Konfigurer HubSpot INVOICES-verktøyet

Ved hjelp av HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Ved hjelp av INVOICES kan kjøperne forvente en lignende betalingsprosess som betalingskoblinger og tilbud. Men i motsetning til betalingslenker og tilbud, sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren. De inneholder også fakturanumre, som kan være nødvendige for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Utsjekking av innkjøperfaktura	Intern fakturapost

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du kommer i gang med å samle inn betalinger med HubSpot INVOICES. Før du begynner, må du forsikre deg om at brukeren som må oppdatere noen av følgende innstillinger, har Super Admin-tillatelser.

Konfigurer generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang, konfigurer følgende fakturainnstillinger:

• Konfigurer fakturatillatelser: for å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har fakturavisnings- og redigeringstillatelser som standard. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo i HubSpot-merkevaresettet: INVOICES vil automatisk hente inn logosettet i HubSpot-merkevarens standardinnstillinger.
  • INVOICES vil ikke bruke merkesettets farger.
  • Oppdatering av logoen vil ikke oppdatere eksisterende endelige fakturaer, bare utkast til fakturaer og fakturaer som er opprettet etter oppdatering.

• Angi standard betalingsalternativer: valgfritt kan du angi hvilke betalingsmåter fakturaene skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver faktura under opprettelsen.
• Koble domenet til HubSpot: INVOICES er som standard vert for det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge fra et hvilket som helst av de tilkoblede domenene. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller ønsker å koble til et eget underdomene for å være vert for fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du finne ut hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Konfigurer

Tilpass fakturaprefikset og startnummeret

For å sikre at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper fakturanumre i kontosystemet, har HubSpot INVOICES prefikset INV og et startnummer på 1001 som standard. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret fra fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigstilt og tildelt et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt. 

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det fungerer med dine nåværende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• INVOICES begynner som standard med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks på fanen Oppsett. Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Et prefiks kan være maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdaterer startpunkt for fakturanumre. Skriv deretter inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdaterer startpunkt.

Slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer

Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet og har statusen Åpne. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for å tillate brukere å redigere fakturaer i utkaststatus.

For å få tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Merk av for Tillat fakturaredigering under Fakturabehandling.
• Klikk på Lagre.

Slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer

Slett fakturaer som er ferdigbehandlet, men ikke betalt. Utkast til fakturaer kan slettes uten denne innstillingen.

Før brukere kan slette endelige fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer. Fakturasletting er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumre vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller en annen faktura har blitt slettet). Dermed kan slettingen av fakturaer skape et permanent gap i fakturanummereringen. Nummerering kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer er slettet (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det vil fungere med dine nåværende systemer.

For å få tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Merk av for Tillat sletting av faktura under Fakturabehandling.
• Klikk på Lagre.

Angi en standard epostadresse for å sende fakturaer fra

Sett opp en standard epostadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard epostadresse kan være en teamepostadresse eller en personlig epostadresse. Hvis ingen standard e-post er angitt, vil fakturaen bli sendt fra den personlige e-postadressen eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes.

For å angi en standard epostadresse:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.

• Klikk på rullegardinmenyen Standard fra adresse under E-postinnstillinger, og velg e-postadressen du vil bruke som standard.
• Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser, har de tilgang til å merke av for Tillat sending fra andre e-postadresser.
• Klikk på Lagre.

Angi faktureringskontakttilknytning

Angi automatisk faktureringskontakten du har tilordnet for alle avtaler og tilbud som konverteres til fakturaer. For å få tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Under Faktureringskontakttilknytning velger du avmerkingsboksen Bruk selskapets faktureringskontakttilknytning for alle fakturaer .
• Klikk på Lagre.

Tilpasning

En standard forhåndsinnstilling er konfigurert i kontoen din, som kan redigeres. Hvis du er registrert i HubSpot Payments, eller har koblet Stripe-kontoen din til betalingsbehandling, kan du konfigurere flere forhåndsinnstillinger for fakturaer og konfigurere informasjonen du samler inn basert på forhåndsinnstillingene. 

Tilpassbare forhåndsinnstillinger lar deg ha forskjellige fakturakonfigurasjoner som du kan velge når du oppretter en faktura. Du kan for eksempel ha en standard fakturaforhåndsinnstilling som bruker den primære bedriftsadressen fra kontoen din, og deretter kan du konfigurere en annen forhåndsinnstilling med en annen bedriftsadresse.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk (f.eks. tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer), bruker standardforhåndsinnstillingen, og kan ikke angis til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Opprett en forhåndsinnstilling

Slik oppretter du en forhåndsinnstilling:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk fanen Tilpasning.
• Klikk på Opprett forhåndsinnstilling.

• Skriv inn navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Opprett.

Oppdater en forhåndsinnstilling

Du kan oppdatere forhåndsinnstillingen i fakturainnstillingene. Klikk på Forhåndsvisning-fanen når som helst for å se en forhåndsvisning av endringene i sanntid.

Slik oppdaterer du en forhåndsinnstilling:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk fanen Tilpasning.
• Velg forhåndsinnstillingen du vil redigere, i rullegardinmenyen Gjeldende visning.
• Kontroller at Innhold-fanen er valgt.

Merk: Du kan ikke oppdatere adressen til en standard forhåndsinnstilling. Den vil bruke den primære bedriftsadressen som er angitt i Kontoinnstillinger i kontoinnstillingene. Hvis du trenger å bruke en annen adresse, oppretter du en ny forhåndsinnstilling.

• Du kan velge opptil fire egendefinerte egenskaper som skal vises på fakturaer for kunder. 

Merk: egendefinerte egenskaper legges ikke til i tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer.

• For å angi hvilke egendefinerte egenskaper som skal være synlige på fakturaforhåndsinnstillingen, klikk på Angi standard egendefin
  • Klikk på add til egendefinert felt i panelet til høyre under Rediger standard egendefinerte felt.
    • Du kan velge eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søke etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikke på Opprett ny fakturaegenskap for å konfigurere en ny egendefinert fakturaegenskap.

• • • Hvis du vil legge til et ekstra felt, add klikker du på Legg til egendefinert felt og velger en annen fakturaegenskap. Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når den er lagt til, kan du klikke på rullegardinmenyen for å endre til en annen egenskap.
  • En forhåndsvisning i sanntid vises i Forhåndsvisning-delen når du legger til egenskaper.
  • Hvis du vil fjerne en egenskapdelete deletr e, klikker du på slette-sletting-ikonet.
  • Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

• • Hvis du vil tillate brukere å redigere feltet når de oppretter en faktura ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard egendefinerte felt, og deretter klikker du Lagre nederst til venstre.

• • Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er slått på, viser disse feltene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vises den ikke på fakturaen for kunden.

Merk: Hvis en egendefinert egenskap slettes, fjernes feltet fra utkast og fremtidige fakturaer ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen. Fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen og som fullføres før slettingen, vil fortsatt inneholde den egendefinerte egenskapen.

• Hvis du vil legge til en standardmelding som vises i kommentarfeltet i fakturaene for denne forhåndsinnstillingen, skriver du inn standardkommentaren og klikker på Lagre.

Merk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer som opprettes etter bekreftelse av denne innstillingen, og vil ikke oppdatere eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er under utkast.

• Eventuelt kan du legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på en faktura sammen med bedriftsinformasjonen din. Hvis du legger til en avgifts-ID i kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigstilte eller utkastede fakturaer ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, bare nyopprettede fakturaer ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen fremover. Slik legger du til avgifts-ID-er i fakturaforhåndsinnstillingen:

• • Under Legg til avgifts-ID til fakturaer klikker du på Legg til avgifts-ID.
  • Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
  • I feltet Skattenummer skriver du inn Skattenummer.
  • Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en andre eller tredje skatte-ID.
  • Klikk på Lagre.

Fjern fakturavaluta og varsel om omsetningsavgift

• Fakturaer kan inkludere en merknad om at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være gjenstand for omsetningsavgift. For eksempel, for fakturaer i USD, står det i varselet på engelsk at alle gebyrer er oppført i USD og er underlagt omsetningsavgift (der det er aktuelt).

• Hvis du vil deaktivere varselet for den forhåndsinnstilte fakturaen, fjerner du merket for Inkluder fakturavaluta og merknad om mva. Klikk deretter på Lagre.

Gi nytt navn til en forhåndsinnstilling

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk fanen Tilpasning.
• Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Gi nytt navn til forhåndsinnstilling.
• Skriv inn det nye navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Default-forhåndsinnstillingen kan ikke omdøpes.

Slett en forhåndsinnstilling

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk fanen Tilpasning.
• Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Slett forhåndsinnstilling.
• Klikk på Slett forhåndsinnstilling for å bekrefte.

Merk: Default-forhåndsinnstillingen kan ikke slettes.

Enutelukkelse

Send påminnelser til kunder om å betale sine åpne fakturaer

Automatiserte e-postpåminnelser lar deg konfigurere e-postpåminnelser som skal sendes til kjøpere som har en åpen faktura. Påminnelser kan planlegges å sendes før, på eller etter forfallsdatoen.

Merk: Du må være registrert i HubSpot-betalinger, eller bruke Stripe som betalingsbehandler for å kunne sende påminnelser.

Slik slår du på e-postpåminnelser:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på fanen Automatisering.
• Slå på Send påminnelser til kunder for å betale deres åpne fakturaer.
  • E-post vil bli sendt fra noreply@hubspot.com, med mindre en standard fra-adresse er angitt i fakturainnstillingene. 
• Som standard vil påminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). For å redigere påminnelsene:
  
  • Klikk på rullegardinmenyen og velg et alternativ.
  • Hvis du velger dager etter forfallsdato eller dager før forfallsdato, angir du antall dager.

• Klikk på + Legg til påminnelse for å legge til en påminnelse.
• Klikk på Slett for å delete en påminnelse.
• Klikk på boksen Sendtidspunkt for påminnelse, og velg tidspunktet for når e-posten skal sendes.
• Klikk på Forhåndsvis epost for å se hvordan eposten vil se ut når den sendes.
• Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre.

Neste trinn

Når du har konfigurert HubSpot INVOICES-verktøyet, kan du lære hvordan du:

• Opprett, administrer og send fakturaer.
• Opprett sekvenser (kun Sales Hub og Service HubProfessional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter (kun Professional og Enterprise) for å automatisere fakturaprosesser.
• Bygg egendefinerte rapporter med HubSpots egendefinerte rapportverktøy (kun Professional og Enterprise).