设置 HubSpot 发票工具

使用 HubSpot 发票，您可以直接从 HubSpot 发送发票，跟踪应收账款，并使用HubSpot 付款或Stripe 付款处理获得付款。使用发票，买家将拥有与付款链接和报价类似的结账流程，而订阅则可以自动或手动发送发票和收款。

与付款链接和报价不同，发票可跟踪到期日、余额，并可在付款处理器之外标记为已付款。发票还包含发票号码，一些买家在要求付款时可能需要发票号码。

下面，学习如何设置发票，开始收款。

配置普通发票设置

要开始使用，请配置以下发票设置：

1. 设置发票权限： 要控制哪些 HubSpot 用户有权查看、创建和编辑发票，请学习如何编辑现有用户的用户权限，或如何在添加新用户时设置权限。
   
   

   请注意：2023 年 2 月 9 日之前创建的 HubSpot 用户默认拥有查看和编辑发票的权限。在该日期之后创建的用户默认情况下没有发票权限。

2. 为您的 HubSpot 品牌工具包添加徽标和品牌颜色：发票将自动使用HubSpot 品牌默认设置中设置的徽标和颜色。更新徽标和颜色不会更新现有的最终发票，只会更新当前起草的发票和更新后创建的发票。
3. 设置默认付款选项：您可以选择在付款设置中设置发票默认接受的付款方式。您也可以在创建发票时在每张发票上对此进行自定义。
4. 将您的域名连接到 HubSpot：默认情况下，发票托管在与您的账户相连的主域名上。创建发票时，您也可以从任何已连接的域中进行选择。如果您尚未连接域名，或希望连接一个单独的子域来托管发票（例如，billing.website.com），请了解如何将域名连接到 HubSpot。

设置

自定义发票前缀和起始号码

为确保 HubSpot 发票号码不与账户系统中的发票号码重叠，HubSpot 发票默认前缀为INV，起始号码为1001。你可以在发票设置中自定义前缀和起始号码。一旦发票最终确定并分配了编号（如INV-1002），该编号就不能更改或重复使用。

请注意：在自定义发票前缀和起始号码之前，请咨询您的会计团队，以确保与当前系统兼容。

自定义发票前缀和起始号码：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 默认情况下，发票以INV 开头。要更改前缀，请在 "设置"选项卡上单击 "编辑前缀"。在对话框中输入新前缀，然后单击保存前缀。前缀最多为 8 个字符。
4. 默认情况下，发票起始号码为1001。要更改，请单击更新发票号码起点。在对话框中输入新的起点编号，然后单击更新起点。

打开编辑未结发票的功能

打开编辑已定稿、未付款和未结状态发票的选项。如果允许用户编辑草稿 状态的发票，则无需打开此设置。

要访问该设置

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在发票管理下，选择允许发票编辑复选框。
4. 单击保存。

打开删除未付款发票的功能

打开删除已定稿但未付款发票的选项。草稿发票可以在 没有此设置的情况下删除。

发票删除是永久性的，无法撤销。

请注意：发票号码将继续从最后创建的发票开始按顺序递增（即使该发票或任何其他发票已被删除）。因此，删除发票可能会造成发票编号的永久性空白。只有删除所有发票才能重置编号。但请记住，已付款的发票是不能删除的。您应咨询您的会计团队，以确保与您当前的系统兼容。

访问设置

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在发票管理下，选择允许删除发票复选框。
4. 单击保存。

设置账单联系人关联

打开该选项可自动设置为转换为发票的任何交易和报价指定的开票联系人。访问该设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在账单联系人关联下，选择对所有发票使用公司账单联系人关联 复选框。
4. 单击保存。

设置发送发票的默认电子邮件地址

打开选项以设置发票将通过电子邮件发送的默认电子邮件地址。默认电子邮件地址可以是团队电子邮件地址或个人电子邮件地址。如果没有设置默认电子邮件地址，发票将从用户发送发票时选择的个人或团队电子邮件地址发送。

设置默认电子邮件地址：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。

3. 在"电子邮件设置"下，单击 "默认地址"下拉菜单，然后选择要用作默认地址的电子邮件地址。
4. 如果要允许用户从个人电子邮件地址或他们可以访问的其他团队电子邮件地址手动发送发票，请选择允许从其他电子邮件地址发送复选框。
5. 单击保存。

自定义

您的账户中会自动设置发票的默认预设值，该值可以编辑。您可以设置其他自定义发票预设，并根据预设配置收集的信息。

自定义预设可以让你在创建发票时选择不同的发票配置。例如，您可以有一个默认的发票预设，使用您账户中的主要公司地址，然后您可以设置不同的预设，使用不同的公司地址；如果您向不同地区销售，可以设置不同税号的预设；或者在不同的预设上设置不同的自定义属性，供您的卖家使用。

可以在预设中编辑以下发票元素：

• 发票标题。
• 自定义属性。
• 您的公司信息。
• 净付款条件。
• 默认备注。
• 税号
• 订购发票账单期。

请注意：自动生成的发票（例如，从订阅中创建的定期发票）将使用默认预设，不能设置为使用其他预设。

创建预设

创建新预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，单击自定义选项卡。
4. 单击创建预设。

5. 输入预设名称，然后单击创建。创建后，您可以更新预设的元素。

更新默认预设或自定义预设

你可以更新你的预设或发票设置中的默认预设。随时单击预览 选项卡，查看更改的实时预览。

更新默认预设或自定义预设：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，单击自定义选项卡。
4. 在当前视图下拉菜单中，选择要编辑的预设 。例如，选择 "默认"编辑默认预设。
5. 确保已选择内容选项卡。

6. 选择使用自定义文档标题复选框，为发票预设设置自定义标题。这将显示在模板发票的标题中。

请注意：不能更新默认预设的地址。它将使用你在账户设置中的 " 账户默认设置 "中设置的主要公司地址。如果需要使用不同的地址，请创建新的预设。

7. 您最多可以选择四个 自定义属性 显示在买家发票上。 要设置哪些自定义属性将在发票预设上显示，请在自定义字段下单击设置默认自定义字段：
   • 在右面板中，单击add 添加自定义字段。
     • 你可以从列表中选择现有的自定义发票属性，搜索你想使用的自定义属性，或者单击创建新发票属性 externalLink 来设置新的自定义发票属性。

• • • 要添加其他字段，请单击add 添加自定义字段，然后选择另一个发票属性。 您最多可以添加四个自定义发票属性。
    • 添加后，您可以单击属性 下拉菜单将其更改为其他属性。
    • 添加属性时，预览 部分会显示实时预览。
    • 要删除属性，请单击delete 删除图标。
    • 完成后，单击保存。

请注意：自定义属性不会添加到订阅创建的周期性发票中。

• • 要允许用户在使用此预设创建发票时编辑属性，请选择 "允许用户覆盖默认自定义字段"复选框，然后单击 "保存"。

• • 打开此设置后创建的新发票将默认显示这些属性。如果属性不包含值，则不会显示在买家的发票上。

请注意：如果删除了自定义属性，则使用包含自定义属性预设的草稿发票和未来发票中的字段将被删除。使用该预设的发票在删除前定稿，仍将包含自定义属性。

8. 在发票默认值下，您可以查看公司信息并设置净付款条件默认值：
   • 单击展开 "公司信息"部分，查看公司信息。编辑默认模板时，公司信息不能更改，并使用账户设置中的公司信息。如果希望使用不同公司信息的发票模板，请创建自定义预设。
     • 在提供的字段中输入公司信息。
     • 单击保存。
   • 单击展开净付款条件部分，查看净付款条件设置。
     • 在提供的字段中，设置可在发票上选择的净付款条件（天数）。
     • 单击+ 添加另一个净额 ，以添加额外的净付款期限。
     • 单击净付款期限旁边的delete 删除。
     • 单击默认净付款期限下拉菜单，选择创建发票时设置的默认净付款期限。如果更改此选项，新的净付款期限将被设置为更改设置后创建发票的默认值。
     • 单击保存。
9. 发票底部将显示 备注 字段。可用于为买方添加更多有关付款条件、法律信息或其他重要信息。为所选预设添加默认备注：

• • 在备注下，在提供的字段中添加备注。使用格式工具栏设置文本格式、添加链接或使用片段。
  • 单击保存。

请注意： 添加的注释将显示在确认此设置后创建的任何新发票上，而不会更新现有发票，即使它们当前处于草稿中。

10. 您可以选择在发票抬头添加最多三个税号。在账户中添加税号不会更新使用此预设的现有定稿或草拟发票，只会更新使用此预设的新创建发票。
11. 要在发票预设中添加税号，请执行以下操作
    • 在向发票添加税号下，单击添加税号。
    • 单击税号类型下拉菜单，然后选择一种类型。
    • 在税号字段中输入您的税号。
    • 如果需要添加第二个或第三个税号，请重复上述步骤。
    • 单击税号旁边的delete 删除该税号。
    • 单击保存。
      
      
12. 清除 包括发票货币和销售税通知 复选框，以隐藏发票上的货币和销售税通知。
    
    
    
13. 在 "订阅发票"下，清除 " 在订阅发票和电子邮件上显示账单期" 复选框，以隐藏发票上的订阅账单期。

重命名预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，单击自定义选项卡。
4. 单击当前视图下拉菜单并选择预设。
5. 在当前视图下拉菜单旁边，单击操作，然后选择重命名预设。
6. 输入预设的新 名称，然后单击保存。

请注意： 默认预设不能重命名。

删除预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 单击自定义选项卡。
4. 单击当前视图下拉菜单并选择预设。
5. 在当前视图下拉菜单旁边，单击操作，然后选择删除预设。
6. 单击删除预设确认。任何使用此预设的草稿发票都需要选择新的预设。

请注意：不能删除默认预设。

自动化

自动为付款链接和报价或订阅付款创建发票

选择是否从报价或付款链接的一次性付款或订阅付款中自动生成发票。此设置默认为打开。

请注意：自动生成的发票将使用默认 预设，不能设置为使用其他预设。

要关闭付款链接和报价付款或订阅付款的自动发票：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，单击自动化选项卡。
4. 清除一次性付款 复选框，关闭为付款链接和报价上的付款自动创建发票，然后单击保存。
5. 清除自动订阅付款 复选框可关闭为订阅付款自动创建发票，然后单击保存。

向客户发送未结发票付款提醒

自动电子邮件提醒可让您设置向有未结发票的买家发送电子邮件提醒。提醒可安排在到期日之前、当日或之后发送。

打开电子邮件提醒：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。 本地导航设置
2. 在左侧边栏菜单中，导航至对象>发票。
3. 在顶部，单击自动化选项卡。
4. 在"模板自动化 "下，切换 "向客户发送催款通知以支付未结发票"开关。除非在发票设置中设置了默认发件人地址，否则电子邮件将从noreply@hubspot.com 发送。
5. 默认情况下，提醒计划将有三个提醒（到期日、到期日后七天和到期日后十四天）。要编辑提醒：
   
   • 单击提醒下拉菜单并选择到期日 选项。
   • 如果选择到期日后几天或到期日前几天，请输入到期日选项旁边的天数。
6. 单击+ 添加提醒可添加另一个提醒。
7. 单击delete 删除提醒。
8. 单击提醒发送时间框，选择提醒电子邮件的发送时间。
9. 单击预览电子邮件，查看电子邮件发送时的样子。
10. 设置好自动化选项后，单击保存。

下一步

设置好 HubSpot 发票工具后，学习如何：

• 创建发票。
• 管理发票。
• 创建序列 （仅限销售 集线器和 服务集线器 专业版和企业版）和基于发票的工作流 （仅限专业版和企业版 ），使发票流程自动化。
• 使用 HubSpot 的自定义报告生成器创建自定义报告（仅限专业版和企业版）。