Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja saada maksun käyttämällä Stripe-maksujen käsittelyä tai HubSpot-maksuja. Laskujen avulla ostajasi voivat odottaa samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkien ja tarjousten kanssa, kun taas tilaukset voivat lähettää laskuja ja kerätä maksun automaattisesti tai manuaalisesti.

Toisin kuin maksulinkit ja lainaukset, laskuissa seurataan eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksujenkäsittelyohjelmasi ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumeron, jota jotkut ostajat saattavat tarvita maksupyynnön yhteydessä.

Ostajan laskun kassa	Sisäinen laskutietue

Alla kerrotaan, miten voit aloittaa maksujen keräämisen HubSpot-laskuilla.

Laskujen yleisten asetusten määrittäminen

Aloittaaksesi määritä seuraavat laskuasetukset:

1. Laskujen käyttöoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita sitä, mitkä HubSpot-käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja muokata laskuja, opettele muokkaamaan nykyisten käyttäjien käyttöoikeuksia tai määrittämään käyttöoikeudet uusia käyttäjiä lisätessäsi.
   
   

   Huomaa: Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Kyseisen päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskutusoikeuksia.

2. Lisää logo ja brändivärit HubSpot-brändipakettiisi: laskut vetävät automaattisesti HubSpot-brändisi oletusasetuksissa määritetyn logon ja värit. Logon ja värien päivittäminen ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä laskuja, ainoastaan parhaillaan laadittavia laskuja ja päivityksen jälkeen luotuja laskuja.
3. Määritä oletusmaksutavat: Voit valinnaisesti määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskusi hyväksyvät oletusarvoisesti. Voit myös mukauttaa tämän kunkin laskun kohdalla luomisen aikana.
4. Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tiliisi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiä varten (esim. billing.website.com), opi, miten verkkotunnus liitetään HubSpotiin.

Määritä

Mukauta laskun etuliite ja aloitusnumero

Jotta HubSpot-laskujen numerot eivät menisi päällekkäin tilijärjestelmässäsi olevien laskujen numeroiden kanssa, HubSpot-laskuilla on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja alkunumeroa laskun asetuksista. Kun lasku on viimeistelty ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun on neuvoteltava kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se on yhteensopiva nykyisten järjestelmien kanssa.

Laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
3. Oletusarvoisesti laskut alkavat etuliitteellä INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Setup-välilehdellä Edit prefix (Muokkaa etuliitettä). Kirjoita valintaikkunaan uusi etuliite ja napsauta Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
4. Oletusarvoisesti laskun numero on 1001. Voit muuttaa tätä napsauttamalla Laskunumeroiden alkupisteen päivittäminen. Anna valintaikkunassa uusi alkupisteen numero ja valitse Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Muokkaa laskuja, jotka on viimeistelty ja jotka ovat maksamattomia ja tilassa Avoin. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata luonnos-tilassa olevia laskuja.

Voit käyttää asetusta:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus -valintaruutu.
4. Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja.

Poista laskut, jotka on viimeistelty, mutta joita ei ole maksettu. Luonnoslaskut voidaan poistaa ilman tätä asetusta.

Ennen kuin käyttäjät voivat poistaa viimeisteltyjä laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi peruuttaa.

Huomaa: laskujen numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Siksi laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaaksesi, että se on yhteensopiva nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Pääset asetukseen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Valitse kohdassa Laskujen hallinta Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
4. Napsauta Tallenna.

Aseta laskutusyhteyshenkilön yhdistys

Aseta automaattisesti laskutusyhteyshenkilö, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Asetuksen käyttäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.
3. Valitse kohdassa Laskutusyhteystietojen yhdistäminen valintaruutu Käytä yrityksen laskutusyhteystietojen yhdistämistä kaikille laskuille .
4. Napsauta Tallenna.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään sähköpostitse. Oletussähköpostiosoite voi olla tiimin sähköpostiosoite tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, lasku lähetetään henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, jonka käyttäjä valitsee laskun lähettämisen yhteydessä.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Invoices.

3. Napsauta Sähköpostiasetukset-kohdassa Oletusosoite osoitteesta -pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletussähköpostiosoitteena.
4. Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitse Salli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
5. Napsauta Tallenna.

Mukauttaminen

Tililläsi on automaattisesti määritetty laskujen oletusasetukset, joita voit muokata. Voit määrittää lisää mukautettuja laskujen esiasetuksia ja määrittää esiasetusten perusteella kerättävät tiedot.

Mukautettavat esiasetukset mahdollistavat erilaiset laskun määritykset, jotka voit valita laskua luodessasi. Sinulla voi esimerkiksi olla oletuslaskun esiasetus, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja sitten voit määrittää toisen esiasetuksen, jossa on eri yritysosoite, tai esiasetuksia eri verotunnuksia varten, jos myyt eri alueille.

Seuraavia laskun elementtejä voidaan muokata esiasetuksessa:

• Laskun otsikko.
• Mukautetut ominaisuudet.
• Yrityksesi tiedot.
• Nettomaksuehdot.
• Oletuskommentit.
• Verotunnisteet.
• Tilauslaskun laskutusjaksot.

Huomaa: Automaattisesti luotavat laskut (esim. tilauksista luodut toistuvat laskut) käyttävät oletusasetusta, eikä niitä voi asettaa käyttämään eri esiasetusta.

Luo esiasetus

Uuden esiasetuksen luominen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Luo esiasetus.

5. Kirjoita esiasetuksen nimi ja napsauta sitten Luo. Kun olet luonut esiasetuksen, voit päivittää sen elementtejä.

Päivitä oletus- tai mukautettu esiasetus

Voit päivittää oman esiasetuksen tai oletusarvoisen esiasetuksen laskuasetuksissa. Napsauta Esikatselu-välilehteä milloin tahansa nähdäksesi muutosten live-esikatselun.

Oletusarvon tai mukautetun esiasetuksen päivittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Mukauttaminen-välilehteä.
4. Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus , jota haluat muokata.
5. Varmista, että Sisältö-välilehti on valittuna.

6. Valitse Käytä mukautettua asiakirjan otsikkoa, jos haluat määrittää laskun esiasetukselle mukautetun otsikon. Tämä näkyy tämän esiasetusmallin laskujen otsikossa.

Huomaa: Et voi päivittää oletusarvoisen esiasetuksen osoitetta. Se käyttää ensisijaista yritysosoitettasi, joka on määritetty tiliasetuksissa kohdassa Tilin oletusasetukset. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

7. Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näytetään ostajien laskuissa. Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetuksessa, valitsemalla Mukautetut kentät -kohdassa Määritä oletusarvoiset mukautetut kentät:
   • Valitse oikeassa paneelissa add Lisää mukautettu kenttä.
     • Voit valita luettelosta olemassa olevia mukautettuja laskun ominaisuuksia, etsiä haluamasi mukautetun ominaisuuden tai määrittää uuden mukautetun laskun ominaisuuden valitsemalla Luo uusi laskun ominaisuus.

• • • Jos haluat lisätä lisäkentän, napsauta add Lisää mukautettu kenttä ja valitse toinen laskun ominaisuus. Voit lisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun olet lisännyt kentän, voit vaihtaa sen toiseen ominaisuuteen napsauttamalla pudotusvalikkoa.
    • Suora esikatselu näkyy Esikatselu-osiossa , kun lisäät ominaisuuksia.
    • Voit poistaa ominaisuuden napsauttamalla deletepoistokuvaketta.
    • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskuihin.

• • Jos haluat sallia käyttäjien muokata ominaisuutta, kun he luovat laskun tätä esiasetusta käyttäen, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusarvoiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna vasemmassa alakulmassa.

• • Uusissa laskuissa, jotka on luotu sen jälkeen, kun tämä asetus on otettu käyttöön, näkyvät nämä kentät oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy ostajan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan luonnoksista ja tulevista laskuista, jotka käyttävät mukautetun ominaisuuden sisältävää esiasetusta. Tätä esiasetusta käyttävät laskut, jotka on viimeistelty ennen poistoa, sisältävät mukautetun ominaisuuden edelleen.

8. Laskun oletusasetukset -kohdassa voit tarkastella yritystietojasi ja määrittää käytettävissä olevien päivien määrän nettomaksuehtoja varten sekä laskujen oletusnettomaksuehdot:
   • Voit tarkastella yritystietojasi valitsemalla Yritystietosi. Kun oletusmallia muokataan, yritystietoja ei voi muuttaa, vaan ne käyttävät tilisi asetuksissa olevia yritystietoja. Luo mukautettu esiasetus, jos haluat laskumallin, jossa on erilaiset yritystiedot. Napsauta Tallenna, kun olet tehnyt muutokset.
   • Näytä nettomaksuehtoasetukset valitsemalla Nettomaksuehdot.
     • Määritä niille varattuihin kenttiin nettomaksuehdot päivinä, jotka ovat valittavissa laskussa.
     • Napsauta + Lisää toinen nettomäärä lisätäksesi ylimääräisen nettomaksuehdon.
• • • Poista nettomaksuehto napsauttamalla delete poista nettomaksuehdon vierestä.
    • Napsauta Default net payment term (Oletusnettomaksuehto ) -pudotusvalikkoa ja valitse oletusnettomaksuehto, joka asetetaan laskua luotaessa. Jos tätä vaihtoehtoa muutetaan, uusi nettomaksuehto asetetaan oletusarvoksi laskuille sen jälkeen, kun asetusta on muutettu.
    • Napsauta Tallenna.
9. Kommentit-kenttä näkyy laskujen alareunassa. Sitä voidaan käyttää lisätietojen lisäämiseen maksuehdoista, oikeudellisista tiedoista tai muista ostajalle tärkeistä tiedoista. Voit lisätä oletusviestin valitulle esiasetukselle:
   • Lisää kommentit kohdassa Kommentit. Voit muotoilla tekstin muotoilutyökalurivillä, lisätä linkin tai käyttää tekstinpätkää.
   • Napsauta Tallenna.

Huomaa: lisätyt kommentit näkyvät kaikissa uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, eivätkä ne päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivat luonnoksessa.

10. Valinnaisesti voit lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon. Verotunnisteen lisääminen tilille ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä tai luonnosteltuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta, vaan ainoastaan vastikään luotuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta jatkossa.
11. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetukseen:
    • Valitse Lisää verotunniste laskuihin-kohdassa Lisää verotunniste.
    • Napsauta Verotunnuksen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
    • Kirjoita Verotunniste-kenttään Verotunniste.
    • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
    • Poista verotunniste napsauttamalla delete poista verotunnisteen vierestä.
10. • Napsauta Save (Tallenna).

12. Poista valintaruudun Include invoice currency and sales tax notice (Sisällytä laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus ) valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa laskujen valuutta- ja liikevaihtoveroilmoituksen.

13. Poista Näytä laskutuskausi tilauksen laskuissa ja sähköposteissa -valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa tilauksen laskutuskauden laskuissa.

Nimeä esiasetus uudelleen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
5. Napsauta Current view (Nykyinen näkymä ) -pudotusvalikon vieressä Actions (Toiminnot) ja valitse Rename preset (Nimeä esiasetus uudelleen).
6. Kirjoita esiasetukselle uusi nimi ja valitse sitten Tallenna.

Huomaa: Oletusasetusta ei voi nimetä uudelleen.

Poista esiasetus

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
4. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
5. Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä Toiminnot ja valitse sitten Poista esiasetus.
6. Vahvista valitsemalla Poista esiasetus.

Huomaa: oletusasetusta ei voi poistaa.

Automaatio

Luo automaattisesti laskut maksulinkkien ja tarjousten maksuja tai tilauksia varten.

Valitse, luodaanko laskut automaattisesti tarjousten tai maksulinkkien kertamaksuista vai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä.

Huomaa: Automaattisesti luodut laskut käyttävät oletusasetusta, eikä niitä voi asettaa käyttämään muuta esiasetusta.

Voit ottaa automaattiset laskut pois käytöstä maksulinkkien ja lainausten maksuista tai tilausten maksuista:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Automaatio-välilehteä.
4. Poista Kertamaksut-valintaruudun valinta, jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen maksulinkkien ja tarjousten maksuja varten, ja napsauta sitten Tallenna.
5. Poista valinta Automaattiset tilausmaksut -valintaruudusta, jos haluat poistaa automaattisen laskun luomisen käytöstä tilausten maksuja varten, ja napsauta sitten Tallenna.

Lähetä asiakkaille muistutuksia avoimien laskujen maksamisesta.

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit määrittää sähköpostimuistutukset lähetettäväksi ostajille, joilla on avoin lasku. Muistutukset voidaan ajoittaa lähettämään ennen eräpäivää, eräpäivänä ja eräpäivän jälkeen.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
3. Napsauta yläreunassa Automaatio-välilehteä.
4. Kohdassa Mallinnetut automaatiot, tVaihda Lähetä asiakkaille muistutuksia avoimien laskujen maksamisesta -kytkin päälle.
   • Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskun asetuksissa ole asetettu oletuslähettäjäosoitetta.
5. Oletusarvoisesti Muistutusaikataulussa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
   
   • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse eräpäivävaihtoehto.
   • Jos valitset päiviä eräpäivän jälkeen tai päiviä ennen eräpäivää, anna päivien lukumäärä.
6. Lisää toinen muistutus napsauttamalla + Lisää muistutus.
7. Poista muistutus napsauttamalla delete delete.
8. Napsauta Muistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin muistutussähköposti lähetetään.
9. Napsauta sähköpostin esikatselu nähdäksesi, miltä sähköpostiviesti näyttää lähetettynä.
10. Kun olet asettanut automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpotin laskut-työkalun, opettele, miten:

• Luo, hallinnoi ja lähetä laskuja.
• Luo sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise ) ja laskuihin perustuvia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutusprosessien automatisoimiseksi.
• Rakenna mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raportin rakentajalla( vainProfessional ja Enterprise ).