Skonfiguruj narzędzie do faktur HubSpot

Korzystając z faktur HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z HubSpot, śledzić należności i otrzymywać płatności za pomocą przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot. Korzystając z faktur, kupujący mogą spodziewać się podobnego procesu realizacji zakupu, jak w przypadku linków do płatności i ofert. Jednak w przeciwieństwie do linków do płatności i ofert, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza procesorem płatności. Zawierają również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

Realizacja zakupu faktury przez kupującego	Rekord faktury wewnętrznej

Poniżej dowiesz się, jak rozpocząć zbieranie płatności za pomocą faktur HubSpot. Zanim zaczniesz, upewnij się, że użytkownik, który musi zaktualizować którekolwiek z poniższych ustawień, ma uprawnienia Super Administratora.

Konfiguracja ogólnych ustawień faktury

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktur:

• Skonfiguruj uprawnienia do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników.
  
  

  Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do wyświetlania i edycji faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

• Dodaj logo do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie pobierać logo ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot.
  • Faktury nie będą używać kolorów zestawu marki.
  • Aktualizacja logo nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych faktur, a jedynie aktualnie sporządzone faktury i faktury utworzone po aktualizacji.

• Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Można to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
• Podłączswoją domenę do HubSpot: domyślnie faktury są hostowane w podstawowej domenie połączonej z kontem. Podczas tworzenia faktury można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Konfiguracja

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby upewnić się, że numery faktur HubSpot nie pokrywają się z numerami faktur w systemie konta, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktury. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, takiego jak INV-1002, nie można go zmienić ani użyć ponownie.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu i numeru początkowego faktury należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie on działał z bieżącymi systemami.

Aby dostosować prefiks i numer początkowy faktury:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.
• Domyślnie faktury zaczynają się od prefiksu INV. Aby to zmienić, na karcie Ustawienia kliknij Edytuj prefiks. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy prefiks i kliknij przycisk Zapisz prefiks. Prefiks może mieć maksymalnie 8 znaków.
• Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizacja punktu początkowego dla numerów faktur. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij Aktualizuj punkt początkowy.

Włączanie możliwości edytowania otwartych faktur

Edycja faktur, które zostały sfinalizowane i mają status Otwarte. Zanim użytkownicy będą mogli edytować faktury, Super Administratorzy muszą włączyć możliwość edytowania otwartych faktur. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur w statusie Wersja robocza .

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
• W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję faktur.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Włącz możliwość usuwania niezapłaconych faktur

Usuwa faktury, które zostały sfinalizowane, ale nie zostały opłacone. Wersje robocze faktur mogą być usuwane bez tego ustawienia.

Zanim użytkownicy będą mogli usuwać sfinalizowane faktury, Super Administratorzy muszą włączyć możliwość usuwania niezapłaconych faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.

Aby uzyskać dostęp do ustawień:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
• W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Ustaw domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury

Skonfiguruj domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub osobisty adres e-mail. Jeśli domyślny adres e-mail nie zostanie ustawiony, faktura zostanie wysłana z osobistego lub zespołowego adresu e-mail wybranego przez użytkownika podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.

• W sekcji Ustawienia e-mail kliknij menu rozwijane Domyślny z adresu i wybierz adres e-mail, który ma być używany jako domyślny.
• Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Ustaw powiązanie kontaktu rozliczeniowego

Automatycznie ustaw przypisany kontakt rozliczeniowy dla wszystkich transakcji i ofert, które są konwertowane na faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
• W obszarze Powiązanie kontaktu rozliczeniowego zaznacz pole wyboru Użyj powiązania kontaktu rozliczeniowego firmy dla wszystkich faktur .
• Kliknij przycisk Zapisz.

Dostosowywanie

Na koncie skonfigurowane jest domyślne ustawienie wstępne, które można edytować. Jeśli jesteś zarejestrowany w HubSpot Payments lub podłączyłeś swoje konto Stripe do przetwarzania płatności, możesz skonfigurować dodatkowe ustawienia faktury i skonfigurować informacje, które zbierasz na podstawie ustawień wstępnych.

Konfigurowalne ustawienia wstępne umożliwiają posiadanie różnych konfiguracji faktur, które można wybrać podczas tworzenia faktury. Na przykład, możesz mieć domyślne ustawienie faktury, które wykorzystuje główny adres firmy z konta, a następnie możesz skonfigurować inne ustawienie wstępne z innym adresem firmy.

Uwaga: faktury generowane automatycznie (np. faktury cykliczne tworzone z subskrypcji) będą korzystać z domyślnego ustawienia wstępnego i nie można ustawić innego ustawienia wstępnego.

Utwórz ustawienie wstępne

Aby utworzyć ustawienie wstępne:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Dostosowywanie.
• Kliknij przycisk Utwórz ustawienie wstępne.

• Wprowadź nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij przycisk Utwórz.

Aktualizacja ustawienia wstępnego

Ustawienia wstępne można aktualizować w ustawieniach faktury. Kliknijkartę Podgląd w dowolnym momencie, aby wyświetlić podgląd zmian na żywo.

Aby zaktualizować ustawienie wstępne:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Dostosowywanie.
• W menu rozwijanym Bieżący widok wybierz ustawienie wstępne , które chcesz edytować.
• Upewnij się, że wybrana jest karta Zawartość.

Uwaga: nie można zaktualizować adresu ustawienia domyślnego. Zostanie użyty podstawowy adres firmy ustawiony w sekcji Domyślne ustawienia konta w ustawieniach konta. Jeśli chcesz użyć innego adresu, utwórz nowe ustawienie wstępne.

• Możesz wybrać do czterech niestandardowych właściwości, które będą wyświetlane na fakturach dla klientów.

Uwaga: właściwości niestandardowe nie są dodawane do faktur cyklicznych utworzonych z subskrypcji.

• Aby ustawić, które właściwości niestandardowe będą widoczne na ustawieniu faktury, kliknij opcję Ustaw domyślne pola niestandardowe:
  • W prawym panelu, w sekcji Edytuj domyślne pola niestandardowe, kliknij add Dodaj pole niestandardowe.
    • Możesz wybrać istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukać niestandardową właściwość, której chcesz użyć, lub kliknąć opcję Utwórz nową właściwość faktury, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

• • • Aby dodać dodatkowe pole, kliknij add Dodaj pole niestandardowe i wybierz inną właściwość faktury . Możesz dodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
    • Po dodaniu można kliknąć menu rozwijane, aby zmienić właściwość na inną.
  • Podczas dodawania właściwości w sekcji Podgląd będzie wyświetlany podgląd na żywo.
  • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonęusuwania delete deletr e.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby umożliwić użytkownikom edycję pola podczas tworzenia faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastępowanie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknij Zapisz w lewym dolnym rogu.

• • Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te pola. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie pojawi się ona na fakturze dla klienta.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z wersji roboczych i przyszłych faktur przy użyciu tego ustawienia wstępnego. Faktury korzystające z tego ustawienia, które zostały sfinalizowane przed usunięciem, będą nadal zawierać właściwość niestandardową.

• Aby dodać domyślną wiadomość, która pojawi się w polu komentarzy faktur dla tego ustawienia, wprowadź domyślny komentarz i kliknij Zapisz.

Uwaga: domyślny komentarz pojawi się dla wszystkich nowych faktur utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zaktualizuje istniejących faktur, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

• Opcjonalnie można dodać do trzech identyfikatorów podatkowych w nagłówku faktury wraz z informacjami o firmie. Dodanie identyfikatora podatkowego do konta nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych lub przygotowanych faktur przy użyciu tego ustawienia wstępnego, a jedynie nowo utworzone faktury przy użyciu tego ustawienia wstępnego. Aby dodać identyfikator podatkowy do ustawienia faktury:

• • W sekcji Dodaj identyfikator podatkowy do faktur kliknij opcję Dodaj identyfikator podatkowy.
  • Kliknij menu rozwijane Typ identyfikatora podatkowego, a następnie wybierz typ.
  • W polu Numer identyfikacji podatkowej wprowadź swój identyfikator podatkowy.
  • Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci identyfikator podatkowy.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

• Wyczyść pole wyboru Uwzględnij walutę faktury i informację o podatku od sprzedaży, aby ukryć walutę i informację o podatku od sprzedaży na fakturach.

• Wyczyść pole wyboru Pokaż okres rozlicz eniowy na fakturach i e-mailach subskrypcji, aby ukryć okres rozliczeniowy subskrypcji na fakturach.

Usuń powiadomienie o walucie faktury i podatku od sprzedaży

• Faktury mogą zawierać informację, że wszystkie opłaty są w walucie faktury i mogą podlegać podatkowi od sprzedaży. Na przykład, w przypadku faktur w USD, powiadomienie w języku angielskim stanowi Wszystkie opłaty są wymienione w USD i podlegają podatkowi od sprzedaży (w stosownych przypadkach).

• Aby wyłączyć powiadomienie dla wstępnego ustawienia faktury, usuń zaznaczenie pola wyboru Uwzględnij walutę faktury i powiadomienie o podatku od sprzedaży, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Zmiana nazwy ustawienia wstępnego

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Dostosowywanie.
• Kliknij menu rozwijane Bieżący widok i wybierz ustawienie wstępne.
• Kliknij przycisk Akcje, a następnie wybierz opcję Zmień nazwę ustawienia wstępnego.
• Wprowadź nową nazwę ustawienia wstępnego, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: nie można zmienić nazwy domyślnego ustawienia wstępnego.

Usuwanie ustawienia wstępnego

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Dostosowywanie.
• Kliknij menu rozwijane Bieżący widok i wybierz ustawienie wstępne.
• Kliknij przycisk Akcje, a następnie wybierz opcję Usuń ustawienie wstępne.
• Kliknij przycisk Usuń ustawienie wstępne, aby potwierdzić.

Uwaga: nie można usunąćdomyślnego ustawienia wstępnego.

Automatyzacja

Automatycznie twórz faktury za płatności za pomocą linków do płatności i ofert lub subskrypcji.

Wybierz, czy automatycznie generować faktury z jednorazowych płatności za oferty lub linki do płatności, czy z płatności za subskrypcje. To ustawienie jest domyślnie włączone.

Uwaga: faktury generowane automatycznie będą korzystać z domyślnego ustawienia wstępnego i nie można ustawić innego ustawienia wstępnego.

Aby wyłączyć automatyczne faktury za płatności za linki do płatności i oferty lub płatności za subskrypcje:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Automatyzacja.
• Wyczyść pole wyboru Płatności jednorazowe (linki do płatności i oferty) , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności za linki do płatności i oferty, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Wyczyść pole wyboru Subskrypcje , aby wyłączyć automatyczne tworzenie faktur dla płatności za subskrypcje, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Wysyłanie przypomnień do klientów o opłaceniu otwartych faktur

Automatyczne przypomnienia e-mail umożliwiają skonfigurowanie przypomnień e-mail wysyłanych do kupujących, którzy mają otwartą fakturę. Przypomnienia mogą być zaplanowane do wysłania przed, w dniu lub po terminie płatności.

Uwaga: musisz być zarejestrowany w płatnościach HubSpot lub używać Stripe jako procesora płatności, aby móc wysyłać przypomnienia.

Aby włączyć przypomnienia e-mail:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Automatyzacja.
• Włącz opcję Wysyłaj przypomnienia do klientów o opłaceniu otwartych faktur.
  • Wiadomości e-mail będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres e-mail.
• Domyślnie harmonogram przypomnień będzie zawierał trzy przypomnienia (w dniu wymagalności, siedem dni po dacie wymagalności i czternaście dni po dacie wymagalności). Aby edytować przypomnienia:
  
  • Kliknij menu rozwijane i wybierz opcję.
  • W przypadku wybrania opcji dni po dacie wymagalności lub dni przed datą wymagalności wprowadź liczbę dni.

• Kliknij + Dodaj przypomnienie, aby dodać przypomnienie.
• Kliknij delete usuń, aby usunąć przypomnienie.
• Kliknij pole Czas wysłania przypom nienia i wybierz czas wysłania wiadomości e-mail.
• Kliknij przycisk Podgląd wiadomości e-mail, aby zobaczyć, jak będzie wyglądać wiadomość po wysłaniu.
• Po ustawieniu opcji automatyzacji kliknij Zapisz.

Następne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia do faktur HubSpot dowiedz się, jak:

• Tworzyć, zarządzać i wysyłać faktury.
• Tworzyć sekwencje (tylko Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise) i przepływy pracy oparte na fakturach ( tylko Professional i Enterprise ) w celu automatyzacji procesów fakturowania.
• Tworzyćniestandardowe raporty za pomocą niestandardowego kreatora raportów HubSpot( tylkoProfessional i Enterprise ).