Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Korzystając z faktur HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z HubSpot, śledzić należności i otrzymywać płatności za pomocą przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot. Korzystając z faktur, kupujący mogą spodziewać się podobnego procesu realizacji zakupu jak w przypadku linków do płatności i ofert, podczas gdy subskrypcje mogą wysyłać faktury i pobierać płatności automatycznie lub ręcznie.

W przeciwieństwie do linków do płatności i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza procesorem płatności. Zawierają one również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

Realizacja faktury przez kupującego	Rekord faktury wewnętrznej

Poniżej dowiesz się, jak rozpocząć zbieranie płatności za pomocą faktur HubSpot.

Konfiguracja ogólnych ustawień faktury

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktury:

1. Konfigurowanie uprawnień do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników.
   
   

   Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do wyświetlania i edycji faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

2. Dodaj logo i kolory marki do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie pobierać logo i kolory ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot. Aktualizacja logo i kolorów nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych faktur, a jedynie aktualnie przygotowywane faktury i faktury utworzone po aktualizacji.
3. Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Można to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
4. Podłączswoją domenę do HubSpot: domyślnie faktury są hostowane w podstawowej domenie połączonej z Twoim kontem. Podczas tworzenia faktury można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Konfiguracja

Dostosuj prefiks i numer początkowy faktury

Aby upewnić się, że numery faktur HubSpot nie pokrywają się z numerami faktur w systemie kont, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktury. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, takiego jak INV-1002, nie można go zmienić ani użyć ponownie.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu i numeru początkowego faktury należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że jest on zgodny z obecnymi systemami.

Aby dostosować prefiks i numer początkowy faktury:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. Domyślnie faktury zaczynają się od przedrostka INV. Aby to zmienić, na karcie Konfiguracja kliknij Edytuj prefiks. W oknie dialogowym wprowadź nowy prefiks i kliknij przycisk Zapisz prefiks. Prefiks może składać się maksymalnie z 8 znaków.
4. Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizacja punktu początkowego dla numerów faktur. W oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij Aktualizuj punkt początkowy.

Włącz możliwość edycji otwartych faktur

Edytuj faktury, które zostały sfinalizowane, są niezapłacone i mają status Otwarte. Zanim użytkownicy będą mogli edytować faktury, Super Administratorzy muszą włączyć możliwość edycji otwartych faktur. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur w statusie Wersja robocza .

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
3. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję faktur.
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Włącz możliwość usuwania niezapłaconych faktur

Usuń faktury, które są sfinalizowane, ale niezapłacone. Wersje robocze faktur mogą być usuwane bez tego ustawienia.

Zanim użytkownicy będą mogli usuwać sfinalizowane faktury, Super Administratorzy muszą włączyć możliwość usuwania niezapłaconych faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). Dlatego usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że jest to zgodne z obecnymi systemami.

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
3. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Ustaw skojarzenie kontaktu rozliczeniowego

Automatycznie ustaw przypisany kontakt rozliczeniowy dla wszystkich transakcji i ofert, które są konwertowane na faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
3. W obszarze Powiązanie kontaktu rozliczeniowego zaznacz pole wyboru Użyj powiązania kontaktu rozliczeniowego firmy dla wszystkich faktur .
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Ustaw domyślny adres e-mail do wysyłania faktur

Skonfiguruj domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub osobisty adres e-mail. Jeśli domyślny adres e-mail nie zostanie ustawiony, faktura zostanie wysłana z osobistego lub zespołowego adresu e-mail wybranego przez użytkownika podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.

3. W sekcji Ustawienia poczty e-mail kliknij menu rozwijane Domyślny z adresu i wybierz adres e-mail, którego chcesz używać jako domyślnego.
4. Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

Dostosowywanie

Domyślne ustawienia dla faktur są automatycznie konfigurowane na koncie użytkownika i można je edytować. Możesz skonfigurować dodatkowe, niestandardowe ustawienia wstępne faktur i skonfigurować informacje zbierane na podstawie ustawień wstępnych.

Konfigurowalne ustawienia wstępne umożliwiają posiadanie różnych konfiguracji faktur, które można wybrać podczas tworzenia faktury. Na przykład możesz mieć domyślne ustawienie faktury, które wykorzystuje podstawowy adres firmy z konta, a następnie możesz skonfigurować inne ustawienie wstępne z innym adresem firmy lub mieć ustawienia wstępne dla różnych identyfikatorów podatkowych, jeśli sprzedajesz w różnych regionach.

Następujące elementy faktury można edytować w ramach ustawienia wstępnego:

• Tytuł faktury.
• Właściwości niestandardowe.
• Informacje o firmie.
• Warunki płatności netto.
• Domyślne komentarze.
• Identyfikatory podatkowe.
• Okresy rozliczeniowe faktury subskrypcyjnej.

Uwaga: faktury generowane automatycznie (np. faktury cykliczne tworzone z subskrypcji) będą korzystać z domyślnego ustawienia wstępnego i nie można ustawić innego ustawienia wstępnego.

Tworzenie ustawienia wstępnego

Aby utworzyć nowe ustawienie wstępne:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Dostosowywanie.
4. Kliknij przycisk Utwórz ustawienie wstępne.

5. Wprowadź nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij przycisk Utwórz. Po utworzeniu możesz zaktualizować elementy ustawienia wstępnego.

Zaktualizuj domyślne lub niestandardowe ustawienie wstępne

Możesz zaktualizować swoje ustawienie wstępne lub domyślne ustawienie wstępne w ustawieniach faktury. Kliknij kartę Podgląd w dowolnym momencie, aby wyświetlić podgląd zmian na żywo.

Aby zaktualizować domyślne lub niestandardowe ustawienie wstępne:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Dostosowywanie.
4. W menu rozwijanym Bieżący widok wybierz ustawienie wstęp ne, które chcesz edytować.
5. Upewnij się, że wybrana jest karta Zawartość.

6. Wybierz opcję Użyj niestandardowego tytułu dokumentu, aby ustawić niestandardowy tytuł dla ustawienia faktury. Będzie on wyświetlany w nagłówku faktur dla tego wstępnie ustawionego szablonu.

Uwaga: nie można zaktualizować adresu domyślnego ustawienia wstępnego. Zostanie użyty podstawowy adres firmy ustawiony w sekcji Domyślne ustawienia konta w ustawieniach konta. Jeśli chcesz użyć innego adresu, utwórz nowe ustawienie wstępne.

7. Możesz wybrać do czterech niestandardowych właściwości, które będą wyświetlane na fakturach dla kupujących. Aby ustawić, które właściwości niestandardowe będą widoczne w ustawieniach faktury, w sekcji Pola niestandardowe kliknij opcję Ustaw domyślne pola niestandardowe:
   • W prawym panelu kliknij add Dodaj pole niestandardowe.
     • Możesz wybrać istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukać niestandardową właściwość, której chcesz użyć, lub kliknąć opcję Utwórz nową właściwość faktury, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

• • • Aby dodać dodatkowe pole, kliknij add Dodaj pole niestandardowe i wybierz inną właściwość faktury. Można dodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
    • Po dodaniu można kliknąć menu rozwijane, aby zmienić właściwość na inną.
    • Podczas dodawania właściwości w sekcji Podgląd będzie wyświetlany podgląd na żywo.
    • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonęusuwania delete.
    • Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: właściwości niestandardowe nie są dodawane do faktur cyklicznych utworzonych z subskrypcji.

• • Aby umożliwić użytkownikom edycję właściwości podczas tworzenia faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastępowanie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknij Zapisz w lewym dolnym rogu.

• • Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te pola. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie pojawi się ona na fakturze dla kupującego.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z wersji roboczych i przyszłych faktur, które używają ustawienia wstępnego zawierającego właściwość niestandardową. Faktury korzystające z tego ustawienia wstępnego, które zostały sfinalizowane przed usunięciem, będą nadal zawierać właściwość niestandardową.

8. W sekcji Domyślne ustawienia faktur można wyświetlić informacje o firmie i ustawić liczbę dni dostępnych dla warunków płatności netto oraz domyślne warunki płatności netto dla faktur:
   • Kliknij Informacje o firmie, aby wyświetlić informacje o firmie. Podczas edycji domyślnego szablonu informacje o firmie nie mogą zostać zmienione i używają informacji o firmie w ustawieniach konta. Utwórz niestandardowe ustawienie wstępne, jeśli chcesz mieć szablon faktury z innymi informacjami o firmie. Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk Zapisz.
   • Kliknij Warunki płatności netto, aby wyświetlić ustawienia warunków płatności netto.
     • W dostępnych polach ustaw warunki płatności netto w dniach, które będą dostępne do wyboru na fakturze.
     • Kliknij + Dodaj kolejną kwotę netto, aby dodać dodatkowy termin płatności netto.
• • • Kliknij delete usuń obok terminu płatności netto, aby go usunąć.
    • Kliknij menu rozwijane Domyślny termin płatności netto i wybierz domyślny termin płatności netto, który zostanie ustawiony podczas tworzenia faktury. Jeśli zmienisz tę opcję, nowy termin płatności netto zostanie ustawiony jako domyślny dla faktur po zmianie ustawienia.
    • Kliknij przycisk Zapisz.
9. Pole Komentarze będzie wyświetlane na dole faktur. Można go użyć do dodania dodatkowych informacji o warunkach płatności, informacji prawnych lub innych ważnych informacji dla kupującego. Aby dodać domyślną wiadomość dla wybranego ustawienia wstępnego:
   • W sekcji Komentarze dodaj swoje komentarze. Użyj paska narzędzi formatowania, aby sformatować tekst, dodać link lub użyć fragmentu.
   • Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: dodane komentarze pojawią się dla wszystkich nowych faktur utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zaktualizują istniejących faktur, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

10. Opcjonalnie można dodać do trzech identyfikatorów podatkowych w nagłówku faktury. Dodanie identyfikatora podatkowego do konta nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych lub przygotowanych faktur przy użyciu tego ustawienia wstępnego, a jedynie nowo utworzone faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego.
11. Aby dodać identyfikator podatkowy do ustawienia faktury:
    • W sekcji Dodaj identyfikator podatkowy do faktur kliknij opcję Dodaj identyfikator podatkowy.
    • Kliknij menu rozwijane Typ identyfikatora podatkowego, a następnie wybierz typ.
    • W polu Numer identyfikacji podatkowej wprowadź swój identyfikator podatkowy.
    • Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci identyfikator podatkowy.
    • Kliknij delete usuń obok identyfikatora podatkowego, aby go usunąć.
10. • Kliknij przycisk Zapisz.

12. Wyczyść pole wyboru Uwzględnij walutę faktury i informację o podatku od sprzedaży, aby ukryć walutę i informację o podatku od sprzedaży na fakturach.

13. Wyczyść pole wyboru Pokaż okres rozliczeniowy na fakturach subskrypcji i wiadomościach e-mail, aby ukryć okres rozliczeniowy subskrypcji na fakturach.

Zmiana nazwy ustawienia wstępnego

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Dostosowywanie.
4. Kliknij menu rozwijane Bieżący widok i wybierz ustawienie wstępne.
5. Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij Działania, a następnie wybierz Zmień nazwę ustawienia wstępnego.
6. Wprowadź nową nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: nie można zmienić nazwy domyślnego ustawienia wstępnego.

Usuń ustawienie wstępne

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.
3. Kliknij kartę Dostosowywanie.
4. Kliknij menu rozwijane Bieżący widok i wybierz ustawienie wstępne.
5. Obok menu rozwijanego Current view kliknij opcję Actions, a następnie wybierz opcję Delete preset.
6. Kliknij Usuń ustawienie wstępne, aby potwierdzić.

Uwaga: nie można usunąć domyślnego ustawienia wstępnego.

Automatyzacja

Automatyczne tworzenie faktur za płatności z linków do płatności i ofert lub subskrypcji

Wybierz, czy automatycznie generować faktury z jednorazowych płatności za oferty lub linki do płatności, czy z płatności za subskrypcje. To ustawienie jest domyślnie włączone.

Uwaga: faktury generowane automatycznie będą korzystać z domyślnego ustawienia wstępnego i nie można ustawić innego ustawienia wstępnego.

Aby wyłączyć automatyczne faktury za płatności za linki do płatności i wyceny lub płatności za subskrypcje:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Automatyzacja.
4. Wyczyść pole wyboru Płatności jednorazowe , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności z linków do płatności i ofert, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
5. Wyczyść pole wyboru Automatyczne płatności za subskrypcje, aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności za subskrypcje, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Wysyłanie przypomnień do klientów o opłaceniu otwartych faktur

Automatyczne przypomnienia e-mail pozwalają skonfigurować wysyłanie przypomnień e-mail do kupujących, którzy mają otwartą fakturę. Przypomnienia można zaplanować tak, aby były wysyłane przed, w dniu i po terminie płatności.

Aby włączyć przypomnienia e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Automatyzacja.
4. W sekcji Szablonowe automatyzacje włącz opcję Wysyłaj przypomnienia do klientów o opłaceniu otwartych faktur.
   • Wiadomości e-mail będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres.
5. Domyślnie harmonogram przypomnień będzie zawierał trzy przypomnienia (w dniu wymagalności, siedem dni po dacie wymagalności i czternaście dni po dacie wymagalności). Aby edytować przypomnienia:
   
   • Kliknij menu rozwijane i wybierz opcję terminu płatności.
   • W przypadku wybrania opcji dni po dacie wymagalności lub dni przed datą wymagalności wprowadź liczbę dni.
6. Kliknij + Dodaj przypomnienie, aby dodać kolejne przypomnienie.
7. Kliknij delete delete, aby usunąć przypomnienie.
8. Kliknij pole Czas wysłania przypomnienia i wybierz czas wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem.
9. Kliknij przycisk Podgląd wiadomości e-mail, aby zobaczyć, jak będzie wyglądać wiadomość po wysłaniu.
10. Po ustawieniu opcji automatyzacji kliknij Zapisz.

Kolejne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia faktur HubSpot dowiedz się, jak:

• Tworzenie, zarządzanie i wysyłanie faktur.
• Twórz sekwencje (tylko Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise ) i przepływy pracy oparte na fakturach ( tylko Professional i Enterprise ), aby zautomatyzować procesy fakturowania.
• Twórz niestandardowe raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych HubSpot( tylkoProfessional i Enterprise ).