Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og motta betaling ved hjelp av HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling. Ved å bruke fakturaer får kjøpere en lignende betalingsprosess som ved betalingslenker og tilbud, mens abonnementer kan sende fakturaer og motta betaling automatisk eller manuelt.

Denne artikkelen forklarer hvordan du fakturerer kundene dine ved hjelp av HubSpot-fakturaer. For hjelp med ditt eget HubSpot-abonnement, lær hvordan du administrerer abonnementet ditt.

I motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer og saldoer, og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, som noen kjøpere kan trenge når de ber om betaling.

Nedenfor kan du lære hvordan du konfigurerer fakturaer for å begynne å innkreve betalinger.

Konfigurer generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang, konfigurer følgende fakturainnstillinger:

1. Konfigurere fakturarettigheter: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukerrettigheter for eksisterende brukere, eller hvordan du angir rettigheter når du legger til nye brukere. Det kreves en kjerne- eller hub-lisens for å opprette eller redigere fakturaer. Lær mer om lisensetyper.
   
   

   Merk: HubSpot-brukere som ble opprettet før 9. februar 2023, har som standard visnings- og redigeringsrettigheter for fakturaer. Brukere som ble opprettet etter denne datoen, har ikke fakturarettigheter som standard.

2. Legg til et logo og merkevarefarger i HubSpot-merkevaresettet: Fakturaer vil automatisk bruke logoen og fargene som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren. Oppdatering av logoen og fargene vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer opprettet etter oppdateringen.
3. Angi standard betalingsalternativer: Du kan eventuelt angi hvilke betalingsmetoder fakturaene dine skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver faktura under opprettelsen.
4. Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge mellom alle de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller ønsker å koble til et separat underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Konfigurer

Tilpass fakturaprefikset og startnummeret

For å sikre at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer standardprefikset INV og startnummer 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigstilt og tildelt et nummer, for eksempel INV-1002, kan ikke dette nummeret endres eller gjenbrukes.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det er kompatibelt med gjeldende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. For å endre dette, klikker du på Rediger prefiks på fanen Oppsett. I dialogboksen skriver du inn et nytt prefiks og klikker på Lagre prefiks. Prefikset kan bestå av maksimalt 8 tegn.
4. Som standard er startnummeret for fakturaer 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdater startpunkt for fakturanummer. Skriv inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdater startpunkt.

Aktiver muligheten til å redigere åpne fakturaer

Aktiver muligheten til å redigere fakturaer som er ferdigstilt, ubetalte og har statusen Åpen. Denne innstillingen trenger ikke å være aktivert for at brukere skal kunne redigere fakturaer med statusen Utkast .

Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Under Fakturaadministrasjon merker du av for Tillat redigering av fakturaer.
4. Klikk på Lagre.

Aktiver muligheten til å slette ubetalte fakturaer

Aktiver muligheten til å slette fakturaer som er avsluttet, men ubetalte. Utkast til fakturaer kan slettes uten denne innstillingen.

Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet). Derfor kan sletting av fakturaer skape et permanent gap i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes. Men husk at betalte fakturaer ikke kan slettes. Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre kompatibilitet med dine nåværende systemer.

Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Under Fakturaadministrasjon merker du av for Tillat sletting av fakturaer.
4. Klikk på Lagre.

Angi tilknytning til faktureringskontakt

Aktiver alternativet for automatisk å angi faktureringskontakten du har tilordnet for alle avtaler og tilbud som konverteres til fakturaer. Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Under Faktureringskontaktassosiasjon merker du av for Bruk selskapets faktureringskontaktassosiasjon for alle fakturaer .
4. Klikk på Lagre.

Angi en standard e-postadresse for sending av fakturaer

Aktiver alternativet for å angi en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes.

Slik angir du en standard e-postadresse:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.

3. Under E-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard fra-adresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
4. Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av for Tillat sending fra andre e-postadresser.
5. Klikk på Lagre.

Tilpasning

En standard forhåndsinnstilling for fakturaer blir automatisk konfigurert i kontoen din, og denne kan redigeres. Du kan konfigurere flere tilpassede forhåndsinnstillinger for fakturaer og konfigurere informasjonen du samler inn basert på forhåndsinnstillingene.

Tilpassbare forhåndsinnstillinger lar deg ha forskjellige fakturakonfigurasjoner som du kan velge når du oppretter en faktura. Du kan for eksempel ha en standard fakturaforhåndsinnstilling som bruker din primære firmaadresse fra kontoen din, og en annen forhåndsinnstilling som bruker en annen firmaadresse, andre regionale skatte-ID-er eller andre tilpassede egenskaper.

Følgende fakturaelementer kan redigeres i forhåndsinnstillingen:

• Fakturatittel.
• Tilpassede egenskaper.
• Informasjon om selskapet ditt.
• Netto betalingsbetingelser.
• Standardkommentarer.
• Skatt-ID-er.
• Faktureringsperioder for abonnementsfakturaer.

Hvis du har konfigurert HubSpot-betalinger eller Stripe som betalingsbehandlingsalternativ, vil det være tilgjengelig i alle forhåndsinnstillinger. Du kan bare ha ett betalingsbehandlingsalternativ konfigurert i kontoen din.

Merk: Gjentakende fakturaer opprettet fra abonnementer vil bruke standard innstillingen og kan ikke settes til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Opprett en forhåndsinnstilling

Slik oppretter du en ny forhåndsinnstilling:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Øverst klikker du på fanen Tilpasning.
4. Klikk på Opprett forhåndsinnstilling.

5. Skriv inn navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Opprett. Når den er opprettet, kan du oppdatere elementene i forhåndsinnstillingen.

Oppdater standardinnstillingen eller en tilpasset forhåndsinnstilling

Du kan oppdatere standardinnstillingen eller tilpassede forhåndsinnstillinger i fakturainnstillingene. Klikk på fanen Forhåndsvisning når som helst for å se en live forhåndsvisning av endringene dine.

Slik oppdaterer du standardinnstillingen eller tilpassede forhåndsinnstillinger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Øverst klikker du på fanen Tilpasning.
4. I rullegardinmenyen Gjeldende visning velger du forhåndsinnstillingen du vil redigere. Velg for eksempel Standard for å redigere standardforhåndsinnstillingen.
5. Sørg for at fanen Innhold er valgt.

6. Merk av for Bruk tilpasset dokumenttittel for å angi en tilpasset tittel for fakturaforhåndsinnstillingen. Dette vises i overskriften på fakturaene for malen.

Merk: Du kan ikke oppdatere adressen til standardinnstillingen. Den vil bruke din primære firmaadresse som er angitt i Kontoinnstillinger i kontoinnstillingene dine. Hvis du trenger å bruke en annen adresse, opprett en ny forhåndsinnstilling.

7. Du kan velge opptil fire tilpassede egenskaper som skal vises på fakturaer til kjøpere. For å angi hvilke tilpassede egenskaper som skal vises på fakturaforhåndsinnstillingen, klikker du på Angi standard tilpassede felt under Tilpassede felt:
   • I høyre panel klikker du på« add » (Legg til egendefinert felt).
     • Velg eksisterende egenskaper for tilpassede fakturaer fra listen, søk etter egenskapen du vil bruke, eller klikk på Create new invoice property externalLink for å opprette en ny egenskap for tilpassede fakturaer.

• • • For å legge til et ekstra felt, klikk på« add » (Legg til egendefinert felt ) og velg en annen fakturaegenskap. Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til et felt, kan du klikke på rullegardinmenyen for egenskaper for å endre det til en annen egenskap.
    • En live forhåndsvisning vises i forhåndsvisningsdelen når du legger til egenskaper.
    • For å fjerne en egenskap, klikker du på ikonet« delete delete» (Fjern egenskap).
    • Når du er ferdig, klikker du på «Save» (Lagre).

Merk: Tilpassede egenskaper legges ikke til i gjentakende fakturaer som er opprettet fra abonnementer.

• • For å tillate brukere å redigere egenskapen når de oppretter en faktura ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard tilpassede felt og klikker deretter på Lagre.

• • Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er aktivert, vil vise disse egenskapene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vil den ikke vises på fakturaen til kjøperen.

Merk: Hvis en tilpasset egenskap slettes, fjernes feltet fra utkast og fremtidige fakturaer som bruker forhåndsinnstillingen som inneholder den tilpassede egenskapen. Fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen og som er ferdigstilt før slettingen, vil fortsatt inneholde den tilpassede egenskapen.

8. Under «Invoice defaults» (Standardfakturainnstillinger) kan du se bedriftsinformasjonen din og angi standardinnstillinger for nettobetalingsbetingelser:
   • Klikk for å utvide delen Bedriftsinformasjon for å se bedriftsinformasjonen din. Når du redigerer standardmalen, kan ikke bedriftsinformasjonen endres, og den bruker bedriftsinformasjonen i kontoinnstillingene dine. Opprett en tilpasset forhåndsinnstilling hvis du ønsker en fakturamal med annen bedriftsinformasjon.
     • Skriv inn bedriftsinformasjonen i feltene som er oppgitt.
     • Klikk på Lagre.
   • Klikk for å utvide delen Netto betalingsbetingelser for å se innstillingene for netto betalingsbetingelser.
     • Angi netto betalingsbetingelser i dager i feltene som er oppgitt, som vil være tilgjengelige for valg på en faktura.
     • Klikk på+ Legg til et annet nettobeløp for å legge til en ekstra nettobetalingsbetingelse.
     • Klikk på delete delete ved siden av en netto betalingsbetingelse for å fjerne den.
     • Klikk på rullegardinmenyen Standard nettobetalingsbetingelse og velg standard nettobetalingsbetingelse som skal angis når du oppretter en faktura. Hvis du endrer dette alternativet, vil den nye nettobetalingsbetingelsen angis som standard for fakturaer som opprettes etter at innstillingen er endret.
     • Klikk på «Save»(Lagre).
9. Kommentarfeltet vises nederst på fakturaene. Det kan brukes til å legge til mer informasjon om betalingsbetingelser, juridisk informasjon eller annen viktig informasjon for kjøperen. Slik legger du til en standardkommentar for den valgte forhåndsinnstillingen:

• • Legg til kommentarer i feltet under Kommentarer. Bruk formateringsverktøylinjen til å formatere teksten, legge til en lenke eller bruke et utdrag.
  • Klikk på Lagre.

Merk: kommentarene som legges til, vil vises på alle nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er bekreftet, og eksisterende fakturaer vil ikke oppdateres, selv om de for øyeblikket er i utkast.

10. Du kan eventuelt legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på en faktura. Hvis du legger til en skatte-ID i kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigstilte eller utkast til fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, bare nye fakturaer som opprettes med denne forhåndsinnstillingen fremover.
11. Slik legger du til skatte-ID-er til fakturaforhåndsinnstillingen:
    • Under Legg til skatte-ID til fakturaer klikker du på Legg til skatte-ID.
    • Klikk på rullegardinmenyen Skatteregistreringsnummertype, og velg deretter en type.
    • Skriv inn skatte-ID-en din i feltet Skatte-ID-nummer.
    • Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til et andre eller tredje skatte-ID.
    • Klikk på « delete delete» (Slett neste) ved siden av et skatte-ID for å fjerne det.
    • Klikk på «Save»(Lagre).
      
      
12. Fjern merket for «Inkluder fakturavaluta og merverdiavgift» for å skjule valuta og merverdiavgift på fakturaer.
    
    
    
13. Under Abonnementsfakturaer fjerner du merket for Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-poster for å skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Gi en forhåndsinnstilling nytt navn

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Øverst klikker du på fanen Tilpasning.
4. Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning og velg forhåndsinnstillingen.
5. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på Handlinger og velger deretter Gi forhåndsinnstilling nytt navn.
6. Skriv inn det nye navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Standard innstillingen kan ikke omdøpes.

Slette en forhåndsinnstilling

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Klikk på fanen Tilpasning.
4. Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning og velg forhåndsinnstillingen.
5. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på Handlinger og velger deretter Slett forhåndsinnstilling.
6. Klikk på Slett forhåndsinnstilling for å bekrefte. Alle utkast til fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, må velge en ny forhåndsinnstilling.

Merk: Forhåndsinnstillingen Standard kan ikke slettes.

Automatisering

Opprett automatisk fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, eller abonnementer

Velg om du vil generere fakturaer automatisk fra engangsbetalinger av tilbud eller betalingslenker, eller fra betalinger av abonnementer. Denne innstillingen er aktivert som standard.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk, bruker forhåndsinnstillingen Standard og kan ikke settes til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Slik deaktiverer du automatiske fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, eller betalinger på abonnementer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Øverst klikker du på fanen Automatisering.
4. Fjern merket for Engangsbetalinger for å deaktivere automatisk fakturering for betalinger på betalingslenker og tilbud, og klikk deretter på Lagre.
5. Fjern merket for Automatiske abonnementsbetalinger for å deaktivere automatisk fakturering for betalinger på abonnementer, og klikk deretter på Lagre.

Send påminnelser til kunder om å betale sine åpne fakturaer

Automatiske e-postpåminnelser lar deg sette opp e-postpåminnelser som sendes til kjøpere som har en åpen faktura. Påminnelser kan planlegges til å sendes før, på og etter forfallsdatoen.

Slik slår du på e-postpåminnelser:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Øverst klikker du på fanen Automatisering.
4. Under Malbaserte automatiseringer slår du på bryteren Send påminnelser til kunder om å betale åpne fakturaer. E-postmeldinger sendes fra noreply@hubspot.com, med mindre en standard avsenderadresse er angitt i fakturainnstillingene.
5. Som standard vil påminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdatoen, syv dager etter forfallsdatoen og fjorten dager etter forfallsdatoen). Slik redigerer du påminnelsene:
   
   • Klikk på rullegardinmenyen for påminnelser og velg en forfallsdato.
   • Hvis du velger dager etter forfallsdatoen eller dager før forfallsdatoen, angir du antall dager ved siden av forfallsdatoalternativet.
6. Klikk på + Legg til påminnelse for å legge til en ny påminnelse.
7. Klikk på« delete delete» for å slette en påminnelse.
8. Klikk på boksen for sendetidspunkt for påminnelsen, og velg tidspunktet for når påminnelses-e-posten skal sendes.
9. Klikk på Forhåndsvis e-post for å se hvordan e-posten vil se ut når den sendes.
10. Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre.

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpot-fakturaverktøyet, kan du lære hvordan du:

• Opprett fakturaer.
• Administrer fakturaer.
• Opprett sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lag tilpassede rapporter med HubSpots verktøy for tilpassede rapporter (kunProfessional og Enterprise ).