Ställ in HubSpot-fakturaverktyget

Med HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med hjälp av Stripe-betalningshantering eller HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare förvänta sig en liknande utcheckningsprocess som med betalningslänkar och offerter. Men till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsprocessor. De innehåller också fakturanummer, vilket kan behövas av vissa köpare när de begär betalning.

Checkout för köparfaktura	Intern fakturapost

Observera: när du har genomfört transaktioner med Stripe-betalningshantering med ditt anslutna Stripe-konto är det för närvarande inte möjligt att ansluta ett alternativt Stripe-konto eller konfigurera HubSpot Payments. På samma sätt är det för närvarande inte möjligt att flytta från HubSpot Payments till Stripe-betalningshantering när du har genomfört transaktioner med HubSpot Payments. Om du inte har gjort några transaktioner och vill byta, vänligen kontakta support.

Nedan kan du läsa om hur du ställer in dig för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor. Innan du börjar ska du se till att den användare som behöver uppdatera någon av följande inställningar har superadministratörsbehörighet.

Konfigurera allmänna fakturainställningar

För att komma igång konfigurerar du följande fakturainställningar:

• Konfigurera behörigheter för fakturor: för att kontrollera vilka HubSpot-användare som har tillgång till att visa, skapa och redigera fakturor, läs hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du anger behörigheter när du lägger till nya användare.
  
  

  Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturatillstånd som standard.

• Lägg till en logotyp i ditt HubSpot-varumärkespaket: fakturor kommer automatiskt att dra in den logotyp som anges i standardinställningarna för ditt HubSpot-varumärke.
  • Fakturorna kommer inte att använda varumärkespaketets färger.
  • Om du uppdaterar din logotyp uppdateras inte befintliga slutbehandlade fakturor, utan endast fakturor som är under utarbetande och fakturor som skapas efter uppdateringen.

• Ange standardbetalningsalternativ: Du kan ange vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Du kan också anpassa detta på varje faktura när du skapar den.
• Anslut din domän till HubSpot: som standard hostas fakturor på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja från någon av dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän eller om du vill ansluta en separat underdomän för fakturor (t.ex. billing.website.com), läs mer om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Anpassa fakturans prefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanumren inte överlappar fakturanumren i ditt kontosystem har HubSpot-fakturorna prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: Innan du anpassar prefixet och startnumret för fakturan bör du rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

Så här anpassar du ditt fakturaprefix och startnummer:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Som standard börjar fakturor med prefixet INV. För att ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange sedan ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Ett prefix kan bestå av högst 8 tecken.
• Som standard är startfakturanumret 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange sedan ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatera startpunkt.

Skapa en standardkommentar

Så här lägger du till ett standardmeddelande som ska visas i kommentarsfältet på varje faktura:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Fakturor i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Ange standardkommentaren och klicka på Spara.

Observera: standardkommentaren visas för alla nya fakturor som skapas efter att du har bekräftat den här inställningen och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är utkast.

Lägga till ett skatte-ID

Du kan lägga till upp till 3 skatte-ID:n i rubriken på varje faktura tillsammans med din företagsinformation. Om du lägger till ett skatte-ID på ditt konto uppdateras inte befintliga slutbehandlade eller utkastade fakturor, utan endast nyskapade fakturor framöver.

Så här lägger du till skatte-ID:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
• Klicka på fliken Fakturamall.
• Under Lägg till skatte-ID på fakturor klickar du på Lägg till skatte-ID.
• Klicka på rullgardinsmenyn Typ av skatte-ID och välj sedan en typ.
• I fältet Skatte-ID-nummer anger du ditt skatte-ID.
• Upprepa dessa steg om du behöver lägga till ett andra eller tredje skatte-ID.
• Klicka på Spara.

Skapa fakturor från prenumerationsbetalningar

Som standard kommer HubSpot att skapa fakturor för betalningar på återkommande prenumerationer. När en kund gör en lyckad prenumerationsbetalning skapar HubSpot en betald faktura. När en abonnemangsbetalning misslyckas skapas den som en öppen faktura.

För att förhindra HubSpot från att skapa fakturor för prenumerationsbetalningar:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
• På fliken Inställningar , under Prenumerationer, klicka för att avmarkera kryssrutan Skapa fakturor för prenumerationsbetalningar.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpots fakturavärktyg kan du lära dig hur du:

• Skapa, hantera och skicka fakturor.
• Skapa sekvenser ( Sales Hub och Service Hub endast Professional och Enterprise ) och fakturabaserade arbetsflöden ( endast Professional och Enterprise ) för att automatisera fakturaprocesser.
• Skapaanpassade rapporter med HubSpots rapportbyggare (endastProfessional och Enterprise ).