Configurer l’outil Factures de HubSpot

Grâce aux factures HubSpot, vous pouvez envoyer des factures directement depuis HubSpot, suivre vos créances et recevoir des paiements via traitement des paiements Stripe ou HubSpot paiements. Avec les factures, vos clients peuvent s’attendre à un processus de paiement similaire à celui des liens de paiement et des devis. Cependant, contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d'échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors de votre prestataire de services de paiement. Elles contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être nécessaires à certains acheteurs lorsqu'ils demandent un paiement.

Paiement de la facture de l'acheteur	Fiche d'informations de facture interne

Ci-dessous, vous découvrirez comment commencer à collecter des paiements avec les factures HubSpot. Avant de commencer, assurez-vous que l'utilisateur qui doit mettre à jour l'un des paramètres suivants dispose des autorisations de super administrateur.

Configuration des paramètres de facturation généraux

Pour commencer, configurez les paramètres de facturation suivants :

• Configuration des autorisations pour les factures : pour contrôler quels utilisateurs de HubSpot ont accès à la visualisation, à la création et à la modification des factures, découvrez comment modifier les autorisations des utilisateurs existants, ou comment configurer les autorisations lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs.
  
  

  Remarque : Les utilisateurs HubSpot créés avant le 9 février 2023 ont par défaut des droits de consultation et de modification de la facture. Les utilisateurs créés après cette date n'ont pas d'autorisation de facturation par défaut.

• Ajouter un logo à votre kit de marque HubSpot : les factures reprendront automatiquement le logo défini dans les paramètres par défaut de votre marque HubSpot.
  • Les factures n'utiliseront pas les couleurs du kit de marque.
  • La mise à jour de votre logo ne mettra pas à jour les factures finalisées existantes, mais uniquement les factures en cours de rédaction et les factures créées après la mise à jour.

• Définir les options de paiement par défaut : vous pouvez également définir les modes de paiement que vos factures accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement. Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.
• Connecter votre domaine à HubSpot : par défaut, les factures sont hébergées sur le domaine principal connecté à votre compte. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine distinct pour l'hébergement des factures (par exemple, billing.website.com), découvrez comment connecter un domaine à HubSpot.

Configuration

Personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de facture HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de facture de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé. 

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'ils fonctionneront avec vos systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, dans l'onglet Configuration, cliquez sur Modifier le préfixe. Ensuite, dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau préfixe et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Un préfixe peut comporter un maximum de 8 caractères.
• Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour le modifier, cliquez sur Mettre à jour le point de départ pour les numéros de facture. Ensuite, dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau numéro de point de départ et cliquez sur Mettre à jour le point de départ.

Activer la possibilité de modifier les factures ouvertes

Modifiez les factures qui ont été finalisées et qui ont le statut Ouvert. Avant que les utilisateurs ne puissent modifier les factures, les super administrateurs doivent activer la possibilité de modifier les factures ouvertes. Il n’est pas nécessaire d’activer ce paramètre pour permettre aux utilisateurs de modifier les factures à l’état Brouillon.

Pour accéder au paramètre :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Gestion des factures, sélectionnez la case à cocher Autoriser la modification des factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Activer la suppression des factures impayées

Supprimez des factures finalisées mais impayées. Les brouillons de factures peuvent être supprimés sans ce paramètre.

Avant que les utilisateurs puissent supprimer les factures finalisées, les super administrateurs doivent activer la suppression des factures impayées. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée.

Remarque : Les numéros de facture continueront d'augmenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée). Ainsi, la suppression des factures peut créer un saut dans la numérotation des factures. La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer de la compatibilité avec vos systèmes actuels.

Pour accéder au paramètre :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Gestion des factures, sélectionnez la case à cocher Autoriser la suppression de factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Définir une adresse e-mail par défaut pour l'envoi de factures

Définissez une adresse e-mail par défaut à partir de laquelle les factures seront envoyées. L'adresse e-mail par défaut peut être une adresse e-mail d'équipe ou une adresse e-mail personnelle. Si aucun e-mail par défaut n’est défini, la facture sera envoyée à partir de l’adresse e-mail personnelle ou d’équipe choisie par l’utilisateur lors de l’envoi de la facture.

Pour définir une adresse e-mail par défaut :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.

• Sous Paramètres de l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Adresse de l'expéditeur et sélectionnez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser par défaut.
• Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'envoyer manuellement des factures à partir de leur adresse e-mail personnelle ou d'autres adresses e-mail d'équipe auxquelles ils ont accès, cochez la case Autoriser l'envoi à partir d'autres adresses.
• Cliquez sur Enregistrer.

Définir l’association du contact de facturation

Définissez automatiquement le contact de facturation que vous avez assigné pour toutes les transactions et tous les devis convertis en factures. Pour accéder au paramètre :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Sous Association du contact de facturation, sélectionnez la case à cocher Utiliser l’association de contact de facturation de l’entreprise pour toutes les factures.
• Cliquez sur Enregistrer.

Personnalisation

Un préréglage par défaut est configuré dans votre compte, et peut être modifié. Si vous êtes inscrit à HubSpot Payments ou si vous avez connecté votre compte Stripe pour le traitement des paiements, vous pouvez configurer des factures prédéfinies supplémentaires et configurer les informations que vous collectez en fonction de ces préréglages. 

Les préréglages personnalisables vous permettent d’avoir différentes configurations de facture que vous pouvez sélectionner lors de la création d’une facture. Par exemple, vous pouvez avoir un paramètre de facture prédéfini par défaut qui utilise votre adresse d’entreprise principale de votre compte, puis vous pouvez configurer un autre préréglage avec une adresse d’entreprise différente.

Remarque : Les factures générées automatiquement (par ex. les factures récurrentes créées à partir d’abonnements) utiliseront le préréglage Par défaut et ne peuvent pas être configurées pour utiliser un autre préréglage.

Créer une présélection

Pour créer un préréglage :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l’onglet Personnalisation .
• Cliquez sur Créer un préréglage.

• Saisissez le nom de votre préréglage, puis cliquez sur Créer.

Mettre à jour un préréglage

Vous pouvez mettre à jour votre préréglage dans les paramètres de facturation. Cliquez sur l’onglet Aperçu à tout moment pour voir un aperçu en direct de vos modifications.

Pour mettre à jour un préréglage :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l’onglet Personnalisation .
• Dans le menu déroulant Vue actuelle , sélectionnez le préréglage que vous souhaitez modifier.
• Vérifiez que l’onglet Contenu est sélectionné.

Remarque : Vous ne pouvez pas mettre à jour l’adresse d’un préréglage par défaut . Il utilisera votre adresse d’entreprise principale définie dans les paramètres par défaut du compte dans les paramètres de votre compte. Si vous avez besoin d’utiliser une adresse différente, créez un nouveau préréglage.

• Vous pouvez sélectionner jusqu’à quatre propriétés personnalisées à afficher sur les factures des clients.

Remarque : Les propriétés personnalisées ne sont pas ajoutées aux factures récurrentes créées à partir d’abonnements.

• Pour définir les propriétés personnalisées qui seront visibles dans le préréglage de facture, cliquez sur Définir les champs personnalisés par défaut :
  • Dans le panneau de droite, sous Modifier les champs personnalisés par défaut, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé add .
    • Vous pouvez sélectionner les propriétés de facture personnalisées existantes dans la liste, rechercher la propriété personnalisée que vous souhaitez utiliser ou cliquer sur Créer une nouvelle propriété de facture pour créer une nouvelle propriété de facture personnalisée.

• • • Pour ajouter un champ supplémentaire, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé add et sélectionnez une autre propriété de facture. Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre propriétés de facture personnalisées.
    • Puis, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant pour changer de propriété.
  • Un aperçu en direct s'affiche dans la section Aperçu au fur et à mesure que vous ajoutez des propriétés.
  • Pour supprimer une propriété, cliquez sur l'icône Supprimer delete deletr e.
  • Une fois cette étape terminée, cliquez sur Enregistrer.

• • Pour permettre aux utilisateurs de modifier le champ lors de la création d’une facture à l’aide de ce préréglage, cochez la case Autoriser les utilisateurs à remplacer les champs personnalisés par défaut , puis cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur gauche.

• • Les nouvelles factures créées après l'activation de ce paramètre afficheront ces champs par défaut. Si une propriété ne contient pas de valeur, elle n'apparaîtra pas sur la facture du client.

Remarque : Si une propriété personnalisée est supprimée, le champ sera supprimé du brouillon et des factures futures en utilisant ce préréglage. Les factures utilisant ce préréglage qui sont finalisées avant la suppression contiendront toujours la propriété personnalisée.

• Pour ajouter un message par défaut qui apparaîtra dans le champ de commentaires des factures pour ce préréglage, saisissez le commentaire par défaut et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le commentaire par défaut apparaîtra pour toutes les nouvelles factures créées après avoir confirmé ce paramètre et ne mettra pas à jour les factures existantes, même si elles sont au statut de brouillon.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter jusqu’à trois numéros de TVP dans l’en-tête d’une facture avec les informations relatives à votre entreprise. L’ajout d’un numéro fiscal à votre compte n’entraînera pas la mise à jour des factures finalisées ou brouillons existantes utilisant ce préréglage, uniquement les factures nouvellement créées utilisant ce préréglage. Pour ajouter des numéros de TVP au préréglage de facture :

• • Sous Ajouter le numéro fiscal aux factures, cliquez sur Ajouter un numéro fiscal.
  • Cliquez sur le menu déroulant Type de numéro fiscal, puis sélectionnez un type.
  • Dans le champ Numéro d'identification fiscale, saisissez votre numéro d'identification fiscale.
  • Répétez ces étapes si vous devez ajouter un deuxième ou un troisième numéro d'identification fiscale.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Inclure la devise de la facture et l'avis de taxe de vente

• Les factures peuvent inclure un avis indiquant que tous les frais sont dans la devise de la facture et peuvent être soumis à la taxe de vente. Par exemple, pour les factures en USD, l'avis en anglais indique Tous les frais sont indiqués en USD et sont soumis à la taxe de vente (le cas échéant).

• Pour désactiver l’avertissement pour le préréglage de facture, décochez la case Inclure la devise de la facture et l’avis de taxe de vente , puis cliquez sur Enregistrer.

Renommer un préréglage

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l’onglet Personnalisation .
• Cliquez sur le menu déroulant Vue actuelle et sélectionnez le préréglage.
• Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Renommer le préréglage.
• Saisissez le nouveau nom de votre préréglage, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Le préréglage par défaut ne peut pas être renommé.

Supprimer un préréglage

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l’onglet Personnalisation .
• Cliquez sur le menu déroulant Vue actuelle et sélectionnez le préréglage.
• Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer le préréglage.
• Cliquez sur Supprimer le préréglage pour confirmer.

Remarque : Le préréglage Default ne peut pas être supprimé.

Uneutomation

Créez automatiquement des factures pour les paiements sur les liens de paiement et les devis ou abonnements

Choisissez de générer automatiquement des factures à partir de paiements uniques de devis ou de liens de paiement ou à partir de paiements d’abonnements. Ce paramètre est activé par défaut.

Remarque : Les factures générées automatiquement utiliseront le préréglage Par défaut et ne peuvent pas être configurées pour utiliser un autre préréglage.

Pour désactiver les factures automatisées pour les paiements sur les liens de paiement et les devis, ou paiements sur les abonnements :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Automatisation.
• Désélectionnez la case à cocher paiements unique (Liens de paiement Devis & concernés) pour désactiver la création de facture automatisée pour paiements sur les liens de paiement et les devis, puis cliquez sur Enregistrer.
• Désélectionnez la case à cocher Abonnements pour désactiver la création automatique de facture pour les paiements sur les abonnements, puis cliquez sur Enregistrer.

Envoyer des rappels aux clients pour qu'ils paient leurs factures en cours

Les rappels automatiques par e-mail vous permettent de configurer des rappels par e-mail à envoyer aux acheteurs qui ont une facture non soldée. Les rappels peuvent être programmés pour être envoyés avant, après ou à la date d'échéance.

Remarque : Vous devez disposer de l'outils de paiement HubSpot ou utiliser Stripe comme prestataire de services de paiement pour pouvoir envoyer des rappels.

Pour activer les rappels par e-mail :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Automatisation.
• Activez Envoyer des rappels aux clients pour qu'ils paient leurs factures en cours.
  • Les e-mails seront envoyés depuis noreply@hubspot.com, sauf si une adresse d'expédition par défaut a été définie dans les paramètres de facturation. 
• Par défaut, le calendrier de rappel comportera trois rappels (à la date d'échéance, sept jours après la date d'échéance et quatorze jours après la date d'échéance). Pour modifier les rappels :
  
  • Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option.
  • Si vous sélectionnez jours après la date d'échéance ou jours avant la date d'échéance, saisissez le nombre de jours.

• Cliquez sur + Ajouter un rappel pour ajouter un rappel.
• Cliquez sur l'icône Supprimer delete pour supprimer une phase.
• Cliquez sur la case Heure d'envoi du rappel et sélectionnez l'heure d'envoi de l'e-mail.
• Cliquez sur Aperçu de l'e-mail pour voir à quoi il ressemblera une fois envoyé.
• Lorsque vous avez défini vos options d'automatisation, cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Après avoir configuré l'outil de facturation HubSpot, découvrez comment :

• Créez, gérez et envoyez des factures.
• Créer des séquences (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement) et des workflows basés sur les factures (Pro et Entreprise uniquement) pour automatiser les processus de facturation.
• Créer des rapports personnalisés avec le générateur de rapports personnalisés de HubSpot (Pro et Entreprise uniquement).