Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Con las Facturas de HubSpot puedes enviar facturas directamente desde HubSpot, hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar mediante el procesamiento de pagos de Stripe o Pagos de HubSpot. Utilizando facturas, tus compradores pueden esperar un proceso de pago similar al de enlaces de pago y cotizaciones. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y las cotizaciones, las facturas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de tu procesador de pagos. También contienen números de factura, que algunos compradores pueden necesitar al solicitar el pago.

Comprobación de la factura del comprador	Registro interno de facturas

A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot. Antes de empezar, asegúrese de que el usuario que necesita actualizar cualquiera de los siguientes ajustes tiene permisos de superadministrador.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

• Configurar permisos de factura: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar permisos de usuario para usuarios existentes, o cómo configurar permisos al añadir nuevos usuarios.
  
  

  Ten en cuenta: Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen permisos de vista y edición de facturas por defecto. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos de factura por defecto.

• Agregar un logotipo a tu kit de marca HubSpot: las facturas incorporarán automáticamente el logotipo establecido en tu Configuración predeterminada de la marca HubSpot.
  • Las Facturas no utilizarán los colores del kit de la marca.
  • La actualización de tu logo no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas actualmente en borrador y las facturas creadas después de la actualización.

• Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puedes establecer qué métodos de pago aceptarán tus Facturas de forma predeterminada en tu configuración de pagos. También puedes personalizarlo en cada factura durante su creación.
• Conecta tu dominio a HubSpot: por defecto, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (por ejemplo, billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Configuración

Personaliza el prefijo y el número inicial de tu factura

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se solapan con los números de factura de tu sistema de cuentas, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número de inicio de 1001 de forma predeterminada. Puedes personalizar el prefijo y el número de llamada saliente desde la Configuración de tu Factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar. 

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Por defecto, las facturas comienzan con el prefijo INV. Para cambiarlo, en la pestaña Configuración, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo  , y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
• Por defecto, el número de factura inicial es 1001. Para cambiarlo, haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida  , y haz clic en Actualizando punto de partida.

Activa la posibilidad de editar las Facturas abiertas

Edita las Facturas que han sido finalizadas y se encuentran en el estado Abierto. Antes de que los usuarios puedan editar facturas, Super Admins debe activar la posibilidad de editar facturas abiertas. No es necesario activar este ajuste para que los usuarios puedan editar facturas en Borradores estado.

Para acceder al ajuste:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• En Gestión de facturas, marque la casilla Permitir la edición de facturas.
• Haz clic en Guardar.

Activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas

Elimine las facturas finalizadas pero impagadas. Los borradores de facturas pueden borrarse sin esta configuración.

Antes de que los usuarios de puedan eliminar facturas finalizadas, los superadministradores de deben activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: Los números de factura de continuarán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa factura o cualquier otra ha sido eliminada). Así, la supresión de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de las facturas. La numeración sólo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para asegurarse de que funcionará con sus sistemas actuales.

Para acceder al ajuste:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• En Gestión de facturas, seleccione la casilla de verificación Permitir el borrado de facturas.
• Haz clic en Guardar.

Establece una dirección de correo predeterminada desde la que enviar las Facturas

Configura una dirección de correo predeterminada desde la que se enviarán las Facturas. La dirección de correo predeterminada puede ser una dirección de equipo o una dirección de correo personal . Si no se establece un correo electrónico predeterminado, la factura se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija cuando envíe la factura.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• En Configuración del correo, haz clic en el menú desplegable Predeterminado desde dirección y selecciona la dirección de correo que quieras utilizar como predeterminada.
• Si quieres permitir que los usuarios envíen manualmente facturas desde su dirección de correo electrónico personal, o desde otras direcciones de correo electrónico del equipo a las que tengan acceso, selecciona la casilla de verificación Permitir envío desde otras direcciones de correo electrónico.
• Haz clic en Guardar.

Plantilla de factura

Agregar o eliminar Campos de fórmula personalizada

Puede elegir hasta cuatro propiedades de factura personalizadas para mostrar en las facturas de los clientes. Los usuarios con permisos Super Admin pueden modificar estos ajustes.

Para ajustar qué propiedades personalizadas serán visibles:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• En Personalización de plantillas, haz clic en Establecer campos de fórmula predeterminados.
• En el panel derecho, en Editar campos de fórmula predeterminados, haz clic en add Agregar campo personalizado.
  • Puedes seleccionar propiedades de factura personalizadas existentes de la lista, buscar la propiedad personalizada que te gustaría utilizar o, hacer clic en Crear nueva propiedad de la factura para configurar una nueva propiedad de factura personalizada.

• • Para añadir un campo adicional, haz clic en add Añadir campo personalizado y selecciona otra propiedad de la Factura . Puedes Agregar hasta cuatro Propiedades de la factura personalizadas.
    • Una vez agregado, puedes hacer clic en el Menú desplegable para cambiar a una propiedad diferente.
  • Aparecerá una vista previa en directo en la sección Vista previa a medida que añadas propiedades.
  • Para eliminar una propiedad, haz clic en el interruptor delete deletr eEliminar icono.

• Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar como.

• Para permitir que los usuarios editen el campo al crear una factura, selecciona la casilla de verificación Permitir que los usuarios anulen los campos predeterminados personalizados y, a continuación, haz clic en Guardar en la esquina inferior izquierda.

Las nuevas Facturas creadas después de activar este ajuste mostrarán estos Campos de fórmula de forma predeterminada. Si una propiedad no contiene un valor, no aparecerá en la factura del cliente.

Por favor, ten en cuenta: que si se elimina una propiedad personalizada, el Campo se eliminará de los Borradores y de las Facturas futuras. Las Facturas finalizadas antes del borrado seguirán conteniendo la propiedad personalizada.

Usa un Título personalizado

Los Documentos de Factura se titulan por defecto Factura. Elegir un Título diferente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Selecciona la casilla de verificación Utilizar título de Documento personalizado.
• En el Campo de texto, introduce el Título que se mostrará en tus Facturas.
• Haz clic en Guardar.

Configurar un comentario predeterminado

Para Agregar un mensaje predeterminado que aparecerá en el campo comentarios de cada Factura: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Introduce el comentario predeterminado y haz clic en Guardar.

Por favor, ten en cuenta que: el comentario predeterminado aparecerá para cualquiera de las nuevas Facturas creadas después de confirmar esta configuración y no actualizará las Facturas existentes, aunque estén actualmente en borrador.

Añadir un NIF

Opcionalmente, puedes Agregar hasta tres ID de impuestos en la cabecera de cada factura junto con la información de tu empresa. Añadir un NIF a tu cuenta no actualizará las facturas finalizadas o en borrador existentes, sólo las facturas de nueva creación en adelante.

Para Agregar ID de registro de impuestos:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• En Agregar ID de impuestos a las facturas, haz clic en Agregar ID de impuestos.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de identificación fiscal y, a continuación, selecciona un tipo .
• En el campo Número de identificación fiscal, introduce tu Número de identificación fiscal.
• Repite estos pasos si necesitas Agregar un segundo o tercer ID de registro fiscal.
• Haz clic en Guardar.

Eliminar la moneda de la Factura y el aviso de IVA

Por defecto, las Facturas incluyen un aviso de que todas las comisiones están en la moneda de la factura y pueden estar sujetas al impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, para las facturas en USD, el aviso en inglés dice Todas las tarifas están listadas en USD y están sujetas al impuesto sobre las ventas (según corresponda).

Para desactivar este aviso:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Borra el interruptor Incluir la moneda de la factura y el aviso de impuestos sobre las ventas. 
• Haz clic en Guardar.

Próximos pasos

Después de configurar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende cómo:

• Crea, gestiona y envía facturas.
• Crea secuencias (Ventas Hub y Service Hub Profesional y Empresa sólo) y Flujos de trabajo basados en facturas (Profesional y Empresa sólo) para automatizar los procesos de facturación.
• Crear Informes personalizados con el Generador de informes personalizados de HubSpot (sólo enProfessional y Enterprise ).