Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Use faturas da HubSpot para enviar faturas diretamente da HubSpot, rastrear contas a receber e receber pagamentos usando os pagamentos da HubSpot ou o processamento de pagamentos com Stripe. Usando faturas, os compradores terão um processo de finalização de compra semelhante aos links de pagamento e orçamentos.

As faturas podem ser criadas:

• De um contato, empresa, negócio ou orçamento registro, ou da página de índice de faturas.
• De um orçamento publicado, para copiar os detalhes do orçamento para uma nova fatura.
• Automaticamente ao criar assinaturas.
• Automaticamente quando os pagamentos são feitos por meio de links de pagamento ou orçamentos, ou orçamentos antigos.
• Se a opção Criar contratos automaticamente a partir de orçamentos aceitos estiver ativada e você estiver inscrito na versão beta do CPQ, cobrança e pagamentos conectados, criada automaticamente. Os compradores fazem pagamentos no nível da fatura. Os termos de pagamento líquidos são definidos ao criar orçamentos e o faturamento contínuo é gerenciado por meio de contratos. Saiba mais sobre a configuração.

Este artigo explica como configurar faturas que cobram seus compradores. Para obter ajuda com sua própria assinatura do HubSpot, saiba como gerenciar sua assinatura.

Ao contrário de links de pagamento e cotas, as NFFs rastreiam datas de vencimento, saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Eles também contêm números de fatura, que podem ser necessários para alguns compradores ao solicitar o pagamento.

Finalização da fatura do comprador	Registro de fatura interna

Antes de começar

Compreender limitações e considerações

• Se a opção Criar contratos automaticamente de orçamentos aceitos estiver ativada e você estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados, um registro de contrato será criado automaticamente quando um orçamento for aceito pelo comprador e o contrato for usado para gerenciar o faturamento contínuo, a criação de faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre a configuração.
• Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões para Exibir e Editar faturas por padrão. Os usuários criados após essa data não têm permissões de fatura por padrão.
• Os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída).
  • A exclusão de faturas pode criar lacunas permanentes na numeração da fatura.
  • A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a conformidade com seus sistemas atuais.

Definir configurações gerais de fatura

Para começar, defina as seguintes configurações de fatura:

1. Configurar permissões de fatura: para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para exibir, criar e editar faturas, aprenda como editar permissões de usuário para usuários existentes ou como definir permissões ao adicionar novos usuários. Uma estação central ou central é necessária para criar ou editar faturas. Saiba mais sobre tipos de licença.
2. Adicione um logotipo e as cores da marca à sua kit de marca HubSpot: as faturas usarão automaticamente o logotipo e as cores definidas nas configurações padrão da marca HubSpot. A atualização do seu logotipo e das suas cores não atualizará as faturas finalizadas existentes, somente as faturas redigidas no momento e as faturas criadas após a atualização.
3. Definir opções de pagamento predefinidas: opcionalmente, pode definir quais os métodos de pagamento que as suas faturas aceitarão por predefinição nas suas configurações de pagamentos. Você também pode personalizar isso em cada fatura durante a criação.
4. Conecte seu domínio ao HubSpot: por padrão, as faturas são hospedadas no domínio principal conectado à sua conta. Ao criar uma fatura, você também pode selecionar qualquer um dos seus domínios conectados. Se você ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (por exemplo, faturamento.website.com), aprender como conectar um domínio ao HubSpot.

Configurar faturas

Defina as configurações de fatura por meio da guia Configuração .

Personalize o prefixo da sua fatura e o número inicial

Para garantir que os números das faturas da HubSpot não se sobreponham aos números das faturas no seu sistema de conta, as faturas da HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por padrão. Você pode personalizar o prefixo e o número inicial nas configurações da fatura. Depois que uma fatura for finalizada e um número atribuído, como INV-1002 , esse número não poderá ser alterado ou reutilizado.

Observação: antes de personalizar o prefixo da fatura e o número inicial, você deve consultar a equipe de contabilidade para garantir que ele seja compatível com os sistemas atuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Por padrão, as faturas começam com o prefixo INV. Para mudar isso, no Configurar aba, clique Editar prefixo. Na caixa de diálogo, insira um novo prefixo e clique em Salvar prefixo. O prefixo pode ter no máximo 8 caracteres.
5. Por padrão, o número inicial da fatura é 1001. Para alterar isso, clique em Atualizar ponto de partida para números de fatura. Na caixa de diálogo, insira um novo número de ponto inicial e clique em Atualizar ponto inicial.

Permitir edição de faturas em aberto

Ative a opção editar faturas em aberto. Com a configuração ativada, os usuários com permissões de Superadministrador ou permissões para Editar faturas podem editar qualquer campo em faturas abertas. 

Essa configuração não precisa estar ativada para permitir que os usuários editem faturas em rascunho. Saiba mais sobre como editar faturas finalizadas.

Para ativar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Em Gerenciamento de faturas, marque a caixa de seleção Permitir edições em faturas abertas.
5. Clique em Salvar.

Permitir edição de faturas pagas

Ative a opção editar faturas pagas. Você pode optar por permitir que os usuários façam edições que não alterem os totais da fatura ou permitir a edição de edições financeiras que alterem os totais da fatura, impostos ou itens de linha após o pagamento. Com a configuração ativada, os usuários com permissões de Superadministrador ou para Editar faturas podem editar faturas pagas.

Essa configuração não precisa estar ativada para permitir que os usuários editem faturas em rascunho. Saiba mais sobre como editar faturas finalizadas.

Para ativar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Em Gerenciamento de faturas, selecione uma opção:
   • Permitir edições não financeiras em faturas pagas: com essa configuração ativada, os usuários podem editar os campos que não alteram os totais da fatura. Por exemplo, detalhes de contato e empresa, números de PO e comentários.
   • Permitir edições financeiras em faturas pagas (pode afetar os relatórios): com essa configuração ativada, além de poder editar os campos que não alteram os totais da fatura, os usuários podem editar os campos que alteram os totais, impostos ou itens de linha nas faturas pagas. Quando os usuários atualizam e confirmam as alterações, o total da fatura, o saldo devido e o status da fatura são atualizados para refletir as alterações feitas. Saiba mais sobre como editar faturas finalizadas.
5. Clique em Salvar.

Permitir exclusão da fatura

Permitir a exclusão de faturas que não estão associadas a uma nota de crédito, pagamento ou assinatura. Os rascunhos de faturas podem ser excluídos quando essa configuração estiver desativada. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Para ativar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Em Gerenciamento de faturas, marque a caixa de seleção Permitir exclusão de fatura .
5. Clique em Salvar. 

Definir a associação de contato de cobrança

Associe automaticamente os contatos de cobrança da empresa ao converter negócios e orçamentos em faturas. Para ativar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Em associações de contato de faturamento, marque a caixa de seleção Usar a associação de contato de faturamento da empresa para todas as faturas.
5. Clique em Salvar.

Defina um endereço de e-mail padrão para enviar faturas

Defina um endereço de e-mail padrão para e-mails de fatura. O endereço de e-mail padrão pode ser um endereço de e-mail da equipe ou um endereço de e-mail pessoal. Se nenhum email padrão for definido, a fatura será enviada do endereço pessoal ou do e-mail da equipe que o usuário escolher ao enviar a fatura.

Para definir um endereço de e-mail padrão:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.

3. Sob Configurações de e-mail , Clique no Endereço padrão menu suspenso e selecione o endereço de email você gostaria de usar como padrão.
4. Se você quiser permitir que os usuários enviem faturas manualmente a partir de seus endereços de email pessoais ou de outros endereços de e-mail da equipe aos quais eles tenham acesso, marque a caixa de seleção Permitir envio a partir de outros endereços de email.
5. Clique em Salvar.

Criar automaticamente faturas para pagamentos

Escolha se deseja gerar faturas automaticamente a partir de pagamentos únicos de links de pagamento ou orçamentos antigos. Essa configuração está ativada por padrão.

Para desativar faturas automatizadas para pagamentos em links de pagamento e orçamentos antigos:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Na parte superior, clique na guia Automação .
5. Desmarque a caixa de seleção pagamentos ocasional para desativar a criação automática de fatura para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas e clique em Salvar.
6. Desmarque a caixa de seleção Pagamentos automáticos de assinatura para desativar a criação automática de fatura para pagamentos feitos em assinaturas e clique em Salvar. As faturas ainda são criadas para assinaturas de pagamentos devidos.

Envie lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto

Configure lembretes por e-mail de fatura para notificar os compradores que têm uma fatura em aberto. Os lembretes podem ser programados para serem enviados antes, na data de vencimento e depois da data de vencimento e podem ter um máximo de dez contatos adicionados a eles (1 contato no campo Para e 9 contatos no campo CC ). Os e-mails de lembrete são enviados aos contatos da fatura da seguinte forma:

• Campo Para: o primeiro contato classificado alfabeticamente por sobrenome, nome e endereço de e-mail.

• Campo CC: todos os contatos associados restantes com endereços de e-mail.

Observação: faturas devem ser criadas para que os lembretes sejam enviados. Por exemplo, se um lembrete for definido como enviar 2 dias antes da data de vencimento de uma fatura, a fatura deverá estar no status Aberto para que o lembrete seja enviado. Neste cenário, o lembrete para faturas que estão definidas para serem criadas automaticamente em uma data futura (por exemplo, faturas criadas a partir de assinaturas) não será enviado, pois a fatura não será criada até a data da assinatura.

Para ativar lembretes por email:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Faturas.
4. Na parte superior, clique na guia Automação .
5. Em Automações de modelos, ative a opção Enviar lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto . Os e-mails serão enviados de noreply@hubspot.com, a menos que um endereço de origem padrão tenha sido definido nas configurações da fatura. 
6. Por padrão, a programação Lembrete terá três lembretes (na data de vencimento, sete dias após a data de vencimento e quatorze dias após a data de vencimento). Para editar os lembretes:
   
   • Clique no menu suspenso de lembretes e selecione uma opção de data de conclusão.
   • Se você selecionar dias após a data de vencimento ou dias antes da data de vencimento, insira o número de dias próximo à opção de data de vencimento.
7. Clique em + Adicionar lembrete para adicionar outro lembrete.
8. Clique em delete excluir para excluir um lembrete.
9. Clique no menu suspenso Hora de envio do lembrete e selecione a hora em que o e-mail de lembrete será enviado.
10. Clique em Visualizar email para ver como o email ficará quando enviado.
11. Quando tiver definido suas opções de automação, clique em Salvar.

Próximas etapas

Após configurar a ferramenta de faturas HubSpot, saiba como:

• Personalize predefinições de fatura para criar diferentes configurações de fatura para usar ao criar uma fatura.
• Saiba mais sobre como a versão beta do Connected CPQ, Billing and Payments cria faturas automaticamente.
• Saiba como criar faturas do zero.
• Saiba como gerenciar faturas, incluindo envio, edição, rastreamento e exportação.
• Saiba como criar sequências (somente Sales Hub e Service Hub Professional e Enterprise ) e fluxos de trabalho baseados em faturas (somente Professional e Enterprise) para automatizar os processos de faturas.
• Saiba como usar o pacote de análise de receita para medir os dados e o desempenho das faturas.