HubSpot 송장 도구 설정하기

HubSpot 인보이스를 사용하면 HubSpot에서 직접 인보이스를 전송하고, 미수금을 추적하고, Stripe 결제 처리 또는 HubSpot 결제를 사용하여 대금을 받을 수 있습니다. 인보이스를 사용하면 구매자는 결제 링크 및 견적과 유사한 결제 프로세스를 기대할 수 있습니다. 그러나 결제 링크 및 견적과 달리 인보이스는 결제 링크 및 견적과 달리 마감일, 잔액을 추적하며 결제 처리기 외부에서 결제됨으로 표시할 수 있습니다. 또한 인보이스에는 일부 구매자가 결제를 요청할 때 필요할 수 있는 인보이스 번호가 포함되어 있습니다.

구매자 인보이스 결제	내부 인보이스 기록

아래에서 HubSpot 인보이스로 결제 수금을 시작하도록 설정하는 방법을 알아보세요. 시작하기 전에 다음 설정 중 하나를 업데이트해야 하는 사용자에게 슈퍼 관리자 권한이 있는지 확인하세요.

일반 인보이스 설정 구성

시작하려면 다음 인보이스 설정을 구성합니다:

1. 청구서 권한 설정: 청구서를 보고, 만들고, 편집할 수 있는 액세스 권한이 있는 HubSpot 사용자를 제어하려면 기존 사용자의 사용자 권한을 편집하는 방법 또는 새 사용자를 추가할 때 권한을 설정하는 방법을 알아보세요.
   
   

   참고: 2023년 2월 9일 이전에 생성된 HubSpot 사용자에게는 기본적으로 인보이스 보기 및 편집 권한이 있습니다. 해당 날짜 이후에 생성된 사용자에게는 기본적으로 인보이스 권한이 없습니다.

2. HubSpot 브랜드 키트에 로고 및 브랜드 색상 추가: 인보이스는 HubSpot 브랜드 기본 설정에 설정된 로고 및 색상을 자동으로 가져옵니다. 로고 및 색상을 업데이트해도 기존의 확정된 인보이스는 업데이트되지 않으며, 현재 초안 작성된 인보이스 및 업데이트 후 생성된 인보이스만 업데이트됩니다.
3. 기본 결제 옵션 설정: 선택 사항으로 결제 설정에서 인보이스에 기본적으로 허용되는 결제 방법을 설정할 수 있습니다. 또한 인보이스를 생성하는 동안 각 인보이스에서 이를 사용자 지정할 수도 있습니다.
4. HubSpot에 도메인 연결: 기본적으로 인보이스는 계정에 연결된 기본 도메인에서 호스팅됩니다. 인보이스를 만들 때 연결된 도메인 중 하나를 선택할 수도 있습니다. 아직 도메인을 연결하지 않았거나 인보이스 호스팅을 위해 별도의 하위 도메인(예: billing.website.com)을 연결하려는 경우에는 HubSpot에 도메인을 연결하는 방법을 알아보세요.

설정

인보이스 접두사 및 시작 번호 사용자 지정하기

HubSpot 인보이스 번호가 계정 시스템의 인보이스 번호와 겹치지 않도록 하기 위해, HubSpot 인보이스에는 기본적으로 접두사 INV와 시작 번호 1001이 사용됩니다. 인보이스 설정에서 접두사 및 시작 번호를 사용자 지정할 수 있습니다. 인보이스가 확정되고 INV-1002와 같은 번호가 할당되면 해당 번호는 변경하거나 재사용할 수 없습니다.

참고: 인보이스 접두사 및 시작 번호를 사용자 지정하기 전에 회계 팀과 상의하여 현재 시스템에서 작동하는지 확인해야 합니다.

인보이스 접두사 및 시작 번호를 사용자 지정하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 인보이스로 이동합니다.
3. 기본적으로 인보이스는 접두사 INV로 시작합니다. 이를 변경하려면 설정 탭에서 접두사 편집을 클릭합니다. 그런 다음 대화 상자에서 새 접두사를 입력하고 접두사 저장을 클릭합니다. 접두사는 최대 8자까지 입력할 수 있습니다.
4. 기본적으로 시작 인보이스 번호는 1001입니다. 이를 변경하려면 인보이스 번호 시작점 업데이트를 클릭합니다. 그런 다음 대화 상자에서 새 시작 지점 번호를 입력하고 시작 지점 업데이트를 클릭합니다.

미결 인보이스 편집 기능 사용 설정하기

완료되어 미결 상태인 인보이스를 편집합니다. 사용자가 청구서를 편집하려면 먼저 슈퍼 관리자가 진행 중인 청구서를 편집할 수 있는 기능을 사용 설정해야 합니다. 사용자가 초안 상태의 청구서를 편집할 수 있도록 하기 위해 이 설정을 설정할 필요는 없습니다.

설정에 액세스하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 인보이스 관리에서 인보이스 편집 허용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

미결제 청구서 삭제 기능 사용 설정하기

완료되었지만 미결제된 청구서를 삭제합니다. 이 설정 없이도 발주 인보이스는 삭제할 수 있습니다.

사용자가 확정된 청구서를 삭제하려면 먼저 슈퍼 관리자가 미지급 청구서 삭제 기능을 사용 설정해야 합니다. 청구서 삭제는 영구적이며 취소할 수 없습니다.

참고: 청구서 번호는 마지막으로 생성된 청구서부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 청구서 또는 다른 청구서가 삭제된 경우에도). 따라서 인보이스를 삭제하면 인보이스 번호에 영구적인 공백이 생길 수 있습니다. 모든 인보이스를 삭제한 경우에만 번호를 재설정할 수 있습니다(단, 유료 인보이스는 삭제할 수 없음). 현재 시스템에서 작동하는지 확인하려면 회계 팀과 상의해야 합니다.

설정에 액세스하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 인보이스로 이동합니다.
3. 인보이스 관리에서 인보이스 삭제 허용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

청구서를 보낼 기본 이메일 주소 설정하기

청구서가 이메일로 전송될 기본 이메일 주소를 설정합니다. 기본 이메일 주소는 팀 이메일 주소 또는 개인 이메일 주소일 수 있습니다. 기본 이메일이 설정되어 있지 않으면 청구서를 보낼 때 사용자가 선택한 개인 또는 팀 이메일 주소로 청구서가 전송됩니다.

기본 이메일 주소를 설정하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 인보이스로 이동합니다.

3. 이메일 설정에서 주소 기본값 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기본값으로 사용할 이메일 주소를 선택합니다.
4. 사용자가 개인 이메일 주소 또는 액세스 권한이 있는 다른 팀 이메일 주소에서 수동으로 인보이스를 보낼 수 있도록 하려면 다른 이메일 주소에서 보내기 허용 확인란을 선택합니다.
5. 저장을 클릭합니다.

청구 연락처 연결 설정

인보이스로 변환되는 모든 거래 및 견적에 대해 할당된 청구 연락처를 자동으로 설정합니다. 설정에 액세스하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 청구 연락처 연결에서 모든 청구서에 회사의 청구 연락처 연결 사용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

사용자 지정

계정에 기본 사전 설정이 설정되어 있으며 이를 편집할 수 있습니다. 추가 인보이스 사전 설정을 설정하고 사전 설정에 따라 수집하는 정보를 구성할 수 있습니다.

사용자 지정 가능한 사전 설정을 사용하면 인보이스를 만들 때 선택할 수 있는 다양한 인보이스 구성을 가질 수 있습니다. 예를 들어 계정의 기본 회사 주소를 사용하는 기본 인보이스 프리셋을 설정한 다음 다른 회사 주소로 다른 프리셋을 설정할 수 있습니다.

참고: 자동으로 생성되는 청구서(예: 정기결제에서 생성된 반복 청구서)는 기본 사전 설정을 사용하며 다른 사전 설정을 사용하도록 설정할 수 없습니다.

사전 설정 만들기

프리셋을 만들려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 사용자 지정 탭을 클릭합니다.
4. 사전 설정 만들기를 클릭합니다.

5. 사전 설정의 이름을 입력한 다음 생성을 클릭합니다.

기본 또는 사용자 지정 프리셋 업데이트하기

인보이스 설정에서 사전 설정 또는 기본 사전 설정을 업데이트할 수 있습니다. 언제든지 미리 보기 탭을 클릭하여 변경 내용을 실시간으로 미리 볼 수 있습니다.

기본값 또는 사용자 지정 프리셋을 업데이트하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 사용자 지정 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴에서 편집하려는 프리셋을 선택합니다.
5. 콘텐츠 탭이 선택되어 있는지 확인합니다.

6. 사용자 지정 문서 제목 사용을 선택하여 인보이스 사전 설정에 대한 사용자 지정 제목을 설정합니다. 이 프리셋 템플릿의 인보이스 헤더에 사용자 지정 제목이 표시됩니다.

참고: 기본 프리셋의 주소는 업데이트할 수 없습니다. 계정 설정의 계정 기본값에 설정된 기본 회사 주소가 사용됩니다. 다른 주소를 사용해야 하는 경우 새 프리셋을 만드세요.

7. 구매자를 위한 인보이스에 표시할 사용자 지정 속성을최대 4개까지 선택할 수 있습니다. 인보이스 프리셋에 표시할 사용자 지정 속성을 설정하려면 기본 사용자 지정 필드 설정을 클릭합니다:
   • 오른쪽 패널의 기본 사용자 지정 필드 편집 아래에서 add 사용자 지정 필드 추가를 클릭합니다.
     • 목록에서 기존 사용자 지정 인보이스 속 성을 선택하거나, 사용하려는 사용자 지정 속성을 검색하거나, 새 인보이스 속성 생성을 클릭하여 새 사용자 지정 인보이스 속성을 설정할 수 있습니다.

• • • 필드를 추가하려면 add 사용자 지정 필드 추가를 클릭하고 다른 인보이스 속성을 선택합니다 . 사용자 지정 인보이스 속성은 최대 4개까지 추가할 수 있습니다.
    • 추가한 후에는 드롭다운 메뉴를 클릭하여 다른 속성으로 변경할 수 있습니다.
  • 속성을 추가하면 미리보기 섹션에 실시간 미리보기가 표시됩니다.
  • 속성을 제거하려면 delete deletr e삭제 아이콘을 클릭합니다.
  • 완료했으면 저장을 클릭합니다.

참고: 사용자 지정 속성은 정기결제에서 생성된 반복 청구서에는 추가되지 않습니다.

• • 이 사전 설정을 사용하여 청구서를 만들 때 사용자가 속성을 편집할 수 있도록 하려면 사용자가 기본 사용자 지정 필드 재정의 허용 확인란을 선택한 다음 왼쪽 아래 모서리에 있는 저장을 클릭합니다.

• • 이 설정을 켠 후에 생성되는 새 인보이스에는 기본적으로 이러한 필드가 표시됩니다. 속성에 값이 포함되어 있지 않으면 구매자의 인보이스에 해당 값이 표시되지 않습니다.

참고: 사용자 지정 속성이 삭제되면 이 사전 설정을 사용하는 초안 및 향후 청구서에서 해당 필드가 제거됩니다. 이 사전 설정을 사용하여 삭제하기 전에 완료된 청구서에는 여전히 사용자 지정 속성이 포함됩니다.

8. 인보이스 기본값에서 회사 정보를 확인하고 순 결제 조건으로 선택할 수 있는 일수와 인보이스에 대한 기본 순 결제 조건을 설정할 수 있습니다:
   • 회사 정보를 보려면 회사 정보를 클릭합니다. 기본 템플릿을 편집할 때는 회사 정보를 변경할 수 없으며 계정 설정에 있는 회사 정보를 사용합니다. 다른 회사 정보가 포함된 인보이스 템플릿을 사용하려면 사용자 지정 사전 설정을 만드세요.
   • 순 결제 조건 설정을 보려면 순 결제 조건을 클릭합니다.
     • 제공된 상자에서 일 단위로 순 결제 조건을 설정하면 인보이스에서 선택할 수 있습니다.
     • 다른 순 금액 추가를 클릭하여 순 결제 기간을 추가합니다.

• • • 순 결제 기간 옆의 delete 삭제를 클릭하여 제거합니다.
    • 기본 순 결제 기간 드롭다운 메뉴를 클릭하고 인보이스 생성 시 설정할 기본 순 결제 기간을 선택합니다. 이 옵션을 변경하면 설정이 변경된 후 새로운 순 결제 기간이 인보이스에 대한 기본값으로 설정됩니다.
      
      

9. 인보이스 하단에 기본 설명 필드가 표시됩니다. 결제 조건, 법률 정보 또는 구매자를 위한 기타 중요한 정보를 추가하는 데 사용할 수 있습니다. 선택한 프리셋의 기본 메시지를 추가하려면 다음과 같이 하세요:
   • 기본 댓글을 입력합니다.
   • 서식 도구 모음을 사용하여 텍스트 서식을 지정하거나 링크를 추가하거나 스니펫을 사용합니다.
   • 저장을 클릭합니다.
     
     

참고: 이 설정을 확인한 후 생성되는 모든 새 인보이스에는 기본 설명이 표시되며 현재 초안 상태인 기존 인보이스는 업데이트되지 않습니다.

10. 선택 사항으로 회사 정보와 함께 인보이스 헤더에 최대 3개의 세금 ID를 추가할 수 있습니다. 계정에 세금 ID를 추가해도 이 사전 설정을 사용하여 기존 확정 또는 초안 인보이스는 업데이트되지 않으며, 앞으로 이 사전 설정을 사용하여 새로 생성되는 인보이스만 업데이트됩니다.
11. 인보이스 미리 설정에 세금 ID를 추가하려면 다음과 같이 하세요:
    • 인보이스에 세금 ID 추가 아래에서 세금 ID 추가를 클릭합니다.
    • 세금 ID 유형 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 유형을 선택합니다.
    • 세금 ID 번호 필드에 세금 ID를 입력합니다.
    • 두 번째 또는 세 번째 세금 ID를 추가해야 하는 경우 이 단계를 반복합니다.
    • 저장을 클릭합니다.

12. 인보이스 통화 및 판매세 고지 포함 확인란의 선택을 취소하여 인보이스에서 통화 및 판매세 고지를 숨깁니다.

13. 청구서에서 구독 청구 기간을 숨기려면 청구서 및 이메일에 청구 기간 표시 확인란의 선택을 취소합니다.

인보이스 통화 및 판매세 고지 제거

1. 청구서에는 모든 요금이 청구서 통화로 표시되며 판매세가 부과될 수 있다는 알림이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 USD로 표시된 청구서의 경우 영어로 된 알림에 모든 수수료는 USD로 표시되며 판매세가 부과됩니다(해당되는 경우)라는 문구가 표시됩니다 .

2. 인보이스 사전 설정에 대한 알림을 해제하려면 인보이스 통화 및 판매세 알림 포함 확인란의 선택을 취소한 다음 저장을 클릭합니다.

사전 설정 이름 바꾸기

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 인보이스로 이동합니다.
3. 사용자 지정 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고 사전 설정을 선택합니다.
5. 작업을 클릭한 다음 프리셋 이름 바꾸기를 선택합니다.
6. 프리셋의 새 이름을 입력한 다음 저장을 클릭합니다.

참고: 기본 사전 설정은 이름을 변경할 수 없습니다.

사전 설정 삭제

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 사용자 지정 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고 프리셋을 선택합니다.
5. 작업을 클릭한 다음 사전 설정 삭제를 선택합니다.
6. 사전 설정 삭제를 클릭하여 확인합니다.

참고: 기본 사전 설정은 삭제할 수 없습니다.

자동화

결제 링크 및 견적서 또는 구독에 대한 결제에 대한 인보이스 자동 생성

견적서 또는 결제 링크의 일회성 결제 또는 구독 결제에 대한 인보이스를 자동으로 생성할지 여부를 선택합니다. 이 설정은 기본적으로 켜져 있습니다.

참고: 자동으로 생성되는 인보이스는 기본 사전 설정을 사용하며 다른 사전 설정을 사용하도록 설정할 수 없습니다.

결제 링크 및 견적에 대한 결제 또는 정기결제에 대한 결제에 대한 자동 인보이스를 끄려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 자동화 탭을 클릭합니다.
4. 결제 링크 및 견적서 결제에 대한 자동 인보이스 생성을 해제하려면 일회성 결제 확인란의 선택을 취소한 다음 저장을 클릭합니다.
5. 구독에 대한 자동 청구서 생성을 해제하려면 구독 확인란의 선택을 취소한 다음 저장을 클릭합니다.

고객에게 미결제 인보이스를 결제하도록 미리 알림 보내기

자동 이메일 미리 알림을 사용하면 미결제 인보이스가 있는 구매자에게 이메일 미리 알림을 보내도록 설정할 수 있습니다. 미리 알림은 마감일 전, 마감일 또는 마감일 후에 전송되도록 예약할 수 있습니다.

이메일 미리 알림을 사용 설정하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 자동화 탭을 클릭합니다.
4. 미결제 인보이스를 결제하도록 고객에게 알림 보내기 스위치를 켭니다.
   • 인보이스 설정에서 기본 발신 주소가 설정되어 있지 않은 경우 이메일은 noreply@hubspot.com 에서 전송됩니다.
5. 기본적으로 미리 알림 일정에는 세 번의 미리 알림(기한일, 기한일 7일 후, 기한일 14일 후)이 설정되어 있습니다. 미리 알림을 수정하려면 다음과 같이 하세요:
   
   • 드롭다운 메뉴를 클릭하고 옵션을 선택합니다.
   • 마감일 후 며칠 또는 마감일 전 며칠을 선택하는 경우 일 수를 입력합니다.

6. 미리 알림을 추가하려면 + 미리 알림 추가를 클릭합니다.
7. delete 삭제를 클릭하여 미리 알림을 삭제합니다.
8. 미리 알림 전송 시간 상자를 클릭하고 이메일이 전송될 시간을 선택합니다.
9. 이메일 미리 보기를 클릭하여 이메일이 전송될 때 어떻게 표시되는지 확인합니다.
10. 자동화 옵션을 설정했으면 저장을 클릭합니다.

다음 단계

HubSpot 인보이스 도구를 설정한 후 방법을 알아보세요:

• 인보이스를 생성, 관리 및 전송합니다.
• 시퀀스 (Sales Hub 및 Service Hub Professional 및 Enterprise만 해당) 및 인보이스 기반 워크플로우 (Professional 및 Enterprise만 해당)를 만들어 인보이스 프로세스를 자동화합니다.
• HubSpot의 사용자 지정 보고서 빌더로사용자 지정 보고서를 작성하세요(Professional 및 Enterprise만 해당).