Konfiguracja narzędzia do faktur HubSpot

Korzystając z faktur HubSpot, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z HubSpot, śledzić należności i otrzymywać płatności za pomocą przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot. Korzystając z faktur, kupujący mogą spodziewać się podobnego procesu płatności, jak w przypadku linków do płatności i wyceny. Jednak w przeciwieństwie do linków do płatności i wycen, faktury śledzą terminy płatności, salda i mogą być oznaczone jako opłacone poza podmiotem przetwarzającym płatności. Zawierają również numery faktur, które mogą być potrzebne niektórym kupującym przy żądaniu płatności.

Realizacja faktury przez nabywcę	Rekord faktury wewnętrznej

Poniżej dowiesz się, jak rozpocząć zbieranie płatności za pomocą faktur HubSpot. Zanim zaczniesz, upewnij się, że użytkownik, który musi zaktualizować którekolwiek z poniższych ustawień, ma uprawnienia Administratora o rozszerzonych uprawnieniach.

Konfiguracja ogólnych ustawień faktury

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia faktury:

• Konfigurowanie uprawnień do faktur: aby kontrolować, którzy użytkownicy HubSpot mają dostęp do przeglądania, tworzenia i edytowania faktur, dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników dla istniejących użytkowników lub jak ustawić uprawnienia podczas dodawania nowych użytkowników
  
  

  Uwaga: użytkownicy HubSpot utworzeni przed 9 lutego 2023 r. mają domyślnie uprawnienia do wyświetlania i edycji faktur. Użytkownicy utworzeni po tej dacie nie mają domyślnie uprawnień do faktur.

• Dodaj logo do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie pobierać logo ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot.
  • Faktury nie będą używać kolorów zestawu marki.
  • Aktualizacja logo nie spowoduje aktualizacji istniejących sfinalizowanych faktur, a jedynie aktualnie sporządzone faktury i faktury utworzone po aktualizacji.

• Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane na fakturach w ustawieniach płatności. Można to również dostosować na każdej fakturze podczas jej tworzenia.
• Podłącz swoją domenę do HubSpot: domyślnie faktury są hostowane w podstawowej domenie połączonej z kontem. Podczas tworzenia faktury można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli jeszcze nie podłączyłeś domeny lub chcesz podłączyć oddzielną poddomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Konfiguracja

Dostosuj prefiks faktury i numer początkowy

Aby upewnić się, że numery faktur HubSpot nie pokrywają się z numerami faktur w systemie kont, faktury HubSpot mają domyślnie prefiks INV i numer początkowy 1001. Prefiks i numer początkowy można dostosować w ustawieniach faktury. Po sfinalizowaniu faktury i przypisaniu jej numeru, takiego jak INV-1002, nie można go zmienić ani użyć ponownie.

Uwaga: przed dostosowaniem prefiksu faktury i numeru początkowego należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będą one działać z bieżącymi systemami.

Aby dostosować prefiks faktury i numer początkowy:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Domyślnie faktury zaczynają się od prefiksu INV. Aby to zmienić, na karcie Ustawienia kliknij Edytuj prefiks. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy prefiks i kliknij przycisk Zapisz prefiks. Prefiks może mieć maksymalnie 8 znaków.
• Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizacja punktu początkowego dla numerów faktur. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij Aktualizuj punkt początkowy.

Włącz możliwość edycji otwartych faktur

Edycja faktur, które zostały sfinalizowane i mają status Otwarte. Zanim użytkownicy będą mogli edytować faktury, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach muszą włączyć możliwość edycji otwartych faktur. To ustawienie nie musi być włączone, aby umożliwić użytkownikom edycję faktur w statusie Wersja robocza .

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
• W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na edycję faktur.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Włącz możliwość usuwania niezapłaconych faktur

Usuwa faktury, które zostały sfinalizowane, ale nie zostały opłacone. Wersje robocze faktur mogą być usuwane bez tego ustawienia.

Zanim użytkownicy będą mogli usuwać sfinalizowane faktury, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach muszą włączyć możliwość usuwania niezapłaconych faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.

Aby uzyskać dostęp do ustawienia:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
• W sekcji Zarządzanie fakturami zaznacz pole wyboru Zezwalaj na usuwanie faktur.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Ustaw domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury

Skonfiguruj domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane faktury. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub osobisty adres e-mail. Jeśli domyślny adres e-mail nie zostanie ustawiony, faktura zostanie wysłana z osobistego lub zespołowego adresu e-mail wybranego przez użytkownika podczas wysyłania faktury.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Faktury.

• W sekcji Ustawienia poczty e-mail kliknij menu rozwijane Domyślnie z adresu i wybierz adres e-mail, którego chcesz używać jako domyślnego.
• Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Szablon faktury

Dodawanie lub usuwanie pól niestandardowych

Można wybrać do czterech niestandardowych właściwości faktury, które będą wyświetlane na fakturach dla klientów. Użytkownicy z uprawnieniami administratora o rozszerzonych uprawnieniach mogą zmieniać te ustawienia.

Aby ustawić, które właściwości niestandardowe będą widoczne:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Szablon faktury.
• W obszarze Dostosowywanie szablonu kliknij opcję Ustaw domyślne pola niestandardowe.
• W prawym panelu, w obszarze Edytuj domyślne pola niestandardowe kliknij pozycję add Dodaj pole niestandardowe.
  • Możesz wybrać istniejące niestandardowe właściwości faktury z listy, wyszukać niestandardową właściwość, której chcesz użyć, lub kliknąć opcję Utwórz nową właściwość faktury, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość faktury.

• • Aby dodać dodatkowe pole, kliknij add Dodaj pole niestandardowe i wybierz inną właściwość faktury. Można dodać maksymalnie cztery niestandardowe właściwości faktury.
    • Po dodaniu można kliknąć menu rozwijane, aby zmienić właściwość.
  • Podczas dodawania właściwości w sekcji Podgląd będzie wyświetlany podgląd na żywo.
  • Aby usunąć właściwość, kliknij ikonęusuwania delete deletr e.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

• Aby umożliwić użytkownikom edycję pola podczas tworzenia faktury, zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastępowanie domyślnych pól niestandardowych, a następnie kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Nowe faktury utworzone po włączeniu tego ustawienia będą domyślnie wyświetlać te pola. Jeśli właściwość nie zawiera wartości, nie pojawi się ona na fakturze dla klienta.

Uwaga: jeśli właściwość niestandardowa zostanie usunięta, pole zostanie usunięte z wersji roboczych i przyszłych faktur. Faktury sfinalizowane przed usunięciem będą nadal zawierać właściwość niestandardową.

Użyj niestandardowego tytułu

Dokumenty faktur są domyślnie zatytułowane Faktura. Aby wybrać inny tytuł:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Szablon faktury.
• Zaznacz pole wyboru Użyj niestandardowego tytułu dokumentu.
• W polu tekstowym wprowadź tytuł, który będzie wyświetlany na fakturach.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Skonfiguruj domyślny komentarz

Aby dodać domyślną wiadomość, która pojawi się w polu komentarzy każdej faktury:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Szablon faktury.
• Wprowadź domyślny komentarz i kliknij Zapisz.

Uwaga: domyślny komentarz pojawi się dla wszystkich nowych faktur utworzonych po potwierdzeniu tego ustawienia i nie zaktualizuje istniejących faktur, nawet jeśli są one obecnie w wersji roboczej.

Dodaj identyfikator podatkowy

Opcjonalnie można dodać do trzech identyfikatorów podatkowych w nagłówku każdej faktury wraz z informacjami o firmie. Reklamy dodające identyfikator podatkowy do konta nie będą aktualizować istniejących sfinalizowanych lub przygotowanych faktur, a jedynie nowo utworzone faktury.

Aby dodać identyfikatory podatkowe:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Szablon faktury.
• W obszarze Dodaj identyfikator podatkowy do faktur kliknij opcję Dodaj identyfikator podatkowy.
• Kliknij menu rozwijane Typ identyfikatora podatkowego, a następnie wybierz typ.
• W polu Numer NIP wprowadź swój identyfikator podatkowy.
• Powtórz te kroki, jeśli chcesz dodać drugi lub trzeci identyfikator podatkowy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Usunięcie informacji o walucie faktury i podatku od sprzedaży

Domyślnie faktury zawierają informację, że wszystkie opłaty są w walucie faktury i mogą podlegać podatkowi od sprzedaży. Na przykład, w przypadku faktur w USD, powiadomienie w języku angielskim stanowi Wszystkie opłaty są wymienione w USD i podlegają podatkowi od sprzedaży (w stosownych przypadkach).

Aby wyłączyć to powiadomienie:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Szablon faktury.
• Usuń zaznaczenie pola wyboru Uwzględnij walutę faktury i powiadomienie o podatku od sprzedaży.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Automatyzacja

Wysyłanie przypomnień do klientów o opłaceniu otwartych faktur

Zautomatyzowane przypomnienia e-mail umożliwiają skonfigurowanie wysyłania przypomnień e-mail do kupujących, którzy mają otwartą fakturę. Przypomnienia mogą być zaplanowane do wysłania przed, w dniu lub po terminie płatności.

Uwaga: musisz zapisywać się do systemu płatności HubSpot lub używać Stripe jako podmiotu przetwarzającego płatności, aby móc wysyłać przypomnienia.

Aby włączyć przypomnienia e-mail:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Faktury.
• Kliknij kartę Automatyzacja.
• Włącz opcję Wysyłaj przypomnienia do klientów o opłaceniu otwartych faktur.
  • Wiadomości e-mail będą wysyłane z adresu noreply@hubspot.com, chyba że w ustawieniach faktury ustawiono domyślny adres e-mail.
• Domyślnie harmonogram przypomnień będzie zawierał trzy przypomnienia (w dniu wymagalności, siedem dni po dacie wymagalności i czternaście dni po dacie wymagalności). Aby edytować przypomnienia:
  
  • Kliknij menu rozwijane i wybierz opcję.
  • W przypadku wybrania opcji dni po dacie wymagalności lub dni przed datą wymagalności wprowadź liczbę dni.

• Kliknij + Dodaj przypomnienie, aby dodać przypomnienie.
• Kliknij delete delete, aby usunąć przypomnienie.
• Kliknij pole Czas wysłania przypom nienia i wybierz czas wysłania wiadomości e-mail.
• Kliknij przycisk Podgląd wiadomości e-mail, aby zobaczyć, jak będzie wyglądać wiadomość po wysłaniu.
• Po ustawieniu opcji automatyzacji kliknij Zapisz.

Następne kroki

Po skonfigurowaniu narzędzia faktur HubSpot, dowiedz się jak:

• Tworzenie, zarządzanie i wysyłanie faktur.
• Twórz sekwencje (tylko Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise) i przepływy pracy oparte na fakturach ( tylko Professional i Enterprise ), aby zautomatyzować procesy związane z fakturami.
• Twórzniestandardowe raporty za pomocą kreatora raportów niestandardowych HubSpot( tylkoProfessional i Enterprise ).