Ställ in HubSpot-fakturaverktyget

Med hjälp av HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med Stripe-betalningsbehandling eller HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare förvänta sig en liknande kassaprocess som med betalningslänkar och offerter. Men till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsbehandlare. De innehåller också fakturanummer, vilket kan behövas av vissa köpare när de begär betalning.

Checkout för köparfaktura	Intern fakturapost

Nedan kan du läsa om hur du ställer in dig för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor. Innan du börjar, se till att den användare som behöver uppdatera någon av följande inställningar har Superadmin-behörighet.

Konfigurera allmänna inställningar för fakturor

För att komma igång ska du konfigurera följande fakturainställningar:

• Ställ in fakturatillstånd: för att kontrollera vilka HubSpot-användare som har tillgång till att visa, skapa och redigera fakturor, lär dig hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du anger behörigheter när du lägger till nya användare
  
  

  Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturatillstånd som standard.

• Lägg till en logotyp i ditt HubSpot varumärkeskit: fakturor kommer automatiskt att dra in den logotyp som anges i standardinställningarna för ditt HubSpot varumärke.
  • Fakturorna kommer inte att använda varumärkesprofileringens färger.
  • Uppdatering av din logotyp uppdaterar inte befintliga slutbehandlade fakturor, utan endast fakturor som är under utarbetande och fakturor som skapas efter uppdateringen.

• Ange standardbetalningsalternativ: Du kan ange vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Du kan också anpassa detta på varje faktura när du skapar den.
• Anslut din domän till HubSpot: som standard hostas fakturor på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja från någon av dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän, eller om du vill ansluta en separat underdomän för fakturahosting (t.ex. billing.website.com), kan du läsa mer om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Ställ in

Anpassa fakturans prefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanumren inte överlappar fakturanumren i ditt kontosystem har HubSpot-fakturorna prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: Innan du anpassar ditt fakturaprefix och startnummer bör du rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

För att anpassa ditt fakturaprefix och startnummer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Som standard inleds fakturor med prefixet INV. Om du vill ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange sedan ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Ett prefix kan bestå av högst 8 tecken.
• Som standard är startfakturanumret 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange sedan ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatera start punkt.

Slå på möjligheten att redigera öppna fakturor

Redigera fakturor som har slutbehandlats och har statusen Öppna. Innan användare kan redigera fakturor måste Superadmins aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor. Den här inställningen behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturor i statusen Utkast .

Så här kommer du åt inställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt redigering av fakturor.
• Klicka på Spara.

Slå på möjligheten att ta bort obetalda fakturor

Ta bort fakturor som är slutbehandlade men obetalda. Utkast till fakturor kan tas bort utan denna inställning.

Innan användare kan radera slutbehandlade fakturor måste Superadmins aktivera möjligheten att radera obetalda fakturor. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera: fakturanumren fortsätter att öka i följd från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har tagits bort). Om en faktura raderas kan det alltså uppstå ett permanent glapp i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

För att komma åt inställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt borttagning av fakturor.
• Klicka på Spara.

Ange en standard-e-postadress att skicka fakturor från

Ställ in en standard-e-postadress som fakturor ska skickas från. Standard-e-postadressen kan vara en e-postadress för teamets e-post eller en personlig e-postadress. Om ingen standard-e-postadress anges skickas fakturan från den personliga e-postadress eller teamets e-postadress som användaren väljer när fakturan skickas.

Så här anger du en standard-e-postadress:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.

• Under E-postinställningar klickar du på rullgardinsmenyn Standard från adress och väljer den e-postadress som du vill använda som standard.
• Om du vill tillåta användare att manuellt skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra teamets e-postadresser som de har tillgång till markerar du kryssrutan Tillåt att skicka från andra e-postadresser.
• Klicka på Spara.

Fakturamall

Lägg till eller ta bort anpassade fält

Du kan välja upp till fyra anpassade fakturaegenskaper som ska visas på kundfakturor. Användare med Superadmin-behörighet kan ändra dessa inställningar.

För att ställa in vilka anpassade egenskaper som ska vara synliga:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Under Anpassning av mallar klickar du på Ange anpassade standardfält.
• I den högra panelen, under Redigera anpassade standardfält, klickar du på add Lägg till anpassat fält.
  • Du kan välja befintliga anpassade fakturaegenskaper från listan, söka efter den anpassade egenskap du vill använda eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap för att skapa en ny anpassad fakturaegenskap.

• • Om du vill lägga till ytterligare ett fält klickar du på add Lägg till anpassat fält och väljer en annan fakturaegenskap . Du kan lägga till upp till fyra anpassade fakturaegenskaper.
    • När du har lagt till dem kan du klicka på rullgardinsmenyn för att byta till en annan egenskap.
  • En live-förhandsgranskning visas i avsnittet Förhandsgranskning när du lägger till egenskaper.
  • Om du vill ta bort en egenskap klickar du på ikonen delete deletr e.

• När du är klar klickar du på Spara.

• Om du vill tillåta användare att redigera fältet när de skapar en faktura markerar du kryssrutan Tillåt användare att åsidosätta anpassade standardfält och klickar sedan på Spara i det nedre vänstra hörnet.

Nya fakturor som skapas efter att denna inställning har aktiverats kommer att visa dessa fält som standard. Om en egenskap inte innehåller något värde kommer den inte att visas på fakturan för kunden.

Observera: Om en egenskap tas bort kommer fältet att tas bort från utkast och framtida fakturor. Fakturor som har slutförts innan borttagningen kommer fortfarande att innehålla egenskapen.

Använd en anpassad titel

Dokument med fakturor har som standard titeln Invoice (faktura). För att välja en annan titel:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Markera kryssrutan Använd anpassad dokumenttitel.
• I textfältet anger du den titel som ska visas på dina fakturor.
• Klicka på Spara.

Skapa en standardkommentar

För att lägga till ett standardmeddelande som visas i kommentarsfältet på varje faktura:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Ange standardkommentaren och klicka på Spara.

Observera: standardkommentaren visas för alla nya fakturor som skapas efter att du har bekräftat denna inställning och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är utkast.

Lägg till ett skatte-ID

Som tillval kan du lägga till upp till tre skatte-ID:n i rubriken på varje faktura tillsammans med din företagsinformation. Om du lägger till ett skatte-ID på ditt konto uppdateras inte befintliga slutbehandlade eller utkastade fakturor, utan endast nyskapade fakturor framöver.

För att lägga till skatte-ID:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Under Lägg till skatte-ID på fakturor klickar du på Lägg till skatte-ID.
• Klicka på rullgardinsmenyn Typ av skatte-ID och välj sedan en typ.
• I fältet Skatte-ID-nummer anger du ditt skatte-ID.
• Upprepa dessa steg om du behöver lägga till ett andra eller tredje skatte-ID.
• Klicka på Spara.

Ta bort meddelande om fakturavaluta och moms

Som standard innehåller fakturor ett meddelande om att alla avgifter är i fakturans valuta och kan omfattas av moms. För fakturor i USD står det till exempel på engelska All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

För att stänga av detta meddelande:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Avmarkera kryssrutan Inkludera fakturavaluta och meddelande om moms.
• Klicka på Spara.

Automatisering

Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor

Med automatiska e-postpåminnelser kan du ställa in e-postpåminnelser som ska skickas till köpare som har en öppen faktura. Påminnelserna kan schemaläggas så att de skickas före, på eller efter förfallodagen.

Observera: du måste vara registrerad i HubSpot-betalningar eller använda Stripe som betalningsbehandlare för att kunna skicka påminnelser.

För att aktivera e-postpåminnelser:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Automatisering.
• Aktivera knappen Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor.
  • E-postmeddelanden kommer att skickas från noreply@hubspot.com, om inte en standardadress har angetts i fakturainställningarna.
• Som standard har påminnelseschemat tre påminnelser (på förfallodagen, sju dagar efter förfallodagen och fjorton dagar efter förfallodagen). Så här redigerar du påminnelserna:
  
  • Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett alternativ.
  • Om du väljer dagar efter förfallodagen eller dagar före förfallodagen anger du antalet dagar.

• Klicka på + Lägg till påminnelse för att lägga till en påminnelse.
• Klicka på delete delete för att ta bort en påminnelse.
• Klicka på rutan Reminder send time och välj den tid då e-postmeddelandet ska skickas.
• Klicka på Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut när det skickas.
• När du har ställt in dina automatiseringsalternativ klickar du på Spara.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpot-fakturaverktyget lär du dig hur du gör det:

• Skapa, hantera och skicka fakturor.
• Skapa sekvenser (Sales Hub och Service Hub endastProfessional och Enterprise) och fakturabaserade arbetsflöden (endast Professional och Enterprise ) för att automatisera fakturaprocesser.
• Skapa anpassade rapporter med HubSpots rapportbyggare (endastProfessional och Enterprise ).