Ställ in HubSpot-fakturaverktyget

Med HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med HubSpot-betalningar eller Stripe-betalningshantering. Med fakturor får köpare en liknande betalningsprocess som med betalningslänkar och offerter, medan prenumerationer kan skicka fakturor och samla in betalningar automatiskt eller manuellt.

Till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum och saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningshanterare. De innehåller också fakturanummer, som vissa köpare kan behöva när de begär betalning.

Nedan kan du lära dig hur du ställer in fakturor för att börja ta emot betalningar.

Konfigurera allmänna fakturainställningar

För att komma igång, konfigurera följande fakturainställningar:

1. Ställ in fakturabehörigheter: för att kontrollera vilka HubSpot-användare som har åtkomst till att visa, skapa och redigera fakturor, lära dig hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du ställer in behörigheter när du lägger till nya användare.
   
   

   Observera: HubSpot-användare som skapades före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapades efter det datumet har som standard inte fakturabehörighet.

2. Lägg till en logotyp och varumärkesfärger till ditt HubSpot-varumärkespaket: fakturor kommer automatiskt att använda logotypen och färgerna som är angivna i dina standardinställningar för HubSpot-varumärket. Om du uppdaterar din logotyp och dina färger uppdateras inte befintliga slutförda fakturor, utan endast fakturor som för närvarande är utkast och fakturor som skapas efter uppdateringen.
3. Ställ in standardbetalningsalternativ: du kan välja att ställa in vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Du kan också anpassa detta för varje faktura när du skapar den.
4. Anslut din domän till HubSpot: som standard hostas fakturor på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja mellan alla dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän eller vill ansluta en separat underdomän för att hosta fakturor (t.ex. billing.website.com), läs om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Ställ in

Anpassa ditt fakturaprefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpots fakturanummer inte överlappar fakturanummer i ditt kontosystem har HubSpots fakturor prefixet INV och startnumret 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret i dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: innan du anpassar ditt fakturaprefix och startnummerbör du rådgöra med din ekonomiavdelning för att säkerställa att det är kompatibelt med nuvarande system.

Så här anpassar du fakturaprefixet och startnumret:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Som standard börjar fakturor med prefixet INV. Om du vill ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Prefixet kan bestå av högst 8 tecken.
4. Som standard är startnumret för fakturor 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatera startpunkt.

Aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor

Aktivera alternativet för att redigera fakturor som har slutförts, är obetalda och har statusen Öppen. Denna inställning behöver inte aktiveras för att användare ska kunna redigera fakturor med statusen Utkast .

Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt redigering av fakturor.
4. Klicka på Spara.

Aktivera möjligheten att radera obetalda fakturor

Aktivera alternativet för att radera fakturor som är slutförda men obetalda. Utkast till fakturor kan raderas utan denna inställning.

Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera: fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats). Därför kan radering av fakturor skapa ett permanent gap i fakturanumreringen. Numreringen kan endast återställas om alla fakturor raderas. Tänk dock på att betalda fakturor inte kan raderas. Du bör rådgöra med din ekonomiavdelning för att säkerställa kompatibilitet med dina nuvarande system.

Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt radering av fakturor.
4. Klicka på Spara.

Ställ in faktureringskontaktens koppling

Aktivera alternativet för att automatiskt ställa in den faktureringskontakt du har tilldelat för alla affärer och offerter som konverteras till fakturor. Så här kommer du åt inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Under Faktureringskontaktassociation markerar du kryssrutan Använd företagets faktureringskontaktassociation för alla fakturor .
4. Klicka på Spara.

Ställ in en standard-e-postadress för att skicka fakturor från

Aktivera alternativet för att ställa in en standard-e-postadress som fakturor ska skickas från. Standard-e-postadressen kan vara en team-e-postadress eller en personlig e-postadress. Om ingen standard-e-postadress är inställd skickas fakturan från den personliga eller team-e-postadress som användaren väljer när fakturan skickas.

Så här anger du en standard-e-postadress:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.

3. Under E-postinställningar klickar du på rullgardinsmenyn Standard från-adress och väljer den e-postadress du vill använda som standard.
4. Om du vill tillåta användare att manuellt skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till, markera kryssrutan Tillåt sändning från andra e-postadresser.
5. Klicka på Spara.

Anpassning

En standardinställning för fakturor konfigureras automatiskt i ditt konto, men den kan redigeras. Du kan konfigurera ytterligare anpassade fakturainställningar och konfigurera den information du samlar in baserat på inställningarna.

Anpassningsbara förinställningar gör att du kan ha olika fakturakonfigurationer som du kan välja när du skapar en faktura. Du kan till exempel ha en standardförinställning för fakturor som använder din primära företagsadress från ditt konto, och sedan kan du ställa in en annan förinställning med en annan företagsadress, ha förinställningar för olika skatte-ID om du säljer till olika regioner, eller ha olika anpassade egenskaper på olika förinställningar som dina säljare kan använda.

Följande fakturaelement kan redigeras inom förinställningen:

• Fakturans titel.
• Anpassade egenskaper.
• Din företagsinformation.
• Nettobetalningsvillkor.
• Standardkommentarer.
• Skatteregistreringsnummer.
• Faktureringsperioder för prenumerationsfakturor.

Observera: fakturor som genereras automatiskt (t.ex. återkommande fakturor som skapas från prenumerationer) använder standardinställningen och kan inte ställas in för att använda en annan förinställning.

Skapa en förinställning

Så här skapar du en ny förinställning:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning längst upp.
4. Klicka på Skapa förinställning.

5. Ange namnet på din förinställning och klicka sedan på Skapa. När du har skapat förinställningen kan du uppdatera dess element.

Uppdatera standardinställningen eller en anpassad förinställning

Du kan uppdatera din förinställning eller standardförinställningen i fakturainställningarna. Klicka på fliken Förhandsgranska när som helst för att se en liveförhandsgranskning av dina ändringar.

Så här uppdaterar du standardinställningen eller en anpassad förinställning:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning längst upp.
4. I rullgardinsmenyn Aktuell vy väljer du den förinställning du vill redigera. Välj t.ex. Standard för att redigera standardförinställningen.
5. Se till att fliken Innehåll är markerad.

6. Markera kryssrutan Använd anpassad dokumenttitel för att ange en anpassad titel för fakturaförinställningen. Denna visas i rubriken på fakturor för mallen.

Observera: du kan inte uppdatera adressen i standardförinställningen. Den använder din primära företagsadress som anges i Kontostandarder i dina kontoinställningar. Om du behöver använda en annan adress skapar du en ny förinställning.

7. Du kan välja upp till fyra anpassade egenskaper som ska visas på fakturor för köpare. För att ställa in vilka anpassade egenskaper som ska visas på fakturaförinställningen, klicka på Ställ in standardanpassade fält under Anpassade fält:
   • add Klickapå Lägg till anpassat fält i den högra panelen.
     • Välj befintliga anpassade fakturaegenskaper från listan, sök efter den anpassade egenskap du vill använda eller klicka på Skapa ny fakturaegenskap externalLink för att ställa in en ny anpassad fakturaegenskap.

• • • För att lägga till ett ytterligare fält klickar du på add Lägg till anpassat fält och väljer en annan fakturaegenskap. Du kan lägga till upp till fyra anpassade fakturaegenskaper.
    • När du har lagt till ett fält kan du klicka på en egenskapsrullgardinsmeny för att ändra det till en annan egenskap.
    • En liveförhandsgranskning visas i avsnittet Förhandsgranskning när du lägger till egenskaper.
    • delete För att ta bort en egenskap klickar du på ikonenför borttagning av anpassade fält.
    • När du är klar klickar du på Spara.

Observera: anpassade egenskaper läggs inte till i återkommande fakturor som skapas från prenumerationer.

• • Om du vill tillåta användare att redigera egenskapen när de skapar en faktura med den här förinställningen markerar du kryssrutan Tillåt användare att åsidosätta standardanpassade fält och klickar sedan på Spara.

• • Nya fakturor som skapas efter att denna inställning har aktiverats kommer att visa dessa egenskaper som standard. Om en egenskap inte innehåller något värde visas den inte på fakturan för köparen.

Observera: om en anpassad egenskap raderas kommer fältet att tas bort från utkast och framtida fakturor som använder förinställningen som innehåller den anpassade egenskapen. Fakturor som använder denna förinställning och som slutförts före raderingen kommer fortfarande att innehålla den anpassade egenskapen.

8. Under Invoice defaults (Standardinställningar för fakturor) kan du visa din företagsinformation och ställa in standardinställningar för nettobetalningsvillkor:
   • Klicka för att expandera avsnittet Din företagsinformation för att visa din företagsinformation. När du redigerar standardmallen kan företagsinformationen inte ändras, utan den använder företagsinformationen i dina kontoinställningar. Skapa en anpassad förinställning om du vill ha en fakturamall med annan företagsinformation.
     • Ange din företagsinformation i de angivna fälten.
     • Klicka på Spara.
   • Klicka för att expandera avsnittet Nettobetalningsvillkor för att visa inställningarna för nettobetalningsvillkor.
     • Ange nettobetalningsvillkoren i dagar i de angivna fälten som kommer att vara tillgängliga att välja på en faktura.
     • Klicka på + Lägg till ett annat nettobelopp för att lägga till ytterligare en nettobetalningsvillkor.
     • Klicka på delete delete bredvid en nettobetalningsvillkor för att ta bort den.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Standardnettovillkor och välj det standardnettovillkor som ska anges när en faktura skapas. Om du ändrar detta alternativ kommer det nya nettovillkoret att anges som standard för fakturor som skapas efter att inställningen har ändrats.
     • Klicka på Spara.
9. Fältet Kommentarer visas längst ner på fakturorna. Det kan användas för att lägga till mer information om betalningsvillkor, juridisk information eller annan viktig information för köparen. Så här lägger du till en standardkommentar för den valda förinställningen:

• • Lägg till dina kommentarer i fältet under Kommentarer. Använd formateringsverktygsfältet för att formatera texten, lägga till en länk eller använda ett utdrag.
  • Klicka på Spara.

Observera: kommentarerna som läggs till visas för alla nya fakturor som skapas efter att denna inställning har bekräftats och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är i utkast.

10. Du kan också lägga till upp till tre skatte-ID-nummer i fakturans rubrik. Om du lägger till ett skatte-ID-nummer till ditt konto uppdateras inte befintliga slutförda eller utkastade fakturor som använder denna förinställning, utan endast nyupprättade fakturor som använder denna förinställning framöver.
11. Så här lägger du till skatte-ID till fakturaförinställningen:
    • Under Lägg till skatte-ID till fakturor klickar du på Lägg till skatte-ID.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Skatteregistreringsnummertyp och välj en typ.
    • Ange ditt skatte-ID i fältet Skatte-ID-nummer.
    • Upprepa dessa steg om du behöver lägga till ett andra eller tredje skatte-ID.
    • Klicka på Radera ( delete ) bredvid ett skatte-ID för att ta bort det.
    • Klicka på Spara.
      
      
12. Avmarkera kryssrutan Inkludera fakturavaluta och momsmeddelande för att dölja valuta- och momsmeddelandet på fakturor.
    
    
    
13. Under Prenumerationsfakturor avmarkerar du kryssrutan Visa faktureringsperiod på prenumerationsfakturor och e-postmeddelanden för att dölja faktureringsperioden för en prenumeration på fakturor.

Byt namn på en förinställning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning längst upp.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställningen.
5. Klicka på Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj sedan Byt namn på förinställning.
6. Ange det nya namnet på din förinställning och klicka sedan på Spara.

Observera: Förinställningen Standard kan inte döpas om.

Ta bort en förinställning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Anpassning.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj förinställningen.
5. Klicka på Åtgärder bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy och välj sedan Ta bort förinställning.
6. Klicka på Ta bort förinställning för att bekräfta. Alla fakturautkast som använder denna förinställning måste välja en ny förinställning.

Observera: Förinställningen Standard kan inte raderas.

Automatisering

Skapa automatiskt fakturor för betalningar via betalningslänkar och offerter eller prenumerationer

Välj om du vill skapa fakturor automatiskt från engångsbetalningar av offerter eller betalningslänkar, eller från betalningar av prenumerationer. Denna inställning är aktiverad som standard.

Observera: fakturor som genereras automatiskt använder förinställningen Standard och kan inte ställas in för att använda en annan förinställning.

Så här inaktiverar du automatiska fakturor för betalningar via betalningslänkar och offerter eller betalningar för prenumerationer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Automatisering längst upp.
4. Avmarkera kryssrutan Engångsbetalningar för att inaktivera automatisk fakturering för betalningar via betalningslänkar och offerter och klicka sedan på Spara.
5. Avmarkera kryssrutan Automatiska prenumerationsbetalningar för att inaktivera automatisk fakturering för betalningar på prenumerationer och klicka sedan på Spara.

Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor

Med automatiska e-postpåminnelser kan du ställa in e-postpåminnelser som skickas till köpare som har en öppen faktura. Påminnelser kan schemaläggas för att skickas före, på och efter förfallodagen.

Så här aktiverar du e-postpåminnelser:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Fakturor.
3. Klicka på fliken Automatisering längst upp.
4. Under Mallbaserade automatiseringar aktiverar du alternativet Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor. E-postmeddelanden skickas från noreply@hubspot.com, såvida inte en standardadress har angetts i fakturainställningarna.
5. Som standard har påminnelseschemat tre påminnelser (på förfallodagen, sju dagar efter förfallodagen och fjorton dagar efter förfallodagen). Så här redigerar du påminnelserna:
   
   • Klicka på rullgardinsmenyn för påminnelser och välj ett förfallodatum.
   • Om du väljer dagar efter förfallodagen eller dagar före förfallodagen anger du antalet dagar bredvid alternativet för förfallodagen.
6. Klicka på + Lägg till påminnelse för att lägga till ytterligare en påminnelse.
7. Klicka på delete delete för att ta bort en påminnelse.
8. Klicka på rutan Reminder send time (Tidpunkt för påminnelse) och välj den tidpunkt då påminnelsemejlet ska skickas.
9. Klicka på Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut när det skickas.
10. När du har ställt in dina automatiseringsalternativ klickar du på Spara.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpots faktureringsverktyg kan du lära dig hur du:

• Skapa fakturor.
• Hantera fakturor.
• Skapa sekvenser (endast Sales Hub och Service Hub Professional och Enterprise ) och fakturabaserade arbetsflöden ( endast Professional och Enterprise ) för att automatisera faktureringsprocesser.
• Skapa anpassade rapporter med HubSpots verktyg för anpassade rapporter (endastProfessional och Enterprise ).