazione.
5. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti effettuati tramite link di pagamento e preventivi, quindi clicca su Salva.
6. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti automatici degli abbonamentiper disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti relativi agli abbonamenti, quindi fai clic su Salva.

Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso

I promemoria automatici via e-mail ti consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura in sospeso. È possibile programmare l'invio dei promemoria prima, alla data di scadenza e dopo tale data.

Per attivare i promemoria via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In alto, clicca sulla scheda Automazione.
5. In Automazioni basate su modelli, attiva l'opzione Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso. Le e-mail verranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo mittente predefinito nelle impostazioni delle fatture. 
6. Per impostazione predefinita, lapianificazione dei promemoria prevede tre promemoria (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
   
   • Fai clic sul menu a tendina dei promemoria e selezionaun'opzione per la data di scadenza.
   • Se selezionigiorni dopo la data di scadenza ogiorni prima della data di scadenza, inserisci il numero di giorni accanto all'opzione della data di scadenza.
7. Fare clic su+ Aggiungi promemoria per aggiungere un altro promemoria.
8. Fai clic suElimina pereliminare un promemoria.
9. Fai clic sulla casella "Ora di invio del promemoria " e seleziona l'ora in cui verrà inviata l'e-mail di promemoria.
10. Fai clic su Anteprima e-mail per vedere come apparirà l'e-mail una volta inviata.
11. Una volta impostate le opzioni di automazione, clicca su Salva.

Prossimi passi

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, scopri come:

• Crea fatture.
• Gestisci le fatture.
• Crea sequenze (Vendite Hub e Service Hub Solo per i piani Professionaled Enterprise ) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo per i piani Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Crea report personalizzati con il generatore di report personalizzati di HubSpot (soloProfessional ed Enterprise ).