Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Usando as faturas do HubSpot, você pode enviar faturas diretamente do HubSpot, rastrear contas a receber e ser pago usando o pagamentos do HubSpot ou Processamento de pagamentos com Stripe . Usando NFFs, os compradores terão um processo de finalização da compra semelhante aos links e cotações de pagamento , enquanto que as cotações podem enviar NFFs e cobrar o pagamento automática ou manualmente.

Ao contrário de links de pagamento e cotas, as NFFs rastreiam datas de vencimento, saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Eles também contêm números de fatura, que podem ser necessários para alguns compradores ao solicitar o pagamento.

Abaixo, aprenda como configurar faturas para começar a coletar pagamentos.

Definir configurações gerais de fatura

Para começar, defina as seguintes configurações de fatura:

1. Configurar permissões de fatura: para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para exibir, criar e editar faturas, aprenda como editar permissões de usuário para usuários existentes ou como definir permissões ao adicionar novos usuários.
   
   

   Observe que os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões Exibir e Editar para faturas por padrão. Os usuários criados após essa data não têm permissões de fatura por padrão.

2. Adicione um logotipo e as cores da marca à sua kit de marca HubSpot: as faturas usarão automaticamente o logotipo e as cores definidas nas configurações padrão da marca HubSpot. A atualização do seu logotipo e das suas cores não atualizará as faturas finalizadas existentes, somente as faturas redigidas no momento e as faturas criadas após a atualização.
3. Definir opções de pagamento predefinidas: opcionalmente, pode definir quais os métodos de pagamento que as suas faturas aceitarão por predefinição nas suas configurações de pagamentos. Você também pode personalizar isso em cada fatura durante a criação.
4. Conecte seu domínio ao HubSpot: por padrão, as faturas são hospedadas no domínio principal conectado à sua conta. Ao criar uma fatura, você também pode selecionar qualquer um dos seus domínios conectados. Se você ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (por exemplo, faturamento.website.com), aprender como conectar um domínio ao HubSpot.

Configurar

Personalize o prefixo da sua fatura e o número inicial

Para garantir que os números das faturas da HubSpot não se sobreponham aos números das faturas no seu sistema de conta, as faturas da HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por padrão. Você pode personalizar o prefixo e o número inicial nas configurações da fatura. Depois que uma fatura for finalizada e um número atribuído, como INV-1002 , esse número não poderá ser alterado ou reutilizado.

Observação: antes de personalizar o prefixo da fatura e o número inicial, você deve consultar a equipe de contabilidade para garantir que ele seja compatível com os sistemas atuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Por padrão, as faturas começam com o prefixo INV. Para mudar isso, no Configurar aba, clique Editar prefixo. Na caixa de diálogo, insira um novo prefixo e clique em Salvar prefixo. O prefixo pode ter no máximo 8 caracteres.
4. Por padrão, o número inicial da fatura é 1001. Para alterar isso, clique em Atualizando ponto de partida para números de fatura. Na caixa de diálogo, insira um novo número de ponto inicial e clique em Atualizar ponto inicial.

Ative a capacidade de editar faturas em aberto

Ative a opção para editar faturas que foram finalizadas, não foram pagas e estão no status Aberto . Esta configuração não precisa ser ativada para permitir que os usuários editem faturas no status Rascunho.

Para acessar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir edição de fatura caixa de seleção.
4. Clique em Salvar.

Ative a capacidade de excluir faturas não pagas

Ativar a opção para excluir faturas finalizadas, mas não pagas. As faturas de rascunho podem ser excluídas sem essa configuração.

A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeita.

Observação: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Portanto, a exclusão da NFF pode criar uma lacuna permanente na numeração da NFF. A numeração só poderá ser redefinida se todas as faturas forem excluídas. Mas lembre-se de que as faturas pagas não podem ser excluídas. Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir a compatibilidade com seus sistemas atuais.

Para acessar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir exclusão de fatura caixa de seleção.
4. Clique em Salvar. 

Definir a associação de contato de cobrança

Ative a opção para definir automaticamente o contato de cobrança atribuído para quaisquer negociações e cotações convertidas em faturas. Para acessar a configuração:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Em associações de contato de faturamento, marque a caixa de seleção Usar a associação de contato de faturamento da empresa para todas as faturas.
4. Clique em Salvar.

Defina um endereço de e-mail padrão para enviar faturas

Ative a opção para definir um endereço de email padrão do qual as faturas serão enviadas por email. O endereço de e-mail padrão pode ser um endereço de e-mail da equipe ou um endereço de e-mail pessoal. Se nenhum email padrão for definido, a fatura será enviada do endereço pessoal ou do e-mail da equipe que o usuário escolher ao enviar a fatura.

Para definir um endereço de e-mail padrão:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.

3. Sob Configurações de e-mail , Clique no Endereço padrão menu suspenso e selecione o endereço de email você gostaria de usar como padrão.
4. Se você quiser permitir que os usuários enviem faturas manualmente a partir de seus endereços de email pessoais ou de outros endereços de e-mail da equipe aos quais eles tenham acesso, marque a caixa de seleção Permitir envio a partir de outros endereços de email.
5. Clique em Salvar.

Personalização

Uma predefinição padrão para faturas é configurada automaticamente em sua conta, que pode ser editada. Você pode configurar predefinições de NFF adicionais e personalizadas e configurar as informações coletadas com base nas predefinições.

As predefinições personalizáveis permitem ter diferentes configurações de fatura que você pode selecionar ao criar uma fatura. Por exemplo, você poderia ter uma predefinição de fatura padrão que usa o endereço principal da empresa da sua conta e, em seguida, poderia configurar uma predefinição diferente com um endereço de empresa diferente, ter predefinições para IDs de imposto diferentes se estiver vendendo em regiões diferentes ou ter propriedades personalizadas diferentes em predefinições diferentes, para os seus vendedores usarem.

Os seguintes elementos da fatura podem ser editados dentro da predefinição:

• Título da fatura.
• Propriedades personalizadas.
• Informações da sua empresa.
• Condições de pagamento líquido.
• Comentários padrão.
• IDs de imposto.
• Períodos de cobrança de fatura de assinatura.

Observação: as faturas geradas automaticamente (por exemplo, faturas recorrentes criadas a partir de assinaturas) usarão a Predefinição PadrãoGerenciável e não podem ser definidas para usar uma predefinição diferente.

Criar uma predefinição

Para criar uma nova predefinição:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Na parte superior, clique na guia Personalização .
4. Clique em Criar predefinição.

5. Digite o nome da predefinição e clique em Criar. Depois de criado, você pode atualizar os elementos da predefinição.

Atualizar o padrão ou uma predefinição personalizada

Você pode atualizar a predefinição ou a predefinição padrão nas configurações de fatura. Clique na guia Visualizar a qualquer momento para ver uma visualização ao vivo de suas alterações.

Para atualizar o padrão ou uma predefinição personalizada:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Na parte superior, clique na guia Personalização .
4. No menu suspenso Exibição atual , selecione a predefinição que deseja editar. Por exemplo, selecione Padrão para editar a predefinição padrão.
5. Verifique se a guia Conteúdo está selecionada.

6. Marque a caixa de seleção Usar título de documento personalizado para definir um título personalizado para a predefinição de fatura. Isso será exibido no cabeçalho de faturas do modelo.

Observação: você não pode atualizar o endereço de uma predefinição Padrão . Ele usará o endereço da empresa principal definido em Padrões de conta nas configurações da sua conta. Se precisar usar um endereço diferente, crie uma nova predefinição.

7. Você pode escolher até quatro propriedades personalizadas para exibir nas faturas dos compradores. Para definir quais propriedades personalizadas estarão visíveis na predefinição da fatura, em Campos personalizados , clique em Definir campos personalizados padrão:
   • No painel direito, clique em add Adicionar campo personalizado.
     • Selecione as propriedades de fatura personalizada existentes na lista, procure a propriedade personalizada que você gostaria de usar ou clique emCriar nova propriedade de fatura externalLink para configurar uma nova propriedade de NFF personalizada.

• • • Para adicionar um campo adicional, clique em add Adicione um campo personalizado e selecione outra propriedade de fatura. Você pode adicionar até quatro propriedades de fatura personalizadas.
    • Uma vez adicionado, você pode clicar em um menu suspenso propriedade para alterá-lo para uma propriedade diferente.
    • Uma visualização ao vivo será exibida no Visualização seção à medida que você adiciona propriedades.
    • Para remover uma propriedade, clique no botão delete ícone excluir .
    • Quando terminar, clique em Salvar.

Observação: as propriedades personalizadas não são adicionadas a faturas recorrentes criadas a partir de assinaturas.

• • Para permitir que os usuários editem a propriedade ao criar uma fatura usando essa predefinição, marque a caixa de seleção Permitir que os usuários substituam campos personalizados padrão e clique em Salvar.

• • Novas faturas criadas após esta configuração ser ativada mostrarão essas propriedades por padrão. Se uma propriedade não contiver um valor, ele não aparecerá na fatura do comprador.

Observação: se uma propriedade personalizada for excluída, o campo será removido das faturas de rascunho e futuras que usam a predefinição que contém a propriedade personalizada. As faturas que usam essa predefinição finalizadas antes da exclusão ainda conterão a propriedade personalizada.

8. Em Valores-Padrão de NFF , você pode exibir as informações da empresa e definir os valores-padrão das condições de pagamento líquido:
   • Clique para expandir a seção Informações da sua empresa para exibir as informações da sua empresa. Ao editar o modelo padrão, as informações da empresa não podem ser alteradas e usam as informações da empresa nas configurações da conta. Crie uma predefinição personalizada se quiser ter um modelo de fatura com informações de empresa diferentes.
     • Nos campos fornecidos, insira as informações da empresa.
     • Clique em Salvar.
   • Clique para expandir a seção Condições de pagamento líquido para exibir as configurações de condições de pagamento líquido.
     • Nos campos fornecidos, defina as condições de pagamento líquido em dias que estarão disponíveis para seleção em uma fatura.
     • Clique em + Adicionar outro valor líquido para adicionar uma condição de pagamento líquido adicional.
     • Clique em delete exclua ao lado de uma condição de pagamento líquido para removê-la.
     • Clique no menu suspenso Condição de pagamento líquido padrão e selecione a condição de pagamento líquido padrão que será definida ao criar uma fatura. Se você alterar essa opção, a nova condição de pagamento líquido será definida como o valor-padrão para NFFs criadas após a alteração da configuração.
     • Clique em Salvar.
9. O campo Comentários será exibido na parte inferior das faturas. Poderia ser usado para adicionar mais informações sobre condições de pagamento, informações legais ou outras informações importantes para o comprador. Para adicionar um comentário padrão para a predefinição selecionada:

• • Em Comentários, no campo fornecido, adicione seus comentários. Use a barra de ferramentas de formatação para formatar o texto, adicionar um link ou usar um snippet . 
  • Clique em Salvar.

Observação: os comentários adicionados aparecerão para todas as novas faturas criadas após a confirmação dessa configuração e não atualizarão faturas existentes, mesmo que elas estejam atualmente em rascunho.

10. Opcionalmente, você pode adicionar até três IDs de imposto no cabeçalho de uma NFF. Adicionar uma ID de imposto à sua conta não atualizará faturas finalizadas ou rascunhadas existentes usando esta predefinição, somente faturas recém-criadas usando esta predefinição avançando.
11. Para adicionar IDs de imposto à predefinição de NFF:
    • Sob Adicionar ID fiscal às faturas , clique Adicionar ID fiscal.
    • Clique no Tipo de identificação fiscal menu suspenso e selecione um tipo.
    • No Número de identificação fiscal campo, insira seu CPF.
    • Repita essas etapas se precisar adicionar um segundo ou terceiro número de identificação fiscal.
    • Clique em delete exclua ao lado de uma ID de imposto para removê-la.
    • Clique em Salvar.
      
      
12. Limpar a opção Incluir moeda da fatura e aviso de imposto caixa de seleção para ocultar a moeda e o aviso de imposto nas NFFs.
    
    
    
13. Em Faturas de assinatura, desmarque a caixa de seleção Mostrar período de cobrança em faturas de assinatura e emails para ocultar o período de cobrança de uma assinatura em faturas.

Renomear uma predefinição

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Na parte superior, clique na guia Personalização .
4. Clique no menu suspenso Exibição atual e selecione a predefinição.
5. Ao lado do menu suspenso Exibição atual , clique em Ações e selecione Renomear predefinição.
6. Digite o novo nome da predefinição e clique em Salvar.

Observação: a predefinição padrão não pode ser renomeada.

Exclusão de uma predefinição

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Clique na guia Personalização .
4. Clique no menu suspenso Exibição atual e selecione a predefinição.
5. Ao lado do menu suspenso Modo de exibição atual , clique em Ações e selecione Excluir predefinição.
6. Clique em Excluir predefinição para confirmar. Qualquer fatura de rascunho que use essa predefinição precisará selecionar uma nova predefinição.

Observe que a predefinição padrão não pode ser excluída.

Automação

Criar automaticamente NFFs para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas ou subscrições

Escolha se deseja gerar faturas automaticamente a partir do pagamentos ocasional de cotas ou de vínculos de pagamento, ou a partir do pagamentos de subscrições. Esta configuração está ativada por padrão.

Observação: faturas geradas automaticamente usarão a predefinição padrão e não podem ser definidas para usar uma predefinição diferente.

Para desativar NFFs automatizadas para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas ou pagamentos em subscrições:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Na parte superior, clique na guia Automação .
4. Desmarque a caixa de seleção pagamentos ocasional para desativar a criação automática de fatura para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas e clique em Salvar.
5. Desmarque a caixa de seleção pagamentos de assinatura automático para desativar a criação automática de fatura para pagamentos em assinaturas e clique em Salvar.

Enviar lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto

Os lembretes de email automatizados permitem que você configure lembretes de email para serem enviados aos compradores que têm uma fatura aberta. Os lembretes podem ser agendados para envio antes, em e depois da data de vencimento.

Para ativar lembretes por email:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
3. Na parte superior, clique na guia Automação .
4. Em Automações de modelos, ative a opção Enviar lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto . Os e-mails serão enviados de noreply@hubspot.com, a menos que um endereço de origem padrão tenha sido definido nas configurações da fatura. 
5. Por padrão, a programação Lembrete terá três lembretes (na data de vencimento, sete dias após a data de vencimento e quatorze dias após a data de vencimento). Para editar os lembretes:
   
   • Clique no menu suspenso de lembretes e selecione uma opção de data de conclusão.
   • Se você selecionar dias após a data de vencimento ou dias antes da data de vencimento, insira o número de dias próximo à opção de data de vencimento.
6. Clique em + Adicionar lembrete para adicionar outro lembrete.
7. Clique em delete excluir para excluir um lembrete.
8. Clique na caixa Hora de envio do lembrete e selecione a hora em que o email de lembrete será enviado.
9. Clique em Visualizar email para ver como o email ficará quando enviado.
10. Quando tiver definido suas opções de automação, clique em Salvar.

Próximas etapas

Após configurar a ferramenta de faturas HubSpot, saiba como:

• Criar NFFs.
• Gerenciar faturas.
• Criar sequências (somente para o Sales hub e o Service hub Professional e Enterprise) e fluxos de trabalho baseado em fatura para automatizar os processos de fatura.
• Crie relatórios personalizados com o construtor de relatórios personalizados da HubSpot (somente para profissionais e empresas).