De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot-facturen kunt u rechtstreeks vanuit HubSpot facturen versturen, openstaande vorderingen bijhouden enbetalingen ontvangen via HubSpot Payments ofStripe. Bij het gebruik van facturen doorlopen kopers een afrekenproces dat vergelijkbaar is met dat van betalingslinks en offertes, terwijl abonnementen automatisch of handmatig facturen kunnen versturen en betalingen kunnen innen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw klanten kunt factureren met HubSpot-facturen. Voor hulp bij uw eigen HubSpot-abonnement leest u hoe u uw abonnement beheert.

In tegenstelling tot betalingslinks en offertes houden facturen vervaldata en saldi bij en kunnen ze buiten uw betalingsverwerker om als betaald worden gemarkeerd. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben bij het aanvragen van een betaling.

Afrekenen van de kopersfactuur	Intern factuurrecord

Algemene factuurinstellingen configureren

Configureer om te beginnen de volgende factuurinstellingen:

1. Factuurrechten instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben tot het bekijken, aanmaken en bewerken van facturen, leert u hoe u gebruikersrechten voor bestaande gebruikers kunt bewerken of hoe u rechten kunt instellen bij het toevoegen van nieuwe gebruikers. Een Core- of Hub-licentie is vereist om facturen aan te maken of te bewerken. Meer informatie over licentietypes.
   
   

   Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn aangemaakt, hebben standaard weergave- en bewerkingsrechten voor facturen. Gebruikers die na die datum zijn aangemaakt, hebben standaard geen factuurrechten.

2. Voeg een logo en merkkleuren toe aan je HubSpot-merkpakket: facturen gebruiken automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in je standaardinstellingen voor het HubSpot-merk. Als je je logo en kleuren bijwerkt, worden bestaande, afgeronde facturen niet bijgewerkt, alleen facturen die momenteel in concept zijn en facturen die na de bijwerking worden aangemaakt.
3. Stel standaardbetalingsopties in: optioneel kunt u in uw betalingsinstellingen instellen welke betaalmethoden uw facturen standaard accepteren. U kunt dit ook bij het aanmaken van elke factuur aanpassen.
4. Koppel je domein aan HubSpot: standaard worden facturen gehost op het primaire domein dat aan je account is gekoppeld. Bij het aanmaken van een factuur kun je ook kiezen uit al je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld, of als je een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijv. billing.website.com), lees dan hoe je een domein aan HubSpot koppelt.

Facturen instellen

Configureer de factuurinstellingen via het tabblad'Instellen '.

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in uw boekhoudsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. U kunt het voorvoegsel en het startnummer aanpassen in uw factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoalsINV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Als een factuur wordt verwijderd, worden de factuurnummers sequentieel voortgezet vanaf de laatst aangemaakte factuur. Het verwijderen van facturen kan een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. De nummering kan alleen worden gereset als alle facturen worden verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Raadpleeg uw boekhoudteam om ervoor te zorgen dat dit in overeenstemming is met uw huidige systemen.

Let op: voordat u uw factuurvoorvoegsel en startnummer aanpast, dient u uw boekhoudteam te raadplegen om er zeker van te zijn dat dit compatibel is met de huidige systemen.

Om uw factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Standaard beginnen facturen met het voorvoegselINV. Om dit te wijzigen, klik je op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer in het dialoogvenster een nieuw voorvoegselin en klik opVoorvoegsel opslaan. Het voorvoegsel mag maximaal 8 tekens lang zijn.
5. Standaard is het startnummer voor facturen1001. Om dit te wijzigen, klikt u opStartpunt voor factuurnummers bijwerken. Voer in het dialoogvenster een nieuwstartnummer in en klik opStartpunt bijwerken.

Schakel de mogelijkheid in om facturen te bewerken

Schakel de optie in omopenstaande ofbetaalde facturen te bewerken. Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen gebruikers met superbeheerdersrechten of bewerkingsrechten voor facturen details van de factuur bewerken, zoals de contact- en bedrijfsgegevens en factuurgegevens. Regels kunnen worden bewerkt en andere regels kunnen worden toegevoegd aan facturen die nog niet zijn betaald.Ze kunnen ook eigenschappen bijwerken die geen invloed hebben op het saldo van de factuur, zoals het inkoopordernummer, opmerkingen en belastingnummers.

Lees meer over het bewerken van afgeronde facturen. Deze instelling hoeft niet te zijn ingeschakeld om gebruikers toe te staan conceptfacturen te bewerken.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Facturen bewerken toestaanin.
5. Klik opOpslaan.

Schakel de mogelijkheid in om facturen te verwijderen

Schakel de optie in om facturen te verwijderen die niet gekoppeld zijn aan een creditnota, betaling of abonnement. Conceptfacturen kunnen worden verwijderd zonder dat deze instelling is ingeschakeld.

Het verwijderen van facturen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers worden sequentieel voortgezet vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Daarom kan het verwijderen van facturen een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. De nummering kan alleen worden gereset als alle facturen worden verwijderd. Houd er echter rekening mee dat betaalde facturen niet kunnen worden verwijderd. Raadpleeg uw boekhoudteam om te controleren of dit compatibel is met uw huidige systemen.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Verwijderen van facturen toestaan in.
5. Klik opOpslaan. 

De koppeling van de factureringscontactpersoon instellen

Schakel de optie in om automatisch de facturatiecontactpersoon in te stellen die u hebt toegewezen voor alle deals en offertes die worden omgezet in facturen. Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Schakel onder Factuurcontactkoppeling het selectievakje Gebruik de factuurcontactkoppeling van het bedrijf voor alle facturen in.
5. Klik opOpslaan.

Stel een standaard e-mailadres in van waaruit facturen worden verzonden

Schakel de optie in om een standaard e-mailadres in te stellen van waaruit facturen worden verzonden. Het standaard e-mailadres kan een team-e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team-e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Een standaard e-mailadres instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.

3. Klik onderE-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard afzenderadres en selecteer het e-mailadres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Als u gebruikers wilt toestaan om handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mailadressen waartoe zij toegang hebben, vink dan het selectievakjeVerzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan aan.
5. Klik opOpslaan.

Facturen aanpassen

Er wordt automatisch een standaardvoorinstelling voor facturen in uw account ingesteld, die u kunt bewerken. U kunt aanvullende, aangepaste factuurvoorinstellingen instellen en de informatie die u verzamelt configureren op basis van de voorinstellingen.

Met aanpasbare voorinstellingen kunt u verschillende factuurconfiguraties hebben die u kunt selecteren bij het aanmaken van een factuur. U kunt bijvoorbeeld een standaardfactuurvoorinstelling hebben die het primaire bedrijfsadres uit uw account gebruikt, en een andere voorinstelling die een ander bedrijfsadres, andere regionale belastingnummers of andere aangepaste eigenschappen gebruikt.

De volgende factuurelementen kunnen binnen de voorinstelling worden bewerkt:

• Factuurtitel.
• Aangepaste eigenschappen.
• Uw bedrijfsgegevens.
• Netto betalingsvoorwaarden.
• Standaardopmerkingen.
• Fiscaal identificatienummer.
• Factureringsperioden voor abonnementen.

Als je HubSpot-betalingen of Stripe als betalingsverwerkingsoptie hebt ingesteld, is deze beschikbaar in alle voorinstellingen. Je kunt slechts één betalingsverwerkingsoptie in je account instellen.

Let op: terugkerende facturen die zijn aangemaakt op basis van abonnementen, gebruiken de standaardinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Een voorinstelling maken

Om een nieuwe voorinstelling aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Klik bovenaan op het tabbladAanpassing.
5. Klik op Voorinstelling maken.

5. Voer denaam van uw voorinstelling in en klik vervolgens opAanmaken. Zodra deze is aangemaakt, kunt u de elementen van de voorinstelling bijwerken.

De standaard- of een aangepaste voorinstelling bijwerken

U kunt de standaard- of aangepaste presets bijwerken in de factuurinstellingen. Klik op elk moment op het tabblad Voorbeeld om een live voorbeeld van uw wijzigingen te bekijken.

Om de standaard- of aangepaste voorinstellingen bij te werken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Klik bovenaan op het tabbladAanpassing.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Huidige weergave de voorinstelling die uwilt bewerken. Selecteer bijvoorbeeldStandaard om de standaardvoorinstelling te bewerken.
6. Zorg ervoor dat het tabblad Inhoud is geselecteerd.

6. Schakel het selectievakje Aangepaste documenttitel gebruiken in om een aangepaste titel voor de factuurvoorinstelling in te stellen. Deze wordt weergegeven in de koptekst van facturen voor de sjabloon.

Let op: u kunt het adres van de standaardvoorinstelling niet bijwerken. Hiervoor wordt het primaire bedrijfsadres gebruikt dat is ingesteld in Accountstandaarden in uw accountinstellingen. Als u een ander adres wilt gebruiken, maakt u een nieuwe voorinstelling aan.

7. U kunt maximaal vier aangepaste eigenschappenkiezen die op facturen voor kopers worden weergegeven. Om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn in de factuurvoorinstelling, klikt u onder Aangepaste velden op Standaard aangepaste velden instellen:
   • Klik in het rechterpaneel opAangepast veld toevoegen.
     • Selecteer bestaande aangepaste factuureigenschappen uit de lijst, zoek naar de aangepaste eigenschap die u wilt gebruiken of klik opNieuwe factuureigenschap aanmakenexternalLink om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • • Om een extra veld toe te voegen, klikt u opAangepast veld toevoegen en selecteert ueenanderefactuureigenschap. Ukunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.
    • Zodra deze is toegevoegd, kunt u op het vervolgkeuzemenu van een eigenschap klikken om deze te wijzigen in een andere eigenschap.
    • Er verschijnt een live voorbeeld in hetgedeelte Voorbeeldterwijl u eigenschappen toevoegt.
    • Om een eigenschap te verwijderen, klikt u op het pictogram 'Verwij deren '.
    • Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.

Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn aangemaakt op basis van abonnementen.

• • Om gebruikers toe te staan de eigenschap te bewerken bij het aanmaken van een factuur met deze preset, vink je het selectievakje 'Gebruikers toestaan standaard aangepaste velden te overschrijven ' aan en klik je vervolgens op'Opslaan'.

• • Nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, tonen deze eigenschappen standaard. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de koper.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit concepten en toekomstige facturen die gebruikmaken van de voorinstelling met de aangepaste eigenschap. Facturen die gebruikmaken van deze voorinstelling en die vóór de verwijdering zijn afgerond, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.

8. OnderFactuurstandaardinstellingen kunt u uw bedrijfsgegevens bekijken en standaardinstellingen voor nettobetalingsvoorwaarden instellen:
   • Klik om het gedeelte 'Uw bedrijfsgegevens' uit te vouwen om uw bedrijfsgegevens te bekijken. Bij het bewerken van de standaardsjabloon kunnen de bedrijfsgegevens niet worden gewijzigd en worden de bedrijfsgegevens uit uw accountinstellingen gebruikt. Maak een aangepaste voorinstelling aan als u een factuursjabloon met andere bedrijfsgegevens wilt hebben.
     • Voer uwbedrijfsgegevens in de daarvoor bestemde velden in.
     • Klik op'Opslaan'.
   • Klik om het gedeelte 'Nettobetalingsvoorwaarden' uit te vouwen om de instellingen voor nettobetalingsvoorwaarden te bekijken.

Let op: de standaard nettobetalingsvoorwaarden die zijn geconfigureerd in de factuurinstellingen zijn alleen van toepassing op handmatig aangemaakte facturen, niet op facturen die via abonnementen worden aangemaakt. In deze gevallen zijn de nettobetalingsvoorwaarden die zijn ingesteld bij het aanmaken van het abonnementvan toepassing op de facturen van het abonnement.

8. • • Stel in de daarvoor bestemde velden de nettobetalingstermijnen in dagenin die op een factuur kunnen worden geselecteerd.
     • Klik op +' ' (Nettobedrag toevoegen) om een extra nettobetalingstermijn toe te voegen.
     • Klik op'Verwijderen ' naast een nettobetalingstermijn om deze te verwijderen.
     • Klik op het vervolgkeuzemenuStandaard nettobetalingstermijn en selecteer de standaard nettobetalingstermijn die wordt ingesteld bij het aanmaken van een factuur. Als u deze optie wijzigt, wordt de nieuwe nettobetalingstermijn ingesteld als standaard voor facturen die worden aangemaakt nadat de instelling is gewijzigd.
     • Klik op'Opslaan'.
9. Hetveld Opmerkingen wordt onderaan facturen weergegeven. Dit veld kan worden gebruikt om meer informatie toe te voegen over betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie voor de koper. Om een standaardopmerking toe te voegen voor de geselecteerde voorinstelling:

• • Voeg onder Opmerkingen in het daarvoor bestemde veld uw opmerkingen toe. Gebruik de opmaakwerkbalk om de tekst op te maken, een link toe te voegen of een fragment te gebruiken. 
  • Klik op Opslaan.

Let op: de toegevoegde opmerkingen verschijnen op alle nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is bevestigd en worden niet toegevoegd aan bestaande facturen, zelfs niet als deze momenteel in concept zijn.

10. Indien gewenst kunt u maximaal drie btw-nummers toevoegen aan de koptekst van een factuur. Als u een btw-nummer aan uw account toevoegt, worden bestaande, afgeronde of conceptfacturen die met deze voorinstelling zijn aangemaakt niet aangepast; alleen nieuw aangemaakte facturen die voortaan met deze voorinstelling worden aangemaakt, worden aangepast.
11. Om belastingnummers toe te voegen aan de factuurvoorinstelling:
    • Klik onder'Belastingnummer aan facturen toevoegen' op 'Belastingnummer toevoegen'.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu'Type belastingnummer ' en selecteer vervolgens eentype.
    • Voer uwbelastingnummer in het veld'Belastingnummer ' in.
    • Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belastingnummer wilt toevoegen.
    • Klik op'Verwijderen ' naast een belastingnummer om het te verwijderen.
    • Klik op'Opslaan'.
      
      
      
12. Schakel het selectievakje 'Valuta en btw-melding op factuur opnemen' uit om de valuta en btw-melding op facturen te verbergen.
    
    
    
    
    
13. Schakel onder Abonnementsfacturen het selectievakje Factureringsperiode weergeven op abonnementsfacturen en in e-mails uit om de factureringsperiode van een abonnement op facturen te verbergen.

Een voorinstelling hernoemen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object' en selecteer Facturen.
4. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassing.
5. Klik op het vervolgkeuzemenuHuidige weergave en selecteer devoorinstelling.
6. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling hernoemen.
7. Voer de nieuwe naam van uw voorinstelling in en klik vervolgens opOpslaan.

Let op: de standaardvoorinstelling kan niet worden hernoemd.

Een voorinstelling verwijderen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Klik op het tabbladAanpassing.
5. Klik op het vervolgkeuzemenuHuidige weergave en selecteer devoorinstelling.
6. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling verwijderen.
7. Klik opVoorinstelling verwijderen om te bevestigen. Voor alle conceptfacturen die deze voorinstelling gebruiken, moet een nieuwe voorinstelling worden geselecteerd.

Let op: de standaardvoorinstelling kan niet worden verwijderd.

Automatisch facturen aanmaken voor betalingen

Kies of u automatisch facturen wilt genereren op basis van eenmalige betalingen via betalingslinks of oude offertes. Deze instelling is standaard ingeschakeld.

Om automatische facturering voor betalingen via betalingslinks en oude offertes uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Klik bovenaan op het tabblad'Automatisering '.
5. Schakel het selectievakje Eenmalige betalingen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen via betalingslinks en offertes uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
6. Schakel het selectievakje Automatische abonnementsbetalingenuit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.

Herinneringen naar klanten sturen om hun openstaande facturen te betalen

Met geautomatiseerde e-mailherinneringen kunt u e-mailherinneringen instellen die worden verzonden naar kopers met een openstaande factuur. Herinneringen kunnen worden ingepland om vóór, op en na de vervaldatum te worden verzonden.

E-mailherinneringen inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Facturen.
4. Klik bovenaan op het tabblad Automatisering.
5. Schakel onder 'Sjabloonautomatiseringen' de schakelaar 'Herinneringen naar klanten sturen om hun openstaande facturen te betalen ' in. E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij er een standaard afzenderadres is ingesteld in de factuurinstellingen. 
6. Standaard bevat hetherinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). Om de herinneringen te bewerken:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu voor herinneringen en selecteer eenoptie voor de vervaldatum.
   • Als udagen na de vervaldatum ofdagen vóór de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in naast de optie voor de vervaldatum.
7. Klik op+ Herinnering toevoegen om nog een herinnering toe te voegen.
8. Klik opVerwijderen om een herinneringte verwijderen.
9. Klik op het vakje'Verzendtijd herinnering ' en selecteer het tijdstip waarop de herinneringsmail wordt verzonden.
10. Klik op E-mail bekijken om te zien hoe de e-mail eruit komt te zien wanneer deze wordt verzonden.
11. Als u uw automatiseringsopties hebt ingesteld, klikt u op 'Opslaan'.

Volgende stappen

Nadat u de HubSpot-factureringstool hebt ingesteld, leert u hoe u:

• Facturen aanmaken.
• Facturen beheren.
• Sequenties aanmaken (Verkoop Hub en Service Hub Alleen Professionalen Enterprise ) en op facturen gebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Maak aangepaste rapporten met de aangepaste rapportbouwer van HubSpot (alleenProfessional en Enterprise ).