Luo laskut ostajillesi

Käytä HubSpot-laskuja laskujen lähettämiseen, saatavien seurantaan ja maksujen keräämiseen ostajiltasi HubSpot-maksujen taiStripe-maksunkäsittelyn avulla. Laskujen avulla ostajien maksamisprosessi on samanlainen kuin maksulinkkien ja tarjousten yhteydessä.

Tässä artikkelissa selitetään, miten voit määrittää laskut, joilla laskutetaan ostajiasi. Jos tarvitset apua omien HubSpot-laskujesi kanssa, lue ohjeet siitä, miten voit tarkastella, ladata ja maksaa HubSpot-laskusi.

Laskuja voidaan luoda:

• Yhteystiedon, yrityksen, kaupan tai tarjouksen tietueesta tai laskujen hakemistosivulta.
• Julkaistusta tarjouksesta, jolloin tarjouksen tiedot kopioidaan uuteen laskuun.
• Automaattisesti tilauksia luotaessa.
• Automaattisesti, kun maksut suoritetaan maksulinkkien, tarjousten tai vanhojen tarjousten kautta.
• Jos Automaattisesti luo sopimukset hyväksytyistä tarjouksista -asetus on käytössä ja olet mukana Connected CPQ-, Billing- ja Payments-beetaohjelmassa, sopimukset luodaan automaattisesti. Ostajat suorittavat maksut laskutason kautta. Nettomaksuehdot määritetään tarjouksia luotaessa, ja jatkuvaa laskutusta hallitaan sopimusten kautta. Lue lisää asetuksesta.

Toisin kuin maksulinkit ja tarjoukset, laskuissa seurataan eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi myös muualla kuin maksupalvelussasi. Ne sisältävät myös laskunumerot, joita jotkut ostajat saattavat tarvita pyytäessään maksua.

Ostajan laskun maksaminen	Sisäinen laskutietue

Ennen kuin aloitat

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Jos Luo sopimukset automaattisesti hyväksytyistä tarjouksista -asetus on käytössä ja olet mukana Connected CPQ, Billing ja Payments -beetaohjelmaan-ohjelmaan, sopimusluettelo luodaan automaattisesti, kun ostaja hyväksyy tarjouksen ostajan toimesta, ja sopimusta käytetään jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen perinnän hallintaan. Lue lisää asetuksesta.
• Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskujen käyttöoikeuksia.
• Laskunumerot kasvavat edelleen peräkkäin viimeksi luodun laskun numerosta alkaen (vaikka kyseinen tai mikä tahansa muu lasku olisi poistettu).
  • Laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyviä aukkoja laskunumeroinnissa.
  • Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että toiminta on nykyisten järjestelmiesi mukainen.

Määritä laskujen yleiset asetukset

Aloita määrittämällä seuraavat laskuasetukset:

1. Määritä laskujen käyttöoikeudet: voit hallita, millä HubSpot-käyttäjillä on oikeus tarkastella, luoda ja muokata laskuja. Tutustu ohjeisiin, joissa kerrotaan, miten muokkaat olemassa olevien käyttäjien käyttöoikeuksia tai miten määrität käyttöoikeudet uusia käyttäjiä lisättäessä. Laskujen luomiseen tai muokkaamiseen tarvitaan Core- tai Hub-käyttöoikeus. Lue lisää käyttöoikeustyypeistä.
2. Lisää logo ja brändivärit HubSpot-brändipakettiisi: laskuissa käytetään automaattisesti HubSpot-brändin oletusasetuksissa määritettyjä logoa ja värejä. Logon ja värien päivittäminen ei vaikuta olemassa oleviin valmiisiin laskuihin, vaan ainoastaan luonnosvaiheessa oleviin laskuihin ja päivityksen jälkeen luotaviin laskuihin.
3. Määritä oletusmaksutavat: halutessasi voit määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskuissasi hyväksytään oletuksena. Voit myös mukauttaa tätä jokaisessa laskussa sen luomisen yhteydessä.
4. Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletuksena laskut isännöidään tilillesi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit valita myös minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiin (esim. billing.website.com), lue ohjeet verkkotunnuksen liittämisestä HubSpotiin.

Määritä laskut

Määritä laskuasetuksetAsetukset -välilehdessä.

Mukauta laskun etuliite ja aloitusnumero

Jotta HubSpot-laskujen numerot eivät menisi päällekkäin tilijärjestelmäsi laskunumeroiden kanssa, HubSpot-laskuissa on oletusarvoisesti etuliite INV ja aloitusnumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja aloitusnumeroa laskuasetuksista. Kun lasku on vahvistettu ja sille on annettu numero, esimerkiksiINV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen kuin mukautat laskun etuliitettä ja aloitusnumeroa, sinun tulee neuvotella kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että ne ovat yhteensopivia nykyisten järjestelmien kanssa.

Voit muokata laskun etuliitettä ja aloitusnumeroa seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Oletusarvoisesti laskujen numerot alkavat etuliitteelläINV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Asetukset-välilehdessä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita valintaikkunaan uusi etuliiteja napsautaTallenna etuliite. Etuliitteen pituus voi olla enintään 8 merkkiä.
5. Oletusarvoisesti laskujen aloitusnumero on1001. Voit muuttaa tätä napsauttamallaPäivitä laskunumeroiden aloituskohta. Kirjoita valintaikkunaan uusialoitusnumero ja napsautaPäivitä aloituskohta.

Salli avoimien laskujen muokkaaminen

Ota käyttöön vaihtoehto ”Muokkaa avoimia laskuja”. Kun asetus on käytössä, käyttäjillä, joilla on Super Admin -oikeudet tai laskujen muokkausoikeudet , voivat muokata kaikkia avoimien laskujen kenttiä. 

Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata laskuluvauksia. Lue lisää valmiiden laskujen muokkaamisesta.

Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Kohteet.
3. Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Valitse Laskujen hallinta-kohdasta Salli avoimien laskujen muokkaus-valintaruutu.
5. Napsauta Tallenna.

Salli maksettujen laskujen muokkaaminen

Ota käyttöön vaihtoehto ”Muokkaa maksettuja laskuja”. Voit valita, sallitaanko käyttäjille muutokset, jotka eivät muuta laskun kokonaissummaa, vai sallitaanko taloudelliset muutokset, jotka muuttavat laskun kokonaissummaa, veroja tai rivitietoja maksun jälkeen. Kun asetus on käytössä, käyttäjillä, joilla on Super Admin -oikeudet tai laskujen muokkausoikeudet , voivat muokata maksettuja laskuja.

Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata laskulomakkeita. Lue lisää valmiiden laskujen muokkaamisesta.

Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objekti -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Valitse Laskujen hallinta-kohdasta jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Salli maksettujen laskujen ei-taloudelliset muokkaukset: kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät voivat muokata kenttiä, jotka eivät muuta laskun kokonaissummaa. Esimerkiksi yhteys- ja yritystiedot, ostotilausnumerot ja kommentit.
   • Salli maksettujen laskujen taloudelliset muokkaukset (voi vaikuttaa raportointiin): kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät voivat muokata laskun loppusummaa muuttamattomien kenttien lisäksi myös kenttiä, jotka muuttavat maksettujen laskujen loppusummaa, veroja tai rivitietoja. Kun käyttäjät päivittävät ja vahvistavat muutokset, laskun loppusumma, maksamaton saldo ja laskun tila päivitetään vastaamaan tehtyjä muutoksia. Lue lisää lopullisten laskujen muokkaamisesta.
5. Napsauta Tallenna.

Salli laskujen poistaminen

Salli sellaisten laskujen poistaminen, joihin ei liity hyvityslaskua, maksua tai tilausta. Laskuluonnokset voidaan poistaa, kun tämä asetus on pois päältä. Laskun poistaminen on lopullista, eikä sitä voi peruuttaa.

Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Kohteet.
3. Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Valitse Laskujen hallinta-kohdasta Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
5. NapsautaTallenna. 

Määritä laskutusyhteyshenkilön liittäminen

Liitä yrityksen laskutusyhteyshenkilö automaattisesti, kun kaupoista ja tarjouksista luodaan laskuja. Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objekti -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Valitse Laskutusyhteys-kohdasta Käytä yrityksen laskutusyhteyttä kaikissa laskuissa -valintaruutu .
5. NapsautaTallenna.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään

Määritä oletussähköpostiosoite laskujen lähettämistä varten. Oletussähköpostiosoite voi olla tiimin tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, lasku lähetetään käyttäjän valitsemasta henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta laskua lähetettäessä.

Oletussähköpostiosoitteen määrittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objekti -sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.

3. NapsautaSähköpostiasetukset-kohdassa Oletuslähettäjän osoite -pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletuksena.
4. Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti omasta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitseSalli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
5. NapsautaTallenna.

Luo laskut automaattisesti maksuista

Valitse, luodaanko laskut automaattisesti kertamaksuista, maksulinkkeistä tai vanhoista tarjouksista. Tämä asetus on oletusarvoisesti päällä.

Voit poistaa käytöstä maksulinkkien ja vanhojen tarjousten maksujen automaattisen laskutuksen seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Kohteet.
3. Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Napsauta yläreunassaAutomaatio- välilehteä.
5. Poista valinta Kertamaksut-valintaruudusta , jotta automaattinen laskun luominen maksulinkkien ja tarjousten maksujen osalta poistetaan käytöstä, ja napsauta sitten Tallenna.
6. Poista valinta Automaattiset tilausmaksut -valintaruudusta, jotta automaattinen laskun luominen tilauksista suoritettujen maksujen osalta poistuu käytöstä, ja napsauta sitten Tallenna. Laskut luodaan edelleen tilauksista erääntyneiden maksujen osalta.

Lähetä asiakkaille muistutuksia maksamattomista laskuista

Määritä laskujen sähköpostimuistutukset, jotta ostajille ilmoitetaan maksamattomista laskuista. Muistutukset voidaan ajoittaa lähetettäväksi ennen eräpäivää, eräpäivänä ja eräpäivän jälkeen, ja niihin voidaan lisätä enintään kymmenen yhteyshenkilöä (1 yhteyshenkilö Vastaanottaja-kenttään ja 9 yhteyshenkilöä Kopio-kenttään ). Muistutusviestit lähetetään laskun yhteyshenkilöille seuraavasti:

• Kenttään: ensimmäinen yhteyshenkilö aakkosjärjestyksessä sukunimen, etunimen ja sähköpostiosoitteen mukaan.

• CC-kenttä: kaikki muut liitetyt yhteyshenkilöt, joilla on sähköpostiosoite.

Huomaa: laskut on luotava, jotta muistutukset voidaan lähettää. Esimerkiksi, jos muistutus on asetettu lähetettäväksi 2 päivää ennen laskun eräpäivää, laskun on oltava Avoin-tilassa, jotta muistutus voidaan lähettää. Tässä tilanteessa muistutusta ei lähetetä laskuista, jotka on asetettu luotavaksi automaattisesti tulevaisuudessa (esim. tilauksista luodut laskut), koska laskua ei luoda ennen tilauspäivää.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekti-kohtaa.
3. Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Napsauta yläreunassa Automaatio- välilehteä.
5. Kytke Templated automations-kohdassa Send reminders to customers to pay their open invoices -kytkin päälle. Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskuasetuksissa ole määritetty oletuslähettäjän osoitetta. 
6. Oletusarvoisestimuistutusaikatauluun sisältyy kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Voit muokata muistutuksia seuraavasti:
   
   • Napsauta muistutusten pudotusvalikkoa ja valitse eräpäivävaihtoehto.
   • Jos valitsetpäiviä eräpäivän jälkeen taipäiviä eräpäivää ennen, kirjoita päivien lukumäärä eräpäivävaihtoehdon viereen.
7. Napsauta+ Lisää muistutus lisätäksesi uuden muistutuksen.
8. Napsautadelete -painiketta poistaaksesi muistutuksen.
9. NapsautaMuistutuksen lähetysaika -pudotusvalikkoa ja valitse aika, jolloin muistutusviesti lähetetään.
10. Napsauta Esikatsele sähköpostia nähdäksesi, miltä sähköposti näyttää lähetettynä.
11. Kun olet määrittänyt automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutyökalun, opi seuraavat asiat:

• Mukauta laskun esiasetuksia luodaksesi erilaisia laskukonfiguraatioita, joita voit käyttää laskua luodessasi.
• Lue lisää siitä, miten Connected CPQ, Billing ja Payments -beeta luo laskuja automaattisesti.
• Opi luomaan laskuja alusta alkaen.
• Opi hallinnoimaan laskuja, mukaan lukien niiden lähettäminen, muokkaaminen, seuranta ja vienti.
• Lue, miten luodaan sekvenssejä (Myynti Hub ja Service Hub Professionalja Enterprise ) ja laskupohjaisia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutusprosessien automatisointiin.
• Opi käyttämään tulojen analytiikkapakettia laskutietojen ja suorituskyvyn mittaamiseen.