Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Ved å bruke fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende betalingsprosess som ved bruk av betalingslenker og tilbud. Men i motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Kjøperens fakturakasse	Intern fakturapost

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du gjør deg klar til å begynne å kreve inn betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynner, må du sørge for at brukeren som skal oppdatere noen av følgende innstillinger, har Super Admin-rettigheter.

Konfigurere generelle innstillinger for fakturaer

For å komme i gang konfigurerer du følgende fakturainnstillinger:

• Konfigurer fakturatillatelser: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tillatelse til å vise og redigere fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo i HubSpot-merkevaresettet ditt: Fakturaer vil automatisk hente inn logoen som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren din.
  • Fakturaer vil ikke bruke merkevaresettets farger.
  • Oppdatering av logoen vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer som opprettes etter oppdateringen.

• Angi standard betalingsalternativer: Du kan angi hvilke betalingsmåter fakturaene dine skal godta som standard i betalingsinnstillingene dine. Du kan også tilpasse dette på hver faktura når du oppretter den.
• Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge hvilket som helst av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller hvis du ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Sett opp

Tilpass fakturaprefikset og startnummeret ditt

For å sikre at HubSpot-fakturanumrene ikke overlapper med fakturanumrene i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og har fått et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med de nåværende systemene dine.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret ditt:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks i fanen Oppsett. Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Et prefiks kan bestå av maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdatering av startpunkt for fakturanummer. Skriv deretter inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdatering av startpunkt.

Slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer

Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet og har statusen Åpen. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for at brukere skal kunne redigere fakturaer i statusen Kladd .

Slik får du tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat redigering av fakturaer.
• Klikk på Lagre.

Slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer

Slett fakturaer som er ferdigbehandlet, men som ikke er betalt. Utkast til fakturaer kan slettes uten denne innstillingen.

Før brukere kan slette ferdigbehandlede fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer har blitt slettet). Sletting av fakturaer kan dermed skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med de nåværende systemene dine.

Slik får du tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat sletting av fakturaer.
• Klikk på Lagre.

Angi en standard e-postadresse for å sende fakturaer fra

Angi en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, sendes fakturaen fra den personlige e-postadressen eller team-e-postadressen som brukeren velger når han eller hun sender fakturaen.

Slik angir du en standard e-postadresse:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen på venstre sidefelt.

• Under E-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard fra adresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
• Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av for Tillat sending fra andre e-postadresser.
• Klikk på Lagre.

Angi tilknytningen til faktureringskontakten

Angi automatisk faktureringskontakten du har tilordnet for alle avtaler og tilbud som konverteres til fakturaer. Slik får du tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Under Faktureringskontakttilknytning merker du av for Bruk selskapets faktureringskontakttilknytning for alle fakturaer .
• Klikk på Lagre.

Tilpasning

Det er satt opp en standard forhåndsinnstilling i kontoen din, som kan redigeres. Hvis du er registrert i HubSpot Payments, eller har koblet til Stripe-kontoen din for betalingsbehandling, kan du sette opp flere forhåndsinnstillinger for fakturaer, og konfigurere informasjonen du samler inn basert på forhåndsinnstillingene.

Med forhåndsinnstillinger som kan tilpasses, kan du ha ulike fakturakonfigurasjoner som du kan velge når du oppretter en faktura. Du kan for eksempel ha en standard forhåndsinnstilling for fakturaer som bruker den primære firmaadressen fra kontoen din, og deretter kan du konfigurere en annen forhåndsinnstilling med en annen firmaadresse.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk (f.eks. tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer), bruker standardinnstillingen og kan ikke stilles inn til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Opprett en forhåndsinnstilling

Slik oppretter du en forhåndsinnstilling:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Invoices i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Tilpasning.
• Klikk på Opprett forhåndsinnstilling.

• Skriv inn navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Opprett.

Oppdatere en forhåndsinnstilling

Du kan oppdatere forhåndsinnstillingen i fakturainnstillingene. Klikk påForhåndsvisning-fanen når som helst for å se en forhåndsvisning av endringene dine.

Slik oppdaterer du en forhåndsinnstilling:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Tilpasning.
• I rullegardinmenyen Gjeldende visning velger du forhåndsinnstillingen du vil redigere.
• Sørg for at Innhold-fanen er valgt.

Merk: Du kan ikke oppdatere adressen til en forhåndsinnstilt Standard. Den vil bruke den primære firmaadressen som er angitt i Kontoinnstillinger i kontoinnstillingene dine. Hvis du trenger å bruke en annen adresse, må du opprette en ny forhåndsinnstilling.

• Du kan velge opptil fire egendefinerte egenskaper som skal vises på fakturaer til kunder.

Merk: Egendefinerte egenskaper legges ikke til på tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer.

• For å angi hvilke egendefinerte egenskaper som skal være synlige på fakturaforhåndsinnstillingen, klikker du på Angi standard egendefinerte felt:
  • Klikk på add Legg til egendefinert felt i høyre panel under Rediger standard egendefinertefelt.
    • Du kan velge eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søke etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikke på Opprett ny fakturaegenskap for å opprette en ny egendefinert fakturaegenskap.

• • • Hvis du vil legge til et ekstra felt, klikker du på add Legg til egendefinert felt og velger en annen fakturaegenskap . Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til, kan du klikke på rullegardinmenyen for å bytte til en annen egenskap.
  • En forhåndsvisning vises i Forhåndsvisning-delen etter hvert som du legger til egenskaper.
  • Hvis du vil fjerne en egenskap, klikker du påsletteikonet på delete deletr e.
  • Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

• • Hvis du vil tillate brukere å redigere feltet når de oppretter en faktura ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard egendefinerte felt, og klikker deretter på Lagre nederst i venstre hjørne.

• • Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er slått på, vil vise disse feltene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vil den ikke vises på fakturaen til kunden.

Merk: Hvis en egendefinert egenskap slettes, vil feltet bli fjernet fra utkast og fremtidige fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen. Fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, og som er ferdigbehandlet før slettingen, vil fortsatt inneholde den egendefinerte egenskapen.

• Hvis du vil legge til en standardmelding som skal vises i kommentarfeltet på fakturaene for denne forhåndsinnstillingen, skriver du inn standardkommentaren og klikker på Lagre.

Merk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer som opprettes etter at du har bekreftet denne innstillingen, og oppdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er i utkast.

• Du kan eventuelt legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på en faktura sammen med bedriftsinformasjonen din. Hvis du legger til en skatte-ID på kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigbehandlede eller utkast til fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, men kun nyopprettede fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen fremover. Slik legger du til skatte-ID-er i forhåndsinnstillingen for fakturaer:

• • Klikk på Legg til skatte-ID under Legg til skatte-ID på fakturaer.
  • Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
  • Skriv inn skatte-ID-en i feltet Skatte-ID-nummer.
  • Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en annen eller tredje skatte-ID.
  • Klikk på Lagre.

• Fjern merket for Inkluder fakturaens valuta- og merverdiavgiftsangivelse for å skjule valuta- og merverdiavgiftsangivelsen på fakturaer.

• Fjern merket for Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-postmeldinger for å skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Fjern varsel om fakturavaluta og merverdiavgift

• Fakturaer kan inneholde et varsel om at alle avgifter er i fakturaens valuta og kan være underlagt merverdiavgift. For eksempel, for fakturaer i USD, står det på engelsk All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

• Hvis du vil slå av varselet for fakturaforhåndsinnstillingen, fjerner du avmerkingen for Inkluder fakturaens valuta og merverdiavgift, og klikker deretter på Lagre .

Endre navn på en forhåndsinnstilling

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Invoices i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Tilpasning.
• Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Endre navn på forhåndsinnstilling.
• Skriv inn det nye navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Forhåndsinnstillingen Standard kan ikke gis nytt navn.

Slette en forhåndsinnstilling

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Tilpasning.
• Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Slett forhåndsinnstilling.
• Klikk på Slett forhåndsinnstilling for å bekrefte.

Merk: ForhåndsinnstillingenStandard kan ikke slettes.

Automatisering

Opprett automatisk fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, eller abonnementer

Velg om du vil generere fakturaer automatisk fra engangsbetalinger av tilbud eller betalingslenker, eller fra betalinger av abonnementer. Denne innstillingen er aktivert som standard.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk, bruker standardinnstillingen, og kan ikke stilles inn til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Slik slår du av automatiske fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, eller betalinger på abonnementer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Automatisering.
• Fjern merket for Engangsbetalinger (Betalingslenker og tilbud) for å slå av automatisk oppretting av fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, og klikk deretter på Lagre.
• Fjern merket i avmerkingsboksen Abonnementer for å deaktivere automatisk oppretting av fakturaer for betalinger på abonnementer, og klikk deretter på Lagre.

Send påminnelser til kunder om å betale åpne fakturaer

Med automatiserte e-postpåminnelser kan du konfigurere e-postpåminnelser som skal sendes til kjøpere som har en åpen faktura. Påminnelser kan planlegges til å sendes før, på eller etter forfallsdatoen.

Merk: Du må være registrert i HubSpot Payments eller bruke Stripe som betalingsbehandler for å kunne sende påminnelser.

Slik slår du på e-postpåminnelser:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Invoices i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Automatisering.
• Slå på Send påminnelser til kunder om å betale deres åpne fakturaer.
  • E-poster sendes fra noreply@hubspot.com, med mindre det er angitt en standard fra-adresse i fakturainnstillingene.
• Som standard vil påminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). Slik redigerer du påminnelsene:
  
  • Klikk på rullegardinmenyen, og velg et alternativ.
  • Hvis du velger dager etter forfallsdato eller dager før forfallsdato, angir du antall dager.

• Klikk på + Legg til påminnelse for å legge til en påminnelse.
• Klikk på delete delete for å slette en påminnelse.
• Klikk på boksen Sendingstidspunkt for påminnelse, og velg tidspunktet for når e-posten skal sendes.
• Klikk på Forhåndsvis e-post for å se hvordan e-posten vil se ut når den er sendt.
• Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre.

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpot-fakturaverktøyet, kan du lære hvordan du gjør det:

• Opprette, administrere og sende fakturaer.
• Opprette sekvenser(kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter (kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lageegendefinerte rapporter med HubSpots egendefinerte rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).