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Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Ultima atualização: Janeiro 29, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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As faturas da HubSpot permitem que a sua equipa envie faturas diretamente da HubSpot, acompanhe as suas contas a receber e seja paga através dos pagamentos da HubSpot. Com as facturas, os seus compradores também podem esperar um processo de checkout semelhante ao das ligações de pagamento e orçamentos. No entanto, ao contrário dos links de pagamento e orçamentos, as facturas acompanham as datas de vencimento, os saldos e podem ser marcadas como pagas fora dos pagamentos do HubSpot. Contêm igualmente números de factura, que podem ser exigidos por alguns compradores quando solicitam o pagamento.

facturação integral barra lateral da factura
Checkout da factura do comprador Registo interno de facturas

Observação: as funcionalidades de cobrança estão disponíveis em todas as contas que utilizam a integração do Quickbooks. Para criar faturas da HubSpot manualmente, você precisará de uma conta StarterProfessional ou Enterprise com a ferramenta de pagamentos configurada.

Abaixo, saiba como se preparar para começar a cobrar pagamentos com faturas da HubSpot.

Configurar as definições gerais da fatura

Para começar, configure as seguintes definições de faturação:

  • Configurar permissões de fatura: para controlar quais os utilizadores do HubSpot que têm acesso para ver, criar e editar facturas, saiba como editar permissões de utilizador para utilizadores existentes ou como definir permissões ao adicionar novos utilizadores.

    Observação: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os utilizadores criados após essa data não têm permissões de facturação por defeito.

  • Adicione um logótipo ao seu kit de marca da HubSpot: As facturas da HubSpot irão puxar automaticamente o logótipo definido nas suas definições predefinidas de marca da HubSpot .
    • As facturas não utilizarão as cores do kit de marca.
    • A atualização do seu logótipo não actualizará as facturas finalizadas existentes, apenas as facturas atualmente redigidas e as facturas finalizadas no futuro.
  • Definir opções de pagamento por defeito: opcionalmente, pode definir os métodos de pagamento que as suas facturas aceitarão por defeito nas definições de pagamentos . Também é possível personalizar esta opção em cada factura durante a criação.
  • Ligue o seu domínio ao HubSpot: por predefinição, as facturas são alojadas no domínio principal ligado à sua conta. Ao criar uma factura, também pode seleccionar a partir de qualquer um dos seus domínios ligados. Se ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (como billing.website.com), saiba como conectar um domínio ao HubSpot.

Personalize o prefixo e o número inicial da sua factura

Para garantir que os números de factura do HubSpot não se sobrepõem aos números de factura no seu sistema de contas, as facturas do HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por predefinição. Pode personalizar o prefixo e o número inicial a partir das definições da sua fatura. Uma vez que uma factura tenha sido finalizada e lhe tenha sido atribuído um número, como INV-1002, esse número não pode ser alterado ou reutilizado. 

Nota: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura, deve consultar a sua equipa de contabilidade para se certificar de que funcionará com os seus sistemas actuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua factura:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos Facturas.
  • Por defeito, as facturas começam com o prefixo INV. Para o alterar, clique em Editar prefixo. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo prefixo  , e clique em Guardar prefixo. Um prefixo pode ter um máximo de 8 caracteres.
  • Por defeito, o número inicial da factura é 1001. Para o alterar, clique em Atualização do ponto de partida dos números de fatura. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo número de ponto de partida  e clique em Actualização do ponto de partida.

definições de facturação

Adicionar um número de identificação fiscal

Opcionalmente, pode adicionar um número de identificação fiscal para aparecer no cabeçalho de cada fatura, juntamente com as informações da sua empresa. A adição de um número de identificação fiscal não actualizará as facturas existentes finalizadas ou redigidas, apenas as facturas recém-criadas.

invoice-tax-id

Para adicionar um número de identificação fiscal:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos Facturas.
  • Na secção Tax ID , clique em Add tax ID.
  • Clique no menu pendente Tax ID type e, em seguida, seleccione um type.
  • No campo Tax ID number, introduza o seu Tax ID.
  • Clique em Salvar.

Criar facturas a partir de pagamentos de subscrições

Por predefinição, o HubSpot criará facturas para pagamentos de subscrições recorrentes. Quando um cliente efectua um pagamento de subscrição bem sucedido, o HubSpot cria uma fatura paga. Se o pagamento de uma assinatura falhar, a fatura será criada como aberta. 

Para impedir que o HubSpot crie facturas para pagamentos de subscrições:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Facturas.
  • Em Subscrições, clique para desmarcar a caixa de verificação Criar facturas para pagamentos de subscrições.
definições de facturas-subscrições

Próximas etapas

Depois de configurar a ferramenta de facturas da HubSpot, saiba como:

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