Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og blive betalt ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan dine købere forvente en lignende checkout-proces som med betalingslinks og tilbud. Men i modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer, saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsbehandler. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Købers fakturakontrol	Intern fakturapost

Nedenfor kan du se, hvordan du kommer i gang med at indsamle betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynder, skal du sørge for, at den bruger, der skal opdatere en af de følgende indstillinger, har rettighedssæt som Superadmin.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

• Opsæt fakturatilladelser: For at kontrollere, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, skal du lære, hvordan du redigerer brugertilladelser for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller tilladelser, når du tilføjer nye brugere
  
  

  Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke fakturatilladelser som standard.

• Tilføj et logo til dit HubSpot brand-kit: fakturaer vil automatisk inddrage det logo, der er angivet i standardindstillingerne for dit HubSpot brand.
  • Fakturaer bruger ikke brand-kit'ets farver.
  • Opdatering af dit logo opdaterer ikke eksisterende færdigbehandlede fakturaer, men kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der er oprettet på baggrund af opdateringen.

• Indstil standardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver faktura, når du opretter den.
• Forbind dit domæne med HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet med din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har tilsluttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilslutte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lære, hvordan du tilslutter et domæne til HubSpot.

Sæt op

Tilpas dit fakturapræfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og har fået tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan det nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Før du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.

For at tilpasse din fakturas præfiks og startnummer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast derefter et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Et præfiks kan maksimalt bestå af 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdatering af startpunkt for fakturanumre. Indtast derefter et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdatering af startpunkt.

Slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til

Rediger fakturaer, der er færdigbehandlede og har status som åbne. Før brugerne kan redigere fakturaer, skal Superadmin slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til. Denne indstilling behøver ikke at være slået til for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer i status Kladde .

Sådan får du adgang til indstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad fakturaredigering.
• Klik på Gem.

Slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til

Slet fakturaer, der er færdigbehandlede, men ubetalte. Kladdefakturaer kan slettes uden denne indstilling.

Før brugerne kan slette færdigbehandlede fakturaer, skal Superadmin slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumrene fortsætter med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.

Sådan får du adgang til indstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
• Klik på Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse til at sende fakturaer fra

Indstil en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mail-adressen kan være en team-e-mail-adresse eller en personlig e-mail-adresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mail, sendes fakturaen fra den personlige eller team-e-mail-adresse, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan indstiller du en standard-e-mailadresse:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.

• Under E-mailindstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard fra adresse og vælge den e-mailadresse, du gerne vil bruge som standard.
• Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, som de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
• Klik på Gem.

Fakturaskabelon

Tilføj eller fjern brugerdefinerede felter

Du kan vælge op til fire tilpassede fakturaegenskaber, som skal vises på fakturaer til kunder. Brugere med Superadmin-rettigheder kan ændre disse indstillinger.

For at indstille, hvilke tilpassede egenskaber der skal være synlige:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Klik på Indstil brugerdefinerede standardfelter under Skabelontilpasning.
• Klik på add Tilføj brugerdefineret felt i højre panel under Rediger brugerdefinerede standardfelter.
  • Du kan vælge eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søge efter den brugerdefinerede egenskab, du gerne vil bruge, eller klikke på Opret ny fakturaegenskab for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.

• • Hvis du vil tilføje et ekstra felt, skal du klikke på add Tilføj brugerdefineret felt og vælge en anden fakturaegenskab . Du kan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
    • Når de er tilføjet, kan du klikke på rullemenuen for at skifte til en anden egenskab.
  • Der vises et liveeksempel i sektionen Preview , når du tilføjer egenskaber.
  • Hvis du vil fjerne en egenskab, skal du klikke påsletteikonet på delete deletr e.

• Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

• Hvis du vil give brugerne mulighed for at redigere feltet, når de opretter en faktura, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte brugerdefinerede standardfelter og derefter klikke på Gem i nederste venstre hjørne.

Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er slået til, viser disse felter som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vil den ikke blive vist på fakturaen for kunden.

Bemærk: Hvis en egenskab slettes, vil feltet blive fjernet fra kladder og fremtidige fakturaer. Fakturaer, der er færdigbehandlet før sletningen, vil stadig indeholde egenskaben.

Brug en brugerdefineret titel

Dokumenter med fakturaer har som standard titlen Invoice. For at vælge en anden titel:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Marker afkrydsningsfeltet Brug brugerdefineret dokumenttitel.
• I tekstfeltet skal du indtaste den titel, der skal vises på dine fakturaer.
• Klik på Gem.

Opsæt en standardkommentar

For at tilføje en standardbesked, der vises i kommentarfeltet på hver faktura:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Indtast standardkommentaren, og klik på Gem.

Bemærk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selvom de i øjeblikket er i kladde.

Tilføj et skatte-id

Du kan eventuelt tilføje op til tre skatte-id'er i overskriften på hver faktura sammen med dine virksomhedsoplysninger. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende afsluttede eller udarbejdede fakturaer ikke, men kun nyoprettede fakturaer fremover.

For at tilføje skatte-id'er:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Klik på Tilføj skatte-id under Tilføj skatte-id til fakturaer.
• Klik på rullemenuen Skatte-ID-type, og vælg derefter en type.
• Indtast dit skatte-id i feltet Skatte-id-nummer.
• Gentag disse trin, hvis du skal tilføje et andet eller tredje skatte-id.
• Klik på Gem.

Fjern fakturaens valuta og besked om moms

Som standard indeholder fakturaer en meddelelse om, at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt moms. For fakturaer i USD står der f.eks. på engelsk All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

For at slå denne meddelelse fra:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Fakturaskabelon.
• Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Inkluder fakturaens valuta og moms.
• Klik på Gem.

Automatisering

Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer

Automatiske e-mailpåmindelser giver dig mulighed for at opsætte e-mailpåmindelser, der skal sendes til købere, som har en åben faktura. Påmindelser kan planlægges til at blive sendt før, på eller efter forfaldsdatoen.

Bemærk: Du skal være tilmeldt HubSpot-betalinger eller bruge Stripe som betalingsbehandler for at kunne sende påmindelser.

For at slå e-mail-påmindelser til:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Automatisering.
• Slå Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer til.
  • E-mails vil blive sendt fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standard fra-adresse i fakturaindstillingerne.
• Som standard vil påmindelsesplanen have tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
  
  • Klik på rullemenuen, og vælg en mulighed.
  • Hvis du vælger dage efter forfaldsdato eller dage før forfaldsdato, skal du indtaste antallet af dage.

• Klik på + Tilføj påmindelse for at tilføje en påmindelse.
• Klik på delete delete for at slette en påmindelse.
• Klik på boksen Reminder send time, og vælg det tidspunkt, hvor e-mailen skal sendes.
• Klik på Forhåndsvisning af e-mail for at se, hvordan e-mailen ser ud, når den er sendt.
• Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Gem.

Næste skridt

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du gør:

• Opret, administrer og send fakturaer.
• Opret sekvenser(kun Sales Hubog Service Hub Professional og Enterprise) og fakturabaserede workflows (kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Byg brugerdefinerede rapporter med HubSpots brugerdefinerede rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).