De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als bij betaallinks en offertes. Maar in tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Factuur koper afrekenen	Intern factuurrecord

Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het innen van betalingen met HubSpot facturen. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat de gebruiker die de volgende instellingen moet bijwerken Super Admin rechten heeft.

Algemene factuurinstellingen configureren

Om te beginnen configureer je de volgende factuurinstellingen:

• Factuurmachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, leer je hoe je gebruikersmachtigingen voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je machtigingen instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers.
  
  

  Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

• Voeg een logo toe aan je HubSpot brand kit: facturen zullen automatisch het logo ophalen dat is ingesteld in de standaardinstellingen van je HubSpot brand.
  • Facturen zullen niet de kleuren van de merkkit gebruiken.
  • Als je je logo bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen de facturen die momenteel worden opgesteld en facturen die na het bijwerken worden gemaakt.

• Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het aanmaken.
• Verbind je domein met HubSpot: facturen worden standaard gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld, of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld billing.website.com), lees dan hoe je een domein koppelt aan HubSpot.

Opzetten

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het werkt met je huidige systemen.

Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen klikt u op het tabblad Instellingen op Prefix bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel mag maximaal 8 tekens bevatten.
• Standaard is het beginfactuurnummer 1001. Om dit te wijzigen, klik je op Beginpunt voor factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.

De mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen

Facturen bewerken die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten Super Admins de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen met de status Concept te laten bewerken.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Bewerken van facturen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

De mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen

Verwijder facturen die definitief zijn, maar niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.

Voordat gebruikers definitieve facturen kunnen verwijderen, moeten Super Admins de mogelijkheid om onbetaalde facturen te verwijderen inschakelen. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Factuur verwijderen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

Een standaard e-mailadres instellen om facturen van te versturen

Stel een standaard e-mailadres in waarvan facturen worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een e-mailadres van het team of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Een standaard e-mailadres instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat je als standaard wilt gebruiken.
• Als je gebruikers wilt toestaan handmatig facturen te versturen vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, schakel dan het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toest aan in.
• Klik op Opslaan.

Factuursjabloon

Aangepaste velden toevoegen of verwijderen

Je kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen kiezen om weer te geven op facturen voor klanten. Gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen deze instellingen wijzigen.

Om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Klik onder Sjabloon aanpassen op Standaard aangepaste velden instellen.
• Klik in het rechterpaneel onder Standaard aangepaste velden bewerken op add Aangepast veld toevoegen.
  • Je kunt bestaande aangepaste factuureigenschappen in de lijst selecteren, zoeken naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken of klik op Nieuwe factuureigenschap maken om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • Om een extra veld toe te voegen, klik je op add Aangepast veld toevoegen en selecteer je een andere factuureigenschap. Je kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.
    • Eenmaal toegevoegd, kun je op het vervolgkeuzemenu klikken om een andere eigenschap te kiezen.
  • Een live voorbeeld wordt weergegeven in het gedeelte Voorbeeld terwijl u eigenschappen toevoegt.
  • Klik op het pictogram delete deletr e om een eigenschap te verwijderen.

• Klik op Opslaan als je klaar bent.

• Om gebruikers toe te staan het veld te bewerken bij het maken van een factuur, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens linksonder op Opslaan.

Op nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, worden deze velden standaard weergegeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de klant.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen. Facturen die vóór de verwijdering zijn voltooid, bevatten de aangepaste eigenschap nog steeds.

Een aangepaste titel gebruiken

Factuurdocumenten hebben standaard de titel Factuur. U kunt een andere titel kiezen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Schakel het selectievakje Gebruik aangepaste documenttitel in.
• Voer in het tekstveld de titel in die op je facturen wordt weergegeven.
• Klik op Opslaan.

Een standaard commentaar instellen

Een standaardbericht toevoegen dat in het opmerkingenveld van elke factuur wordt weergegeven:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Voer de standaardopmerking in en klik op Opslaan.

Let op: de standaardopmerking wordt weergegeven voor alle nieuwe facturen die worden aangemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.

Een belasting-ID toevoegen

Optioneel kun je tot drie fiscale ID's toevoegen in de kop van elke factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belastingnummer aan je account toevoegt, worden bestaande of opgestelde facturen niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen.

Belasting ID's toevoegen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Klik onder Belasting ID toevoegen aan facturen op Belasting ID toevoegen.
• Klik op het keuzemenu Belasting-ID type en selecteer een type.
• Voer in het veld Belastingnummer je belastingnummer in.
• Herhaal deze stappen als je een tweede of derde fiscaal nummer moet toevoegen.
• Klik op Opslaan.

Verwijderen van factuurvaluta en BTW-vermelding

Standaard wordt op facturen vermeld dat alle kosten in de valuta van de factuur zijn en dat er mogelijk omzetbelasting over moet worden betaald. Voor facturen in USD staat er bijvoorbeeld in het Engels All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

Deze melding uitschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Schakel het selectievakje Inclusief factuurvaluta en BTW-vermelding uit.
• Klik op Opslaan.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot factuurtool hebt ingesteld, leer je hoe je:

• Facturen maken, beheren en versturen.
• Maak sequenties (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Stel aangepaste rapporten samen met HubSpot's custom report builder( alleenProfessional en Enterprise ).