Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Utilizzando le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, monitorare i crediti e ricevere pagamenti utilizzando HubSpot Payments o Stripe. Utilizzando le fatture, gli acquirenti avranno un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi, mentre gli abbonamenti possono inviare fatture e riscuotere pagamenti automaticamente o manualmente.

A differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle date di scadenza e dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del tuo processore di pagamento. Contengono anche i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti quando richiedono il pagamento.

Di seguito, scopri come impostare le fatture per iniziare a riscuotere i pagamenti.

Configura le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configura le seguenti impostazioni delle fatture:

1. Configurare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti.
   
   

   Nota: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 dispongono di default delle autorizzazioni di visualizzazione e modifica delle fatture. Gli utenti creati dopo tale data non dispongono di default delle autorizzazioni relative alle fatture.

2. Aggiungi un logo e i colori del marchio al tuo kit del marchio HubSpot: le fatture utilizzeranno automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni predefinite del marchio HubSpot. L'aggiornamento del logo e dei colori non aggiornerà le fatture già completate, ma solo quelle attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.
3. Imposta le opzioni di pagamento predefinite: se lo desideri, puoi impostare quali metodi di pagamento saranno accettati di default dalle tue fatture nelle impostazioni di pagamento. Puoi anche personalizzare questa opzione su ogni fattura durante la creazione.
4. Collega il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando crei una fattura, puoi anche selezionare uno qualsiasi dei tuoi domini collegati. Se non hai ancora collegato un dominio o desideri collegare un sottodominio separato per l'hosting delle fatture (ad esempio, billing.website.com), scopri come collegare un dominio a HubSpot.

Configura

Personalizza il prefisso della fattura e il numero iniziale

Per garantire che i numeri delle fatture HubSpot non si sovrappongano a quelli del tuo sistema contabile, le fatture HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale predefinito di 1001. Puoi personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni delle fatture. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture, è necessario consultare il team contabile per assicurarsi che siano compatibili con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Fatture.
3. Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Configurazione, fai clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovo prefisso e fai clic su Salva prefisso. Il prefisso può contenere un massimo di 8 caratteri.
4. Per impostazione predefinita, il numero iniziale delle fatture è 1001. Per modificarlo, clicca su Aggiorna punto di partenza per i numeri delle fatture. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovo numero di punto di partenza e clicca su Aggiorna punto di partenza.

Attiva la possibilità di modificare le fatture aperte

Attiva l'opzione per modificare le fatture che sono state finalizzate, non sono state pagate e sono in stato Aperto. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato Bozza .

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, passare a Oggetti > Fatture.
3. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti modifica fattura.
4. Fare clic su Salva.

Attiva la possibilità di eliminare le fatture non pagate

Attiva l'opzione per eliminare le fatture finalizzate ma non pagate. Le fatture in bozza possono essere eliminate senza questa impostazione.

L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Nota: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in modo sequenziale dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata eliminata). Pertanto, l'eliminazione delle fatture può creare un'interruzione permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere reimpostata solo se tutte le fatture vengono eliminate. Tuttavia, tieni presente che le fatture pagate non possono essere eliminate. Ti consigliamo di consultare il tuo team contabile per assicurarti della compatibilità con i tuoi sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Fatture.
3. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti eliminazione fatture.
4. Fare clic su Salva.

Imposta l'associazione del contatto di fatturazione

Attiva l'opzione per impostare automaticamente il contatto di fatturazione che hai assegnato per qualsiasi accordo e preventivo convertito in fattura. Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Fatture.
3. In Associazione contatto di fatturazione, seleziona la casella di controllo Usa associazione contatto di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture .
4. Fare clic su Salva.

Imposta un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Attiva l'opzione per impostare un indirizzo e-mail predefinito dal quale inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non è impostato alcun indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Fatture.

3. In Impostazioni e-mail, fai clic sul menu a discesa Indirizzo mittente predefinito e seleziona l'indirizzo e-mail che desideri utilizzare come predefinito.
4. Se desideri consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, seleziona la casella di controllo Consenti l'invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fai clic su Salva.

Personalizzazione

Nel tuo account viene automaticamente impostata un'impostazione predefinita per le fatture, che può essere modificata. Puoi impostare ulteriori impostazioni predefinite personalizzate per le fatture e configurare le informazioni che raccogli in base alle impostazioni predefinite.

Le impostazioni predefinite personalizzabili consentono di avere diverse configurazioni di fattura che è possibile selezionare durante la creazione di una fattura. Ad esempio, è possibile avere un'impostazione predefinita di fattura che utilizza l'indirizzo principale della società dal proprio account, quindi è possibile impostare un'impostazione predefinita diversa con un indirizzo della società diverso, avere impostazioni predefinite per diversi codici fiscali se si vendono in regioni diverse o avere diverse proprietà personalizzate su diverse impostazioni predefinite, che i venditori possono utilizzare.

I seguenti elementi della fattura possono essere modificati all'interno dell'impostazione predefinita:

• Titolo della fattura.
• Proprietà personalizzate.
• Informazioni sulla tua azienda.
• Termini di pagamento netti.
• Commenti predefiniti.
• Codici fiscali.
• Periodi di fatturazione delle fatture di abbonamento.

Nota: le fatture generate automaticamente (ad esempio, le fatture ricorrenti create dagli abbonamenti) utilizzeranno l'impostazione predefinita e non potranno essere impostate per utilizzare un'impostazione predefinita diversa.

Creare un'impostazione predefinita

Per creare un nuovo preset:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fai clic su Crea preimpostazione.

5. Inserisci il nome del tuo preset, quindi fai clic su Crea. Una volta creato, puoi aggiornare gli elementi del preset.

Aggiornare l'impostazione predefinita o un'impostazione predefinita personalizzata

È possibile aggiornare l'impostazione predefinita o l'impostazione predefinita nelle impostazioni della fattura. Fare clic sulla scheda Anteprima in qualsiasi momento per visualizzare un'anteprima in tempo reale delle modifiche apportate.

Per aggiornare l'impostazione predefinita o un'impostazione predefinita personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Fatture.
3. Nella parte superiore, clicca sulla scheda Personalizzazione.
4. Nel menu a discesa Vista corrente, seleziona il preset che desideri modificare. Ad esempio, seleziona Predefinito per modificare il preset predefinito.
5. Assicurati che la scheda Contenuto sia selezionata.

6. Seleziona la casella di controllo Usa titolo documento personalizzato per impostare un titolo personalizzato per l'impostazione predefinita della fattura. Questo verrà visualizzato nell'intestazione delle fatture per il modello.

Nota: non è possibile aggiornare l'indirizzo di un'impostazione predefinita. Verrà utilizzato l'indirizzo principale della tua azienda impostato in Impostazioni predefinite account nelle impostazioni del tuo account. Se devi utilizzare un indirizzo diverso, crea una nuova impostazione predefinita.

7. Puoi scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture per gli acquirenti. Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili sul preset della fattura, in Campi personalizzati fai clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:
   • Nel pannello di destra, fai clic su " add " (Aggiungi campo personalizzato).
     • Seleziona le proprietà personalizzate esistenti della fattura dall'elenco, cerca la proprietà personalizzata che desideri utilizzare oppure fai clic su Crea nuova proprietà della fattura externalLink per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • • Per aggiungere un campo aggiuntivo, clicca su add Aggiungi campo personalizzato e seleziona un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunta, puoi cliccare sul menu a tendina delle proprietà per cambiarla con una proprietà diversa.
    • Man mano che si aggiungono le proprietà, nella sezione Anteprima verrà visualizzata un'anteprima in tempo reale.
    • Per rimuovere una proprietà, clicca sull'iconadi eliminazione delete .
    • Al termine, clicca su Salva.

Nota: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• • Per consentire agli utenti di modificare la proprietà durante la creazione di una fattura utilizzando questa impostazione predefinita, seleziona la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi clicca su Salva.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno queste proprietà per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata sulla fattura per l'acquirente.

Nota: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalla bozza e dalle fatture future che utilizzano l'impostazione predefinita contenente la proprietà personalizzata. Le fatture che utilizzano questa impostazione predefinita e che sono state finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.

8. In Impostazioni predefinite fattura puoi visualizzare le informazioni sulla tua azienda e impostare i termini di pagamento netti predefiniti:
   • Fai clic per espandere la sezione Informazioni sulla tua azienda per visualizzare le informazioni sulla tua azienda. Quando modifichi il modello predefinito, le informazioni sull'azienda non possono essere modificate e vengono utilizzate quelle presenti nelle impostazioni del tuo account. Crea un'impostazione predefinita personalizzata se desideri avere un modello di fattura con informazioni aziendali diverse.
     • Nei campi forniti, inserire le informazioni sulla propria azienda.
     • Fare clic su Salva.
   • Clicca per espandere la sezione Termini di pagamento netti per visualizzare le impostazioni dei termini di pagamento netti.
     • Nei campi forniti, imposta i termini di pagamento netti in giorni che saranno disponibili per la selezione su una fattura.
     • Fare clic su + Aggiungi un altro importo netto per aggiungere un ulteriore termine di pagamento netto.
     • delete Fai clic su Elimina accanto a un termine di pagamento netto per rimuoverlo.
     • Fai clic sul menu a discesa "Condizioni di pagamento netto predefinite " e seleziona le condizioni di pagamento netto predefinite che verranno impostate durante la creazione di una fattura. Se modifichi questa opzione, le nuove condizioni di pagamento netto saranno impostate come predefinite per le fatture create dopo la modifica dell'impostazione.
     • Fare clic su Salva.
9. Ilcampo Commenti verrà visualizzato nella parte inferiore delle fatture. Può essere utilizzato per aggiungere ulteriori informazioni sui termini di pagamento, informazioni legali o altre informazioni importanti per l'acquirente. Per aggiungere un commento predefinito per l'impostazione predefinita selezionata:

• • In Commenti, nel campo fornito, aggiungi i tuoi commenti. Utilizza la barra degli strumenti di formattazione per formattare il testo, aggiungere un link o utilizzare uno snippet.
  • Fai clic su Salva.

Nota: i commenti aggiunti appariranno su tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiorneranno le fatture esistenti, anche se attualmente sono in bozza.

10. Facoltativamente, puoi aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura. L'aggiunta di un codice fiscale al tuo account non aggiornerà le fatture già finalizzate o in bozza che utilizzano questa impostazione predefinita, ma solo le fatture create di recente che utilizzano questa impostazione predefinita.
11. Per aggiungere codici fiscali al preset della fattura:
    • In Aggiungi codice fiscale alle fatture, clicca su Aggiungi codice fiscale.
    • Fare clic sul menu a discesa Tipo di codice fiscale, quindi selezionare un tipo.
    • Nel campo Numero di identificazione fiscale, inserire il proprio codice fiscale.
    • Ripeti questi passaggi se devi aggiungere un secondo o terzo codice fiscale.
    • delete Fai clic su Elimina accanto a un codice fiscale per rimuoverlo.
    • Fai clic su " Salva".
      
      
12. Deseleziona la casella di controllo Include currency and sales tax notice (Includi valuta della fattura e avviso sull'imposta sulle vendite) per nascondere la valuta e l'avviso sull'imposta sulle vendite sulle fatture.
    
    
    
13. In Fatture di abbonamento, deseleziona la casella di controllo Mostra periodo di fatturazione sulle fatture di abbonamento e nelle e-mail per nascondere il periodo di fatturazione di un abbonamento sulle fatture.

Rinominare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fai clic sul menu a discesa Vista corrente e seleziona il preset.
5. Accanto al menu a discesa Vista corrente, fai clic su Azioni, quindi seleziona Rinomina preimpostazione.
6. Inserisci il nuovo nome del tuo preset, quindi fai clic su Salva.

Nota: l'impostazione predefinita non può essere rinominata.

Eliminare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Fatture.
3. Fai clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fai clic sul menu a discesa Vista corrente e seleziona l'impostazione predefinita.
5. Accanto al menu a discesa Vista corrente, fai clic su Azioni, quindi seleziona Elimina preimpostazione.
6. Fai clic su Elimina preimpostazione per confermare. Tutte le bozze di fattura che utilizzano questa preimpostazione dovranno selezionare una nuova preimpostazione.

Nota: il preset predefinito non può essere eliminato.

Automazione

Crea automaticamente fatture per pagamenti su link di pagamento e preventivi o abbonamenti

Scegli se generare automaticamente fatture da pagamenti una tantum di preventivi o link di pagamento, oppure da pagamenti di abbonamenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Nota: le fatture generate automaticamente utilizzeranno l'impostazione predefinita e non è possibile impostare l'utilizzo di un'impostazione diversa.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti su link di pagamento e preventivi o per i pagamenti su abbonamenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Fatture.
3. Nella parte superiore, clicca sulla scheda Automazione.
4. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti sui link di pagamento e sui preventivi, quindi fai clic su Salva.
5. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti automatici abbonamenti per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti relativi agli abbonamenti, quindi fai clic su Salva.

Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, alla data di scadenza e dopo la data di scadenza.

Per attivare i promemoria via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Automazione.
4. In Automazioni basate su modelli, attiva l'opzione Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte. Le e-mail saranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo di posta elettronica predefinito nelle impostazioni della fattura.
5. Per impostazione predefinita, la pianificazione dei promemoria prevede tre promemoria (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
   
   • Fai clic sul menu a discesa dei promemoria e seleziona un'opzione per la data di scadenza.
   • Se si seleziona giorni dopo la data di scadenza o giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni accanto all'opzione della data di scadenza.
6. Fare clic su + Aggiungi promemoria per aggiungere un altro promemoria.
7. Clicca su delete delete per eliminare un promemoria.
8. Clicca sulla casella Ora di invio promemoria e seleziona l'ora in cui verrà inviata l'e-mail di promemoria.
9. Fai clic su Anteprima email per vedere come apparirà l'email una volta inviata.
10. Dopo aver impostato le opzioni di automazione, clicca su Salva.

Passaggi successivi

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, scopri come:

• Crea fatture.
• Gestisci le fatture.
• Crea sequenze (solo Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise ) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Crea report personalizzati con il generatore di report personalizzati di HubSpot (soloProfessional ed Enterprise ).