Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Ved å bruke fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende kasseprosess som ved bruk av betalingslenker og tilbud. Men i motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Kjøperens fakturakasse	Intern fakturapost

Merk: Når du har gjennomført transaksjoner ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling med din tilkoblede Stripe-konto, er det for øyeblikket ikke mulig å koble til en alternativ Stripe-konto, eller sette opp HubSpot Payments. På samme måte er det for øyeblikket ikke mulig å flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling når du har gjennomført en transaksjon med HubSpot Payments. Hvis du ikke har gjennomført transaksjoner og ønsker å bytte, kan du kontakte kundestøtte.

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du kommer i gang med å samle inn betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynner, må du sørge for at brukeren som skal oppdatere noen av følgende innstillinger, har superadministratorrettigheter.

Konfigurer generelle innstillinger for fakturaer

For å komme i gang konfigurerer du følgende fakturainnstillinger:

• Konfigurer fakturatillatelser: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tillatelse til å vise og redigere fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo i HubSpot-merkevaresettet ditt: Fakturaer vil automatisk hente inn logoen som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren din.
  • Fakturaer vil ikke bruke merkevaresettets farger.
  • Oppdatering av logoen vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer som opprettes etter oppdateringen.

• Angi standard betalingsalternativer: Du kan angi hvilke betalingsmåter fakturaene dine skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver faktura når du oppretter den.
• Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge hvilket som helst av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller hvis du ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Tilpass fakturaprefikset og startnummeret ditt

For å sikre at HubSpot-fakturanumrene ikke overlapper med fakturanumrene i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og har fått et nummer, for eksempel INV-1002, kan ikke dette nummeret endres eller brukes på nytt.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med de nåværende systemene dine.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret ditt:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks i fanen Oppsett. Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Et prefiks kan bestå av maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdatering av startpunkt for fakturanummer. Skriv deretter inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdatering av startpunkt.

Sette opp en standardkommentar

Slik legger du til en standardmelding som skal vises i kommentarfeltet på alle fakturaer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Skriv inn standardkommentaren, og klikk på Lagre.

Merk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer som opprettes etter at du har bekreftet denne innstillingen, og oppdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er i utkast.

Legg til en skatte-ID

Du kan legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på hver faktura sammen med bedriftsinformasjonen din. Hvis du legger til en skatte-ID på kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigbehandlede eller utkast til fakturaer, kun nyopprettede fakturaer fremover.

Slik legger du til skatte-ID-er:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Under Legg til skatte-ID på fakturaer klikker du på Legg til skatte-ID.
• Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
• Skriv inn skatte-ID-en din i feltet Skatte-ID-nummer.
• Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en annen eller tredje skatte-ID.
• Klikk på Lagre.

Opprett fakturaer fra abonnementsbetalinger

Som standard oppretter HubSpot fakturaer for betalinger på gjentatte abonnementer. Når en kunde foretar en vellykket abonnementsbetaling, oppretter HubSpot en betalt faktura. Når en abonnementsbetaling mislykkes, opprettes den som en åpen faktura.

Slik forhindrer du HubSpot fra å opprette fakturaer for abonnementsbetalinger:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Objects > Invoices.
• På fanen Oppsett , under Abonnementer, klikker du for å fjerne merket for Opprett fakturaer for abonnementsbetalinger.

Neste trinn

Etter at du har konfigurert HubSpot-fakturaverktøyet, kan du lære hvordan du gjør følgende:

• Opprette,administrere og sende fakturaer.
• Opprette sekvenser (kun Sales Hubog Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Lageegendefinerte rapporter med HubSpots egendefinerte rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).