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Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Ultima atualização: Abril 1, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Usando as faturas da HubSpot, pode enviar faturas diretamente da HubSpot, acompanhar as contas a receber e ser pago usando Processamento de pagamentos Stripe ou Pagamentos da HubSpot. Usando facturas, os seus compradores podem esperar um processo de checkout semelhante a links de pagamento e cotações. No entanto, ao contrário dos Links de pagamento e das cotações, as facturas registam as datas de vencimento, os saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Contêm igualmente números de factura, que podem ser exigidos por alguns compradores quando solicitam o pagamento.

facturação integral barra lateral da factura
Checkout da factura do comprador Registo interno de facturas

Abaixo, saiba como se preparar para começar a cobrar pagamentos com faturas da HubSpot.

Configurar as definições gerais da fatura

Para começar, configure as seguintes definições de faturação:

  • Configurar permissões de fatura: para controlar quais os utilizadores da HubSpot que têm acesso a Exibir, criar e editar faturas, saiba como editar permissões de utilizador para utilizadores existentes, ou como definir permissões ao adicionar novos utilizadores.

    Observação: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os utilizadores criados após essa data não têm permissões de facturação por defeito.

  • Adicionar um logótipo ao seu kit de marca da HubSpot: facturas vão puxar automaticamente o logótipo definido nas suas Configurações padrão da marca da HubSpot.
    • As facturas não utilizarão as cores do kit de marca.
    • A atualização do seu logótipo não actualizará as facturas finalizadas existentes, apenas as facturas atualmente rascunhadas e as facturas criadas após a atualização.
  • Definir opções de pagamento por defeito: opcionalmente, pode definir os métodos de pagamento que as suas facturas aceitarão por defeito nas definições de pagamentos . Também é possível personalizar esta opção em cada factura durante a criação.
  • Ligue o seu domínio ao HubSpot: por predefinição, as facturas são alojadas no domínio principal ligado à sua conta. Ao criar uma factura, também pode seleccionar a partir de qualquer um dos seus domínios ligados. Se ainda não ligou um domínio, ou gostaria de ligar um subdomínio separado para alojar facturas (por exemplo, billing.website.com), saiba como ligar um domínio ao HubSpot.

Personalize o prefixo e o número inicial da sua factura

Para garantir que os números de factura do HubSpot não se sobrepõem aos números de factura no seu sistema de contas, as facturas do HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por predefinição. É possível personalizar o prefixo e o número inicial a partir das configurações da fatura. Uma vez que uma factura tenha sido finalizada e lhe tenha sido atribuído um número, como INV-1002, esse número não pode ser alterado ou reutilizado. 

Nota: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura, deve consultar a sua equipa de contabilidade para se certificar de que funcionará com os seus sistemas actuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua factura:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos Facturas.
  • Por defeito, as facturas começam com o prefixo INV. Para o alterar, no separador Setup clique em Edit prefix. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo prefixo  , e clique em Guardar prefixo. Um prefixo pode ter um máximo de 8 caracteres.
  • Por defeito, o número inicial da factura é 1001. Para o alterar, clique em Atualização do ponto de partida dos números de fatura. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo número de ponto de partida  e clique em Actualização do ponto de partida.

prefixo_das_facturas

Configurar um comentário padrão

Para adicionar uma mensagem predefinida que aparecerá no campo de comentários de cada fatura: 

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos Facturas.
  • Clique no separador Modelo de fatura.
  • Introduzir o comentário predefinido e clicar em Salvar como.

comentário_padrão

Observe: o comentário padrão aparecerá para todas as novas facturas criadas depois de confirmar esta configuração e não actualizará as facturas existentes, mesmo que estejam atualmente em rascunho.

Adicionar um número de identificação fiscal

Como opção, pode adicionar até 3 números de identificação fiscal no cabeçalho de cada fatura, juntamente com as informações da sua empresa. A adição de um número de identificação fiscal à sua conta não actualizará as facturas existentes finalizadas ou redigidas, apenas as facturas recém-criadas.

invoice-tax-id

Adicionar à fila de tarefas:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos Facturas.
  • Clique no separador Modelo de fatura.
  • Em Adicionar o número de identificação fiscal às facturas, clique em Adicionar o número de identificação fiscal.
  • Clique no menu pendente Tax ID type e, em seguida, seleccione um type.
  • No campo Tax ID number, introduza o seu Tax ID.
  • Repita estes passos se precisar de adicionar um segundo ou terceiro número de identificação fiscal.
  • Clique em Salvar.

invoice_settings_tax_id

Criar facturas a partir de pagamentos de subscrições

Por predefinição, o HubSpot criará facturas para pagamentos de subscrições recorrentes. Quando um cliente efectua um pagamento de subscrição bem sucedido, o HubSpot cria uma fatura paga. Quando um pagamento de subscrição falha, será criado como uma fatura em aberto. 

Para impedir que o HubSpot crie facturas para pagamentos de subscrições:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Facturas.
  • No separador Setup , em Subscriptions, clique para desmarcar a caixa de verificação Create invoices for subscription payments.
definições de facturas-subscrições

Próximas etapas

Depois de configurar a ferramenta de facturas da HubSpot, saiba como:

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