Sæt HubSpots fakturaværktøj op

Med HubSpot-fakturaer kan du sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore tilgodehavender og blive betalt ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger. Med fakturaer kan dine købere forvente en lignende checkout-proces som med betalingslinks og tilbud. Men i modsætning til betalingslinks og tilbud sporer fakturaer forfaldsdatoer, saldi og kan markeres som betalt uden for din betalingsbehandler. De indeholder også fakturanumre, som nogle købere kan have brug for, når de anmoder om betaling.

Købers faktura checkout	Intern fakturapost

Nedenfor kan du se, hvordan du kommer i gang med at opkræve betalinger med HubSpot-fakturaer. Før du begynder, skal du sørge for, at den bruger, der skal opdatere en af følgende indstillinger, har Super Admin-rettigheder.

Konfigurer generelle fakturaindstillinger

For at komme i gang skal du konfigurere følgende fakturaindstillinger:

1. Opsætte fakturatilladelser: For at styre, hvilke HubSpot-brugere der har adgang til at se, oprette og redigere fakturaer, skal du lære, hvordan du redigerer brugertilladelser for eksisterende brugere, eller hvordan du indstiller tilladelser, når du tilføjer nye brugere.
   
   

   Bemærk: HubSpot-brugere, der er oprettet før 9. februar 2023, har som standard tilladelse til at se og redigere fakturaer. Brugere, der er oprettet efter denne dato, har ikke fakturatilladelser som standard.

2. Tilføj et logo og brandfarver til dit HubSpot-brandkit: fakturaer vil automatisk få det logo og de farver, der er angivet i standardindstillingerne for dit HubSpot-brand. Opdatering af dit logo og dine farver opdaterer ikke eksisterende færdige fakturaer, men kun fakturaer, der er under udarbejdelse, og fakturaer, der er oprettet efter opdateringen.
3. Indstilstandardbetalingsmuligheder: Du kan eventuelt indstille, hvilke betalingsmetoder dine fakturaer skal acceptere som standard i dine betalingsindstillinger. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura, når du opretter den.
4. Forbind dit domæne med HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domæne, der er forbundet med din konto. Når du opretter en faktura, kan du også vælge mellem alle dine forbundne domæner. Hvis du endnu ikke har tilsluttet et domæne, eller hvis du gerne vil tilslutte et separat underdomæne til hosting af fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du læse, hvordan du tilslutter et domæne til HubSpot.

Opsætning

Tilpas fakturaens præfiks og startnummer

For at sikre, at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i dit kontosystem, har HubSpot-fakturaer som standard præfikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse præfikset og startnummeret i dine fakturaindstillinger. Når en faktura er færdigbehandlet og har fået tildelt et nummer, f.eks. INV-1002, kan det nummer ikke ændres eller genbruges.

Bemærk: Før du tilpasser dit fakturapræfiks og startnummer, bør du rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.

Sådan tilpasser du dit fakturapræfiks og startnummer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Som standard begynder fakturaer med præfikset INV. For at ændre dette skal du klikke på Rediger præfiks på fanen Opsætning. Indtast derefter et nyt præfiks i dialogboksen, og klik på Gem præfiks. Et præfiks kan maksimalt bestå af 8 tegn.
4. Som standard er startfakturanummeret 1001. For at ændre dette skal du klikke på Opdatering af startpunkt for fakturanumre. Indtast derefter et nyt startnummer i dialogboksen, og klik på Opdatering af startpunkt.

Slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til

Rediger fakturaer, der er færdigbehandlede og har status som åbne. Før brugerne kan redigere fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at redigere åbne fakturaer til. Denne indstilling behøver ikke at være slået til for at give brugerne mulighed for at redigere fakturaer i status Kladde .

Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
3. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad fakturaredigering.
4. Klik på Gem.

Slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til

Slet fakturaer, der er færdigbehandlede, men ubetalte. Kladdefakturaer kan slettes uden denne indstilling.

Før brugerne kan slette afsluttede fakturaer, skal superadministratorer slå muligheden for at slette ubetalte fakturaer til. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumre fortsætter med at stige sekventielt fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller andre fakturaer er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det fungerer med dine nuværende systemer.

Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
3. Under Fakturahåndtering skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad sletning af fakturaer.
4. Klik på Gem.

Indstil en standard-e-mailadresse til at sende fakturaer fra

Indstil en standard-e-mailadresse, som fakturaer skal sendes fra. Standard-e-mailadressen kan være en team-e-mailadresse eller en personlig e-mailadresse. Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes fakturaen fra den personlige e-mailadresse eller team-e-mailadressen, som brugeren vælger, når fakturaen sendes.

Sådan indstiller du en standard-e-mailadresse:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Objects > Invoices i menuen til venstre.

3. Under E-mailindstillinger skal du klikke på rullemenuen Standard fra adresse og vælge den e-mailadresse, du gerne vil bruge som standard.
4. Hvis du vil give brugerne mulighed for manuelt at sende fakturaer fra deres personlige e-mailadresse eller andre team-e-mailadresser, som de har adgang til, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad afsendelse fra andre e-mailadresser.
5. Klik på Gem.

Indstil tilknytning til faktureringskontakt

Indstil automatisk den faktureringskontakt, du har tildelt for alle aftaler og tilbud, der konverteres til fakturaer. Sådan får du adgang til indstillingen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Under Billing contact association skal du markere afkrydsningsfeltet Use company's billing contact association for all invoices .
4. Klik på Gem.

Tilpasning

Der er oprettet en standardforudindstilling på din konto, som kan redigeres. Du kan oprette yderligere fakturaforudindstillinger og konfigurere de oplysninger, du indsamler på baggrund af forudindstillingerne.

Forudindstillinger, der kan tilpasses, giver dig mulighed for at have forskellige fakturakonfigurationer, som du kan vælge, når du opretter en faktura. Du kan f.eks. have en standardforudindstilling, der bruger din primære firmaadresse fra din konto, og så kan du oprette en anden forudindstilling med en anden firmaadresse.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk (f.eks. tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer), bruger standardforudindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

Opret en forudindstilling

Sådan opretter du en forudindstilling:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning.
4. Klik på Opret forudindstilling.

5. Indtast navnet på din forudindstilling, og klik derefter på Opret.

Opdater standardindstillingen eller en brugerdefineret indstilling

Du kan opdatere din forudindstilling eller standardforudindstillingen i fakturaindstillingerne. Klik på fanen Forhåndsvisning når som helst for at se en live forhåndsvisning af dine ændringer.

Sådan opdaterer du standardindstillingen eller en brugerdefineret forudindstilling:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning.
4. Vælg den forudindstilling , du vil redigere, i rullemenuen Aktuel visning.
5. Sørg for, at fanen Indhold er valgt.

6. Vælg Brug brugerdefineret dokumenttitel for at indstille en brugerdefineret titel til fakturaforudindstillingen. Den vil blive vist i overskriften på fakturaer for denne forudindstillede skabelon.

Bemærk: Du kan ikke opdatere adressen på en standardforudindstilling. Den vil bruge din primære virksomhedsadresse, som er indstillet i Kontostandarder i dine kontoindstillinger. Hvis du skal bruge en anden adresse, skal du oprette en ny forudindstilling.

7. Du kan vælge op til fire brugerdefinerede egenskaber, som skal vises på fakturaer til købere. For at indstille, hvilke brugerdefinerede egenskaber der skal være synlige på fakturaforudindstillingen, skal du klikke på Indstil brugerdefinerede standardfelter:
   • Klik på add Tilføj brugerdefineret felt i højre panel under Rediger brugerdefinerede standardfelter.
     • Du kan vælge eksisterende brugerdefinerede fakturaegenskaber fra listen, søge efter den brugerdefinerede egenskab, du gerne vil bruge, eller klikke på Opret ny fakturaegenskab for at oprette en ny brugerdefineret fakturaegenskab.

• • • Hvis du vil tilføje et ekstra felt, skal du klikke på add Tilføj brugerdefineret felt og vælge en anden fakturaegenskab . Du kan tilføje op til fire brugerdefinerede fakturaegenskaber.
    • Når du har tilføjet dem, kan du klikke på rullemenuen for at skifte til en anden egenskab.
  • Der vises et live preview i sektionen Preview , når du tilføjer egenskaber.
  • Hvis du vil fjerne en egenskab, skal du klikke påsletteikonet på delete deletr e.
  • Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

Bemærk: Brugerdefinerede egenskaber føjes ikke til tilbagevendende fakturaer, der oprettes fra abonnementer.

• • For at give brugerne mulighed for at redigere egenskaben, når de opretter en faktura ved hjælp af denne forudindstilling, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte brugerdefinerede standardfelter og derefter klikke på Gem i nederste venstre hjørne.

• • Nye fakturaer, der oprettes, efter at denne indstilling er slået til, vil vise disse felter som standard. Hvis en egenskab ikke indeholder en værdi, vises den ikke på fakturaen til køberen.

Bemærk: Hvis en brugerdefineret egenskab slettes, fjernes feltet fra kladder og fremtidige fakturaer, der bruger denne forudindstilling. Fakturaer, der bruger denne forudindstilling, og som er færdigbehandlet før sletningen, vil stadig indeholde den brugerdefinerede egenskab.

8. Under Fakturastandarder kan du se dine virksomhedsoplysninger og indstille antallet af dage, du kan vælge for nettobetalingsbetingelser, og standardnettobetalingsbetingelserne for fakturaer:
   • Klik på Dine virksomhedsoplysninger for at se dine virksomhedsoplysninger. Når du redigerer standardskabelonen, kan virksomhedsoplysningerne ikke ændres, og de bruger virksomhedsoplysningerne i dine kontoindstillinger. Opret en brugerdefineret forudindstilling, hvis du gerne vil have en fakturaskabelon med andre virksomhedsoplysninger.
   • Klik på Nettobetalingsbetingelser for at se indstillingerne for nettobetalingsbetingelser.
     • Indstil nettobetalingsbetingelserne i dage i de angivne felter, så de kan vælges på en faktura.
     • Klik på + Tilføj et andet nettobeløb for at tilføje yderligere nettobetalingsbetingelser.

• • • Klik på delete delete ved siden af en nettobetalingsbetingelse for at fjerne den.
    • Klik på rullemenuen Standard nett obetalingsbetingelse, og vælg den standard nettobetalingsbetingelse, der skal indstilles, når du opretter en faktura. Hvis du ændrer denne indstilling, vil den nye nettobetalingsbetingelse blive indstillet som standard for fakturaer, efter at indstillingen er ændret.
      
      

9. Feltet Standardkommentar vises nederst på fakturaerne. Det kan bruges til at tilføje betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger til køberen. For at tilføje en standardmeddelelse til den valgte forudindstilling:
   • Indtast standardkommentaren.
   • Brug formateringsværktøjslinjen til at formatere teksten, tilføje et link eller bruge et uddrag.
   • Klik på Gem.
     
     

Bemærk: Standardkommentaren vises for alle nye fakturaer, der oprettes efter bekræftelse af denne indstilling, og opdaterer ikke eksisterende fakturaer, selvom de i øjeblikket er i kladde.

10. Du kan eventuelt tilføje op til tre skatte-id'er i overskriften på en faktura sammen med dine virksomhedsoplysninger. Hvis du tilføjer et skatte-id til din konto, opdateres eksisterende færdigbehandlede eller udarbejdede fakturaer med denne forudindstilling ikke, men kun nyoprettede fakturaer, der bruger denne forudindstilling fremover.
11. Sådan tilføjer du skatte-id'er til fakturaforudindstillingen:
    • Klik på Tilføj skatte-id under Tilføj skatte-id til fakturaer.
    • Klik på rullemenuen Skatte-ID-type, og vælg derefter en type.
    • Indtast dit skatte-id i feltet Skatte-id-nummer.
    • Gentag disse trin, hvis du har brug for at tilføje et andet eller tredje skatte-id.
    • Klik på Gem.

12. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Include invoice currency and sales tax notice for at skjule valuta- og momsangivelsen på fakturaer.

13. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis faktureringsperiode på abonnementsfakturaer og e-mails for at skjule faktureringsperioden for et abonnement på fakturaer.

Fjern meddelelse om fakturaens valuta og moms

1. Fakturaer kan indeholde en meddelelse om, at alle gebyrer er i fakturaens valuta og kan være underlagt moms. For fakturaer i USD står der f.eks. på engelsk All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

2. Hvis du vil slå meddelelsen fra for fakturaforudindstillingen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Include invoice currency and sales tax notice og derefter klikke på Save.

Omdøb en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning.
4. Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
5. Klik på Handlinger, og vælg derefter Omdøb forudindstilling.
6. Indtast det nye navn på din forudindstilling, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Standardforudindstillingen kan ikke omdøbes.

Slet en forudindstilling

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Tilpasning.
4. Klik på rullemenuen Aktuel visning, og vælg forudindstillingen.
5. Klik på Handlinger, og vælg derefter Slet forudindstilling.
6. Klik på Slet forudindstilling for at bekræfte.

Bemærk: Standardforudindstillingen kan ikke slettes.

Automatisering

Opret automatisk fakturaer for betalinger på betalingslinks og tilbud eller abonnementer

Vælg, om der automatisk skal genereres fakturaer fra engangsbetalinger af tilbud eller betalingslinks eller fra betalinger af abonnementer. Denne indstilling er slået til som standard.

Bemærk: Fakturaer, der genereres automatisk, bruger standardindstillingen og kan ikke indstilles til at bruge en anden forudindstilling.

For at slå automatiske fakturaer fra for betalinger på betalingslinks og tilbud eller betalinger på abonnementer:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Automatisering.
4. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Engangsbetalinger for at slå automatisk oprettelse af fakturaer for betalinger på betalingslinks og tilbud fra, og klik derefter på Gem.
5. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Subscriptions for at slå automatisk oprettelse af fakturaer for betalinger på abonnementer fra, og klik derefter på Save.

Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer

Med automatiske e-mailpåmindelser kan du indstille e-mailpåmindelser, der skal sendes til købere, som har en åben faktura. Påmindelser kan planlægges til at blive sendt før, på eller efter forfaldsdatoen.

Sådan aktiverer du e-mail-påmindelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Invoices i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Automatisering.
4. Slå Send påmindelser til kunder om at betale deres åbne fakturaer til.
   • E-mails vil blive sendt fra noreply@hubspot.com, medmindre der er angivet en standard fra-adresse i fakturaindstillingerne.
5. Som standard vil påmindelsesplanen have tre påmindelser (på forfaldsdatoen, syv dage efter forfaldsdatoen og fjorten dage efter forfaldsdatoen). Sådan redigerer du påmindelserne:
   
   • Klik på rullemenuen, og vælg en mulighed.
   • Hvis du vælger dage efter forfaldsdato eller dage før forfaldsdato, skal du indtaste antallet af dage.

6. Klik på + Tilføj påmindelse for at tilføje en påmindelse.
7. Klik på delete delete for at slette en påmindelse.
8. Klik på feltet Sendetidspunkt for påmindelse, og vælg det tidspunkt, hvor e-mailen skal sendes.
9. Klik på Forhåndsvisning af e-mail for at se, hvordan e-mailen ser ud, når den er sendt.
10. Når du har indstillet dine automatiseringsindstillinger, skal du klikke på Gem.

Næste trin

Når du har konfigureret HubSpot-fakturaværktøjet, kan du lære, hvordan du gør:

• Opret, administrer og send fakturaer.
• Opret sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise ) og fakturabaserede workflows (kun Professional og Enterprise ) for at automatisere fakturaprocesser.
• Byg brugerdefinerede rapporter med HubSpots brugerdefinerede rapportbygger (kunProfessional og Enterprise ).