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设置 HubSpot 发票工具

上次更新時間: 一月 31, 2025

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

使用 HubSpot 发票,您可以直接从 HubSpot 发送发票,跟踪应收账款,并使用Stripe 付款处理HubSpot 付款获得付款。使用发票,您的买家可以期待与付款链接报价类似的结账流程。然而,与付款链接和报价不同的是,发票会跟踪到期日、余额,并可在付款处理器之外标记为已付款。发票还包含发票号码,一些买家在要求付款时可能需要发票号码。

买方发票结账 内部发票记录

下面,学习如何设置以开始使用 HubSpot 发票收款。开始之前,请确保需要更新以下任何设置的用户拥有超级管理员权限

配置普通发票设置

要开始使用,请配置以下发票设置:

  • 设置发票权限: 要控制哪些 HubSpot 用户有权查看、创建和编辑发票,请了解如何编辑现有用户的用户权限,或如何在添加新用户时设置权限。

    请注意:2023 年 2 月 9 日之前创建的 HubSpot 用户默认拥有发票查看和编辑权限。在该日期之后创建的用户默认情况下没有发票权限。

  • 在 HubSpot 品牌工具包添加徽标:发票将自动调入HubSpot 品牌默认设置中设置的徽标。
    • 发票不会使用品牌套件的颜色。
    • 更新徽标不会更新现有的最终发票,只会更新当前起草的发票和更新后创建的发票。
  • 设置默认付款选项:您可以选择在付款设置中设置发票默认接受的付款方式。您也可以在创建发票时在每张发票上对此进行自定义。
  • 将您的域名连接到 HubSpot:默认情况下,发票托管在与您的账户相连的主域名上。创建发票时,您也可以从任何已连接的域中进行选择。如果您尚未连接域名,或希望连接一个单独的子域来托管发票(例如,billing.website.com),请了解如何将域名连接到 HubSpot

设置

自定义发票前缀和起始号码

为确保 HubSpot 发票号码不与账户系统中的发票号码重叠,HubSpot 发票默认前缀为INV,起始号码为1001。你可以在发票设置中自定义前缀和起始号码。一旦发票最终确定并分配了编号(如INV-1002),该编号就不能更改或重复使用。

请注意:在定制您的发票前缀和起始号码之前,您应咨询您的会计团队,以确保其与您当前的系统兼容。

自定义发票前缀和起始号码:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 默认情况下,发票以INV 前缀开头。要更改,请在设置选项卡上单击编辑前缀。然后在对话框中输入新前缀,单击保存前缀。前缀最多可以有 8 个字符。
  • 默认情况下,发票起始号码为1001。要更改,请单击更新发票号码起始点。然后在对话框中输入新的起点编号,并单击更新起点

打开编辑未结发票的功能

编辑已定稿并处于打开状态的发票。在用户编辑发票之前,超级管理员必须打开编辑未结发票的功能。如果允许用户编辑草稿 状态的发票,则不需要打开此设置。

要访问该设置:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 发票管理下,选择允许发票编辑复选框。
  • 单击保存

开启删除未付款发票的功能

删除已定稿但未付款的发票。草稿发票可在无此设置的情况下删除

用户删除最终发票之前,超级管理员必须打开删除未付款发票的功能。发票删除是永久性的,无法撤销。

请注意:发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增(即使该发票或任何其他发票已被删除)。因此,删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号(但不能删除已付款发票)。您应咨询您的会计团队,以确保它能与您当前的系统配合使用。

访问设置:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 发票管理下,选择允许删除发票复选框。
  • 单击保存

设置发送发票的默认电子邮件地址

设置发票将通过电子邮件发送的默认电子邮件地址。默认电子邮件地址可以是团队电子邮件地址个人电子邮件地址。如果没有设置默认电子邮件地址,发票将从用户发送发票时选择的个人或团队电子邮件地址发送。

设置默认电子邮件地址:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • "电子邮件设置"下,单击 "默认地址"下拉菜单,选择您希望作为默认地址使用的电子邮件地址
  • 如果要允许用户从其个人电子邮件地址或他们可以访问的其他团队电子邮件地址手动发送发票,请选择允许从其他电子邮件地址发送复选框。
  • 单击保存

设置账单联系人关联

自动设置您为转换为发票的任何交易和报价指定的开票联系人。要访问该设置

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 账单联系人关联下,选择对所有发票使用公司账单联系人关联 复选框。
  • 单击保存

定制

您的账户中设置了一个默认预设,可以对其进行编辑。如果已注册HubSpot Payments,或已连接 Stripe 账户进行支付处理,则可以设置其他发票预设,并根据预设配置收集的信息。

可定制预设允许您在创建发票时选择不同的发票配置。例如,您可以有一个默认的发票预设,使用您账户中的主要公司地址,然后您可以设置一个不同的预设,使用不同的公司地址。

请注意:自动生成的发票(例如,从订阅中创建的定期发票)将使用默认预设,不能设置为使用其他预设。

创建预置

创建预设

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自定义选项卡。
  • 单击创建预设

  • 输入预设名称,然后点击创建

更新预置

您可以在发票设置中更新预设。随时单击 "预览 "选项卡,查看您所做更改的实时预览。

更新预置

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自定义选项卡。
  • 当前视图下拉菜单中,选择要编辑的预设
  • 确保已选择内容选项卡。

选择 使用自定义文档标题为发票预设设置自定义标题。这将显示在该预设模板的发票标题中。

请注意:您无法更新默认预设的地址。它将使用您在账户设置中的 "账户默认设置 "中设置的主要公司地址。如果需要使用不同的地址,请创建新的预设。

请注意:自定义属性不会添加到订阅创建的定期发票中。

  • 要设置哪些自定义属性将在发票预设上可见,请单击设置默认自定义字段
    • 在右面板的编辑默认自定义字段下,单击add 添加自定义字段
      • 你可以从列表中选择现有的自定义发票属性,搜索你想使用的自定义属性,或者单击创建新发票属性设置新的自定义发票属性

      • 要添加其他字段,请单击add 添加自定义字段,然后选择另一个发票属性。 您最多可以添加四个自定义发票属性。
      • 添加后,您可以单击下拉菜单更改到不同的属性。
    • 添加属性时,预览 部分会显示实时预览。
    • 要删除属性,请单击delete deletr e删除图标。
    • 完成后,单击保存

    • 要允许用户在使用此预设创建发票时编辑字段,请选择允许用户覆盖默认自定义字段复选框,然后单击左下角的保存

    • 打开此设置后创建的新发票将默认显示这些字段。如果属性不包含值,则不会显示在客户的发票上。

请注意:如果删除了自定义属性,使用此预设的草稿和未来发票中的字段将被删除。使用此预设的发票在删除前定稿时仍将包含自定义属性。


  • 要添加将出现在此预设发票备注栏中的默认信息,请输入默认备注并单击保存

请注意: 默认注释将显示在确认此设置后创建的任何新发票上,而不会更新现有发票,即使这些发票当前处于草稿状态。

  • 您可以选择在发票抬头添加最多三个税号以及公司信息。在账户中添加税号不会更新使用此预设的现有定稿或草拟发票,只会更新使用此预设的新创建发票。要在发票预设中添加税号,请执行以下操作
    • "向发票添加税号"下单击 "添加税号"。
    • 单击税号类型下拉菜单,然后选择一种类型
    • 税号字段中输入您的税号
    • 如果需要添加第二个或第三个税号,请重复上述步骤。
    • 单击保存

删除发票货币和销售税通知

  • 发票可包括一项通知,说明所有费用均以发票货币计算,并可能需缴纳销售税。例如,对于以美元开具的发票,英文通知中应注明所有费用均以美元开列,并须缴纳销售税(如适用)。

  • 要关闭发票预设通知,请清除包括发票货币和销售税通知复选框,然后单击保存

重命名预置

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自定义选项卡。
  • 单击当前视图下拉菜单并选择预设
  • 单击操作,然后选择重命名预设
  • 输入预设的 名称,然后单击保存

请注意: 默认预设不能重命名。

删除预置

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自定义选项卡。
  • 单击当前视图下拉菜单并选择预设
  • 单击操作,然后选择删除预设
  • 单击删除预设确认。

请注意:默认预设无法删除。

自动化

自动为付款链接和报价或订阅创建付款发票

选择是根据报价或付款链接的一次性付款自动生成发票,还是根据订阅付款自动生成发票。此设置默认为打开

请注意:自动生成的发票将使用默认 预设,不能设置为使用其他预设。

关闭付款链接和报价付款或订阅付款的自动发票:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自动化选项卡。
  • 清除一次性付款(付款链接和报价) 复选框,关闭为付款链接和报价上的付款自动创建发票,然后单击保存
  • 清除订阅 复选框可关闭为订阅付款自动创建发票,然后单击保存

向客户发送支付未结发票的提醒函

自动电子邮件提醒功能允许您设置向有未结发票的买家发送电子邮件提醒。提醒可安排在到期日之前、当日或之后发送。

请注意:您必须注册HubSpot 付款,或使用Stripe 作为付款处理器,才能发送提醒。

打开电子邮件提醒:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左侧边栏菜单中,导航至对象>发票
  • 单击自动化选项卡。
  • 切换 "向客户发送支付未结发票的提醒"开关。
  • 默认情况下,提醒计划将有三个提醒(到期日、到期日后七天和到期日后十四天)。要编辑提醒:
    • 单击下拉菜单并选择一个选项。
    • 如果选择到期日后几天到期日前几天,请输入天数
  • 单击+ 添加提醒添加提醒。
  • 单击delete 删除提醒。
  • 单击提醒发送时间框,选择电子邮件的发送时间。
  • 单击预览电子邮件,查看电子邮件发送时的样子。
  • 设置好自动化选项后,单击保存

下一步工作

设置 HubSpot 发票工具后,请学习如何:

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