Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja saada maksun käyttämällä Stripe-maksunkäsittely tai HubSpot-maksuja. Laskuja käyttämällä ostajasi voivat odottaa samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkejä ja tarjouksia. Toisin kuin maksulinkit ja lainaukset, laskuissa seurataan kuitenkin eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksujen käsittelijä ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumeron, jota jotkut ostajat saattavat tarvita maksupyynnön yhteydessä.

Ostajan laskun kassa	Sisäinen laskutietue

Alla kerrotaan, miten voit aloittaa maksujen keräämisen HubSpot-laskuilla. Varmista ennen aloittamista, että käyttäjällä, jonka on päivitettävä jokin seuraavista asetuksista, on Super Admin -oikeudet.

Laskujen yleisten asetusten määrittäminen

Määritä seuraavat laskun asetukset, jotta pääset alkuun:

• Laskujen käyttöoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita, mitkä HubSpot-käyttäjät pääsevät katsomaan, luomaan ja muokkaamaan laskuja, opettele muokkaamaan nykyisten käyttäjien käyttöoikeuksia tai määrittämään käyttöoikeudet uusia käyttäjiä lisätessäsi.
  
  

  Huomaa: Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskujen katseluoikeuksia.

• Lisää logo brändipaketti: laskut vetävät automaattisesti HubSpot-brändisi oletusasetuksissa määritetyn logon.
  • Laskut eivät käytä brändipaketti'värejä.
  • Logon päivittäminen ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä laskuja, ainoastaan parhaillaan laadittavia laskuja ja päivityksen jälkeen luotuja laskuja.

• Määritä oletusmaksuvaihtoehdot: Voit valinnaisesti määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskuissa oletusarvoisesti hyväksytään. Voit myös mukauttaa tämän jokaisessa laskussa luomisen aikana.
• Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tiliisi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiä varten (esim. billing.website.com), opi, miten verkkotunnus liitetään HubSpotiin.

Asetukset

Mukauta laskun etuliite ja alkunumero

Varmistaaksesi, että HubSpot-laskunumerot eivät ole päällekkäisiä tilijärjestelmässäsi olevien laskunumeroiden kanssa, HubSpot-laskuilla on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja alkunumeroa laskuasetuksista. Kun lasku on viimeistelty ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun on neuvoteltava kirjanpitoryhmäsi kanssa varmistaaksesi, että se toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Voit mukauttaa laskun etuliitteen ja aloitusnumeron:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Laskut alkavat oletusarvoisesti etuliitteellä INV. Jos haluat muuttaa tätä, valitse Asetukset-välilehdellä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi etuliite ja napsauta Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
• Oletusarvoisesti laskun numero on 1001. Voit muuttaa tätä valitsemalla Laskunumeroiden alkupisteen päivittäminen. Anna sitten valintaikkunassa uusi alkupisteen numero ja valitse Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Muokkaa laskuja, jotka on viimeistelty ja jotka ovat tilassa Avoin. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata Luonnos-tilassa olevia laskuja.

Voit käyttää asetusta:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja

Poista laskut, jotka on viimeistelty, mutta joita ei ole maksettu. Laskuluonnokset voidaan poistaa ilman tätä asetusta.

Ennen kuin käyttäjät voivat poistaa viimeisteltyjä laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja. Laskujen poistaminen on pysyvää, eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskunumerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen laskun poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Asetusten käyttäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään sähköpostitse. Oletussähköpostiosoite voi olla tiimisähköposti tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, lasku lähetetään henkilökohtaisesta tai tiimisähköposti, jonka käyttäjä valitsee laskun lähettämisen yhteydessä.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.

• Napsauta Sähköpostiasetukset-kohdassa oletusosoite-osoitteen pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletuksena.
• Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimisähköposti, joihin heillä on pääsy, valitse Salli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Aseta laskutusyhteystiedon yhteyshenkilön yhdistys

Määritä automaattisesti laskutusyhteyshenkilö, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Asetuksen käyttäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Valitse Laskutusyhteystietojen yhdistäminen-kohdassa Käytä yrityksen laskutusyhteystietojen yhdistämistä kaikissa laskuissa -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Mukauttaminen

Tilillesi on määritetty esiasetus, joita voit muokata. Jos olet rekisteröitynyt HubSpot Payments-palveluun tai yhdistänyt Stripe-tilisi maksujen käsittelyä varten, voit määrittää lisää laskujen esiasetuksia ja määrittää esiasetusten perusteella kerättävät tiedot.

Mukautettavien esiasetusten avulla sinulla on erilaisia laskun kokoonpanoja, jotka voit valita laskua luodessasi. Sinulla voi esimerkiksi olla oletuslaskun esiasetus, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja sitten voit määrittää toisen esiasetus, jossa on eri yritysosoite.

Huomaa: Automaattisesti luotavat laskut (esim. tilauksista luodut toistuvat laskut) käyttävät esiasetus, eikä niitä voi asettaa käyttämään eri esiasetus.

Luo esiasetus

esiasetus luominen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Luo esiasetus.

• Kirjoita esiasetus nimi ja napsauta sitten Luo.

Päivitä esiasetus

Voit päivittää esiasetus laskun asetuksissa. NapsautaEsikatselu-välilehteä milloin tahansa nähdäksesi muutoksesi reaaliaikaisessa esikatselussa.

esiasetus päivittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus , jota haluat muokata.
• Varmista, että Sisältö-välilehti on valittuna.

Huomaa: Et voi päivittää esiasetus osoitetta. Se käyttää ensisijaista yritysosoitettasi, joka on määritetty tilin asetusten kohdassa Tilin oletusasetukset. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

• Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näytetään asiakkaiden laskuissa.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskuihin.

• Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetus, napsauttamalla Määritä oletusarvoiset mukautetut kentät:
  • Valitse oikeassa paneelissa Muokkaa oletusarvoisia mukautettuja kenttiä-kohdassa add Lisää mukautettu kenttä.
    • Voit valita luettelosta olemassa olevia mukautettuja laskun ominaisuuksia, etsiä haluamasi mukautetun ominaisuus tai määrittää uuden mukautetun laskun ominaisuus valitsemalla Luo uusi laskun ominaisuus .

• • • Jos haluat lisätä lisäkentän, valitse add Lisää mukautettu kenttä ja valitse toinen laskun ominaisuus. Voit lisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun olet lisännyt ominaisuuden, voit vaihtaa sen toiseen ominaisuus napsauttamalla pudotusvalikkoa.
  • Suora esikatselu näkyy Esikatselu-osiossa , kun lisäät ominaisuuksia.
  • Voit poistaa ominaisuus napsauttamalla delete deletr epoistokuvaketta.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

• • Jos haluat sallia käyttäjien muokata kenttää, kun he luovat laskun tätä esiasetus käyttäen, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusarvoiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna vasemmassa alakulmassa.

• • Uusissa laskuissa, jotka on luotu sen jälkeen, kun tämä asetus on otettu käyttöön, näkyvät nämä kentät oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy asiakkaan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan laskuluonnoksista ja tulevista laskuista tätä esiasetus käyttäen. Tätä esiasetus käyttävät laskut, jotka on viimeistelty ennen poistoa, sisältävät edelleen mukautetun ominaisuus.

• Jos haluat lisätä oletusviestin, joka näkyy tämän esiasetus laskujen kommenttikentässä, kirjoita oletuskommentti ja valitse Tallenna.

Huomaa: oletuskommentti näkyy kaikissa uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, eikä se päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivat luonnoksessa.

• Voit halutessasi lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon yhdessä yrityksesi tietojen kanssa. Verotunnisteen lisääminen tilillesi ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä tai luonnosteltuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetus, vaan ainoastaan vasta luotuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetus. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetus:

• • Valitse Lisää verotunniste laskuihin-kohdassa Lisää verotunniste.
  • Napsauta Verotunnuksen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
  • Kirjoita Verotunniste-kenttään verotunnisteesi.
  • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
  • Napsauta Tallenna.

Poista laskun valuutta ja liikevaihtoveroilmoitus

• Laskuissa voi olla maininta siitä, että kaikki maksut ovat laskun valuutan määräisiä ja että niihin voidaan soveltaa liikevaihtoveroa. Esimerkiksi Yhdysvaltain dollarin suuruisissa laskuissa englanninkielinen ilmoitus kuuluu seuraavasti : All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

• Jos haluat poistaa laskun esiasetus ilmoituksen käytöstä, poista laskujen valuutta- ja liikevaihtoveroilmoituksen sisällyttäminen -valintaruudun valinta ja napsauta sitten Tallenna.

Nimeä esiasetus uudelleen

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
• Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Nimeä esiasetus uudelleen .
• Kirjoita esiasetus uusi nimi ja valitse sitten Tallenna.

Huomaa: esiasetus ei voi nimetä uudelleen.

Poista esiasetus

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
• Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Poista esiasetus.
• Vahvista valitsemalla Poista esiasetus.

Huomaa: esiasetus ei voi poistaa.

Automaatio

Luo automaattisesti laskuja maksulinkkien ja lainausten tai tilausten maksuista

Valitse, luodaanko laskut automaattisesti tarjousten tai maksulinkkien kertamaksuista vai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä.

Huomaa: automaattisesti luotavat laskut käyttävät esiasetus, eikä niitä voi asettaa käyttämään muuta esiasetus.

Automaattisten laskujen kytkeminen pois päältä maksulinkkien ja tarjousten maksujen tai tilausten maksujen osalta:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Automaatio-välilehteä.
• Poista valinta Kertamaksut (Maksulinkit ja tarjoukset) -valintaruudusta, jos haluat poistaa maksulinkkien ja tarjousten maksujen automaattisen laskunluonnin käytöstä, ja napsauta sitten Tallenna.
• Poista valintaruudun Subscriptions (Tilaukset ) valintaruudun valinta, jos haluat poistaa automaattisen laskunluonnin käytöstä tilausten maksuja varten, ja napsauta sitten Save (Tallenna).

Lähetä asiakkaille muistutuksia avoimien laskujen maksamisesta

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit määrittää sähköpostimuistutukset ostajille, joilla on avoin lasku. Muistutukset voidaan ajoittaa lähettämään ennen eräpäivää, eräpäivänä tai sen jälkeen.

Huomaa: sinun on oltava rekisteröitynyt HubSpot-maksuihin tai käytettävä Stripeä maksujen käsittelijä, jotta voit lähettää muistutuksia.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Automaatio-välilehteä.
• Kytke Send reminders to customers to pay their open invoices -kytkin päälle.
  • Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskun asetuksissa ole asetettu oletuslähettäjäosoitetta.
• Oletusarvoisesti Muistutusaikataulussa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
  
  • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.
  • Jos valitset päiviä eräpäivän jälkeen tai päiviä ennen eräpäivää, anna päivien lukumäärä.

• Lisää muistutus valitsemalla + Lisää muistutus.
• Poista muistutus napsauttamalla delete delete.
• Napsauta Muistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin sähköpostiviesti lähetetään.
• Napsauta Preview email (Esikatsele sähköpostia ) nähdäksesi, miltä sähköpostiviesti näyttää lähetettynä.
• Kun olet asettanut automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutyökalun, opi, miten:

• Luo, hallinnoi ja lähetä laskuja.
• Luo sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise) ja laskupohjaisia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskuprosessien automatisoimiseksi.
• Rakenna mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raportin rakentajalla( vainProfessional ja Enterprise ).