Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja vastaanottaa maksuja HubSpot-maksujen taiStripe-maksujen käsittelyn avulla. Laskujen avulla ostajat voivat käyttää samanlaista maksuprosessia kuin maksulinkkien ja tarjousten yhteydessä, kun taas tilaajat voivat lähettää laskuja ja kerätä maksuja automaattisesti tai manuaalisesti.

Tässä artikkelissa selitetään, kuinka laskutat asiakkaita HubSpot-laskuilla. Jos tarvitset apua omassa HubSpot-tilauksessasi, lue ohjeet tilauksen hallintaan.

Toisin kuin maksulinkit ja tarjoukset, laskut seuraavat eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksupalvelun ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumerot, joita jotkut ostajat saattavat tarvita maksua pyytäessään.

Määritä yleiset laskuasetukset

Aloita määrittämällä seuraavat laskuasetukset:

1. Laskujen käyttöoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita, mitkä HubSpot-käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja muokata laskuja, lue ohjeet olemassa olevien käyttäjien käyttöoikeuksien muokkaamisesta tai uusien käyttäjien käyttöoikeuksien määrittämisestä. Laskujen luomiseen tai muokkaamiseen tarvitaan ydin- tai hub-käyttöoikeus . Lue lisää käyttöoikeustyypeistä.
   
   

   Huomaa: Ennen 9.2.2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskuoikeuksia.

2. Lisää logo ja brändin värit HubSpot-brändipakettiin: laskuissa käytetään automaattisesti HubSpot-brändin oletusasetuksissa määritettyjä logoja ja värejä. Logon ja värien päivittäminen ei päivitä olemassa olevia valmiita laskuja, vaan vain luonnoksena olevat laskut ja päivityksen jälkeen luodut laskut.
3. Aseta oletusmaksuvaihtoehdot: voit halutessasi asettaa maksutiedoissa, mitkä maksutavat laskuissasi hyväksytään oletusarvoisesti. Voit myös mukauttaa tätä jokaisessa laskussa luomisen yhteydessä.
4. Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tilillesi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyn verkkotunnuksen. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiin (esim. billing.website.com), lue ohjeet verkkotunnuksen liittämisestä HubSpotiin.

Laskujen määrittäminen

Määritä laskuasetuksetAsetukset -välilehdessä.

Mukauta laskun etuliite ja alkunumero

Jotta HubSpot-laskujen numerot eivät mene päällekkäin tilijärjestelmän laskujen numeroiden kanssa, HubSpot-laskuissa on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitteen ja alkunumeron laskuasetuksista. Kun lasku on vahvistettu ja sille on annettu numero, esimerkiksiINV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen kuin mukautat laskun etuliitettä ja alkunumeroa, sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se on yhteensopiva nykyisten järjestelmien kanssa.

Laskujen etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Oletuksena laskujen etuliite onINV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Asetukset-välilehdessä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita valintaikkunaan uusi etuliiteja valitseTallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä pitkä.
4. Oletuksena laskun alkunumero on1001. Voit muuttaa tätä napsauttamallaPäivitä laskun alkunumero. Kirjoita valintaikkunaan uusialkunumero ja napsautaPäivitä alkunumero.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Ota käyttöön vaihtoehto, jolla voit muokata lopullisia, maksamattomia ja avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata luonnosvaiheessa olevialaskuja.

Asetuksen käyttäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit >Laskut.
3. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus-valintaruutu.
4. NapsautaTallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa laskuja

Ota käyttöön vaihtoehto poistaa laskut, jotka eivät liity hyvityslaskuun, maksuun tai tilaukseen. Luonnoslaskut voidaan poistaa ilman, että tätä asetusta otetaan käyttöön.

Laskujen poistaminen on pysyvää eikä sitä voi peruuttaa.

Huomaa: laskunumerot jatkuvat järjestyksessä viimeisimmästä luodusta laskusta (vaikka se tai jokin muu lasku olisi poistettu). Siksi laskun poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskunumeroinnissa. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan. Muista kuitenkin, että maksettuja laskuja ei voi poistaa. Sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi yhteensopivuuden nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Asetusten käyttäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit >Laskut.
3. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
4. NapsautaTallenna. 

Aseta laskutusyhteyshenkilön liitos

Ota käyttöön vaihtoehto, joka asettaa automaattisesti laskutusyhteyshenkilön, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Asetuksen käyttäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit >Laskut.
3. Valitse Laskutusyhteyshenkilön liittäminen-kohdassa Käytä yrityksen laskutusyhteyshenkilön liittämistä kaikkiin laskuihin -valintaruutu .
4. NapsautaTallenna.

Aseta oletusarvoinen sähköpostiosoite, josta laskut lähetetään

Ota käyttöön vaihtoehto, jolla asetetaan oletusarvoinen sähköpostiosoite, josta laskut lähetetään. Oletusarvoinen sähköpostiosoite voi olla tiimin tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletusarvoista sähköpostiosoitetta ei ole asetettu, lasku lähetetään käyttäjän valitsem asta henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit >Laskut.

3. NapsautaSähköpostiasetukset-kohdassa Oletuslähettäjä -pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletuksena.
4. Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti omasta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitseSalli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
5. NapsautaTallenna.

Mukauttaminen

Oletusasetukset laskuille määritetään automaattisesti tilillesi, ja niitä voi muokata. Voit määrittää lisää mukautettuja laskuasetuksia ja määrittää kerättävät tiedot asetusten perusteella.

Mukautettavien esiasetusten avulla voit luoda erilaisia laskuasetuksia, joista voit valita luodessasi laskun. Voit esimerkiksi luoda oletuslaskuasetuksen, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja toisen esiasetuksen, joka käyttää eri yritysosoitetta, eri alueellisia verotunnisteita tai eri mukautettuja ominaisuuksia.

Seuraavia laskun osia voidaan muokata esiasetuksessa:

• Laskujen otsikko.
• Mukautetut ominaisuudet.
• Yrityksesi tiedot.
• Nettomaksuehdot.
• Oletuskommentit.
• Verotunnukset.
• Tilauslaskun laskutusjaksot.

Jos olet määrittänyt HubSpot-maksut tai Stripe-maksun käsittelyvaihtoehdoksi, se on käytettävissä kaikissa esiasetuksissa. Voit määrittää tilillesi vain yhden maksunkäsittelyvaihtoehdon.

Huomaa: tilauksista luodut toistuvat laskutkäyttävät oletusasetusta, eikä niille voi asettaa eri asetusta.

Luo esiasetus

Voit luoda uuden esiasetuksen seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Napsauta yläosassaMukautus-välilehteä.
4. Napsauta Luo esiasetus.

5. Kirjoita esiasetuksennimi ja napsauta sittenLuo. Kun esiasetus on luotu, voit päivittää sen elementtejä.

Päivitä oletusasetus tai mukautettu esiasetus

Voit päivittää oletus- tai mukautetut esiasetukset laskuasetuksissa. Napsauta milloin tahansa Esikatselu-välilehteä nähdäksesi muutosten esikatselun.

Voit päivittää oletus- tai mukautetut esiasetukset seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Napsauta yläreunassaMukautus- välilehteä.
4. Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus, jotahaluat muokata. Valitse esimerkiksiOletus muokataksesi oletusesiasetusta.
5. Varmista, että Sisältö-välilehti on valittuna.

6. Valitse Käytä mukautettua asiakirjan otsikkoa -valintaruutu, jos haluat asettaa mukautetun otsikon laskun esiasetukselle. Tämä näkyy mallin laskujen otsikossa.

Huomaa: et voi päivittää oletusasetuksen osoitetta. Se käyttää tilisi asetuksissa Tilin oletusasetuksissa määritettyä ensisijaista yrityksen osoitetta. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

7. Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näkyvät ostajien laskuissa. Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetuksessa, napsauttamalla Mukautetut kentät-kohdassa Aseta oletusmukautetut kentät:
   • Napsauta oikeassa paneelissaLisää mukautettu kenttä.
     • Valitse luettelosta olemassa olevat mukautetut laskuominaisuudet, etsi haluamasi mukautettu ominaisuus tai napsautaLuo uusi laskuominaisuusexternalLink, jos haluat määrittää uuden mukautetun laskuominaisuuden.

• • • Voit lisätä uuden kentän napsauttamallaLisää mukautettu kenttä ja valitsemalla toisenlaskun ominaisuuden. Voitlisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun ominaisuus on lisätty, voit napsauttaa ominaisuuden avattavaa valikkoa ja vaihtaa sen toiseen ominaisuuteen.
    • Ominaisuuksia lisättäessäesikatseluosioontulee reaaliaikainen esikatselu.
    • Voit poistaa ominaisuuden napsauttamallaPoista -kuvaketta.
    • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskutukseen.

• • Jos haluat antaa käyttäjille mahdollisuuden muokata ominaisuutta luodessaan laskua tällä esiasetuksella, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusmukaiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sittenTallenna.

• • Uudet laskut, jotka luodaan tämän asetuksen aktivoinnin jälkeen, näyttävät nämä ominaisuudet oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy ostajan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan luonnoksista ja tulevista laskuista, joissa käytetään mukautettua ominaisuutta sisältävää esiasetusta. Laskut, joissa käytetään tätä esiasetusta ja jotka on vahvistettu ennen poistamista, sisältävät edelleen mukautetun ominaisuuden.

8. Laskujen oletusasetuksissa voit tarkastella yrityksesi tietoja ja määrittää nettomaksuehtojen oletusasetukset:
   • Napsauta laajentaaksesi Yrityksesi tiedot -osion ja tarkastellaksesi yrityksesi tietoja. Oletusmallia muokatessasi yrityksen tietoja ei voi muuttaa, vaan käytetään tilisi asetuksissa olevia yrityksen tietoja. Luo mukautettu esiasetus, jos haluat laskumallin, jossa on eri yritystiedot.
     • Syötäyritystietosi annettuihin kenttiin.
     • NapsautaTallenna.
   • Napsauta Net-maksuehdot-kohtaa laajentaaksesi sen ja tarkastellaksesi net-maksuehtojen asetuksia.

Huomaa: Laskuasetuksissa määritetyt oletusarvoiset nettomaksuehdot koskevat vain manuaalisesti luotuja laskuja, eivät tilauksista luotuja laskuja. Näissä tapauksissa tilauksen luomisen yhteydessä määritetyt nettomaksuehdotkoskevat tilauksen laskuja.

8. • • Määritä annettavissa kentissä nettomaksuehdot päivinä, jotka ovat valittavissa laskussa.
     • Napsauta + Lisää toinen nettosumma lisätäksesi uuden nettomaksuehdon.
     • Poista nettomaksuehto napsauttamalla sen vieressä olevaa Poista-kuvaketta.
     • NapsautaOletusarvoinen nettomaksuaika -pudotusvalikkoa ja valitse oletusarvoinen nettomaksuaika, joka asetetaan laskua luotaessa. Jos muutat tätä asetusta, uusi nettomaksuaika asetetaan oletusarvoksi laskuille, jotka luodaan asetuksen muuttamisen jälkeen.
     • NapsautaTallenna.
9. Kommentit-kenttä näkyy laskujen alaosassa. Sitä voidaan käyttää lisäämään lisätietoja maksuehdoista, oikeudellisista tiedoista tai muista ostajalle tärkeistä tiedoista. Voit lisätä oletuskommentin valittuun esiasetukseen seuraavasti:

• • Lisää kommenttisi Kommentit-kohdan kenttään. Käytä muotoilutyökaluriviä tekstin muotoiluun, linkin lisäämiseen tai katkelman käyttämiseen. 
  • Napsauta Tallenna.

Huomaa: lisätytkommentit näkyvät kaikissa uusissa laskuissa, jotka luodaan tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, muttane eivät päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivatkin tällä hetkellä luonnoksena.

10. Voit halutessasi lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon. Verotunnisteen lisääminen tiliisi ei päivitä olemassa olevia valmiita tai luonnoslaskuja, joissa on käytetty tätä esiasetusta, vaan vain uusia laskuja, joissa tätä esiasetusta käytetään jatkossa.
11. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetukseen:
    • NapsautaLisää verotunniste laskuille-kohdassa Lisää verotunniste.
    • NapsautaVerotunnisteen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitsetyyppi.
    • KirjoitaverotunnisteesiVerotunniste- kenttään.
    • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
    • Poista verotunniste napsauttamalla sen vieressä olevaa Poista-painiketta.
    • NapsautaTallenna.
      
      
12. Poista valinta Sisällytä laskun valuutta ja myyntiveroilmoitus -valintaruudusta, jos haluat piilottaa valuutan ja myyntiveroilmoituksen laskuista.
    
    
    
13. Poista valinta Näytä laskutusjakso tilauslaskuissa ja sähköposteissa -valintaruudusta piilottaaksesi tilauksen laskutusjakson laskuista.

Nimeä esiasetus uudelleen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Mukauttaminen -välilehteä.
4. NapsautaNykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitseesiasetus.
5. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä Toimintoja ja valitse sitten Nimeä esiasetus uudelleen.
6. Kirjoita esiasetuksen uusi nimi ja napsautaTallenna.

Huomaa: Olet usas etusta ei voi nimetä uudelleen.

Ennalta määritetyn asetuksen poistaminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. NapsautaMukautus -välilehteä.
4. NapsautaNykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitseesiasetus.
5. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä Toimintoja ja valitse sitten Poista esiasetus.
6. Vahvista valinta napsauttamallaPoista esiasetus. Kaikissa tämän esiasetuksen käyttävissä laskuissa on valittava uusi esiasetus.

Huomaa: Oletusasetusta ei voi poistaa.

Automaatio

Luo laskut automaattisesti maksulinkkien ja tarjousten tai tilausten maksuista

Valitse, haluatko luoda laskuja automaattisesti kertamaksuista tarjouksista tai maksulinkkeistä tai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti päällä.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut käyttävät oletusasetusta, eikä niille voi asettaa eri asetusta.

Voit poistaa automaattisen laskutuksen käytöstä maksulinkkien ja tarjousten tai tilausten maksuille seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Napsauta yläosassaAutomaatio-välilehteä.
4. Poista valinta Kertamaksut-valintaruudusta , jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen maksulinkkien ja tarjousten maksuille, ja napsauta sitten Tallenna.
5. Poista valinta Automaattiset tilausmaksut -valintaruudusta, jotta automaattinen laskujen luominen tilauksille poistuu käytöstä, ja napsauta sitten Tallenna.

Lähetä asiakkaille muistutuksia maksamattomista laskuista

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit asettaa sähköpostimuistutukset lähetettäväksi ostajille, joilla on maksamattomia laskuja. Muistutukset voidaan ajoittaa lähetettäväksi ennen eräpäivää, eräpäivänä tai eräpäivän jälkeen.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit>Laskut.
3. Napsauta yläosassa Automaatio-välilehteä.
4. Kytke Mallipohjaiset automaatiot-kohdassa Muistutusten lähettäminen asiakkaille avoimien laskujen maksamiseksi -kytkin päälle. Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskuasetuksissa ole määritetty oletuslähettäjän osoitetta. 
5. Oletuksenamuistutusajastuksessa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
   
   • Napsauta muistutus valikkoa ja valitse eräpäivävaihtoehto.
   • Jos valitsetpäivää eräpäivän jälkeen taipäivää ennen eräpäivää, kirjoita päivien määrä eräpäivä-vaihtoehdon viereen.
6. Lisää uusi muistutus napsauttamalla+ Lisää muistutus.
7. NapsautaPoista poista poistaaksesi muistutuksen.
8. NapsautaMuistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin muistutusviesti lähetetään.
9. Napsauta Esikatsele sähköpostia nähdäksesi, miltä sähköposti näyttää lähetettynä.
10. Kun olet määrittänyt automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutustyökalun, opi seuraavat asiat:

• Luo laskuja.
• Hallitse laskuja.
• Luo sekvenssit (Myynti Hub ja Service Hub Professionalja Enterprise ) ja laskujen perusteella toimivia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutuksen automatisointia varten.
• Luo mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raporttityökalun avulla (vainProfessional- ja Enterprise-versiot ).