設定 HubSpot 發票工具

使用 HubSpot 發票，您可以直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收帳款，並使用Stripe 付款處理或HubSpot 付款獲得付款。使用發票，您的買家可以期待與付款連結和報價類似的結帳流程。然而，與付款連結和報價不同的是，發票會追蹤到期日、餘額，並可在您的付款處理器之外標記為已付款。它們也包含發票號碼，某些買家在要求付款時可能需要這些號碼。

買家發票結帳	內部發票記錄

以下是如何設定 HubSpot 發票以開始收取付款。在開始之前，請確定需要更新下列任何設定的使用者具有「超級管理員」權限。

設定一般發票設定

要開始使用，請設定下列發票設定：

1. 設定發票權限： 要控制哪些 HubSpot 使用者有權檢視、建立和編輯發票，學習如何編輯現有使用者的使用者權限，或如何在新增使用者時設定權限。
   
   

   請注意：在 2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者預設擁有發票檢視和編輯權限。在該日期之後建立的使用者預設沒有發票權限。

2. 在您的 HubSpot 品牌套件中加入標誌和品牌顏色：發票將自動擷取在您的HubSpot 品牌預設設定中設定的標誌和顏色。更新您的標誌和顏色不會更新現有已完成的發票，只會更新目前草擬的發票，以及更新後建立的發票。
3. 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中設定發票預設接受的付款方式。您也可以在建立時在每張發票上自訂。
4. 將您的網域連接到 HubSpot：預設情況下，發票會託管在與您帳戶連接的主網域上。在建立發票時，您也可以從任何已連結的網域中選擇。如果您尚未連接網域，或希望連接一個獨立的子網域來託管發票（例如，billing.website.com），請瞭解如何將網域連接至 HubSpot。

設定

自訂您的發票前綴和起始號碼

為了確保 HubSpot 發票號碼不會與您帳戶系統中的發票號碼重疊，HubSpot 發票的前綴為INV，起始號碼預設為1001。您可以在發票設定中自訂前綴和起始號碼。一旦發票被定稿並分配了一個號碼，例如INV-1002，該號碼就不能更改或重複使用。

請注意：在自訂發票前綴和起始號碼之前，您應該先諮詢您的會計團隊，以確保它能與您目前的系統配合使用。

自訂您的發票前綴和起始號碼：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至「物件」>「發票」。
3. 預設情況下，發票以INV 開頭。若要變更，請在設定索引標籤上，按一下編輯前綴。然後在對話方塊中輸入新前綴，然後按一下儲存前綴。前綴最多可有 8 個字元。
4. 預設情況下，起始發票號碼是1001。若要變更，請按一下更新發票號碼的起始點。然後在對話方塊中輸入新的起點號碼，然後按一下更新起點。

開啟編輯開啟發票的功能

編輯已完成且處於Open（開啟）狀態的發票。在使用者能夠編輯發票之前，超級管理員必須開啟編輯開啟發票的功能。若要允許使用者編輯草稿 狀態的發票，則無需開啟此設定。

若要存取設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 在發票管理下，選取允許發票編輯核取方塊。
4. 按一下儲存。

開啟刪除未付款發票的功能

刪除已確定但未付款的發票。草稿發票可以在沒有此設定的情況下刪除。

在使用者能夠刪除已確定的發票之前，超級管理員必須開啟刪除未付款發票的功能。發票刪除是永久性的，無法撤銷。

請注意：發票號碼將繼續從最後建立的發票依序遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會造成發票編號的永久缺口。只有刪除所有發票才能重設編號（但已付發票不能刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它能與您目前的系統搭配使用。

若要存取設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 在發票管理下，選取允許刪除發票核取方塊。
4. 按一下儲存。

設定發票寄送的預設電子郵件地址

設定預設的電子郵件地址，發票會從該電子郵件地址寄出。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址 或個人電子郵件地址。如果未設定預設電子郵件地址，發票將從使用者在傳送發票時所選擇的個人或團隊電子郵件地址傳送。

若要設定預設電子郵件地址，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。

3. 在電子郵件設定下，按一下預設來自地址下拉式功能表，然後選擇您希望作為預設使用的電子郵件地址。
4. 如果您要允許使用者從其個人電子郵件地址，或他們可以存取的其他團隊電子郵件地址手動傳送發票，請選取允許從其他電子郵件地址傳送核取方塊。
5. 按一下儲存。

設定帳單聯絡人協會

自動設定您為任何轉換為發票的交易和報價所指定的帳單聯絡人。若要存取設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到物件>發票。
3. 在帳單聯絡人關聯之下，選取對所有發票使用公司帳單聯絡人關聯 複選框。
4. 按一下儲存。

自訂

您的帳戶中已設定預設，可以編輯預設。您可以設定其他發票預設，並根據預設設定收集的資訊。

自訂預設可讓您在建立發票時選擇不同的發票組態。例如，您可以有一個預設發票，使用您帳戶中的主要公司地址，然後您可以設定不同的預設，使用不同的公司地址。

請注意：自動產生的發票 (例如，從訂閱建立的定期發票) 將使用預設的預設值，無法設定使用不同的預設值。

建立預設

若要建立預設，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽到物件>發票。
3. 按一下自訂索引標籤。
4. 按一下建立預設。

5. 輸入預設名稱，然後按一下建立。

更新預設或自訂預設

您可以更新您的預設，或是發票設定中的預設。隨時按一下Preview （預覽 ）標籤，即可即時預覽您的變更。

更新預設或自訂預設：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 按一下自訂索引標籤。
4. 在目前檢視下拉式功能表中，選擇您要編輯的預設 。
5. 確定已選取內容索引標籤。

6. 選取使用自訂文件標題，為發票預設設定自訂標題。這將會顯示在此預設範本的發票標題中。

請注意：您無法更新預設的地址。它會使用您在帳戶設定中的帳戶預設中所設定的主要公司地址。如果您需要使用不同的地址，請建立新的預設。

7. 您最多可以選擇四個 自訂內容 ，顯示在發票上給買家。 若要設定哪些自訂屬性會在發票預設上顯示，請按一下設定預設自訂欄位：
   • 在右側面板中，在Edit default custom fields (編輯預設自訂欄位) 下方，按一下add Add custom field (新增自訂欄位)。
     • 您可以從清單中選擇現有的自訂發票屬性、搜尋您想使用的自訂屬性，或者按一下建立新的發票屬性來設定新的自訂發票屬性。

• • • 若要新增額外欄位，請按一下add 新增自訂欄位，然後選擇另一個發票屬性。 您最多可以新增四個自訂發票屬性。
    • 新增後，您可以按一下下拉式功能表，變更為不同的屬性。
  • 當您新增屬性時，即時預覽會顯示在預覽 部分。
  • 若要移除屬性，請按一下delete deletr e刪除圖示。
  • 完成後，按一下儲存。

請注意：自訂屬性不會新增至由訂閱建立的定期發票。

• • 若要允許使用者在使用此預設建立發票時編輯屬性，請選取允許使用者覆寫預設自訂欄位核取方塊，然後按一下左下角的儲存。

• • 開啟此設定後建立的新發票，預設會顯示這些欄位。如果屬性不包含值，則不會顯示在買家的發票上。

請注意：如果刪除自訂內容，則使用此預設的發票草稿和未來發票都會移除該欄位。使用此預設的發票如果在刪除前已完成，則仍會包含自訂內容。

8. 在發票預設值下，您可以檢視您的公司資訊，並設定您可以選擇的淨付款期限天數，以及發票的預設淨付款期限：
   • 按一下您的公司資訊，檢視您的公司資訊。編輯預設範本時，公司資訊無法變更，並使用您帳戶設定中的公司資訊。如果您想要不同公司資訊的發票範本，請建立自訂預設。
   • 按一下淨額付款條件，檢視淨額付款條件設定。
     • 在提供的方塊中，設定可在發票上選擇的淨付款期限（以天為單位）。
     • 按一下+ 新增另一個淨額 ，以新增額外的淨額付款期限。

• • • 按一下delete 刪除淨付款期限旁邊的項目，以移除該項目。
    • 按一下Default net payment term（預設淨額付款期限）下拉式功能表，選擇建立發票時要設定的預設淨額付款期限。如果變更此選項，在設定變更後，新的淨付款期將會設定為發票的預設值。
      
      

9. 預設註解 欄位會顯示在發票底部。它可以用來為買方加入付款條件、法律資訊或其他重要資訊。要為選取的預設新增預設訊息：
   • 輸入預設註解。
   • 使用格式化工具列格式化文字、新增連結或使用片段。
   • 按一下儲存。
     
     

請注意： 預設註解將出現在確認此設定之後建立的任何新發票上，並且不會更新現有發票，即使它們目前是在草稿中。

10. 您可以選擇在發票的標題中加入最多三個稅務 ID，以及您的公司資訊。在您的帳戶中加入稅務 ID 將不會更新使用此預設的現有定案或草擬發票，只會更新使用此預設的新建立發票。
11. 若要在發票預設中加入稅務 ID，請
    • 在新增稅務 ID 到發票下，按一下新增稅務 ID。
    • 按一下Tax ID 類型下拉式功能表，然後選擇一種類型。
    • 在Tax ID 編號欄位中，輸入您的Tax ID。
    • 如果您需要新增第二或第三個 Tax ID，請重複這些步驟。
    • 按一下儲存。

12. 清除 包括發票貨幣和銷售稅通知核取方塊，以隱藏發票上的貨幣和銷售稅通知。

13. 清除 Show billing period on subscription invoices and emails（在訂購發票和電子郵件上顯示帳單期間）核取方塊，以隱藏發票上的訂購帳單期間。

移除發票貨幣和銷售稅通知

1. 發票可以包含一項通知，說明所有費用均以發票的貨幣計算，並且可能需要繳納銷售稅。例如，對於美元發票，英文通知會說明所有費用均以美元列出，並須繳納銷售稅（如適用）。

2. 若要關閉發票預設的通知，請清除包括發票貨幣和銷售稅通知核取方塊，然後按一下儲存。

重新命名預設

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 按一下自訂索引標籤。
4. 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
5. 按一下動作，然後選擇重新命名預設。
6. 輸入預設的新名稱，然後按一下儲存。

請注意： 預設不能重新命名。

刪除預設

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 按一下自訂索引標籤。
4. 按一下目前檢視下拉式功能表，然後選擇預設。
5. 按一下動作，然後選擇刪除預設。
6. 按一下刪除預設以確認。

請注意：預設不能刪除。

自動化

自動為付款連結和報價或訂閱的付款建立發票

選擇是否從報價或付款連結的一次性付款，或訂閱的付款自動產生發票。此設定預設為開啟。

請注意：自動產生的發票將使用預設的預設值，無法設定為使用其他預設值。

要關閉付款連結和報價付款或訂閱付款的自動發票：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 按一下自動化索引標籤。
4. 清除一次性付款 核取方塊，關閉付款連結和報價上付款的自動發票建立，然後按一下儲存。
5. 清除Subscriptions （訂閱）核取方塊，關閉為訂閱付款自動建立發票的功能，然後按一下Save（儲存）。

傳送提醒給客戶支付未結清的發票

自動電子郵件提醒可讓您設定發送電子郵件提醒給有未結清發票的買家。提醒可以排定在到期日之前、當天或之後發送。

開啟電子郵件提醒：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。 導航設定
2. 在左側功能表中，導覽至物件>發票。
3. 按一下自動化索引標籤。
4. 切換「傳送提醒給客戶支付未結清發票」開關。
   • 除非已在發票設定中設定預設寄件地址，否則電子郵件會從noreply@hubspot.com 寄出。
5. 預設情況下，提醒排程會有三個提醒 (到期日、到期日後七天和到期日後十四天)。若要編輯提醒，請
   
   • 按一下下拉式功能表並選擇選項。
   • 如果選擇到期日後的天數或到期日前的天數，請輸入天數。

6. 按一下+ 新增提醒，以新增提醒。
7. 按一下delete 刪除提醒。
8. 按一下提醒發送時間方塊，然後選擇電子郵件的發送時間。
9. 按一下預覽電子郵件，看看電子郵件寄出時的樣子。
10. 設定好自動化選項後，按一下儲存。

下一步

設定 HubSpot 發票工具後，學習如何：

• 建立、管理和傳送發票。
• 建立序列 (僅限 Sales Hub 和 Service Hub Professional 和Enterprise) 和以發票為基礎的工作流程 (僅限 Professional和Enterprise )，以自動化發票流程。
• 使用 HubSpot 的自訂報表建立程式建立自訂報表(僅限專業版與企業版)。