Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og modtage betaling via HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling. Med fakturaer får købere en betalingsproces, der ligner betalingslinks og tilbud, mens abonnementer kan sende fakturaer og inddrive betaling automatisk eller manuelt.

I modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer og saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsprocessor. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Nedenfor kan du lære, hvordan du opsætter fakturaer for at begynde at inddrive betalinger.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

1. Opsæt fakturarettigheder: For at kontrollere, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, kan du lære, hvordan du redigerer brugerrettigheder for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller rettigheder, når du tilføjer nye brugere.
   
   

   Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard visnings- og redigeringsrettigheder til fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har som standard ikke fakturarettigheder.

2. Føj et logo og brandfarver til dit HubSpot-brandkit: fakturaer vil automatisk bruge det logo og de farver, der er angivet i dine HubSpot-brandstandardindstillinger. Opdatering af dit logo og dine farver vil ikke opdatere eksisterende færdigbehandlede fakturaer, kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der oprettes efter opdateringen.
3. Indstil standardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver faktura under oprettelsen.
4. Forbind dit domæne til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet til din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har forbundet et domæne, eller hvis du gerne vil forbinde et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse mere om, hvordan du forbinder et domæne til HubSpot.

Opsæt

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og startnummeret 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdiggjort og tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan dette nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Inden du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det er kompatibelt med de nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Præfikset kan maksimalt bestå af 8 tegn.
4. Som standard er startnummeret for fakturaer 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdater startpunkt for fakturanumre. Indtast et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdater startpunkt.

Aktivér muligheden for at redigere åbne fakturaer

Aktivér muligheden for at redigere fakturaer, der er færdigbehandlet, ubetalte og har status Åben. Denne indstilling behøver ikke at være aktiveret for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer med status Udkast .

Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Under Fakturaadministration skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad redigering af fakturaer.
4. Klik på Gem.

Aktivér muligheden for at slette ubetalte fakturaer

Aktivér muligheden for at slette fakturaer, der er afsluttet, men ubetalte. Udkast til fakturaer kan slettes uden denne indstilling.

Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumre vil fortsætte med at stige sekventielt fra den sidst oprettede faktura (selvom denne eller andre fakturaer er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes. Men husk, at betalte fakturaer ikke kan slettes. Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre kompatibilitet med dine nuværende systemer.

Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Under Fakturaadministration skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
4. Klik på Gem.

Indstil faktureringskontaktforbindelsen

Aktivér indstillingen for automatisk at angive den faktureringskontakt, du har tildelt til alle aftaler og tilbud, der konverteres til fakturaer. Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Under Faktureringskontaktassociation skal du markere afkrydsningsfeltet Brug virksomhedens faktureringskontaktassociation for alle fakturaer .
4. Klik på Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse til at sende fakturaer fra

Aktivér indstillingen for at angive en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mailadresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan angiver du en standard-e-mailadresse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.

3. Under E-mailindstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard afsenderadresse og vælge den e-mailadresse, du vil bruge som standard.
4. Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
5. Klik på Gem.

Tilpasning

Der oprettes automatisk en standardindstilling for fakturaer i din konto, som kan redigeres. Du kan oprette yderligere, tilpassede fakturaindstillinger og konfigurere de oplysninger, du indsamler, baseret på indstillingerne.

Tilpasningsbare forudindstillinger giver dig mulighed for at have forskellige fakturakonfigurationer, som du kan vælge, når du opretter en faktura. Du kan f.eks. have en standardfakturaforudindstilling, der bruger din primære virksomhedsadresse fra din konto, og derefter kan du oprette en anden forudindstilling med en anden virksomhedsadresse, have forudindstillinger for forskellige skatte-id'er, hvis du sælger til forskellige regioner, eller have forskellige tilpassede egenskaber på forskellige forudindstillinger, som dine sælgere kan bruge.

Følgende fakturaelementer kan redigeres i forudindstillingen:

• Fakturaoverskrift.
• Brugerdefinerede egenskaber.
• Din virksomhedsoplysninger.
• Nettobetalingsbetingelser.
• Standardkommentarer.
• Skatteregistreringsnumre.
• Abonnementsfaktureringsperioder.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk (f.eks. tilbagevendende fakturaer oprettet fra abonnementer), bruger standardindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

Opret en forudindstilling

Sådan opretter du en ny forudindstilling:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning øverst.
4. Klik på Opret forudindstilling.

5. Indtast navnet på din forudindstilling, og klik derefter på Opret. Når den er oprettet, kan du opdatere elementerne i forudindstillingen.

Opdater standardindstillingen eller en brugerdefineret forudindstilling

Du kan opdatere din forudindstilling eller standardforudindstillingen i fakturaindstillingerne. Klik på fanen Forhåndsvisning når som helst for at se en live forhåndsvisning af dine ændringer.

Sådan opdaterer du standardindstillingen eller en brugerdefineret forudindstilling:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning øverst.
4. Vælg den forudindstilling, du vil redigere, i rullemenuen Aktuel visning. Vælg f.eks. Standard for at redigere standardforudindstillingen.
5. Sørg for, at fanen Indhold er valgt.

6. Markér afkrydsningsfeltet Brug brugerdefineret dokumenttitel for at angive en brugerdefineret titel for fakturaforudindstillingen. Denne vises i overskriften på fakturaer for skabelonen.

Bemærk: Du kan ikke opdatere adressen i standardforudindstillingen. Den bruger din primære virksomhedsadresse, som er angivet under Kontoindstillinger i dine kontoindstillinger. Hvis du har brug for at bruge en anden adresse, skal du oprette en ny forudindstilling.

7. Du kan vælge op til fire brugerdefinerede egenskaber, der skal vises på fakturaer til købere. For at angive, hvilke brugerdefinerede egenskaber der skal være synlige på fakturaforudindstillingen, skal du under Brugerdefinerede felter klikke på Indstil standard brugerdefinerede felter:
   • add Klikpå Tilføj brugerdefineret felt i panelet til højre.
     • Vælg eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søg efter den brugerdefinerede egenskab, du vil bruge, eller klik på Opret ny fakturaegenskab externalLink for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.

• • • For at tilføje et ekstra felt skal du klikke på" add " (Tilføj brugerdefineret felt ) og vælge en anden fakturaegenskab. Du kan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
    • Når du har tilføjet dem, kan du klikke på en egenskabsdropdownmenu for at ændre dem til en anden egenskab.
    • Der vises en live-forhåndsvisning i afsnittet Forhåndsvisning , når du tilføjer egenskaber.
    • For at fjerne en egenskab skal du klikke på ikonet" delete delete " (Slet egenskab).
    • Når du er færdig, skal du klikke på "Save" (Gem).

Bemærk: Brugerdefinerede egenskaber tilføjes ikke til tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer.

• • For at give brugerne mulighed for at redigere egenskaben, når de opretter en faktura ved hjælp af denne forudindstilling, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte standardtilpassede felter og derefter klikke på Gem.

• • Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er aktiveret, viser disse egenskaber som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vises den ikke på fakturaen til køberen.

Bemærk: Hvis en brugerdefineret egenskab slettes, fjernes feltet fra udkast og fremtidige fakturaer, der bruger den forudindstilling, der indeholder den brugerdefinerede egenskab. Fakturaer, der bruger denne forudindstilling, og som er færdiggjort før sletningen, vil stadig indeholde den brugerdefinerede egenskab.

8. Under Invoice defaults (Standardindstillinger for fakturaer) kan du se dine virksomhedsoplysninger og indstille standardindstillinger for nettobetalingsbetingelser:
   • Klik for at udvide afsnittet Din virksomhedsoplysninger for at se dine virksomhedsoplysninger. Når du redigerer standardskabelonen, kan virksomhedsoplysningerne ikke ændres, og der bruges de virksomhedsoplysninger, der er angivet i dine kontoindstillinger. Opret en brugerdefineret forudindstilling, hvis du vil have en faktura-skabelon med andre virksomhedsoplysninger.
     • Indtast dine virksomhedsoplysninger i de angivne felter.
     • Klik på Gem.
   • Klik for at udvide afsnittet Nettobetalingsbetingelser for at se indstillingerne for nettobetalingsbetingelser.
     • Indstil de nettobetalingsbetingelser i dage, der kan vælges på en faktura, i de angivne felter.
     • Klik på+ Tilføj et andet nettobeløb for at tilføje en yderligere nettobetalingsbetingelse.
     • Klik på delete delete ud for en nettobetalingsbetingelse for at fjerne den.
     • Klik på rullemenuen Standard nettobetalingsbetingelse, og vælg den standard nettobetalingsbetingelse, der skal indstilles, når der oprettes en faktura. Hvis du ændrer denne indstilling, vil den nye nettobetalingsbetingelse blive indstillet som standard for fakturaer, der oprettes efter ændringen.
     • Klik på "Save" (Gem).
9. Feltet Kommentarer vises nederst på fakturaerne. Det kan bruges til at tilføje yderligere oplysninger om betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger til køberen. Sådan tilføjes en standardkommentar til den valgte forudindstilling:

• • Under Kommentarer kan du tilføje dine kommentarer i det angivne felt. Brug formateringsværktøjslinjen til at formatere teksten, tilføje et link eller bruge et uddrag.
  • Klik på Gem.

Bemærk: De tilføjede kommentarer vises på alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selvom de i øjeblikket er i kladdeform.

10. Du kan eventuelt tilføje op til tre skatte-id'er i fakturaens overskrift. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende færdigbehandlede eller udkastede fakturaer, der bruger denne forudindstilling, ikke. Kun nyoprettede fakturaer, der bruger denne forudindstilling fremover, opdateres.
11. Sådan tilføjes skatte-ID'er til fakturaforudindstillingen:
    • Klik på Tilføj skatte -ID under Tilføj skatte-ID til fakturaer.
    • Klik på rullemenuen Momsnummertype, og vælg en type.
    • Indtast dit skatte-ID i feltet Skatte-ID-nummer.
    • Gentag disse trin, hvis du skal tilføje et andet eller tredje skatte-ID.
    • delete Klik på Slet ved siden af et skatte-ID for at fjerne det.
    • Klik på Save(Gem).
      
      
12. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet " Inkluder fakturavaluta og momsmeddelelse" for at skjule valutaen og momsmeddelelsen på fakturaer.
    
    
    
13. Under Abonnementsfakturaer skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-mails for at skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Omdøb en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning øverst.
4. Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
5. Klik på Handlinger ved siden af rullemenuen Aktuel visning, og vælg derefter Omdøb forudindstilling.
6. Indtast det nye navn på din forudindstilling, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Standardforudindstillingen kan ikke omdøbes.

Slet en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning.
4. Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
5. Klik på Handlinger ved siden af rullemenuen Aktuel visning, og vælg derefter Slet forudindstilling.
6. Klik på Slet forudindstilling for at bekræfte. Alle udkast til fakturaer, der bruger denne forudindstilling, skal vælge en ny forudindstilling.

Bemærk: Standardforudindstillingen kan ikke slettes.

Automatisering

Opret automatisk fakturaer for betalinger på betalingslinks og tilbud eller abonnementer

Vælg, om der automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger af tilbud eller betalingslinks eller fra betalinger af abonnementer. Denne indstilling er aktiveret som standard.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk, bruger standardforudindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

Sådan deaktiveres automatiske fakturaer for betalinger på betalingslinks og tilbud eller betalinger på abonnementer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Automatisering øverst.
4. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Engangsbetalinger for at deaktivere automatisk fakturaoprettelse for betalinger på betalingslinks og tilbud, og klik derefter på Gem.
5. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Automatiske abonnementsbetalinger for at deaktivere automatisk fakturaoprettelse for betalinger på abonnementer, og klik derefter på Gem.

Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer

Automatiske e-mail-påmindelser giver dig mulighed for at opsætte e-mail-påmindelser, der sendes til købere, der har en åben faktura. Påmindelser kan planlægges til at blive sendt før, på og efter forfaldsdatoen.

Sådan aktiverer du e-mail-påmindelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Fakturaer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Automatisering øverst.
4. Under Skabelonbaserede automatiseringer skal du aktivere knappen Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer. E-mails sendes fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standardafsenderadresse i fakturaindstillingerne.
5. Som standard vil påmindelsesplanen have tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
   
   • Klik på rullemenuen for påmindelser, og vælg en forfaldsdato.
   • Hvis du vælger dage efter forfaldsdatoen eller dage før forfaldsdatoen, skal du indtaste antallet af dage ved siden af forfaldsdatoen.
6. Klik på + Tilføj påmindelse for at tilføje en ny påmindelse.
7. Klik på" delete delete " (Slet påmindelse) for at slette en påmindelse.
8. Klik på feltet Reminder send time (Tidspunkt for afsendelse af påmindelse), og vælg det tidspunkt, hvor påmindelses-e-mailen skal sendes.
9. Klik på Preview email (Vis e-mail) for at se, hvordan e-mailen vil se ud, når den sendes.
10. Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Save(Gem).

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du:

• Opret fakturaer.
• Administrer fakturaer.
• Opret sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserede workflows ( kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Opbyg tilpassede rapporter med HubSpots tilpassede rapportgenerator (kunProfessional og Enterprise ).