为您的买家开具发票

使用 HubSpot 发票功能，您可以通过HubSpot 支付或Stripe 支付处理服务向买家发送发票、跟踪应收款并收取款项。通过发票，买家的结账流程与支付链接和报价单类似。

本文将介绍如何设置向买家开具的发票。如需有关您自己的 HubSpot 发票的帮助，请了解如何 查看、下载和支付您的 HubSpot 发票。

发票的创建方式：

• 从联系人、公司、交易或报价记录中，或从发票索引页面开始。
• 从已发布的报价单开始，将报价单的详细信息复制到新发票中。
• 在创建订阅时自动生成。
• 通过支付链接、报价单或旧版报价单付款时自动生成。
• 如果 “从已接受的报价单自动创建合同” ”设置已开启，且您已注册“互联 CPQ、计费和支付”测试版，则会自动创建。买家在发票层面进行付款。净付款条款在创建报价时设定，持续计费通过合同进行管理。了解有关此设置的更多信息。

与支付链接和报价单不同，发票会跟踪到期日和未付余额，并且可以在支付处理器之外将其标记为已付。发票还包含发票编号，某些买家在申请付款时可能需要此编号。

买家发票结算	内部发票记录

开始之前

了解限制和注意事项

• 如果 “从已接受的报价单自动创建合同” 设置已启用，且您已注册 “互联 CPQ、计费和支付”测试版，当 报价被买方接受 ，该合同将用于管理后续的计费、发票生成和款项收款。了解有关 该设置。
• 2023年2月9日之前创建的HubSpot用户默认具有查看和编辑发票的权限。该日期之后创建的用户默认不具备发票权限。
• 发票编号将从最后创建的发票开始继续按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。
  • 删除发票可能会导致发票编号出现永久性缺口。
  • 只有在删除所有发票后，编号才能重置（但已付款的发票无法删除）。您应咨询财务团队，以确保符合您当前系统的规定。

配置一般发票设置

开始使用前，请配置以下发票设置：

1. 设置发票权限：用于 控制哪些 HubSpot 用户具有查看、创建和编辑发票的权限；了解如何编辑现有用户的权限，或如何在添加新用户时设置权限。创建或编辑发票需要核心（Core）或枢纽（Hub）席位。了解有关席位类型的更多信息。
2. 在 HubSpot 品牌工具包中添加徽标和品牌颜色：发票将自动采用您在HubSpot 品牌默认设置中设定的徽标和颜色。更新徽标和颜色不会影响已最终确定的现有发票，仅会影响当前草稿状态的发票以及更新后创建的发票。
3. 设置默认付款选项：您可以在付款设置中选择发票默认接受的付款方式。您也可以在创建每张发票时进行自定义设置。
4. 将您的域名连接到 HubSpot：默认情况下，发票托管在与您的账户关联的主域名上。创建发票时，您还可以从已关联的任何域名中进行选择。如果您尚未连接域名，或者希望连接一个单独的子域名来托管发票（例如billing.website.com），请了解如何将域名连接到 HubSpot。

设置发票

通过“设置”选项卡配置发票设置。

自定义发票前缀和起始编号

为确保 HubSpot 发票编号不会与您账户系统中的发票编号冲突，HubSpot 发票默认使用前缀INV且起始编号为1001。您可以在发票设置中自定义前缀和起始编号。一旦发票最终确定并分配了编号（例如INV-1002），该编号便无法更改或重复使用。

请注意：在自定义发票前缀和起始编号之前，您应咨询财务团队，以确保其与现有系统兼容。

要自定义发票前缀和起始编号：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉 菜单，然后选择“发票”。
4. 默认情况下，发票编号以前缀INV 开头。若要更改此设置，请在“设置”选项卡中点击“编辑前缀”。在对话框中输入新前缀，然后点击“保存前缀”。前缀最长可为 8 个字符。
5. 默认情况下，发票起始编号为1001。若要更改此设置，请点击“更新发票编号起始点”。在对话框中输入新的起始编号，然后点击“更新起始点”。

允许编辑未结发票

开启“编辑未结发票”选项。启用该设置后，具有 超级管理员 权限或 发票编辑权限 的用户，均可编辑未结发票上的任何字段。 

无需启用此设置，用户即可 编辑发票草稿。了解有关 编辑已结案发票。

要启用此设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“发票管理”下，选中“允许编辑未结发票”复选框。
5. 点击“保存”。

允许编辑已付款发票

启用“编辑已付款发票”选项。您可以选择允许用户进行不改变发票总额的编辑，或允许在付款后对发票总额、税费或明细行进行财务性编辑。启用此设置后，具有 超级管理员 权限或 发票编辑权限 的用户均可编辑已付款发票。

无需开启此设置，用户即可 编辑发票草稿。了解有关 编辑已结案发票。

要启用此设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“发票管理”下，选择一个选项：
   • 允许对已付款发票进行非财务编辑：启用此设置后，用户可以编辑不会改变发票总额的字段。例如，联系人及公司详细信息、采购订单号和备注。
   • 允许对已付款发票进行财务编辑（可能会影响报表）：启用此设置后，除了可以编辑不会改变发票总额的字段外，用户还可以编辑会改变已付款发票的总额、税费或明细行的字段。当用户更新并确认更改时，发票总额、应付余额和发票状态将随之更新以反映所做的更改。了解有关编辑已最终确认发票的更多信息。
5. 点击“保存”。

允许删除发票

允许删除未与信用备忘录、付款或订阅关联的发票。当此设置关闭时，草稿发票可以被删除。发票删除操作不可逆，无法撤销。

要启用该设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“发票管理”下，勾选“允许删除发票”复选框。
5. 点击“保存”。 

设置账单联系人关联

在将商机和报价单转换为发票时，自动关联公司的账单联系人。要启用此设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“账单联系人关联”下，选中“对所有发票使用公司的账单联系人关联”复选框 。
5. 点击“保存”。

设置用于发送发票的默认电子邮件地址

设置发票邮件的默认发件人邮箱。默认邮箱可以是团队邮箱或个人邮箱。如果未设置默认邮箱，发票将从用户发送发票时选择的个人或团队邮箱发送。

设置默认发件邮箱：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。

3. 在“电子邮件设置”下，点击“默认发件人地址”下拉菜单，然后选择您希望用作默认地址的电子邮件地址。
4. 如果您希望允许用户从其个人电子邮件地址或他们有权访问的其他团队电子邮件地址手动发送发票，请选中“允许从其他电子邮件地址发送”复选框。
5. 点击“保存”。

针对付款自动生成发票

选择是否针对支付链接或旧版报价的一次性付款自动生成发票。此设置默认开启。

若要关闭针对支付链接和旧版报价单的自动开票功能：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自动化”选项卡。
5. 取消勾选“一次性付款”复选框 ，以关闭针对付款链接和报价单的自动发票生成功能，然后点击“保存”。
6. 取消勾选“自动订阅付款”复选框，以关闭针对订阅付款的自动发票生成功能，然后点击“保存”。对于到期的订阅付款，系统仍会生成发票。

向客户发送未结发票的付款提醒

配置发票电子邮件提醒，以通知存在未结发票的买家。提醒可安排在到期日前、到期日当天及到期日后发送，且最多可添加十个联系人（“收件人”字段中1个联系人，“抄送”字段中9个联系人）。提醒邮件将按以下方式发送给发票联系人：

• 收件人：按姓、名、电子邮箱地址字母顺序排序的第一个联系人。

• 抄送（CC）字段：所有剩余且带有电子邮件地址的关联联系人。

请注意：必须先创建发票，系统才会发送提醒。例如，如果提醒设置为在发票到期日前 2 天发送，则该发票必须处于“未结”状态，提醒才会发送。在此情况下，对于设置为在未来某一日期自动生成的发票（例如由订阅生成的发票），系统不会发送提醒，因为该发票要等到订阅日期才会生成。

要开启电子邮件提醒：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自动化”选项卡。
5. 在“模板化自动化”下，打开“向客户发送未结发票付款提醒”开关。除非在发票设置中已设置默认发件人地址，否则邮件将由noreply@hubspot.com 发送。 
6. 默认情况下，“提醒计划”包含三次提醒（到期日当天、到期日后七天以及到期日后十四天）。若要编辑提醒：
   
   • 点击“提醒”下拉菜单，选择“到期日”选项。
   • 如果选择“到期日后X天”或“到期日前X天”，请在到期日选项旁输入天数。
7. 点击“+ 添加提醒”以添加另一个提醒。
8. 点击delete ”以删除提醒。
9. 点击“提醒发送时间”下拉菜单，选择提醒邮件的发送时间。
10. 点击“预览邮件”以查看邮件发送后的显示效果。
11. 设置好自动化选项后，点击“保存”。

后续步骤

设置好 HubSpot 发票工具后，请了解如何：

• 自定义发票预设，以创建不同的发票配置，供生成发票时使用。
• 进一步了解“互联 CPQ、计费和支付”测试版如何自动生成发票。
• 了解如何从头开始创建发票。
• 了解如何管理发票，包括发送、编辑、跟踪和导出。
• 了解如何创建序列 （销售 Hub 和 Service Hub 仅限“专业版”和“企业版”）以及基于发票的工作流 （ 仅限 “专业版”和“企业版” ），以实现发票流程的自动化。
• 了解如何使用收入分析套件来衡量发票数据和绩效。