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設定HubSpot收據工具

上次更新時間: 四月 1, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

使用HubSpot發票,你可以直接從HubSpot發送發票、追蹤應收款項,並使用Stripe付款處理HubSpot付款方式收取款項。 使用發票,您的買家可以預期結帳流程與付款連結和報價類似。 然而,與付款連結和報價不同,收據會追蹤到期日、餘額,並可在付款處理商之外標記為已付款。 它們還包含一些買家在要求付款時可能需要的發票號碼。

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買家發票結帳 內部發票記錄

在下方,了解如何設定使用HubSpot收據收取款項。

設定一般收據設定

若要開始使用,請設定以下收據設定:

  • 設定發票權限:控制哪些HubSpot使用者有權檢視、建立和編輯發票,瞭解如何編輯現有使用者的使用者權限,或如何在新增使用者時設定權限。

    請注意:在2023年2月9日之前建立的HubSpot使用者預設擁有收據檢視和編輯權限。 根據預設,在此日期之後建立的使用者沒有收據權限。

  • 在HubSpot品牌套件中新增標誌:發票會自動在HubSpot品牌預設設定中輸入標誌。
    • 發票不會使用品牌工具組的顏色。
    • 更新標誌不會更新現有已確定的發票,只會更新目前草擬的發票,以及更新後建立的發票。
  • 設定預設付款選項:你可以選擇在付款設定中設定收據預設接受的付款方式。 你也可以在建立收據時自訂。
  • 將網域連結至HubSpot :預設情況下,收據託管在連結至帳戶的主要網域上。 建立收據時,你也可以從任何已連結的網域中選擇。 如果你尚未連接網域,或想連接另一個子網域以託管收據(例如billing.website.com ) ,請了解如何將網域連接到HubSpot

自訂收據前綴和起始號碼

為確保HubSpot發票號碼不會與帳戶系統中的發票號碼重疊, HubSpot發票的預設前綴為INV ,起始號碼為1001。 您可以在收據設定中自訂前綴和起始號碼。 一旦完成發票並分配一個號碼(如INV-1002 ) ,該號碼就無法更改或重複使用。 

請注意:在自訂您的發票前綴和起始編號之前,您應該諮詢您的會計團隊,以確保它能夠與您當前的系統配合使用。

若要自訂收據前綴和起始號碼,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「收據」。
  • 根據預設,發票以前綴INV開頭。 要更改此設置,請在“設置”選項卡上單擊編輯前綴。 然後,在對話方塊中輸入新的前綴,然後按一下儲存前綴。 前綴最多可為8個字元。
  • 根據預設,起始發票號碼為1001。 若要變更此設定,請按一下發票編號的「更新起點」。 然後,在對話方塊中輸入新的起始點數字,然後按一下更新起始點。

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設定預設留言

若要新增會顯示在每張發票備註欄位的預設訊息,請按照以下步驟操作: 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「收據」。
  • 按一下「收據範本」索引標籤。
  • 輸入預設留言,然後按一下儲存。

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請注意:確認此設定後,任何新發票都會顯示預設評論,即使現有發票目前處於草稿狀態,也不會更新。

新增稅務編號

您也可以在每張收據的標題中新增最多3個稅務編號以及公司資訊。 新增稅務編號至帳戶後,系統不會更新現有已確定或草擬的收據,只會更新新建立的收據。

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若要新增稅務編號,請按照以下步

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「收據」。
  • 按一下「收據範本」索引標籤。
  • 在「新增稅務編號至收據」下方,點擊「新增稅務編號」。
  • 點擊稅號類型下拉式選單,然後選擇類型。
  • 在稅務編號欄位中輸入您的稅務編號。
  • 如果你需要新增第二個或第三個稅務編號,請重複這些步驟。
  • 按一下儲存。
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從訂閱費用建立收據

根據預設, HubSpot會為定期訂閱的付款建立發票。 當客戶成功支付訂閱費用時, HubSpot會建立付費發票。 訂閱付款失敗時,系統會將其建立為未結收據。 

若要防止HubSpot為訂閱費用建立發票,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「收據」。
  • 在「設定」索引標籤的「訂閱」下方,按一下以清除「為訂閱付款建立發票」核取方塊。
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後續步驟

設定HubSpot發票工具後,瞭解如何:

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