上次更新時間： 十二月 4, 2024
使用 HubSpot 發票，您可以直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收帳款，並使用Stripe 付款處理或HubSpot 付款獲得付款。使用發票，您的買家可以期待與付款連結和報價類似的結帳流程。然而，與付款連結和報價不同，發票追蹤到期日、餘額，並且可以在付款處理器外部標記為已付款。它們還包含發票號碼，某些買家在請求付款時可能需要這些號碼。
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| 買家發票結帳 | 內部發票記錄 |
下面，了解如何設定以開始使用 HubSpot 發票收款。在開始之前，請確保需要更新以下任何設定的使用者俱有超級管理員權限。
配置常規發票設定
首先，設定以下發票設定：
- 設定發票權限：控制哪些 HubSpot 使用者有權查看、建立和編輯發票，了解如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
請注意： 2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者預設擁有發票檢視和編輯權限。預設情況下，該日期之後建立的使用者沒有發票權限。
- 將徽標新增至您的 HubSpot 品牌套件：發票將自動提取您的HubSpot 品牌預設設定中設定的徽標。
- 發票不會使用品牌套件的顏色。
- 更新徽標不會更新現有的最終發票，只會更新目前起草的發票和更新後建立的發票。
- 設定預設付款選項：您可以選擇在付款設定中設定發票預設接受的付款方式。您也可以在建立過程中對每張發票進行自訂。
- 將您的網域連接到 HubSpot：預設情況下，發票託管在連接到您帳戶的主網域上。建立發票時，您也可以從任何連接的網域中進行選擇。如果您尚未連接網域，或想要連接單獨的子網域來託管發票（例如billing.website.com ），請了解如何將網域連接到 HubSpot 。
設定
自訂您的發票前綴和起始號碼
為了確保 HubSpot 發票號碼不會與您帳戶系統中的發票號碼重疊，HubSpot 發票預設具有前綴INV和起始號碼1001 。您可以從發票設定中自訂前綴和起始號碼。一旦發票最終確定並分配了編號（例如INV-1002 ） ，該編號就無法更改或重複使用。
請注意：在自訂發票前綴和起始編號之前，您應該諮詢您的會計團隊，以確保其適用於您目前的系統。
若要自訂發票前綴和起始編號：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 預設情況下，發票以前綴INV開頭。若要變更此設置，請在「設定」標籤上按一下「編輯前綴」 。然後，在對話方塊中輸入新的前綴，然後按一下「儲存前綴」 。前綴最多可以有 8 個字元。
- 預設情況下，起始發票編號為1001 。若要變更此設置，請按一下更新發票編號的起點。然後，在對話方塊中輸入新的起點編號，然後按一下更新起點。
啟用編輯未結帳發票的功能
編輯已完成且處於「未結」狀態的發票。在使用者能夠編輯發票之前， 超級管理員必須啟用編輯未結帳發票的功能。無需開啟此設定即可允許使用者編輯處於草稿狀態的發票。
若要存取該設定：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 在發票管理下，選取允許發票編輯複選框。
- 按一下「儲存」 。
啟用刪除未付款發票的功能
刪除已完成但未付款的發票。 無需此設定即可刪除草稿發票。
在使用者能夠刪除最終發票之前， 超級管理者必須啟用刪除未付款發票的功能。發票刪除是永久性的且無法撤銷。
請注意：發票編號將從上次建立的發票開始依序繼續遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，發票刪除可能會在發票號碼中造成永久性的空白。只有刪除所有發票後才能重設編號（但已付款發票無法刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它適用於您目前的系統。
若要存取該設定：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 在「發票管理」下，勾選「允許刪除發票」複選框。
- 按一下「儲存」 。
設定用於發送發票的預設電子郵件地址
設定將透過電子郵件發送發票的預設電子郵件地址。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址或個人電子郵件地址。如果未設定預設電子郵件，發票將從使用者發送發票時選擇的個人或團隊電子郵件地址發送。
若要設定預設電子郵件地址：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 在電子郵件設定下，按一下預設位址下拉式選單，然後選擇您想要用作預設的電子郵件地址。
- 如果您希望允許使用者從其個人電子郵件地址或其他他們有權存取的團隊電子郵件地址手動發送發票，請選取允許從其他電子郵件地址傳送核取方塊。
- 按一下「儲存」 。
發票模板
新增或刪除自訂字段
您最多可以選擇四個自訂發票屬性來顯示在客戶的發票上。具有超級管理員權限的使用者可以修改這些設定。
要設定哪些自訂屬性可見：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下發票範本標籤。
- 在範本自訂下，按一下設定預設自訂欄位。
- 在右側面板中的「編輯預設自訂欄位」下，按新增自訂欄位」 。
- 您可以從清單中選擇現有的自訂發票屬性，搜尋您要使用的自訂屬性，或按一下「建立新發票屬性」以設定新的自訂發票屬性。
- 若要新增其他字段，請按新增自訂欄位並選擇另一個發票屬性。您最多可以新增四個自訂發票屬性。
- 新增後，您可以點擊下拉式選單更改為不同的屬性。
- 新增屬性時，即時預覽將顯示在預覽部分。
- 若要刪除屬性，請按一下刪除圖示。
- 若要新增其他字段，請按新增自訂欄位並選擇另一個發票屬性。您最多可以新增四個自訂發票屬性。
- 完成後，按一下「儲存」 。
- 若要允許使用者在建立發票時編輯字段，請選取允許使用者覆蓋預設自訂字段複選框，然後按一下左下角的儲存。
啟用此設定後建立的新發票將預設顯示這些欄位。如果屬性不包含值，則該屬性不會顯示在客戶的發票上。
請注意：如果刪除自訂屬性，則該欄位將從草稿和未來的發票中刪除。刪除之前完成的發票仍將包含自訂屬性。
使用自訂標題
發票憑證預設標題為「發票」 。若要選擇不同的標題：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下發票範本標籤。
- 選取使用自訂文件標題複選框。
- 在文字欄位中，輸入將在發票上顯示的標題。
- 按一下「儲存」 。
設定預設評論
若要新增將顯示在每張發票的註解欄位中的預設訊息：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下發票範本標籤。
- 輸入預設註釋並按一下“儲存” 。
請注意：確認此設定後建立的任何新發票都會顯示預設註釋，並且不會更新現有發票，即使它們目前處於草稿狀態。
加稅號
或者，您可以在每張發票的標題中新增最多三個稅號以及您的公司資訊。將稅號新增至您的帳戶不會更新現有的最終定稿或起草的發票，只會更新新建立的發票。
若要新增稅號：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下發票範本標籤。
- 在「將稅號新增至發票」下，按一下「新增稅號」 。
- 按一下稅號類型下拉式選單，然後選擇一個類型。
- 在稅號欄位中，輸入您的稅號。
- 如果您需要新增第二或第三個稅號，請重複這些步驟。
- 按一下「儲存」 。
刪除發票貨幣和銷售稅通知
預設情況下，發票包含一條通知，表示所有費用均以發票貨幣為單位，並且可能需要繳納銷售稅。例如，對於美元發票，英文通知指出所有費用均以美元列出，並需繳納銷售稅（如適用）。
若要關閉此通知：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下發票範本標籤。
- 清除包括發票幣種和銷售稅通知複選框。
- 按一下「儲存」 。
自動化
向客戶發送提醒以支付未結帳發票
自動電子郵件提醒可讓您設定發送給擁有未結帳發票的買家的電子郵件提醒。提醒可以安排在截止日期之前、當天或之後發送。
請注意：您必須註冊HubSpot payment或使用Stripe 作為支付處理器才能發送提醒。
若要開啟電子郵件提醒：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。}
- 在左側邊欄選單中，導覽至物件>發票。
- 按一下自動化標籤。
- 打開向客戶發送提醒以支付其未結帳發票開關。
- 電子郵件將從noreply@hubspot.com發送，除非發票設定中設定了預設寄件者地址。
- 預設情況下，提醒計畫將有 3 個提醒（到期日提醒、到期日後 7 天提醒和到期日後 14 天提醒）。若要編輯提醒：
- 點擊下拉式選單並選擇一個選項。
- 若選擇到期日之後的天數或到期日之前的天數，請輸入天數。
- 點擊+新增提醒以新增提醒。
- 點選刪除可刪除提醒。
- 按一下提醒發送時間框，然後選擇發送電子郵件的時間。
- 按一下「預覽電子郵件」以查看電子郵件發送後的外觀。
- 設定自動化選項後，按一下「儲存」 。
後續步驟
設定 HubSpot 發票工具後，了解如何：
- 建立、管理和發送發票。
- 建立序列（銷售中心和服務中心 僅限專業版和企業版）和基於發票的工作流程（僅限專業版和企業版），用於自動化發票流程。
- 使用 HubSpot 的自訂報告產生器建立自訂報表（僅限專業版和企業版）。