Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Data ostatniej aktualizacji: czerwca 12, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Korzystając z faktur HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z HubSpot, śledzić należności i otrzymywać płatności za pomocą przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot. Korzystając z faktur, kupujący mogą oczekiwać podobnego procesu realizacji zakupu jak w przypadku linków do płatności i ofert. Jednak w przeciwieństwie do linków do płatności i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza procesorem płatności. Zawierają również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

full-invoice invoice-sidebar
Realizacja faktury przez kupującego Zapis faktury wewnętrznej

Poniżej dowiesz się, jak rozpocząć zbieranie płatności za pomocą faktur HubSpot. Zanim zaczniesz, upewnij się, że użytkownik, który musi zaktualizować którekolwiek z poniższych ustawień, ma uprawnienia superadministratora.

Konfiguracja ogólnych ustawień faktury

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktury:

  • Konfigurowanie uprawnień do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników.

    Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do wyświetlania i edycji faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

  • Dodaj logo do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie pobierać logo ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot.
    • Faktury nie będą używać kolorów zestawu marki.
    • Aktualizacja logo nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych faktur, a jedynie aktualnie sporządzone faktury i faktury utworzone po aktualizacji.
  • Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Można to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
  • Podłączswoją domenę do HubSpot: domyślnie faktury są hostowane w podstawowej domenie podłączonej do konta. Podczas tworzenia faktury można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby upewnić się, że numery faktur HubSpot nie pokrywają się z numerami faktur w systemie konta, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktury. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, takiego jak INV-1002, nie można go zmienić ani użyć ponownie.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu faktury i numeru początkowego należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będą one działać z bieżącymi systemami.

Aby dostosować prefiks faktury i numer początkowy:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
  • Domyślnie faktury zaczynają się od prefiksu INV. Aby to zmienić, na karcie Ustawienia kliknij opcję Edytuj prefiks. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy prefiks i kliknij przycisk Zapisz prefiks. Prefiks może składać się maksymalnie z 8 znaków.
  • Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizacja punktu początkowego dla numerów faktur. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij przycisk Aktualizuj punkt początkowy.

invoices_prefix

Włącz możliwość edycji otwartych faktur

Edycja faktur, które zostały sfinalizowane i mają status Otwarte. Zanim użytkownicy będą mogli edytować faktury, superadministratorzy muszą włączyć możliwość edytowania otwartych faktur. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur w statusie Wersja robocza.

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
  • Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję otwartych faktur.

edit_invoices_setting

Dodawanie lub usuwanie pól niestandardowych

Konta, które skonfigurowały przetwarzanie płatności Stripe lub płatności HubSpot, mogą wybrać do czterech niestandardowych właściwości faktury, które będą wyświetlane na fakturach dla ich klientów. Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą zmieniać te ustawienia.

Aby ustawić, które właściwości niestandardowe będą widoczne:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
  • Kliknij kartę Szablon faktury.
  • W sekcji Dostosowywanie szablonu kliknij opcję Ustaw domyślne pola niestandardowe.
  • W prawym panelu, w sekcji Edytuj domyślne pola niestandardowe, kliknij add Dodaj pole niestandardowe.
    • Możesz wybrać istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukać niestandardową właściwość, której chcesz użyć, lub kliknąć opcję Utwórz nową właściwość faktury, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

invoice-default-custom-fields-select-1

    • Aby dodać dodatkowe pole, kliknij add Dodaj pole niestandardowe i wybierz inną właściwość faktury . Można dodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
      • Po dodaniu można kliknąć menu rozwijane, aby zmienić właściwość na inną.
    • Podgląd na żywo będzie wyświetlany w sekcji Podgląd podczas dodawania właściwości.
    • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonęusuwania delete deletr e.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

invoice-default-custom-fields-1

  • Aby umożliwić użytkownikom edycję pola podczas tworzenia faktury, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastępowanie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

invoices-default-custom-fields-checkbox-1

Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te pola. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie pojawi się ona na fakturze dla klienta.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z wersji roboczych i przyszłych faktur. Faktury sfinalizowane przed usunięciem będą nadal zawierać właściwość niestandardową.

Skonfiguruj domyślny komentarz

Aby dodać domyślną wiadomość, która pojawi się w polu komentarzy każdej faktury:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
  • Kliknij kartę Szablon faktury.
  • Wprowadź domyślny komentarz i kliknij Zapisz.

default_comment

Uwaga: domyślny komentarz pojawi się dla wszystkich nowych faktur utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zaktualizuje istniejących faktur, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

Dodaj identyfikator podatkowy

Opcjonalnie można dodać do trzech identyfikatorów podatkowych w nagłówku każdej faktury wraz z informacjami o firmie. Dodanie identyfikatora podatkowego do konta nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych lub sporządzonych faktur, a jedynie nowo utworzonych faktur.

invoice-tax-id

Aby dodać identyfikatory podatkowe:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
  • Kliknij kartę Szablon faktury.
  • W sekcji Dodaj identyfikator podatkowy do faktur kliknij Dodaj identyfikator podatkowy.
  • Kliknij menu rozwijane Typ identyfikatora podatkowego, a następnie wybierz typ.
  • W polu Numer identyfikacji podatkowej wprowadź swój numer identyfikacji podatkowej.
  • Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci identyfikator podatkowy.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

invoice_settings_tax_id

Następne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia faktur HubSpot dowiedz się, jak to zrobić:

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.