Das HubSpot-Rechnungen-Tool einrichten

Mit HubSpot-Rechnungen können Sie Rechnungen direkt von HubSpot aus senden, Forderungen verfolgen und Zahlungen über die Stripe-Zahlungsabwicklung oder das Payments-Tool von HubSpot erhalten. Bei der Nutzung von Rechnungen läuft ein ähnlicher Checkout-Prozess ab wie bei Zahlungen links und Angeboten. Im Gegensatz zu Zahlungslinks und Angeboten werden bei Rechnungen jedoch Fälligkeitsdaten und Salden verfolgt, und sie können außerhalb Ihres Zahlungsabwicklers als bezahlt markiert werden. Die enthalten auch Rechnungsnummern, die von einigen Käufern bei der Zahlungsaufforderung benötigt werden können.

Rechnungsprüfung für den Käufer	Interner Datensatz der Rechnung

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit dem Einzug von Zahlungen mit HubSpot-Rechnungen beginnen können. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Benutzer, der eine der folgenden Einstellungen aktualisieren muss, über Super-Admin-Berechtigungen verfügt.

Allgemeine Rechnungseinstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie zunächst die folgenden Rechnungseinstellungen:

• Rechnungsberechtigungen einrichten: , um zu steuern, welche HubSpot-Benutzer Zugriff auf das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen haben, erfahren Sie, wie Sie Benutzerberechtigungen für vorhandene Benutzer bearbeiten oder wie Sie Berechtigungen beim Hinzufügen neuer Benutzer festlegen.
  
  

  Bitte beachten: HubSpot-Benutzer, die vor dem 9. Februar 2023 erstellt wurden, haben standardmäßig Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Rechnungen. Benutzer, die nach diesem Datum erstellt werden, haben standardmäßig keine Rechnungsberechtigungen.

• Ein Logo zu Ihrem HubSpot Brand-Kit hinzufügen: Rechnungen übernehmen automatisch das in Ihren HubSpot-Standardmarkeneinstellungen festgelegte Logo.
  • In Rechnungen werden die Farben des Brand-Kits nicht verwendet.
  • Durch die Aktualisierung Ihres Logos werden keine bestehenden, finalisierten Rechnungen aktualisiert, sondern nur die aktuell erstellten Rechnungen und die nach der Aktualisierung erstellten Rechnungen.

• Standard-Zahlung-Optionen festlegen: Optional können Sie in Ihren Zahlungen-Einstellungen festlegen, welche Zahlung Methoden Ihre Rechnungen standardmäßig akzeptieren. Sie können dies auch bei der Erstellung jeder Rechnung anpassen.
• Ihre Domain mit HubSpot verknüpfen: Standardmäßig werden Rechnungen auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem Account verknüpft ist. Bei der Erstellung einer Rechnung können Sie auch jede Ihrer verknüpften Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verknüpft haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verknüpfen möchten (z. B. abrechnung.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verknüpfen.

Einrichtung

Ihr Rechnungspräfix und Ihre Anfangsnummer anpassen

Um sicherzustellen, dass sich HubSpot-Rechnungsnummern nicht mit Rechnungsnummern in Ihrem Buchhaltungssystem überschneiden, haben HubSpot-Rechnungen standardmäßig das Präfix INV und eine Anfangsnummer von 1001. Sie können das Präfix und die Anfangsnummer in Ihren Rechnungseinstellungen anpassen. Sobald eine Rechnung finalisiert und mit einer Nummer versehen wurde, z. B. INV-1002, kann diese Nummer nicht mehr geändert oder wiederverwendet werden. 

Bitte beachten: Bevor Sie das Präfix und die Anfangsnummer Ihrer Rechnung anpassen, sollten Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam klären, dass dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

So passen Sie das Präfix Ihrer Rechnung und die erste Rechnungsnummer, die Anfangsnummer, an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Standardmäßig beginnen die Rechnungen mit dem Präfix INV. Um dies zu ändern, klicken Sie auf den Tab Setup auf Präfix bearbeiten. Geben Sie dann im Dialogfeld ein neues Präfix ein und klicken Sie auf Präfix speichern. Ein Präfix darf maximal 8 Zeichen lang sein.
• Standardmäßig lautet die Anfangsnummer der Rechnung 1001. Um dies zu ändern, klicken Sie auf Startpunkt für Rechnungsnummern aktualisieren. Geben Sie dann im Dialogfeld eine neue Startpunktnummer ein und klicken Sie auf Startpunkt aktualisieren.

Die Möglichkeit zum Bearbeiten offene Rechnungen aktivieren

Bearbeiten Sie Rechnungen, die bereits finalisiert wurden und sich im Status Offen befinden. Bevor Benutzer Rechnungen bearbeiten können, müssen Super-Admins die Möglichkeit aktivieren, offene Rechnungen zu bearbeiten. Diese Einstellung muss nicht aktiviert werden, damit Benutzer Rechnungen im Entwurfsstatus bearbeiten können.

So greifen Sie auf die Einstellung zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Wählen Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Bearbeiten von Rechnungen zulassen aus.
• Klicken Sie auf Speichern.

Die Möglichkeit zum Löschen unbezahlter Rechnungen aktivieren

Löschen Sie finalisierte, aber unbezahlte Rechnungen. Rechnungsentwürfe können auch ohne diese Einstellung gelöscht werden.

Bevor Benutzer abgeschlossene Rechnungen löschen können, müssen Super-Admins die Möglichkeit zum Löschen unbezahlter Rechnungen aktivieren. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweis: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten mit Ihrem Buchhaltungsteam abklären, ob dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

So greifen Sie auf die Einstellung zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Aktivieren Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Löschen von Rechnungen zulassen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest, von der aus Rechnungen versendet werden sollen

Richten Sie eine Standard-E-Mail-Adresse ein, von der aus Rechnungen per E-Mail versendet werden sollen. Die Standard-E-Mail-Adresse kann eine Team-E-Mail-Adresse oder eine persönliche E-Mail-Adresse sein. Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt ist, wird die Rechnung von der persönlichen oder Team-E-Mail-Adresse gesendet, die der Benutzer beim Senden der Rechnung ausgewählt hat.

So legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.

• Klicken Sie unter E-Mail-Einstellungen auf das Dropdown-Menü Standard-Absenderadresse und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als Standard verwenden möchten.
• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Rechnungen manuell von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen E-Mail-Adressen des Teams, auf die sie Zugriff haben, zu versenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden von anderen E-Mail-Adressen zulassen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Legen Sie die Kontakt Zuordnung für die Abrechnung fest

Legen Sie automatisch den Kontakt für die Abrechnung fest, den Sie für alle Deals und Angebote zugewiesen haben, die in Rechnungen umgewandelt werden. So greifen Sie auf die Einstellung zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Wählen Sie unter Abrechnungs-Kontakt Zuordnung die Option Unternehmen Abrechnungs-Kontakt Zuordnung für alle Rechnungen verwenden Kontrollkästchen aus.
• Klicken Sie auf Speichern.

Anpassung

In Ihrem Account ist eine Standard-Voreinstellung eingerichtet, die bearbeitet werden kann. Wenn Sie für HubSpot Payments angemeldet sind oder Ihre Stripe-Account für die Zahlung Verarbeitung verknüpft haben, können Sie zusätzliche Rechnung Voreinstellungen einrichten und die Informationen konfigurieren, die Sie auf der Grundlage dieser Voreinstellungen erfassen. 

Anpassbare Voreinstellungen ermöglichen Ihnen verschiedene Rechnungskonfigurationen, die Sie beim Erstellen einer Rechnung auswählen können. Sie könnten zum Beispiel eine Standard-Rechnung Voreinstellung haben, die Ihre primäre Unternehmen Adresse Ihres Account verwendet, und dann eine andere Voreinstellung mit einer anderen Unternehmen Adresse einrichten.

Bitte beachten: Automatisch generierte Rechnungen (z. B. wiederkehrende Rechnungen, die aus Abonnements erstellt wurden) verwenden die Standard-Voreinstellung und können nicht für eine andere Voreinstellung festgelegt werden.

Eine Voreinstellung erstellen

So erstellen Sie eine Voreinstellung:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung .
• Klicken Sie auf Voreinstellung erstellen .

• Geben Sie den Namen Ihrer Voreinstellung ein und klicken Sie dann auf Erstellen.

Eine Voreinstellung aktualisieren

Sie können Ihre Voreinstellung in den Rechnungseinstellungen aktualisieren. Klicken Sie jederzeit auf die Registerkarte Vorschau , um eine Live-Vorschau Ihrer Änderungen anzuzeigen.

So aktualisieren Sie eine Voreinstellung:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung .
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht die Voreinstellung  aus, die Sie bearbeiten möchten.
• Vergewissern Sie sich, dass die Registerkarte "Inhalt" ausgewählt ist.

Bitte beachten: Sie können die Adresse einer Standard-Voreinstellung nicht aktualisieren. Es wird Ihre primäre Unternehmensadresse verwendet, die in den Account-Standardeinstellungen in Ihren Account-Einstellungen festgelegt ist. Wenn Sie eine andere Adresse verwenden müssen, erstellen Sie eine neue Voreinstellung.

• Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Eigenschaften auswählen , die auf Rechnungen für Kunden angezeigt werden.

Bitte beachten: Benutzerdefinierte Eigenschaften werden nicht zu wiederkehrenden Rechnungen hinzugefügt, die aus Abonnements erstellt werden.

• Um festzulegen, welche benutzerdefinierten Eigenschaften im Rechnung Voreinstellung sichtbar sein sollen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Standardfelder festlegen:
  • Klicken Sie dann rechts unter Benutzerdefinierte Standardfelder bearbeiten auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
    • Sie können vorhandene benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften in der Liste auswählen, nach der benutzerdefinierten Eigenschaft suchen, die Sie verwenden möchten, oder auf Neue Rechnungseigenschaft erstellen klicken, um eine neue benutzerdefinierte Rechnungseigenschaft einzurichten.

• • • Um ein weiteres Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen und wählen Sie eine weitere Rechnungseigenschaft Aus. Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften hinzufügen.
    • Nach dem Hinzufügen können Sie auf das Dropdown-Menü klicken, um zu einer anderen Eigenschaft zu wechseln.
  • Eine Live-Vorschau wird im Abschnitt Vorschau angezeigt, während Sie Eigenschaften hinzufügen.
  • Um eine Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf das delete deletr ePapierkorb-Symbol.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

• • Um Benutzern die Bearbeitung des Feldes beim Erstellen einer Rechnung mit dieser Voreinstellung zu ermöglichen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, standardmäßige benutzerdefinierte Felder zu überschreiben und klicken Sie dann in der unteren linken Ecke auf Speichern .

• • Neue Rechnungen, die nach der Aktivierung dieser Einstellung erstellt werden, zeigen diese Felder standardmäßig an. Wenn eine Eigenschaft keinen Wert enthält, wird sie nicht auf der Rechnung für den Kunden angezeigt.

Bitte beachten: Wenn eine benutzerdefinierte Eigenschaft gelöscht wird, wird das Feld unter Verwendung dieser Voreinstellung aus Entwürfen und zukünftigen Rechnungen entfernt. Rechnungen mit dieser Voreinstellung, die vor dem Löschen finalisiert wurden, enthalten weiterhin die benutzerdefinierte Eigenschaft.

• Um eine Standardnachricht hinzuzufügen, die im Kommentar Feld der Rechnungen für diese Voreinstellung angezeigt wird, geben Sie den Standardkommentar ein und klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Der Standardkommentar wird für alle neuen Rechnungen angezeigt, die nach der Bestätigung dieser Einstellung erstellt werden, und aktualisiert bestehende Rechnungen nicht, auch wenn sie sich aktuell im Entwurfsstadium befinden.

• Optional können Sie bis zu drei Steuer-IDs in der Kopfzeile einer Rechnung zusammen mit Ihren Unternehmens hinzufügen. Wenn Sie Ihrem Account eine Steuer-ID hinzufügen, werden vorhandene abgeschlossene oder erstellte Rechnungen mit dieser Voreinstellung nicht aktualisiert, sondern nur neu erstellte Rechnungen, die diese Voreinstellung verwenden. So fügen Sie Steuer-IDs zur Rechnung Voreinstellung hinzu:

• • Klicken Sie unter Steuer-ID zu Rechnungen hinzufügen auf Steuer-ID hinzufügen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ der Steuer-ID und wählen Sie dann einen Typ aus.
  • Geben Sie im Feld Steueridentifikationsnummer Ihre Steuer-ID ein.
  • Wiederholen Sie diese Schritte, wenn Sie eine zweite oder dritte Steuer-ID hinzufügen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungswährung und Umsatzsteuerhinweis entfernen

• Rechnungen können einen Hinweis enthalten, dass alle Gebühren in der Währung der Rechnung angegeben sind und Umsatzsteuer anfallen können. Bei Rechnungen in USD lautet der Hinweis in englischer Sprache beispielsweise Alle Gebühren sind in USD angegeben und unterliegen der Umsatzsteuer (falls zutreffend).

• Um den Hinweis für den Rechnung Voreinstellung zu deaktivieren, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Rechnung Währung und Umsatzsteuerhinweis berücksichtigen und klicken Sie dann auf Speichern.

Eine Voreinstellung umbenennen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung .
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht und wählen Sie die Voreinstellung aus.
• Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie dann "Voreinstellung umbenennen" aus.
• Geben Sie den neuen Namen für Ihre Voreinstellung ein und klicken Sie dann auf "Speichern".

Bitte beachten: Die Standard-Voreinstellung kann nicht umbenannt werden.

Eine Voreinstellung löschen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung .
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht und wählen Sie die Voreinstellung aus.
• Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie dann "Voreinstellung löschen" aus.
• Klicken Sie zur Bestätigung auf Voreinstellung löschen .

Bitte beachten: Die Voreinstellung Default kann nicht gelöscht werden.

EineUtomation

Erstellen Sie automatisch Rechnungen für Zahlungen über Zahlung Links und Angebote oder Abonnements.

Legen Sie fest, ob Rechnungen automatisch aus einmaligen Zahlungen von Angeboten oder Zahlungslinks oder aus Zahlungen von Abonnements generiert werden sollen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert .

Bitte beachten: Automatisch generierte Rechnungen verwenden die Standard-Voreinstellung und können nicht auf eine andere Voreinstellung festgelegt werden.

So deaktivieren Sie automatisierte Rechnungen für Zahlungen in Zahlung Links und Angeboten oder Zahlungen für Abonnements:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Automatisierung.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Einmalige Zahlungen (Zahlungslinks&, Angebote), um die automatische Erstellung von Rechnungen für Zahlungen bei Zahlungen und Angeboten zu deaktivieren, und klicken Sie dann auf Speichern.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Abonnements , um die automatische Erstellung von Rechnungen für Zahlungen für Abonnements zu deaktivieren, und klicken Sie dann auf Speichern.

Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen

Mit automatisierten E-Mail-Erinnerungen können Sie E-Mail-Erinnerungen einrichten, die an Käufer mit einer offenen Rechnung gesendet werden. Erinnerungen können so geplant werden, dass sie vor, am oder nach dem Fälligkeitsdatum gesendet werden.

Bitte beachten: Sie müssen beim Payments-Tool von HubSpot angemeldet sein oder Stripe als Zahlungsabwickler verwenden, um Erinnerungen versenden zu können.

So aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Automatisierung.
• Aktivieren Sie den Schalter Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen.
  • E-Mails werden von noreply@hubspot.com gesendet, es sei denn, es wurde eine Standard-Absenderadresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt. 
• Standardmäßig enthält der Erinnerungszeitplan drei Erinnerungen (am Fälligkeitsdatum, sieben Tage nach dem Fälligkeitsdatum und vierzehn Tage nach dem Fälligkeitsdatum). So bearbeiten Sie die Erinnerungen:
  
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Option aus.
  • Wenn Sie Tage nach dem Fälligkeitsdatum oder Tage vor dem Fälligkeitsdatum auswählen, geben Sie die Anzahl der Tage ein.

• Klicken Sie auf + Erinnerung hinzufügen, um eine Erinnerung hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf delete Löschen, um eine Erinnerung zu löschen.
• Klicken Sie auf das Feld mit der Zeit für das Versenden der Erinnerung und wählen Sie die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau, um zu sehen, wie die versendete E-Mail aussieht.
• Wenn Sie Ihre Automatisierungsoptionen festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte

Erfahren Sie nach dem Einrichten des HubSpot-Tools für Rechnungen, wie Sie:

• Erstellen, verwalten und versenden Sie Rechnungen.
• Sequenzen erstellen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise) und rechnungsbasierte Workflows erstellen (nur Professional und Enterprise), um Rechnungsprozesse zu automatisieren.
• Mithilfe des benutzerdefinierten Berichtdesigners von HubSpot benutzerdefinierte Berichte erstellen (nurProfessional und Enterprise).