設定 HubSpot 發票工具

使用 HubSpot 發票，您可以直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收帳款，並使用Stripe 付款處理或HubSpot 付款獲得付款。使用發票，您的買家可以期待與付款連結和報價類似的結帳流程。然而，與付款連結和報價不同的是，發票會追蹤到期日、餘額，並可在您的付款處理器之外標記為已付款。它們也包含發票號碼，有些買家在要求付款時可能需要這些號碼。

買家發票結帳	內部發票記錄

以下，學習如何設定開始使用 HubSpot 發票收款。在開始之前，請確定需要更新下列任何設定的使用者有Super Admin 權限。

設定一般發票設定

要開始使用，請設定下列發票設定：

• 設定發票權限： 要控制哪些 HubSpot使用者有權檢視、建立和編輯發票，請學習如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
  
  

  請注意：在 2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者預設擁有發票檢視和編輯權限。在該日期之後建立的使用者預設沒有發票權限。

• 在您的 HubSpot 品牌套件中加入標誌：發票將自動拉入在您的HubSpot 品牌預設設定中設定的標誌。
  • 發票不會使用品牌套件的顏色。
  • 更新您的標誌不會更新現有的最終發票，只有目前草擬的發票和更新後建立的發票。

• 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中設定發票預設接受的付款方式。您也可以在建立時在每張發票上自訂。
• 將您的網域連接到 HubSpot：預設情況下，發票會託管在與您帳戶連接的主網域上。在建立發票時，您也可以從任何已連結的網域中選擇。如果您尚未連接網域，或想連接一個獨立的子網域來託管發票（例如，billing.website.com），請瞭解如何將網域連接至 HubSpot。

設定

自訂您的發票前綴和起始號碼

為了確保 HubSpot 發票號碼不會與您帳戶系統中的發票號碼重疊，HubSpot 發票預設前綴為INV，起始號碼為1001。您可以在發票設定中自訂前綴和起始號碼。一旦發票被定稿並分配了一個號碼，例如INV-1002，該號碼就不能更改或重複使用。

請注意：在自訂發票前綴和起始號碼之前，您應該先諮詢您的會計團隊，以確保它能與您目前的系統配合使用。

自訂您的發票前綴和起始號碼：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 預設情況下，發票以INV 前綴開頭。若要變更，請在設定索引標籤中，按一下編輯前綴。然後在對話方塊中輸入新前綴，然後按一下儲存前綴。前綴最多可有 8 個字元。
• 預設情況下，起始發票號碼是1001。若要變更，請按一下更新發票號碼的起始點。然後在對話方塊中輸入新的起點號碼，然後按一下更新起點。

開啟編輯開啟發票的功能

編輯已定案且處於Open (開啟) 狀態的發票。在使用者能夠編輯發票之前，超級管理員必須開啟編輯開啟發票的功能。若要允許使用者編輯草稿 狀態的發票，則無需開啟此設定。

若要存取設定，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 在發票管理下，選取允許發票編輯核取方塊。
• 按一下儲存。

開啟刪除未付款發票的功能

刪除已確定但未付款的發票。草稿發票可以在沒有此設定的情況下刪除。

在使用者能夠刪除已確定的發票之前，超級管理員必須開啟刪除未付款發票的功能。發票刪除是永久性的，無法撤銷。

請注意：發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號（但已付發票不能刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能與您目前的系統搭配使用。

若要存取設定

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 在發票管理下，選取允許刪除發票核取方塊。
• 按一下儲存。

設定傳送發票的預設電子郵件地址

設定用來寄送發票的預設電子郵件地址。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址 或個人電子郵件地址。如果沒有設定預設電子郵件地址，發票會從使用者在傳送發票時所選擇的個人或團隊電子郵件地址傳送。

若要設定預設電子郵件地址，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。

• 在電子郵件設定下，按一下預設從位址下拉式功能表，然後選擇您要作為預設使用的電子郵件位址。
• 如果您要允許使用者從其個人電子郵件地址，或他們可以存取的其他團隊電子郵件地址手動傳送發票，請選取允許從其他電子郵件地址傳送核取方塊。
• 按一下儲存。

設定帳單聯絡人關聯

自動設定您為任何轉換為發票的交易和報價指定的帳單聯絡人。若要存取設定

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 在帳單聯絡人關聯之下，選取對所有發票使用公司帳單聯絡人關聯 核取方塊。
• 按一下儲存。

自訂

您的帳戶已設定預設值，您可以編輯預設值。如果您已加入HubSpot Payments，或已連接 Stripe 帳戶進行付款處理，您可以設定額外的發票預設，並根據預設設定所收集的資訊。

自訂預設可讓您在建立發票時選擇不同的發票配置。例如，您可以設定預設發票，使用您帳戶中的主要公司地址，然後再設定不同的預設，使用不同的公司地址。

請注意：自動產生的發票 (例如，從訂閱建立的經常性發票) 將使用預設值 (Default)，無法設定使用不同的預設值。

建立預設

若要建立預設，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 新增預設。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 按一下自訂索引標籤。
• 按一下建立預設。

• 輸入預設名稱，然後按一下建立。

更新預設

您可以在發票設定中更新預設。隨時按一下預覽索引標籤，即可看到您所做變更的即時預覽。

若要更新預設，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 更新預設。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 按一下自訂索引標籤。
• 在目前檢視下拉式功能表中，選擇要編輯的預設 。
• 確定已選取內容索引標籤。

請注意：您無法更新預設的地址。它會使用您在帳戶設定中的帳戶預設中所設定的主要公司地址。如果您需要使用不同的地址，請建立新的預設。

• 您最多可以選擇四個 自訂內容 ，顯示在客戶的發票上。

請注意：自訂屬性不會新增至透過訂閱建立的定期發票。

• 若要設定哪些自訂內容會在發票預設上顯示，請按一下設定預設自訂欄位：
  • 在右側面板中，在Edit default custom fields（編輯預設自訂欄位）下，按一下add Add custom field（新增自訂欄位）。
    • 您可以從清單中選擇現有的自訂發票屬性、搜尋您想使用的自訂屬性，或者按一下建立新的發票屬性來設定新的自訂發票屬性。

• • • 若要新增欄位，請按一下add 新增自訂欄位，然後選擇另一個發票屬性。 您最多可以新增四個自訂發票屬性。
    • 新增後，您可以按一下下拉式功能表來變更不同的屬性。
  • 當您新增屬性時，即時預覽會顯示在Preview 區段。
  • 若要移除屬性，請按一下delete deletr e刪除圖示。
  • 完成後，按一下儲存。

• • 若要允許使用者在使用此預設建立發票時編輯欄位，請選取允許使用者覆寫預設自訂欄位核取方塊，然後按一下左下角的儲存。

• • 開啟此設定後建立的新發票，預設會顯示這些欄位。如果屬性不包含值，則不會顯示在客戶的發票上。

請注意：如果刪除自訂屬性，則使用此預設的發票草稿和未來的發票都會移除該欄位。使用此預設並在刪除前完成的發票仍會包含自訂屬性。

• 若要新增會出現在此預設發票備註欄位的預設訊息，請輸入預設備註，然後按一下儲存。

請注意： 預設註解將出現在確認此設定後建立的任何新發票上，並且不會更新現有的發票，即使它們目前是草稿。

• 您可以選擇在發票標題中加入最多三個稅務 ID，以及您的公司資訊。在您的帳戶中加入稅務 ID 將不會更新使用此預設的現有定案或草擬發票，只會更新使用此預設的新建立發票。若要在發票預設中加入稅務 ID，請

• • 在新增稅務 ID 到發票下，按一下新增稅務 ID。
  • 按一下Tax ID 類型下拉式功能表，然後選擇一種類型。
  • 在Tax ID 編號欄位中，輸入您的Tax ID。
  • 如果您需要新增第二或第三個 Tax ID，請重複這些步驟。
  • 按一下儲存。

• 清除 包括發票貨幣和銷售稅通知核取方塊，以隱藏發票上的貨幣和銷售稅通知。

• 清除 在訂閱發票和電子郵件上顯示帳單期間核取方塊，以隱藏發票上的訂閱帳單期間。

移除發票貨幣和銷售稅通知

• 發票可以包含一項通知，說明所有費用均以發票的貨幣計算，並且可能需要繳納銷售稅。例如，對於美元發票，英文通知說明所有費用均以美元列出，並須繳納銷售稅（如適用）。

• 若要關閉發票預設的通知，請清除包括發票貨幣和銷售稅通知核取方塊，然後按一下儲存。

重新命名預設

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 重新命名預設。
• 在左側功能表中，導覽到物件>發票。
• 按一下自訂索引標籤。
• 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
• 按一下動作，然後選擇重新命名預設。
• 輸入預設的新名稱，然後按一下儲存。

請注意： 預設不能重新命名。

刪除預設

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 刪除預設。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 按一下自訂索引標籤。
• 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
• 按一下動作，然後選擇刪除預設。
• 按一下刪除預設以確認。

請注意：Default 預設無法刪除。

自動化

自動建立付款連結和報價或訂閱的付款發票

選擇是否從報價或付款連結的一次性付款，或訂閱的付款自動產生發票。此設定預設為開啟。

請注意：自動產生的發票將使用預設的預設值，無法設定為使用其他預設值。

若要關閉付款連結和報價付款或訂閱付款的自動發票：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 按一下自動化索引標籤。
• 清除一次性付款（付款連結和報價） 核取方塊，關閉自動為付款連結和報價上的付款建立發票，然後按一下儲存。
• 清除訂閱 核取方塊，以關閉為訂閱付款自動建立發票的功能，然後按一下儲存。

傳送提醒給客戶支付未結清的發票

自動電子郵件提醒可讓您設定發送電子郵件提醒給有未結清發票的買家。提醒可以排定在到期日之前、當天或之後發送。

若要開啟電子郵件提醒，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 開啟電子郵件提醒。
• 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
• 按一下自動化索引標籤。
• 切換「傳送提醒給客戶以支付未結清發票」開關。
  • 除非已在發票設定中設定預設寄件地址，否則電子郵件會從noreply@hubspot.com 寄出。
• 預設情況下，提醒排程會有三個提醒 (到期日、到期日後七天和到期日後十四天)。若要編輯提醒，請
  
  • 按一下下拉式功能表並選擇選項。
  • 如果選擇到期日後的天數或到期日前的天數，請輸入天數。

• 按一下+ Add reminder （新增提醒）以新增提醒。
• 按一下delete 刪除提醒。
• 按一下提醒發送時間方塊，然後選擇電子郵件的發送時間。
• 按一下預覽電子郵件，看看電子郵件寄出時的樣子。
• 設定好自動化選項後，按一下儲存。

下一步

設定 HubSpot 發票工具後，請學習如何：

• 建立、管理和傳送發票。
• 建立序列 (Sales Hub 和 Service Hub 僅限專業版和企業版)和基於發票的工作流程 ( 僅限 專業版 和企業版 )，以自動化發票流程。
• 使用 HubSpot 的自訂報表建立程式建立自訂報表(僅限專業版與企業版)。