Crea report sulle vendite nella suite di analisi delle vendite

Utilizza i report di analisi delle vendite per monitorare le prestazioni del tuo team di vendita e ottenere informazioni dettagliate sullo stato attuale della tua pipeline di vendita. Personalizza i report predefiniti che offrono una panoramica completa sui progressi del tuo team e sui risultati di vendita previsti. 

Una volta personalizzato un report, puoi salvarlo o aggiungerlo a una dashboard.

Visualizza, seleziona e salva un report di vendita

Per salvare un report di vendita:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Creazione di rapporti > Rapporti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, fai clic su Vendite.
   • Seleziona una Risposta rapida per accedere al report più pertinente che risponde alle tue domande.
     
     
     
   • Per visualizzare tutti i report relativi a un'area tematica, nel pannello laterale sinistro, fai clic sull 'argomento che desideri analizzare.
3. Seleziona il report su cui desideri lavorare. Scopri di più su questi report qui sotto.
4. Nel pannello centrale viene visualizzata un'anteprima del report. 
5. Per i report compatibili, clicca sul pulsante"Nel tempo / Totali " per modificare la visualizzazione e mostrare un grafico a barre o un grafico a colonne suddiviso per periodo di tempo.
6. Per ulteriori informazioni sul tipo di report selezionato, compresa la descrizione e le proprietà utilizzate, accedi alla scheda Informazioni su questo report nel pannello di destra.
7. Per filtrare i dati, utilizzare i menu a discesa nella scheda "Filtri " nel pannello di destra. Le opzioni variano a seconda del report selezionato, ma includono:
   • Intervallo di date: filtra i record compresi in questo intervallo di date, in base ai valori delle loro proprietà. Viene indicata la proprietà di data utilizzata.
   • Raggruppa per: segmenta i record in base ai loro proprietari o ai team di appartenenza dei proprietari.
   • Seleziona rappresentanti: filtra i record in base ai loro proprietari.
   • Seleziona team: filtrai record in base ai team dei proprietari.
   • Pipeline: filtra i record in base alla loro pipeline delle trattative.
8. Per aggiungere ulteriori filtri al report, fare clic add Aggiungi filtro e selezionare i criteri di filtro desiderati.

9. Per condividere il report personalizzato con altri utenti, clicca sul menu a tendina "Azioni" nel pannello centrale e seleziona "Copia URL del report". Puoi condividere questo report con tutti gli utenti che hanno accesso ai report di vendita.
10. Una volta personalizzato il report, clicca su " Salva report" per salvarlo nell’elenco deituoi reporto aggiungerlo a una dashboard.
11. Scopri come esportare un report.

Tipi di report di vendita

Attività e lead

• Esiti delle chiamate: questo report mostra le chiamate effettuate e i relativi esiti dei tuoi utenti o dei tuoi team.
• Chat: questo report mostra il numero di conversazioni in chat effettuate per utente o team tramite la chat live o Facebook Messenger.
• Attività completate: questo report mostra le attività completate dai tuoi utenti. Le attività includono chiamate, riunioni, attività, e-mail e note. Le riunioni e le attività non contrassegnate come completate saranno escluse dal report.

Nota: quando si filtrano le attività per data,le attività vengono incluse in base alla loro data di scadenza e non alla data di creazione o di completamento.

• Tassi di email: questo report tiene traccia del tasso di apertura, del tasso di clic e del tasso di risposta per le email individuali. Queste metriche indicano l’efficacia del tuo team di vendita e forniscono approfondimenti su come migliorare la tua reputazione di mittente.
• Funnel dei lead: questoreport tiene traccia del tempo che intercorre dal contatto iniziale alla conversione dell’affare. Può essere utilizzato per analizzare i tassi di conversione dei lead al fine di ottimizzare le strategie di lead nurturing. Utilizza la scheda “Lead” per monitorare come il tuo team sta gestendo l’avanzamento e la conversione dei propri lead. Utilizza la scheda “Percorso del lead” per visualizzare come i tuoi lead si muovono attraverso le varie fasi.
  1. Per personalizzare le fasi visualizzate nella scheda " Percorso dei lead ", vai alla scheda "Filtri " nel pannello di destra e fai clic sull’iconaedit matita accanto a "Fasi". 
     
     
     
  2. Nella finestra di dialogo, seleziona le caselle di controllo accanto alle fasi del ciclo di vita per includerle nel report. 
  3. Per modificare l’ordine delle fasi, clicca e trascina la fase in una nuova posizione.
  4. Per includere nel report "Percorso del lead" i record che non hanno attraversato tutte le fasi, seleziona la casella di controllo "Opzionale".
  5. Una volta terminata la modifica delle fasi, clicca su “Applica”.
     
     
     
• Tempo di risposta del lead: questoreport mostra l’intervallo di tempo che intercorre tra l’assegnazione di un contatto a un utente e il momento in cui l’utente ha interagito con il contatto. Ciò include l’invio di un’e-mail, l’effettuazione di una chiamata, l’utilizzo della chat, la marcatura di un’attività come in corso o completata e l’ora di inizio di una riunione. Se un contatto viene riassegnato a un nuovo utente, questo tempo verrà azzerato. Verrà quindi conteggiato il tempo trascorso dal momento in cui il contatto è stato assegnato al nuovo utente e fino al momento in cui il nuovo utente ha interagito con il contatto. Le proprietà disponibili includono:
  • Data del primo contatto: la data in cui l’attuale responsabile del contatto ha interagito per la prima volta con il contatto.
  • Tipo di primo coinvolgimento: il tipo di oggetto del primo coinvolgimento dell’attuale responsabile del contatto con il contatto stesso.
  • Descrizione del primo contatto: una descrizione del primo contatto effettuato dall’attuale responsabile del contatto con il contatto stesso.
  • Tempo di risposta del lead: tempo impiegato dall’attuale responsabile per effettuare il primo coinvolgimento di qualificazione (ms).
  • ID del primo coinvolgimento: l’ID dell’oggetto relativo al primo coinvolgimento del proprietario attuale del contatto con il contatto stesso.
• Risultati degli incontri: questoreport mostra il numero di incontri per risultato.
• Attività di prospezione: si tratta di una raccolta di report sulle attività di vendita. Utilizza le schede in alto per visualizzare i dati relativi alle prestazioni e all’efficienza di sequenze, incontri, chiamate e attività. 
• Attività completate: questo report mostra il numero di attività create, suddivise in base allo stato dell’attività (ad es. Non avviata o Completata) e all’utente o al team.
• Attività del team: questo report mostra le metriche relative all’attività del team durante la creazione delle pipeline. Le metriche includono:
  
  • Lead:
    • Numero di lead registrati
    • Lead aperti
    • Tempo medio per il primo contatto
    • Tempo medio per fissare un incontro
    • Numero medio di contatti per lead
  • Incontri:
    • Numero di incontri fissati
    • Tasso di completamento degli incontri
  • Chiamate:
    • Chiamate effettuate
    • Chiamate collegate
  • E-mail:
    • Email consegnate
    • Tasso di apertura
    • Tasso di clic
• Cronologia delle attività del team: questo report mostra in ordine cronologico le attività svolte dal tuo team. Le attività includono le attività assegnate, le e-mail, le riunioni e le chiamate registrate.

Opportunità

• Valore medio delle trattative: questo report mostra l’importo medio delle trattative per ogni responsabile o team.
  • Nuove: le trattative create nel periodo di riferimento del report.
  • Nessuna variazione: trattative che non hanno subito variazioni durante il periodo di riferimento del report.
  • Importo diminuito: operazioni in cui l’importo è diminuito durante il periodo di riferimento del report.
  • Importo aumentato: operazioni in cui l’importo è aumentato durante 
    periodo di riferimento.
  • Fase avanzata: opportunità che sono passate a una nuova fase della pipeline con una probabilità più elevata durante il periodo di riferimento.
  • Fase arretrata: trattative che sono passate a una nuova fase della pipeline con una probabilità inferiore durante il periodo di riferimento.
  • Previsione avanzata: operazioni in cui la categoria di previsione è stata avanzata durante il periodo di riferimento del report.
  • Previsione spostata indietro: operazioni in cui la categoria di previsione è stata spostata indietro durante il periodo di riferimento del report.
  • Data di chiusura posticipata: operazioni per le quali la data di chiusura rientrava nel periodo di riferimento del report, ma è stata successivamente posticipata oltre tale periodo e tale modifica è avvenuta durante il periodo di riferimento del report.
  • Data di chiusura anticipata: operazioni la cui data di chiusura era al di fuori del periodo di riferimento, ma che sono state poi anticipate all’interno di tale periodo e tale modifica è avvenuta durante il periodo di riferimento.Cronologia delle modifiche alle operazioni: questo report mostra le modifiche apportate alle fasi, agli importi e alle date di chiusura delle operazioni. Mostra inoltre le operazioni che sono state create. È possibile utilizzare questo report per esaminare le operazioni che rientrano nel periodo di riferimento della data di chiusura e visualizzare le modifiche alle operazioni avvenute durante il periodo di riferimento.
• Opportunità create: questo report mostra il numero di opportunità create per utente o per team.
• Imbuto delle trattative: i report sull’imbuto delle trattative mostrano il numero di trattative nelle fasi della pipeline selezionata. Ciò include il numero di salti, ovvero quando una trattativa non segue la cronologia tipica delle fasi, i tassi di conversione e il tempo trascorso in ciascuna fase della trattativa.
  • Nella scheda Fasi dell’opportunità, è possibile visualizzare un report delle opportunità che hanno attraversato una qualsiasi delle fasi della pipeline, indipendentemente dal fatto che abbiano seguito o meno l’ordine delle fasi. È inoltre possibile visualizzare il numero di salti e le conversioni cumulative.
  • Gli utentidi Sales HubEnterprise possono personalizzare ulteriormente il report facendo clic su Azioni > Personalizza.

• Motivi di perdita delle trattative: questo report mostra il numero di trattative in una fase "Chiusa-persa" e il rispettivo valore nella proprietà " Motivo di chiusura persa " di ciascuna trattativa, per responsabile della trattativa o per team.
• Cascata della pipeline delle trattative: variazioni del fatturato nella pipeline delle trattative tra due periodi di tempo, classificate in base all’importo della trattativa e alla data di chiusura. Quando si tiene conto della data di chiusura di una trattativa, il report utilizza la data in cui la trattativa è stata spostata in una fase della pipeline “vinta/persa”, oppure la proprietà " Data di chiusura " se l’opportunità si trova in una fase aperta e ladata di chiusura è futura. Le opportunità verranno inserite in una delle seguenti categorie:
  • Create: l’importo totale delle trattative create durante il periodo di variazione della pipeline.
  • Spostate: l’importo totale delle trattative che sono state spostate dal periodo di data di chiusura selezionato a un altro periodo di data di chiusura. Una trattativa apparirà in questa categoria anche se la sua data di chiusura rientra nell’intervallo di date del report e non è stata spostata in una fase chiusa entro la fine di tale intervallo.
  • Trasferite in entrata: l’importo totale delle trattative che sono state spostate da un altro periodo di chiusura al periodo di chiusura selezionato.
  • Diminuito: la diminuzione netta degli importi delle trattative nel periodo di chiusura selezionato.
  • Aumentato: l’incremento netto degli importi relativi alle trattative nel periodo di chiusura selezionato
  • Persi: l’importo totale delle trattative perse durante il periodo di chiusura selezionato.
  • Conquistate: l’importo totale delle trattative conquistate durante il periodo di chiusura selezionato
• Tasso di spostamento delle trattative: questo report mostra il numero di trattative la cui data di chiusura è stata modificata per responsabile, team o fase della trattativa. Affinché una trattativa compaia nella sezione «Data di chiusura spostata», è necessario che la sua data di chiusura sia stata spostata dall’interno dell’intervallo di tempo selezionato all’esterno di tale intervallo. Questodato non èlo stesso deidati relativi alla «Data di chiusura spostata»visibili nel report «Cronologia delle modifiche alle trattative»;il tasso di spostamento delle trattative siconcentra esclusivamente sulla data di chiusura.
• Velocità delle trattative: questo report mostra il numero medio di giorni necessari per la chiusura delle trattative per utente o team. Le trattative prese in considerazione sono quelle con date di chiusura comprese nell’intervallo di date selezionato.
• Affari vinti e persi: il report mostra il numero di affari vinti e persi per utente o team.
• Velocità delle vendite: questo report mostra quanto tempo occorre per chiudere e aggiudicarsi le trattative. Visualizza la percentuale di trattative che si trasformano in trattative chiuse e aggiudicate, nonché l’importo medio delle tue trattative.
• Tempo trascorso in una fase della trattativa: questo report mostra il tempo medio che le trattative trascorrono in una fase, raggruppate per rappresentante o team. Nel report sono incluse solo le trattative che presentano un valore per la data di chiusura nell’intervallo di date selezionato e che si trovano nella pipeline selezionata.

Previsioni e ricavi

• Ricavi delle trattative per fonte: questo report mostra l’importo totale delle trattative per responsabile o team, suddiviso in base alla fonte originale della trattativa. 
• Categoria di previsione: il fatturato previsto delle tue trattative per categoria di previsione, calcolato in base all’importo della trattativa.
  • Nel grafico apparirà un punto blu che indica l’importo previsto, basato sulle previsioni inserite manualmente nello strumento di previsione. È possibile passare il mouse sul punto per visualizzare l’importo previsto manualmente per l’intervallo di tempo del report. Quando non sono state inserite previsioni per l’intervallo di tempo del report, il valore sarà 0.

• Istantanee storiche:
  • Questo report mostra il numero di operazioni in determinati momenti nel tempo per categoria (ad es. fase dell'operazione, importo), a seconda della scheda selezionata.
  • Per suddividere questo report per fase della trattativa, importo o categoria di previsione, clicca sul menu a tendina “Suddividi per” nella scheda “Filtri” nel pannello di destra.

• Raggiungimento della quota: questo report mostra il fatturato totale chiuso sulle trattative dai tuoi rappresentanti rispetto agli obiettivi loro assegnati.
  • Questo report mostra il fatturato totale chiuso sulle trattative dai tuoi rappresentanti rispetto agli obiettivi loro assegnati.

• • Per visualizzare i progressi incrementali o totali rispetto agli obiettivi nel corso del tempo, vai alla sezione scheda "Filtri" nel pannello di destra e fare clic sull’opzione "Raggruppa per" . Seleziona Data di chiusura, quindi fare clic su Confronta con e scegli come visualizzare l’obiettivo.
• Categoria di previsione ponderata: il fatturato previsto delle tue trattative per categoria di previsione, calcolato utilizzando l’importo ponderato di ciascuna trattativa. Scopri come configurare i pesi delle previsioni nelle impostazioni di previsione. 
• Previsione ponderata della pipeline: per ogni trattativa nell’intervallo di date selezionato, HubSpot prende il valore della proprietà “Importo” e lo moltiplica per la probabilità associata alla fase in cui si trova la trattativa. HubSpot somma questi valori per addetto alle vendite o per team, in base alla selezione effettuata nel menu a tendina “Raggruppa per ”.

Esempio di report: Punteggio di rischio delle trattative

Questo report mostra il punteggio di rischio calcolato per le trattative. Può essere utile se si desidera capire quali trattative sono maggiormente a rischio, in modo da poter guidare al meglio il proprio team e riferire alla dirigenza.

Per prima cosa, è necessario creare un set di dati:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Set di dati.
2. Fai clic suCrea set di dati.
3. Nella sezione "Origini dati HubSpot", clicca su"Opportunità". Aggiungi altri oggetti come "Aziende" o "Attività " se i tuoi fattori di rischio dipendono da essi.
4. Fai clic su "Continua".
5. Nel pannello di destra, clicca sulla scheda "Colonne ".
6. Fai clic su + Crea nuova colonna.
7. Fai clic per espandere "Formule". Quindi, seleziona "Crea formula personalizzata (Avanzato)". 
   
8. Creerai diverse proprietà calcolate all’interno del set di dati che fungeranno da componenti del tuo punteggio di rischio finale. Dopo aver creato una formula personalizzata, devi cliccaresu “Salva ” prima di poterne creare una nuova:
   • Giorni di rischio dell’operazione: questa formula calcola il numero di giorni trascorsi tra la data di creazione dell’operazione e oggi, se lo stato dell’operazione non è “Chiusa con esito positivo” o “Chiusa con esito negativo”. In caso contrario, il punteggio è 0:
     

IF(

[DEAL.dealstage] != "closedwon" AND [DEAL.dealstage] != "closedlost",

DATEDIFF("DAY", [DEAL.createdate], NOW()),

0

)

• • Punteggio "14 giorni senza attività": questa formula calcola che, se il tempo trascorso dall'ultimo aggiornamento della nota (o dalla data dell'ultima attività) è superiore a 14 giorni, verranno aggiunti 10 punti di rischio.

IF(

DATEDIFF("DAY", [DEAL.notes_last_updated], NOW()) > 14,

10,

0

)

• • Punteggio "Numero di rinvii": questa formula calcola che, se la data di chiusura è stata rinviata tre o più volte, verranno aggiunti 20 punti di rischio.
    

IF( [DEAL.deal_push_count] >= 3,

20,

0

)

• • Punteggio di rischio ponderato: questa formula combina i fattori di rischio utilizzando una ponderazione per creare un punteggio finale consolidato.

[Deal Age Days at Risk] * 0.1 + [14 Days Without Activity Score] * 2 + [Push Count Score] * 1

9. Controlla il tuo set di dati. Quindi, fai clic sul menu a discesa“Usa in ” e seleziona“Report”.
10. Digita ilnome del set di dati e una descrizione, quindi fai clic suSalva.
11. Si aprirà il generatore di report personalizzati, che ti consentirà di creare un report che visualizza lasomma del punteggio di rischio nel tempo, suddivisa per trimestre.
    1. Tipo di grafico: seleziona un grafico a barre.
    2. Asse X: trascina " Data di chiusura " dalle proprietà delle "Operazioni". Imposta la frequenza su "Trimestrale".
    3. Asse Y: trascina il campo calcolato " Punteggio di rischio ponderato" dal set di dati. Assicurati che l'aggregazione sia impostata su"Somma" per calcolare il valore di rischio totale di tutte le trattative concluse in quel trimestre.
    4. Ripartizione per: trascina nuovamente " Data di chiusura " e imposta la frequenza su " Trimestrale". In questo modo le barre trimestrali verranno sovrapposte.
12. Aggiungi dei filtri al tuo report. Ecco alcuni esempi di come puoi filtrare il report:
    1. Fase dell’affare: filtra per includere solo gli affari che sono"Aperti " (escludi quelli "Chiusi vinti/persi") se desideri che il report mostri il rischio attuale della pipeline.
    2. Data di chiusura: imposta la data di chiusura per filtrare in base all’orizzonte temporale pertinente (ad es. Da sempre, Quest’anno)
    3. Importo dell’affare: filtra gli affari al di sopra di una certa soglia (ad es. importo superiore a 3.000).
13. Fai clic su“Salva report ” in alto a destra.