Ställ in HubSpot-fakturaverktyget

Med HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med hjälp av Stripe-betalningshantering eller HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare förvänta sig en liknande utcheckningsprocess som med betalningslänkar och offerter. Men till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsprocessor. De innehåller också fakturanummer, vilket kan behövas av vissa köpare när de begär betalning.

Checkout för köparfaktura	Intern fakturapost

Nedan kan du läsa om hur du gör för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor. Innan du börjar ska du se till att den användare som behöver uppdatera någon av följande inställningar har Super Admin-behörighet.

Konfigurera allmänna fakturainställningar

För att komma igång konfigurerar du följande fakturainställningar:

• Konfigurera behörigheter för fakturor: för att kontrollera vilka HubSpot-användare som har tillgång till att visa, skapa och redigera fakturor, läs hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du anger behörigheter när du lägger till nya användare.
  
  

  Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturatillstånd som standard.

• Lägg till en logotyp i ditt HubSpot-varumärkespaket: fakturor kommer automatiskt att dra in den logotyp som anges i standardinställningarna för ditt HubSpot-varumärke.
  • Fakturorna kommer inte att använda varumärkespaketets färger.
  • Uppdatering av din logotyp uppdaterar inte befintliga slutbehandlade fakturor, utan endast fakturor som är under utarbetande och fakturor som skapas efter uppdateringen.

• Ange standardbetalningsalternativ: Du kan ange vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Du kan också anpassa detta på varje faktura när du skapar den.
• Anslut din domän till HubSpot: som standard hostas fakturor på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja från någon av dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän eller om du vill ansluta en separat underdomän för fakturor (t.ex. billing.website.com), läs mer om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Konfigurera

Anpassa fakturans prefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanumren inte överlappar fakturanumren i ditt kontosystem har HubSpot-fakturorna prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: Innan du anpassar prefixet och startnumret för fakturan bör du rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

Så här anpassar du ditt fakturaprefix och startnummer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Som standard börjar fakturor med prefixet INV. För att ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange sedan ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Ett prefix kan bestå av högst 8 tecken.
• Som standard är startfakturanumret 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange sedan ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatera start punkt.

Slå på möjligheten att redigera öppna fakturor

Redigera fakturor som har slutbehandlats och har statusen Öppna. Innan användare kan redigera fakturor måste superadministratörer aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor. Den här inställningen behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturor i statusen Utkast .

Så här kommer du åt inställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
• Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt redigering av fakturor.
• Klicka på Spara.

Aktivera möjligheten att ta bort obetalda fakturor

Ta bort fakturor som är slutbehandlade men obetalda. Utkast till fakturor kan tas bort utan denna inställning.

Innan användare kan ta bort slutbehandlade fakturor måste Super Admins aktivera möjligheten att ta bort obetalda fakturor. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera att fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats). Om en faktura raderas kan det därför uppstå ett permanent glapp i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

För att komma åt inställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt borttagning av fakturor.
• Klicka på Spara.

Ange en standard-e-postadress att skicka fakturor från

Ställ in en standard-e-postadress som fakturor ska skickas från. Standard-e-postadressen kan vara en team-e-postadress eller en personlig e-postadress. Om ingen standard-e-postadress anges skickas fakturan från den personliga e-postadress eller team-e-postadress som användaren väljer när han eller hon skickar fakturan.

Så här anger du en standard-e-postadress:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.

• Under E-postinställningar klickar du på rullgardinsmenyn Standard från adress och väljer den e-postadress som du vill använda som standard.
• Om du vill tillåta användare att manuellt skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till markerar du kryssrutan Tillåt att skicka från andra e-postadresser.
• Klicka på Spara.

Ange faktureringskontaktens association

Ange automatiskt den faktureringskontakt som du har tilldelat för alla erbjudanden och offerter som konverteras till fakturor. För att komma åt inställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Under Faktureringskontaktassociation markerar du kryssrutan Använd företagets faktureringskontaktassociation för alla fakturor .
• Klicka på Spara.

Anpassning

En standardförinställning har skapats i ditt konto, som kan redigeras. Om du är registrerad i HubSpot Payments eller har anslutit ditt Stripe-konto för betalningshantering kan du ställa in ytterligare fakturaförinställningar och konfigurera den information du samlar in baserat på förinställningarna.

Anpassningsbara förinställningar gör att du kan ha olika fakturakonfigurationer som du kan välja när du skapar en faktura. Du kan t.ex. ha en förinställd standardfaktura som använder din primära företagsadress från ditt konto, och sedan kan du skapa en annan förinställning med en annan företagsadress.

Observera: Fakturor som genereras automatiskt (t.ex. återkommande fakturor som skapas från prenumerationer) använder förinställningen Standard och kan inte ställas in för att använda en annan förinställning.

Skapa en förinställning

Så här skapar du en förinställning:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Anpassning.
• Klicka på Skapa förinställning.

• Ange namnet på din förinställning och klicka sedan på Skapa.

Uppdatera en förinställning

Du kan uppdatera din förinställning i fakturainställningarna. Klicka påfliken Förhandsgranska när som helst för attse en förhandsgranskning av dina ändringar.

Så här uppdaterar du en förinställning:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Anpassning.
• I rullgardinsmenyn Aktuell vy väljer du den förinställning du vill redigera.
• Kontrollera att fliken Innehåll är markerad.

Observera: du kan inte uppdatera adressen för en förinställd standardmall. Den kommer att använda din primära företagsadress som anges i Kontoförval i dina kontoinställningar. Om du behöver använda en annan adress skapar du en ny förinställning.

• Du kan välja upp till fyra anpassade egenskaper som ska visas på kundfakturor.

Observera: anpassade egenskaper läggs inte till på återkommande fakturor som skapas från prenumerationer.

• Om du vill ange vilka anpassade egenskaper som ska visas på fakturans förinställning klickar du på Ange standardanpassade fält:
  • Klicka på add Lägg till anpassat fält i den högra panelen under Redigeraanpassade standardfält.
    • Du kan välja befintliga anpassade fakturaegenskaper från listan, söka efter den anpassade egenskap du vill använda eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap för att skapa en ny anpassad fakturaegenskap.

• • • Om du vill lägga till ett ytterligare fält klickar du på add Lägg till anpassat fält och väljer en annan fakturaegenskap . Du kan lägga till upp till fyra anpassade fakturaegenskaper.
    • När du har lagt till dem kan du klicka på rullgardinsmenyn för att byta till en annan egenskap.
  • En live-förhandsgranskning visas i avsnittet Förhandsgranskning när du lägger till egenskaper.
  • Om du vill ta bort en egenskap klickar du på ikonen delete deletr edelete.
  • När du är klar klickar du på Spara.

• • Om du vill tillåta användare att redigera fältet när de skapar en faktura med den här förinställningen markerar du kryssrutan Tillåt användare att åsidosätta standardanpassade fält och klickar sedan på Spara i det nedre vänstra hörnet.

• • Nya fakturor som skapas efter att denna inställning har aktiverats kommer att visa dessa fält som standard. Om en egenskap inte innehåller något värde kommer den inte att visas på fakturan för kunden.

Observera: Om en anpassad egenskap tas bort kommer fältet att tas bort från utkast och framtida fakturor som använder den här förinställningen. Fakturor som använder den här förinställningen och som har slutförts innan borttagningen kommer fortfarande att innehålla den anpassade egenskapen.

• Om du vill lägga till ett standardmeddelande som ska visas i kommentarsfältet på fakturorna för den här förinställningen anger du standardkommentaren och klickar på Spara.

Observera: standardkommentaren visas för alla nya fakturor som skapas efter att du har bekräftat den här inställningen och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är utkast.

• Du kan lägga till upp till tre skatte-ID:n i fakturahuvudet tillsammans med din företagsinformation. Om du lägger till ett skatte-ID på ditt konto uppdateras inte befintliga färdigställda eller utkastade fakturor som använder denna förinställning, utan endast nyskapade fakturor som använder denna förinställning framöver. Så här lägger du till skatte-ID i förinställningen för fakturor:

• • Under Lägg till skatte-ID på fakturor klickar du på Lägg till skatte-ID.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Typ av skatte-ID och välj sedan en typ.
  • I fältet Skatte-ID-nummer anger du ditt skatte-ID.
  • Upprepa dessa steg om du behöver lägga till ett andra eller tredje skatte-ID.
  • Klicka på Spara.

• Avmarkera kryssrutan Inkludera valuta- och moms avisering på fakturan för att dölja valuta- och momsaviseringen på fakturor.

• Avmarkera kryssrutan Visa faktureringsperiod på abonnemangsfakturor och e-postmeddelanden för att dölja faktureringsperioden för ett abonnemang på fakturor.

Ta bort meddelande om fakturavaluta och moms

• Fakturor kan innehålla ett meddelande om att alla avgifter är i fakturans valuta och kan omfattas av moms. För fakturor i USD kan till exempel meddelandet på engelska lyda All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

• Om du vill stänga av meddelandet för fakturaförinställningen avmarkerar du kryssrutan Inkludera meddelande om fakturavaluta och moms och klickar sedan på Spara.

Byta namn på en förinställning

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
• Klicka på fliken Anpassning.
• Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställningen.
• Klicka på Åtgärder och välj sedan Byt namn på förinställningen.
• Ange det nya namnet på din förinställning och klicka sedan på Spara.

Observera: Standardförinställningen kan inte bytas namn på.

Ta bort en förinställning

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Anpassning.
• Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställningen.
• Klicka på Åtgärder och välj sedan Ta bort förinställning.
• Klicka på Ta bort förinställning för att bekräfta.

Observera:Standardförinställningen kan inte tas bort.

Automatisering

Skapa automatiskt fakturor för betalningar på betalningslänkar och offerter, eller prenumerationer

Välj om du automatiskt vill skapa fakturor från engångsbetalningar av offerter eller betalningslänkar, eller från betalningar av prenumerationer. Den här inställningen är aktiverad som standard.

Observera: Fakturor som genereras automatiskt använder förinställningen Standard och kan inte ställas in för att använda en annan förinställning.

Så här stänger du av automatiska fakturor för betalningar på betalningslänkar och offerter eller betalningar på prenumerationer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Automatisering.
• Avmarkera kryssrutan Engångsbetalningar (betalningslänkar och offerter) för att stänga av automatisk fakturaskapande för betalningar på betalningslänkar och offerter och klicka sedan på Spara.
• Avmarkera kryssrutan Prenumerationer för att stänga av automatisk fakturering för betalningar på prenumerationer och klicka sedan på Spara.

Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor

Med automatiska e-postpåminnelser kan du ställa in e-postpåminnelser som ska skickas till köpare som har en öppen faktura. Påminnelserna kan schemaläggas så att de skickas före, på eller efter förfallodagen.

Observera: du måste vara registrerad i HubSpot-betalningar eller använda Stripe som betalningsprocessor för att kunna skicka påminnelser.

Så här aktiverar du e-postpåminnelser:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Automatisering.
• Aktivera knappen Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor.
  • E-postmeddelanden kommer att skickas från noreply@hubspot.com, om inte en standardadress har angetts i fakturainställningarna.
• Som standard har påminnelseschemat tre påminnelser (på förfallodagen, sju dagar efter förfallodagen och fjorton dagar efter förfallodagen). Så här redigerar du påminnelserna:
  
  • Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett alternativ.
  • Om du väljer dagar efter förfallodagen eller dagar före förfallodagen anger du antalet dagar.

• Klicka på + Lägg till påminnelse för att lägga till en påminnelse.
• Klicka på delete delete för att ta bort en påminnelse.
• Klicka på rutan Tid för påminnelse och välj den tid då e-postmeddelandet ska skickas.
• Klicka på Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut när det skickas.
• När du har ställt in dina automatiseringsalternativ klickar du på Spara.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpot-fakturaverktyget kan du lära dig hur du:

• Skapa, hantera och skicka fakturor.
• Skapa sekvenser (Sales Hub och Service Hub endastProfessional och Enterprise ) och fakturabaserade arbetsflöden (endast Professional och Enterprise ) för att automatisera fakturaprocesser.
• Skapa anpassade rapporter med HubSpots rapportbyggare (endastProfessional och Enterprise ).