設定 HubSpot 發票工具

使用 HubSpot 發票功能，您可直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收款項，並透過HubSpot 支付或 Stripe 支付處理系統收取款項。買家使用發票結帳的流程與支付連結及報價單類似，而訂閱服務則能自動或手動發送發票並收取款項。

本文說明如何使用 HubSpot 發票向客戶開立帳單。若需協助管理您的 HubSpot 訂閱方案，請參閱訂閱管理指南。

與付款連結和報價不同，發票可追蹤到期日、餘額，並能在付款處理系統外標記為已付款。發票還包含發票編號，部分買家在申請付款時可能需要此編號。

請參閱以下說明，設定發票功能以開始收取款項。

設定一般發票參數

開始設定前，請先配置以下發票設定：

1. 設定發票權限：控制 哪些 HubSpot 使用者具備檢視、建立及編輯發票的權限。瞭解如何編輯現有使用者的權限設定，或新增使用者時如何設定權限。建立或編輯發票需具備核心或中心席位。進一步瞭解席位類型。
   
   

   請注意：2023年2月9日前建立的HubSpot使用者，預設具備發票的檢視與編輯權限。該日期後建立的使用者則預設不具備發票權限。

2. 將標誌與品牌色加入 HubSpot 品牌套件：發票將自動採用HubSpot 品牌預設設定中的標誌與配色。更新標誌與配色不會影響已完成的發票，僅適用於當前草稿發票及更新後建立的新發票。
3. 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中指定發票預設接受的付款方式，亦可在建立每張發票時個別自訂。
4. 將網域連結至 HubSpot：預設情況下，發票將託管於您帳戶連結的主要網域。建立發票時，您亦可從任何已連結網域中選擇。若尚未連結網域，或欲連結獨立子網域託管發票（例如billing.website.com），請參閱如何將網域連結至 HubSpot。

設定

自訂發票前綴與起始編號

為避免 HubSpot 發票編號與您帳務系統的編號重複，HubSpot 發票預設採用INV前綴及1001起始編號。您可於發票設定中自訂前綴與起始編號。一旦發票完成並分配編號（例如INV-1002），該編號將無法變更或重複使用。

請注意：自訂發票前綴與起始編號前，應諮詢會計團隊以確保符合現行系統規範。

自訂發票前綴與起始編號步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
3. 預設發票編號以INV 前綴開頭。若需變更，請於「設定」標籤頁點擊「編輯前綴」。在對話方塊輸入新前綴後點擊「儲存前綴」。前綴最多可輸入 8 個字元。
4. 預設發票起始編號為1001。若需變更，請點擊「更新發票編號起始點」。於對話方塊輸入新起始編號後，點擊「更新起始點」。

啟用編輯未結帳發票的功能

啟用「編輯已完成、未付款且處於『未結』狀態之發票」選項。此設定無需開啟即可允許使用者編輯處於「草稿」狀態的 發票。

設定路徑：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
3. 於「發票管理」區塊中，勾選「允許編輯發票」核取方塊。
4. 點擊儲存。

啟用刪除未付款發票功能

啟用刪除已結案但未付款發票的選項。草稿發票 無需此設定即可 刪除。

發票刪除操作不可逆，將永久失效。

請注意：發票編號將從最後建立的發票開始連續遞增（即使該發票或其他發票已被刪除）。因此刪除發票可能導致編號永久缺失。僅當所有發票皆被刪除時，編號系統方可重置。但請留意已付款發票無法刪除。建議諮詢會計團隊以確保與現行系統相容。

設定路徑：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 在發票管理下，勾選允許刪除發票的核取方塊。
4. 點擊儲存。

設定帳務聯絡人關聯性

啟用此選項可自動將您為任何交易和報價單指定的帳務聯絡人設定為發票聯絡人。設定路徑：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 在「帳單聯絡人關聯」下，勾選「使用公司的帳單聯絡人關聯設定於所有發票」核取方塊 。
4. 點擊儲存。

設定發送發票的預設電子郵件地址

啟用此選項可設定發送發票的預設電子郵件地址。預設地址可為團隊或個人信箱。若未設定預設地址，發票將從使用者發送時選擇的個人或團隊信箱寄出。

設定預設電子郵件地址步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。

3. 在電子郵件設定下，點擊預設寄件者地址下拉式選單，並選擇您希望作為預設值的電子郵件地址。
4. 若需允許使用者手動從個人電子郵件地址或其他可存取的團隊郵件地址發送發票，請勾選「允許從其他電子郵件地址發送」核取方塊。
5. 點擊儲存。

自訂設定

系統會自動為您的帳戶建立預設發票設定，此設定可進行編輯。您可建立額外的自訂發票設定，並依據預設值配置需收集的資訊。

可自訂的預設值讓您在建立發票時能選擇不同的發票配置。例如：您可以建立一個預設發票預設值，使用帳戶中的主要公司地址；同時建立另一個預設值，使用不同的公司地址、區域稅務識別碼或自訂屬性。

以下發票元素可在預設中編輯：

• 發票標題。
• 自訂屬性。
• 貴公司資訊。
• 淨付款條款。
• 預設備註。
• 稅務識別碼。
• 訂閱發票計費週期。

若您已設定HubSpot 付款或 Stripe 作為付款處理選項，該選項將適用於所有預設。每個帳戶僅能設定一種付款處理選項。

請注意： 由訂閱建立的週期性發票將使用「預設」設定檔，無法指定使用其他設定檔。

建立預設值

建立新預設值步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 頂部點擊「自訂」標籤頁。
4. 點擊建立預設值。

5. 輸入預設名稱後點擊建立。建立完成後，即可更新預設的各項元素。

更新預設或自訂範本

您可在發票設定中更新預設或自訂預設值。隨時點擊「預覽」標籤 即可即時檢視變更效果。

更新預設值或自訂預設值：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 在頂部點擊「自訂」標籤頁。
4. 於「當前檢視」下拉選單中，選擇欲 編輯的預設值 。例如：選擇「預設值」即可編輯預設預設值。
5. 請確認已選取「內容」標籤頁。

6. 勾選「使用自訂文件標題」核取方塊，為發票預設值設定自訂標題。此標題將顯示於該範本發票的頁首。

請注意：您無法更新預設預設值的地址。系統將使用您在帳戶設定中「帳戶預設值」設定的主要公司地址。若需使用其他地址，請建立新預設值。

7. 您最多可選擇四 項自訂屬性 顯示於買家發票上。若要 設定發票預設值中顯示的自訂屬性，請在「自訂欄位」下點擊「設定預設自訂欄位」：
   • 於右側面板點擊「新增自訂欄位」add 。
     • 從清單中選擇現有自訂發票屬性，搜尋欲使用的自訂屬性，或點擊「建立新發票屬性」externalLink 設定全新自訂發票屬性。

• • • add 若需新增欄位，請點擊「新增自訂欄位」並選擇其他發票屬性。 最多可 新增四項自訂發票屬性 。
    • 新增後，可點擊屬性 下拉式選單切換為其他屬性。
    • 新增屬性時，預覽區 將即時顯示效果。
    • 若需移除屬性，請點擊「delete 」刪除圖示。
    • 完成設定後，請點擊「儲存」。

請注意： 自訂閱建立的週期性發票不會新增自訂屬性。

• • 若要允許使用者在使用此預設值建立發票時編輯屬性，請勾選「允許使用者覆寫預設自訂欄位」核取方塊，然後點擊「儲存」。

• • 啟用此設定後建立的新發票將預設顯示這些屬性。若屬性未填入值，則不會顯示於買方發票上。

請注意：若刪除自訂屬性，該欄位將從使用該自訂屬性之預設的草稿及未來發票中移除。刪除前已完成的發票仍會保留自訂屬性。

8. 在「發票預設值」區段可檢視公司資訊並設定淨付款條款預設值：
   • 點擊展開「您的公司資訊」區段以檢視公司資料。編輯預設範本時無法修改公司資訊，系統將採用帳戶設定中的公司資料。若需使用不同公司資訊的發票範本，請建立自訂預設值。
     • 在指定欄位中輸入貴公司資訊。
     • 點擊儲存。
   • 點擊展開「淨付款條款」區段以檢視設定。
     • 在指定欄位中設定可供發票選用的淨付款天數條款。
     • 點擊「+ 」新增另一筆淨額 ，以添加額外的淨付款條款。
     • 點擊淨付款條款旁的「delete 刪除」以移除該條款。
     • 點擊「預設淨付款條款」下拉選單，選擇建立發票時預設的淨付款條款。若變更此選項，新設定的淨付款條款將成為後續發票建立時的預設值。
     • 點擊儲存。
9. 備註 欄位將顯示於發票底部，可用於添加付款條款說明、法律資訊或其他買方重要資訊。若要為選取的預設值新增預設備註：

• • 於「備註」欄位中輸入內容。可使用格式工具列調整文字樣式、插入連結或套用片段。
  • 點擊儲存。

請注意： 新增的備註 僅適用於確認此設定後產生的新發票，不會更新現有發票（即使當前處於草稿狀態）。

10. 您可選擇在發票頁首添加最多三個稅務識別碼。新增稅務識別碼至帳戶後，僅會套用至後續使用此預設建立的新發票，已完成或草稿狀態的既有發票將不會更新。
11. 在發票預設中新增稅務識別碼：
    • 於「將稅號新增至發票」區塊點擊「新增稅號」
    • 點擊「稅號類型」下拉式選單，選擇適用類型。
    • 於「稅務識別碼」欄位輸入您的稅務識別碼。
    • 若需新增第二或第三個稅務識別碼，請重複上述步驟。
    • 點擊稅號旁的「刪除」按鈕（delete ）即可移除該稅號。
    • 點擊「儲存」。
      
      
12. 取消 勾選「 包含發票貨幣與銷售稅通知」 核取方塊，即可隱藏發票上的貨幣與銷售稅通知。
    
    
    
13. 在「訂閱發票」設定中， 取消勾選「 在訂閱發票和電子郵件上顯示計費週期」 核取方塊，即可隱藏發票上的訂閱計費週期資訊。

重新命名預設樣式

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 頂部點擊「自訂」標籤頁。
4. 點擊「當前檢視」下拉選單並選擇預設值。
5. 於「當前檢視」下拉選單旁點擊「動作」，再選擇「重新命名預設值」。
6. 輸入預設值的新 名稱，然後點擊儲存。

請注意： 預設預設值無法重新命名。

刪除預設值

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 點擊「自訂」標籤頁。
4. 點擊「當前檢視」下拉式選單並選擇預設值。
5. 於「當前檢視」下拉式選單旁點擊「動作」，再選擇「刪除預設值」。
6. 點擊「刪除預設值」以確認。任何使用此預設值的發票草稿均需重新選擇新預設值。

請注意： 預設預設值無法刪除。

自動化

針對付款連結、報價單或訂閱付款自動生成發票

選擇是否自動從報價單或付款連結的一次性付款，或從訂閱付款中生成發票。此設定預設為開啟狀態。

請注意：自動生成的發票將採用預設 預設值，無法設定使用其他預設值。

若要關閉付款連結、報價單付款或訂閱付款的自動發票功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>發票。
3. 頂部點擊「自動化」標籤頁。
4. 取消勾選「一次性付款」核取方塊 ，以關閉付款連結與報價單付款的自動發票建立功能，然後點擊「儲存」。
5. 取消勾選「自動訂閱付款」核取方塊 ，以關閉訂閱付款的自動發票建立功能，然後點擊「儲存」。

向客戶發送未付款發票提醒

自動化電子郵件提醒功能可設定向未結帳單買家發送提醒郵件。提醒郵件可排程於到期日前、當日及到期日後發送。

啟用電子郵件提醒步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
3. 頂部點擊「自動化」標籤頁。
4. 在「範本化自動化」區塊中，開啟「向客戶發送未付款發票提醒」開關。除非發票設定中已指定預設寄件者，否則郵件將由noreply@hubspot.com 發送。
5. 預設提醒時程包含三項提醒（到期日、到期後七日、到期後十四日）。若需編輯提醒設定：
   
   • 點擊提醒下拉選單並選擇到期日 選項。
   • 若選擇「逾期後天數」或「到期日前天數」，請在到期日選項旁輸入天數。
6. 點擊「+ 新增提醒」以添加另一則提醒。
7. 點擊「 delete 刪除」以刪除提醒。
8. 點擊「提醒寄送時間」欄位，選擇提醒郵件的發送時段。
9. 點擊預覽郵件可查看發送時的郵件樣式。
10. 設定自動化選項後，點擊「儲存」。

後續步驟

設定 HubSpot 發票工具後，請了解如何：

• 建立發票。
• 管理發票。
• 建立序列 （僅限 銷售中心與 服務 中心專業版及企業版）及基於發票的工作流程 （ 僅限 專業版及 企業版 ），以自動化發票流程。
• 使用 HubSpot 自訂報表建立工具建立自訂報表（僅限專業版與企業版）。