Määritä HubSpotin laskutustyökalu

HubSpot-laskujen avulla voit lähettää laskuja suoraan HubSpotista, seurata saatavia ja saada maksun käyttämällä Stripe-maksujen käsittelyä tai HubSpot-maksuja. Laskuja käyttämällä ostajasi voivat odottaa samanlaista kassaprosessia kuin maksulinkkejä ja tarjouksia. Toisin kuin maksulinkit ja lainaukset, laskut kuitenkin seuraavat eräpäiviä ja saldoja, ja ne voidaan merkitä maksetuiksi maksuprosessorin ulkopuolella. Ne sisältävät myös laskunumeron, jota jotkut ostajat saattavat tarvita maksupyynnön yhteydessä.

Ostajan laskun kassa	Sisäinen laskutietue

Alla kerrotaan, miten saat asetukset valmiiksi, jotta voit aloittaa maksujen keräämisen HubSpot-laskuilla. Varmista ennen aloittamista, että käyttäjällä, jonka on päivitettävä jokin seuraavista asetuksista, on Super Admin -oikeudet.

Yleisten laskuasetusten määrittäminen

Aloita määrittämällä seuraavat laskuasetukset:

• Laskujen käyttöoikeuksien määrittäminen: Jos haluat hallita sitä, mitkä HubSpot-käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja muokata laskuja, opi, miten nykyisten käyttäjien käyttöoikeuksia muokataan tai miten käyttöoikeudet määritetään uusia käyttäjiä lisättäessä.
  
  

  Huomaa: Ennen 9. helmikuuta 2023 luoduilla HubSpot-käyttäjillä on oletusarvoisesti laskujen katselu- ja muokkausoikeudet. Tämän päivämäärän jälkeen luoduilla käyttäjillä ei ole oletusarvoisesti laskutusoikeuksia.

• Lisää logo HubSpot-brändipakettiisi: laskut vetävät automaattisesti HubSpot-brändisi oletusasetuksissa määritetyn logon.
  • Laskut eivät käytä brändipaketin värejä.
  • Logon päivittäminen ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä laskuja, ainoastaan parhaillaan laadittavia laskuja ja päivityksen jälkeen luotuja laskuja.

• Oletusmaksutapojen määrittäminen: Voit valinnaisesti määrittää maksuasetuksissa, mitkä maksutavat laskut hyväksyvät oletusarvoisesti. Voit myös mukauttaa tämän kunkin laskun kohdalla luomisen aikana.
• Yhdistä verkkotunnuksesi HubSpotiin: oletusarvoisesti laskut isännöidään tiliisi liitetyssä ensisijaisessa verkkotunnuksessa. Laskua luodessasi voit myös valita minkä tahansa liitetyistä verkkotunnuksistasi. Jos et ole vielä liittänyt verkkotunnusta tai haluat liittää erillisen aliverkkotunnuksen laskujen isännöintiä varten (esim. billing.website.com), opi, miten verkkotunnus liitetään HubSpotiin.

Määritä

Mukauta laskun etuliite ja alkunumero

Jotta HubSpot-laskunumerot eivät menisi päällekkäin tilijärjestelmässäsi olevien laskunumeroiden kanssa, HubSpot-laskuilla on oletusarvoisesti etuliite INV ja alkunumero 1001. Voit mukauttaa etuliitettä ja alkunumeroa laskun asetuksista. Kun lasku on viimeistelty ja sille on annettu numero, esimerkiksi INV-1002, numeroa ei voi muuttaa tai käyttää uudelleen.

Huomaa: ennen laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttamista sinun on neuvoteltava kirjanpitotiimisi kanssa varmistaaksesi, että se toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Laskun etuliitteen ja alkunumeron mukauttaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Oletusarvoisesti laskut alkavat etuliitteellä INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Asetukset-välilehdellä Muokkaa etuliitettä. Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi etuliite ja napsauta Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
• Oletusarvoisesti laskun numero on 1001. Voit muuttaa tätä valitsemalla Laskunumeroiden alkupisteen päivittäminen. Anna sitten valintaikkunassa uusi alkupisteen numero ja valitse Päivitä alkupiste.

Ota käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja

Muokkaa laskuja, jotka on viimeistelty ja jotka ovat tilassa Avoin. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus muokata avoimia laskuja. Tätä asetusta ei tarvitse ottaa käyttöön, jotta käyttäjät voivat muokata Luonnos-tilassa olevia laskuja.

Asetukseen pääseminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Valitse Laskujen hallinta-kohdassa Salli laskujen muokkaus -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja.

Poista laskut, jotka on viimeistelty, mutta joita ei ole maksettu. Laskuluonnokset voidaan poistaa ilman tätä asetusta.

Ennen kuin käyttäjät voivat poistaa viimeisteltyjä laskuja, pääkäyttäjien on otettava käyttöön mahdollisuus poistaa maksamattomia laskuja. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskujen numerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen laskujen poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

Pääset asetukseen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Valitse kohdassa Laskujen hallinta Salli laskujen poistaminen -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään.

Määritä oletussähköpostiosoite, josta laskut lähetetään sähköpostitse. Oletussähköpostiosoite voi olla tiimin sähköpostiosoite tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, lasku lähetetään henkilökohtaisesta tai tiimin sähköpostiosoitteesta, jonka käyttäjä valitsee laskun lähettämisen yhteydessä.

Oletussähköpostiosoitteen asettaminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.

• Napsauta Sähköpostiasetukset-kohdassa Oletusosoite osoitteesta -pudotusvalikkoa ja valitse sähköpostiosoite, jota haluat käyttää oletussähköpostiosoitteena.
• Jos haluat sallia käyttäjien lähettää laskuja manuaalisesti henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, joihin heillä on pääsy, valitse Salli lähettäminen muista sähköpostiosoitteista -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Määritä laskutusyhteyshenkilön yhdistys

Aseta automaattisesti laskutusyhteyshenkilö, jonka olet määrittänyt kaikille kaupoille ja tarjouksille, jotka muunnetaan laskuiksi. Pääset asetukseen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Valitse Laskutusyhteyshenkilöyhdistelmä-kohdassa Käytä yrityksen laskutusyhteyshenkilöyhdistelmää kaikille laskuille -valintaruutu.
• Napsauta Tallenna.

Mukauttaminen

Tilillesi on määritetty oletusasetukset, joita voit muokata. Jos olet rekisteröitynyt HubSpot Payments-palveluun tai yhdistänyt Stripe-tilisi maksujen käsittelyä varten, voit määrittää lisää laskujen esiasetuksia ja määrittää esiasetusten perusteella kerättävät tiedot.

Mukautettavien esiasetusten avulla sinulla voi olla erilaisia laskun määrityksiä, jotka voit valita laskua luodessasi. Sinulla voi esimerkiksi olla oletuslaskun esiasetus, joka käyttää tilisi ensisijaista yritysosoitetta, ja sitten voit määrittää toisen esiasetuksen, jossa on eri yritysosoite.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut (esim. tilauksista luodut toistuvat laskut) käyttävät oletuslaskuesimerkkiä, eikä niitä voi asettaa käyttämään eri esiasetusta.

Luo esiasetus

Voit luoda esiasetuksen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Esineet > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Luo esiasetus.

• Kirjoita esiasetuksen nimi ja napsauta sitten Luo.

Esiasetuksen päivittäminen

Voit päivittää esiasetuksen laskun asetuksissa. NapsautaEsikatselu-välilehteä milloin tahansa nähdäksesi muutosten live-esikatselun.

Voit päivittää esiasetuksen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Valitse Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta esiasetus , jota haluat muokata.
• Varmista, että Sisältö-välilehti on valittuna.

Huomaa: Et voi päivittää oletusasetusten osoitetta. Se käyttää ensisijaista yritysosoitettasi, joka on määritetty tilin asetusten kohdassa Tilin oletusasetukset. Jos haluat käyttää eri osoitetta, luo uusi esiasetus.

• Voit valita enintään neljä mukautettua ominaisuutta, jotka näytetään asiakkaiden laskuissa.

Huomaa: mukautettuja ominaisuuksia ei lisätä tilauksista luotuihin toistuviin laskuihin.

• Voit määrittää, mitkä mukautetut ominaisuudet näkyvät laskun esiasetuksessa, napsauttamalla Määritä oletusarvoiset mukautetut kentät:
  • Valitse oikeassa paneelissa Muokkaa oletusarvoisia mukautettuja kenttiä-kohdassa add Lisää mukautettu kenttä.
    • Voit valita luettelosta olemassa olevia mukautettuja laskun ominaisuuksia, etsiä haluamasi mukautetun ominaisuuden tai määrittää uuden mukautetun laskun ominaisuuden valitsemalla Luo uusi laskun ominaisuus.

• • • Voit lisätä lisäkentän valitsemalla add Lisää mukautettu kenttä ja valitsemalla toisen laskun ominaisuuden. Voit lisätä enintään neljä mukautettua laskun ominaisuutta.
    • Kun olet lisännyt ominaisuuden, voit vaihtaa sen toiseen ominaisuuteen napsauttamalla pudotusvalikkoa.
  • Suora esikatselu näkyy Esikatselu-osiossa , kun lisäät ominaisuuksia.
  • Voit poistaa ominaisuuden napsauttamalla delete deletr epoistokuvaketta.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

• • Jos haluat sallia käyttäjien muokata kenttää, kun he luovat laskun tätä esiasetusta käyttäen, valitse Salli käyttäjien ohittaa oletusarvoiset mukautetut kentät -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna vasemmassa alakulmassa.

• • Uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen käyttöönoton jälkeen, näkyvät nämä kentät oletusarvoisesti. Jos ominaisuus ei sisällä arvoa, se ei näy asiakkaan laskussa.

Huomaa: jos mukautettu ominaisuus poistetaan, kenttä poistetaan luonnoksista ja tulevista laskuista tätä esiasetusta käyttäen. Tätä esiasetusta käyttävät laskut, jotka on viimeistelty ennen poistoa, sisältävät mukautetun ominaisuuden edelleen.

• Jos haluat lisätä oletusviestin, joka näkyy tämän esiasetuksen laskujen kommenttikentässä, kirjoita oletuskommentti ja napsauta Tallenna.

Huomaa: oletuskommentti näkyy kaikissa uusissa laskuissa, jotka on luotu tämän asetuksen vahvistamisen jälkeen, eikä se päivitä olemassa olevia laskuja, vaikka ne olisivat luonnoksessa.

• Valinnaisesti voit lisätä enintään kolme verotunnistetta laskun otsikkoon yhdessä yritystietojesi kanssa. Verotunnisteen lisääminen tilillesi ei päivitä olemassa olevia viimeisteltyjä tai luonnosvaiheessa olevia laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta, vaan ainoastaan äskettäin luotuja laskuja, joissa käytetään tätä esiasetusta eteenpäin. Verotunnisteiden lisääminen laskun esiasetukseen:

• • Valitse Lisää verotunniste laskuihin-kohdassa Lisää verotunniste.
  • Napsauta Verotunnuksen tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse tyyppi.
  • Kirjoita Verotunniste-kenttään Verotunniste.
  • Toista nämä vaiheet, jos haluat lisätä toisen tai kolmannen verotunnisteen.
  • Napsauta Tallenna.

• Poista valintaruudun Include invoice currency and sales tax notice (Sisällytä laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus ) valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa laskujen valuutta- ja liikevaihtoveroilmoituksen.

• Poista valintaruudun Näytä laskutuskausi tilauksen laskuissa ja sähköposteissa valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa tilauksen laskutuskauden laskuissa.

Poista laskun valuutta- ja liikevaihtoveroilmoitus

• Laskuissa voi olla ilmoitus siitä, että kaikki maksut ovat laskun valuutassa ja niihin voi sisältyä liikevaihtovero. Esimerkiksi Yhdysvaltain dollarin suuruisissa laskuissa englanninkielinen ilmoitus kuuluu seuraavasti : Kaikki maksut on ilmoitettu Yhdysvaltain dollareina ja niihin sovelletaan liikevaihtoveroa (soveltuvin osin).

• Jos haluat poistaa ilmoituksen käytöstä laskun esiasetuksesta, poista Inklude invoice currency and sales tax notice -valintaruudun valinta ja napsauta Save (Tallenna).

Nimeä esiasetus uudelleen

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
• Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Nimeä esiasetus uudelleen.
• Kirjoita esiasetukselle uusi nimi ja valitse sitten Tallenna.

Huomaa: Oletus esiasetusta ei voi nimetä uudelleen.

Esiasetuksen poistaminen

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Napsauta Mukauttaminen-välilehteä.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikkoa ja valitse esiasetus.
• Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Poista esiasetus.
• Vahvista valinta valitsemalla Poista esiasetus.

Huomaa:Oletusasetuksia ei voi poistaa.

Automaatio

Luo automaattisesti laskut maksulinkkien ja tarjousten tai tilausten maksuja varten.

Valitse, luodaanko laskut automaattisesti tarjousten tai maksulinkkien kertamaksuista vai tilausten maksuista. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä.

Huomaa: automaattisesti luodut laskut käyttävät oletusasetusta, eikä niitä voi asettaa käyttämään muuta esiasetusta.

Voit ottaa automaattiset laskut pois käytöstä maksulinkkien ja lainausten maksuista tai tilausten maksuista:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Napsauta Automaatio-välilehteä.
• Poista valinta Kertamaksut (Maksulinkit ja tarjoukset) -valintaruudusta, jos haluat poistaa automaattisen laskunluonnin käytöstä maksulinkkien ja tarjousten maksuja varten, ja napsauta sitten Tallenna.
• Poista valintaruudun Subscriptions (Tilaukset ) valintaruudun valinta, jos haluat poistaa automaattisen laskunluonnin käytöstä tilausten maksuja varten, ja napsauta sitten Save (Tallenna).

Muistutusten lähettäminen asiakkaille avoimien laskujen maksamisesta

Automaattisten sähköpostimuistutusten avulla voit määrittää sähköpostimuistutuksia lähetettäväksi ostajille, joilla on avoin lasku. Muistutukset voidaan ajoittaa lähettämään ennen eräpäivää, eräpäivänä tai sen jälkeen.

Huomaa: sinun on oltava rekisteröitynyt HubSpot-maksuihin tai käytettävä Stripeä maksuprosessorina, jotta voit lähettää muistutuksia.

Sähköpostimuistutusten ottaminen käyttöön:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Napsauta Automaatio-välilehteä.
• Kytke Send reminders to customers to pay their open invoices -kytkin päälle.
  • Sähköpostit lähetetään osoitteesta noreply@hubspot.com, ellei laskun asetuksissa ole asetettu oletuslähettäjäosoitetta.
• Oletusarvoisesti muistutusaikataulussa on kolme muistutusta (eräpäivänä, seitsemän päivää eräpäivän jälkeen ja neljätoista päivää eräpäivän jälkeen). Muistutusten muokkaaminen:
  
  • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.
  • Jos valitset päiviä eräpäivän jälkeen tai päiviä ennen eräpäivää, anna päivien lukumäärä.

• Lisää muistutus napsauttamalla + Lisää muistutus.
• Poista muistutus napsauttamalla delete delete.
• Napsauta Muistutuksen lähetysaika -ruutua ja valitse aika, jolloin sähköpostiviesti lähetetään.
• Napsauta Preview email (Esikatsele sähköpostia ) nähdäksesi, miltä sähköpostiviesti näyttää lähetettynä.
• Kun olet asettanut automaatioasetukset, napsauta Tallenna.

Seuraavat vaiheet

Kun olet määrittänyt HubSpot-laskutyökalun, opettele, miten:

• Luo, hallinnoi ja lähetä laskuja.
• Luoda sekvenssejä (vain Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise) ja laskuihin perustuvia työnkulkuja ( vain Professional ja Enterprise ) laskutusprosessien automatisoimiseksi.
• Rakentaa mukautettuja raportteja HubSpotin mukautetun raportin rakentajalla( vainProfessional ja Enterprise ).