Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, holde styr på tilgodehavender og modtagebetaling via HubSpot Payments ellerStripe. Når du bruger fakturaer, får køberne en betalingsproces, der ligner den ved betalingslinks og tilbud, mens abonnementer kan sende fakturaer og inddrive betaling automatisk eller manuelt.

Denne artikel forklarer, hvordan du fakturerer dine kunder ved hjælp af HubSpot-fakturaer. Hvis du har brug for hjælp til dit eget HubSpot-abonnement, kan du læse, hvordan du administrerer dit abonnement.

I modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer og saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsudbyder. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Købers fakturabetaling	Internt fakturapost

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

1. Opsæt fakturaretigheder: For at styre, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, kan du lære, hvordan du redigerer brugerrettigheder for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller rettigheder, når du tilføjer nye brugere. Der kræves en Core- eller Hub-licens for at oprette eller redigere fakturaer. Få mere at vide om licenstyper.
   
   

   Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard visnings- og redigeringsrettigheder til fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke som standard fakturaretigheder.

2. Tilføj et logo og brandfarver til dit HubSpot-brandkit: Fakturaer bruger automatisk det logo og de farver, der er angivet i dine standardindstillinger for HubSpot-brand. Opdatering af dit logo og dine farver opdaterer ikke eksisterende færdiggjorte fakturaer, kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der oprettes efter opdateringen.
3. Indstil standardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer som standard skal acceptere, i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
4. Forbind dit domæne til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet til din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har forbundet et domæne, eller hvis du gerne vil forbinde et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse, hvordan du forbinder et domæne til HubSpot.

Opsæt fakturaer

Konfigurer fakturaindstillinger via fanenOpsæt.

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit regnskabssystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og startnummeret 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og tildelt et nummer, f.eks.INV-1002, kan dette nummer ikke ændres eller genbruges.

Hvis en faktura slettes, fortsætter fakturanumrene med at stige sekventielt fra den sidst oprettede faktura. Sletning af fakturaer kan skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre overensstemmelse med dine nuværende systemer.

Bemærk: Inden du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det er kompatibelt med de nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Som standard starter fakturaer med præfiksetINV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast et nyt præfiksi dialogboksen, og klik påGem præfiks. Præfikset må maksimalt bestå af 8 tegn.
5. Som standard er startnummeret for fakturaer1001. For at ændre dette skal du klikke påOpdater startpunkt for fakturanumre. Indtast et nytstartpunkt i dialogboksen, og klik påOpdater startpunkt.

Aktivér muligheden for at redigere fakturaer

Aktivér muligheden for at redigereåbne ellerbetalte fakturaer. Når indstillingen er aktiveret, kan brugere med superadministratorrettigheder eller redigeringsrettigheder til fakturaer redigere fakturaoplysninger såsom kontakt- og virksomhedsoplysninger samt faktureringsoplysninger. Linjeposter kan redigeres, og andre linjeposter kan tilføjes på fakturaer, der endnu ikke er betalt.De kan også opdatere egenskaber, der ikke påvirker fakturaens saldo, herunder indkøbsordrenummer, noter og skatte-id'er.

Få mere at vide om redigering af afsluttede fakturaer. Denne indstilling behøver ikke at være aktiveret for at give brugerne mulighed for at redigere udkast til fakturaer.

Sådan aktiveres indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad redigering af fakturaer.
5. Klikpå Gem.

Aktivér muligheden for at slette fakturaer

Aktivér muligheden for at slette alle fakturaer, der ikke er knyttet til en kreditnota, betaling eller et abonnement. Udkast til fakturaer kan slettes uden at denne indstilling er aktiveret.

Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumre vil fortsat stige sekventielt fra den senest oprettede faktura (selvom denne eller andre fakturaer er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes. Men husk, at betalte fakturaer ikke kan slettes. Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre kompatibilitet med dine nuværende systemer.

Sådan aktiveres indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
5. Klikpå Gem. 

Indstil tilknytning af faktureringskontakt

Aktivér indstillingen for automatisk at angive den faktureringskontakt, du har tildelt til alle aftaler og tilbud, der konverteres til fakturaer. Sådan aktiveres indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Tilknytning af faktureringskontakt skal du markere afkrydsningsfeltet Brug virksomhedens tilknytning af faktureringskontakt til alle fakturaer .
5. Klikpå Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra

Aktivér indstillingen for at angive en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mailadresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan angiver du en standard-e-mailadresse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.

3. UnderE-mail-indstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard afsenderadresse og vælge den e-mailadresse, du vil bruge som standard.
4. Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltetTillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
5. Klikpå Gem.

Tilpas fakturaer

Der oprettes automatisk en standardindstilling for fakturaer på din konto, som kan redigeres. Du kan oprette yderligere, tilpassede fakturaindstillinger og konfigurere de oplysninger, du indsamler, baseret på indstillingerne.

Med tilpassede forudindstillinger kan du have forskellige fakturakonfigurationer, som du kan vælge, når du opretter en faktura. Du kan f.eks. have en standardfakturaforudindstilling, der bruger din primære virksomhedsadresse fra din konto, og en anden forudindstilling, der bruger en anden virksomhedsadresse, andre regionale skatte-id'er eller andre tilpassede egenskaber.

Følgende fakturaelementer kan redigeres i forudindstillingen:

• Fakturatitel.
• Brugerdefinerede egenskaber.
• Oplysninger om din virksomhed.
• Nettobetalingsbetingelser.
• Standardkommentarer.
• Moms-id'er.
• Faktureringsperioder for abonnementsfakturaer.

Hvis du har oprettet HubSpot-betalinger eller Stripe som betalingsbehandlingsmulighed, vil den være tilgængelig på tværs af alle forudindstillinger. Du kan kun have én betalingsbehandlingsmulighed oprettet på din konto.

Bemærk: Tilbagevendende fakturaer oprettet fra abonnementerbruger standardindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden indstilling.

Opret en forudindstilling

Sådan opretter du en ny forudindstilling:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanenTilpasning øverst.
5. Klik på Opret forudindstilling.

5. Indtastnavnet på din forudindstilling, og klik derefterpå Opret. Når den er oprettet, kan du opdatere elementerne i forudindstillingen.

Opdater standardindstillingen eller en brugerdefineret forudindstilling

Du kan opdatere standardindstillingen eller de tilpassede forudindstillinger i fakturaindstillingerne. Klik på fanen "Eksempel" når som helst for at se et live eksempel på dine ændringer.

Sådan opdaterer du standardindstillingen eller de tilpassede indstillinger:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanenTilpasning øverst.
5. I rullemenuen Aktuel visning skal du vælge den forudindstilling, duvil redigere. Vælg f.eks.Standard for at redigere standardforudindstillingen.
6. Sørg for, at fanen Indhold er valgt.

6. Marker afkrydsningsfeltet Brug brugerdefineret dokumenttitel for at angive en brugerdefineret titel til fakturaforudindstillingen. Denne vises i overskriften på fakturaer for skabelonen.

Bemærk: Du kan ikke opdatere adressen i standardforudindstillingen. Den bruger din primære virksomhedsadresse, som er angivet under Kontoindstillinger i dine kontoindstillinger. Hvis du har brug for en anden adresse, skal du oprette en ny forudindstilling.

7. Du kan vælge op til fire brugerdefinerede egenskaber, der skal vises på fakturaer til købere. For at angive, hvilke brugerdefinerede egenskaber der skal være synlige i fakturaforudindstillingen, skal du under Brugerdefinerede felter klikke på Angiv standardbrugerdefinerede felter:
   • Klik påTilføj brugerdefineret felt i panelet til højre.
     • Vælg eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søg efter den brugerdefinerede egenskab, du vil bruge, eller klik påOpret ny fakturaegenskabexternalLink for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.

• • • For at tilføje et ekstra felt skal du klikke på Tilføj brugerdefineret felt og vælgeenandenfakturaegenskab. Dukan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
    • Når det er tilføjet, kan du klikke på en egenskabs-dropdown-menu for at ændre den til en anden egenskab.
    • Der vises en live-forhåndsvisning iafsnittet Forhåndsvisning, når du tilføjer egenskaber.
    • For at fjerne en egenskab skal du klikke påslette -ikonet.
    • Når du er færdig, skal du klikke på " Gem".

Bemærk: Brugerdefinerede egenskaber tilføjes ikke til tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer.

• • For at give brugerne mulighed for at redigere egenskaben, når de opretter en faktura ved hjælp af denne forudindstilling, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte standardtilpassede felter og derefter klikke påGem.

• • Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er aktiveret, viser disse egenskaber som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vises den ikke på fakturaen for køberen.

Bemærk: Hvis en brugerdefineret egenskab slettes, fjernes feltet fra udkast og fremtidige fakturaer, der bruger den forudindstilling, der indeholder den brugerdefinerede egenskab. Fakturaer, der bruger denne forudindstilling, og som er færdiggjort før sletningen, vil stadig indeholde den brugerdefinerede egenskab.

8. UnderFaktura-standardindstillinger kan du se dine virksomhedsoplysninger og indstille standardindstillinger for nettobetalingsbetingelser:
   • Klik for at udvide afsnittet Dine virksomhedsoplysninger for at se dine virksomhedsoplysninger. Når du redigerer standardskabelonen, kan virksomhedsoplysningerne ikke ændres, og der bruges de virksomhedsoplysninger, der er angivet i dine kontoindstillinger. Opret en brugerdefineret forudindstilling, hvis du vil have en fakturaskabelon med andre virksomhedsoplysninger.
     • Indtast dinevirksomhedsoplysninger i de angivne felter.
     • Klikpå Gem.
   • Klik for at udvide afsnittet " Nettobetalingsbetingelser" for at se indstillingerne for nettobetalingsbetingelser.

Bemærk: Standardnetbetalingbetingelser, der er konfigureret i fakturaindstillingerne, gælder kun for fakturaer, der oprettes manuelt, ikke for fakturaer, der oprettes via abonnementer. I disse tilfælde gælder de netbetalingbetingelser, der er angivet ved oprettelsen af abonnementet, for abonnementets fakturaer.

8. • • I de angivne felter skal du angive de nettobetalingsbetingelser i antal dage, som kan vælges på en faktura.
     • Klik på+ Tilføj et andet nettobeløb for at tilføje en yderligere nettobetalingsfrist.
     • Klik påSlet Slet ved siden af en nettobetalingsbetingelse for at fjerne den.
     • Klik på rullemenuenStandard nettobetalingsbetingelse, og vælg den standard nettobetalingsbetingelse, der skal indstilles, når der oprettes en faktura. Hvis du ændrer denne indstilling, vil den nye nettobetalingsbetingelse blive indstillet som standard for fakturaer, der oprettes, efter at indstillingen er ændret.
     • Klikpå Gem.
9. Feltet Kommentarer vises nederst på fakturaerne. Det kan bruges til at tilføje yderligere oplysninger om betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger til køberen. Sådan tilføjes en standardkommentar til den valgte forudindstilling:

• • Under Kommentarer skal du tilføje dine kommentarer i det angivne felt. Brug formateringsværktøjslinjen til at formatere teksten, tilføje et link eller bruge et uddrag. 
  • Klik på Gem.

Bemærk: De tilføjede kommentarer vises på alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selvom de i øjeblikket er i udkast.

10. Du kan eventuelt tilføje op til tre momsnumre i fakturaens overskrift. Hvis du tilføjer et momsnummer til din konto, vil det ikke ændre eksisterende afsluttede eller udkastede fakturaer, der bruger denne forudindstilling, men kun fremtidige fakturaer, der oprettes ved hjælp af denne forudindstilling.
11. Sådan tilføjer du skatte-id'er til fakturaforudindstillingen:
    • Klik på Tilføjskatte-ID underTilføj skatte-IDtil fakturaer.
    • Klik på rullemenuen"Momsnummertype", og vælg derefter entype.
    • Indtast ditskatte-ID i feltetSkatte-ID-nummer.
    • Gentag disse trin, hvis du skal tilføje et andet eller tredje skatte-ID.
    • Klik påSlet Slet ved siden af et skatte-ID for at fjerne det.
    • Klikpå Gem.
      
      
      
12. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder fakturavaluta og momsmeddelelse for at skjule valutaen og momsmeddelelsen på fakturaer.
    
    
    
    
    
13. Under Abonnementsfakturaer skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-mails for at skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Omdøb en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanen Tilpasning øverst.
5. Klik på rullemenuenAktuel visning, og vælgforudindstillingen.
6. Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Omdøb forudindstilling.
7. Indtast det nye navn på din forudindstilling, og klik derefter påGem.

Bemærk: Standardforudind stillingen kan ikke omdøbes.

Slet en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanenTilpasning.
5. Klik på rullemenuenAktuel visning, og vælgforudindstillingen.
6. Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Slet forudindstilling.
7. Klik påSlet forudindstilling for at bekræfte. Alle udkast til fakturaer, der bruger denne forudindstilling, skal vælge en ny forudindstilling.

Bemærk: Standard forudindstillingen kan ikke slettes.

Opret automatisk fakturaer for betalinger

Vælg, om der automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger via betalingslinks eller ældre tilbud. Denne indstilling er aktiveret som standard.

Sådan deaktiveres automatiske fakturaer for betalinger via betalingslinks og ældre tilbud:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanenAutomatisering øverst.
5. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Engangsbetalinger for at deaktivere automatisk oprettelse af fakturaer for betalinger via betalingslinks og tilbud, og klik derefter på Gem.
6. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Automatiske abonnementsbetalingerfor at deaktivere automatisk fakturaoprettelse for betalinger på abonnementer, og klik derefter på Gem.

Send rykkere til kunderne om at betale deres udestående fakturaer

Med automatiske e-mail-påmindelser kan du indstille, at der sendes e-mail-påmindelser til købere, der har en ubetalt faktura. Påmindelserne kan planlægges til at blive sendt før, på og efter forfaldsdatoen.

Sådan aktiverer du e-mail-påmindelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanen Automatisering øverst.
5. Under Skabelonbaserede automatiseringer skal du aktivere kontakten Send påmindelser til kunder om at betale deres udestående fakturaer. E-mails sendes fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standardafsenderadresse i fakturaindstillingerne. 
6. Som standard indeholderpåmindelsesplanen tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
   
   • Klik på rullemenuen for påmindelser, og vælg en forfaldsdato.
   • Hvis du vælgerdage efter forfaldsdatoen ellerdage før forfaldsdatoen, skal du indtaste antallet af dage ved siden af forfaldsdatoindstillingen.
7. Klik på+ Tilføj påmindelse for at tilføje en ny påmindelse.
8. Klik påS let for at slette en påmindelse.
9. Klik på feltet "Send tidspunkt for påmindelse ", og vælg det tidspunkt, hvor påmindelses-e-mailen skal sendes.
10. Klik på Vis e-mail for at se, hvordan e-mailen vil se ud, når den sendes.
11. Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Gem.

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du:

• Opret fakturaer.
• Administrer fakturaer.
• Opret sekvenser (Salg Hub og Service Hub Kun Professionalog Enterprise ) og fakturabaserede arbejdsgange ( kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Opret tilpassede rapporter med HubSpots værktøj til oprettelse af tilpassede rapporter (kunProfessional og Enterprise ).