HubSpot 송장 도구 설정하기

HubSpot 인보이스를 사용하면 HubSpot에서 직접 인보이스를 발송하고, 미수금을 추적하며, HubSpot 결제 또는Stripe 결제 처리를 통해 대금을 수령할 수 있습니다. 인보이스를 사용하면 구매자는 결제 링크 및 견적서와 유사한 결제 절차를 경험하게 되며, 구독 서비스는 인보이스를 발송하고 자동 또는 수동으로 결제를 수금할 수 있습니다.

이 문서에서는 HubSpot 인보이스를 사용하여 고객에게 청구하는 방법을 설명합니다. 본인 HubSpot 구독 관리에 대한 도움말은 구독 관리 방법을 참조하세요.

결제 링크 및 견적서와 달리, 인보이스는 결제 기한과 잔액을 추적하며 결제 처리 시스템 외부에서도 '결제 완료'로 표시할 수 있습니다. 또한 인보이스 번호가 포함되어 있어 일부 구매자가 결제 요청 시 필요로 할 수 있습니다.

구매자 청구서 결제	내부 송장 기록

일반 청구서 설정 구성

시작하려면 다음 청구서 설정을 구성하세요:

1. 인보이스 권한 설정: HubSpot 사용자의 인보이스 조회, 생성 및 편집 권한을 제어하려면 기존 사용자의 권한 수정 방법 또는 신규 사용자 추가 시 권한 설정 방법을 확인하세요 . 인보이스 생성 또는 수정을 위해서는 코어 또는 허브 시트가 필요합니다 . 시트 유형에 대해 자세히 알아보세요.
   
   

   참고: 2023년 2월 9일 이전에 생성된 HubSpot 사용자는 기본적으로 인보이스 보기 및 편집 권한을 보유합니다. 해당 날짜 이후 생성된 사용자는 기본적으로 인보이스 권한이 없습니다.

2. HubSpot 브랜드 키트에 로고 및 브랜드 색상 추가: 인보이스는 HubSpot 브랜드 기본 설정에 지정된 로고와 색상을 자동으로 사용합니다. 로고 및 색상 업데이트는 기존 완료된 인보이스에는 반영되지 않으며, 현재 작성 중인 인보이스와 업데이트 후 생성된 인보이스에만 적용됩니다.
3. 기본 결제 옵션 설정: 선택적으로 결제 설정에서 송장이 기본적으로 허용할 결제 수단을 설정할 수 있습니다. 송장 생성 시 개별 송장별로도 맞춤 설정 가능합니다.
4. 도메인을 HubSpot에 연결하세요: 기본적으로 송장은 계정에 연결된 기본 도메인에서 호스팅됩니다. 송장 생성 시 연결된 도메인 중 하나를 선택할 수도 있습니다. 아직 도메인을 연결하지 않았거나 송장 호스팅을 위해 별도의 하위 도메인(예: billing.website.com)을 연결하려면 HubSpot에 도메인 연결 방법을 확인하세요.

청구서 설정

'설정' 탭을 통해 인보이스 설정을 구성하세요.

인보이스 접두사 및 시작 번호 사용자 지정

HubSpot 송장 번호가 귀사의 계정 시스템 내 송장 번호와 중복되지 않도록, HubSpot 송장은 기본적으로 접두사 INV와 시작 번호 1001을 사용합니다. 송장 설정에서 접두사와 시작 번호를 맞춤 설정할 수 있습니다. 송장이 최종 확정되고 번호(예:INV-1002)가 할당된 후에는 해당 번호를 변경하거나 재사용할 수 없습니다.

참고: 인보이스 접두사와 시작 번호를 사용자 지정하기 전에 회계 팀과 협의하여 현재 시스템과 호환되는지 확인해야 합니다.

인보이스 접두사 및 시작 번호 사용자 지정 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동하세요.
3. 기본적으로 송장은접두사 INV로 시작합니다. 이를 변경하려면 설정 탭에서 접두사 편집을 클릭하세요. 대화 상자에 새 접두사를입력하고접두사 저장을 클릭합니다. 접두사는 최대 8자까지 가능합니다.
4. 기본적으로 송장 번호 시작점은1001입니다. 변경하려면'송장 번호 시작점 업데이트'를 클릭하세요. 대화 상자에 새시작점 번호를 입력하고'시작점 업데이트'를 클릭합니다.

미결제 청구서 편집 기능 활성화

최종 확정되었으나 미결제 상태이며 '열림' 상태인 청구서를 편집할 수 있는 옵션을 활성화하세요. 초안 상태의청구서를 편집하려면 이 설정을 켤 필요가 없습니다.

설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 >송장으로 이동합니다.
3. 청구서 관리에서 청구서 편집 허용확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

청구서 삭제 기능 활성화

신용 메모, 결제 또는 구독과 연결되지 않은 모든 청구서를 삭제할 수 있는 옵션을 활성화하세요. 초안 청구서는 이 설정을 활성화하지 않아도 삭제할 수 있습니다.

발행된 송장은 영구적으로 삭제되며 복구할 수 없습니다.

참고: 청구서 번호는 마지막으로 생성된 청구서 번호부터 순차적으로 증가합니다(해당 청구서나 다른 청구서가 삭제된 경우에도 마찬가지입니다). 따라서 청구서 삭제 시 청구서 번호에 영구적인 공백이 발생할 수 있습니다. 번호 매기기는 모든 청구서를 삭제한 경우에만 재설정할 수 있습니다. 단, 결제 완료된 청구서는 삭제할 수 없다는 점을 유의하십시오. 현재 시스템과의 호환성을 확인하려면 회계 팀과 상담하시기 바랍니다.

설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 >송장으로 이동합니다.
3. 청구서 관리에서 청구서 삭제 허용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다. 

청구 연락처 연결 설정

거래 및 견적이 청구서로 전환될 때 할당된 청구 연락처를 자동으로 설정하는 옵션을 활성화하세요. 설정 접근 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 >송장으로 이동합니다.
3. 청구 연락처 연결에서 모든 송장에 회사 청구 연락처 연결 사용 확인란을 선택합니다.
4. 저장을 클릭합니다.

발송 기본 이메일 주소 설정

청구서가 발송될 기본 이메일 주소를 설정하는 옵션을 활성화하세요. 기본 이메일 주소는 팀 이메일 주소 또는 개인 이메일 주소일 수 있습니다. 기본 이메일 주소가 설정되지 않은 경우, 청구서는 사용자가 청구서 발송 시 선택한 개인 또는 팀 이메일 주소에서 발송됩니다.

기본 이메일 주소 설정 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 개체 >송장으로 이동합니다.

3. 이메일 설정에서 기본 발신자 주소 드롭다운 메뉴를 클릭하고 기본값으로 사용할 이메일 주소를 선택합니다.
4. 사용자가 개인 이메일 주소나 접근 권한이 있는 다른 팀 이메일 주소로 수동으로 송장을 발송할 수 있도록 허용하려면'다른 이메일 주소 발송 허용' 체크박스를 선택합니다.
5. 저장을 클릭하세요.

사용자 지정

계정에 청구서용 기본 사전 설정이 자동으로 구성되며, 이를 편집할 수 있습니다. 추가로 맞춤 청구서 사전 설정을 구성하고, 사전 설정에 따라 수집할 정보를 설정할 수 있습니다.

사용자 정의 가능한 사전 설정으로 청구서 생성 시 선택할 수 있는 다양한 청구서 구성을 가질 수 있습니다. 예를 들어, 계정의 기본 회사 주소를 사용하는 기본 청구서 사전 설정과 다른 회사 주소, 다른 지역 세금 ID 또는 다른 사용자 정의 속성을 사용하는 다른 사전 설정을 가질 수 있습니다.

다음 청구서 요소는 설정 내에서 편집할 수 있습니다:

• 청구서 제목.
• 사용자 지정 속성.
• 회사 정보.
• 순 결제 조건.
• 기본 코멘트.
• 세금 ID.
• 구독 청구서 청구 기간.

HubSpot 결제 또는 Stripe를 결제 처리 옵션으로 설정하면 모든 사전 설정에서 사용할 수 있습니다. 계정에는 하나의 결제 처리 옵션만 설정할 수 있습니다.

참고: 구독에서 생성된 반복 청구서는 기본 프리셋을 사용하며, 다른 프리셋으로 설정할 수 없습니다.

사전 설정 생성

새 프리셋 생성 방법:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동합니다.
3. 상단에서사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 사전 설정 생성을 클릭합니다.

5. 사전 설정이름을 입력한 후만들기를 클릭하세요. 생성 후 사전 설정의 요소를 업데이트할 수 있습니다.

기본 또는 사용자 지정 프리셋 업데이트

청구서 설정에서 기본 또는 사용자 지정 프리셋을 업데이트할 수 있습니다. 변경 사항을 실시간으로 미리 보려면 언제든지 '미리 보기' 탭을 클릭하세요.

기본 또는 사용자 지정 프리셋을 업데이트하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동합니다.
3. 상단에서사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴에서 편집할 사전 설정을선택합니다. 예: 기본값을 편집하려면기본값을 선택합니다.
5. 콘텐츠 탭이 선택되어 있는지 확인하세요.

6. 사용자 지정 문서 제목 사용 확인란을 선택하여 인보이스 사전 설정에 사용자 지정 제목을 설정합니다. 이 제목은 해당 템플릿의 인보이스 헤더에 표시됩니다.

참고: 기본 프리셋의 주소는 업데이트할 수 없습니다. 계정 설정의 '계정 기본값'에서 설정한 주요 회사 주소가 사용됩니다. 다른 주소를 사용해야 하는 경우 새 프리셋을 생성하세요.

7. 구매자에게 표시할 최대 4개의 사용자 정의 속성을선택할 수 있습니다 . 인보이스 프리셋에 표시할 사용자 정의 속성을 설정하려면 사용자 정의 필드에서 기본 사용자 정의 필드 설정을 클릭하세요:
   • 오른쪽 패널에서'사용자 정의 필드 추가'를 클릭하세요.
     • 목록에서 기존 맞춤 송장 속성을 선택하거나, 사용할 맞춤 속성을 검색하거나, 새 맞춤 송장 속성을 설정하려면새 송장 속성만들기externalLink를 클릭하세요.

• • • 추가 필드를 추가하려면사용자 정의 필드 추가를 클릭하고 다른송장 속성을선택하세요.최대 4개의 사용자 정의 송장 속성을 추가할 수있습니다.
    • 추가한 후 속성 드롭다운 메뉴를 클릭하여 다른 속성으로 변경할 수 있습니다.
    • 속성을 추가하면미리 보기 섹션에실시간 미리 보기가 표시됩니다.
    • 속성을 제거하려면삭제 아이콘을 클릭하세요.
    • 완료되면 저장을 클릭하세요.

참고: 구독에서 생성된 반복 청구서에는 사용자 정의 속성이 추가되지 않습니다.

• • 사용자가 이 사전 설정을 사용하여 송장을 생성할 때 속성을 편집할 수 있도록 하려면 사용자가 기본 사용자 지정 필드를 재정의할 수 있음 확인란을 선택한 다음저장을 클릭합니다.

• • 이 설정을 켠 후 생성된 새 인보이스에는 기본적으로 이러한 속성이 표시됩니다. 속성에 값이 포함되어 있지 않으면 구매자의 인보이스에 표시되지 않습니다.

참고: 사용자 정의 속성이 삭제되면, 해당 속성이 포함된 프리셋을 사용하는 초안 및 향후 청구서에서 해당 필드가 제거됩니다. 삭제 전에 이 프리셋을 사용하여 최종 확정된 청구서에는 여전히 사용자 정의 속성이 포함됩니다.

8. '청구서 기본값 '에서 회사 정보를 확인하고 순 결제 조건 기본값을 설정할 수 있습니다:
   • 회사 정보 섹션을 클릭하여 확장하면 회사 정보를 확인할 수 있습니다. 기본 템플릿을 편집할 때는 회사 정보를 변경할 수 없으며, 계정 설정의 회사 정보가 사용됩니다. 다른 회사 정보가 포함된 송장 템플릿을 원한다면 사용자 지정 사전 설 정을 생성하세요.
     • 제공된 필드에회사 정보를 입력하세요.
     • 저장을 클릭하세요.
   • 순 결제 조건 섹션을 클릭하여 확장하면 순 결제 조건 설정을 확인할 수 있습니다.

참고: 청구서 설정에서 구성된 기본 순결제 조건은 수동으로 생성된 청구서에만 적용되며, 구독으로 생성된 청구서에는 적용되지 않습니다. 이러한 경우 구독 생성 시 설정된 순결제 조건이구독의 청구서에 적용됩니다.

8. • • 제공된 필드에서 청구서에서 선택할 수 있는 순 결제 조건(일수)을설정하세요.
     • + 을 클릭하여다른 순 금액을 추가하면 추가 순 결제 조건을 추가할 수 있습니다.
     • 순 결제 조건 옆에 있는삭제 delete 을 클릭하여 제거하십시오.
     • 기본 순 결제 기간 드롭다운 메뉴를 클릭하고 청구서 생성 시 설정될 기본 순 결제 기간을 선택하세요. 이 옵션을 변경하면 설정 변경 후 생성되는 청구서에 대해 새로운 순 결제 기간이 기본값으로 설정됩니다.
     • 저장을 클릭합니다.
9. '비고' 필드는 송장 하단에 표시됩니다. 결제 조건, 법적 정보 또는 구매자에게 중요한 기타 정보를 추가하는 데 사용할 수 있습니다. 선택한 사전 설정에 기본 비고를 추가하려면:

• • '코멘트' 아래 제공된 필드에 코멘트를 추가하세요. 서식 도구 모음을 사용하여 텍스트 서식을 지정하거나 링크를 추가하거나 스니펫을 사용하세요. 
  • 저장을 클릭하세요.

참고: 추가된코멘트는 이 설정 확인 후 생성되는 모든 새 청구서에 표시되며, 현재 초안 상태인 기존 청구서에는 업데이트되지 않습니다.

10. 선택적으로 청구서 헤더에 최대 세 개의 세금 식별 번호를 추가할 수 있습니다. 계정에 세금 식별 번호를 추가해도 이 프리셋을 사용한 기존 확정 또는 초안 청구서는 업데이트되지 않으며, 향후 이 프리셋을 사용하여 새로 생성되는 청구서에만 적용됩니다.
11. 인보이스 프리셋에 세금 식별번호를 추가하려면:
    • '인보이스에 세금 ID 추가' 아래에서 '세금 ID 추가'를 클릭합니다.
    • '세금 ID 유형 ' 드롭다운 메뉴를 클릭한 후유형을 선택합니다.
    • '세금 ID 번호' 필드에세금 ID를 입력합니다.
    • 두 번째 또는 세 번째 세금 식별 번호를 추가해야 하는 경우 이 단계를 반복하세요.
    • 세금 ID 옆의 삭제 버튼을 클릭하여 제거합니다.
    • 저장을 클릭합니다.
      
      
      
12. 청구서 통화 및 판매세 고지 포함 확인란을 선택 해제하면 청구서에 통화 및 판매세 고지가 표시되지 않습니다.
    
    
    
    
    
13. 구독 인보이스에서 구독 인보이스 및 이메일에 청구 기간 표시 확인란을 선택 해제하면 인보이스에서 구독의 청구 기간이 표시되지 않습니다.

사전 설정 이름 변경

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동합니다.
3. 상단에서 사용자 지정 탭을 클릭하세요.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고사전 설정을 선택하세요.
5. 현재 보기 드롭다운 메뉴 옆에 있는 작업(Actions)을 클릭한 다음 사전 설정 이름 변경(Rename preset)을 선택합니다.
6. 사전 설정의 새 이름을 입력한 후저장을 클릭하세요.

참고: 기본 사전 설정은 이름을 변경할 수 없습니다.

사전 설정 삭제

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동합니다.
3. 사용자 정의 탭을 클릭합니다.
4. 현재 보기 드롭다운 메뉴를 클릭하고사전 설정을 선택합니다.
5. 현재 보기 드롭다운 메뉴 옆에 있는 작업(Actions)을 클릭한 다음, 프리셋 삭제(Delete preset) 를 선택하세요.
6. 사전 설정을 삭제하기를 클릭하여 확인합니다. 이 사전 설정을 사용 중인 모든 초안 송장은 새 사전 설정을 선택해야 합니다.

참고: 기본 프리셋은 삭제할 수 없습니다.

자동화

결제 링크 및 견적서 결제, 또는 구독 결제에 대한 청구서를 자동 생성

견적서 또는 결제 링크의 일회성 결제, 또는 구독 결제로부터 자동으로 송장을 생성할지 여부를 선택하세요. 이 설정은 기본적으로 켜져 있습니다.

참고: 자동 생성된 송장은 기본 프리셋을 사용하며, 다른 프리셋으로 설정할 수 없습니다.

결제 링크 및 견적서의 결제 또는 구독 결제에 대한 자동 청구서 생성을 해제하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>송장으로 이동합니다.
3. 상단에서자동화 탭을 클릭하세요.
4. 결제 링크 및 견적서의 결제에 대한 자동 청구서 생성을 해제하려면 '일회성 결제' 체크박스를 선택 해제하고 '저장'을 클릭하세요.
5. 자동 구독결제의 경우 자동 청구서 생성을 해제하려면 자동 구독 결제 확인란을선택 해제하고 저장을 클릭하세요.

고객에게 미결제 청구서 결제를 위한 알림 발송

자동 이메일 알림을 통해 미결제 청구서가 있는 구매자에게 이메일 알림을 설정할 수 있습니다. 알림은 결제 기한 전, 당일, 이후에 발송되도록 예약할 수 있습니다.

이메일 알림을 켜려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서개체>청구서로 이동합니다.
3. 상단에서 자동화 탭을 클릭하세요.
4. 템플릿 기반 자동화 아래에서 고객에게 미결제 청구서 결제 알림 보내기 스위치를 켭니다. 청구서 설정에서 기본 발신 주소가 설정되지 않은 경우 이메일은 noreply@hubspot.com에서 발송됩니다. 
5. 기본적으로상기 일정에는 세 가지상기 알림(만기일, 만기일 7일 후, 만기일 14일 후)이 설정됩니다. 상기 알림을 편집하려면:
   
   • 리마인더 드롭다운 메뉴를 클릭하고 만기일옵션을 선택하세요.
   • 만기일 이후 또는이전 일수를 선택할 경우,만기일 옵션 옆에 일수를 입력하세요.
6. + 알림 추가를 클릭하여 다른 알림을 추가합니다.
7. 알림을 삭제하려면'삭제'를 클릭하세요.
8. 알림 발송 시간 상자를 클릭하고 알림 이메일이 발송될 시간을 선택하세요.
9. 이메일 미리 보기를 클릭하면 발송 시 이메일의 모양을 확인할 수 있습니다.
10. 자동화 옵션을 설정한 후 저장을 클릭하세요.

다음 단계

HubSpot 청구서 도구를 설정한 후 다음을 수행하는 방법을 알아보세요:

• 청구서를 생성하세요.
• 청구서 관리하기.
• 시퀀스 생성 (영업 Hub 및 서비스 허브 Professional및 Enterprise 전용) 및 청구서 기반 워크플로 (Professional 및 Enterprise 전용 )를 생성하여 청구서 프로세스를 자동화하세요.
• HubSpot의 맞춤 보고서 작성기(Professional 및 Enterprise 에디션 전용)로맞춤 보고서를 작성하세요.