Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Korzystając z faktur HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z HubSpot, śledzić należności i otrzymywać płatności za pomocą HubSpot Payments lub Stripe. Dzięki fakturom kupujący będą mieli podobny proces realizacji transakcji jak w przypadku linków płatniczych i ofert, natomiast subskrybenci mogą wysyłać faktury i pobierać płatności automatycznie lub ręcznie.

W przeciwieństwie do linków płatniczych i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza systemem przetwarzania płatności. Zawierają one również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

Poniżej dowiesz się, jak skonfigurować faktury, aby rozpocząć pobieranie płatności.

Skonfiguruj ogólne ustawienia faktur

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktur:

1. Skonfiguruj uprawnienia do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników.
   
   

   Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do przeglądania i edytowania faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

2. Dodaj logo i kolory marki do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie wykorzystywać logo i kolory ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot. Aktualizacja logo i kolorów nie spowoduje aktualizacji istniejących, sfinalizowanych faktur, a jedynie faktur w trakcie tworzenia oraz faktur utworzonych po aktualizacji.
3. Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Możesz również dostosować to ustawienie dla każdej faktury podczas jej tworzenia.
4. Połącz swoją domenę z HubSpot: domyślnie faktury są hostowane na głównej domenie połączonej z Twoim kontem. Podczas tworzenia faktury możesz również wybrać dowolną z połączonych domen. Jeśli nie połączyłeś jeszcze domeny lub chcesz połączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak połączyć domenę z HubSpot.

Skonfiguruj

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby numery faktur HubSpot nie pokrywały się z numerami faktur w systemie księgowym, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktur. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, np. INV-1002, numer ten nie może zostać zmieniony ani ponownie wykorzystany.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu faktury i numeru początkowego należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że jest to zgodne z obecnymi systemami.

Aby dostosować prefiks faktury i numer początkowy:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. Domyślnie faktury zaczynają się od przedrostka INV. Aby to zmienić, w zakładce Konfiguracja kliknij Edytuj przedrostek. W oknie dialogowym wprowadź nowy przedrostek i kliknij Zapisz przedrostek. Przedrostek może mieć maksymalnie 8 znaków.
4. Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizowanie punktu początkowego numerów faktur. W oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij opcję Aktualizuj punkt początkowy.

Włącz możliwość edycji otwartych faktur

Włącz opcję edycji faktur, które zostały sfinalizowane, są niezapłacone i mają status Otwarte. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur o statusie Wersja robocza .

Aby uzyskać dostęp do tego ustawienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję faktur.
4. Kliknij Zapisz.

Włącz możliwość usuwania niezapłaconych faktur

Włącz opcję usuwania faktur, które zostały sfinalizowane, ale nie zostały opłacone. Faktury w stanie „Wersja robocza” można usuwać bez tego ustawienia.

Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal rosły sekwencyjnie od ostatniej utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). Dlatego usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte. Należy jednak pamiętać, że opłacone faktury nie mogą być usuwane. Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że jest to zgodne z aktualnymi systemami.

Aby uzyskać dostęp do ustawień:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
4. Kliknij Zapisz.

Ustaw powiązanie kontaktu rozliczeniowego

Włącz opcję automatycznego ustawiania kontaktu rozliczeniowego przypisanego do wszelkich transakcji i ofert, które są przekształcane w faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. W sekcji Powiązania kontaktów rozliczeniowych zaznacz pole wyboru Użyj powiązań kontaktów rozliczeniowych firmy dla wszystkich faktur .
4. Kliknij Zapisz.

Ustaw domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury

Włącz opcję ustawiania domyślnego adresu e-mail, z którego będą wysyłane faktury. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub adres e-mail osobisty. Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, faktura zostanie wysłana z adresu e-mail osobistego lub zespołu wybranego przez użytkownika podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.

3. W sekcji Ustawienia poczty e-mail kliknij menu rozwijane Domyślny adres nadawcy i wybierz adres e-mail, który chcesz ustawić jako domyślny.
4. Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistych adresów e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
5. Kliknij Zapisz.

Dostosowanie

W Twoim koncie automatycznie konfigurowane są domyślne ustawienia faktur, które można edytować. Możesz skonfigurować dodatkowe, dostosowane do własnych potrzeb ustawienia faktur i skonfigurować informacje, które zbierasz na podstawie tych ustawień.

Konfigurowalne ustawienia wstępne pozwalają na stosowanie różnych konfiguracji faktur, które można wybrać podczas tworzenia faktury. Na przykład można mieć domyślne ustawienie wstępne faktury, które wykorzystuje główny adres firmy z konta, a następnie skonfigurować inne ustawienie wstępne z innym adresem firmy, mieć ustawienia wstępne dla różnych numerów identyfikacji podatkowej, jeśli sprzedajesz w różnych regionach, lub mieć różne niestandardowe właściwości w różnych ustawieniach wstępnych, z których mogą korzystać sprzedawcy.

W ramach ustawienia wstępnego można edytować następujące elementy faktury:

• Tytuł faktury.
• Właściwości niestandardowe.
• Informacje o firmie.
• Warunki płatności netto.
• Domyślne komentarze.
• Numery identyfikacji podatkowej.
• Okresy rozliczeniowe faktur abonamentowych.

Uwaga: faktury generowane automatycznie (np. faktury cykliczne tworzone na podstawie subskrypcji) będą korzystać z domyślnego ustawienia wstępnego i nie można ustawić dla nich innego ustawienia wstępnego.

Utwórz ustawienie wstępne

Aby utworzyć nowe ustawienie wstępne:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. W górnej części kliknij kartę Dostosowanie.
4. Kliknij opcję Utwórz ustawienia wstępne.

5. Wprowadź nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij Utwórz. Po utworzeniu możesz aktualizować elementy ustawienia wstępnego.

Aktualizuj domyślne lub niestandardowe ustawienie wstępne

Możesz zaktualizować swoje ustawienie lub ustawienie domyślne w ustawieniach faktury. Kliknij kartę Podgląd w dowolnym momencie, aby zobaczyć podgląd zmian na żywo.

Aby zaktualizować ustawienie domyślne lub niestandardowe:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. W górnej części kliknij kartę Dostosowanie.
4. W menu rozwijanym Widok bieżący wybierz ustawienie wstępne, które chcesz edytować. Na przykład wybierz opcję Domyślne, aby edytować domyślne ustawienie wstępne.
5. Upewnij się, że wybrana jest zakładka Treść.

6. Zaznacz pole wyboru Użyj niestandardowego tytułu dokumentu, aby ustawić niestandardowy tytuł dla ustawienia wstępnego faktury. Zostanie on wyświetlony w nagłówku faktur dla szablonu.

Uwaga: nie można aktualizować adresu domyślnego ustawienia wstępnego. Będzie ono wykorzystywać główny adres firmy ustawiony w domyślnych ustawieniach konta w ustawieniach konta. Jeśli chcesz użyć innego adresu, utwórz nowe ustawienie wstępne.

7. Możesz wybrać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości, które będą wyświetlane na fakturach dla kupujących. Aby ustawić, które niestandardowe właściwości będą widoczne w ustawieniu wstępnym faktury, w sekcji Custom fields (Pola niestandardowe ) kliknij Set default custom fields (Ustaw domyślne pola niestandardowe):
   • W prawym panelu kliknij opcję„ add ” (Dodaj pole niestandardowe).
     • Wybierz istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukaj właściwość niestandardową, której chcesz użyć, lub kliknij opcję „Utwórz nową właściwość faktury” externalLink, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

• • • Aby dodać dodatkowe pole, kliknij„ add ” (Dodaj niestandardowe pole ) i wybierz inną właściwość faktury. Możesz dodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
    • Po dodaniu możesz kliknąć menu rozwijane właściwości, aby zmienić ją na inną.
    • Podczas dodawania właściwości w sekcji „Podgląd” wyświetla się podgląd na żywo.
    • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonę„ delete delete” ( usuń właściwość).
    • Po zakończeniu kliknij przycisk „Save” (Zapisz).

Uwaga: niestandardowe właściwości nie są dodawane do powtarzających się faktur utworzonych na podstawie subskrypcji.

• • Aby umożliwić użytkownikom edycję właściwości podczas tworzenia faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastąpienie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknij Zapisz.

• • Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te właściwości. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie zostanie wyświetlona na fakturze dla kupującego.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z wersji roboczej i przyszłych faktur, które wykorzystują ustawienie zawierające tę właściwość. Faktury wykorzystujące to ustawienie, które zostały sfinalizowane przed usunięciem, nadal będą zawierały tę właściwość.

8. W sekcji „Domyślne ustawienia faktury ” możesz wyświetlić informacje o swojej firmie i ustawić domyślne warunki płatności netto:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Informacje o firmie i wyświetlić informacje o firmie. Podczas edycji domyślnego szablonu nie można zmienić informacji o firmie. Wykorzystywane są informacje o firmie z ustawień konta. Jeśli chcesz mieć szablon faktury z innymi informacjami o firmie, utwórz niestandardowe ustawienia wstępne.
     • W odpowiednich polach wprowadź informacje o firmie.
     • Kliknij przycisk Zapisz.
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Warunki płatności netto, aby wyświetlić ustawienia warunków płatności netto.
     • W odpowiednich polach ustaw warunki płatności netto w dniach, które będą dostępne do wyboru na fakturze.
     • Kliknij + Dodaj kolejną kwotę netto, aby dodać dodatkowy termin płatności netto.
     • Kliknij przycisk „ delete delete” (Usuń warunki płatności netto) obok warunków płatności netto, aby je usunąć.
     • Kliknij menu rozwijane „Domyślny termin płatności netto” i wybierz domyślny termin płatności netto, który będzie ustawiony podczas tworzenia faktury. W przypadku zmiany tej opcji nowy termin płatności netto zostanie ustawiony jako domyślny dla faktur utworzonych po zmianie ustawienia.
     • Kliknij przycisk „Save”(Zapisz).
9. Pole Komentarze zostanie wyświetlone na dole faktur. Można je wykorzystać do dodania dodatkowych informacji o warunkach płatności, informacji prawnych lub innych ważnych informacji dla kupującego. Aby dodać domyślny komentarz do wybranego ustawienia wstępnego:

• • W polu Komentarze dodaj swoje komentarze. Użyj paska narzędzi formatowania, aby sformatować tekst, dodać link lub użyć fragmentu kodu.
  • Kliknij Zapisz.

Uwaga: dodanekomentarze pojawią się na wszystkich nowych fakturach utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zostaną zaktualizowane na istniejących fakturach, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

10. Opcjonalnie możesz dodać do trzech numerów identyfikacji podatkowej w nagłówku faktury. Dodanie numeru identyfikacji podatkowej do konta nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych lub sporządzonych faktur przy użyciu tego presetu, a jedynie nowo utworzonych faktur przy użyciu tego presetu w przyszłości.
11. Aby dodać numery identyfikacji podatkowej do presetu faktury:
    • W sekcji Dodaj numer identyfikacji podatkowej do faktur kliknij Dodaj numer identyfikacji podatkowej.
    • Kliknij menu rozwijane Typ numeru identyfikacji podatkowej, a następnie wybierz typ.
    • W polu Numer identyfikacyjny podatnika wprowadź swój numer identyfikacyjny podatnika.
    • Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci numer identyfikacji podatkowej.
    • Kliknij przycisk „ delete delete” (Usuń) obok numeru identyfikacji podatkowej, aby go usunąć.
    • Kliknij przycisk „Save”(Zapisz).
      
      
12. Odznacz pole wyboru „Dołącz informację o walucie faktury i podatku od sprzedaży”, aby ukryć informację o walucie i podatku od sprzedaży na fakturach.
    
    
    
13. W sekcji „Faktury subskrypcyjne” usuń zaznaczenie pola wyboru „Pokaż okres rozliczeniowy na fakturach subskrypcyjnych i w wiadomościach e-mail”, aby ukryć okres rozliczeniowy subskrypcji na fakturach.

Zmiana nazwy ustawienia wstępnego

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Dostosowanie.
4. Kliknij menu rozwijane „Aktualny widok ” i wybierz ustawienie wstępne.
5. Obok menu rozwijanego Widok bieżący kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Zmień nazwę ustawienia wstępnego.
6. Wprowadź nową nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: domyślnego ustawienia nie można zmienić.

Usuwanie ustawienia wstępnego

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. Kliknij kartę Dostosowanie.
4. Kliknij menu rozwijane Bieżący widok i wybierz ustawienie wstępne.
5. Obok menu rozwijanego Widok bieżący kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Usuń ustawienie wstępne.
6. Kliknij Usuń ustawienie wstępne, aby potwierdzić. Wszelkie szkice faktur korzystające z tego ustawienia wstępnego będą wymagały wybrania nowego ustawienia wstępnego.

Uwaga: domyślnego ustawienia nie można usunąć.

Automatyzacja

Automatyczne tworzenie faktur za płatności z linków płatniczych i ofert lub subskrypcji

Wybierz, czy chcesz automatycznie generować faktury z jednorazowych płatności z ofert lub linków płatniczych, czy z płatności z subskrypcji. To ustawienie jest domyślnie włączone.

Uwaga: faktury generowane automatycznie będą korzystać z domyślnego ustawienia i nie można ustawić innego ustawienia.

Aby wyłączyć automatyczne faktury za płatności za pośrednictwem linków płatniczych i ofert lub płatności za subskrypcje:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Automatyzacja.
4. Usuń zaznaczenie pola wyboru Płatności jednorazowe , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności za linki płatnicze i oferty, a następnie kliknij Zapisz.
5. Usuń zaznaczenie pola wyboru Automatyczne płatności subskrypcyjne , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności subskrypcyjnych, a następnie kliknij Zapisz.

Wysyłaj przypomnienia do klientów o konieczności opłacenia otwartych faktur

Automatyczne przypomnienia e-mailowe umożliwiają skonfigurowanie wysyłania przypomnień e-mailowych do kupujących, którzy mają otwarte faktury. Przypomnienia można zaplanować tak, aby były wysyłane przed terminem płatności, w dniu terminu płatności lub po terminie płatności.

Aby włączyć przypomnienia e-mailowe:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
3. U góry kliknij kartę Automatyzacja.
4. W sekcji Automatyzacje oparte na szablonach włącz przełącznik Wyślij przypomnienia do klientów o zapłacie otwartych faktur. E-maile będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres nadawcy.
5. Domyślnie harmonogram przypomnień będzie zawierał trzy przypomnienia (w dniu wymagalności, siedem dni po terminie wymagalności i czternaście dni po terminie wymagalności). Aby edytować przypomnienia:
   
   • Kliknij menu rozwijane przypomnień i wybierz opcję terminu płatności.
   • W przypadku wyboru dni po terminie płatności lub dni przed terminem płatności wprowadź liczbę dni obok opcji terminu płatności.
6. Kliknij + Dodaj przypomnienie, aby dodać kolejne przypomnienie.
7. Kliknij opcję„ delete delete” (Usuń przypomnienie), aby usunąć przypomnienie.
8. Kliknij pole „Reminder send time” (Czas wysł ania przypomnienia) i wybierz godzinę, o której zostanie wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem.
9. Kliknij opcję „Podgląd wiadomości e-mail”, aby zobaczyć, jak będzie wyglądała wiadomość po wysłaniu.
10. Po skonfigurowaniu opcji automatyzacji kliknij przycisk Zapisz.

Kolejne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia do fakturowania HubSpot dowiedz się, jak:

• Twórz faktury.
• Zarządzaj fakturami.
• Twórz sekwencje (tylko Sales Hub i Service Hub Professional oraz Enterprise ) oraz przepływy pracy oparte na fakturach ( tylko Professional i Enterprise ), aby zautomatyzować procesy fakturowania.
• Twórz niestandardowe raporty za pomocą narzędzia do tworzenia niestandardowych raportów HubSpot (tylkoProfessional i Enterprise ).