Configurar a ferramenta de faturas do HubSpot

Usando as faturas da HubSpot, você pode enviar faturas diretamente da HubSpot, rastrear contas a receber e receber pagamentos usando Processamento de pagamento stripe ou Pagamentos HubSpot. Usando faturas, seus compradores podem esperar um processo de checkout semelhante para links de pagamento e citações. No entanto, ao contrário dos links e cotações de pagamento, as faturas rastreiam datas de vencimento e saldos e podem ser marcadas como pagas fora do seu processador de pagamentos. Eles também contêm números de fatura, que podem ser necessários para alguns compradores ao solicitar o pagamento.

Check-out da fatura do comprador	Registro de fatura interna

Observe: depois de realizar transações usando o processamento de pagamentos Stripe com sua conta Stripe conectada, no momento não é possível conectar uma conta Stripe alternativa, nem configurar o HubSpot Payments. Da mesma forma, depois de realizar transações usando o HubSpot Payments, atualmente não é possível migrar do processamento de pagamentos do HubSpot Payments para o Stripe. Se você ainda não fez uma transação e gostaria de mudar, por favor entre em contato com o suporte.

Abaixo, aprenda como se preparar para começar a receber pagamentos com faturas da HubSpot. Antes de começar, certifique-se de que o usuário que precisa atualizar qualquer uma das configurações a seguir tenha permissões de superadministrador.

Definir configurações gerais de fatura

Para começar, defina as seguintes configurações de fatura:

• Configure permissões de fatura: para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para visualizar, criar e editar faturas, saiba como editar permissões de usuário para usuários existentes , ou como definir permissões ao adicionar novos usuários.
  
  

  Observe: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os usuários criados após essa data não têm permissões de fatura por padrão.

• Adicione um logotipo ao kit da sua marca HubSpot: faturas puxarão automaticamente o logotipo definido em seu Configurações padrão da marca HubSpot.
  • As faturas não utilizarão as cores do kit da marca.
  • A atualização do seu logotipo não atualizará as faturas finalizadas existentes, apenas as faturas atualmente elaboradas e as faturas criadas após a atualização.

• Defina opções de pagamento padrão: opcionalmente, você pode definir quais métodos de pagamento suas faturas aceitarão por padrão em seu configurações de pagamentos. Você também pode personalizar isso em cada fatura durante a criação.
• Conecte seu domínio ao HubSpot: por padrão, as faturas são hospedadas no domínio principal conectado à sua conta. Ao criar uma fatura, você também pode selecionar qualquer um dos seus domínios conectados. Se você ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (por exemplo, faturamento.website.com), aprender como conectar um domínio ao HubSpot.

Personalize o prefixo da sua fatura e o número inicial

Para garantir que os números das faturas da HubSpot não se sobreponham aos números das faturas no seu sistema de conta, as faturas da HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por padrão. Você pode personalizar o prefixo e o número inicial nas configurações da fatura. Depois que uma fatura for finalizada e um número atribuído, como INV-1002 , esse número não poderá ser alterado ou reutilizado. 

Observe: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da fatura, você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que funcionará com seus sistemas atuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua fatura:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Por padrão, as faturas começam com o prefixo INV. Para mudar isso, no Configurar clique na guia Editar prefixo. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo prefixo e clique em Salvar prefixo. Um prefixo pode ter no máximo 8 caracteres.
• Por padrão, o número inicial da fatura é 1001. Para alterar isso, clique em Atualizando ponto de partida para números de fatura. Em seguida, na caixa de diálogo, insira um novo número do ponto inicial e clique em Atualizando ponto de partida.

Configurar um comentário padrão

Para adicionar uma mensagem padrão que aparecerá no campo de comentários de cada fatura: 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Insira o comentário padrão e clique em Salvar.

Observe: o comentário padrão aparecerá para todas as novas faturas criadas após a confirmação desta configuração e não atualizará as faturas existentes, mesmo que estejam atualmente em rascunho.

Adicionar um ID fiscal

Opcionalmente, você pode adicionar até 3 IDs fiscais no cabeçalho de cada fatura junto com as informações da sua empresa. Adicionar um número de identificação fiscal à sua conta não atualizará as faturas finalizadas ou elaboradas existentes, apenas as faturas recém-criadas no futuro.

Para adicionar IDs fiscais:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• Clique no Modelo de fatura aba.
• Sob Adicionar ID fiscal às faturas , clique Adicionar ID fiscal.
• Clique no Tipo de identificação fiscal menu suspenso e selecione um tipo.
• No Número de identificação fiscal campo, insira seu CPF.
• Repita essas etapas se precisar adicionar um segundo ou terceiro número de identificação fiscal.
• Clique em Salvar.

Crie faturas a partir de pagamentos de assinatura

Por padrão, a HubSpot criará faturas para pagamentos de assinaturas recorrentes. Quando um cliente efetua o pagamento de uma assinatura com sucesso, a HubSpot criará uma fatura paga. Quando o pagamento de uma assinatura falhar, ela será criada como uma fatura em aberto. 

Para evitar que a HubSpot crie faturas para pagamentos de assinaturas:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objetos > Faturas.
• No Configurar guia, em Assinaturas , clique para limpar o Criar faturas para pagamentos de assinatura caixa de seleção.

Próximos passos

Depois de configurar a ferramenta de faturas da HubSpot, aprenda como:

• Criar, gerenciar e enviar faturas.
• Criar sequências (Vendas Eixo e Centro de serviços Profissional e Empreendimento apenas) e fluxos de trabalho baseados em faturas (Profissional e Empreendimento apenas ) para automatizar processos de fatura.
• Crie relatórios personalizados com o criador de relatórios personalizados da HubSpot (Profissional e Empreendimento apenas).