Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti Stripe o con i pagamenti HubSpot. Utilizzando le fatture, i vostri acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro elaboratore del pagamento. Contengono anche i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Controllo della fattura dell'acquirente	Record della fattura interna

Di seguito, vi spieghiamo come configurare l'avvio della riscossione dei pagamenti con le fatture HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare una delle seguenti impostazioni abbia i permessi di Super amministratore.

Configurare le impostazioni generali della fattura

Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni della fattura:

• Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti
  
  

  Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di default per le fatture.

• Aggiungere un logo al kit del brand HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del brand HubSpot.
  • Le fatture non utilizzeranno i colori del kit del brand.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo le fatture in fase di elaborazione e quelle create dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
• Connetti il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando si crea una fattura, si può anche scegliere tra i domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o volete collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Impostazione

Personalizzate il prefisso e il numero iniziale della fattura

Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema di contabilità, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team contabile per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiorna punto di partenza.

Attivare la possibilità di modificare le fatture aperte

Modificare le fatture che sono state finalizzate e che si trovano nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i super amministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato Bozza .

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
• Fare clic su Salva.

Attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate

Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le bozze di fattura possono essere eliminate senza questa impostazione.

Prima che gli utenti possano cancellare le fatture finalizzate, i Super Amministratori devono attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti eliminazione fattura.
• Fare clic su Salva.

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.

• In Impostazioni e-mail, fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
• Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, selezionare la casella di controllo Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
• Fare clic su Salva.

Impostare l'associazione del contatto per la fatturazione

Impostare automaticamente il contatto di fatturazione assegnato per tutte le trattative e i preventivi convertiti in fatture. Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Associazione contatti di fatturazione, selezionare la casella di controllo Usa l'associazione contatti di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture .
• Fare clic su Salva.

Personalizzazione

Nel vostro account è impostata una preimpostazione predefinita, che può essere modificata. Se siete iscritti a HubSpot Pagamenti o avete collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, potete impostare altri preset di fattura e configurare le informazioni raccolte in base ai preset.

Le preimpostazioni personalizzabili consentono di avere diverse configurazioni di fattura che si possono selezionare quando si crea una fattura. Ad esempio, si può avere una preimpostazione predefinita per le fatture che utilizza l'indirizzo principale dell'azienda dal proprio account, e poi si può impostare una preimpostazione diversa con un indirizzo aziendale diverso.

Nota bene: le fatture generate automaticamente (ad esempio, le fatture ricorrenti create da abbonamenti) utilizzeranno la preimpostazione Predefinito e non potranno essere impostate per utilizzare una preimpostazione diversa.

Creare una preimpostazione

Per creare una preimpostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic su Crea preimpostazione.

• Inserire il nome della preimpostazione, quindi fare clic su Crea.

Aggiornare una preimpostazione

È possibile aggiornare la preimpostazione nelle impostazioni della fattura. Fare clic sullascheda Anteprima in qualsiasi momento per visualizzare un'anteprima in tempo reale delle modifiche apportate.

Per aggiornare una preimpostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Nel menu a discesa Vista corrente, selezionare la preimpostazione da modificare.
• Assicurarsi che sia selezionata la scheda Contenuto.

Nota bene: non è possibile aggiornare l'indirizzo di una preimpostazione predefinita. Utilizzerà l'indirizzo principale dell'azienda impostato in Predefiniti dell'account nelle impostazioni dell'account. Se si desidera utilizzare un indirizzo diverso, creare una nuova preimpostazione.

• È possibile scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture dei clienti.

Nota bene: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili nella preimpostazione della fattura, fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:
  • Nel pannello di destra, in Modifica campi personalizzati predefiniti, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato.
    • È possibile selezionare dall'elenco le proprietà personalizzate della fattura esistenti, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • • Per aggiungere un altro campo, fare clic su add e selezionare un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunte, è possibile fare clic sul menu a discesa per passare a una proprietà diversa.
  • Nella sezione Anteprima viene visualizzata un'anteprima dal vivo mentre si aggiungono le proprietà.
  • Per rimuovere una proprietà, fare clic sull'icona dieliminazione delete deletr e.
  • Al termine, fare clic su Salva.

• • Per consentire agli utenti di modificare il campo durante la creazione di una fattura utilizzando questa preimpostazione, selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fare clic su Salva nell'angolo in basso a sinistra.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata nella fattura del cliente.

Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future che utilizzano questa preimpostazione. Le fatture che utilizzano questa preimpostazione e che sono state finalizzate prima dell'eliminazione conterranno ancora la proprietà personalizzata.

• Per aggiungere un messaggio predefinito che apparirà nel campo dei commenti delle fatture per questa preimpostazione, inserire il commento predefinito e fare clic su Salva.

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo aver confermato questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono in bozza.

• Facoltativamente, è possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura insieme alle informazioni sull'Azienda. L'aggiunta di un codice fiscale all'account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti che utilizzano questa preimpostazione, ma solo le nuove fatture create con questa preimpostazione. Per aggiungere gli ID fiscali alla preimpostazione della fattura:

• • In Aggiungi codice fiscale alle fatture, fare clic su Aggiungi codice fiscale.
  • Fare clic sul menu a discesa Tipo di ID fiscale, quindi selezionare un tipo.
  • Nel campo Numero ID fiscale, inserire l'ID fiscale.
  • Ripetete questi passaggi se dovete aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
  • Fare clic su Salva.

Rimuovere la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite

• Le fatture possono includere un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutti i corrispettivi sono indicati in USD e sono soggetti all'imposta sulle vendite (se applicabile).

• Per disattivare l'avviso per la preimpostazione della fattura, deselezionare la casella di controllo Includi avviso valuta fattura e imposta sulle vendite, quindi fare clic su Salva.

Rinominare una preimpostazione

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare la preimpostazione.
• Fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina preimpostazione.
• Inserire il nuovo nome della preimpostazione e fare clic su Salva.

Nota: la preimpostazione predefinita non può essere rinominata.

Cancellare una preimpostazione

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare la preimpostazione.
• Fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina preimpostazione.
• Fare clic su Elimina preimpostazione per confermare.

Nota bene: la preimpostazionepredefinita non può essere cancellata.

Automazione

Creare automaticamente fatture per pagamenti su link di pagamento e preventivi o abbonamenti

Scegliere se generare automaticamente le fatture da pagamenti una tantum di preventivi o link di pagamento, o da pagamenti di abbonamenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Nota bene: le fatture generate automaticamente utilizzeranno la preimpostazione predefinita e non potranno essere impostate per utilizzare una preimpostazione diversa.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, o per i pagamenti su abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Automazione.
• Deselezionare la casella Pagamenti una tantum (Link di pagamento e Preventivi) per disattivare la creazione automatica di fatture per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, quindi fare clic su Salva.
• Deselezionare la casella di controllo Abbonamenti per disattivare la creazione automatica di fatture per pagamenti su abbonamenti, quindi fare clic su Salva.

Inviare promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, durante o dopo la data di scadenza.

Nota bene: per poter inviare i promemoria è necessario essere iscritti ai pagamenti di HubSpot o utilizzare Stripe come elaboratore del pagamento.

Per attivare i promemoria via e-mail:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Automazione.
• Attivare l'interruttore Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte.
  • Le e-mail saranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo predefinito nelle impostazioni della fattura.
• Per impostazione predefinita, la pianificazione dei solleciti prevede tre solleciti (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
  
  • Fare clic sul menu a discesa e selezionare un'opzione.
  • Se si seleziona giorni dopo la data di scadenza o giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni.

• Fare clic su + Aggiungi promemoria per aggiungere un promemoria.
• Fare clic su delete per eliminare un promemoria.
• Fare clic sulla casella Ora di invio del promemoria e selezionare l'ora di invio dell'e-mail.
• Fare clic su Anteprima e-mail per vedere l'aspetto dell'e-mail una volta inviata.
• Una volta impostate le opzioni di automazione, fare clic su Salva.

Le prossime tappe

Dopo aver configurato lo strumento HubSpot per le fatture, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Creare sequenze (solo Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creare rapporti personalizzati con il generatore di rapporti personalizzati di HubSpot(solo Professional ed Enterprise ).