De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe-betalingsverwerking of HubSpot-betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als met betaallinks en prijsopgaven. Maar in tegenstelling tot betaallinks en prijsopgaven houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Factuur afrekenen koper	Record interne factuur

Lees hieronder hoe je betalingen kunt gaan innen met HubSpot facturen. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken, Superbeheerders machtigingen heeft.

Algemene factuurinstellingen configureren

Configureer de volgende factuurinstellingen om te beginnen:

• Factuurmachtigingen instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, lees hier hoe je gebruikersmachtigingen voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je machtigingen instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers
  
  

  Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

• Voeg een logo toe aan je HubSpot brandingkit: facturen halen automatisch het logo op dat is ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot branding.
  • Facturen zullen niet de kleuren van de brandingkit gebruiken.
  • Als je je logo bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen de facturen die momenteel worden opgesteld en facturen die na het bijwerken worden gemaakt.

• Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in de instellingen voor betalingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het maken.
• Verbind je domein met HubSpot: standaard worden facturen gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld billing.website.com), lees dan hoe je een domein kunt koppelen aan Hubspot.

Opzetten

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het werkt met je huidige systemen.

Om het factuurvoorvoegsel en het beginnummer aan te passen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen klik je op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel kan maximaal 8 tekens lang zijn.
• Het beginfactuurnummer is standaard 1001. Als je dit wilt wijzigen, klik je op Beginpunt factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.

De mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen

Facturen bewerken die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten Superbeheerders de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen in de conceptstatus te laten bewerken.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Bewerken van facturen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

De mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen

Verwijder facturen die definitief zijn, maar niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.

Voordat gebruikers definitieve facturen kunnen verwijderen, moeten superbeheerders de mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Factuur verwijderen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

Een standaard e-mailadres instellen om facturen van te versturen

Stel een standaard e-mailadres in waarvan facturen worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een team-e-mailadres of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team-e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Een standaard e-mailadres instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.

• Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat je als standaard wilt gebruiken.
• Als je gebruikers wilt toestaan handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mailadressen waartoe ze toegang hebben, schakel je het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

Factuursjabloon

Aangepaste velden toevoegen of verwijderen

Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappen voor facturen kiezen om weer te geven op facturen voor klanten. Gebruikers met machtigingenset Superbeheerder kunnen deze instellingen wijzigen.

Om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Klik onder Sjabloonaanpassing op Standaard aangepaste velden instellen.
• Klik in het rechterpaneel onder Standaard aangepaste velden bewerken op add Aangepast veld toevoegen.
  • Je kunt bestaande aangepaste factuureigenschappen selecteren in de lijst, zoeken naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken of klik op Nieuwe factuureigenschap maken om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • Om een extra veld toe te voegen, klik je op add Aangepast veld toevoegen en selecteer je een andere eigenschap voor de factuur. Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappen voor facturen toevoegen.
    • Eenmaal toegevoegd kun je op het dropdownmenu klikken om een andere eigenschap te kiezen.
  • Er wordt een live voorbeeld weergegeven in het gedeelte Voorbeeld terwijl je eigenschappen toevoegt.
  • Om een eigenschap te verwijderen, klik je op hetverwijderpictogram delete deletr e.

• Klik op Opslaan als je klaar bent.

• Om gebruikers toe te staan het veld te bewerken bij het maken van een factuur, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens linksonder op Opslaan.

Op nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, worden deze velden standaard weergegeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de klant.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen. Facturen die vóór de verwijdering zijn definitief gemaakt, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.

Een aangepaste titel gebruiken

Factuurdocumenten hebben standaard de titel Factuur. U kunt een andere titel kiezen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Schakel het selectievakje Gebruik aangepaste documenttitel in.
• Voer in het tekstveld de titel in die op uw facturen wordt weergegeven.
• Klik op Opslaan.

Een standaard commentaar instellen

Een standaardbericht toevoegen dat in het opmerkingenveld van elke factuur wordt weergegeven:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Voer de standaardopmerking in en klik op Opslaan.

Let op: de standaardopmerking wordt weergegeven voor alle nieuwe facturen die worden aangemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.

Een belasting-ID toevoegen

Optioneel kun je maximaal drie fiscale ID's toevoegen in de kop van elke factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belasting-ID aan je account toevoegt, worden bestaande of opgestelde facturen niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen.

Belasting ID's toevoegen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Klik onder Belasting-ID toevoegen aan facturen op Belasting-ID toevoegen.
• Klik op het keuzemenu Type belasting-ID en selecteer een type.
• Voer in het veld Belastingnummer uw belasting-ID in.
• Herhaal deze stappen als u een tweede of derde belasting-ID wilt toevoegen.
• Klik op Opslaan.

Verwijderen van factuurvaluta en BTW-vermelding

Standaard wordt op facturen vermeld dat alle kosten in de valuta van de factuur zijn en dat er mogelijk omzetbelasting over moet worden betaald. Voor facturen in USD staat er bijvoorbeeld in het Engels All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

Deze melding uitschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Factuursjabloon.
• Schakel het selectievakje Inclusief kennisgeving van factuurvaluta en omzetbelasting uit.
• Klik op Opslaan.

Automatisering

Herinneringen sturen naar klanten om hun openstaande facturen te betalen

Met geautomatiseerde e-mailherinneringen kun je e-mailherinneringen instellen voor kopers met een openstaande factuur. Herinneringen kunnen zo worden ingesteld dat ze voor, op of na de vervaldatum worden verzonden.

Let op: je moet ingeschreven zijn bij HubSpot betalingen, of Stripe gebruiken als betalingsverwerker om herinneringen te kunnen versturen.

Herinneringen per e-mail inschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Automatisering.
• Schakel de optie Herinneringen verzenden naar klanten om hun openstaande facturen te betalen in.
  • E-mails worden verzonden vanaf noreply@hubspot.com, tenzij er een standaard vanaf-adres is ingesteld in de factuurinstellingen.
• Standaard bevat het herinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). U kunt de herinneringen bewerken:
  
  • Klik op het dropdownmenu en selecteer een optie.
  • Als u dagen na de vervaldatum of dagen voor de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in.

• Klik op + Herinnering toevoegen om een herinnering toe te voegen.
• Klik op delete verwijderen om een herinnering te verwijderen.
• Klik op het vak Verzendtijd herinnering en selecteer de tijd waarop de e-mail moet worden verzonden.
• Klik op Voorbeeld e-mail om te zien hoe de e-mail eruit zal zien wanneer deze wordt verzonden.
• Wanneer je je automatiseringsopties hebt ingesteld, klik je op Opslaan.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot factuurtool hebt ingesteld, leer je hoe je:

• Facturen maken, beheren en verzenden.
• Creëer sequenties (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Sales Hub Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Bouw aangepaste rapporten met HubSpot's builder voor aangepaste rapporten (alleenProfessional en Enterprise ).