구매자를 위한 청구서 설정하기

HubSpot 청구서를 사용하여 청구서를 발송하고, 미수금을 추적하며, HubSpot 결제 또는Stripe 결제 처리 기능을 통해 구매자로부터 대금을 수금할 수 있습니다. 청구서를 사용할 경우, 구매자는 결제 링크나 견적서와 유사한 결제 절차를 거치게 됩니다.

이 문서에서는 구매자에게 청구서를 발행하는 방법을 설명합니다. HubSpot 청구서와 관련하여 도움이 필요하시면 다음 내용을 확인해 보세요. HubSpot 청구서를 확인, 다운로드 및 결제하는 방법.

청구서는 다음과 같은 방법으로 생성할 수 있습니다:

• 연락처, 회사, 거래 또는 견적서 레코드에서, 또는 청구서 인덱스 페이지에서 설정할 수 있습니다.
• 게시된 견적서에서 해당 견적서의 세부 정보를 새 청구서로 복사할 수 있습니다.
• 구독을 생성할 때 자동으로.
• 결제 링크, 견적서 또는 기존 견적서를 통해 결제가 이루어질 때 자동으로 설정됩니다.
• 다음과 같은 경우 '수락된 견적서에서 계약서 자동 생성' 설정이 켜져 있고, Connected CPQ, Billing 및 Payments 베타 프로그램에 등록되어 있는 경우 자동으로 생성됩니다. 구매자는 청구서 단위로 결제를 진행합니다. 순 결제 조건은 견적서 생성시 설정되며, 지속적인 청구는 계약을 통해 관리됩니다. 이 설정에 대해 자세히 알아보세요.

결제 링크나 견적서와 달리, 청구서는 만기일과 미결제 잔액을 추적하며, 결제 처리 시스템 외부에서 '결제 완료'로 표시할 수 있습니다. 또한 청구서 번호도 포함되어 있는데, 일부 구매자가 결제 요청 시 이 번호가 필요할 수 있습니다.

구매자 청구서 결제	내부 청구서 기록

시작하기 전에

제한 사항 및 고려 사항 파악하기

• 만약 '수락된 견적서에서 계약서를 자동으로 생성' 설정이 켜져 있고, Connected CPQ, Billing 및 Payments 베타베타 프로그램에 등록되어 있는 경우, 견적서가 수락되면 계약서는 지속적인 청구 관리, 청구서 발행 및 대금 수금에 사용됩니다. 이 설정에.
• 2023년 2월 9일 이전에 생성된 HubSpot 사용자는 기본적으로 청구서에 대한 조회 및 수정 권한을 갖습니다. 해당 날짜 이후에 생성된 사용자는 기본적으로 청구서 권한이 없습니다.
• 청구서 번호는 마지막으로 생성된 청구서부터 순차적으로 계속 증가합니다(해당 청구서나 다른 청구서가 삭제된 경우에도 마찬가지입니다).
  • 청구서를 삭제하면 청구서 번호에 영구적인 공백이 발생할 수 있습니다.
  • 모든 청구서가 삭제된 경우에만 번호 매기기를 재설정할 수 있습니다(단, 결제 완료된 청구서는 삭제할 수 없습니다). 현재 시스템과의 호환성을 보장하기 위해 회계 팀과 상의하시기 바랍니다.

일반 청구서 설정 구성

시작하려면 다음 청구서 설정을 구성하세요:

1. 청구서 권한 설정: 어떤 HubSpot 사용자가 청구서를 조회, 생성 및 편집할 수 있는지제어하려면 , 기존 사용자의 권한을 편집하는 방법이나 새 사용자를 추가할 때 권한을 설정하는 방법을 알아보세요 . 청구서를 생성하거나 편집하려면 코어(Core) 또는 허브(Hub) 라이선스가 필요합니다 . 라이선스 유형에 대해 자세히 알아보세요.
2. HubSpot 브랜드 키트에 로고 및 브랜드 색상 추가: 청구서에는 HubSpot 브랜드 기본 설정에서 지정한 로고와 색상이 자동으로 적용됩니다. 로고와 색상을 업데이트하더라도 기존에 완료된 청구서는 변경되지 않으며, 현재 초안 상태인 청구서와 업데이트 후 생성된 청구서에만 적용됩니다.
3. 기본 결제 옵션 설정: 원하는 경우, 결제 설정에서 청구서가 기본적으로 허용할 결제 수단을 설정할 수 있습니다. 또한 청구서를 생성할 때 각 청구서별로 이 설정을 맞춤 설정할 수도 있습니다.
4. 도메인을 HubSpot에 연결하세요: 기본적으로 청구서는 계정에 연결된 기본 도메인에서 호스팅됩니다. 청구서를 생성할 때 연결된 도메인 중 하나를 선택할 수도 있습니다. 아직 도메인을 연결하지 않았거나 청구서 호스팅을 위해 별도의 하위 도메인(예: billing.website.com)을 연결하려는 경우, HubSpot에 도메인을 연결하는 방법을 알아보세요.

청구서 설정

'설정' 탭을 통해 청구서 설정을 구성하십시오.

청구서 접두사 및 시작 번호 사용자 지정

HubSpot 청구서 번호가 귀사의 회계 시스템 내 청구서 번호와 중복되지 않도록 하기 위해, HubSpot 청구서에는 기본적으로 'INV' 접두사와 시작 번호 1001이 부여됩니다. 청구서 설정에서 접두사와 시작 번호를 사용자 지정할 수 있습니다. 청구서가 최종 확정되어INV-1002와 같은 번호가 할당된 후에는 해당 번호를 변경하거나 재사용할 수 없습니다.

참고: 청구서 접두사 및 시작 번호를 사용자 지정하기 전에, 현재 시스템과 호환되는지 확인하기 위해 회계 팀과 상의해야 합니다.

청구서 접두사 및 시작 번수를 사용자 지정하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 ‘데이터 관리 ’ 섹션에서 ‘개체’를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. 기본적으로 청구서 번호는INV 접두사로 시작합니다. 이를 변경하려면 '설정' 탭에서 '접두사 편집'을 클릭하세요. 대화 상자에 새 접두사를입력하고'접두사 저장'을 클릭하세요. 접두사는 최대 8자까지 입력할 수 있습니다.
5. 기본적으로 청구서 시작 번호는1001입니다. 이를 변경하려면‘청구서 번호 시작점 업데이트’를 클릭하십시오. 대화 상자에 새로운시작 번호를 입력하고‘시작점 업데이트’를 클릭하십시오.

미결제 청구서 편집 허용

'미결제 청구서 편집' 옵션을 켭니다. 이 설정이 켜지면 슈퍼 관리자 권한 또는 청구서 편집 권한을 가진 을 가진 사용자는 미결제 청구서의 모든 필드를 편집할 수 있습니다. 

사용자가 청구서 초안을 편집할 수 있도록. 확정된 청구서 편집.

이 설정을 활성화하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '송장'을 선택합니다.
4. '송장 관리'에서 '미결제 송장 편집 허용' 확인란을 선택합니다.
5. '저장'을 클릭합니다.

결제 완료된 청구서 편집 허용

'결제 완료된 청구서 편집' 옵션을 켭니다. 사용자가 청구서 합계액을 변경하지 않는 편집만 허용할지, 아니면 결제 후 청구서 합계액, 세금 또는 내역을 변경하는 재정적 편집도 허용할지 선택할 수 있습니다. 이 설정이 켜져 있으면 슈퍼 관리자 권한 또는 청구서 편집 권한을 가진 권한을 가진 사용자는 결제 완료된 청구서를 편집할 수 있습니다.

사용자가 청구서 초안을 편집할 수 있도록. 확정된 청구서 편집.

이 설정을 활성화하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. '송장 관리'에서 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오.
   • 결제 완료된 청구서에 대해 비재무적 편집 허용: 이 설정을 켜면 사용자는 청구서 합계액을 변경하지 않는 필드를 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 연락처 및 회사 정보, 발주서 번호, 비고 등이 있습니다.
   • 결제 완료된 청구서에 대한 재무 관련 편집 허용(보고서에 영향을 줄 수 있음): 이 설정을 켜면, 사용자는 청구서 합계액을 변경하지 않는 필드뿐만 아니라, 결제 완료된 청구서의 합계액, 세금 또는 내역 항목을 변경하는 필드도 편집할 수 있습니다. 사용자가 변경 사항을 업데이트하고 확인하면, 청구서 합계액, 미납 잔액 및 청구서 상태가 변경된 내용을 반영하여 업데이트됩니다. 최종 확정된 청구서 편집에 대해 자세히 알아보세요.
5. '저장'을 클릭하세요.

청구서 삭제 허용

크레딧 메모, 결제 또는 구독과 연결되지 않은 청구서의 삭제를 허용합니다. 이 설정이 꺼져 있을 때는 초안 청구서를 삭제할 수 있습니다. 청구서 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다.

설정을 활성화하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 ‘데이터 관리 ’ 섹션에서 ‘개체’를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. '청구서 관리'에서 '청구서 삭제 허용 ' 확인란을 선택합니다.
5. '저장'을 클릭합니다. 

청구 담당자 연결 설정

거래 및 견적을 청구서로 변환할 때 회사의 청구 담당자를 자동으로 연결합니다. 설정을 켜려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. '청구 연락처 연결'에서 '모든 청구서에 회사의 청구 연락처 연결 사용' 확인란을 선택합니다.
5. '저장'을 클릭합니다.

청구서 발송용 기본 이메일 주소 설정

청구서 발송용 기본 이메일 주소를 설정합니다. 기본 이메일 주소는 팀 이메일 주소나 개인 이메일 주소일 수 있습니다. 기본 이메일 주소가 설정되지 않은 경우, 청구서는 사용자가 청구서를 발송할 때 선택한 개인 또는 팀 이메일 주소에서 발송됩니다.

기본 이메일 주소를 설정하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.

3. '이메일 설정'에서 '기본 발신자 주소' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기본값으로 사용할 이메일 주소를 선택합니다.
4. 사용자가 개인 이메일 주소나 접근 권한이 있는 다른 팀 이메일 주소를 사용하여 수동으로 청구서를 보낼 수 있도록 하려면‘다른 이메일 주소에서 보내기 허용’ 확인란을 선택하십시오.
5. '저장'을 클릭합니다.

결제에 대한 청구서 자동 생성

일회성 결제, 결제 링크 또는 기존 견적서에 대해 청구서를 자동으로 생성할지 여부를 선택합니다. 이 설정은 기본적으로 켜져 있습니다.

결제 링크 및 기존 견적서에 대한 자동 청구서 생성을 비활성화하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. 상단에서'자동화 ' 탭을 클릭합니다.
5. '일회성 결제' 확인란의 선택을 해제하여 결제 링크 및 견적서에 대한 자동 청구서 생성을 비활성화한 다음, '저장'을 클릭하십시오.
6. '자동 구독 결제' 확인란을선택 해제하여 구독 결제에 대한 자동 청구서 생성을 비활성화한 다음, '저장'을 클릭합니다. 결제 기한이 도래한 구독에 대해서는 여전히 청구서가 생성됩니다.

미결제 청구서에 대해 고객에게 결제 알림 보내기

미결제 청구서가 있는 구매자에게 알림을 보내도록 청구서 이메일 알림을 구성합니다. 알림은 만기일 전, 당일, 후에 발송되도록 예약할 수 있으며, 최대 10명의 수신자를 추가할 수 있습니다( ‘받는 사람’ 필드에 1명, ‘참조’ 필드에 9명). 알림 이메일은 다음과 같이 청구서 수신자에게 발송됩니다:

• 수신자: 성, 이름, 이메일 주소 순으로 알파벳순 정렬된 첫 번째 연락처.

• CC 필드: 이메일 주소가 있는 나머지 모든 관련 연락처.

참고: 알림을 보내려면 청구서가 생성되어 있어야 합니다. 예를 들어, 청구서 만기일 2일 전에 알림이 전송되도록 설정된 경우, 알림이 전송되려면 청구서가 '미결제' 상태여야 합니다. 이 경우, 향후 날짜에 자동으로 생성되도록 설정된 청구서(예: 구독을 통해 생성된 청구서)에 대한 알림은 구독 날짜가 될 때까지 청구서가 생성되지 않으므로 전송되지 않습니다.

이메일 알림을 활성화하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 '데이터 관리 ' 섹션에서 '개체'를 클릭합니다.
3. '개체' 페이지에서 '개체 선택 ' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '청구서'를 선택합니다.
4. 상단에서 '자동화 ' 탭을 클릭합니다.
5. '템플릿 기반 자동화'에서 '고객에게 미결제 청구서 결제 알림 보내기' 스위치를 켭니다. 청구서 설정에서 기본 발신 주소가 설정되어 있지 않은 경우, 이메일은 noreply@hubspot.com에서 발송됩니다. 
6. 기본적으로‘알림 일정’에는 세 번의 알림(납기일, 납기일 7일 후, 납기일 14일 후)이 설정되어 있습니다. 알림을 편집하려면:
   
   • 알림 드롭다운 메뉴를 클릭하고 만기일옵션을 선택합니다.
   • '만기일 후 일수 ' 또는'만기일 전 일수'를 선택한 경우, 만기일 옵션 옆에 일수를 입력하세요.
7. '+ 알림 추가'를 클릭하여 알림을 하나 더 추가합니다.
8. delete 클릭하여 알림을 삭제하세요.
9. '알림 발송 시간' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 알림 이메일이 발송될 시간을 선택하세요.
10. '이메일 미리 보기'를 클릭하여 이메일이 발송되었을 때의 모습을 확인하세요.
11. 자동화 옵션을 모두 설정했으면 ‘저장’을 클릭하세요.

다음 단계

HubSpot 청구서 도구를 설정한 후 다음 내용을 알아보세요:

• 청구서 사전 설정을 사용자 지정하여 청구서 생성 시 사용할 다양한 청구서 구성을 만들 수 있습니다.
• Connected CPQ, Billing 및 Payments 베타 버전이 청구서를 자동으로 생성하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
• 인보이스를 처음부터 생성하는 방법을 알아보세요.
• 발송, 편집, 추적 및 내보내기를 포함한 청구서 관리 방법을 알아보세요.
• 시퀀스 (영업)를 생성하는 방법을 알아보세요. 허브 및 Service Hub및 청구서 기반 워크플로(Professional 및 Enterprise 버전 전용)를 설정하여 청구서 처리 과정을 자동화하는 방법을 알아보세요. Professional및 Enterprise 버전 전용)과 청구서 기반 워크플로우 (Professional 및 Enterprise 버전 전용 )를 생성하여 청구서 프로세스를 자동화하는 방법을 알아보세요.
• 수익 분석 제품군을 사용하여 청구서 데이터와 성과를 측정하는 방법을 알아보세요.