设置 HubSpot 发票工具

使用 HubSpot 发票功能，您可直接从 HubSpot 发送发票、追踪应收款项，并通过HubSpot 支付或Stripe 支付处理系统完成收款。通过发票功能，买家将获得与支付链接和报价单相似的结算流程；而订阅服务可自动或手动发送发票并收取付款。

本文将说明如何使用HubSpot发票向客户开具账单。如需管理您自身的HubSpot订阅，请参阅订阅管理指南。

与支付链接和报价不同，发票可追踪到期日、余额，并支持在支付处理器之外标记为已付款。发票还包含发票编号，部分买家在申请付款时可能需要此信息。

配置发票通用设置

开始前请配置以下发票设置：

1. 设置发票权限：控制 哪些 HubSpot 用户可查看、创建和编辑发票，了解如何编辑现有用户的权限，或如何在添加新用户时设置权限。创建或编辑发票需要核心或中心席位。了解席位类型详情。
   
   

   请注意：2023年2月9日前创建的HubSpot用户默认拥有发票查看和 编辑权限。此日期后创建的用户默认不具备发票权限。

2. 为HubSpot品牌工具包添加徽标和品牌颜色：发票将自动采用HubSpot品牌默认设置中的徽标和颜色。更新徽标和颜色不会影响已最终确认的发票，仅适用于当前草稿状态的发票及更新后创建的新发票。
3. 设置默认付款选项：您可在付款设置中选择发票默认接受的付款方式，也可在创建每张发票时进行个性化设置。
4. 将域名连接至HubSpot：默认情况下，发票托管于账户关联的主域名。创建发票时也可选择其他已连接域名。若尚未连接域名，或需连接独立子域名托管发票（如billing.website.com），请参阅域名连接指南。

设置发票

通过"设置"选项卡配置发票参数。

自定义发票前缀和起始编号

为避免HubSpot发票编号与您账户系统中的编号冲突，HubSpot发票默认采用INV前缀及1001起始编号。您可在发票设置中自定义前缀和起始编号。发票一旦最终确定并分配编号（例如INV-1002），该编号不可更改或重复使用。

请注意：自定义发票前缀和起始编号前，请务必咨询财务团队以确保与现有系统兼容。

自定义发票前缀和起始编号步骤：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 默认情况下，发票编号以INV 为前缀。若需修改，请在设置选项卡中点击编辑前缀。在对话框中输入新前缀并点击保存前缀。前缀最多可包含 8 个字符。
4. 默认起始发票编号为1001。若需修改，请点击"更新发票编号起始点"。在对话框中输入新起始编号，点击"更新起始点"。

开启编辑未结发票功能

启用"编辑已最终确定、未付款且处于未结状态的发票"选项。此设置无需开启即可允许用户编辑草稿状态的发票。

访问设置路径：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在发票管理下，勾选允许编辑发票复选框。
4. 点击保存。

开启删除发票权限

开启删除未关联信用备忘录、付款或订阅的发票选项。未启用此设置时，草稿发票仍可删除 。

发票删除操作不可撤销。

请注意：发票编号将从最后创建的发票开始连续递增（即使该发票或其他发票已被删除）。因此删除发票可能导致编号永久缺失。仅当所有发票被删除时才能重置编号。但请注意已付款发票不可删除。您应咨询财务团队以确保与现有系统兼容。

设置路径：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在发票管理下，勾选允许删除发票复选框。
4. 点击保存。 

设置计费联系人关联

启用此选项可自动将您为任何交易和报价分配的计费联系人设置为发票联系人。访问设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在“计费联系人关联”下，勾选“为所有发票使用公司的计费联系人关联”复选框 。
4. 点击保存。

设置发票发送默认邮箱

启用此选项可设置发票发送的默认邮箱地址。默认邮箱可为团队邮箱或个人邮箱。若未设置默认邮箱，发票将从用户发送时选择的个人或团队邮箱发出。

设置默认电子邮件地址：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。

3. 在电子邮件设置下，点击默认发件人地址下拉菜单，选择您希望设为默认的电子邮件地址。
4. 若需允许用户手动从个人邮箱或其他可访问的团队邮箱发送发票，请勾选“允许使用其他邮箱地址发送”复选框。
5. 点击保存。

自定义

系统会在您的账户中自动创建默认发票预设模板，该模板可进行编辑。您可创建额外的自定义发票预设模板，并根据预设模板配置需收集的信息。

可定制预设支持创建多种发票配置方案，供您在生成发票时选择。例如：可设置默认预设使用账户中的主要公司地址，另设预设使用不同公司地址、区域税号或自定义属性。

以下发票元素可在预设中编辑：

• 发票标题。
• 自定义属性。
• 您的公司信息。
• 净付款条款。
• 默认备注。
• 税号。
• 订阅发票计费周期。

若您已设置HubSpot 支付或Stripe 作为支付处理选项，该选项将适用于所有预设。每个账户仅可设置一种支付处理选项。

请注意： 基于订阅创建的周期性发票将默认使用"默认预设"，无法设置为使用其他预设。

创建预设

创建新预设步骤：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部点击“自定义”选项卡。
4. 点击创建预设。

5. 输入预设名称，然后点击创建。创建完成后，即可更新预设的各项元素。

更新默认或自定义预设

您可在发票设置中更新默认或自定义预设。随时点击"预览"选项卡 即可实时查看修改效果。

更新默认或自定义预设：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部点击“自定义”选项卡。
4. 在当前视图下拉菜单中，选择要编辑的预设。例如：选择默认值可编辑默认预设。
5. 确保选中“内容”选项卡。

6. 勾选"使用自定义文档标题"复选框，为发票预设设置自定义标题。该标题将显示在该模板发票的页眉中。

请注意： 默认预设的地址无法更新。系统将自动采用账户设置中" 账户默认值"里设置的主公司地址。如需使用其他地址，请创建新预设。

7. 您最多可选择四项 自定义属性 在买家发票上显示。要 设置发票预设中可见的自定义属性，请在"自定义字段"下点击"设置默认自定义字段"：
   • 在右侧面板点击添加 自定义字段。
     • 从列表中选择现有自定义发票属性，搜索所需属性，或点击创建新发票属性externalLink 设置全新自定义属性。

• • • 要添加额外字段，请点击 添加自定义字段并选择其他发票属性。最多可添加四个自定义发票属性。
    • 添加后，可点击属性 下拉菜单切换为其他属性。
    • 添加属性时，预览区域将实时显示效果。
    • 要删除属性，请点击删除图标。
    • 完成设置后，点击保存。

请注意： 订阅生成的周期性发票不会添加自定义属性。

• • 若需允许用户在使用此预设创建发票时编辑属性，请勾选"允许用户覆盖默认自定义字段"复选框，然后点击"保存"。

• • 启用此设置后创建的新发票将默认显示这些属性。若属性未填写值，则不会在买家发票中显示。

请注意：若删除自定义属性，该字段将从使用该预设的草稿及未来发票中移除。但在删除前已最终确定的发票仍会保留该自定义属性。

8. 在"发票默认设置"下可查看公司信息并设置净付款条款默认值：
   • 点击展开"您的公司信息"部分查看企业资料。编辑默认模板时无法修改公司信息，系统将采用账户设置中的企业信息。若需创建包含不同公司信息的发票模板，请创建自定义预设。
     • 在相应字段中填写公司信息。
     • 点击保存。
   • 点击展开“净付款条款”部分查看相关设置。

请注意：发票设置中配置的默认净付款条款仅适用于手动创建的发票，不适用于订阅生成的发票。此类情况下，订阅创建时设置的净付款条款将应用于订阅下的所有发票。

8. • • 在相应字段中设置发票可选的净付款天数条款。
     • 点击 添加另一个净金额 以增加额外的净付款条款。
     • 点击净付款条款旁的删除 图标即可移除该条款。
     • 点击默认净付款期限下拉菜单，选择创建发票时默认设置的净付款期限。若修改此选项，新设置的净付款期限将作为更改后创建发票的默认值。
     • 点击保存。
9. 备注字段将显示在发票底部。可用于添加付款条款说明、法律信息或其他对买方重要的补充内容。为所选预设添加默认备注：

• • 在"备注"栏的输入框中添加说明。使用格式工具栏可调整文本样式、添加链接或调用代码片段。 
  • 点击保存。

请注意： 确认此设置后，新增发票将显示添加的 备注，但现有发票（包括当前处于草稿状态的发票）不会更新备注内容 。

10. 您可选择在发票页眉添加最多三个税务识别号。向账户添加税务识别号不会更新使用此预设的已完成或草稿发票，仅适用于后续使用此预设创建的新发票。
11. 向发票模板添加税务识别号：
    • 在"添加税务ID至发票"区域点击"添加税务ID"。
    • 点击"税号类型"下拉菜单，选择对应类型。
    • 在"税务识别号"字段中输入您的税务识别号。
    • 如需添加第二个或第三个税号，请重复上述步骤。
    • 点击税务识别号旁的“删除”按钮即可移除该识别号。
    • 点击保存。
      
      
12. 取消勾选" 包含发票货币和销售税说明" 复选框，即可在发票上隐藏货币和销售税说明。
    
    
    
13. 在订阅发票部分，取消勾选" 在订阅发票和邮件中显示计费周期" 复选框，即可隐藏发票上的订阅计费周期。

重命名预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，点击“自定义”选项卡。
4. 点击“当前视图”下拉菜单并选择预设。
5. 在“当前视图”下拉菜单旁，点击“操作”，然后选择“重命名预设”。
6. 输入预设的新 名称，然后点击保存。

请注意： 默认预设无法重命名。

删除预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 点击“自定义”选项卡。
4. 点击当前视图下拉菜单并选择预设。
5. 在当前视图下拉菜单旁，点击操作，然后选择删除预设。
6. 点击删除预设进行确认。使用此预设的任何发票草稿均需重新选择预设。

请注意： 默认预设无法删除。

自动化

为支付链接、报价单或订阅产生的付款自动创建发票

选择是否自动生成报价单或付款链接的一次性付款发票，或订阅付款发票。此设置默认开启。

请注意：自动生成的发票将使用默认 预设，无法设置为使用其他预设。

若需关闭支付链接/报价单付款或订阅付款的自动发票功能：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部点击自动化选项卡。
4. 取消勾选"一次性付款"复选框 ，关闭支付链接和报价单的自动开票功能，然后点击"保存"。
5. 取消勾选“自动订阅付款”复选框以关闭订阅付款的自动发票生成功能，然后点击“保存”。

向客户发送未结账单的付款提醒

自动邮件提醒功能允许您为存在未结账单的买家设置邮件提醒。提醒邮件可安排在到期日前、到期日当天及到期日后发送。

开启邮件提醒功能：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，依次导航至对象>发票。
3. 顶部点击自动化选项卡。
4. 在"模板自动化"下，开启"向客户发送未结账单付款提醒"开关。邮件将由noreply@hubspot.com发送，除非在发票设置中指定了默认发件地址。 
5. 默认提醒计划包含三次提醒（到期日、到期后7天、到期后14天）。如需编辑提醒设置：
   
   • 点击提醒下拉菜单，选择到期日选项。
   • 若选择"到期后X天"或"到期前X天"，请在对应到期日选项旁输入天数。
6. 点击“+ 添加提醒”可新增提醒。
7. 点击删除 按钮删除提醒。
8. 点击“提醒发送时间”框，选择发送提醒邮件的时间。
9. 点击“预览邮件”查看邮件发送后的效果。
10. 设置自动化选项后，点击保存。

后续步骤

配置HubSpot发票工具后，请了解如何：

• 创建发票。
• 管理发票。
• 创建序列 （销售 Hub 和 服务中心 专业 版和企业版）和基于发票的工作流 （ 仅限 专业版 和企业版 ），实现发票流程自动化。
• 使用 HubSpot自定义报告生成器创建自定义报告（仅限专业版 和企业版）。