Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Korzystając z funkcji faktur w HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z platformy HubSpot, śledzić należności oraz otrzymywać płatności za pośrednictwemsystemu płatności HubSpot lubserwisu Stripe. Dzięki tej funkcji proces realizacji transakcji przez kupujących przebiega podobnie jak w przypadku linków płatniczych i ofert, natomiast w przypadku subskrypcji faktury mogą być wysyłane, a płatności pobierane automatycznie lub ręcznie.

W tym artykule wyjaśniono, jak wystawiać faktury klientom za pomocą faktur HubSpot. Aby uzyskać pomoc dotyczącą własnej subskrypcji HubSpot, dowiedz się, jak zarządzać subskrypcją.

W przeciwieństwie do linków płatniczych i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza systemem przetwarzania płatności. Zawierają one również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

Realizacja zamówienia z fakturą dla kupującego	Wewnętrzny rekord faktury

Skonfiguruj ogólne ustawienia faktur

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktur:

1. Skonfiguruj uprawnienia do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników. Do tworzenia lub edytowania faktur wymagane jest konto typu core lub hub . Dowiedz się więcej o typach kont.
   
   

   Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do przeglądania i edytowania faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

2. Dodaj logo i kolory marki do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie wykorzystywać logo i kolory ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot. Aktualizacja logo i kolorów nie spowoduje aktualizacji istniejących, sfinalizowanych faktur, a jedynie faktur w fazie projektu oraz faktur utworzonych po aktualizacji.
3. Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić w ustawieniach płatności, jakie metody płatności będą domyślnie akceptowane na Twoich fakturach. Możesz to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
4. Połącz swoją domenę z HubSpot: domyślnie faktury są hostowane na głównej domenie podłączonej do Twojego konta. Podczas tworzenia faktury możesz również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Skonfiguruj faktury

Skonfiguruj ustawienia faktur w zakładce„Konfiguracja ”.

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby numery faktur HubSpot nie pokrywały się z numerami faktur w systemie Twojego konta, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Możesz dostosować prefiks i numer początkowy w ustawieniach faktur. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, np.INV-1002, numeru tego nie można zmienić ani ponownie wykorzystać.

Jeśli faktura zostanie usunięta, numery faktur będą nadal rosły sekwencyjnie od ostatniej utworzonej faktury. Usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale faktur opłaconych nie można usunąć). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby zapewnić zgodność z aktualnymi systemami.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu faktury i numeru początkowego należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że jest to zgodne z obecnymi systemami.

Aby dostosować prefiks faktury i numer początkowy:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. Domyślnie numery faktur zaczynają się od przedrostkaINV. Aby to zmienić, na karcie Konfiguracja kliknij Edytuj przedrostek. W oknie dialogowym wprowadź nowy przedrosteki kliknijZapisz przedrostek. Przedrostek może mieć maksymalnie 8 znaków.
5. Domyślnie numer początkowy faktury to1001. Aby to zmienić, kliknijAktualizuj punkt początkowy numerów faktur. W oknie dialogowym wprowadź nowynumer początkowy i kliknijAktualizuj punkt początkowy.

Włącz możliwość edycji faktur

Włącz opcję edycji fakturotwartych lubopłaconych. Po włączeniu tego ustawienia użytkownicy z uprawnieniami superadministratora lub uprawnieniamido edycji faktur mogą edytować szczegóły faktury, takie jak dane kontaktowe i firmowe oraz informacje rozliczeniowe. Pozycje na fakturach, które nie zostały jeszcze opłacone, można edytować i dodawać nowe.Użytkownicy mogą również aktualizować właściwości, które nie mają wpływu na saldo faktury, w tym numer zamówienia, notatki i numery identyfikacji podatkowej.

Dowiedz się więcej o edytowaniu sfinalizowanych faktur. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur w wersji roboczej.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję faktur.
5. KliknijZapisz.

Włącz możliwość usuwania faktur

Włącz opcję usuwania wszystkich faktur, które nie są powiązane z notą kredytową, płatnością lub subskrypcją. Faktury w wersji roboczej można usuwać bez włączania tego ustawienia.

Usunięcie faktury jest nieodwracalne i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal rosły sekwencyjnie od ostatniej utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). Dlatego usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte. Należy jednak pamiętać, że opłaconych faktur nie można usunąć. Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się co do zgodności z aktualnymi systemami.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
5. KliknijZapisz. 

Ustaw powiązanie kontaktu rozliczeniowego

Włącz opcję automatycznego ustawiania kontaktu rozliczeniowego przypisanego do wszelkich transakcji i ofert, które są przekształcane w faktury. Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Powiązanie z kontaktem rozliczeniowym zaznacz pole wyboru Użyj powiązania z kontaktem rozliczeniowym firmy dla wszystkich faktur .
5. KliknijZapisz.

Ustaw domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury

Włącz opcję ustawienia domyślnego adresu e-mail, z którego będą wysyłane faktury. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub adres e-mail osobisty. Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, faktura zostanie wysłana z adresu e-mail osobistego lub zespołu, który użytkownik wybierze podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.

3. Wsekcji Ustawienia poczty e-mail kliknij menu rozwijane Domyślny adres nadawcy i wybierz adres e-mail, którego chcesz używać jako domyślnego.
4. Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistych adresów e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboruZezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
5. KliknijZapisz.

Dostosuj faktury

W Twoim koncie automatycznie tworzony jest domyślny szablon faktury, który można edytować. Możesz skonfigurować dodatkowe, spersonalizowane szablony faktur oraz dostosować informacje, które zbierasz w oparciu o te szablony.

Konfigurowalne ustawienia wstępne pozwalają na tworzenie różnych konfiguracji faktur, które można wybierać podczas tworzenia faktury. Na przykład można mieć domyślne ustawienie wstępne faktury, które wykorzystuje główny adres firmy z konta, oraz inne ustawienie wstępne, które wykorzystuje inny adres firmy, inne regionalne numery identyfikacji podatkowej lub inne niestandardowe właściwości.

W ramach szablonu można edytować następujące elementy faktury:

• Tytuł faktury.
• Właściwości niestandardowe.
• Informacje o firmie.
• Warunki płatności netto.
• Domyślne komentarze.
• Numery identyfikacji podatkowej.
• Okresy rozliczeniowe faktur abonamentowych.

Jeśli skonfigurowałeś płatności HubSpot lub Stripe jako opcję przetwarzania płatności, będzie ona dostępna we wszystkich szablonach. Na koncie można skonfigurować tylko jedną opcję przetwarzania płatności.

Uwaga: faktury cykliczne utworzone na podstawie subskrypcjibędą korzystać z ustawienia domyślnego i nie można ustawić dla nich innego ustawienia.

Utwórz ustawienie wstępne

Aby utworzyć nowy szablon:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. U góry kliknij kartęDostosowanie.
5. Kliknij Utwórz ustawienie wstępne.

5. Wpisznazwę swojego ustawienia wstępnego, a następnie kliknijUtwórz. Po utworzeniu możesz aktualizować elementy ustawienia wstępnego.

Zaktualizuj ustawienie domyślne lub niestandardowe

Możesz zaktualizować ustawienia domyślne lub niestandardowe w ustawieniach faktur. Kliknij kartę Podgląd w dowolnym momencie, aby zobaczyć podgląd zmian na żywo.

Aby zaktualizować ustawienia domyślne lub niestandardowe:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Faktury.
4. U góry kliknij kartęDostosowanie.
5. W menu rozwijanym Widok bieżący wybierz preset, który chceszedytować. Np. wybierzDomyślny, aby edytować preset domyślny.
6. Upewnij się, że zaznaczona jest zakładka Treść.

6. Zaznacz pole wyboru Użyj niestandardowego tytułu dokumentu, aby ustawić niestandardowy tytuł dla szablonu faktury. Zostanie on wyświetlony w nagłówku faktur dla tego szablonu.

Uwaga: nie można zaktualizować adresu w ustawieniu domyślnym. Zostanie użyty główny adres firmy ustawiony w sekcji „Ustawienia domyślne konta” w ustawieniach konta. Jeśli chcesz użyć innego adresu, utwórz nowe ustawienie.

7. Możesz wybrać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości, które będą wyświetlane na fakturach dla kupujących. Aby ustawić, które niestandardowe właściwości będą widoczne w szablonie faktury, w sekcji Pola niestandardowe kliknij Ustaw domyślne pola niestandardowe:
   • W prawym panelu kliknij Dodaj pole niestandardowe.
     • Wybierz istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukaj właściwość niestandardową, której chcesz użyć, lub kliknijUtwórz nową właściwość fakturyexternalLink, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

• • • Aby dodać dodatkowe pole, kliknijDodaj pole niestandardowe i wybierz innąwłaściwość faktury. Możeszdodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
    • Po dodaniu możesz kliknąć menu rozwijane właściwości, aby zmienić ją na inną.
    • Podczas dodawania właściwości wsekcji Podglądwyświetli się podgląd na żywo.
    • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonę„ Usuń ”.
    • Po zakończeniu kliknij „Zapisz”.

Uwaga: właściwości niestandardowe nie są dodawane do faktur cyklicznych tworzonych na podstawie subskrypcji.

• • Aby umożliwić użytkownikom edycję właściwości podczas tworzenia faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastępowanie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknijZapisz.

• • Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te właściwości. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie pojawi się ona na fakturze dla kupującego.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z faktur w wersji roboczej i przyszłych faktur, które wykorzystują ustawienie zawierające tę właściwość. Faktury wykorzystujące to ustawienie, które zostały sfinalizowane przed usunięciem, nadal będą zawierały tę właściwość.

8. W sekcjiUstawienia domyślne faktury możesz wyświetlić informacje o firmie i ustawić domyślne warunki płatności netto:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Informacje o firmie, aby wyświetlić informacje o firmie. Podczas edycji domyślnego szablonu informacji o firmie nie można zmienić i wykorzystywane są informacje o firmie z ustawień konta. Utwórz niestandardowe ustawienie wstępne, jeśli chcesz mieć szablon faktury z innymi informacjami o firmie.
     • W odpowiednich polach wprowadźinformacje ofirmie.
     • Kliknij„Zapisz”.
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję Warunki płatności netto i wyświetlić ustawienia warunków płatności netto.

Uwaga: domyślne warunki płatności netto skonfigurowane w ustawieniach faktur będą miały zastosowanie tylko do faktur tworzonych ręcznie, a nie do faktur tworzonych na podstawie subskrypcji. W takich przypadkach do faktur z subskrypcji będą miały zastosowanie warunki płatności netto ustawione podczas tworzenia subskrypcji.

8. • • W odpowiednich polach ustaw terminy płatności netto w dniach, które będą dostępne do wyboru na fakturze.
     • Kliknij przyc isk „+”( ) „Dodaj kolejną kwotę netto”, aby dodać dodatkowy termin płatności netto.
     • Kliknij przycisk „Usuń” obok terminu płatności netto, aby go usunąć.
     • Kliknij menu rozwijane„Domyślny termin płatności netto ” i wybierz domyślny termin płatności netto, który będzie ustawiony podczas tworzenia faktury. W przypadku zmiany tej opcji nowy termin płatności netto zostanie ustawiony jako domyślny dla faktur tworzonych po zmianie ustawienia.
     • Kliknij„Zapisz”.
9. Pole Komentarze zostanie wyświetlone na dole faktur. Można je wykorzystać do dodania dodatkowych informacji dotyczących warunków płatności, informacji prawnych lub innych ważnych informacji dla kupującego. Aby dodać domyślny komentarz dla wybranego ustawienia wstępnego:

• • W sekcji Komentarze, w przewidzianym polu, dodaj swoje komentarze. Użyj paska narzędzi formatowania, aby sformatować tekst, dodać link lub użyć fragmentu kodu. 
  • Kliknij Zapisz.

Uwaga: dodanekomentarze pojawią się na wszystkich nowych fakturach utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zaktualizują istniejących faktur, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

10. Opcjonalnie możesz dodać maksymalnie trzy numery identyfikacyjne podatnika w nagłówku faktury. Dodanie numeru identyfikacyjnego podatnika do konta nie spowoduje aktualizacji istniejących faktur sfinalizowanych lub w fazie tworzenia, które korzystają z tego szablonu, a jedynie nowych faktur tworzonych przy użyciu tego szablonu w przyszłości.
11. Aby dodać numery identyfikacji podatkowej do szablonu faktury:
    • W sekcjiDodaj numer identyfikacji podatkowej do faktur kliknij Dodaj numer identyfikacji podatkowej.
    • Kliknij menu rozwijaneTyp numeru identyfikacji podatkowej, a następnie wybierztyp.
    • W polu„Numer identyfikacji podatkowej ” wprowadź swójnumer identyfikacji podatkowej.
    • Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci numer identyfikacji podatkowej.
    • Kliknij„Usuń ” obok numeru identyfikacji podatkowej, aby go usunąć.
    • Kliknij„Zapisz”.
      
      
      
12. Odznacz pole wyboru Uwzględnij walutę faktury i informację o podatku od sprzedaży, aby ukryć walutę i informację o podatku od sprzedaży na fakturach.
    
    
    
    
    
13. W sekcji Faktury abonamentowe usuń zaznaczenie pola wyboru Pokaż okres rozliczeniowy na fakturach abonamentowych i w wiadomościach e-mail, aby ukryć okres rozliczeniowy abonamentu na fakturach.

Zmiana nazwy ustawienia wstępnego

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. U góry kliknij kartę Dostosowanie.
5. Kliknij menu rozwijaneBieżący widok i wybierz ustawieniewstępne.
6. Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij Działania, a następnie wybierz Zmień nazwę ustawienia wstępnego.
7. Wprowadź nową nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknijZapisz.

Uwaga: nie można zmienić nazwy ustawienia domyślnego.

Usuń ustawienie wstępne

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Faktury.
4. Kliknij kartęDostosowanie.
5. Kliknij menu rozwijaneBieżący widok i wybierz ustawieniewstępne.
6. Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij Działania, a następnie wybierz Usuń ustawienie wstępne.
7. KliknijUsuń ustawienie domyślne, aby potwierdzić. Wszelkie faktury w wersji roboczej korzystające z tego ustawienia domyślnego będą wymagały wybrania nowego ustawienia domyślnego.

Uwaga: nie można usunąć ustawienia domyślnego.

Automatyczne tworzenie faktur dla płatności

Wybierz, czy chcesz automatycznie generować faktury z jednorazowych płatności z linków płatniczych lub starszych ofert. To ustawienie jest domyślnie włączone.

Aby wyłączyć automatyczne generowanie faktur dla płatności za pośrednictwem linków płatniczych i starszych ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz Faktury.
4. U góry kliknij kartęAutomatyzacja.
5. Odznacz pole wyboru Płatności jednorazowe , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności za linki płatnicze i oferty, a następnie kliknij Zapisz.
6. Odznacz pole wyboru Automatyczne płatności abonamentowe, aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności z abonamentów, a następnie kliknij Zapisz.

Wysyłaj przypomnienia do klientów o zapłaceniu zaległych faktur

Funkcja automatycznych przypomnień e-mailowych pozwala skonfigurować wysyłanie przypomnień do kupujących, którzy mają niezapłacone faktury. Przypomnienia można zaplanować tak, aby były wysyłane przed terminem płatności, w dniu terminu oraz po terminie.

Aby włączyć przypomnienia e-mailowe:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. U góry kliknij kartę Automatyzacja.
5. W sekcji Automatyzacje oparte na szablonach włącz przełącznik Wysyłaj przypomnienia do klientów o zapłacie niezapłaconych faktur. E-maile będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres nadawcy. 
6. Domyślnieharmonogram przypomnień będzie zawierał trzy przypomnienia (w dniu wymagalności, siedem dni po terminie wymagalności i czternaście dni po terminie wymagalności). Aby edytować przypomnienia:
   
   • Kliknij menu rozwijane przypomnień i wybierzopcję terminu płatności.
   • Jeśli wybierzeszdni po terminie płatności lubdni przed terminem płatności, wprowadź liczbę dni obok opcji terminu płatności.
7. Kliknij+ Dodaj przypomnienie, aby dodać kolejne przypomnienie.
8. Klik nij przyciskUsuń , aby usunąć przypomnienie.
9. Kliknij poleCzas wysłania przypomnienia i wybierz godzinę, o której zostanie wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem.
10. Kliknij Podgląd wiadomości e-mail, aby zobaczyć, jak będzie wyglądała wiadomość po wysłaniu.
11. Po skonfigurowaniu opcji automatyzacji kliknij „Zapisz”.

Kolejne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia do fakturowania HubSpot dowiedz się, jak:

• Twórz faktury.
• Zarządzaj fakturami.
• Tworzenie sekwencji (Sprzedaż Hub i Service Hub (tylko w planach Professionali Enterprise ) oraz przepływy pracy oparte na fakturach ( tylko w planach Professional i Enterprise ), aby zautomatyzować procesy związane z fakturami.
• Twórz niestandardowe raporty za pomocą narzędzia do tworzenia niestandardowych raportów HubSpot (tylko wersje Professional i Enterprise ).