Opret fakturaer til dine købere

Brug HubSpot-fakturaer til at sende fakturaer, holde styr på tilgodehavender og inddrive betalinger fra dine købere via HubSpot Payments ellerStripe. Når du bruger fakturaer, gennemgår køberne en betalingsproces, der ligner den ved betalingslinks og tilbud.

Denne artikel forklarer, hvordan du opretter fakturaer til dine købere. Hvis du har brug for hjælp til dine egne HubSpot-fakturaer, kan du lære, hvordan du se, downloade og betale din HubSpot-faktura.

Fakturaer kan oprettes:

• Fra en kontakt-, virksomheds-, aftale- eller tilbudsregistrering eller fra fakturaoversigtssiden.
• Fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbudets oplysninger til en ny faktura.
• Automatisk, når der oprettes abonnementer.
• Automatisk, når der foretages betalinger via betalingslinks, tilbud eller ældre tilbud.
• Hvis indstillingen »Opret automatisk kontrakter fra accepterede tilbud« er aktiveret, og du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, oprettes de automatisk. Købere foretager betalinger på fakturaniveau. Nettobetalingsbetingelser fastsættes ved oprettelse af tilbud, og løbende fakturering administreres via kontrakter. Få mere at vide om indstillingen.

I modsætning til betalingslinks og tilbud holder fakturaer styr på forfaldsdatoer og saldoer og kan markeres som betalt uden for din betalingsudbyder. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Købers faktura ved kassen	Internt fakturapost

Før du går i gang

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Hvis indstillingen Opret automatisk kontrakter ud fra accepterede tilbud er aktiveret, og du er tilmeldt Connected CPQ, Billing og Payments-betaprogrammet, oprettes der automatisk en kontraktpost, når et tilbuddet accepteres af køberen, og kontrakten bruges til at administrere løbende fakturering, oprettelse af fakturaer og inddrivelse af betalinger. Få mere at vide om indstillingen.
• HubSpot-brugere, der er oprettet før den 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har som standard ikke tilladelse til at se eller redigere fakturaer.
• Fakturanumrene vil fortsat stige fortløbende fra den senest oprettede faktura (selv hvis denne eller en anden faktura er blevet slettet).
  • Sletning af fakturaer kan medføre permanente huller i fakturanummereringen.
  • Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre overensstemmelse med dine nuværende systemer.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

1. Konfigurer fakturaretigheder: For at styre, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, kan du læse, hvordan du redigerer brugerrettigheder for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller rettigheder, når du tilføjer nye brugere. Der kræves en Core- eller Hub-licens for at oprette eller redigere fakturaer. Læs mere om licenstyper.
2. Tilføj et logo og brandfarver til dit HubSpot-brandkit: Fakturaer bruger automatisk det logo og de farver, der er angivet i dine standardindstillinger for HubSpot-brandet. Hvis du opdaterer dit logo og dine farver, opdateres eksisterende, færdigbehandlede fakturaer ikke, men kun fakturaer, der er i udkast, og fakturaer, der oprettes efter opdateringen.
3. Indstil standardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt angive, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer som standard skal acceptere, i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
4. Tilslut dit domæne til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er tilknyttet din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge et hvilket som helst af dine tilknyttede domæner. Hvis du endnu ikke har tilknyttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilknytte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse, hvordan du tilknytter et domæne til HubSpot.

Opsæt fakturaer

Konfigurer fakturaindstillingerne via fanenOpsætning.

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit regnskabssystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og startnummeret 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og tildelt et nummer, f.eks.INV-1002, kan dette nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Inden du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det er kompatibelt med de nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Som standard starter fakturaer med præfiksetINV. Hvis du vil ændre dette, skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast et nyt præfiksi dialogboksen, og klik påGem præfiks. Præfikset må højst bestå af 8 tegn.
5. Som standard er startnummeret for fakturaer1001. Hvis du vil ændre dette, skal du klikke på "Opdater startpunkt for fakturanumre". Indtast et nytstartpunkt i dialogboksen, og klik på "Opdater startpunkt".

Tillad redigering af åbne fakturaer

Aktivér indstillingen "Rediger åbne fakturaer". Når indstillingen er aktiveret, kan brugere med superadministrator eller redigeringsrettigheder til fakturaer kan redigere alle felter på åbne fakturaer. 

Denne indstilling behøver ikke at være aktiveret for at give brugerne mulighed for at redigere fakturakladder. Få mere at vide om redigering af færdigbehandlede fakturaer.

Sådan aktiverer du indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad redigering af åbne fakturaer.
5. Klik på " Gem".

Tillad redigering af betalte fakturaer

Aktivér indstillingen "Rediger betalte fakturaer". Du kan vælge at give brugerne mulighed for at foretage ændringer, der ikke ændrer fakturaens samlede beløb, eller tillade redigering af finansielle ændringer, der ændrer fakturaens samlede beløb, skatter eller linjeposter efter betaling. Når indstillingen er aktiveret, kan brugere med superadministrator -rettigheder eller redigeringsrettigheder til fakturaer , kan redigere betalte fakturaer.

Denne indstilling behøver ikke at være aktiveret for at give brugerne mulighed for at redigere udkast til fakturaer. Få mere at vide om redigering af afsluttede fakturaer.

Sådan aktiverer du indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering skal du vælge en indstilling:
   • Tillad ikke-finansielle redigeringer af betalte fakturaer: Når denne indstilling er aktiveret, kan brugerne redigere felter, der ikke ændrer fakturaens samlede beløb. For eksempel kontakt- og virksomhedsoplysninger, indkøbsordrenumre og kommentarer.
   • Tillad finansielle redigeringer på betalte fakturaer (kan påvirke rapporteringen): Når denne indstilling er aktiveret, kan brugerne ud over at redigere felter, der ikke ændrer fakturaens samlet beløb, også redigere felter, der ændrer samlet beløb, skatter eller linjeposter på betalte fakturaer. Når brugerne opdaterer og bekræfter ændringerne, opdateres fakturaens samlet beløb, restbeløb og fakturastatus, så de afspejler de foretagne ændringer. Få mere at vide om redigering af afsluttede fakturaer.
5. Klik på Gem.

Tillad sletning af fakturaer

Tillad sletning af fakturaer, der ikke er knyttet til en kreditnota, betaling eller et abonnement. Udkast til fakturaer kan slettes, når denne indstilling er slået fra. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Sådan aktiveres indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
5. Klikpå Gem. 

Indstil tilknytning af faktureringskontakt

Knyt automatisk virksomhedens faktureringskontakt, når aftaler og tilbud konverteres til fakturaer. Sådan aktiveres indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Under " Tilknytning af faktureringskontakt" skal du markere afkrydsningsfeltet "Brug virksomhedens tilknytning af faktureringskontakt til alle fakturaer ".
5. Klikpå Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse til afsendelse af fakturaer

Angiv en standard-e-mailadresse til faktura-e-mails. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mailadresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan angiver du en standard-e-mailadresse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under afsnittet Datastyring, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.

3. UnderE-mail-indstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard afsenderadresse og vælge den e-mail-adresse, du vil bruge som standard.
4. Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltetTillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
5. Klikpå Gem.

Opret automatisk fakturaer for betalinger

Vælg, om der automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger via betalingslinks eller ældre tilbud. Denne indstilling er aktiveret som standard.

Sådan deaktiverer du automatiske fakturaer for betalinger via betalingslinks og ældre tilbud:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik på fanenAutomatisering øverst.
5. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Engangsbetalinger for at deaktivere automatisk oprettelse af fakturaer for betalinger via betalingslinks og tilbud, og klik derefter på Gem.
6. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Automatiske abonnementsbetalingerfor at deaktivere automatisk fakturaoprettelse for betalinger foretaget på abonnementer, og klik derefter på Gem. Der oprettes stadig fakturaer for abonnementer for forfaldne betalinger.

Send påmindelser til kunder om at betale deres udestående fakturaer

Konfigurer e-mail-påmindelser om fakturaer for at underrette købere, der har en udestående faktura. Påmindelser kan planlægges til at blive sendt før, på og efter forfaldsdatoen, og der kan tilføjes op til ti kontakter til dem (1 kontakt i feltet "Til" og 9 kontakter i feltet "CC" ). Påmindelses-e-mails sendes til fakturakontakterne som følger:

• Til feltet: Den første kontaktperson, sorteret alfabetisk efter efternavn, fornavn og e-mailadresse.

• CC-felt: alle resterende tilknyttede kontakter med e-mail-adresser.

Bemærk: Der skal oprettes fakturaer, før der kan sendes påmindelser. Hvis en påmindelse f.eks. er indstillet til at blive sendt to dage før en fakturas forfaldsdato, skal fakturaen have status "Åben", for at påmindelsen kan sendes. I dette scenario vil påmindelsen for fakturaer, der er indstillet til at blive oprettet automatisk på en fremtidig dato (f.eks. fakturaer oprettet fra abonnementer), ikke blive sendt, da fakturaen først oprettes på abonnementsdatoen.

Sådan aktiverer du e-mail-påmindelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Fakturaer.
4. Klik øverst på fanen Automatisering.
5. Under Skabelonbaserede automatiseringer skal du aktivere knappen Send påmindelser til kunder om at betale deres udestående fakturaer. E-mails sendes fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standardafsenderadresse i fakturaindstillingerne. 
6. Som standard indeholderpåmindelsesplanen tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
   
   • Klik på rullemenuen for påmindelser, og vælg en forfaldsdato.
   • Hvis du vælger "dage efter forfaldsdato " eller "dage før forfaldsdato", skal du indtaste antallet af dage ved siden af forfaldsdatoindstillingen.
7. Klik på+ Tilføj påmindelse for at tilføje endnu en påmindelse.
8. Klik på "Sdelete " for at slette en påmindelse.
9. Klik på rullemenuen "Afsendelsestidspunkt for påmindelse " og vælg det tidspunkt, hvor påmindelses-e-mailen skal sendes.
10. Klik på " Vis eksempel på e-mail " for at se, hvordan e-mailen vil se ud, når den sendes.
11. Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Gem.

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du:

• Tilpas fakturaindstillingerne for at oprette forskellige fakturakonfigurationer, der kan bruges, når du opretter en faktura.
• Læs mere om, hvordan Connected CPQ, Billing og Payments (beta) opretter fakturaer automatisk.
• Lær, hvordan du opretter fakturaer fra bunden.
• Lær, hvordan du administrerer fakturaer, herunder afsendelse, redigering, sporing og eksport.
• Lær, hvordan du opretter sekvenser (Salg Hub og Service Hub kun Professionalog Enterprise ) og fakturabaserede arbejdsgange ( kun Professional og Enterprise ) for at automatisere faktureringsprocesser.
• Lær, hvordan du bruger analyseværktøjerne til omsætning til at måle fakturadata og ydeevne.