Skonfiguruj faktury dla swoich odbiorców

Korzystaj z funkcji faktur w HubSpot, aby wysyłać faktury, śledzić należności i pobierać płatności od odbiorców za pomocąsystemu płatności HubSpot lubStripe. W przypadku faktur proces realizacji transakcji przez odbiorców przebiega podobnie jak w przypadku linków płatniczych i ofert.

W tym artykule wyjaśniono, jak skonfigurować faktury, które będą wystawiane Twoim klientom. Jeśli potrzebujesz pomocy dotyczącej własnych faktur HubSpot, dowiedz się, jak wyświetlać, pobierać i opłacać faktury HubSpot.

Faktury można tworzyć:

• Z poziomu rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub oferty lub ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej oferty, aby skopiować szczegóły oferty do nowej faktury.
• Automatycznie podczas tworzenia subskrypcji.
• Automatycznie podczas dokonywania płatności za pośrednictwem linków płatniczych, ofert lub starszych ofert.
• Jeśli opcja „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” jest włączone, a użytkownik uczestniczy w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, umowy są tworzone automatycznie. Nabywcy dokonują płatności na poziomie faktury. Warunki płatności netto są ustalane podczas tworzenia ofert, a bieżące rozliczenia są zarządzane za pośrednictwem umów. Dowiedz się więcej o tym ustawieniu.

W przeciwieństwie do linków płatniczych i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczane jako opłacone poza systemem płatności. Zawierają one również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym klientom przy wnioskowaniu o płatność.

Realizacja zamówienia z fakturą dla kupującego	Wewnętrzny zapis faktury

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Jeśli opcja Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert jest włączone, a użytkownik uczestniczy w programie beta programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, rekord umowy jest tworzony automatycznie po oferta zostanie zaakceptowana przez kupującego, a umowa służy do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Dowiedz się więcej o tym ustawieniu.
• Użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do przeglądania i edytowania faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.
• Numery faktur będą nadal przyznawane kolejno, zaczynając od ostatniej utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta).
  • Usunięcie faktur może spowodować trwałe luki w numeracji faktur.
  • Numerację można zresetować tylko w przypadku usunięcia wszystkich faktur (nie można jednak usunąć faktur opłaconych). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby zapewnić zgodność z aktualnymi systemami.

Skonfiguruj ogólne ustawienia faktur

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktur:

1. Skonfiguruj uprawnienia dotyczące faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników. Do tworzenia lub edytowania faktur wymagana jest licencja typu „core” lub „hub ”. Dowiedz się więcej o typach licencji.
2. Dodaj logo i kolory marki do zestawu identyfikacji wizualnej HubSpot: na fakturach automatycznie pojawią się logo i kolory ustawione w domyślnych ustawieniach marki w HubSpot. Zaktualizowanie logo i kolorów nie spowoduje aktualizacji istniejących, sfinalizowanych faktur, a jedynie faktur będących obecnie w fazie projektu oraz faktur utworzonych po aktualizacji.
3. Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz określić w ustawieniach płatności, jakie metody płatności będą domyślnie akceptowane na Twoich fakturach. Możesz to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
4. Połącz swoją domenę z HubSpot: domyślnie faktury są hostowane na głównej domenie połączonej z Twoim kontem. Podczas tworzenia faktury możesz również wybrać dowolną z połączonych domen. Jeśli nie połączyłeś jeszcze domeny lub chcesz połączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak połączyć domenę z HubSpot.

Skonfiguruj faktury

Skonfiguruj ustawienia faktur w zakładce„Konfiguracja ”.

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby numery faktur HubSpot nie pokrywały się z numerami faktur w systemie księgowym, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktur. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, np.INV-1002, numeru tego nie można zmienić ani ponownie wykorzystać.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu i numeru początkowego faktury należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że są one zgodne z obecnymi systemami.

Aby dostosować prefiks i numer początkowy faktury:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. Domyślnie numery faktur zaczynają się od przedrostkaINV. Aby to zmienić, na karcie „Konfiguracja” kliknij opcję „Edytuj przedrostek”. W oknie dialogowym wprowadź nowy przedrosteki kliknij„Zapisz przedrostek”. Przedrostek może mieć maksymalnie 8 znaków.
5. Domyślnie numer początkowy faktury to1001. Aby to zmienić, kliknij opcję„Zaktualizuj punkt początkowy numerów faktur”. W oknie dialogowym wprowadź nowynumer początkowy, a następnie kliknij„Zaktualizuj punkt początkowy”.

Włącz edycję otwartych faktur

Włącz opcję edycji otwartych faktur. Po włączeniu tego ustawienia użytkownicy z uprawnieniami uprawnieniami superadministratora lub uprawnieniami do edycji faktur , mogą edytować dowolne pola w otwartych fakturach. 

To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edytować faktury w wersji roboczej. Dowiedz się więcej o edycji sfinalizowanych faktur.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję otwartych faktur.
5. Kliknij „Zapisz”.

Zezwól na edycję opłaconych faktur

Włącz opcję edycji zapłaconych faktur. Możesz zezwolić użytkownikom na wprowadzanie zmian, które nie wpływają na sumy faktur, lub zezwolić na edycję danych finansowych, która zmienia sumy faktur, podatki lub pozycje po dokonaniu płatności. Po włączeniu tego ustawienia użytkownicy z uprawnieniami uprawnieniami superadministratora lub uprawnieniami do edycji faktur , mogą edytować opłacone faktury.

To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edytować faktury w wersji roboczej. Dowiedz się więcej o edycji sfinalizowanych faktur.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Zarządzanie fakturami wybierz jedną z opcji:
   • Zezwól na edycję danych niefinansowych w opłaconych fakturach: po włączeniu tego ustawienia użytkownicy mogą edytować pola, które nie zmieniają sumy faktury. Na przykład dane kontaktowe i firmowe, numery zamówień oraz komentarze.
   • Zezwól na edycję danych finansowych w opłaconych fakturach (może to wpłynąć na raportowanie): po włączeniu tego ustawienia użytkownicy mogą edytować nie tylko pola, które nie zmieniają sumy faktury, ale także pola zmieniające sumę, podatki lub pozycje w opłaconych fakturach. Gdy użytkownicy zaktualizują i potwierdzą zmiany, suma faktury, saldo do zapłaty i status faktury zostaną zaktualizowane, aby odzwierciedlić wprowadzone zmiany. Dowiedz się więcej o edycji sfinalizowanych faktur.
5. Kliknij „Zapisz”.

Zezwól na usuwanie faktur

Zezwól na usuwanie faktur, które nie są powiązane z notą kredytową, płatnością ani subskrypcją. Gdy to ustawienie jest wyłączone, można usuwać faktury w wersji roboczej. Usunięcie faktury jest nieodwracalne i nie można go cofnąć.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
5. Kliknij„Zapisz”. 

Ustaw powiązanie z osobą kontaktową ds. rozliczeń

Automatycznie przypisuj osobę kontaktową ds. rozliczeń firmy podczas przekształcania transakcji i ofert w faktury. Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. W sekcji Powiązanie z kontaktem rozliczeniowym zaznacz pole wyboru Użyj powiązania z kontaktem rozliczeniowym firmy dla wszystkich faktur .
5. Kliknij„Zapisz”.

Ustaw domyślny adres e-mail do wysyłania faktur

Ustaw domyślny adres e-mail do wysyłania faktur. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub adres osobisty. Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, faktura zostanie wysłana z adresu e-mail osobistego lub zespołu wybranego przez użytkownika podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.

3. Wsekcji „Ustawienia poczty e-mail” kliknij menu rozwijane „Domyślny adres nadawcy ” i wybierz adres e-mail, którego chcesz używać jako domyślnego.
4. Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistych adresów e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboruZezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
5. Kliknij„Zapisz”.

Automatyczne tworzenie faktur dla płatności

Wybierz, czy chcesz automatycznie generować faktury na podstawie jednorazowych płatności z linków płatniczych lub starszych ofert. To ustawienie jest domyślnie włączone.

Aby wyłączyć automatyczne generowanie faktur dla płatności za pośrednictwem linków płatniczych i starszych ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. U góry kliknij kartę„Automatyzacja ”.
5. Odznacz pole wyboru „Płatności jednorazowe ”, aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności dokonywanych za pośrednictwem linków płatniczych i ofert, a następnie kliknij „Zapisz”.
6. Odznacz pole wyboru „Automatyczne płatności abonamentowe”, aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności dokonywanych w ramach abonamentów, a następnie kliknij „Zapisz”. Faktury są nadal tworzone dla abonamentów w przypadku płatności wymagalnych.

Wysyłaj przypomnienia do klientów o zapłacie zaległych faktur

Skonfiguruj e-mailowe przypomnienia o fakturach, aby powiadamiać kupujących, którzy mają niezapłacone faktury. Przypomnienia można zaplanować tak, aby były wysyłane przed terminem płatności, w dniu terminu oraz po terminie, a do każdego z nich można dodać maksymalnie dziesięć kontaktów (1 kontakt w polu „Do” i 9 kontaktów w polu „DW” ). E-maile z przypomnieniami są wysyłane do kontaktów wskazanych na fakturze w następujący sposób:

• Do pola: pierwszy kontakt posortowany alfabetycznie według nazwiska, imienia i adresu e-mail.

• Pole CC: wszystkie pozostałe powiązane kontakty z adresami e-mail.

Uwaga: aby przypomnienia mogły zostać wysłane, faktury muszą być utworzone. Na przykład, jeśli przypomnienie jest ustawione na wysłanie 2 dni przed terminem płatności faktury, faktura musi mieć status „Otwarte”, aby przypomnienie mogło zostać wysłane. W tym scenariuszu przypomnienia dotyczące faktur, które mają zostać utworzone automatycznie w przyszłości (np. faktury tworzone na podstawie subskrypcji), nie zostaną wysłane, ponieważ faktura nie zostanie utworzona przed datą subskrypcji.

Aby włączyć przypomnienia e-mailowe:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Faktury.
4. U góry kliknij kartę „Automatyzacja ”.
5. W sekcji „Automatyzacje oparte na szablonach” włącz przełącznik „Wysyłaj przypomnienia do klientów o zapłacie zaległych faktur ”. E-maile będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres nadawcy. 
6. Domyślnieharmonogram przypomnień obejmuje trzy przypomnienia (w dniu terminu płatności, siedem dni po terminie płatności oraz czternaście dni po terminie płatności). Aby edytować przypomnienia:
   
   • Kliknij menu rozwijane przypomnień i wybierzopcję terminu płatności.
   • Jeśli wybierzesz opcję„dni po terminie płatności” lub„dni przed terminem płatności”, wprowadź liczbę dni obok wybranej opcji terminu płatności.
7. Kliknij „+ Dodaj przypomnienie”, aby dodać kolejne przypomnienie.
8. Klik nij przyciskdelete , aby usunąć przypomnienie.
9. Kliknij menu rozwijane„Czas wysłania przypomnienia ” i wybierz godzinę, o której zostanie wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem.
10. Kliknij „Podgląd wiadomości e-mail ”, aby zobaczyć, jak będzie wyglądała wiadomość po wysłaniu.
11. Po skonfigurowaniu opcji automatyzacji kliknij „Zapisz”.

Kolejne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia do fakturowania HubSpot dowiedz się, jak:

• Dostosuj ustawienia wstępne faktur, aby utworzyć różne konfiguracje faktur do wykorzystania podczas ich tworzenia.
• Dowiedz się więcej o tym, jak wersja beta Connected CPQ, Billing i Payments automatycznie tworzy faktury.
• Dowiedz się, jak tworzyć faktury od podstaw.
• Dowiedz się, jak zarządzać fakturami, w tym jak je wysyłać, edytować, śledzić i eksportować.
• Dowiedz się, jak tworzyć sekwencje (Sprzedaż Hub i Service Hub — tylko wersje Professionali Enterprise ) oraz przepływów pracy opartych na fakturach ( tylko wersje Professional i Enterprise ) w celu automatyzacji procesów związanych z fakturami.
• Dowiedz się, jak korzystać z pakietu narzędzi do analizy przychodów w celu pomiaru danych dotyczących faktur i wydajności.