De HubSpot factuurtool instellen
Laatst bijgewerkt: januari 31, 2025
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
|
Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe-betalingsverwerking of HubSpot-betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als met betaallinks en prijsopgaven. Maar in tegenstelling tot betaallinks en prijsopgaven houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.
Factuur afrekenen koper | Record interne factuur |
Lees hieronder hoe je betalingen kunt gaan innen met HubSpot facturen. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken, Superbeheerders machtigingen heeft.
Algemene factuurinstellingen configureren
Configureer de volgende factuurinstellingen om te beginnen:
- Factuurmachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, lees hier hoe je gebruikersmachtigingen voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je machtigingen instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers
Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.
- Voeg een logo toe aan je HubSpot brandingkit: facturen halen automatisch het logo op dat is ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot branding.
- Facturen zullen niet de kleuren van de brandingkit gebruiken.
- Als je je logo bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen de facturen die momenteel worden opgesteld en facturen die na het bijwerken worden gemaakt.
- Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in de instellingen voor betalingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het maken.
- Verbind je domein met HubSpot: facturen worden standaard gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld billing.website.com), lees dan hoe je een domein kunt koppelen aan Hubspot.
Opzetten
Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan
Om ervoor te zorgen dat HubSpot factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.
Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het werkt met je huidige systemen.
Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
- Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen klik je op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel mag maximaal 8 tekens bevatten.
- Het beginfactuurnummer is standaard 1001. Als je dit wilt wijzigen, klik je op Beginpunt factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.
De mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen
Facturen bewerken die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten Superbeheerders de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen in de conceptstatus te laten bewerken.
Om de instelling te openen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
- Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Bewerken van facturen toestaan in.
- Klik op Opslaan.
De mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen
Verwijder facturen die definitief zijn, maar niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.
Voordat gebruikers definitieve facturen kunnen verwijderen, moeten superbeheerders de mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.
Om de instelling te openen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
- Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Factuur verwijderen toestaan in.
- Klik op Opslaan.
Een standaard e-mailadres instellen om facturen van te versturen
Stel een standaard e-mailadres in waarvan facturen worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een team-e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team-e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.
Een standaard e-mailadres instellen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat je als standaard wilt gebruiken.
- Als je gebruikers wilt toestaan handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mailadressen waartoe ze toegang hebben, schakel je het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan in.
- Klik op Opslaan.
De associatie met contactpersonen voor facturering instellen
Stel automatisch de contactpersoon voor facturering in die je hebt toegewezen voor deals en prijsopgaven die worden omgezet in facturen. Om de instelling te openen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Schakel onder Factureringscontactassociatie het selectievakje Gebruik de associatie van de factureringscontactpersoon van het bedrijf voor alle facturen in.
- Klik op Opslaan.
Aanpassing
In je account is een standaard voorinstelling ingesteld, die je kunt bewerken. Als je bent ingeschreven bij HubSpot Betalingen of je Stripe-account hebt gekoppeld voor de verwerking van betalingen, kun je extra voorinstellingen voor facturen instellen en de informatie configureren die je verzamelt op basis van de voorinstellingen.
Met aanpasbare voorinstellingen kun je verschillende factuurconfiguraties selecteren wanneer je een factuur maakt. Je kunt bijvoorbeeld een standaardvoorinstelling voor facturen hebben die je primaire bedrijfsadres uit je account gebruikt, en vervolgens kun je een andere voorinstelling met een ander bedrijfsadres instellen.
Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd (bijvoorbeeld terugkerende facturen die zijn aangemaakt op basis van abonnementen) gebruiken de Standaard voorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.
Een voorinstelling maken
Een voorinstelling maken:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Aanpassing.
- Klik op Voorinstelling maken.
- Voer de naam van je voorinstelling in en klik op Maken.
Een voorinstelling bijwerken
Je kunt je voorinstelling bijwerken in de factuurinstellingen. Klik op hettabblad Voorbeeld om een live voorbeeld van je wijzigingen te bekijken.
Een voorinstelling bijwerken:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Aanpassingen.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Huidige weergave de voorinstelling die u wilt bewerken.
- Zorg ervoor dat het tabblad Inhoud is geselecteerd.
Let op: je kunt het adres van een voorinstelling niet bijwerken. Deze gebruikt het primaire adres van je bedrijf dat is ingesteld in Account Defaults in je accountinstellingen. Als je een ander adres wilt gebruiken, maak dan een nieuwe voorinstelling.
- Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappenkiezen om weer te geven op facturen voor klanten.
Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn gemaakt op basis van abonnementen.
- Klik op Standaard aangepaste velden instellen om in te stellen welke eigenschappen zichtbaar zijn op de voorinstelling van de factuur:
- Klik in het rechterpaneel onder Standaard aangepaste velden bewerken op add Aangepast veld toevoegen.
- Je kunt bestaande aangepaste factuureigenschappen selecteren in de lijst, zoeken naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken of klik op Nieuwe eigenschap voor factuur maken om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.
- Klik in het rechterpaneel onder Standaard aangepaste velden bewerken op add Aangepast veld toevoegen.
-
-
- Om een extra veld toe te voegen, klik je op add Aangepast veld toevoegen en selecteer je een andere eigenschap voor de factuur. Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappen voor facturen toevoegen.
- Eenmaal toegevoegd kun je op het vervolgkeuzemenu klikken om een andere eigenschap te kiezen.
- Er wordt een live voorbeeld weergegeven in het gedeelte Voorbeeld terwijl je eigenschappen toevoegt.
- Om een eigenschap te verwijderen, klik je op hetverwijderpictogram delete deletr e.
- Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
-
-
- Om gebruikers toe te staan het veld te bewerken wanneer ze een factuur maken met deze voorinstelling, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens linksonder op Opslaan.
-
- Op nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, worden deze velden standaard weergegeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de klant.
Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen met deze voorinstelling. Facturen die deze voorinstelling gebruiken en die definitief zijn gemaakt voordat de eigenschap is verwijderd, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.
- Als je een standaardbericht wilt toevoegen dat wordt weergegeven in het opmerkingenveld van de facturen voor deze voorinstelling, voer je het standaardcommentaar in en klik je op Opslaan.
Let op: de standaardopmerking wordt weergegeven voor alle nieuwe facturen die worden aangemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.
- Optioneel kun je maximaal drie fiscale ID's toevoegen in de kop van een factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belasting-ID toevoegt aan je account, worden bestaande of opgestelde facturen die deze voorinstelling gebruiken niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen die deze voorinstelling gebruiken. Zo voeg je belasting ID's toe aan de voorinstelling voor facturen:
-
- Klik onder Belasting-ID toevoegen aan facturen op Belasting-ID toevoegen.
- Klik op het keuzemenu Type belasting-ID en selecteer een type.
- Voer in het veld Belastingnummer je belasting-ID in.
- Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belasting-ID wilt toevoegen.
- Klik op Opslaan.
Verwijderen van factuurvaluta en BTW-vermelding
- Facturen kunnen een melding bevatten dat alle kosten in de valuta van de factuur zijn en mogelijk onderhevig zijn aan omzetbelasting. Voor facturen in USD staat er bijvoorbeeld in het Engels All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).
- Schakel het selectievakje Inclusief kennisgeving van factuurvaluta en omzetbelasting uit om de kennisgeving voor de voorinstelling van de factuur uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
Een voorinstelling hernoemen
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Aanpassingen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
- Klik op Acties en selecteer voorinstelling hernoemen.
- Voer de nieuwe naam van je voorinstelling in en klik op Opslaan.
Let op: de standaard voorinstelling kan niet hernoemd worden.
Een voorinstelling verwijderen
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Aanpassingen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
- Klik op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling verwijderen.
- Klik op Voorinstelling verwijderen om te bevestigen.
Let op: destandaard voorinstelling kan niet worden verwijderd.
Automatisering
Automatisch facturen maken voor betalingen op betaallinks en prijsopgaven of abonnementen
Kies of facturen automatisch moeten worden gegenereerd uit eenmalige betalingen van prijsopgaven of betaallinks, of uit betalingen van abonnementen. Deze instelling staat standaard aan.
Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd, gebruiken de Standaard voorinstelling en kunnen niet worden ingesteld op een andere voorinstelling.
Automatische facturen uitschakelen voor betalingen op betaallinks en offertes, of betalingen op abonnementen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Automatisering.
- Schakel het selectievakje Eenmalige betalingen (Betalingskoppelingen & Prijsopgaven) uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op betalingskoppelingen en prijsopgaven uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
- Schakel het selectievakje Abonnementen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
Herinneringen sturen naar klanten om hun openstaande facturen te betalen
Met geautomatiseerde e-mailherinneringen kun je e-mailherinneringen instellen voor kopers met een openstaande factuur. Herinneringen kunnen zo worden ingesteld dat ze voor, op of na de vervaldatum worden verzonden.
Let op: je moet ingeschreven zijn bij HubSpot betalingen, of Stripe gebruiken als betalingsverwerker om herinneringen te kunnen versturen.
Herinneringen per e-mail inschakelen:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
- Klik op het tabblad Automatisering.
- Schakel de optie Herinneringen verzenden naar klanten om hun openstaande facturen te betalen in.
- E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij een standaard vanaf-adres is ingesteld in de factuurinstellingen.
- Standaard bevat het herinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). U kunt de herinneringen bewerken:
- Klik op het dropdownmenu en selecteer een optie.
- Als u dagen na de vervaldatum of dagen voor de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in.
- Klik op + Herinnering toevoegen om een herinnering toe te voegen.
- Klik op delete verwijderen om een herinnering te verwijderen.
- Klik op het vak Verzendtijd herinnering en selecteer de tijd waarop de e-mail moet worden verzonden.
- Klik op Voorbeeld e-mail om te zien hoe de e-mail eruit zal zien wanneer deze wordt verzonden.
- Wanneer je je automatiseringsopties hebt ingesteld, klik je op Opslaan.
Volgende stappen
Nadat je de HubSpot factuurtool hebt ingesteld, leer je hoe je:
- Facturen maken, beheren en verzenden.
- Creëer sequenties (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Sales Hub Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
- Bouw aangepaste rapporten met HubSpot's builder voor aangepaste rapporten (alleenProfessional en Enterprise ).