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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Configurer l'outil Factures de HubSpot

Dernière mise à jour: janvier 29, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

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Les factures HubSpot permettent à votre équipe d'envoyer des factures directement depuis HubSpot, de suivre vos créances et d'être payée en utilisant les paiements HubSpot. En utilisant des factures, vos acheteurs peuvent également s'attendre à un processus de paiement similaire à celui des liens de paiement et des devis. Cependant, contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d'échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors des paiements HubSpot. Ils contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être exigés par certains acheteurs lors d'une demande de paiement.

facture complète barre latérale de facturation
Vérification de la facture de l'acheteur Enregistrement de la facture interne

Remarque : des fonctionnalités de facturation sont disponibles dans tous les comptes qui utilisent l'intégration Quickbooks. Pour créer des factures HubSpot manuellement, vous aurez besoin d'un compte StarterPro, ou Entreprise avec l'outil de paiement configuré.

Ci-dessous, vous apprendrez comment commencer à collecter des paiements avec les factures HubSpot.

Configuration des paramètres généraux de la facture

Pour commencer, configurez les paramètres de facturation suivants :

  • Configurer les autorisations pour les factures : pour contrôler quels utilisateurs de HubSpot ont accès à la visualisation, à la création et à la modification des factures, apprenez comment modifier les autorisations des utilisateurs existants, ou comment définir les autorisations lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs.

    Remarque : Les utilisateurs de HubSpot créés avant le 9 février 2023 ont par défaut des droits de consultation et de modification de la facture. Les utilisateurs créés après cette date n'ont pas d'autorisation de facturation par défaut.

  • Ajoutez un logo à votre kit de marque HubSpot : Les factures HubSpot intégreront automatiquement le logo défini dans votre Paramètres par défaut de la marque HubSpot.
    • Les factures n'utiliseront pas les couleurs du kit de marque.
    • La mise à jour de votre logo ne mettra pas à jour les factures finalisées existantes, mais uniquement les factures en cours de rédaction et les factures finalisées à venir.
  • Définir les options de paiement par défaut : En option, vous pouvez définir les méthodes de paiement que vos factures accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement . Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.
  • Connectez votre domaine à HubSpot : par défaut, les factures sont hébergées sur le domaine primaire connecté à votre compte. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine, ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine séparé pour l'hébergement des factures (comme billing.website.com), apprenez comment connecter un domaine à HubSpot.

Personnalisez le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de factures HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de factures de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé. 

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'ils fonctionneront avec vos systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets Factures.
  • Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, cliquez sur Modifier le préfixe. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau préfixe  , et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Un préfixe peut comporter un maximum de 8 caractères.
  • Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour le modifier, cliquez sur Mise à jour du point de départ des numéros de facture. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau numéro de point de départ  , et cliquez sur Mise à jour du point de départ.

réglages de la facture

Ajouter un numéro d'identification fiscale

En option, vous pouvez ajouter un numéro d'identification fiscale qui apparaîtra dans l'en-tête de chaque facture avec les informations relatives à votre entreprise. L'ajout d'un numéro d'identification fiscale ne mettra pas à jour les factures finalisées ou provisoires existantes, mais uniquement les factures nouvellement créées.

numéro d'identification fiscale de la facture (invoice-tax-id)

Pour ajouter un numéro d'identification fiscale :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets Factures.
  • Dans la section Tax ID , cliquez sur Add tax ID.
  • Cliquez sur le menu déroulant Tax ID type, puis sélectionnez un type .
  • Dans le champ Numéro d'identification fiscale, entrez votre Numéro d'identification fiscale.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Créer des factures à partir des paiements d'abonnements

Par défaut, HubSpot crée des factures pour les paiements des abonnements récurrents. Lorsqu'un client paie son abonnement avec succès, HubSpot crée une facture payée. Lorsque le paiement d'un abonnement échoue, la facture est créée comme ouverte. 

Pour empêcher HubSpot de créer des factures pour les paiements d'abonnements :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
  • Sous Abonnements, cliquez pour décocher la case Créer des factures pour les paiements d'abonnements.
factures-réglages-abonnements

Prochaines étapes

Après avoir configuré l'outil de facturation HubSpot, apprenez à :

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