Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja saada maksun käyttämällä Stripe-maksujen käsittelyä tai HubSpot-maksuja. Laskuja käyttämällä ostajasi voivat odottaa samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkejä ja tarjouksia. Toisin kuin maksulinkit ja lainaukset, laskut kuitenkin seuraavat eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksuprosessorin ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumeron, jota jotkut ostajat saattavat tarvita maksupyynnön yhteydessä.

Ostajan laskun kassa	Sisäinen laskutietue

Alla kerrotaan, miten voit aloittaa maksujen keräämisen HubSpot-laskuilla. Varmista ennen aloittamista, että käyttäjällä, jonka on päivitettävä jokin seuraavista asetuksista, on Super Admin -oikeudet.

Laskujen yleisten asetusten määrittäminen

Aloita määrittämällä seuraavat laskuasetukset:

1. Laskujen käyttöoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita sitä, mitkä HubSpot-käyttäjät pääsevät katsomaan, luomaan ja muokkaamaan laskuja, opettele muokkaamaan nykyisten käyttäjien käyttöoikeuksia tai määrittämään käyttöoikeudet uusia käyttäjiä lisättäessä.
   
   

   Huomaa: Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskujen käyttöoikeuksia.

2. Lisää logo ja brändivärit HubSpot-brändipakettiisi: laskuissa käytetään automaattisesti HubSpot-brändisi oletusasetuksissa määritettyä logoa ja värejä. Logon ja värien päivittäminen ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä laskuja, ainoastaan parhaillaan laadittavia laskuja ja päivityksen jälkeen luotuja laskuja.
3. Määritä oletusmaksuvaihtoehdot: Voit valinnaisesti määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskusi hyväksyvät oletusarvoisesti. Voit myös mukauttaa tämän kunkin laskun kohdalla luomisen aikana.
4. Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tiliisi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiä varten (esim. billing.website.com), opi, miten verkkotunnus liitetään HubSpotiin.

Määritä

Mukauta laskun etuliite ja aloitusnumero

Jotta HubSpot-laskunumerot eivät olisi päällekkäisiä tilijärjestelmässäsi olevien laskunumeroiden kanssa, HubSpot-laskujen etuliite on oletusarvoisesti INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja alkunumeroa laskun asetuksista. Kun lasku on viimeistelty ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun on neuvoteltava kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
3. Oletusarvoisesti laskut alkavat etuliitteellä INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Setup-välilehdellä Edit prefix (Muokkaa etuliitettä). Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi etuliite ja napsauta Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
4. Oletusarvoisesti laskun numero on 1001. Voit muuttaa tätä valitsemalla Laskunumeroiden alkupisteen päivittäminen. Anna sitten valintaikkunassa uusi alkupisteen numero ja valitse Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Muokkaa laskuja, jotka on viimeistelty ja jotka ovat tilassa Avoin. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata Luonnos-tilassa olevia laskuja.

Asetukseen pääseminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus -valintaruutu.
4. Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja.

Poista laskut, jotka on viimeistelty, mutta joita ei ole maksettu. Luonnoslaskut voidaan poistaa ilman tätä asetusta.

Ennen kuin käyttäjät voivat poistaa viimeisteltyjä laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi peruuttaa.

Huomaa: laskujen numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Pääset asetukseen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Valitse kohdassa Laskujen hallinta Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
4. Napsauta Tallenna.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään sähköpostitse. Oletussähköpostiosoite voi olla tiimin sähköpostiosoite tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, lasku lähetetään henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, jonka käyttäjä valitsee laskun lähettämisen yhteydessä.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.

3. Napsauta Sähköpostiasetukset-kohdassa Oletusosoite osoitteesta -pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletussähköpostiosoitteena.
4. Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitse Salli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
5. Napsauta Tallenna.

Aseta laskutusyhteyshenkilön yhdistys

Aseta automaattisesti laskutusyhteyshenkilö, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Asetukseen pääseminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Valitse Laskutusyhteystietoyhteys-kohdassa Käytä yrityksen laskutusyhteystietoyhteystietoyhteyttä kaikissa laskuissa -valintaruutu.
4. Napsauta Tallenna.

Mukauttaminen

Tilillesi on määritetty oletusasetukset, joita voit muokata. Voit määrittää lisää laskujen esiasetuksia ja määrittää esiasetusten perusteella kerättävät tiedot.

Mukautettavat esiasetukset mahdollistavat erilaiset laskun määritykset, jotka voit valita laskua luodessasi. Sinulla voi esimerkiksi olla oletuslaskun esiasetus, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja sitten voit määrittää toisen esiasetuksen, jossa on eri yritysosoite.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut (esim. tilauksista luodut toistuvat laskut) käyttävät oletuslaskuesimerkkiä, eikä niitä voi asettaa käyttämään eri esiasetusta.

Luo esiasetus

Voit luoda esiasetuksen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Luo esiasetus.

5. Kirjoita esiasetuksen nimi ja napsauta sitten Luo.

Päivitä oletus- tai mukautettu esiasetus

Voit päivittää oman esiasetuksen tai oletusarvoisen esiasetuksen laskuasetuksissa. Napsauta Esikatselu-välilehteä milloin tahansa nähdäksesi muutosten live-esikatselun.

Oletusarvon tai mukautetun esiasetuksen päivittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
4. Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus , jota haluat muokata.
5. Varmista, että Sisältö-välilehti on valittuna.

6. Valitse Käytä mukautettua asiakirjan otsikkoa, jos haluat määrittää laskun esiasetukselle mukautetun otsikon. Tämä näkyy tämän esiasetusmallin laskujen otsikossa.

Huomaa: Et voi päivittää oletusarvoisen esiasetuksen osoitetta. Se käyttää ensisijaista yritysosoitettasi, joka on määritetty tiliasetuksissa kohdassa Tilin oletusasetukset. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

7. Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näytetään ostajien laskuissa. Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetuksessa, valitsemalla Määritä oletusarvoiset mukautetut kentät:
   • Valitse oikeassa paneelissa Muokkaa oletusarvoisia mukautettuja kenttiä-kohdassa add Lisää mukautettu kenttä.
     • Voit valita luettelosta olemassa olevia mukautettuja laskuominaisuuksia, etsiä haluamasi mukautetun ominaisuuden tai määrittää uuden mukautetun laskuominaisuuden valitsemalla Luo uusi laskuominaisuus.

• • • Jos haluat lisätä lisäkentän, napsauta add Lisää mukautettu kenttä ja valitse toinen laskun ominaisuus. Voit lisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun olet lisännyt kentän, voit vaihtaa sen toiseen ominaisuuteen napsauttamalla pudotusvalikkoa.
  • Suora esikatselu näkyy Preview-osiossa , kun lisäät ominaisuuksia.
  • Voit poistaa ominaisuuden napsauttamalla delete deletr epoistokuvaketta.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskuihin.

• • Jos haluat antaa käyttäjien muokata ominaisuutta luodessaan laskua tätä esiasetusta käyttäen, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusarvoiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna vasemmassa alakulmassa.

• • Uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen käyttöönoton jälkeen, näkyvät nämä kentät oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy ostajan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan luonnoksista ja tulevista laskuista, joissa käytetään tätä esiasetusta. Tätä esiasetusta käyttävät laskut, jotka on viimeistelty ennen poistoa, sisältävät mukautetun ominaisuuden edelleen.

8. Laskun oletusasetukset -kohdassa voit tarkastella yritystietojasi ja määrittää nettomaksuehtojen valittavissa olevien päivien määrän sekä laskujen oletusnettomaksuehdot:
   • Voit tarkastella yritystietojasi valitsemalla Yrityksen tiedot. Kun oletusmallia muokataan, yritystietoja ei voi muuttaa, vaan ne käyttävät tiliasetuksissasi olevia yritystietoja. Luo mukautettu esiasetus, jos haluat laskumallin, jossa on erilaiset yritystiedot.
   • Napsauta Nettomaksuehdot, jos haluat tarkastella nettomaksuehtojen asetuksia.
     • Määritä niille varattuihin kenttiin nettomaksuehdot päivinä, jotka ovat valittavissa laskussa.
     • Napsauta + Lisää toinen nettomäärä lisätäksesi ylimääräisen nettomaksuehdon.

• • • Poista nettomaksuehto napsauttamalla delete Poista nettomaksuehdon vierestä.
    • Napsauta Oletusnettomaksuehto -pudotusvalikkoa ja valitse oletusnettomaksuehto, joka asetetaan laskua luotaessa. Jos tätä vaihtoehtoa muutetaan, uusi nettomaksuehto asetetaan oletusarvoksi laskuille sen jälkeen, kun asetusta on muutettu.
      
      

9. Oletuskommenttikenttä tulee näkyviin laskujen alaosaan. Sitä voidaan käyttää maksuehtojen, oikeudellisten tietojen tai muiden ostajalle tärkeiden tietojen lisäämiseen. Voit lisätä oletusviestin valitulle esiasetukselle:
   • Kirjoita oletuskommentti.
   • Voit muotoilla tekstin muotoilutyökalurivillä, lisätä linkin tai käyttää tekstinpätkää.
   • Napsauta Tallenna.
     
     

Huomaa: oletuskommentti näkyy kaikissa uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, eikä se päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivat parhaillaan luonnoksessa.

10. Voit halutessasi lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon yrityksesi tietojen lisäksi. Verotunnisteen lisääminen tilillesi ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä tai luonnosteltuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta, vaan ainoastaan vasta luotuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta jatkossa.
11. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetukseen:
    • Valitse Lisää verotunniste laskuihin-kohdassa Lisää verotunniste.
    • Napsauta Verotunnuksen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
    • Kirjoita Verotunniste-kenttään Verotunniste.
    • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
    • Napsauta Tallenna.

12. Poista valintaruudun Include invoice currency and sales tax notice (Sisällytä laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus ) valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa laskujen valuutta- ja liikevaihtoveroilmoituksen.

13. Poista valinta Näytä laskutuskausi tilauksen laskuissa ja sähköposteissa -valintaruudusta, jos haluat piilottaa tilauksen laskutuskauden laskuissa.

Poista laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus

1. Laskuissa voi olla ilmoitus siitä, että kaikki maksut ovat laskun valuutassa ja niihin voi sisältyä liikevaihtovero. Esimerkiksi Yhdysvaltain dollarin suuruisissa laskuissa englanninkielisessä ilmoituksessa lukee All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

2. Jos haluat poistaa ilmoituksen käytöstä laskun esiasetuksesta, poista Inklude invoice currency and sales tax notice -valintaruudun valinta ja napsauta sitten Save (Tallenna).

Nimeä esiasetus uudelleen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
5. Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Nimeä esiasetus uudelleen.
6. Kirjoita esiasetukselle uusi nimi ja valitse sitten Tallenna.

Huomaa: Oletusarvoisen esiasetuksen nimeäminen uudelleen ei ole mahdollista.

Poista esiasetus

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
5. Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Poista esiasetus.
6. Vahvista valinta valitsemalla Poista esiasetus.

Huomaa: Oletusasetusta ei voi poistaa.

Automaatio

Luo automaattisesti laskut maksulinkkien ja tarjousten maksuja tai tilauksia varten.

Valitse, luodaanko laskut automaattisesti tarjousten tai maksulinkkien kertamaksuista vai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä.

Huomaa: Automaattisesti luodut laskut käyttävät oletusasetusta, eikä niitä voi asettaa käyttämään muuta esiasetusta.

Voit ottaa automaattiset laskut pois käytöstä maksulinkkien ja lainausten maksuista tai tilausten maksuista:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta Automaatio-välilehteä.
4. Poista valinta Kertamaksut-valintaruudusta , jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen maksulinkkien ja tarjousten maksuja varten, ja napsauta sitten Tallenna.
5. Poista tilausten valintaruudun valinta, jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen tilausten maksuista, ja napsauta sitten Tallenna.

Lähetä asiakkaille muistutuksia avoimien laskujen maksamisesta.

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit määrittää sähköpostimuistutukset lähetettäväksi ostajille, joilla on avoin lasku. Muistutukset voidaan ajoittaa lähettämään ennen eräpäivää, eräpäivänä tai sen jälkeen.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta Automaatio-välilehteä.
4. Kytke Send reminders to customers to pay their open invoices -kytkin päälle.
   • Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskun asetuksissa ole asetettu oletuslähettäjäosoitetta.
5. Oletusarvoisesti muistutusaikataulussa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
   
   • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.
   • Jos valitset päiviä eräpäivän jälkeen tai päiviä ennen eräpäivää, anna päivien lukumäärä.

6. Lisää muistutus napsauttamalla + Lisää muistutus.
7. Poista muistutus napsauttamalla delete delete.
8. Napsauta Muistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin sähköpostiviesti lähetetään.
9. Napsauta Preview email (Esikatsele sähköpostia ) nähdäksesi, miltä sähköpostiviesti näyttää lähetettynä.
10. Kun olet asettanut automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpotin laskut-työkalun, opettele, miten:

• Luo, hallinnoi ja lähetä laskuja.
• Luo sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise ) ja laskupohjaisia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskuprosessien automatisoimiseksi.
• Rakenna mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raportin rakentajalla( vainProfessional ja Enterprise ).