Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Con las facturas de HubSpot puedes enviar facturas directamente desde HubSpot, hacer seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar utilizando Procesamiento de pagos con Stripe o Pagos de HubSpot. Utilizando facturas, tus compradores pueden esperar un proceso de pago similar al de enlaces de pago y cotizaciones. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y las cotizaciones, las facturas hacen seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de tu procesador de pagos. También contienen números de factura, que pueden necesitar algunos compradores al solicitar el pago.

Pago de la factura del comprador	Registro interno de facturas

A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot. Antes de empezar, asegúrate de que el usuario que necesita actualizar cualquiera de los siguientes ajustes tiene Permisos de superadministrador.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

• Establecer permisos de facturación: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar los permisos de los usuarios existentes, o cómo configurar los permisos al agregar nuevos usuarios.
  
  

  Nota: Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen por permisos predeterminados para ver y editar facturas. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos predeterminados de facturación.

• Agregar un logotipo a tu kit de marca HubSpot: las facturas incorporarán automáticamente el logotipo establecido en tu configuración predeterminada de la marca HubSpot.
  • Las facturas no utilizarán los colores del kit de marca.
  • Actualizar tu logotipo no actualizará las facturas finalizadas existentes, solo las facturas actualmente en borrador y las facturas creadas después de la actualización.

• Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puedes establecer qué métodos de pago aceptarán tus facturas por opción predeterminada en tu configuración de pagos. También puedes personalizar esta opción en cada factura durante la creación.
• Conecta tu dominio a HubSpot: por opción predeterminada, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar entre cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (por ejemplo, billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Configuración

Personalizar el prefijo de la factura y el número de inicio

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se superponen con los números de factura de tu sistema de cuentas, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número de inicio de 1001 por opción predeterminada. Puedes personalizar el prefijo y el número de inicio desde la configuración de tu factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar. 

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número de inicio de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número de inicio de tu factura:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Por opción predeterminada, las facturas empiezan por el prefijo INV. Para cambiarlo, en la pestaña Configuración, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo, y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
• Por opción predeterminada, el número de llamada saliente es 1001. Para cambiarlo, haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida, y haz clic en Actualización del punto de partida.

Activar la habilidad de editar facturas abiertas

Edita las facturas que se han finalizado y están en el estado Abierto. Antes de que los usuarios puedan editar facturas, los superadministradores deben activar la habilidad de editar facturas abiertas. No es necesario activar este ajuste para que los usuarios puedan editar facturas en estado Borrador.

Para acceder al ajuste:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• En Gestión de facturas, selecciona la casilla de verificación Permitir la edición de facturas.
• Haz clic en Guardar.

Activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas

Elimina las facturas finalizadas, pero impagadas. Los borradores de facturas se pueden eliminar sin este ajuste.

Antes de que los usuarios puedan eliminar facturas finalizadas, los superadministradores deben activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa, o cualquier otra factura, ha sido eliminada). Así, la eliminación de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de las facturas. La numeración solo puede restablecerse si se eliminan todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden eliminarse). Debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para acceder al ajuste:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• En Gestión de facturas, selecciona la casilla de verificación Permitir la eliminación de facturas.
• Haz clic en Guardar.

Establecer una dirección de correo electrónico predeterminada desde la cual enviar las facturas

Configura una dirección de correo electrónico predeterminada desde la cual se enviarán las facturas. La dirección de correo electrónico predeterminada puede ser una dirección de correo electrónico de equipo o una dirección de correo electrónico personal. Si no se establece un correo electrónico predeterminado, la factura se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija cuando envíe la factura.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.

• En Configuración de correo electrónico, haz clic en el menú desplegable Dirección de remitente predeterminada y selecciona la dirección de correo electrónico que quieras utilizar como predeterminada.
• Si quieres permitir que los usuarios envíen manualmente las facturas desde su dirección de correo electrónico personal, o desde otras direcciones de correo electrónico de equipo a las que tengan acceso, selecciona la casilla de verificación Permitir envíos desde otras direcciones de correo.
• Haz clic en Guardar.

Plantilla de factura

Agregar o quitar campos personalizados

Puedes elegir hasta cuatro propiedades personalizadas de la factura para mostrarlas en las facturas de los clientes. Los usuarios con permisos de superadministrador pueden modificar esta configuración.

Para establecer qué propiedades personalizadas serán visibles:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña  Plantilla de factura.
• En Personalización de plantillas, haz clic en Definir campos personalizados predeterminados.
• En el panel derecho, en Editar campos personalizados predeterminados, haz clic en add Agregar campo personalizado.
  • Puedes seleccionar propiedades de factura personalizadas existentes de la lista, buscar la propiedad personalizada que te gustaría utilizar o, hacer clic en Crear nueva propiedad de factura para configurar una nueva propiedad de factura personalizada.

• • Para agregar un campo adicional, haz clic en add Agregar campo personalizado y selecciona otra propiedad de la factura. Puedes agregar hasta cuatro propiedades de factura personalizadas.
    • Una vez agregadas, puedes hacer clic en el menú desplegable para cambiar a una propiedad diferente.
  • Aparecerá una vista previa en directo en la sección Vista previa a medida que agregues propiedades.
  • Para una quitar propiedad, haz clic en el icono de eliminación delete deletr eeliminar.

• Haz clic en Guardar al finalizar.

• Para permitir que los usuarios editen el campo al crear una factura, selecciona la casilla de verificación Permitir a los usuarios anular los campos personalizados predeterminados y, a continuación, haz clic en Guardar en la esquina inferior izquierda.

Las nuevas facturas creadas después de activar este ajuste mostrarán estos campos por opción predeterminada. Si una propiedad no contiene un valor, no aparecerá en la factura del cliente.

Nota: si se elimina una propiedad personalizada, el campo se eliminará de los borradores y de las facturas futuras. Las facturas finalizadas antes de la eliminación seguirán conteniendo la propiedad personalizada.

Usar un título personalizado

El título predeterminado de los documentos de factura es Factura. Para elegir un título diferente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Selecciona la casilla de verificación Usar título de documento personalizado.
• En el campo de texto, introduce el título que se mostrará en tus facturas.
• Haz clic en Guardar.

Configurar un comentario predeterminado

Para agregar un mensaje predeterminado que aparecerá en el campo comentarios de cada factura: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Introduce el comentario predeterminado y haz clic en Guardar.

Nota: el comentario predeterminado aparecerá para facturas nuevas que se creen después de confirmar esta configuración y no actualizará las facturas existentes, aunque estén actualmente en borrador.

Agregar un ID fiscal

Opcionalmente, puedes agregar hasta tres ID fiscales en el encabezado de cada factura junto con la información de tu empresa. Agregar un ID fiscal a tu cuenta no actualizará las facturas finalizadas o en borrador existentes, solo las facturas de nueva creación en adelante.

Para agregar ID fiscales:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña Plantilla de factura.
• En Agregar ID fiscal a las facturas, haz clic en Agregar ID fiscal.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de ID fiscal y luego selecciona un tipo.
• En el campo Número de ID fiscal, introduce tu ID fiscal.
• Repite estos pasos si necesitas agregar un segundo o tercer ID fiscal.
• Haz clic en Guardar.

Quitar el aviso de divisa de la factura y de impuesto sobre las ventas

Por opción predeterminada, las facturas incluyen un aviso de que todas las tarifas están en la divisa de la factura y pueden estar sujetas al impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, para las facturas en USD, el aviso en inglés dice Todas las tarifas se indican en USD y están sujetas al impuesto sobre las ventas (según proceda) (All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

Para desactivar este aviso:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Borra la casilla de verificación Incluir el aviso de divisa de la factura y de impuesto sobre las ventas.
• Haz clic en Guardar.

Automatización

Envía recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes

Los recordatorios de correo electrónico automatizados te permiten configurar el envío de recordatorios de correo a los compradores que tengan una factura abierta. Los recordatorios pueden programarse para que se envíen antes, el mismo día o después de la fecha de vencimiento.

Nota: debes estar inscrito en Pagos de HubSpot, o utilizar Stripe como procesador de pagos para poder enviar recordatorios.

Para activar los recordatorios por correo electrónico:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
• Haz clic en la pestaña Automatización.
• Activa el interruptor Envía recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes.
  • Los correos electrónicos se enviarán desde noreply@hubspot.com, a menos que se haya establecido una dirección de remitente predeterminada en la configuración de la factura. 
• Por opción predeterminada, el Cronograma de recordatorios tendrá tres recordatorios (en la fecha de vencimiento, siete días después de la fecha de vencimiento y catorce días después de la fecha de vencimiento). Para editar los recordatorios:
  
  • Haz clic en el menú desplegable y selecciona el una opción.
  • Si seleccionas días después de la fecha de vencimiento o días antes de la fecha de vencimiento, introduce el número de días.

• Haz clic en + Agregar recordatorio para agregar un recordatorio.
• Haz clic en delete eliminar para eliminar un recordatorio.
• Haz clic en la casilla Hora de envío del recordatorio, y selecciona la hora a la que se enviará el correo electrónico.
• Haz clic en Vista previa del correo para ver el aspecto que tendrá el correo cuando se envíe.
• Cuando hayas configurado tus opciones de automatización, haz clic en Guardar.

Pasos siguientes

Después de configurar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende a:

• Crear, gestionar y enviar facturas.
• Crear secuencias (solo Sales Hub y Service Hub Pro y Enterprise) y workflows basados en facturas (solo Pro y Enterprise ) para automatizar los procesos de facturación.
• Crea informes personalizados con el generador de informes personalizados de HubSpot (solo Pro y Enterprise).