Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Con le fatture HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tenere traccia dei crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o con i pagamenti di HubSpot. Utilizzando le fatture, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle scadenze, dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro processore di pagamento. Inoltre, contengono i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Acquisto fattura checkout	Registrazione della fattura interna

Di seguito vi spieghiamo come configurarvi per iniziare a riscuotere i pagamenti con le fatture di HubSpot. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare le seguenti impostazioni abbia i permessi di Super Admin.

Configurare le impostazioni generali della fattura

Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni della fattura:

• Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti di HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, imparate come modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti.
  
  

  Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fatturazione per impostazione predefinita.

• Aggiungi un logo al tuo brand kit HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del tuo brand HubSpot.
  • Le fatture non utilizzeranno i colori del brand kit.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo le fatture attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
• Collegare il proprio dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al proprio account. Quando si crea una fattura, è anche possibile selezionare uno dei domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Impostazione

Personalizzate il prefisso e il numero iniziale della fattura

Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano ai numeri di fattura del sistema di contabilità, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il proprio team contabile per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiornamento punto di partenza.

Attivare la possibilità di modificare le fatture aperte

Modificare le fatture che sono state finalizzate e che si trovano nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i superamministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato di Bozza .

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
• Fare clic su Salva.

Attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate.

Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le bozze di fattura possono essere eliminate senza questa impostazione.

Prima che gli utenti possano cancellare le fatture finalizzate, i superamministratori devono attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate. L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Attenzione: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team di contabilità per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti l'eliminazione delle fatture.
• Fare clic su Salva.

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Impostazioni e-mail, fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
• Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, selezionare la casella di controllo Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
• Fare clic su Salva.

Modello di fattura

Aggiungere o rimuovere campi personalizzati

È possibile scegliere fino a quattro proprietà di fattura personalizzate da visualizzare sulle fatture dei clienti. Gli utenti con i permessi di Super Admin possono modificare queste impostazioni.

Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• In Personalizzazione del modello, fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti.
• Nel pannello di destra, in Modifica campi personalizzati predefiniti, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato.
  • È possibile selezionare le proprietà personalizzate della fattura esistenti dall'elenco, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • Per aggiungere un campo supplementare, fare clic su add e selezionare un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunte, è possibile fare clic sul menu a discesa per passare a una proprietà diversa.
  • Nella sezione Anteprima viene visualizzata un'anteprima dal vivo mentre si aggiungono le proprietà.
  • Per rimuovere una proprietà, fare clic sull'icona dieliminazione delete deletr e.

• Al termine, fare clic su Salva.

• Per consentire agli utenti di modificare il campo durante la creazione di una fattura, selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fare clic su Salva nell'angolo in basso a sinistra.

Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata nella fattura del cliente.

Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future. Le fatture finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.

Utilizzare un titolo personalizzato

I documenti di fatturazione hanno come titolo predefinito Fattura. Per scegliere un titolo diverso:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Selezionare la casella di controllo Usa titolo documento personalizzato.
• Nel campo di testo, inserire il titolo che verrà visualizzato sulle fatture.
• Fare clic su Salva.

Impostare un commento predefinito

Per aggiungere un messaggio predefinito che apparirà nel campo dei commenti di ogni fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Immettere il commento predefinito e fare clic su Salva.

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo aver confermato questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se sono in bozza.

Aggiungere un codice fiscale

Facoltativamente, è possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di ogni fattura insieme alle informazioni sulla propria azienda. L'aggiunta di un codice fiscale al vostro account non aggiornerà le fatture finalizzate o in bozza esistenti, ma solo le nuove fatture create in futuro.

Per aggiungere i codici fiscali:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• In Aggiungi codice fiscale alle fatture, fare clic su Aggiungi codice fiscale.
• Fare clic sul menu a discesa Tipo di codice fiscale, quindi selezionare un tipo.
• Nel campo Codice fiscale, inserire il proprio codice fiscale.
• Ripetete questi passaggi se dovete aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
• Fare clic su Salva.

Rimuovere la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite

Per impostazione predefinita, le fatture includono un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutti i costi sono elencati in USD e sono soggetti all'imposta sulle vendite (se applicabile).

Per disattivare questo avviso:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Modello di fattura.
• Deselezionare la casella di controllo Includi la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite.
• Fare clic su Salva.

Le prossime tappe

Dopo aver configurato lo strumento HubSpot per le fatture, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Creare sequenze (solo Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creare report personalizzati con il costruttore di report personalizzati di HubSpot( soloProfessional ed Enterprise ).