Ställ in HubSpot-fakturaverktyget

Med HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med hjälp av Stripe-betalningshantering eller HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare förvänta sig en liknande utcheckningsprocess som betalningslänkar och offerter, medan prenumerationer kan skicka fakturor och samla in betalning automatiskt eller manuellt.

Till skillnad från betalningslänkar och offerter innehåller fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsprocessor. De innehåller också fakturanummer, vilket kan behövas av vissa köpare när de begär betalning.

Checkout för köparfaktura	Intern fakturapost

Nedan kan du läsa om hur du gör för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor.

Konfigurera allmänna inställningar för fakturor

För att komma igång konfigurerar du följande fakturainställningar:

1. Konfigurera behörigheter för fakturor: för att styra vilka HubSpot-användare som har tillgång till att visa, skapa och redigera fakturor, läs om hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du anger behörigheter när du lägger till nya användare.
   
   

   Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturatillstånd som standard.

2. Lägg till en logotyp och varumärkesfärger i ditt HubSpot-varumärkespaket: fakturor kommer automatiskt att dra in logotypen och färgerna som anges i standardinställningarna för ditt HubSpot-varumärke. Uppdatering av din logotyp och dina färger uppdaterar inte befintliga slutbehandlade fakturor, utan endast fakturor som är under utarbetande och fakturor som skapas efter uppdateringen.
3. Ange standardbetalningsalternativ: Du kan välja att ange vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Du kan också anpassa detta på varje faktura när du skapar den.
4. Anslut din domän till HubSpot: som standard hostas fakturor på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja från någon av dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän, eller om du vill ansluta en separat underdomän för fakturor (t.ex. billing.website.com), kan du läsa mer om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Konfigurera

Anpassa ditt fakturaprefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanumren inte överlappar fakturanumren i ditt kontosystem har HubSpot-fakturor prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: Innan du anpassar prefixet och startnumret för fakturan bör du rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det är kompatibelt med nuvarande system.

Så här anpassar du prefixet och startnumret för fakturan:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Som standard börjar fakturor med prefixet INV. Om du vill ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Prefixet kan bestå av högst 8 tecken.
4. Som standard är startfakturanumret 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatera startpunkt.

Aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor

Redigera fakturor som har slutbehandlats och som är obetalda och har statusen Öppna. Innan användare kan redigera fakturor måste superadministratörer aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor. Den här inställningen behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturor i statusen Utkast .

Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Invoices i menyn i vänster sidofält.
3. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt redigering av fakturor.
4. Klicka på Spara.

Aktivera möjligheten att ta bort obetalda fakturor

Ta bort fakturor som är färdigbehandlade men obetalda. Utkastfakturor kan raderas utan denna inställning.

Innan användare kan ta bort slutbehandlade fakturor måste superadministratörer aktivera möjligheten att ta bort obetalda fakturor. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera att fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats). Därför kan borttagning av fakturor skapa en permanent lucka i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det är kompatibelt med dina nuvarande system.

Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Fakturor i menyn till vänster i sidofältet.
3. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt radering av fakturor.
4. Klicka på Spara.

Ange association för faktureringskontakt

Ange automatiskt den faktureringskontakt som du har tilldelat för alla erbjudanden och offerter som konverteras till fakturor. Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Fakturor i menyn till vänster i sidofältet.
3. Under Faktureringskontaktassociation markerar du kryssrutan Använd företagets faktureringskontaktassociation för alla fakturor .
4. Klicka på Spara.

Ange en standard-e-postadress att skicka fakturor från

Ställ in en standard-e-postadress som fakturor ska skickas från. Standard-e-postadressen kan vara en team-e-postadress eller en personlig e-postadress. Om ingen standard-e-postadress anges skickas fakturan från den personliga e-postadress eller team-e-postadress som användaren väljer när han eller hon skickar fakturan.

Så här anger du en standard-e-postadress:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.

3. Under E-postinställningar klickar du på rullgardinsmenyn Standard från adress och väljer den e-postadress som du vill använda som standard.
4. Om du vill tillåta användare att manuellt skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till markerar du kryssrutan Tillåt att skicka från andra e-postadresser.
5. Klicka på Spara.

Anpassning

En standardförinställning för fakturor skapas automatiskt i ditt konto, och den kan redigeras. Du kan skapa ytterligare, anpassade förinställningar för fakturor och konfigurera den information som du samlar in baserat på förinställningarna.

Med anpassningsbara förinställningar kan du ha olika fakturakonfigurationer som du kan välja när du skapar en faktura. Du kan t.ex. ha en förinställd standardfaktura som använder din primära företagsadress från ditt konto, och sedan kan du skapa en annan förinställning med en annan företagsadress, eller ha förinställningar för olika skatte-ID om du säljer till olika regioner.

Följande fakturaelement kan redigeras inom förinställningen:

• Fakturans titel.
• Anpassade egenskaper.
• Information om ditt företag.
• Betalningsvillkor netto.
• Standardkommentarer.
• Skatte-ID.
• Faktureringsperioder för prenumerationsfakturor.

Observera: Fakturor som genereras automatiskt (t.ex. återkommande fakturor som skapas från prenumerationer) använder förinställningen Standard och kan inte ställas in så att de använder en annan förinställning.

Skapa en förinställning

Så här skapar du en ny förinställning:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Anpassning högst upp.
4. Klicka på Skapa förinställning.

5. Ange namnet på din förinställning och klicka sedan på Skapa. När du har skapat den kan du uppdatera elementen i förinställningen.

Uppdatera standardförinställningen eller en anpassad förinställning

Du kan uppdatera din förinställning eller standardförinställningen i fakturainställningarna. Klicka på fliken Förhandsgranska när som helst för att se en förhandsgranskning av dina ändringar.

Så här uppdaterar du standardinställningen eller en anpassad förinställning:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning längst upp.
4. I rullgardinsmenyn Aktuell vy väljer du den förinställning du vill redigera.
5. Kontrollera att fliken Innehåll är markerad.

6. Markera alternativet Använd anpassad dokumenttitel för att ange en anpassad titel för fakturaförinställningen. Denna kommer att visas i rubriken på fakturor för denna förinställningsmall.

Observera: du kan inte uppdatera adressen för en standardförinställning. Den kommer att använda din primära företagsadress som anges i Kontoinställningar i dina kontoinställningar. Om du behöver använda en annan adress skapar du en ny förinställning.

7. Du kan välja upp till fyra anpassade egenskaper som ska visas på fakturor till köpare. För att ange vilka anpassade egenskaper som ska vara synliga på fakturaförinställningen klickar du på Ange standardanpassade fält under Anpassade fält:
   • I den högra panelen klickar du på add Lägg till anpassat fält.
     • Du kan välja befintliga anpassade fakturaegenskaper från listan, söka efter den anpassade egenskap du vill använda eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap för att skapa en ny anpassad fakturaegenskap.

• • • Om du vill lägga till ytterligare ett fält klickar du på add Lägg till anpassat fält och väljer en annan fakturaegenskap . Du kan lägga till upp till fyra anpassade fakturaegenskaper.
    • När du har lagt till fältet kan du klicka på rullgardinsmenyn för att ändra det till en annan egenskap.
    • En förhandsgranskning visas i avsnittet Förhandsgranskning när du lägger till egenskaper.
    • Om du vill ta bort en egenskap klickar du på ikonen deletedelete.
    • När du är klar klickar du på Spara.

Observera: Anpassade egenskaper läggs inte till i återkommande fakturor som skapas från prenumerationer.

• • Om du vill tillåta användare att redigera egenskapen när de skapar en faktura med denna förinställning markerar du kryssrutan Tillåt användare att åsidosätta anpassade standardfält och klickar sedan på Spara i det nedre vänstra hörnet.

• • Nya fakturor som skapas efter att denna inställning har aktiverats kommer att visa dessa fält som standard. Om en egenskap inte innehåller något värde kommer den inte att visas på fakturan till köparen.

Observera: Om en anpassad egenskap tas bort kommer fältet att tas bort från utkast och framtida fakturor som använder den förinställning som innehåller den anpassade egenskapen. Fakturor som använder denna förinställning och som slutbehandlas innan borttagningen kommer fortfarande att innehålla den anpassade egenskapen.

8. Under Invoice defaults kan du se din företagsinformation och ställa in antalet dagar som är tillgängliga för nettobetalningsvillkor och de förvalda nettobetalningsvillkoren för fakturor:
   • Klicka på Din företagsinformation för att visa din företagsinformation. När du redigerar standardmallen kan företagsinformationen inte ändras och använder företagsinformationen i dina kontoinställningar. Skapa en anpassad förinställning om du vill ha en fakturamall med annan företagsinformation. Klicka på Spara när du har gjort ändringarna.
   • Klicka på Nettobetalningsvillkor för att visa inställningarna för nettobetalningsvillkor.
     • I rutorna anger du de nettobetalningsvillkor i dagar som ska vara tillgängliga att välja på en faktura.
     • Klicka på + Lägg till ytterligare ett nettobelopp för att lägga till ytterligare ettnettobetalningsvillkor.
• • • Klicka på delete delete bredvid ett nettobetalningsvillkor för att ta bort det.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Standardvillkor för nettobetalning och välj det standardvillkor för nettobetalning som ska anges när du skapar en faktura. Om du ändrar detta alternativ kommer den nya nettobetalningstiden att anges som standard för fakturor efter att inställningen har ändrats.
    • Klicka på Spara.
9. Fältet Kommentarer visas längst ned på fakturorna. Det kan användas för att lägga till mer information om betalningsvillkor, juridisk information eller annan viktig information för köparen. För att lägga till ett standardmeddelande för den valda förinställningen:
   • Lägg till dina kommentarer under Kommentarer. Använd verktygsfältet för formatering för att formatera texten, lägga till en länk eller använda ett utdrag.
   • Klicka på Spara.

Observera: de kommentarer som läggs till visas för alla nya fakturor som skapas efter att inställningen har bekräftats och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är utkast.

10. Du kan även lägga till upp till tre skatte-ID i fakturahuvudet. Om du lägger till ett skatte-ID på ditt konto uppdateras inte befintliga slutbehandlade eller utkastade fakturor som använder den här förinställningen, utan endast nyskapade fakturor som använder den här förinställningen framöver.
11. Så här lägger du till skatte-ID i förinställningen för fakturor:
    • Under Lägg till skatte-ID på fakturor klickar du på Lägg till skatte-ID.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Typ av skatte-ID och välj sedan en typ.
    • I fältet Skatte-ID-nummer anger du ditt skatte-ID.
    • Upprepa dessa steg om du behöver lägga till ett andra eller tredje skatte-ID.
    • Klicka på delete delete bredvid ett skatte-ID för att ta bort det.
10. • Klicka på Save (Spara).

12. Avmarkera kryssrutan Inkludera valuta- och moms avisering på fakturan för att dölja valuta- och momsaviseringen på fakturor.

13. Avmarkera kryssrutan Visa faktureringsperiod på abonnemangsfakturor och e-postmeddelanden för att dölja faktureringsperioden för ett abonnemang på fakturor.

Byta namn på en förinställning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning högst upp.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställning.
5. Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på Åtgärder och väljer sedan Byt namn på förinställningen.
6. Ange det nya namnet på din förinställning och klicka sedan på Spara.

Observera: Standardförinställningen kan inte bytas namn på.

Ta bort en förinställning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställningen.
5. Klicka på Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj sedan Ta bort förinställning.
6. Klicka på Ta bort förinställning för att bekräfta.

Observera: Standardförinställningen kan inte tas bort.

Automatisering

Skapa automatiskt fakturor för betalningar på betalningslänkar och offerter eller prenumerationer

Välj om du automatiskt vill skapa fakturor från engångsbetalningar av offerter eller betalningslänkar, eller från betalningar av prenumerationer. Den här inställningen är aktiverad som standard.

Observera: Fakturor som genereras automatiskt använder förinställningen Standard och kan inte ställas in för att använda en annan förinställning.

Så här stänger du av automatiska fakturor för betalningar på betalningslänkar och offerter, eller betalningar på prenumerationer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Automatisering högst upp.
4. Avmarkera kryssrutan Engångsbetalningar för att stänga av automatisk fakturaskapande för betalningar på betalningslänkar och offerter och klicka sedan på Spara.
5. Avmarkera kryssrutan Automatiska prenumer ationsbetalningar för att stänga av automatisk fakturaskapande för betalningar på prenumerationer och klicka sedan på Spara.

Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor

Med automatiska e-postpåminnelser kan du ställa in e-postpåminnelser som ska skickas till köpare som har en öppen faktura. Påminnelser kan schemaläggas för att skickas före, på och efter förfallodagen.

Så här aktiverar du e-postpåminnelser:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Automatisering högst upp.
4. Under Schabloniserade automatiseringar, tMarkera Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor.
   • E-postmeddelanden kommer att skickas från noreply@hubspot.com, om inte en standardadress har angetts i fakturainställningarna.
5. Som standard har påminnelseschemat tre påminnelser (på förfallodagen, sju dagar efter förfallodagen och fjorton dagar efter förfallodagen). Så här redigerar du påminnelserna:
   
   • Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett alternativ för förfallodag.
   • Om du väljer dagar efter förfallodagen eller dagar före förfallodagen anger du antalet dagar.
6. Klicka på + Lägg till påminnelse för att lägga till ytterligare en påminnelse.
7. Klicka på delete delete för att ta bort en påminnelse.
8. Klicka på rutan Tid för påminnelse och välj den tid då påminnelsemeddelandet ska skickas.
9. Klicka på Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut när det skickas.
10. När du har ställt in dina automatiseringsalternativ klickar du på Spara.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpots fakturavärktyg kan du lära dig hur du gör:

• Skapa, hantera och skicka fakturor.
• Skapa sekvenser (endast Sales Hub och Service Hub Professional och Enterprise ) och fakturabaserade arbetsflöden (endast Professional och Enterprise ) för att automatisera fakturaprocesserna.
• Skapa anpassade rapporter med HubSpots anpassade rapportbyggare (endastProfessional och Enterprise ).