Konfigurer HubSpots fakturaverktøy

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Ved å bruke fakturaer kan kjøperne dine forvente en lignende betalingsprosess som ved bruk av betalingslenker og tilbud. Men i motsetning til betalingslenker og tilbud sporer fakturaer forfallsdatoer, saldoer og kan merkes som betalt utenfor betalingsbehandleren din. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Kjøper fakturerer i kassen	Intern fakturapost

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du går frem for å begynne å kreve inn betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynner, må du sørge for at brukeren som skal oppdatere noen av de følgende innstillingene, har Super Admin-rettigheter.

Konfigurere generelle innstillinger for fakturaen

For å komme i gang konfigurerer du følgende fakturainnstillinger:

• Konfigurer fakturatillatelser: For å kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å vise, opprette og redigere fakturaer, kan du lære hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tillatelse til å vise og redigere fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo i HubSpot-merkevaresettet ditt: fakturaer vil automatisk hente inn logoen som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren din.
  • Fakturaer vil ikke bruke merkevaresettets farger.
  • Oppdatering av logoen vil ikke oppdatere eksisterende ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og fakturaer som opprettes etter oppdateringen.

• Angi standard betalingsalternativer: Du kan angi hvilke betalingsmåter fakturaene dine skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver faktura når du oppretter den.
• Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard blir fakturaer hostet på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge hvilket som helst av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene, eller hvis du ønsker å koble til et eget underdomene for hosting av fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Sett opp

Tilpass prefikset og startnummeret på fakturaen din

For å sikre at HubSpot-fakturanumrene ikke overlapper med fakturanumrene i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigbehandlet og har fått et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det fungerer med dine nåværende systemer.

For å tilpasse fakturaens prefiks og startnummer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks i fanen Oppsett. Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Et prefiks kan bestå av maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdatering av startpunkt for fakturanummer. Skriv deretter inn et nytt startnummer i dialogboksen, og klikk på Oppdatering av startpunkt.

Slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer

Rediger fakturaer som er ferdigbehandlet og har statusen Åpen. Før brukere kan redigere fakturaer, må superadministratorer slå på muligheten til å redigere åpne fakturaer. Denne innstillingen trenger ikke å være slått på for at brukere skal kunne redigere fakturaer i statusen Kladd .

Slik får du tilgang til innstillingen:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Under Redigering av fakturaer merker du av for Tillat redigering av åpne fakturaer.
• Klikk på Lagre.

Angi en standard e-postadresse å sende fakturaer fra

Sett opp en standard e-postadresse som fakturaer skal sendes fra. Standard e-postadressen kan være en team-e-postadresse eller en personlig e-postadresse. Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, sendes fakturaen fra den personlige e-postadressen eller team-e-postadressen som brukeren velger når fakturaen sendes.

Slik angir du en standard e-postadresse:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Under E-postinnstillinger klikker du på rullegardinmenyen Standard fra adresse og velger e-postadressen du vil bruke som standard.
• Hvis du vil tillate brukere å sende fakturaer manuelt fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-postadresser de har tilgang til, merker du av for Tillat sending fra andre e-postadresser.
• Klikk på Lagre.

Fakturamal

Legg til eller fjern egendefinerte felt

Du kan velge opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper som skal vises på fakturaer til kunder. Brukere med Super Admin-rettigheter kan endre disse innstillingene.

Slik angir du hvilke egendefinerte egenskaper som skal være synlige:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Under Maltilpasning klikker du på Angi standard egendefinerte felt.
• Klikk på add Legg til egendefinert felt i høyre panel under Rediger standardegendefinerte felt.
  • Du kan velge eksisterende egendefinerte fakturaegenskaper fra listen, søke etter den egendefinerte egenskapen du vil bruke, eller klikke på Opprett ny fakturaegenskap for å opprette en ny egendefinert fakturaegenskap.

• • Hvis du vil legge til et ekstra felt, klikker du på add Legg til egendefinert felt og velger en annen fakturaegenskap . Du kan legge til opptil fire egendefinerte fakturaegenskaper.
    • Når du har lagt til et felt, kan du klikke på rullegardinmenyen for å bytte til en annen egenskap.
  • En forhåndsvisning vises i Forhåndsvisning-delen etter hvert som du legger til egenskaper.
  • Hvis du vil fjerne en egenskap, klikker du påsletteikonet på delete deletr e.

• Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

• Hvis du vil tillate brukere å redigere feltet når de oppretter en faktura, merker du av for Tillat brukere å overstyre standard egendefinerte felt, og klikker deretter på Lagre nederst i venstre hjørne.

Nye fakturaer som opprettes etter at denne innstillingen er slått på, vil vise disse feltene som standard. Hvis en egenskap ikke inneholder en verdi, vises den ikke på fakturaen for kunden.

Merk: Hvis en egendefinert egenskap slettes, fjernes feltet fra utkast og fremtidige fakturaer. Fakturaer som er ferdigbehandlet før slettingen, vil fortsatt inneholde den egendefinerte egenskapen.

Bruk en egendefinert tittel

Fakturadokumenter har som standard tittelen Faktura. For å velge en annen tittel:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Merk av for Bruk egendefinert dokumenttittel.
• I tekstfeltet skriver du inn tittelen som skal vises på fakturaene dine.
• Klikk på Lagre.

Sett opp en standardkommentar

Slik legger du til en standardmelding som vises i kommentarfeltet på alle fakturaer:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Skriv inn standardkommentaren, og klikk på Lagre.

Merk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer som opprettes etter at du har bekreftet denne innstillingen, og oppdaterer ikke eksisterende fakturaer, selv om de for øyeblikket er i utkast.

Legg til en skatte-ID

Du kan også legge til opptil tre skatte-ID-er i overskriften på hver faktura sammen med bedriftsinformasjonen din. Hvis du legger til en skatte-ID på kontoen din, oppdateres ikke eksisterende ferdigbehandlede eller utkast til fakturaer, bare nyopprettede fakturaer fremover.

For å legge til skatte-ID-er:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Klikk på Legg til skatte-ID under Legg til skatte-ID på fakturaer.
• Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
• Skriv inn skatte-ID-nummeret ditt i feltet for skatte-ID.
• Gjenta disse trinnene hvis du trenger å legge til en andre eller tredje skatte-ID.
• Klikk på Lagre.

Fjern fakturaens valuta og merknad om merverdiavgift

Som standard inneholder fakturaer et varsel om at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt merverdiavgift. For fakturaer i USD står det for eksempel All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

Slik slår du av dette varselet:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objekter > Fakturaer i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Fakturamal.
• Fjern merket for Inkluder fakturaens valuta og merk nad om merverdiavgift.
• Klikk på Lagre.

Neste skritt

Etter at du har satt opp HubSpots fakturaverktøy, kan du lære hvordan du gjør det:

• Opprett,administrer og send fakturaer.
• Opprett sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• Bygg egendefinerte rapporter med HubSpots egendefinerte rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).