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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Das HubSpot-Rechnungen-Tool

Zuletzt aktualisiert am: Januar 29, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

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Mit HubSpot-Rechnungen kann Ihr Team Rechnungen direkt aus HubSpot versenden, Ihre Forderungen verfolgen und mit HubSpot-Zahlungen bezahlt werden. Bei der Verwendung von Rechnungen können Ihre Käufer auch einen ähnlichen Checkout-Prozess erwarten wie bei Zahlungslinks und Angeboten. Im Gegensatz zu Zahlungsverknüpfungen und Angeboten können Rechnungen jedoch Fälligkeitsdaten und Salden verfolgen und außerhalb von HubSpot-Zahlungen als bezahlt markiert werden. Sie enthalten auch Rechnungsnummern, die von einigen Käufern bei der Zahlungsaufforderung verlangt werden können.

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Rechnungsprüfung für den Käufer Interner Datensatz der Rechnung

Bitte beachten: Rechnungsfunktionen sind in allen Accounts verfügbar, die die Quickbooks-Integration nutzen. Um HubSpot-Rechnungen manuell zu erstellen, müssen Sie einen Starter-, Professional- oder Enterprise-Account mit dem Payments-Tool einrichten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den Zahlungseinzug mit HubSpot-Rechnungen einrichten können.

Konfigurieren Sie die allgemeinen Rechnungseinstellungen

Konfigurieren Sie die folgenden Rechnungseinstellungen, um loszulegen:

  • Rechnungsberechtigungen einrichten: um zu steuern, welche HubSpot-Benutzer Zugriff auf das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen haben, erfahren Sie, wie Sie Benutzerberechtigungen für bestehende Benutzer bearbeiten oder wie Sie Berechtigungen beim Hinzufügen neuer Benutzer festlegen.

    Bitte beachten Sie: HubSpot-Benutzer, die vor dem 9. Februar 2023 erstellt wurden, haben standardmäßig die Berechtigung zur Rechnungsansicht und -bearbeitung. Benutzer, die nach diesem Datum erstellt werden, haben standardmäßig keine Rechnungsberechtigung.

  • Fügen Sie ein Logo zu Ihrem HubSpot-Markenkit hinzu: HubSpot-Rechnungen ziehen automatisch das Logo ein, das Sie in Ihren HubSpot-Marken-Standardeinstellungenfestgelegt haben.
    • In Rechnungen werden nicht die Farben des Marken-Kits verwendet.
    • Durch die Aktualisierung Ihres Logos werden keine bereits abgeschlossenen Rechnungen aktualisiert, sondern nur aktuell erstellte Rechnungen und künftige abgeschlossene Rechnungen.
  • Legen Sie Standard-Zahlungsoptionen fest: Optional können Sie in Ihren Zahlungseinstellungenfestlegen, welche Methoden Ihre Rechnungen standardmäßig akzeptieren. Sie können dies auch bei der Erstellung jeder Rechnung anpassen.
  • Verbinden Sie Ihre Domain mit HubSpot:. Standardmäßig werden die Rechnungen auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem Account verbunden ist. Bei der Erstellung einer Rechnung können Sie auch eine beliebige Ihrer verbundenen Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verbunden haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verbinden möchten (z. B. billing.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verbinden.

Passen Sie Ihr Rechnungspräfix und Ihre Startnummer an

Um sicherzustellen, dass sich HubSpot-Rechnungsnummern nicht mit Rechnungsnummern in Ihrem Account-System überschneiden, haben HubSpot-Rechnungen standardmäßig das Präfix INV und eine Anfangsnummer von 1001. Sie können das Präfix und die Startnummer über Ihre Rechnungseinstellungenanpassen. Sobald eine Rechnung abgeschlossen und mit einer Nummer versehen ist, z. B. INV-1002, kann diese Nummer nicht mehr geändert oder wiederverwendet werden. 

Bitte beachten Sie: Bevor Sie Ihr Rechnungspräfix und Ihre Startnummer anpassen, sollten Sie sich mit Ihrem Buchhaltungsteam beraten, um sicherzustellen, dass es mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

So passen Sie das Präfix und die Anfangsnummer Ihrer Rechnung an:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte Rechnungen.
  • Standardmäßig beginnen die Rechnungen mit dem Präfix INV. Um dies zu ändern, klicken Sie auf Präfix bearbeiten. Geben Sie dann im Dialogfenster ein neues Präfix ein und klicken Sie auf Präfix speichern. Ein Präfix darf maximal 8 Zeichen lang sein.
  • Standardmäßig lautet die erste Rechnungsnummer 1001. Um dies zu ändern, klicken Sie auf Aktualisierung des Ausgangspunkts für Rechnungsnummern. Geben Sie dann im Dialogfenster eine neue Startpunktnummer ein und klicken Sie auf Startpunkt aktualisieren.

rechnung-einstellungen

Hinzufügen einer Steuer-ID

Optional können Sie eine Steuernummer hinzufügen, die zusammen mit Ihren Unternehmensinformationen in der Kopfzeile jeder Rechnung erscheint. Durch das Hinzufügen einer Steuer-ID werden keine bereits abgeschlossenen oder entworfenen Rechnungen aktualisiert, sondern nur neu erstellte Rechnungen, die in der Zukunft liegen.

rechnung-steuer-id

So fügen Sie eine Steuer-ID hinzu:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte Rechnungen.
  • Klicken Sie im Abschnitt Steuer-ID auf Steuer-ID hinzufügen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Steuer-ID-Typ und wählen Sie dann einen Typaus.
  • Geben Sie in das Feld Steueridentifikationsnummer Ihre Steueridentifikationsnummerein.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungen aus Abonnementzahlungen erstellen

Standardmäßig erstellt HubSpot Rechnungen für Zahlungen für wiederkehrende Abonnements. Wenn ein Kunde ein Abonnement erfolgreich bezahlt hat, erstellt HubSpot eine bezahlte Rechnung. Wenn eine Abo-Zahlung fehlschlägt, wird die Rechnung als offen angelegt. 

So verhindern Sie, dass HubSpot Rechnungen für Abonnementzahlungen erstellt:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
  • Deaktivieren Sie unter Abonnements das Kontrollkästchen Rechnungen für Abonnementzahlungen erstellen.
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Nächste Schritte

Nachdem Sie das HubSpot-Rechnungstool eingerichtet haben, erfahren Sie, wie Sie vorgehen:

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