De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot-facturen kunt u rechtstreeks vanuit HubSpot facturen versturen, vorderingen bijhouden en betalingen ontvangen via HubSpot Payments of Stripe. Met facturen doorlopen kopers een vergelijkbaar afrekenproces als bij betalingslinks en offertes, terwijl abonnementen automatisch of handmatig facturen kunnen versturen en betalingen kunnen innen.

In tegenstelling tot betalingslinks en offertes houden facturen de vervaldata en saldi bij en kunnen ze buiten uw betalingsverwerker om als betaald worden gemarkeerd. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben bij het aanvragen van een betaling.

Hieronder leest u hoe u facturen kunt instellen om betalingen te innen.

Algemene factuurinstellingen configureren

Configureer om te beginnen de volgende factuurinstellingen:

1. Factuurachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben tot het bekijken, aanmaken en bewerken van facturen, leert u hoe u de gebruiksrechten voor bestaande gebruikers kunt bewerken of hoe u rechten kunt instellen bij het toevoegen van nieuwe gebruikers.
   
   

   Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn aangemaakt, hebben standaard weergave- en bewerkingsrechten voor facturen. Gebruikers die na die datum zijn aangemaakt, hebben standaard geen factuurrechten.

2. Voeg een logo en merkkleuren toe aan uw HubSpot-merkpakket: facturen gebruiken automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in uw standaard HubSpot-merkinstellingen. Als u uw logo en kleuren bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen facturen die momenteel in concept staan en facturen die na het bijwerken zijn aangemaakt.
3. Stel standaardbetalingsopties in: u kunt desgewenst in uw betalingsinstellingen instellen welke betaalmethoden uw facturen standaard accepteren. U kunt dit ook bij elke factuur aanpassen tijdens het aanmaken.
4. Koppel uw domein aan HubSpot: standaard worden facturen gehost op het primaire domein dat aan uw account is gekoppeld. Bij het aanmaken van een factuur kunt u ook kiezen uit een van uw gekoppelde domeinen. Als u nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld facturering.website.com), lees dan hoe u een domein aan HubSpot koppelt.

Instellen

Pas uw factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot-factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in uw boekhoudsysteem, hebben HubSpot-facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. U kunt het voorvoegsel en het startnummer aanpassen in uw factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, bijvoorbeeld INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of opnieuw worden gebruikt.

Let op: voordat je je factuurvoorvoegsel en startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het compatibel is met de huidige systemen.

Om uw factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Standaard beginnen facturen met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen, klikt u op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Het voorvoegsel mag maximaal 8 tekens lang zijn.
4. Standaard is het startnummer van de factuur 1001. Om dit te wijzigen, klikt u op Startpunt voor factuurnummers bijwerken. Voer in het dialoogvenster een nieuw startnummer in en klik op Startpunt bijwerken.

Schakel de mogelijkheid in om openstaande facturen te bewerken

Schakel de optie in om facturen te bewerken die zijn afgerond, onbetaald zijn en de status Open hebben. Deze instelling hoeft niet te worden ingeschakeld om gebruikers in staat te stellen facturen met de status Concept te bewerken.

Om toegang te krijgen tot de instelling:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Facturen bewerken toestaan in.
4. Klik op Opslaan.

Schakel de mogelijkheid in om onbetaalde facturen te verwijderen

Schakel de optie in om facturen te verwijderen die zijn afgerond, maar nog niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.

Het verwijderen van facturen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers worden nog steeds sequentieel toegekend vanaf de laatst aangemaakte factuur (zelfs als die factuur of een andere factuur is verwijderd). Daarom kan het verwijderen van facturen een permanente leemte in de factuurnummering veroorzaken. De nummering kan alleen worden gereset als alle facturen worden verwijderd. Houd er echter rekening mee dat betaalde facturen niet kunnen worden verwijderd. Raadpleeg uw boekhoudteam om te controleren of dit compatibel is met uw huidige systemen.

Om toegang te krijgen tot de instelling:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Vink onder Factuurbeheer het selectievakje Facturen verwijderen toestaan aan.
4. Klik op Opslaan.

Stel de koppeling van de factureringscontactpersoon in

Schakel de optie in om automatisch de factureringscontactpersoon in te stellen die u hebt toegewezen voor alle deals en offertes die worden omgezet in facturen. Om de instelling te openen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Vink onder Factureringscontact koppelen het selectievakje Factureringscontact van bedrijf gebruiken voor alle facturen aan .
4. Klik op Opslaan.

Stel een standaard e-mailadres in voor het verzenden van facturen

Schakel de optie in om een standaard e-mailadres in te stellen van waaruit facturen worden verzonden. Het standaard e-mailadres kan een team-e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team-e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Een standaard e-mailadres instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.

3. Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard afzenderadres en selecteer het e-mailadres dat u als standaard wilt gebruiken.
4. Als u gebruikers wilt toestaan om handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, schakelt u het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan in.
5. Klik op Opslaan.

Aanpassing

Er wordt automatisch een standaardvoorinstelling voor facturen ingesteld in uw account, die u kunt bewerken. U kunt extra, aangepaste factuurvoorinstellingen instellen en de informatie die u verzamelt configureren op basis van de voorinstellingen.

Met aanpasbare voorinstellingen kunt u verschillende factuurconfiguraties hebben die u kunt selecteren bij het maken van een factuur. U kunt bijvoorbeeld een standaard factuurvoorinstelling hebben die het primaire bedrijfsadres uit uw account gebruikt, en vervolgens een andere voorinstelling instellen met een ander bedrijfsadres, voorinstellingen hebben voor verschillende belastingnummers als u in verschillende regio's verkoopt, of verschillende aangepaste eigenschappen hebben op verschillende voorinstellingen, die uw verkopers kunnen gebruiken.

De volgende factuurelementen kunnen binnen de voorinstelling worden bewerkt:

• Factuurtitel.
• Aangepaste eigenschappen.
• Uw bedrijfsgegevens.
• Nettobetalingsvoorwaarden.
• Standaardopmerkingen.
• Belastingnummers.
• Factureringsperiodes voor abonnementen.

Let op: automatisch gegenereerde facturen (bijvoorbeeld terugkerende facturen die zijn gemaakt op basis van abonnementen) gebruiken de standaardvoorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Een voorinstelling maken

Om een nieuwe voorinstelling te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassing.
4. Klik op Voorinstelling maken.

5. Voer de naam van uw voorinstelling in en klik vervolgens op Maken. Nadat u de voorinstelling hebt gemaakt, kunt u de elementen ervan bijwerken.

De standaard of een aangepaste voorinstelling bijwerken

U kunt uw voorinstelling of de standaardvoorinstelling bijwerken in de factuurinstellingen. Klik op elk gewenst moment op het tabblad Voorbeeld om een live voorbeeld van uw wijzigingen te bekijken.

Om de standaard of een aangepaste voorinstelling bij te werken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassing.
4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Huidige weergave de voorinstelling die u wilt bewerken. Selecteer bijvoorbeeld Standaard om de standaardvoorinstelling te bewerken.
5. Zorg ervoor dat het tabblad Inhoud is geselecteerd.

6. Schakel het selectievakje Aangepaste documenttitel gebruiken in om een aangepaste titel voor de factuurvoorinstelling in te stellen. Deze wordt weergegeven in de koptekst van facturen voor de sjabloon.

Let op: u kunt het adres van de standaardvoorinstelling niet bijwerken. Er wordt gebruikgemaakt van het primaire bedrijfsadres dat is ingesteld in Accountstandaarden in uw accountinstellingen. Als u een ander adres wilt gebruiken, maakt u een nieuwe voorinstelling aan.

7. U kunt maximaal vier aangepaste eigenschappenkiezen die op facturen voor kopers worden weergegeven. Om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn op de factuurvoorinstelling, klikt u onder Aangepaste velden op Standaard aangepaste velden instellen:
   • Klik in het rechterdeelvenster op' add ' (Aangepaste velden toevoegen).
     • Selecteer bestaande aangepaste factuureigenschappen uit de lijst, zoek de aangepaste eigenschap die u wilt gebruiken of klik op 'Create new invoice property' (Nie uwe factuureigenschap maken) externalLink om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • • Om een extra veld toe te voegen, klikt u op' add ' (Factuurinstellingen) 'Add custom field' (Aangepastveld toevoegen) en selecteert u een andere factuureigenschap. U kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.
    • Nadat u een eigenschap hebt toegevoegd, kunt u op het vervolgkeuzemenu klikken om deze te wijzigen in een andere eigenschap.
    • Terwijl u eigenschappen toevoegt, wordt er een live preview weergegeven in het gedeelte Preview .
    • Om een eigenschap te verwijderen, klikt u op het pictogram' delete delete' (Aangepast veldverwijderen ).
    • Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'.

Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn gemaakt op basis van abonnementen.

• • Als je gebruikers de eigenschap wilt laten bewerken bij het maken van een factuur met deze voorinstelling, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens op Opslaan.

• • Nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, zullen deze eigenschappen standaard weergeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de koper.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen die de voorinstelling met de aangepaste eigenschap gebruiken. Facturen die deze voorinstelling gebruiken en die vóór de verwijdering zijn afgerond, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.

8. Onder 'Standaardinstellingen voor facturen' kunt u uw bedrijfsgegevens bekijken en standaardnettobetalingsvoorwaarden instellen:
   • Klik om het gedeelte Uw bedrijfsgegevens uit te vouwen en uw bedrijfsgegevens te bekijken. Bij het bewerken van de standaardsjabloon kunnen de bedrijfsgegevens niet worden gewijzigd en worden de bedrijfsgegevens uit uw accountinstellingen gebruikt. Maak een aangepaste voorinstelling als u een factuursjabloon met andere bedrijfsgegevens wilt hebben.
     • Voer uw bedrijfsgegevens in de daarvoor bestemde velden in.
     • Klik op Opslaan.
   • Klik om het gedeelte Nettobetalingsvoorwaarden uit te vouwen om de instellingen voor nettobetalingsvoorwaarden te bekijken.
     • Stel in de daarvoor bestemde velden de nettobetalingsvoorwaarden in dagen in die op een factuur kunnen worden geselecteerd.
     • Klik op+ eer een ander nettobedrag om een extra nettobetalingsvoorwaarde toe te voegen.
     • Klik op ' delete verwijderen' naast een nettobetalingsvoorwaarde om deze te verwijderen.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Standaard nettobetalingstermijn en selecteer de standaard nettobetalingstermijn die wordt ingesteld bij het aanmaken van een factuur. Als u deze optie wijzigt, wordt de nieuwe nettobetalingstermijn ingesteld als standaard voor facturen die worden aangemaakt nadat de instelling is gewijzigd.
     • Klik op 'Opslaan'.
9. Hetveld Opmerkingen wordt onderaan facturen weergegeven. Dit veld kan worden gebruikt om meer informatie toe te voegen over betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie voor de koper. Een standaardopmerking toevoegen voor de geselecteerde voorinstelling:

• • Voeg onder Opmerkingen uw opmerkingen toe in het daarvoor bestemde veld. Gebruik de opmaakwerkbalk om de tekst op te maken, een link toe te voegen of een fragment te gebruiken.
  • Klik op Opslaan.

Let op: de toegevoegde opmerkingen worden weergegeven voor alle nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is bevestigd en worden niet bijgewerkt in bestaande facturen, zelfs als deze momenteel in concept staan.

10. Optioneel kunt u maximaal drie belastingnummers toevoegen in de koptekst van een factuur. Als u een belastingnummer toevoegt aan uw account, worden bestaande definitieve of conceptfacturen die deze voorinstelling gebruiken niet bijgewerkt, alleen nieuw aangemaakte facturen die deze voorinstelling gebruiken.
11. Om belastingnummers toe te voegen aan de factuurvoorinstelling:
    • Klik onder Belastingnummer toevoegen aan facturen op Belastingnummer toevoegen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Type belastingnummer en selecteer een type.
    • Voer uw belastingnummer in het veld Belastingnummer in.
    • Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belastingnummer wilt toevoegen.
    • Klik op ' delete ' verwijderen naast een belastingnummer om het te verwijderen.
    • Klik op 'Opslaan'.
      
      
12. Schakel het selectievakje 'Invoice currency and sales tax notice' (Factuurvaluta en btw-vermelding) uit om de valuta en btw-vermelding op facturen te verbergen.
    
    
    
13. Schakel onder 'Abonnementsfacturen' het selectievakje 'Factureringsperiode weergeven op abonnementsfacturen en e-mails' uit om de factureringsperiode van een abonnement op facturen te verbergen.

Een voorinstelling hernoemen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Aanpassing.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
5. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling hernoemen.
6. Voer de nieuwe naam van uw voorinstelling in en klik op Opslaan.

Let op: de standaard instelling kan niet worden hernoemd.

Een voorinstelling verwijderen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik op het tabblad Aanpassing.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
5. Klik naast het vervolgkeuzemenu Huidige weergave op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling verwijderen.
6. Klik op Voorinstelling verwijderen om te bevestigen. Voor alle conceptfacturen die deze voorinstelling gebruiken, moet een nieuwe voorinstelling worden geselecteerd.

Let op: de standaard instelling kan niet worden verwijderd.

Automatisering

Maak automatisch facturen aan voor betalingen via betalingslinks en offertes, of abonnementen

Kies of u automatisch facturen wilt genereren op basis van eenmalige betalingen van offertes of betalingslinks, of op basis van betalingen van abonnementen. Deze instelling is standaard ingeschakeld.

Let op: automatisch gegenereerde facturen gebruiken de standaardvoorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Om automatische facturen voor betalingen via betalingslinks en offertes of betalingen voor abonnementen uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Automatisering.
4. Schakel het selectievakje Eenmalige betalingen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen via betalingslinks en offertes uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
5. Schakel het selectievakje Automatische abonnementsbetalingen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.

Stuur herinneringen naar klanten om hun openstaande facturen te betalen

Met automatische e-mailherinneringen kunt u e-mailherinneringen instellen die worden verzonden naar kopers met een openstaande factuur. Herinneringen kunnen worden gepland om vóór, op en na de vervaldatum te worden verzonden.

E-mailherinneringen inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Automatisering.
4. Schakel onder Sjabloongebaseerde automatiseringen de schakelaar Herinneringen naar klanten sturen om hun openstaande facturen te betalen in. E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij er een standaard afzenderadres is ingesteld in de factuurinstellingen.
5. Standaard bevat het herinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). Om de herinneringen te bewerken:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu voor herinneringen en selecteer een vervaldatumoptie.
   • Als u dagen na de vervaldatum of dagen vóór de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in naast de optie voor de vervaldatum.
6. Klik op + Herinnering toevoegen om nog een herinnering toe te voegen.
7. Klik op' delete delete' om een herinnering te verwijderen.
8. Klik op het vakje 'Verzendtijd herinnering ' en selecteer het tijdstip waarop de herinneringsmail wordt verzonden.
9. Klik op 'Preview email' om te zien hoe de e-mail eruit zal zien wanneer deze wordt verzonden.
10. Wanneer u uw automatiseringsopties hebt ingesteld, klikt u op Save(Opslaan).

Volgende stappen

Nadat u de HubSpot-factureringstool hebt ingesteld, leert u hoe u:

• Facturen aanmaken.
• Beheer facturen.
• Maak sequenties (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise ) en op facturen gebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Maak aangepaste rapporten met de aangepaste rapportbouwer van HubSpot (alleenProfessional en Enterprise ).