Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og blive betalt ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan dine købere forvente en lignende checkout-proces som med betalingslinks og tilbud. Men i modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer, saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsbehandler. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Købers faktura checkout	Intern fakturapost

Nedenfor kan du se, hvordan du kommer i gang med at opkræve betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynder, skal du sørge for, at den bruger, der skal opdatere en af følgende indstillinger, har Super Admin-rettigheder.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

• Konfigurer fakturatilladelser: For at kontrollere, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, skal du lære, hvordan du redigerer brugertilladelser for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller tilladelser, når du tilføjer nye brugere.
  
  

  Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke fakturatilladelser som standard.

• Føj et logo til dit HubSpot-brandkit: Fakturaer vil automatisk inddrage det logo, der er angivet i standardindstillingerne for dit HubSpot-brand.
  • Fakturaer bruger ikke brandkitets farver.
  • Opdatering af dit logo opdaterer ikke eksisterende færdige fakturaer, men kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der er oprettet efter opdateringen.

• Indstilstandardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
• Forbind dit domæne med HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet med din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har tilsluttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilslutte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse om, hvordan du tilslutter et domæne til HubSpot.

Opsætning

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og har fået tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan det nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Før du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast derefter et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Et præfiks kan maksimalt bestå af 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdatering af startpunkt for fakturanumre. Indtast derefter et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdatering af startpunkt.

Slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til

Rediger fakturaer, der er færdigbehandlede og har status som åbne. Før brugerne kan redigere fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til. Denne indstilling behøver ikke at være slået til for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer i status Kladde .

Sådan får du adgang til indstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad fakturaredigering.
• Klik på Gem.

Slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til

Slet fakturaer, der er færdigbehandlede, men ubetalte. Kladdefakturaer kan slettes uden denne indstilling.

Før brugerne kan slette færdigbehandlede fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumre fortsætter med at stige sekventielt fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller andre fakturaer er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.

Sådan får du adgang til indstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
• Klik på Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse til at sende fakturaer fra

Indstil en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mailadresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan indstiller du en standard-e-mailadresse:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.

• Under E-mailindstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard fra adresse og vælge den e-mailadresse, du gerne vil bruge som standard.
• Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, som de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
• Klik på Gem.

Indstil tilknytningen til fakturakontakten

Indstil automatisk den faktureringskontakt, du har tildelt, for alle aftaler og tilbud, der konverteres til fakturaer. Sådan får du adgang til indstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Under Faktureringskontakttilknytning skal du markere afkrydsningsfeltet Brug virksomhedens faktureringskontakttilknytning til alle fakturaer .
• Klik på Gem.

Tilpasning

Der er oprettet en standardindstilling på din konto, som kan redigeres. Hvis du er tilmeldt HubSpot Payments eller har tilsluttet din Stripe-konto til betalingsbehandling, kan du opsætte yderligere fakturaforudindstillinger og konfigurere de oplysninger, du indsamler, baseret på forudindstillingerne.

Forudindstillinger, der kan tilpasses, giver dig mulighed for at have forskellige fakturakonfigurationer, som du kan vælge, når du opretter en faktura. Du kan f.eks. have en standardfakturaforudindstilling, der bruger din primære virksomhedsadresse fra din konto, og så kan du oprette en anden forudindstilling med en anden virksomhedsadresse.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk (f.eks. tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer), bruger standardindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

Opret en forudindstilling

Sådan opretter du en forudindstilling:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Tilpasning.
• Klik på Opret forudindstilling.

• Indtast navnet på din forudindstilling, og klik derefter på Opret.

Opdater en forudindstilling

Du kan opdatere din forudindstilling i fakturaindstillingerne. Klik påfanen Preview når som helst for at se et live preview af dine ændringer.

Sådan opdaterer du en forudindstilling:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Tilpasning.
• Vælg den forudindstilling , du vil redigere, i rullemenuen Aktuel visning.
• Sørg for, at fanen Indhold er valgt.

Bemærk: Du kan ikke opdatere adressen på en standardforudindstilling. Den vil bruge din primære virksomhedsadresse, som er indstillet i Account Defaults i dine kontoindstillinger. Hvis du skal bruge en anden adresse, skal du oprette en ny forudindstilling.

• Du kan vælge op til fire brugerdefinerede egenskaber, som skal vises på fakturaer til kunder.

Bemærk: Brugerdefinerede egenskaber føjes ikke til tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer.

• For at indstille, hvilke brugerdefinerede egenskaber der skal være synlige på den forudindstillede faktura, skal du klikke på Indstil brugerdefinerede standardfelter:
  • Klik på add Tilføj brugerdefineret felt i højre panel under Rediger brugerdefinerede standardfelter.
    • Du kan vælge eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søge efter den brugerdefinerede egenskab, du gerne vil bruge, eller klikke på Opret ny fakturaegenskab for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.

• • • Hvis du vil tilføje et ekstra felt, skal du klikke på add Tilføj brugerdefineret felt og vælge en anden fakturaegenskab . Du kan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
    • Når du har tilføjet dem, kan du klikke på rullemenuen for at skifte til en anden egenskab.
  • Der vises et live preview i sektionen Preview , når du tilføjer egenskaber.
  • Hvis du vil fjerne en egenskab, skal du klikke påsletteikonet på delete deletr e.
  • Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

• • For at give brugerne mulighed for at redigere feltet, når de opretter en faktura ved hjælp af denne forudindstilling, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte brugerdefinerede standardfelter og derefter klikke på Gem i nederste venstre hjørne.

• • Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er slået til, vil vise disse felter som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vises den ikke på fakturaen til kunden.

Bemærk: Hvis en brugerdefineret egenskab slettes, vil feltet blive fjernet fra kladder og fremtidige fakturaer, der bruger denne forudindstilling. Fakturaer, der bruger denne forudindstilling, og som er færdiggjort før sletningen, vil stadig indeholde den brugerdefinerede egenskab.

• Hvis du vil tilføje en standardmeddelelse, som skal vises i kommentarfeltet på fakturaer med denne forudindstilling, skal du indtaste standardkommentaren og klikke på Gem.

Bemærk: Standardkommentaren vises på alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selvom de i øjeblikket er i kladde.

• Du kan eventuelt tilføje op til tre skatte-id'er i overskriften på en faktura sammen med dine virksomhedsoplysninger. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende færdigbehandlede eller udkast til fakturaer med denne forudindstilling ikke, men kun nyoprettede fakturaer, der bruger denne forudindstilling fremover. Sådan tilføjer du skatte-id'er til fakturaforudindstillingen:

• • Klik på Tilføj skatte-id under Tilføj skatte-id til fakturaer.
  • Klik på rullemenuen Skatte-ID-type, og vælg derefter en type.
  • Indtast dit skatte-id i feltet Skatte-id-nummer.
  • Gentag disse trin, hvis du har brug for at tilføje et andet eller tredje skatte-id.
  • Klik på Gem.

• Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder fakturaens valuta- og momsangivelse for at skjule valuta- og momsangivelsen på fakturaer.

• Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-mails for at skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Fjern besked om fakturaens valuta og moms

• Fakturaer kan indeholde en meddelelse om, at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt moms. For fakturaer i USD står der f.eks. på engelsk All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

• Hvis du vil slå meddelelsen fra for fakturaforudindstillingen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder fakturaens valuta og moms, og derefter klikke på Gem.

Omdøb en forudindstilling

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Tilpasning.
• Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
• Klik på Handlinger, og vælg derefter Omdøb forudindstilling.
• Indtast det nye navn på din forudindstilling, og klik derefter på Gem.

Bemærk : Standardforudindstillingen kan ikke omdøbes.

Slet en forudindstilling

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Tilpasning.
• Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
• Klik på Handlinger, og vælg derefter Slet forudindstilling.
• Klik på Slet forudindstilling for at bekræfte.

Bemærk:Standardforudindstillingen kan ikke slettes.

Automatisering

Opret automatisk fakturaer for betalinger på betalingslinks og tilbud eller abonnementer

Vælg, om der automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger af tilbud eller betalingslinks eller fra betalinger af abonnementer. Denne indstilling er slået til som standard.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk, bruger standardindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

For at slå automatiske fakturaer fra for betalinger på betalingslinks og tilbud eller betalinger på abonnementer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Automatisering.
• Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Engangsbetalinger (betalingslinks og tilbud) for at slå automatisk oprettelse af fakturaer fra for betalinger på betalingslinks og tilbud, og klik derefter på Gem.
• Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Abonnementer for at slå automatisk oprettelse af fakturaer for betalinger på abonnementer fra, og klik derefter på Gem.

Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer

Med automatiske e-mailpåmindelser kan du oprette e-mailpåmindelser, der skal sendes til købere, som har en åben faktura. Påmindelser kan planlægges til at blive sendt før, på eller efter forfaldsdatoen.

Bemærk: Du skal være tilmeldt HubSpot-betalinger eller bruge Stripe som betalingsprocessor for at kunne sende påmindelser.

Sådan aktiverer du e-mail-påmindelser:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen til venstre.
• Klik på fanen Automatisering.
• Slå Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer til.
  • E-mails vil blive sendt fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standard fra-adresse i fakturaindstillingerne.
• Som standard vil påmindelsesplanen have tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
  
  • Klik på rullemenuen, og vælg en mulighed.
  • Hvis du vælger dage efter forfaldsdato eller dage før forfaldsdato, skal du indtaste antallet af dage.

• Klik på + Tilføj påmindelse for at tilføje en påmindelse.
• Klik på delete delete for at slette en påmindelse.
• Klik på boksen Sendetidspunkt for påmindelse, og vælg det tidspunkt, hvor e-mailen skal sendes.
• Klik på Forhåndsvisning af e-mail for at se, hvordan e-mailen ser ud, når den er sendt.
• Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Gem.

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære at:

• Oprette, administrere og sende fakturaer.
• Oprette sekvenser(kun Sales Hubog Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserede workflows (kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Byggerbrugerdefinerede rapporter med HubSpots brugerdefinerede rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).