Das HubSpot-Rechnungen-Tool einrichten

Mit HubSpot-Rechnungen können Sie Rechnungen direkt von HubSpot aus versenden, Forderungen nachverfolgen und sich über die Stripe-Zahlungsabwicklung oder das Payments-Tool von HubSpot bezahlen lassen. Bei der Verwendung von Rechnungen können Ihre Käufer einen ähnlichen Checkout-Prozess erwarten wie bei Zahlungslinks und Angeboten. Im Gegensatz zu Zahlungslinks und Angeboten werden bei Rechnungen jedoch Fälligkeitsdaten und Salden verfolgt, und sie können außerhalb Ihres Zahlungsabwicklers als bezahlt markiert werden. Die enthalten auch Rechnungsnummern, die von einigen Käufern bei der Zahlungsaufforderung benötigt werden können.

Rechnungsprüfung für den Käufer	Interner Datensatz der Rechnung

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit dem Einzug von Zahlungen mit HubSpot-Rechnungen beginnen können. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass der Benutzer, der eine der folgenden Einstellungen aktualisieren muss, über Super-Admin-Berechtigungen verfügt.

Allgemeine Rechnungseinstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie zunächst die folgenden Rechnungseinstellungen:

• Rechnungsberechtigungen einrichten: Wenn Sie steuern möchten, welche HubSpot-Benutzer Zugriff auf das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen haben, erfahren Sie in folgenden Artikel, wie SieBenutzerberechtigungen für vorhandene Benutzer bearbeiten oder beim Hinzufügen neuer Benutzer Berechtigungen festlegen
  
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  Bitte beachten: HubSpot-Benutzer, die vor dem 9. Februar 2023 erstellt wurden, haben standardmäßig Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Rechnungen. Benutzer, die nach diesem Datum erstellt werden, haben standardmäßig keine Rechnungsberechtigungen.

• Ein Logo zu Ihrem HubSpot Brand-Kit hinzufügen: Rechnungen übernehmen automatisch das in Ihren HubSpot-Standardmarkeneinstellungen festgelegte Logo.
  • In Rechnungen werden die Farben des Brand-Kits nicht verwendet.
  • Durch die Aktualisierung Ihres Logos werden keine bestehenden, finalisierten Rechnungen aktualisiert, sondern nur die aktuell erstellten Rechnungen und die nach der Aktualisierung erstellten Rechnungen.

• Standardzahlungsoptionen festlegen: Optional können Sie in Ihren Zahlungseinstellungen festlegen, welche Zahlungsmethoden Ihre Rechnungen standardmäßig akzeptieren. Sie können dies auch bei der Erstellung jeder Rechnung anpassen.
• Ihre Domain mit HubSpot verknüpfen: Standardmäßig werden Rechnungen auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem Account verknüpft ist. Bei der Erstellung einer Rechnung können Sie auch jede Ihrer verknüpften Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verknüpft haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verknüpfen möchten (z. B. abrechnung.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verknüpfen.

Einrichtung

Ihr Rechnungspräfix und Ihre Anfangsnummer anpassen

Um sicherzustellen, dass sich HubSpot-Rechnungsnummern nicht mit Rechnungsnummern in Ihrem Buchhaltungssystem überschneiden, haben HubSpot-Rechnungen standardmäßig das Präfix INV und eine Anfangsnummer von 1001. Sie können das Präfix und die Anfangsnummer in Ihren Rechnungseinstellungen anpassen. Sobald eine Rechnung finalisiert und mit einer Nummer versehen wurde, z. B. INV-1002, kann diese Nummer nicht mehr geändert oder wiederverwendet werden. 

Bitte beachten: Bevor Sie das Präfix und die Anfangsnummer Ihrer Rechnung anpassen, sollten Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam klären, dass dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

So passen Sie das Präfix Ihrer Rechnung und die erste Rechnungsnummer, die Anfangsnummer, an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Standardmäßig beginnen die Rechnungen mit dem Präfix INV. Um dies zu ändern, klicken Sie auf den Tab Setup auf Präfix bearbeiten. Geben Sie dann im Dialogfeld ein neues Präfix ein und klicken Sie auf Präfix speichern. Ein Präfix darf maximal 8 Zeichen lang sein.
• Standardmäßig lautet die Anfangsnummer der Rechnung 1001. Um dies zu ändern, klicken Sie auf Startpunkt für Rechnungsnummern aktualisieren. Geben Sie dann im Dialogfeld eine neue Startpunktnummer ein und klicken Sie auf Startpunkt aktualisieren.

Die Möglichkeit zum Bearbeiten offene Rechnungen aktivieren

Bearbeiten Sie Rechnungen, die bereits finalisiert wurden und sich im Status Offen befinden. Bevor Benutzer Rechnungen bearbeiten können, müssen Super-Admins die Möglichkeit aktivieren, offene Rechnungen zu bearbeiten. Diese Einstellung muss nicht aktiviert sein, damit Benutzer Rechnungen mit dem Status Entwurf bearbeiten können.

So greifen Sie auf die Einstellung zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Wählen Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Bearbeiten von Rechnungen zulassen aus.
• Klicken Sie auf Speichern.

Die Möglichkeit zum Löschen unbezahlter Rechnungen aktivieren

Löschen Sie finalisierte, aber unbezahlte Rechnungen. Rechnungsentwürfe können auch ohne diese Einstellung gelöscht werden.

Bevor Benutzer finalisierte Rechnungen löschen können, müssen Super-Admins die Möglichkeit zum Löschen unbezahlter Rechnungen aktivieren. Das Löschen der Rechnung ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Bitte beachten: Die Rechnungsnummern werden weiterhin der Reihe nach ab der zuletzt erstellten Rechnung erhöht (auch wenn diese oder eine andere Rechnung gelöscht wurde). Daher kann das Löschen von Rechnungen zu einer dauerhaften Lücke in der Rechnungsnummerierung führen. Die Nummerierung kann nur zurückgesetzt werden, wenn alle Rechnungen gelöscht wurden (bezahlte Rechnungen können jedoch nicht gelöscht werden). Sie sollten mit Ihrem Buchhaltungsteam klären, dass dies mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert.

So greifen Sie auf die Einstellung zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Aktivieren Sie unter Rechnungsverwaltung das Kontrollkästchen Löschen von Rechnungen zulassen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest, von der aus Rechnungen versendet werden sollen

Richten Sie eine Standard-E-Mail-Adresse ein, von der aus Rechnungen per E-Mail versendet werden sollen. Die Standard-E-Mail-Adresse kann eine Team-E-Mail-Adresse oder eine persönliche E-Mail-Adresse sein. Wenn keine Standard-E-Mail:Adresse festgelegt ist, wird die Rechnung von der persönlichen oder Team-E-Mail-Adresse versendet, die der Benutzer beim Senden der Rechnung auswählt.

So legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse fest:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.

• Klicken Sie unter E-Mail-Einstellungen auf das Dropdown-Menü Standard-Absenderadresse und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als Standard verwenden möchten.
• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Rechnungen manuell von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen E-Mail-Adressen des Teams, auf die sie Zugriff haben, zu versenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden von anderen E-Mail-Adressen zulassen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungsvorlage

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder entfernen

Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Eigenschaften auswählen, die in den Rechnungen für ihre Kunden angezeigt werden. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können diese Einstellungen ändern.

So legen Sie fest, welche benutzerdefinierten Eigenschaften sichtbar sein sollen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Rechnungsvorlage.
• Klicken Sie unter Vorlage anpassen auf Benutzerdefinierte Standardfelder festlegen.
• Klicken Sie im rechten Bereich unter Standardbenutzerfelder bearbeiten auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
  • Sie können vorhandene benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften in der Liste auswählen, nach der benutzerdefinierten Eigenschaft suchen, die Sie verwenden möchten, oder auf Neue Rechnungseigenschaft erstellen klicken, um eine neue benutzerdefinierte Rechnungseigenschaft einzurichten.

• • Um ein weiteres Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf add Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen und wählen Sie eine weitere Rechnungseigenschaft Aus. Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Rechnungseigenschaften hinzufügen.
    • Nach dem Hinzufügen können Sie auf das Dropdown-Menü klicken, um zu einer anderen Eigenschaft zu wechseln.
  • Eine Live-Vorschau wird im Abschnitt Vorschau angezeigt, während Sie Eigenschaften hinzufügen.
  • Um eine Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf das delete deletr ePapierkorb-Symbol.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

• Damit Benutzer das Feld bei der Erstellung einer Rechnung bearbeiten können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen überschreiben können und klicken Sie dann in der linken unteren Ecke auf Speichern als.

Neue Rechnungen, die nach der Aktivierung dieser Einstellung erstellt werden, zeigen diese Felder standardmäßig an. Wenn eine Eigenschaft keinen Wert enthält, wird sie nicht auf der Rechnung für den Kunden angezeigt.

Bitte beachten: Wenn eine benutzerdefinierte Eigenschaft gelöscht wird, wird das Feld von Rechnungsentwürfen und zukünftigen Rechnungen entfernt. Rechnungen, die vor der Löschung finalisiert wurden, enthalten weiterhin die benutzerdefinierte Eigenschaft.

Einen benutzerdefinierten Titel verwenden

Rechnungsdokumente haben standardmäßig den Titel Rechnung. So wählen Sie einen anderen Titel aus:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Rechnungsvorlage.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierten Dokumententitel verwenden.
• Geben Sie inm Textfeld den Titel ein, der auf Ihren Rechnungen erscheinen soll.
• Klicken Sie auf Speichern.

Einen Standardkommentar einrichten

So fügen Sie eine Standardnachricht hinzu, die im Kommentarfeld jeder Rechnung angezeigt wird: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Rechnungsvorlage.
• Geben Sie den Standardkommentar ein und klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Der Standardkommentar wird für alle neuen Rechnungen angezeigt, die nach der Bestätigung dieser Einstellung erstellt werden, und aktualisiert bestehende Rechnungen nicht, auch wenn sie sich aktuell im Entwurfsstadium befinden.

Eine Steuer-ID hinzufügen

Optional können Sie bis zu drei Steuernummern in der Kopfzeile jeder Rechnung zusammen mit Ihren Unternehmensinformationen hinzufügen. Wenn Sie Ihrem Account eine Steuernummer hinzufügen, werden keine bereits finalisierten oder erstellten Rechnungen aktualisiert, sondern nur neu erstellte Rechnungen, die in der Zukunft liegen.

So fügen Sie Steuer-IDs hinzu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Rechnungsvorlage.
• Klicken Sie unter Steuer-ID zu Rechnungen hinzufügen auf Steuer-ID hinzufügen.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ der Steuer-ID und wählen Sie dann einen Typ aus.
• Geben Sie im Feld Steueridentifikationsnummer Ihre Steuer-ID ein.
• Wiederholen Sie diese Schritte, wenn Sie eine zweite oder dritte Steuer-ID hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungswährung und Umsatzsteuerhinweis entfernen

Standardmäßig enthalten die Rechnungen den Hinweis, dass alle Gebühren in der Rechnungswährung angegeben sind und der Umsatzsteuer unterliegen können. Bei Rechnungen in USD lautet der Hinweis in englischer Sprache beispielsweise Alle Gebühren sind in USD angegeben und unterliegen der Umsatzsteuer (falls zutreffend).

So deaktivieren Sie diesen Hinweis:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Rechnungsvorlage.
• Dektivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungswährung und Umsatzsteuerhinweis berücksichtigen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Automatisierung

Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen

Mit automatisierten E-Mail-Erinnerungen können Sie E-Mail-Erinnerungen einrichten, die an Käufer mit einer offenen Rechnung gesendet werden. Erinnerungen können so geplant werden, dass sie vor, am oder nach dem Fälligkeitsdatum gesendet werden.

Bitte beachten: Sie müssen beim Payments-Tool von HubSpot angemeldet sein oder Stripe als Zahlungsabwickler verwenden, um Erinnerungen versenden zu können.

So aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Rechnungen.
• Klicken Sie auf den Tab Automatisierung.
• Aktivieren Sie den Schalter Erinnerungen an Kunden senden, ihre offenen Rechnungen zu bezahlen.
  • E-Mails werden von noreply@hubspot.com gesendet, es sei denn, es wurde eine Standard-Absenderadresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt. 
• Standardmäßig enthält der Erinnerungszeitplan drei Erinnerungen (am Fälligkeitsdatum, sieben Tage nach dem Fälligkeitsdatum und vierzehn Tage nach dem Fälligkeitsdatum). So bearbeiten Sie die Erinnerungen:
  
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Option aus.
  • Wenn Sie Tage nach dem Fälligkeitsdatum oder Tage vor dem Fälligkeitsdatum auswählen, geben Sie die Anzahl der Tage ein.

• Klicken Sie auf + Erinnerung hinzufügen, um eine Erinnerung hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf delete Löschen, um eine Erinnerung zu löschen.
• Klicken Sie auf das Feld mit der Zeit für das Versenden der Erinnerung und wählen Sie die Zeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau, um zu sehen, wie die versendete E-Mail aussieht.
• Wenn Sie Ihre Automatisierungsoptionen festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte

Erfahren Sie nach dem Einrichten des HubSpot-Tools für Rechnungen, wie Sie:

• Rechnungen erstellen, verwalten und versenden.
• Sequenzen erstellen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise) und rechnungsbasierte Workflows erstellen (nur Professional und Enterprise), um Rechnungsprozesse zu automatisieren.
• Mithilfe des benutzerdefinierten Berichtdesigners von HubSpot benutzerdefinierte Berichte erstellen (nurProfessional und Enterprise).