Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Usando as faturas do HubSpot, você pode enviar faturas diretamente do HubSpot, rastrear contas a receber e ser pago usando o Processamento de pagamentos com Stripe ou o HubSpot pagamentos . Usando NFFs, seus compradores podem esperar um processo de finalização da compra semelhante a vínculos de pagamento e cotas. No entanto, ao contrário dos links e cotações de pagamento, as faturas rastreiam datas de vencimento e saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Eles também contêm números de fatura, que podem ser necessários para alguns compradores ao solicitar o pagamento.

Check-out da fatura do comprador	Registro de fatura interna

Abaixo, aprenda como se preparar para começar a receber pagamentos com faturas da HubSpot. Antes de começar, certifique-se de que o usuário que precisa atualizar qualquer uma das configurações a seguir tenha Permissões de superadministrador.

Definir configurações gerais de fatura

Para começar, defina as seguintes configurações de fatura:

• Configure permissões de fatura: para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para visualizar, criar e editar faturas, saiba como editar permissões de usuário para usuários existentes , ou como definir permissões ao adicionar novos usuários.
  
  

  Observe: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os usuários criados após essa data não têm permissões de fatura por padrão.

• Adicione um logotipo ao kit da sua marca HubSpot: faturas puxarão automaticamente o logotipo definido em seu Configurações padrão da marca HubSpot.
  • As faturas não utilizarão as cores do kit da marca.
  • A atualização do seu logotipo não atualizará as faturas finalizadas existentes, apenas as faturas atualmente elaboradas e as faturas criadas após a atualização.

• Definir opções de pagamento padrão: opcionalmente, você pode definir quais métodos de pagamento suas NFFs aceitarão por padrão nas configurações de pagamentos . Você também pode personalizar isso em cada fatura durante a criação.
• Conecte seu domínio ao HubSpot: por padrão, as faturas são hospedadas no domínio principal conectado à sua conta. Ao criar uma fatura, você também pode selecionar qualquer um dos seus domínios conectados. Se você ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (por exemplo, faturamento.website.com), aprender como conectar um domínio ao HubSpot.

Configurar

Personalize o prefixo da sua fatura e o número inicial

Para garantir que os números das faturas da HubSpot não se sobreponham aos números das faturas no seu sistema de conta, as faturas da HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por padrão. Você pode personalizar o prefixo e o número inicial nas configurações da fatura. Depois que uma fatura for finalizada e um número atribuído, como INV-1002 , esse número não poderá ser alterado ou reutilizado. 

Observe: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da fatura, você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que funcionará com seus sistemas atuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Por padrão, as faturas começam com o prefixo INV. Para mudar isso, no Configurar aba, clique Editar prefixo. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo prefixo e clique em Salvar prefixo. Um prefixo pode ter no máximo 8 caracteres.
• Por padrão, o número inicial da fatura é 1001. Para alterar isso, clique em Atualizando ponto de partida para números de fatura. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo número do ponto inicial e clique em Atualizando ponto de partida.

Ative a capacidade de editar faturas em aberto

Editar faturas que foram finalizadas e estão no Abrir status. Antes que os usuários possam editar as faturas, Superadministradores deve ativar a capacidade de editar faturas abertas. Esta configuração não precisa ser ativada para permitir que os usuários editem faturas no status Rascunho.

Para acessar a configuração:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir edição de fatura caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Ative a capacidade de excluir faturas não pagas

Exclua faturas finalizadas, mas não pagas. As faturas de rascunho podem ser excluídas sem essa configuração.

Antes que os usuários possam excluir faturas finalizadas, os Superadministradores devem ativar a capacidade de excluir faturas não pagas. A eliminação da fatura é permanente e não pode ser desfeito.

Observe: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Assim, a exclusão da fatura pode criar uma lacuna permanente na numeração da fatura. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

Para acessar a configuração:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Sob Gestão de faturas Selecione o Permitir exclusão de fatura caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Defina um endereço de e-mail padrão para enviar faturas

Configure um endereço de e-mail padrão a partir do qual as faturas serão enviadas por e-mail. O endereço de e-mail padrão pode ser um endereço de e-mail da equipe ou um endereço de e-mail pessoal. Se nenhum email padrão for definido, a fatura será enviada do endereço pessoal ou do e-mail da equipe que o usuário escolher ao enviar a fatura.

Para definir um endereço de e-mail padrão:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.

• Sob Configurações de e-mail , Clique no Endereço padrão menu suspenso e selecione o endereço de email você gostaria de usar como padrão.
• Se você quiser permitir que os usuários enviem faturas manualmente a partir de seus endereços de e-mail pessoais ou de outros endereços de e-mail da equipe, eles terão acesso para selecionar a opção Permitir envio de outros endereços de e-mail caixa de seleção.
• Clique em Salvar.

Definir a associação de contato de cobrança

Defina automaticamente o contato de cobrança atribuído para quaisquer negociações e cotas convertidas em faturas. Para acessar a configuração:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Em associações de contato de faturamento, marque a caixa de seleção Usar associações de contato de faturamento da empresa para todas as faturas.
• Clique em Salvar.

Personalização

Uma predefinição padrão é configurada em sua conta, que pode ser editada. Se você estiver inscrito no HubSpot Payments, ou se tiver conectado sua conta Stripe para processamento de pagamento, você poderá configurar predefinições de NFF adicionais e configurar as informações coletadas com base nas predefinições. 

As predefinições personalizáveis permitem ter diferentes configurações de fatura que você pode selecionar ao criar uma fatura. Por exemplo, você pode ter uma predefinição de fatura padrão que usa o endereço principal da empresa da sua conta e, em seguida, pode configurar uma predefinição diferente com um endereço de empresa diferente.

Observação: as faturas geradas automaticamente (por exemplo, faturas recorrentes criadas a partir de assinaturas) usarão a Predefinição PadrãoGerenciável e não podem ser definidas para usar uma predefinição diferente.

Criar uma predefinição

Para criar uma predefinição:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Personalização .
• Clique em Criar predefinição.

• Digite o nome da predefinição e clique em Criar.

Atualizar uma predefinição

Você pode atualizar sua predefinição nas configurações de fatura. Clique na guia Visualizar a qualquer momento para ver uma visualização ao vivo de suas alterações.

Para atualizar uma predefinição:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Personalização .
• No menu suspenso Exibição atual , selecione a predefinição que deseja editar.
• Verifique se a guia Conteúdo está selecionada.

Observação: você não pode atualizar o endereço de uma predefinição Padrão . Ele usará o endereço da empresa principal definido em Padrões de conta nas configurações da conta. Se precisar usar um endereço diferente, crie uma nova predefinição.

• Você pode escolher até quatro propriedades personalizadas para exibir em NFFs de clientes. 

Observação: as propriedades personalizadas não são adicionadas a faturas recorrentes criadas a partir de assinaturas.

• Para definir quais propriedades personalizadas estarão visíveis na predefinição de fatura, clique em Definir campos personalizados padrão:
  • No painel direito, em Editar campos personalizados padrão , clique add Adicionar campo personalizado.
    • Você pode selecionar propriedades de fatura personalizadas existentes na lista, procure o propriedade personalizada você gostaria de usar ou clique em Criar nova propriedade de fatura para configurar uma nova propriedade de fatura personalizada.

• • • Para adicionar um campo adicional, clique em add Adicionar campo personalizado e selecione outro propriedade da fatura. Você pode adicionar até quatro propriedades de fatura personalizadas.
    • Depois de adicionado, você pode clicar no menu suspenso para mudar para uma propriedade diferente.
  • Uma visualização ao vivo será exibida no Visualização seção à medida que você adiciona propriedades.
  • Para remover uma propriedade, clique no botão delete deletr eexcluir ícone.
  • Quando terminar, clique em Salvar.

• • Para permitir que os usuários editem o campo ao criar uma fatura usando essa predefinição, marque a caixa de seleção Permitir que os usuários substituam campos personalizados padrão e clique em Salvar no canto inferior esquerdo.

• • Novas faturas criadas depois que essa configuração for ativada mostrarão esses campos por padrão. Se um imóvel não contiver valor, ele não aparecerá na fatura do cliente.

Observação: se uma propriedade personalizada for excluída, o campo será removido das faturas de rascunho e futuras, usando essa predefinição. As faturas que usam essa predefinição finalizadas antes da exclusão ainda conterão a propriedade personalizada.

• Para adicionar uma mensagem padrão que aparecerá no campo de comentários das faturas desta predefinição, insira o comentário padrão e clique em Salvar.

Observe: o comentário padrão aparecerá para todas as novas faturas criadas após a confirmação desta configuração e não atualizará as faturas existentes, mesmo que estejam atualmente em rascunho.

• Opcionalmente, você pode adicionar até três IDs de imposto no cabeçalho de uma NFF juntamente com as informações da sua empresa. Adicionar uma ID de imposto à sua conta não atualizará faturas finalizadas ou rascunhadas existentes usando esta predefinição, somente faturas recém-criadas usando esta predefinição avançando. Para adicionar IDs de imposto à predefinição de NFF:

• • Sob Adicionar ID fiscal às faturas , clique Adicionar ID fiscal.
  • Clique no Tipo de identificação fiscal menu suspenso e selecione um tipo.
  • No Número de identificação fiscal campo, insira seu CPF.
  • Repita essas etapas se precisar adicionar um segundo ou terceiro número de identificação fiscal.
  • Clique em Salvar.

Remover moeda da fatura e aviso de imposto sobre vendas

• As faturas podem incluir um aviso de que todas as taxas estão na moeda da fatura e podem estar sujeitas ao imposto sobre vendas. Por exemplo, para faturas em dólares americanos, o aviso em inglês indica Todas as taxas estão listadas em dólares americanos e estão sujeitas a impostos sobre vendas (conforme aplicável).

• Para desativar o aviso para a predefinição de NFF, desmarque a caixa de seleção Incluir moeda da NFF e aviso de imposto sobre vendas e clique em Salvar.

Renomear uma predefinição

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Personalização .
• Clique no menu suspenso Exibição atual e selecione a predefinição.
• Clique em Ações e selecione Renomear predefinição.
• Digite o novo nome da predefinição e clique em Salvar.

Observação: a predefinição padrão não pode ser renomeada.

Exclusão de uma predefinição

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Personalização .
• Clique no menu suspenso Exibição atual e selecione a predefinição.
• Clique em Ações e selecione Excluir predefinição.
• Clique em Excluir predefinição para confirmar.

Observe que a predefinição padrão não pode ser excluída.

Aautomação

Criar automaticamente NFFs para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas ou subscrições

Escolha se deseja gerar faturas automaticamente a partir do pagamentos ocasional de cotas ou de vínculos de pagamento, ou a partir do pagamentos de subscrições. Esta configuração está ativada por padrão.

Observação: faturas geradas automaticamente usarão a predefinição padrão e não podem ser definidas para usar uma predefinição diferente.

Para desativar NFFs automatizadas para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas ou pagamentos em subscrições:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Automação .
• Limpe a Pagamentos ocasional (Links de pagamento) & Aspas) para desativar a criação automática de fatura para pagamentos em vínculos de pagamento e cotas e, em seguida, clique em Salvar.
• Desmarque a caixa de seleção Assinaturas para desativar a criação automática de fatura para pagamentos em assinaturas e clique em Salvar.

Enviar lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto

Os lembretes de email automatizados permitem que você configure lembretes de email para serem enviados aos compradores que têm uma fatura aberta. Os lembretes podem ser agendados para envio antes, na ou após a data de vencimento.

Observe: você deve estar inscrito no pagamentos HubSpot, ou usar Stripe como um processador de pagamentos para poder enviar lembretes.

Para ativar lembretes por email:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique na guia Automação .
• Ativar ou desativar a opção Enviar lembretes aos clientes para pagar suas faturas em aberto .
  • Os e-mails serão enviados de noreply@hubspot.com, a menos que um endereço de origem padrão tenha sido definido nas configurações da fatura. 
• Por padrão, a programação Lembrete terá três lembretes (na data de vencimento, sete dias após a data de vencimento e quatorze dias após a data de vencimento). Para editar os lembretes:
  
  • Clique no menu suspenso e selecione uma opção.
  • Se você selecionar dias após a data de vencimento ou dias antes da data de vencimento, insira o número de dias.

• Clique em + Adicionar lembrete para adicionar um lembrete.
• Clique em delete excluir para excluir um lembrete.
• Clique na caixa Hora de envio do lembrete e selecione a hora em que o email será enviado.
• Clique em Visualizar email para ver como o email ficará quando enviado.
• Quando tiver definido suas opções de automação, clique em Salvar.

Próximos passos

Depois de configurar a ferramenta de faturas da HubSpot, aprenda como:

• Criar, gerenciar e enviar faturas.
• Criar sequências (Vendas Eixo e Centro de serviços Profissional e Empreendimento apenas) e fluxos de trabalho baseados em faturas (Profissional e Empreendimento apenas ) para automatizar processos de fatura.
• Crie relatórios personalizados com o criador de relatórios personalizados da HubSpot (Profissional e Empreendimento apenas).