HubSpot 송장 도구 설정하기

HubSpot 인보이스를 사용하면 HubSpot에서 직접 인보이스를 발송하고, 미수금을 추적하며, HubSpot 결제 또는 Stripe 결제 처리를 통해 대금을 수령할 수 있습니다. 인보이스를 사용하면 구매자는 결제 링크 및 견적서와 유사한 결제 절차를 거치게 되며, 구독 서비스는 인보이스를 발송하고 자동 또는 수동으로 결제를 수금할 수 있습니다.

결제 링크나 견적서와 달리, 인보이스는 결제 기한과 잔액을 추적하며 결제 처리 시스템 외부에서도 '결제 완료'로 표시할 수 있습니다. 또한 인보이스 번호가 포함되어 있어 일부 구매자가 결제 요청 시 필요로 할 수 있습니다.

아래에서 청구서 설정 방법을 확인하고 결제 수금을 시작하세요.

일반 송장 설정 구성

시작하려면 다음 청구서 설정을 구성하세요:

1. 청구서 권한 설정: HubSpot 사용자의 청구서 조회, 생성 및 편집 권한을 제어하려면 기존 사용자의 권한 수정 방법 또는 신규 사용자 추가 시 권한 설정 방법을 확인하세요 .
   
   

   참고: 2023년 2월 9일 이전에 생성된 HubSpot 사용자는 기본적으로 송장 보기 및 편집 권한을 보유합니다. 해당 날짜 이후 생성된 사용자는 기본적으로 송장 권한이 없습니다.

2. HubSpot 브랜드 키트에 로고와 브랜드 색상을 추가하세요: 인보이스는 HubSpot 브랜드 기본 설정에 지정된 로고와 색상을 자동으로 사용합니다. 로고와 색상을 업데이트해도 기존에 완료된 인보이스는 업데이트되지 않으며, 현재 작성 중인 인보이스와 업데이트 후 생성된 인보이스에만 적용됩니다.
3. 기본 결제 옵션 설정: 선택적으로 결제 설정에서 송장이 기본적으로 허용할 결제 수단을 설정할 수 있습니다. 또한 송장 생성 시마다 개별적으로 맞춤 설정할 수도 있습니다.
4. 도메인을 HubSpot에 연결하세요: 기본적으로 송장은 계정에 연결된 기본 도메인에서 호스팅됩니다. 송장 생성 시 연결된 도메인 중 하나를 선택할 수도 있습니다. 아직 도메인을 연결하지 않았거나, 송장 호스팅을 위해 별도의 하위 도메인(예: billing.website.com)을 연결하려면 HubSpot에 도메인을 연결하는 방법을 알아보세요.

설정하기

인보이스 접두사 및 시작 번호 사용자 지정

HubSpot 청구서 번호가 귀사의 계정 시스템 내 청구서 번호와 중복되지 않도록, HubSpot 청구서는 기본적으로 접두사 INV와 시작 번호 1001을 사용합니다. 청구서 설정에서 접두사와 시작 번호를 맞춤 설정할 수 있습니다. 청구서가 최종 확정되고 번호(예: INV-1002)가 할당된 후에는 해당 번호를 변경하거나 재사용할 수 없습니다.

참고: 인보이스 접두사 및 시작 번호를 사용자 지정하기 전에 회계 팀과 협의하여 현재 시스템과 호환되는지 확인해야 합니다.

인보이스 접두사 및 시작 번호를 맞춤 설정하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 기본적으로 송장은 접두사 INV로 시작합니다. 이를 변경하려면 설정 탭에서 접두사 편집을 클릭하세요. 대화 상자에 새 접두사를 입력하고 접두사 저장을 클릭합니다. 접두사는 최대 8자까지 가능합니다.
4. 기본적으로 시작 인보이스 번호는 1001입니다. 이를 변경하려면 '인보이스 번호 시작점 업데이트'를 클릭하세요. 대화 상자에 새 시작점 번호를 입력하고 '시작점 업데이트'를 클릭합니다.

미결제 청구서 편집 기능 활성화

최종 확정되었으나 미결제 상태이며 '열림' 상태인 청구서를 편집할 수 있는 옵션을 활성화하세요. 초안 상태의 청구서를 편집하려면 이 설정을 켤 필요가 없습니다.

설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 청구서 관리에서 청구서 편집 허용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

미결제 청구서 삭제 기능 활성화

최종 처리되었으나 미결제 상태인 청구서를 삭제할 수 있는 옵션을 활성화하세요. 초안 청구서는 이 설정 없이도 삭제할 수 있습니다.

발행된 송장은 영구적으로 삭제되며 복구할 수 없습니다.

참고: 청구서 번호는 마지막으로 생성된 청구서 번호부터 순차적으로 증가합니다(해당 청구서나 다른 청구서가 삭제된 경우에도 마찬가지입니다). 따라서 청구서 삭제 시 청구서 번호에 영구적인 공백이 발생할 수 있습니다. 번호 매기기는 모든 청구서를 삭제한 경우에만 재설정할 수 있습니다. 단, 결제 완료된 청구서는 삭제할 수 없다는 점을 유의하십시오. 현재 시스템과의 호환성을 확인하려면 회계 팀과 상담하시기 바랍니다.

설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 청구서 관리에서 청구서 삭제 허용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭하세요.

청구 연락처 연결 설정

거래 및 견적이 청구서로 전환될 때 할당된 청구 연락처를 자동으로 설정하는 옵션을 활성화하세요. 설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 청구 연락처 연결에서 모든 송장에 회사 청구 연락처 연결 사용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

발송 기본 이메일 주소 설정

청구서가 발송될 기본 이메일 주소를 설정하는 옵션을 활성화하세요. 기본 이메일 주소는 팀 이메일 주소 또는 개인 이메일 주소일 수 있습니다. 기본 이메일 주소가 설정되지 않은 경우, 청구서는 사용자가 청구서 발송 시 선택한 개인 또는 팀 이메일 주소에서 발송됩니다.

기본 이메일 주소 설정 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.

3. 이메일 설정에서 기본 발신자 주소 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기본값으로 사용할 이메일 주소를 선택합니다.
4. 사용자가 개인 이메일 주소나 접근 권한이 있는 다른 팀 이메일 주소로 수동으로 송장을 발송할 수 있도록 허용하려면 '다른 이메일 주소 발송 허용' 체크박스를 선택합니다.
5. 저장을 클릭하세요.

사용자 지정

계정에 청구서용 기본 사전 설정이 자동으로 구성되며, 이를 편집할 수 있습니다. 추가로 사용자 정의 청구서 사전 설정을 구성하고, 사전 설정에 따라 수집할 정보를 설정할 수 있습니다.

사용자 정의 가능한 사전 설정으로 청구서 생성 시 선택할 수 있는 다양한 청구서 구성을 가질 수 있습니다. 예를 들어, 계정의 기본 회사 주소를 사용하는 기본 청구서 사전 설정을 설정하고, 다른 회사 주소를 사용하는 다른 사전 설정을 설정하거나, 다른 지역에 판매하는 경우 다른 세금 ID를 위한 사전 설정을 설정하거나, 판매자가 사용할 수 있도록 다른 사전 설정에 다른 사용자 정의 속성을 설정할 수 있습니다.

다음 청구서 요소는 프리셋 내에서 편집할 수 있습니다:

• 청구서 제목.
• 사용자 지정 속성.
• 회사 정보.
• 순 결제 조건.
• 기본 코멘트.
• 세금 ID.
• 구독 청구서 청구 기간.

참고: 자동 생성된 청구서(예: 구독에서 생성된 반복 청구서)는 기본 프리셋을 사용하며, 다른 프리셋으로 설정할 수 없습니다.

사전 설정 생성

새 프리셋 생성 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 상단에서 사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 사전 설정 만들기를 클릭합니다.

5. 사전 설정의 이름을 입력한 후 만들기를 클릭합니다. 생성 후에는 사전 설정의 요소를 업데이트할 수 있습니다.

기본 또는 사용자 지정 프리셋 업데이트

인보이스 설정에서 사용자 지정 프리셋 또는 기본 프리셋을 업데이트할 수 있습니다. 변경 사항을 실시간으로 미리 보려면 언제든지 '미리 보기' 탭을 클릭하세요.

기본 또는 사용자 지정 프리셋 업데이트 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 상단에서 사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴에서 편집 할 사전 설정을 선택합니다. 예: 기본값을 편집하려면 기본값을 선택합니다.
5. 콘텐츠 탭이 선택되어 있는지 확인하세요.

6. 사용자 지정 문서 제목 사용 확인란을 선택하여 인보이스 사전 설정에 사용자 지정 제목을 설정합니다. 이 제목은 해당 템플릿의 인보이스 헤더에 표시됩니다.

참고: 기본 프리셋의 주소는 업데이트할 수 없습니다. 계정 설정의 '계정 기본값'에서 설정한 주요 회사 주소가 사용됩니다. 다른 주소를 사용해야 하는 경우 새 프리셋을 생성하세요.

7. 구매자에게 표시할 최대 4개의 사용자 정의 속성을선택할 수 있습니다 . 인보이스 프리셋에 표시할 사용자 정의 속성을 설정하려면 사용자 정의 필드에서 기본 사용자 정의 필드 설정을 클릭하세요:
   • 오른쪽 패널에서' add '>'Add custom field'를 클릭하세요.
     • externalLink 목록에서 기존 맞춤 송장 속성을 선택하거나, 사용하려는 맞춤 속성을 검색하거나, '새 송장 속성 생성'을 클릭하여 새 맞춤 송장 속성을 설정하세요.

• • • 추가 필드를 추가하려면' add '에서 'Add custom field'를 클릭하고 다른 청구서 속성을 선택하세요 . 최대 4개의 사용자 정의 청구서 속성을 추가할 수 있습니다 .
    • 추가 후 속성 드롭다운 메뉴를 클릭하여 다른 속성으로 변경할 수 있습니다.
    • 속성을 추가하면 미리 보기 섹션에 실시간 미리 보기가 표시됩니다.
    • 속성을 제거하려면' delete ' 삭제 아이콘을 클릭하세요.
    • 완료되면 저장(Save)을 클릭하세요.

참고: 구독에서 생성된 반복 청구서에는 사용자 정의 속성이 추가되지 않습니다.

• • 이 사전 설정을 사용하여 인보이스를 생성할 때 사용자가 속성을 편집할 수 있도록 하려면 사용자가 기본 사용자 지정 필드를 재정의할 수 있음 확인란을 선택한 다음 저장을 클릭합니다.

• • 이 설정을 켠 후 생성된 새 송장에는 기본적으로 이러한 속성이 표시됩니다. 속성에 값이 포함되어 있지 않으면 구매자의 송장에 표시되지 않습니다.

참고: 사용자 정의 속성이 삭제되면, 해당 속성이 포함된 프리셋을 사용하는 초안 및 향후 인보이스에서 해당 필드가 제거됩니다. 삭제 전에 이 프리셋을 사용하여 최종 확정된 인보이스에는 여전히 사용자 정의 속성이 포함됩니다.

8. 'Invoice defaults '에서 회사 정보를 확인하고 순 결제 조건 기본값을 설정할 수 있습니다:
   • 회사 정보 섹션을 클릭하여 확장하면 회사 정보를 확인할 수 있습니다. 기본 템플릿을 편집할 때는 회사 정보를 변경할 수 없으며, 계정 설정의 회사 정보가 사용됩니다. 다른 회사 정보가 포함된 송장 템플릿을 원한다면 사용자 지정 사전 설정을 생성하세요.
     • 제공된 필드에 회사 정보를 입력하세요.
     • 저장을 클릭하세요.
   • 순 결제 조건 섹션을 클릭하여 확장하면 순 결제 조건 설정을 확인할 수 있습니다.
     • 제공된 필드에 청구서에서 선택할 수 있는 순 결제 조건(일수) 을 설정하세요.
     • 추가 순 금액을 추가하려면 + 순 금액추가( )를 클릭하십시오.
     • 순 결제 조건 옆에 있는 ' delete ' 삭제 버튼을 클릭하여 제거합니다.
     • 기본 순 결제 기간 드롭다운 메뉴를 클릭하고 청구서 생성 시 설정될 기본 순 결제 기간을 선택하세요. 이 옵션을 변경하면 설정 변경 후 생성되는 청구서에 대해 새 순 결제 기간이 기본값으로 설정됩니다.
     • 저장을 클릭하십시오.
9. 'Comments' 필드는 송장 하단에 표시됩니다. 결제 조건, 법적 정보 또는 구매자에게 중요한 기타 정보를 추가하는 데 사용할 수 있습니다. 선택한 프리셋에 기본 주석을 추가하려면:

• • '코멘트' 아래 제공된 필드에 코멘트를 추가하세요. 서식 도구 모음을 사용하여 텍스트 서식을 지정하거나 링크를 추가하거나 스니펫을 사용할 수 있습니다.
  • 저장을 클릭하세요.

참고: 추가된코멘트는 이 설정 확인 후 생성되는 모든 새 청구서에 표시되며, 현재 초안 상태인 기존 청구서에는 업데이트되지 않습니다.

10. 선택적으로 인보이스 헤더에 최대 세 개의 세금 식별 번호를 추가할 수 있습니다. 계정에 세금 식별 번호를 추가해도 이 프리셋을 사용한 기존 확정 또는 초안 인보이스는 업데이트되지 않으며, 향후 이 프리셋을 사용하여 새로 생성되는 인보이스에만 적용됩니다.
11. 인보이스 프리셋에 세금 식별번호 추가 방법:
    • '인보이스에 세금 ID 추가' 아래에서 '세금 ID 추가'를 클릭합니다.
    • '세금 ID 유형' 드롭다운 메뉴를 클릭한 후 유형을 선택합니다.
    • '세금 ID 번호' 필드에 세금 ID를 입력합니다.
    • 두 번째 또는 세 번째 세금 식별 번호를 추가해야 하는 경우 이 단계를 반복합니다.
    • 세금 식별 번호 옆에 있는 ' delete ' 삭제 버튼을 클릭하여 제거합니다.
    • 저장을 클릭합니다.
      
      
12. 청구서 통화 및 판매세 안내 포함 확인란을 선택 해제하면 청구서에 통화 및 판매세 안내가 표시되지 않습니다.
    
    
    
13. 구독 청구서에서 '구독 청구서 및 이메일에 청구 기간 표시' 확인란을 선택 해제 하면 청구서에 구독의 청구 기간이 표시되지 않습니다.

사전 설정 이름 변경

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 상단에서 사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고 사전 설정을 선택합니다.
5. 현재 보기 드롭다운 메뉴 옆에서 작업을 클릭한 다음 사전 설정 이름 변경을 선택합니다.
6. 사전 설정의 새 이름을 입력한 후 저장을 클릭하세요.

참고: 기본 프리셋은 이름을 변경할 수 없습니다.

사전 설정 삭제

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 객체 > 청구서로 이동합니다.
3. 사용자 정의 탭을 클릭하세요.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고 사전 설정을 선택하세요.
5. 현재 보기 드롭다운 메뉴 옆에 있는 작업( Actions)을 클릭한 후 사전 설정 삭제(Delete preset)를 선택하세요.
6. 사전 설정을 삭제하기를 클릭하여 확인합니다. 이 사전 설정을 사용 중인 모든 초안 송장은 새 사전 설정을 선택해야 합니다.

참고: 기본 프리셋은 삭제할 수 없습니다.

자동화

결제 링크 및 견적서 결제, 또는 구독 결제에 대한 청구서를 자동 생성

견적서 또는 결제 링크의 일회성 결제, 또는 구독 결제로부터 자동으로 송장을 생성할지 여부를 선택하세요. 이 설정은 기본적으로 켜져 있습니다.

참고: 자동 생성된 송장은 기본 프리셋을 사용하며, 다른 프리셋으로 설정할 수 없습니다.

결제 링크 및 견적서 결제 또는 구독 결제에 대한 자동 청구서 생성을 해제하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 송장으로 이동합니다.
3. 상단에서 자동화 탭을 클릭하세요.
4. 결제 링크 및 견적서의 결제를 위한 자동 청구서 생성을 해제하려면 '일회성 결제' 체크박스를 선택 해제하고 '저장'을 클릭하세요.
5. 자동 구독 결제의 경우 자동 청구서 생성을 해제하려면 자동 구독 결제 확인란을 선택 해제하고 저장을 클릭하세요.

고객에게 미결제 청구서 결제를 위한 알림을 발송하세요

자동 이메일 알림을 통해 미결제 청구서가 있는 구매자에게 이메일 알림을 설정할 수 있습니다. 알림은 결제 기한 전, 당일, 이후에 발송되도록 예약할 수 있습니다.

이메일 알림을 켜려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 > 청구서로 이동합니다.
3. 상단에서 자동화 탭을 클릭하세요.
4. 템플릿 기반 자동화 아래에서 '고객에게 미결제 청구서 결제 알림 발송' 스위치를 켭니다. 청구서 설정에서 기본 발신 주소가 설정되지 않은 경우 이메일은 noreply@hubspot.com에서 발송됩니다.
5. 기본적으로 상기 일정에는 세 가지 상기 알림(만기일, 만기일 7일 후, 만기일 14일 후)이 설정됩니다. 상기 알림을 편집하려면:
   
   • 리마인더 드롭다운 메뉴를 클릭하고 만기일 옵션을 선택하세요.
   • 만기일 이후 또는 이전 일수를 선택할 경우, 만기일 옵션 옆에 일수를 입력하세요.
6. + 알림 추가를 클릭하여 다른 알림을 추가합니다.
7. delete delete를 클릭하여 알림을 삭제하세요.
8. 알림 발송 시간 상자를 클릭하고 알림 이메일이 발송될 시간을 선택하세요.
9. 이메일 미리 보기를 클릭하면 발송 시 이메일의 모양을 확인할 수 있습니다.
10. 자동화 옵션을 설정한 후 '저장'을 클릭하세요.

다음 단계

HubSpot 청구서 도구를 설정한 후 다음을 수행하는 방법을 알아보세요:

• 인보이스 생성하기.
• 청구서 관리.
• 인보이스 프로세스를 자동화하기 위해 시퀀스 (Sales Hub 및 Service Hub Professional 및 Enterprise만 해당)와 인보이스 기반 워크플로 (Professional 및 Enterprise만 해당 )를 생성하세요.
• HubSpot의 맞춤 보고서 작성기(Professional 및 Enterprise만 해당)로맞춤 보고서를 작성하세요.