Configurare lo strumento HubSpot per le fatture

Utilizzando le fatture HubSpot puoi inviare fatture direttamente da HubSpot, monitorare i crediti e riceverepagamenti utilizzando HubSpot Payments oStripe. Utilizzando le fatture, gli acquirenti avranno un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi, mentre gli abbonamenti possono inviare fatture e riscuotere pagamenti automaticamente o manualmente.

Questo articolo spiega come fatturare ai tuoi clienti utilizzando le fatture HubSpot. Per assistenza con il tuo abbonamento HubSpot, scopri come gestire il tuo abbonamento.

A differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle date di scadenza e dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del tuo processore di pagamento. Contengono anche i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti quando richiedono il pagamento.

Di seguito, scopri come impostare le fatture per iniziare a riscuotere i pagamenti.

Configura le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configura le seguenti impostazioni delle fatture:

1. Configura le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando aggiungi nuovi utenti. Per creare o modificare le fatture è necessario un posto core o hub . Scopri di più sui tipi di posto.
   
   

   Nota: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 dispongono di autorizzazioni di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non dispongono di autorizzazioni relative alle fatture per impostazione predefinita.

2. Aggiungi un logo e i colori del marchio al tuo kit del marchio HubSpot: le fatture utilizzeranno automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni predefinite del marchio HubSpot. L'aggiornamento del logo e dei colori non aggiornerà le fatture già finalizzate, ma solo quelle attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.
3. Imposta le opzioni di pagamento predefinite: se lo desideri, puoi impostare quali metodi di pagamento saranno accettati di default dalle tue fatture nelle impostazioni di pagamento. Puoi anche personalizzare questa opzione su ogni fattura durante la creazione.
4. Collega il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando crei una fattura, puoi anche selezionare uno qualsiasi dei tuoi domini collegati. Se non hai ancora collegato un dominio o desideri collegare un sottodominio separato per l'hosting delle fatture (ad esempio, billing.website.com), scopri come collegare un dominio a HubSpot.

Configura

Personalizza il prefisso della fattura e il numero iniziale

Per garantire che i numeri delle fatture HubSpot non si sovrappongano a quelli del tuo sistema contabile, le fatture HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale predefinito di 1001. Puoi personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni delle fatture. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempioINV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture, è necessario consultare il team contabile per assicurarsi che siano compatibili con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suOggetti>Fatture.
3. Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefissoINV. Per modificarlo, nella scheda Configurazione, fai clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovo prefissoe fai clic suSalva prefisso. Il prefisso può contenere un massimo di 8 caratteri.
4. Per impostazione predefinita, il numero iniziale delle fatture è1001. Per modificarlo, cliccasu Aggiorna punto di partenza per i numeri delle fatture. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovonumero di punto di partenza e cliccasu Aggiorna punto di partenza.

Attiva la possibilità di modificare le fatture aperte

Attiva l'opzione per modificare le fatture che sono state finalizzate, non sono state pagate e sono in stato Aperto. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato Bozza.

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti >Fatture.
3. In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
4. Fare clic suSalva.

Attiva la possibilità di eliminare le fatture non pagate

Attiva l'opzione per eliminare le fatture finalizzate ma non pagate. Le fatture in bozza possono essere eliminate senza questa impostazione.

L'eliminazione delle fatture è permanente e non può essere annullata.

Nota: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in modo sequenziale dall'ultima fattura creata (anche se questa o qualsiasi altra fattura è stata eliminata). Pertanto, l'eliminazione delle fatture può creare un'interruzione permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere reimpostata solo se tutte le fatture vengono eliminate. Tuttavia, tieni presente che le fatture pagate non possono essere eliminate. Ti consigliamo di consultare il tuo team contabile per assicurarti della compatibilità con i tuoi sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti >Fatture.
3. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti eliminazione fatture.
4. Fare clic suSalva. 

Imposta l'associazione del contatto di fatturazione

Attiva l'opzione per impostare automaticamente il contatto di fatturazione che hai assegnato per qualsiasi accordo e preventivo convertito in fattura. Per accedere all'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti >Fatture.
3. In Associazione contatto di fatturazione, seleziona la casella di controllo Usa associazione contatto di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture .
4. Fare clic suSalva.

Imposta un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Attiva l'opzione per impostare un indirizzo e-mail predefinito dal quale inviare le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non è impostato alcun indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti >Fatture.

3. InImpostazioni e-mail, fai clic sul menu a discesa Indirizzo mittente predefinito e seleziona l'indirizzo e-mail che desideri utilizzare come predefinito.
4. Se desideri consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, seleziona la casella di controlloConsenti l'invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fai clic suSalva.

Personalizzazione

Nel tuo account viene automaticamente impostata un'impostazione predefinita per le fatture, che può essere modificata. Puoi impostare ulteriori impostazioni predefinite personalizzate per le fatture e configurare le informazioni che raccogli in base alle impostazioni predefinite.

Le impostazioni predefinite personalizzabili consentono di avere diverse configurazioni di fattura che è possibile selezionare durante la creazione di una fattura. Ad esempio, è possibile avere un'impostazione predefinita di fattura che utilizza l'indirizzo principale della società dal proprio account e un'impostazione predefinita diversa che utilizza un indirizzo aziendale diverso, codici fiscali regionali diversi o proprietà personalizzate diverse.

I seguenti elementi della fattura possono essere modificati all'interno del modello predefinito:

• Titolo della fattura.
• Proprietà personalizzate.
• Informazioni sulla tua azienda.
• Termini di pagamento netti.
• Commenti predefiniti.
• Codici fiscali.
• Periodi di fatturazione delle fatture di abbonamento.

Se hai impostato HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, questa sarà disponibile in tutte le impostazioni predefinite. Puoi impostare solo un'opzione di elaborazione dei pagamenti nel tuo account.

Nota: le fatture ricorrenti create dagli abbonamentiutilizzeranno l'impostazione predefinita e non potranno essere impostate per utilizzare un'impostazione predefinita diversa.

Creare un'impostazione predefinita

Per creare una nuova preimpostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suOggetti>Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaPersonalizzazione.
4. Fai clic su Crea preimpostazione.

5. Inserisci ilnome del tuo preset, quindi fai clic suCrea. Una volta creato, puoi aggiornare gli elementi del preset.

Aggiorna l'impostazione predefinita o un'impostazione predefinita personalizzata

Puoi aggiornare le impostazioni predefinite o personalizzate nelle impostazioni delle fatture. Fai clic sulla scheda Anteprima in qualsiasi momento per vedere un'anteprima in tempo reale delle modifiche apportate.

Per aggiornare le impostazioni predefinite o personalizzate:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suOggetti>Fatture.
3. Nella parte superiore, clicca sulla schedaPersonalizzazione.
4. Nel menu a discesa Vista corrente, seleziona il preset chedesideri modificare. Ad esempio, selezionaPredefinito per modificare il preset predefinito.
5. Assicurati che la scheda Contenuto sia selezionata.

6. Seleziona la casella di controllo Usa titolo documento personalizzato per impostare un titolo personalizzato per l'impostazione predefinita della fattura. Questo verrà visualizzato nell'intestazione delle fatture per il modello.

Nota: non è possibile aggiornare l'indirizzo di un'impostazione predefinita. Verrà utilizzato l'indirizzo principale della tua azienda impostato in Impostazioni predefinite account nelle impostazioni del tuo account. Se devi utilizzare un indirizzo diverso, crea una nuova impostazione predefinita.

7. Puoi scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture per gli acquirenti. Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili sul preset della fattura, in Campi personalizzati fai clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:
   • Nel pannello di destra, fai clic su Aggiungi campo personalizzato.
     • Seleziona le proprietà personalizzate esistenti della fattura dall'elenco, cerca la proprietà personalizzata che desideri utilizzare oppure fai clic suCrea nuova proprietà della fatturaexternalLink per impostare una nuova proprietà personalizzata della fattura.

• • • Per aggiungere un campo aggiuntivo, fai clic su Aggiungi campo personalizzato e seleziona un'altraproprietà della fattura. È possibileaggiungere fino a quattro proprietà personalizzate della fattura.
    • Una volta aggiunta, puoi cliccare sul menu a tendina delle proprietà per cambiarla con una proprietà diversa.
    • Man mano che si aggiungono le proprietà, nellasezione Anteprimaverrà visualizzata un'anteprima in tempo reale.
    • Per rimuovere una proprietà, clicca sull'icona El imina.
    • Al termine, clicca su Salva.

Nota: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• • Per consentire agli utenti di modificare la proprietà durante la creazione di una fattura utilizzando questa impostazione predefinita, seleziona la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fai clic suSalva.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno queste proprietà per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata sulla fattura per l'acquirente.

Nota: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalla bozza e dalle fatture future che utilizzano l'impostazione predefinita contenente la proprietà personalizzata. Le fatture che utilizzano questa impostazione predefinita e che sono state finalizzate prima dell'eliminazione continueranno a contenere la proprietà personalizzata.

8. InImpostazioni predefinite fattura puoi visualizzare le informazioni sulla tua azienda e impostare i termini di pagamento netti predefiniti:
   • Fai clic per espandere la sezione Informazioni sulla tua azienda per visualizzare le informazioni sulla tua azienda. Quando modifichi il modello predefinito, le informazioni sull'azienda non possono essere modificate e vengono utilizzate quelle presenti nelle impostazioni del tuo account. Crea un'impostazione predefinita personalizzata se desideri avere un modello di fattura con informazioni aziendali diverse.
     • Nei campi forniti, inseriscile informazioni sulla tuaazienda.
     • Fare clic suSalva.
   • Clicca per espandere la sezione Termini di pagamento netti per visualizzare le impostazioni dei termini di pagamento netti.

Nota: i termini di pagamento netti predefiniti configurati nelle impostazioni delle fatture si applicheranno solo alle fatture create manualmente, non a quelle create dagli abbonamenti. In questi casi, ai termini di pagamento netti impostati al momento della creazione dell'abbonamentosi applicheranno alle fatture dell'abbonamento.

8. • • Nei campi forniti, impostare i termini di pagamento netti in giorniche saranno disponibili per la selezione su una fattura.
     • Fare clic su + Aggiungere un altro importo netto per aggiungere un ulteriore termine di pagamento netto.
     • Fai clic suElimina Elimina accanto a un termine di pagamento netto per rimuoverlo.
     • Fai clic sul menu a discesaTermine di pagamento netto predefinito e seleziona il termine di pagamento netto predefinito che verrà impostato durante la creazione di una fattura. Se modifichi questa opzione, il nuovo termine di pagamento netto verrà impostato come predefinito per le fatture create dopo la modifica dell'impostazione.
     • Fai clic suSalva.
9. Ilcampo Commenti verrà visualizzato nella parte inferiore delle fatture. Può essere utilizzato per aggiungere ulteriori informazioni sui termini di pagamento, informazioni legali o altre informazioni importanti per l'acquirente. Per aggiungere un commento predefinito per l'impostazione predefinita selezionata:

• • In Commenti, nel campo fornito, aggiungi i tuoi commenti. Utilizza la barra degli strumenti di formattazione per formattare il testo, aggiungere un link o utilizzare uno snippet. 
  • Fai clic su Salva.

Nota: i commenti aggiunti appariranno per tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiorneranno le fatture esistenti, anche se attualmente sono in bozza.

10. Facoltativamente, è possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura. L'aggiunta di un codice fiscale al proprio account non aggiornerà le fatture già finalizzate o in bozza che utilizzano questa impostazione predefinita, ma solo le fatture create di recente che utilizzano questa impostazione predefinita.
11. Per aggiungere codici fiscali al preset della fattura:
    • InAggiungi codice fiscale alle fatture, clicca su Aggiungi codice fiscale.
    • Fare clic sul menu a discesaTipo di codice fiscale, quindi selezionare untipo.
    • Nel campoNumero di identificazione fiscale, inserireil propriocodice fiscale.
    • Ripeti questi passaggi se devi aggiungere un secondo o terzo codice fiscale.
    • Fai clic suElimina Elimina accanto a un codice fiscale per rimuoverlo.
    • Fai clic suSalva.
      
      
12. Deseleziona la casella di controllo Includi valuta della fattura e avviso sull'imposta sulle vendite per nascondere la valuta e l'avviso sull'imposta sulle vendite sulle fatture.
    
    
    
13. In Fatture di abbonamento, deseleziona la casella di controllo Mostra periodo di fatturazione sulle fatture di abbonamento e nelle e-mail per nascondere il periodo di fatturazione di un abbonamento sulle fatture.

Rinominare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suOggetti>Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Personalizzazione.
4. Fai clic sul menu a discesaVista corrente e seleziona ilpreset.
5. Accanto al menu a discesa Vista corrente, fai clic su Azioni, quindi seleziona Rinomina preimpostazione.
6. Inserisci il nuovo nome del tuo preset, quindi fai clic suSalva.

Nota: l'impostazione predefinita non può essere rinominata.

Eliminare un'impostazione predefinita

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suOggetti>Fatture.
3. Fai clic sulla schedaPersonalizzazione.
4. Fai clic sul menu a discesaVista corrente e seleziona ilpreset.
5. Accanto al menu a discesa Vista corrente, fai clic su Azioni, quindi seleziona Elimina preimpostazione.
6. Fai clic suElimina preimpostazione per confermare. Tutte le bozze di fattura che utilizzano questa preimpostazione dovranno selezionare una nuova preimpostazione.

Nota: l'impostazione predefinita non può essere eliminata.

Automazione

Crea automaticamente fatture per pagamenti su link di pagamento e preventivi o abbonamenti

Scegli se generare automaticamente fatture da pagamenti una tantum di preventivi o link di pagamento, oppure da pagamenti di abbonamenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Nota: le fatture generate automaticamente utilizzeranno l'impostazione predefinita e non è possibile impostare l'utilizzo di un'impostazione diversa.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti su link di pagamento e preventivi o per i pagamenti su abbonamenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai suOggetti>Fatture.
3. Nella parte superiore, clicca sulla schedaAutomazione.
4. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti sui link di pagamento e sui preventivi, quindi fai clic su Salva.
5. Deseleziona la casella di controllo Pagamenti automatici abbonamentiper disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti relativi agli abbonamenti, quindi fai clic su Salva.

Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, alla data di scadenza e dopo la data di scadenza.

Per attivare i promemoria via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai suOggetti>Fatture.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda Automazione.
4. In Automazioni basate su modelli, attiva l'opzione Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte. Le e-mail saranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo di posta elettronica predefinito nelle impostazioni della fattura. 
5. Per impostazione predefinita, lapianificazione dei promemoria prevede tre promemoria (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
   
   • Clicca sul menu a tendina dei promemoria e selezionaun'opzione per la data di scadenza.
   • Se selezionigiorni dopo la data di scadenza ogiorni prima della data di scadenza, inserisci il numero di giorni accanto all'opzione della data di scadenza.
6. Fare clic su+ Aggiungi promemoria per aggiungere un altro promemoria.
7. Clicca suElimina pereliminare un promemoria.
8. Clicca sulla casellaOra di invio promemoria e seleziona l'ora in cui verrà inviata l'e-mail di promemoria.
9. Fai clic su Anteprima e-mail per vedere come apparirà l'e-mail una volta inviata.
10. Dopo aver impostato le opzioni di automazione, clicca su Salva.

Passaggi successivi

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, scopri come:

• Crea fatture.
• Gestisci le fatture.
• Crea sequenze (Vendite Hub e Service Hub Professionaled Enterprise ) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Crea report personalizzati con il generatore di report personalizzati di HubSpot (soloProfessional ed Enterprise ).