Configurer l'outil Factures de HubSpot

Grâce aux factures HubSpot, vous pouvez envoyer des factures directement depuis HubSpot, suivre vos créances et recevoir des paiements via le traitement des paiements Stripe ou les paiements HubSpot. En utilisant les factures, vos acheteurs profiteront d'un processus de paiement similaire aux liens de paiement et devis. Cependant, contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d'échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors de votre prestataire de services de paiement. Elles contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être nécessaires à certains acheteurs lorsqu'ils demandent un paiement.

Paiement de la facture de l'acheteur	Fiche d'informations de facture interne

Ci-dessous, vous découvrirez comment commencer à collecter des paiements avec les factures HubSpot. Avant de commencer, assurez-vous que l'utilisateur qui doit mettre à jour l'un des paramètres suivants dispose des autorisations Super Admin.

Configuration des paramètres de facturation généraux

Pour commencer, configurez les paramètres de facturation suivants :

• Configuration des autorisations pour les factures : pour contrôler quels utilisateurs de HubSpot ont accès à la visualisation, à la création et à la modification des factures, découvrez comment modifier les autorisations des utilisateurs existants, ou comment configurer les autorisations lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs.
  
  

  Remarque : Les utilisateurs HubSpot créés avant le 9 février 2023 ont par défaut des droits de consultation et de modification de la facture. Les utilisateurs créés après cette date n'ont pas d'autorisation de facturation par défaut.

• Ajouter un logo à votre kit de marque HubSpot : les factures reprendront automatiquement le logo défini dans les paramètres par défaut de votre marque HubSpot.
  • Les factures n'utiliseront pas les couleurs du kit de marque.
  • La mise à jour de votre logo ne mettra pas à jour les factures finalisées existantes, mais uniquement les factures en cours de rédaction et les factures créées après la mise à jour.

• Définir les options de paiement par défaut : vous pouvez éventuellement définir les options de paiement que vos factures accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement. Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.
• Connecter votre domaine à HubSpot : par défaut, les factures sont hébergées sur le domaine principal connecté à votre compte. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine distinct pour l'hébergement des factures (par exemple, billing.website.com), découvrez comment connecter un domaine à HubSpot.

Configuration

Personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de facture HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de facture de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé. 

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'ils fonctionneront avec vos systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, dans l'onglet Configuration, cliquez sur Modifier le préfixe. Ensuite, dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau préfixe et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Un préfixe peut comporter un maximum de 8 caractères.
• Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour le modifier, cliquez sur Mettre à jour le point de départ pour les numéros de facture. Ensuite, dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau numéro de point de départ et cliquez sur Mettre à jour le point de départ.

Activer la possibilité de modifier les factures ouvertes

Modifiez les factures qui ont été finalisées et qui ont le statut Ouvert. Avant que les utilisateurs puissent éditer les factures, Super Admins doit activer la possibilité d'éditer les factures ouvertes. Il n'est pas nécessaire d'activer ce paramètre pour permettre aux utilisateurs de modifier les factures au statut Brouillons.

Pour accéder à ce paramètre :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Gestion des factures, cochez la case Autoriser l'édition des factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Activer la possibilité de supprimer les factures impayées

Supprimer les factures finalisées mais impayées. Les factures provisoires peuvent être supprimées sans ce paramètre.

Avant que les utilisateurs de puissent supprimer les factures finalisées, les super administrateurs de doivent activer la possibilité de supprimer les factures impayées. La suppression d'une facture est permanente et ne peut pas être annulée.

Remarque : les numéros de facture sur continueront à s'incrémenter de manière séquentielle à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée). Ainsi, la suppression d'une facture peut créer un vide permanent dans la numérotation des factures. La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures payées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'il fonctionnera avec vos systèmes actuels.

Pour accéder au réglage :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Gestion des factures, cochez la case Autoriser la suppression des factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Définir une adresse e-mail par défaut pour l'envoi de factures

Définissez une adresse e-mail par défaut à partir de laquelle les factures seront envoyées. L'adresse e-mail par défaut peut être une adresse e-mail d'équipe ou une adresse e-mail personnelle. Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, la facture sera envoyée à partir de l'adresse e-mail personnelle ou de l'adresse e-mail d'équipe choisie par l'utilisateur lors de l'envoi de la facture.

Pour définir une adresse e-mail par défaut :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Paramètres de l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Adresse de l'expéditeur et sélectionnez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser par défaut.
• Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'envoyer manuellement des factures à partir de leur adresse e-mail personnelle ou d'autres adresses e-mail d'équipe auxquelles ils ont accès, cochez la case Autoriser l'envoi à partir d'autres adresses.
• Cliquez sur Enregistrer.

Modèle de facture

Ajouter ou supprimer des champs personnalisés

Vous pouvez choisir jusqu'à quatre propriétés de facture personnalisées à afficher sur les factures destinées aux clients. Les utilisateurs disposant des autorisations Super Admin peuvent modifier ces paramètres.

Pour définir les propriétés personnalisées qui seront visibles :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Sous Personnalisation du modèle, cliquez sur Définir les champs personnalisés par défaut.
• Dans le panneau de droite, sous Modifier les champs personnalisés par défaut, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé add .
  • Vous pouvez sélectionner les propriétés de facture personnalisées existantes dans la liste, rechercher la propriété personnalisée que vous souhaitez utiliser ou cliquer sur Créer une nouvelle propriété de facture pour créer une nouvelle propriété de facture personnalisée.

• • Pour ajouter un champ supplémentaire, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé add et sélectionnez une autre propriété de facture. Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre propriétés de facture personnalisées.
    • Puis, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant pour changer de propriété.
  • Un aperçu en direct s'affiche dans la section Aperçu au fur et à mesure que vous ajoutez des propriétés.
  • Pour supprimer une propriété, cliquez sur l'icône Supprimer delete deletr e.

• Pour finir, cliquez sur Enregistrer.

• Pour permettre aux utilisateurs de modifier le champ lors de la création d'une facture, cochez la case Autoriser les utilisateurs à remplacer les champs personnalisés par défaut, puis cliquez sur Enregistrer dans l'angle inférieur gauche.

Les nouvelles factures créées après l'activation de ce paramètre afficheront ces champs par défaut. Si une propriété ne contient pas de valeur, elle n'apparaîtra pas sur la facture du client.

Remarque : Si une propriété personnalisée est supprimée, le champ sera supprimé des factures provisoires et futures. Les factures finalisées avant la suppression contiendront toujours la propriété personnalisée.

Utiliser un intitulé personnalisé

Les documents de facturation sont intitulés par défaut Facture. Pour choisir un autre intitulé :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Cochez la case Utiliser un titre de document personnalisé.
• Dans le champ de texte, saisissez le titre qui sera affiché sur vos factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Définir un commentaire par défaut

Pour ajouter un message par défaut qui apparaîtra dans le champ des commentaires de chaque facture : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Saisissez le commentaire par défaut et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le commentaire par défaut apparaîtra pour toutes les nouvelles factures créées après avoir confirmé ce paramètre et ne mettra pas à jour les factures existantes, même si elles sont au statut de brouillon.

Ajouter un numéro d'identification fiscale

Vous pouvez éventuellement ajouter jusqu'à trois numéros d'identification fiscale dans l'en-tête de chaque facture ainsi que des informations relatives à votre entreprise. L'ajout d'un numéro d'identification fiscale à votre compte ne mettra pas à jour les factures finalisées ou provisoires existantes, mais seulement les factures nouvellement créées.

Pour ajouter des numéros d'identification fiscale :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Sous Ajouter le numéro fiscal aux factures, cliquez sur Ajouter un numéro fiscal.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de numéro fiscal, puis sélectionnez un type.
• Dans le champ Numéro d'identification fiscale, saisissez votre numéro d'identification fiscale.
• Répétez ces étapes si vous devez ajouter un deuxième ou un troisième numéro d'identification fiscale.
• Cliquez sur Enregistrer.

Inclure la devise de la facture et l'avis de taxe de vente

Par défaut, les factures comportent une mention indiquant que tous les frais sont exprimés dans la devise de la facture et peuvent être soumis à la taxe de vente. Par exemple, pour les factures en USD, l'avis en anglais indique Tous les frais sont indiqués en USD et sont soumis à la taxe de vente (le cas échéant).

Pour désactiver cet avis :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Décochez Inclure la devise de la facture et l'avis de taxe de vente.
• Cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Après avoir configuré l'outil de facturation HubSpot, découvrez comment :

• Créer, gérer et envoyer des factures.
• Créer des séquences (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement) et des workflows basés sur les factures (Pro et Entreprise uniquement) pour automatiser les processus de facturation.
• Créer des rapports personnalisés avec le générateur de rapports personnalisés de HubSpot (Pro et Entreprise uniquement).