Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, følge opp utestående fordringer og motta betaling via HubSpot Payments ellerStripe. Når du bruker fakturaer, får kjøpere en betalingsprosess som ligner på den for betalingslenker og tilbud, mens abonnementer kan sende fakturaer og innkreve betaling automatisk eller manuelt.

Denne artikkelen forklarer hvordan du fakturerer kundene dine ved hjelp av HubSpot-fakturaer. For hjelp med ditt eget HubSpot-abonnement, kan du lære hvordan du administrerer abonnementet ditt.

I motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer og saldoer, og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, som noen kjøpere kan trenge når de ber om betaling.

Kjøperens fakturakasse	Intern fakturapost

Konfigurer generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang må du konfigurere følgende fakturainnstillinger:

1. Konfigurer fakturatillatelser: for å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere. Det kreves en Core- eller Hub-lisens for å opprette eller redigere fakturaer. Lær mer om lisensetyper.
   
   

   Merk: HubSpot-brukere opprettet før 9. februar 2023 har som standard visnings- og redigeringsrettigheter for fakturaer. Brukere opprettet etter denne datoen har ikke fakturaretigheter som standard.

2. Legg til et logo og merkevarefarger i HubSpot-merkevaresettet ditt: fakturaer vil automatisk bruke logoen og fargene som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren din. Oppdatering av logoen og fargene vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer opprettet etter oppdateringen.
3. Angi standard betalingsalternativer: Du kan eventuelt angi hvilke betalingsmetoder fakturaene dine skal godta som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver faktura under opprettelsen.
4. Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge mellom alle de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Konfigurer fakturaer

Konfigurer fakturainnstillinger via fanen«Set up ».

Tilpass fakturaprefiks og startnummer

For å sikre at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer prefikset INV og startnummer 1001 som standard. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og tildelt et nummer, for eksempelINV-1002, kan ikke dette nummeret endres eller gjenbrukes.

Hvis en faktura slettes, vil fakturanumrene fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen. Sletting av fakturaer kan skape et permanent gap i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre samsvar med dine nåværende systemer.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefiks og startnummer, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det er kompatibelt med gjeldende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefiks og startnummer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Som standard begynner fakturaer med prefiksetINV. For å endre dette, klikker du på Rediger prefiks på fanen Oppsett. I dialogboksen skriver du inn et nytt prefiksog klikker påLagre prefiks. Prefikset kan bestå av maksimalt 8 tegn.
5. Som standard er startnummeret for fakturaer1001. For å endre dette, klikk påOppdater startpunkt for fakturanummer. I dialogboksen skriver du inn et nyttstartpunktnummer og klikker påOppdater startpunkt.

Slå på muligheten til å redigere fakturaer

Slå på alternativet for å redigereåpne ellerbetalte fakturaer. Når innstillingen er slått på, kan brukere med superadministratorrettigheter eller redigeringsrettigheter for fakturaer redigere detaljer på fakturaen, for eksempel kontakt- og firmainformasjon samt faktureringsinformasjon. Linjeposter kan redigeres, og andre linjeposter kan legges til, på fakturaer som ennå ikke er betalt.De kan også oppdatere egenskaper som ikke påvirker fakturabeløpet, inkludert innkjøpsordrenummer, merknader og skatte-ID-er.

Les mer om redigering av ferdigbehandlede fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være aktivert for at brukere skal kunne redigere utkast til fakturaer.

Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat redigering av fakturaer.
5. Klikk påLagre.

Slå på muligheten til å slette fakturaer

Slå på alternativet for å slette fakturaer som ikke er knyttet til en kreditnota, betaling eller abonnement. Utkast til fakturaer kan slettes uten at denne innstillingen er slått på.

Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke sekvensielt fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer er slettet). Derfor kan sletting av fakturaer skape et permanent gap i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes. Men husk at betalte fakturaer ikke kan slettes. Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre kompatibilitet med dine nåværende systemer.

Slik aktiverer du innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat sletting av faktura.
5. Klikk påLagre. 

Angi tilknytning til faktureringskontakt

Slå på alternativet for automatisk å angi faktureringskontakten du har tildelt for alle avtaler og tilbud som konverteres til fakturaer. Slik slår du på innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Under Tilknytning til faktureringskontakt merker du av for Bruk selskapets tilknytning til faktureringskontakt for alle fakturaer .
5. Klikk påLagre.

Angi en standard e-postadresse for sending av fakturaer

Slå på alternativet for å angi en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis det ikke er angitt noen standard e-postadresse, vil fakturaen bli sendt fra den personlige eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes.

Slik angir du en standard e-postadresse:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.

3. UnderE-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard avsenderadresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
4. Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av forTillat sending fra andre e-postadresser.
5. Klikk påLagre.

Tilpass fakturaer

En standardinnstilling for fakturaer blir automatisk opprettet i kontoen din, og denne kan redigeres. Du kan opprette flere, tilpassede fakturainnstillinger og konfigurere informasjonen du samler inn basert på innstillingene.

Tilpassbare forhåndsinnstillinger lar deg ha forskjellige fakturakonfigurasjoner som du kan velge når du oppretter en faktura. Du kan for eksempel ha en standard forhåndsinnstilling for fakturaer som bruker din primære firmaadresse fra kontoen din, og en annen forhåndsinnstilling som bruker en annen firmaadresse, andre regionale skatte-ID-er eller andre tilpassede egenskaper.

Følgende fakturaelementer kan redigeres i forhåndsinnstillingen:

• Fakturatittel.
• Egendefinerte egenskaper.
• Informasjon om selskapet ditt.
• Netto betalingsbetingelser.
• Standardkommentarer.
• Skatteregistreringsnummer.
• Faktureringsperioder for abonnementer.

Hvis du har konfigurert HubSpot-betalinger eller Stripe som betalingsbehandlingsalternativ, vil dette være tilgjengelig i alle forhåndsinnstillingene. Du kan bare ha ett betalingsbehandlingsalternativ konfigurert i kontoen din.

Merk: Gjentakende fakturaer opprettet fra abonnementervil bruke standardinnstillingen og kan ikke settes til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Opprett en forhåndsinnstilling

Slik oppretter du en ny forhåndsinnstilling:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanenTilpasning øverst.
5. Klikk på Opprett forhåndsinnstilling.

5. Skriv innnavnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretterpå Opprett. Når den er opprettet, kan du oppdatere elementene i forhåndsinnstillingen.

Oppdater standardinnstillingen eller en tilpasset forhåndsinnstilling

Du kan oppdatere standardinnstillingen eller tilpassede forhåndsinnstillinger i fakturainnstillingene. Klikk på fanen Forhåndsvisning når som helst for å se en live forhåndsvisning av endringene dine.

Slik oppdaterer du standardinnstillingen eller tilpassede forhåndsinnstillinger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanenTilpasning øverst.
5. I rullegardinmenyen Gjeldende visning velger du forhåndsinnstillingen duvil redigere. Velg for eksempelStandard for å redigere standardforhåndsinnstillingen.
6. Sørg for at fanen Innhold er valgt.

6. Merk av for Bruk tilpasset dokumenttittel for å angi en tilpasset tittel for fakturamal. Denne vises i overskriften på fakturaer for malen.

Merk: Du kan ikke oppdatere adressen til standardinnstillingen. Den vil bruke den primære firmaadressen som er angitt under Kontoinnstillinger i kontoinnstillingene dine. Hvis du trenger å bruke en annen adresse, må du opprette en ny forhåndsinnstilling.

7. Du kan velge opptil fire egendefinerte egenskaper som skal vises på fakturaer til kjøpere. For å angi hvilke egendefinerte egenskaper som skal vises i fakturamal, klikker du på Angi standard egendefinerte felt under Egendefinerte felt:
   • I panelet til høyre klikker du påLegg til tilpasset felt.
     • Velg eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søk etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikk påOpprett ny fakturaegenskapexternalLink for å opprette en ny egendefinert fakturaegenskap.

• • • For å legge til et ekstra felt, klikk på Legg til tilpasset felt og velgenannenfakturaegenskap. Dukan legge til opptil fire tilpassede fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til et felt, kan du klikke på rullegardinmenyen for egenskaper for å endre det til en annen egenskap.
    • En live forhåndsvisning vises iForhåndsvisning-delennår du legger til egenskaper.
    • For å fjerne en egenskap, klikk påslette -ikonet.
    • Når du er ferdig, klikker du på «Lagre».

Merk: Tilpassede egenskaper legges ikke til i gjentatte fakturaer som opprettes fra abonnementer.

• • For å la brukere redigere egenskapen når de oppretter en faktura ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard tilpassede felt og klikker deretter påLagre.

• • Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er slått på, vil vise disse egenskapene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vil den ikke vises på fakturaen til kjøperen.

Merk: Hvis en tilpasset egenskap slettes, fjernes feltet fra utkast og fremtidige fakturaer som bruker forhåndsinnstillingen som inneholder den tilpassede egenskapen. Fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen og som er fullført før slettingen, vil fortsatt inneholde den tilpassede egenskapen.

8. UnderFaktura-standardinnstillinger kan du se bedriftsinformasjonen din og angi standardinnstillinger for nettobetalingsbetingelser:
   • Klikk for å utvide delen Bedriftsinformasjon for å se bedriftsinformasjonen din. Når du redigerer standardmalen, kan ikke bedriftsinformasjonen endres, og den bruker bedriftsinformasjonen i kontoinnstillingene dine. Opprett en tilpasset forhåndsinnstilling hvis du ønsker en fakturamal med annen bedriftsinformasjon.
     • Skriv innbedriftsinformasjonen din i feltene.
     • Klikk påLagre.
   • Klikk for å utvide delen Netto betalingsbetingelser for å se innstillingene for netto betalingsbetingelser.

Merk: Standard nettobetalingsbetingelser konfigurert i fakturainnstillinger gjelder kun for fakturaer opprettet manuelt, ikke for fakturaer opprettet av abonnementer. I disse tilfellene vil nettobetalingsbetingelsene som ble angitt ved opprettelsen av abonnementet, gjelde for fakturaene i abonnementet.

8. • • Angi nettobetalingsbetingelsene i dageri de angitte feltene, slik at de blir tilgjengelige for valg på en faktura.
     • Klikk på+ Legg til et nytt nettobeløp for å legge til en ekstra nettobetalingsfrist.
     • Klikk på«delete» slett ved siden av en netto betalingsfrist for å fjerne den.
     • Klikk på rullegardinmenyenStandard nettobetalingsbetingelse og velg standard nettobetalingsbetingelsen som skal angis når du oppretter en faktura. Hvis du endrer dette alternativet, vil den nye nettobetalingsbetingelsen bli angitt som standard for fakturaer som opprettes etter at innstillingen er endret.
     • Klikk påLagre.
9. Feltet Kommentarer vises nederst på fakturaene. Det kan brukes til å legge til mer informasjon om betalingsbetingelser, juridisk informasjon eller annen viktig informasjon for kjøperen. Slik legger du til en standardkommentar for den valgte forhåndsinnstillingen:

• • Under Kommentarer legger du til kommentarene dine i feltet som er oppgitt. Bruk formateringsverktøylinjen til å formatere teksten, legge til en lenke eller bruke et utdrag. 
  • Klikk på Lagre.

Merk: kommentarene som legges til, vil vises på alle nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er bekreftet, og vil ikke oppdatere eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er i utkast.

10. Du kan eventuelt legge til opptil tre organisasjonsnummer i fakturaoverskriften. Hvis du legger til et organisasjonsnummer i kontoen din, vil dette ikke oppdatere eksisterende ferdigbehandlede eller utkastfakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, men kun nye fakturaer som opprettes med denne forhåndsinnstillingen fremover.
11. Slik legger du til skatte-ID-er i fakturamal:
    • UnderLegg til skatte-ID på fakturaer klikker du på Legg til skatte-ID.
    • Klikk på rullegardinmenyen«Type skatte-ID», og velg deretter entype.
    • Skriv innskatte-ID-nummeret ditt i feltetSkatte-ID-nummer.
    • Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til et andre eller tredje skattenummer.
    • Klikk påSlett Slett ved siden av et skattenummer for å fjerne det.
    • Klikk påLagre.
      
      
      
12. Fjern merket for Inkluder fakturavaluta og merknad om merverdiavgift for å skjule valutaen og merknaden om merverdiavgift på fakturaer.
    
    
    
    
    
13. Under Abonnementsfakturaer fjerner du merket for Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-poster for å skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Gi en forhåndsinnstilling nytt navn

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanen Tilpasning øverst.
5. Klikk på rullegardinmenyenGjeldende visning og velgforhåndsinnstillingen.
6. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på Handlinger og velger deretter Gi forhåndsinnstilling nytt navn.
7. Skriv inn det nye navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter påLagre.

Merk: Standard forhåndsinnstillingen kan ikke omdøpes.

Slett en forhåndsinnstilling

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanenTilpasning.
5. Klikk på rullegardinmenyenGjeldende visning og velgforhåndsinnstillingen.
6. Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på Handlinger og velger deretter Slett forhåndsinnstilling.
7. Klikk påSlett forhåndsinnstilling for å bekrefte. Alle utkast til fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, må velge en ny forhåndsinnstilling.

Merk: Standard forhåndsinnstillingen kan ikke slettes.

Opprett fakturaer automatisk for betalinger

Velg om du vil generere fakturaer automatisk fra engangsbetalinger via betalingslenker eller eldre tilbud. Denne innstillingen er aktivert som standard.

Slik deaktiverer du automatiske fakturaer for betalinger via betalingslenker og eldre tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen «Datahåndtering», klikker du på «Objekter».
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Klikk på fanenAutomatisering øverst.
5. Fjern merket for Engangsbetalinger for å deaktivere automatisk oppretting av fakturaer for betalinger via betalingslenker og tilbud, og klikk deretter på Lagre.
6. Fjern merket for Automatiske abonnementsbetalingerfor å deaktivere automatisk fakturaoppretting for betalinger på abonnementer, og klikk deretter på Lagre.

Send påminnelser til kunder om å betale sine utestående fakturaer

Med automatiske e-postpåminnelser kan du sette opp e-postpåminnelser som sendes til kjøpere med utestående fakturaer. Påminnelsene kan planlegges til å sendes før, på og etter forfallsdatoen.

Slik aktiverer du e-postpåminnelser:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Fakturaer.
4. Øverst klikker du på fanen Automatisering.
5. Under Malbaserte automatiseringer slår du på bryteren Send påminnelser til kunder om å betale sine utestående fakturaer. E-poster vil bli sendt fra noreply@hubspot.com, med mindre en standard avsenderadresse er angitt i fakturainnstillingene. 
6. Som standard vilpåminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). Slik redigerer du påminnelsene:
   
   • Klikk på rullegardinmenyen for påminnelser og velg etforfallsdatoalternativ.
   • Hvis du velgerdager etter forfallsdato ellerdager før forfallsdato, angir du antall dager ved siden av forfallsdatoalternativet.
7. Klikk på+ Legg til påminnelse for å legge til en ny påminnelse.
8. Klikk påSlett for å slette en påminnelse.
9. Klikk på boksenSendetid for påminnelse, og velg tidspunktet påminnelses-e-posten skal sendes.
10. Klikk på Forhåndsvis e-post for å se hvordan e-posten vil se ut når den sendes.
11. Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre.

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpot-fakturaverktøyet, kan du lære hvordan du:

• Opprett fakturaer.
• Administrer fakturaer.
• Opprett sekvenser (Salg Hub og Service Hub Kun Professionalog Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lag tilpassede rapporter med HubSpots verktøy for tilpassede rapporter (kunProfessional og Enterprise ).