Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende betalingsprosess som med betalingslenker og tilbud, mens abonnementer kan sende fakturaer og kreve inn betaling automatisk eller manuelt.

I motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Utsjekking av kjøperfaktura	Intern fakturapost

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du konfigurerer HubSpot-fakturaer for å begynne å kreve inn betalinger.

Konfigurer generelle innstillinger for fakturaer

For å komme i gang konfigurerer du følgende fakturainnstillinger:

1. Konfigurer fakturatillatelser: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
   
   

   Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tillatelse til å vise og redigere fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

2. Legg til en logo og merkevarefarger i HubSpot-merkevaresettet ditt: Fakturaer vil automatisk hente inn logoen og fargene som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren din. Oppdatering av logo og farger vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer som opprettes etter oppdateringen.
3. Angi standard betalingsalternativer: Du kan angi hvilke betalingsmetoder fakturaene dine skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene dine. Du kan også tilpasse dette på hver faktura når du oppretter den.
4. Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge hvilket som helst av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller hvis du ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Sett opp

Tilpass fakturaens prefiks og startnummer

For å sikre at HubSpot-fakturanumrene ikke overlapper med fakturanumrene i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og har fått et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det er kompatibelt med gjeldende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Objects > Invoices.
3. Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks i fanen Oppsett. Skriv inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Prefikset kan bestå av maksimalt 8 tegn.
4. Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdater startpunkt for fakturanummer. Skriv inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdatering av startpunkt.

Slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer

Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet, ubetalte og har statusen Åpen. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for at brukere skal kunne redigere fakturaer i statusen Kladd .

Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat redigering av fakturaer.
4. Klikk på Lagre.

Slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer

Slett fakturaer som er ferdigbehandlet, men ubetalte. Utkast til fakturaer kan slettes uten denne innstillingen.

Før brukere kan slette ferdigbehandlede fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å slette ubetalte fakturaer. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer har blitt slettet). Sletting av fakturaer kan derfor skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det er kompatibelt med dine nåværende systemer.

Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Fakturaer.
3. Under Fakturahåndtering merker du av for Tillat sletting av fakturaer.
4. Klikk på Lagre.

Angi tilknytning til faktureringskontakt

Angi automatisk faktureringskontakten du har tilordnet for alle avtaler og tilbud som konverteres til fakturaer. Slik får du tilgang til innstillingen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Under Faktureringskontakttilknytning merker du av for Bruk selskapets faktureringskontakttilknytning for alle fakturaer .
4. Klikk på Lagre.

Angi en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra

Angi en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, sendes fakturaen fra den personlige e-postadressen eller teamets e-postadresse som brukeren velger når han eller hun sender fakturaen.

Slik angir du en standard e-postadresse:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.

3. Under E-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard fra adresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
4. Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av for Tillat sending fra andre e-postadresser.
5. Klikk på Lagre.

Tilpasning

En standard forhåndsinnstilling for fakturaer settes automatisk opp i kontoen din, og denne kan redigeres. Du kan sette opp flere, tilpassede forhåndsinnstillinger for fakturaer, og konfigurere informasjonen du samler inn basert på forhåndsinnstillingene.

Med tilpassbare forhåndsinnstillinger kan du ha ulike fakturakonfigurasjoner som du kan velge når du oppretter en faktura. Du kan for eksempel ha en standard forhåndsinnstilt faktura som bruker den primære firmaadressen fra kontoen din, og så kan du sette opp en annen forhåndsinnstilling med en annen firmaadresse, eller ha forhåndsinnstillinger for ulike skatte-ID-er hvis du selger til ulike regioner.

Følgende fakturaelementer kan redigeres i forhåndsinnstillingen:

• Fakturaens tittel.
• Egendefinerte egenskaper.
• Informasjon om bedriften din.
• Betalingsbetingelser netto.
• Standard kommentarer.
• Skatte-ID-er.
• Faktureringsperioder for abonnementsfakturaer.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk (f.eks. tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer), bruker standardforhåndsinnstillingen, og kan ikke settes til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Opprett en forhåndsinnstilling

Slik oppretter du en ny forhåndsinnstilling:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Tilpasning øverst.
4. Klikk på Opprett forhåndsinnstilling.

5. Skriv inn navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Opprett. Når forhåndsinnstillingen er opprettet, kan du oppdatere elementene i forhåndsinnstillingen.

Oppdater standardinnstillingen eller en egendefinert forhåndsinnstilling

Du kan oppdatere forhåndsinnstillingen din eller standardforhåndsinnstillingen i fakturainnstillingene. Klikk på Forhåndsvisning-fanen når som helst for å se en forhåndsvisning av endringene dine.

Slik oppdaterer du standardinnstillingen eller en egendefinert forhåndsinnstilling:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Tilpasning øverst.
4. I rullegardinmenyen Gjeldende visning velger du forhåndsinnstillingen du vil redigere. Velg for eksempel Standard for å redigere standard forhåndsinnstilling.
5. Kontroller at Innhold-fanen er valgt.

6. Velg Bruk egendefinert dokumenttittel for å angi en egendefinert tittel for forhåndsinnstillingen for fakturaen. Denne vil vises i overskriften på fakturaer for denne forhåndsinnstilte malen.

Merk: Du kan ikke oppdatere adressen til en standard forhåndsinnstilling. Den vil bruke den primære firmaadressen som er angitt i Kontoinnstillinger i kontoinnstillingene dine. Hvis du trenger å bruke en annen adresse, må du opprette en ny forhåndsinnstilling.

7. Du kan velge opptil fire egendefinerte egenskaper som skal vises på fakturaer for kjøpere. For å angi hvilke egendefinerte egenskaper som skal være synlige på fakturaforhåndsinnstillingen, klikker du på Angi standard egendefinerte felt under Egendefinerte felt:
   • I høyre panel klikker du på add Legg til egendefinert felt.
     • Du kan velge eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søke etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikke på Opprett ny fakturaegenskap for å opprette en ny egendefinert fakturaegenskap.

• • • Hvis du vil legge til et ekstra felt, klikker du på add Legg til egendefinert felt og velger en annen fakturaegenskap . Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til et felt, kan du klikke på rullegardinmenyen for å endre det til en annen egenskap.
    • En forhåndsvisning vises i Forhåndsvisning-delen etter hvert som du legger til egenskaper.
    • Hvis du vil fjerne en egenskap, klikker du påsletteikonet på delete.
    • Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Merk: Egendefinerte egenskaper legges ikke til i tilbakevendende fakturaer som opprettes fra abonnementer.

• • Hvis du vil tillate brukere å redigere egenskapen når de oppretter en faktura ved hjelp av denne forhåndsinnstillingen, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard egendefinerte felt, og klikker deretter på Lagre nederst i venstre hjørne.

• • Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er slått på, vil vise disse feltene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vises den ikke på fakturaen for kjøperen.

Merk: Hvis en egendefinert egenskap slettes, fjernes feltet fra utkast og fremtidige fakturaer som bruker forhåndsinnstillingen som inneholder den egendefinerte egenskapen. Fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, og som er ferdigbehandlet før slettingen, vil fortsatt inneholde den egendefinerte egenskapen.

8. Under Fakturastandarder kan du se bedriftsinformasjonen din og angi antall tilgjengelige dager for netto betalingsbetingelser og standard netto betalingsbetingelser for fakturaer:
   • Klikk på Firmainformasjon for å vise firmainformasjonen din. Når du redigerer standardmalen, kan ikke selskapsinformasjonen endres, og den bruker selskapsinformasjonen i kontoinnstillingene dine. Opprett en egendefinert forhåndsinnstilling hvis du vil ha en fakturamal med annen selskapsinformasjon. Klikk på Lagre når du har gjort endringer.
   • Klikk på Nettobetalingsvilkår for å vise innstillingene for nettobetalingsvilkår.
     • Angi nettobetalingsbetingelsene i dager i boksene som skal være tilgjengelige på fakturaen.
     • Klikk på + Legg til et annet nettobeløp for å legge til en ekstra netto betalingsfrist.
• • • Klikk på delete delete ved siden av en nettobetalingsbetingelse for å fjerne den.
    • Klikk på rullegardinmenyen Standard netto betalingsbetingelse, og velg standard netto betalingsbetingelse som skal angis når du oppretter en faktura. Hvis du endrer dette alternativet, vil den nye nettobetalingsbetingelsen bli satt som standard for fakturaer etter at innstillingen er endret.
    • Klikk på Lagre.

9. Feltet Kommentarer vises nederst på fakturaene. Det kan brukes til å legge til mer informasjon om betalingsbetingelser, juridisk informasjon eller annen viktig informasjon for kjøperen. For å legge til en standardmelding for den valgte forhåndsinnstillingen:
   • Legg til kommentarer under Kommentarer. Bruk formateringsverktøylinjen til å formatere teksten, legge til en lenke eller bruke et tekstutdrag.
   • Klikk på Lagre.

Merk: Kommentarene som er lagt til, vises for alle nye fakturaer som opprettes etter at du har bekreftet denne innstillingen, og oppdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er i utkast.

10. Du kan eventuelt legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på en faktura. Hvis du legger til en skatte-ID på kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigbehandlede eller utkast til fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen, kun nyopprettede fakturaer som bruker denne forhåndsinnstillingen fremover.
11. Slik legger du til skatte-ID-er i forhåndsinnstillingen for fakturaer:
    • Klikk på Legg til skatte-ID under Legg til skatte-ID på fakturaer.
    • Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
    • Skriv inn skatte-ID-en i feltet Skatte-ID-nummer.
    • Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en annen eller tredje skatte-ID.
    • Klikk på delete delete ved siden av en skatte-ID for å fjerne den.
10. • Klikk på Save (lagre).

12. Fjern merket for Inkluder fakturaens valuta og merverdiavgift for å skjule valuta- og merverdiavgiftsangivelsen på fakturaer.

13. Fjern merket for Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-postmeldinger for å skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Endre navn på en forhåndsinnstilling

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Tilpasning øverst.
4. Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
5. Klikk på Handlinger ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg deretter Gi nytt navn til forhåndsinnstillingen.
6. Skriv inn det nye navnet på forhåndsinnstillingen, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Forhåndsinnstillingen Standard kan ikke gis nytt navn.

Slett en forhåndsinnstilling

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Tilpasning.
4. Klikk på rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg forhåndsinnstillingen.
5. Klikk på Handlinger ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning, og velg deretter Slett forhåndsinnstilling.
6. Klikk på Slett forhåndsinnstilling for å bekrefte.

Merk: Forhåndsinnstillingen Standard kan ikke slettes.

Automatisering

Opprett automatisk fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud eller abonnementer

Velg om det automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger av tilbud eller betalingslenker, eller fra betalinger av abonnementer. Denne innstillingen er aktivert som standard.

Merk: Fakturaer som genereres automatisk, bruker standardinnstillingen, og kan ikke stilles inn til å bruke en annen forhåndsinnstilling.

Slik slår du av automatiske fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, eller betalinger på abonnementer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Automatisering øverst.
4. Fjern merket i avmerkingsboksen Engangsbetalinger for å slå av automatisk oppretting av fakturaer for betalinger på betalingslenker og tilbud, og klikk deretter på Lagre.
5. Fjern merket i avmerkingsboksen Automatiske abonn ementsbetalinger for å deaktivere automatisk oppretting av fakturaer for betalinger på abonnementer, og klikk deretter på Lagre.

Send påminnelser til kunder om å betale åpne fakturaer

Med automatiserte e-postpåminnelser kan du sette opp e-postpåminnelser som skal sendes til kjøpere som har en åpen faktura. Påminnelser kan planlegges til å sendes før, på og etter forfallsdatoen.

Slik slår du på e-postpåminnelser:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Automatisering øverst.
4. Under Automatiserte automatiseringer slår du på Send påminnelser til kunder om å betale deres åpne fakturaer.
   • E-poster vil bli sendt fra noreply@hubspot.com, med mindre det er angitt en standard fra-adresse i fakturainnstillingene.
5. Som standard vil påminnelsesplanen ha tre påminnelser (på forfallsdato, syv dager etter forfallsdato og fjorten dager etter forfallsdato). Slik redigerer du påminnelsene:
   
   • Klikk på rullegardinmenyen, og velg et forfallsdatoalternativ.
   • Hvis du velger dager etter forfallsdato eller dager før forfallsdato, angir du antall dager.
6. Klikk på + Legg til påminnelse for å legge til en ny påminnelse.
7. Klikk på delete delete for å slette en påminnelse.
8. Klikk på boksen Sende tidspunkt for påminnelse, og velg tidspunktet for når påminnelses-e-posten skal sendes.
9. Klikk på Forhåndsvis e-post for å se hvordan e-posten vil se ut når den sendes.
10. Når du har angitt automatiseringsalternativene, klikker du på Lagre.

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpots fakturaverktøy, kan du lære hvordan du gjør det:

• Opprett, administrer og send fakturaer.
• Opprett sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter (kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lagegendefinerte rapporter med HubSpots egendefinerte rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).