Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Utiliza las facturas de HubSpot para enviar facturas directamente desde HubSpot, realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar los pagos mediante los pagos de HubSpot oel procesamiento de pagos con Stripe. Al utilizar facturas, los compradores seguirán un proceso de pago similar al de los enlaces de pago y las cotizaciones.

Se pueden crear facturas:

• Desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
• A partir de una cotización publicada, copiar los datos de la cotización a una nueva factura.
• De forma automática al crear suscripciones.
• De forma automática cuando se realizan pagos a través de enlaces de pago , cotizaciones o cotizaciones antiguas.
• Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas » está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», se crearán automáticamente. Los compradores realizan los pagos por cada factura. Las condiciones de pago neto se establecen al crear las cotizacionesy la facturación periódica se gestiona a través de los contratos. Más información sobre el entorno.

Este artículo explica cómo configurar facturas que facturen a sus compradores. Si necesitas ayuda con tu propia suscripción a HubSpot, aprende a gestionar tu suscripción.

A diferencia de los enlaces de pago y las cotizaciones, las facturas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de su procesador de pagos. También contienen números de factura, que pueden necesitar algunos compradores al solicitar el pago.

Pago de la factura del comprador	Registro interno de facturas

Antes de empezar

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Si la opción «Crear contratos automáticamente a partir de cotizaciones aceptadas » está activada y estás inscrito en la versión beta de «CPQ, facturación y pagos conectados», se crea automáticamente un registro de contrato cuando el compradoracepta una cotización , y dicho contrato se utiliza para gestionar la facturación periódica, la emisión de facturas y el cobro de pagos. Más información sobre« » en la configuración.
• Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen, por defecto, permisos para ver y editar facturas. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos para facturar de forma predeterminada.
• Los números de factura continuarán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa, o cualquier otra factura ha sido eliminada).
  • La eliminación de facturas puede provocar saltos permanentes en la numeración de las mismas.
  • La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para garantizar la conformidad con sus sistemas actuales.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

1. Ajuste de los permisos de facturación: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar los permisos de usuario para los usuarios existentes o cómo ajustar los permisos al añadir nuevos usuarios. Se requiere una licencia principal o Hubs para crear o editar facturas. Más información sobre los tipos de asientos.
2. Añade un logotipo y colores de marca a tu kit de marca HubSpot: las facturas utilizarán automáticamente el logotipo y los colores establecidos en los ajustes predeterminados de tu marca HubSpot. La actualización de su logotipo y colores no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas en curso y las facturas creadas después de la actualización.
3. Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puede establecer qué métodos de pago aceptarán sus facturas por defecto en sus ajustes de pagos. También puedes personalizar esta opción en cada factura durante la creación.
4. Conecta tu dominio a HubSpot: por opción predeterminada, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar entre cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (por ejemplo, billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Establecer facturas

Configure los ajustes de la factura a través de la pestaña Configurar .

Personalizar el prefijo de la factura y el número de inicio

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se superponen con los números de factura de tu sistema de cuentas, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número de inicio de 1001 por opción predeterminada. Puedes personalizar el prefijo y el número de inicio desde la configuración de tu factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar.

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número inicial de su factura, debe consultar con su equipo de contabilidad para asegurarse de que es compatible con los sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número de inicio de tu factura:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. Por opción predeterminada, las facturas empiezan por el prefijo INV. Para cambiarlo, en la pestaña Configuración, haz clic en Editar prefijo. En el cuadro de diálogo, introduzca un nuevo prefijo y haga clic en Guardar prefijo. El prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
5. Por opción predeterminada, el número de llamada saliente es 1001. Para cambiar esto, haga clic en Actualizar punto de partida para números de factura. En el cuadro de diálogo, introduzca un nuevo número de punto de partida y haga clic en Actualizar punto de partida.

Permitir la edición de las facturas pendientes

Activa la opción «Editar facturas pendientes». Si esta opción está activada, los usuarios con permisos de superadministrador o de edición de facturas pueden modificar cualquier campo de las facturas pendientes. 

No es necesario activar esta opción para que los usuarios puedan editar los borradores de factura. Más información sobre cómo editar facturas finalizadas.

Para activar la opción:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En «Gestión de facturas», marca la casilla de verificación «Permitir modificaciones en las facturas pendientes».
5. Haz clic en Guardar.

Permitir la edición de facturas de pago

Activa la opción «Editar facturas de pago». Puedes optar por permitir a los usuarios realizar modificaciones que no alteren los totales de las facturas, o bien permitir modificaciones financieras que alteren los totales de las facturas, los impuestos o los elementos de pedido tras el pago. Si esta opción está activada, los usuarios con permisos de superadministrador o de edición de facturas pueden modificar las facturas de pago.

No es necesario activar esta opción para que los usuarios puedan editar los borradores de factura. Más información sobre cómo editar facturas finalizadas.

Para activar la opción:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En «Gestión de facturas», selecciona una opción:
   • Permitir modificaciones no financieras en las facturas de pago: si se activa esta opción, los usuarios podrán modificar los campos que no alteren el importe total de la factura. Por ejemplo, datos de contacto y de la empresa, números de pedido y comentarios.
   • Permitir modificaciones financieras en las facturas de pago (puede afectar a los informes): si se activa esta opción, además de poder modificar los campos que no alteran los totales de la factura, los usuarios podrán modificar los campos que sí alteran los totales, los impuestos o los elementos de pedido de las facturas de pago. Cuando los usuarios actualizan y confirman los cambios, el importe total de la factura, el saldo pendiente y el estado de la factura se actualizan para reflejar los cambios realizados. Más información sobre la edición de facturas finalizadas.
5. Haz clic en Guardar.

Permitir la eliminación de facturas

Permitir la eliminación de facturas que no estén asociadas a una nota de crédito, un pago o una suscripción. Los borradores de factura se pueden eliminar cuando esta opción está desactivada. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Para activar el ajuste:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En «Gestión de facturas», marca la casilla de verificación «Permitir la eliminación de facturas ».
5. Haz clic en Guardar. 

Establecer la asociación de contactos de facturación

Asociar automáticamente el contacto de facturación de la empresa al convertir negocios y cotizaciones en facturas. Para activar la opción:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En Asociación de contactos de facturación , seleccione la casilla de verificación Utilizar la asociación de contactos de facturación de la empresa para todas las facturas .
5. Haz clic en Guardar.

Establecer una dirección de correo electrónico predeterminada desde la cual enviar las facturas

Establece una dirección de correo electrónico predeterminada para los correos electrónicos de las facturas. La dirección de correo electrónico predeterminada puede ser una dirección de correo electrónico de equipo o una dirección de correo electrónico personal. Si no se ajusta ninguna dirección de correo electrónico predeterminada, la factura se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija al enviar la factura.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.

3. En Configuración de correo electrónico, haz clic en el menú desplegable Dirección de remitente predeterminada y selecciona la dirección de correo electrónico que quieras utilizar como predeterminada.
4. Si desea permitir que los usuarios envíen facturas manualmente desde su dirección de correo electrónico personal o desde otras direcciones de correo electrónico del equipo a las que tengan acceso, seleccione la casilla de verificación Permitir el envío desde otras direcciones de correo electrónico .
5. Haz clic en Guardar.

Crear facturas automáticamente para los pagos

Elige si deseas generar automáticamente facturas a partir de pagos puntuales realizados a través de enlaces de pago o de cotizaciones anteriores. Esta opción está activada por defecto.

Para desactivar las facturas automáticas para los pagos realizados a través de enlaces de pago y cotizaciones antiguas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En la parte superior, haga clic en la pestaña Automatización .
5. Desactive la casilla de verificación Pagos únicos para desactivar la creación automática de facturas para pagos en enlaces de pago y cotizaciones y, a continuación, haga clic en Guardar.
6. Desmarca la casilla de verificación «Pagos automáticos de suscripciones» para desactivar la creación automática de facturas para los pagos realizados en concepto de suscripciones y, a continuación, haz clic en «Guardar». Se siguen emitiendo facturas por las suscripciones cuyos pagos están pendientes.

Enviar recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes

Configura los recordatorios de facturas por correo electrónico para notificar a los compradores que tienen una factura pendiente. Los recordatorios se pueden programar para que se envíen antes, en la fecha de vencimiento y después de esta, y se les puede añadir un máximo de diez contactos (1 contacto en el campo «Para» y 9 contactos en el campo «CC» ). Los correos electrónicos de recordatorio se envían a los contactos de facturación de la siguiente manera:

• Para el campo: el primer contacto ordenado alfabéticamente por apellido, nombre y dirección de correo electrónico.

• Campo «CC»: todos los contactos asociados restantes que tengan direcciones de correo electrónico.

Nota: las facturas deben crearse para que se envíen los recordatorios. Por ejemplo, si se ajusta un recordatorio para que se envíe 2 días antes de la fecha de vencimiento de una factura, la factura debe estar en estado Abierta para que se envíe el recordatorio. En este caso, no se enviará el recordatorio de las facturas configuradas para crearse automáticamente en una fecha futura (por ejemplo, las facturas creadas a partir de suscripciones), ya que la factura no se creará hasta la fecha de suscripción.

Para activar los recordatorios por correo electrónico:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Facturas.
4. En la parte superior, haga clic en la pestaña Automatización .
5. En Automatizaciones planificadas, active la opción Enviar recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes . Los correos electrónicos se enviarán desde noreply@hubspot.com, a menos que se haya establecido una dirección de remitente predeterminada en la configuración de la factura. 
6. Por opción predeterminada, el Cronograma de recordatorios tendrá tres recordatorios (en la fecha de vencimiento, siete días después de la fecha de vencimiento y catorce días después de la fecha de vencimiento). Para editar los recordatorios:
   
   • Haga clic en el menú desplegable de recordatorio y seleccione una opción de fecha de vencimiento.
   • Si selecciona días después de la fecha de vencimiento o días antes de la fecha de vencimiento, introduzca el número de días junto a la opción de fecha de vencimiento.
7. Haga clic en + Añadir recordatorio para añadir otro recordatorio.
8. Haz clic en delete eliminar para eliminar un recordatorio.
9. Haz clic en el menú desplegable«Hora de envío del recordatorio » y selecciona la hora a la que se enviará el correo electrónico de recordatorio.
10. Haz clic en Vista previa del correo para ver el aspecto que tendrá el correo cuando se envíe.
11. Cuando hayas configurado tus opciones de automatización, haz clic en Guardar.

Pasos siguientes

Después de configurar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende a:

• Personaliza los ajustes preestablecidos de factura para crear diferentes configuraciones que podrás utilizar al generar una factura.
• Descubre cómo la versión beta de «Connected CPQ, Billing y Payments» genera facturas automáticamente.
• Aprende a crear facturas desde cero.
• Aprende a gestionar las facturas, incluyendo su envío, edición, seguimiento y exportación.
• Descubre cómo crear secuencias (solo en Sales Hub y Service Hub Proy Enterprise ) y workflows basados en facturas ( solo en Professional y Enterprise ) para automatizar los procesos de facturación.
• Descubre cómo utilizar la suite de analíticas de ingresos para evaluar los datos de las facturas y el rendimiento.