클로징 대행업체 설정 및 이용 방법

HubSpot의 AI를기반으로 한 계약 체결 담당자를 생성하여, 관련 문서를 활용해 구매자의 견적 관련 질문에 답변하도록 합니다.

이 클로징 에이전트를 라이브 채팅 채널로 채팅 플로우에 할당하세요. 에이전트는 귀사가 제공한 지식을 바탕으로 견적에 대한 질문에 답변합니다. 구매 과정에 참여하는 누구나 견적을 확인하는 동안 에이전트에게 견적에 대해 문의할 수 있습니다.

클로징 에이전트는 검증 가능한 출처를 바탕으로 답변을 생성하거나, 구매자의 요청을 더 명확히 파악하기 위해 후속 질문을 합니다. 클로징 에이전트가 사람의 도움이 필요하다고 판단하면, 인계 규칙에 따라 대화를 견적서 담당자나 지정된 팀으로 재할당합니다. 

시작하기 전에

클로징 에이전트 사용을 시작하기 전에 다음 고려 사항과 모범 사례를 숙지하시기 바랍니다.

제한 사항 및 고려 사항 이해

• 마감 담당자는 견적서의 언어로 응답합니다.

• 입력 내용에 민감한 정보를 포함하지 마십시오. 마감 대행사는 인공지능을 사용하여 응답을 생성하므로 오류가 포함될 수 있습니다.

모범 사례

클로징 에이전트를 사용할 때는 다음과 같은 콘텐츠 출처를 활용하십시오.

• 사용자의 일반적인 문의 사항과 포괄적인 정보를 포함하고, 정기적으로 업데이트되어야 합니다. 예를 들어, FAQ 및 지식 기반 문서가 있습니다.
• 명확한 제목과 소제목을 사용하여 콘텐츠를 섹션별로 구성하십시오.
• 가독성을 높이기 위해 글머리 기호와 목록을 포함하세요.
• 간결한 언어를 사용하고 지나치게 복잡한 문장은 피하십시오.
• 사용자가 자주 검색할 법한 일반적인 검색어를 포함하십시오.

• 일반적인 검색 구문의 다양한 변형을 사용하여 응답의 정확도를 높이고 더 많은 사용자 검색어를 포괄하십시오.

참고: 이 도구를 사용함으로써 귀하는 OpenAI의사용 정책,콘텐츠 정책 및공유 및 게시 정책을 준수하는 데 동의하는 것으로간주됩니다. HubSpot의 AI 기능이 데이터를 활용하는 방식에 대해 자세히 알아보세요.

클로징 에이전트 생성 및 활성화

견적서에 사용할 클로징 에이전트를 설정하고 활성화하세요.

클로징 에이전트 생성

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 에이전트 > 에이전트 마켓플레이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 에이전트 > 에이전트 마켓플레이스로 이동하세요.
2. 검색창에‘클로징 에이전트’를 입력하세요.
3. '클로징 에이전트'를 클릭하세요.
   
   
4. '중개인 추가'를 클릭하세요.
5. '에이전트 생성'을 클릭합니다.
6. '에이전트 이름' 필드에 에이전트이름을 입력하세요. 이 이름은 실시간 채팅 창에 표시됩니다.
7. '다음'을 클릭하십시오.
8. 상담원이 질문에 답변할 수 없는 경우 사용자를 연결할 인박스 (handoff inbox )를 선택하십시오. 사용자는 선택한 인박스를 통해 응답을 관리할 수 있습니다. 
   • 기존 수신함을 사용하려면‘기존 수신함 선택’을 클릭하십시오.‘수신함 선택’ 드롭다운 메뉴를 클릭하고 수신함을 선택하십시오. 해당 수신함은 연중무휴 24시간 이용 가능해야 합니다.
   • 새 수신함을 생성하려면'새 채팅 수신함 생성'을 클릭하십시오.'수신함 이름' 필드에 수신함 이름을 입력하십시오. 
9. '다음'을 클릭합니다.
10. 지식 소스는 상담원이 사용자에게 답변하는 데 필요한 정보를 제공합니다. 최소한 하나의 지식 소스가 필요합니다.
    • '파일 추가'를 클릭합니다.
    • 파일 추가 방법을 선택하세요:
      • 오른쪽 패널에서 검색 창을 사용하여 파일 도구로 이미 업로드된 파일을 검색합니다.파일을 클릭하여 선택한 다음, ‘파일 삽입’을 클릭하여 견적서에 추가합니다.
      • '최근 업데이트됨' 섹션에서 추가하려는 파일 옆의 확인란을 선택합니다.'모두 보기'를 클릭하여 모든 파일을 확인합니다.'파일 삽입'을 클릭하여 파일을 견적서에 추가합니다.
      • '업로드'를 클릭하여 기기에서 파일을 업로드합니다.'파일 삽입'을 클릭하여 파일을 견적서에 추가합니다.
11. '공개 URL 추가' 필드에 공개 소스(예: 웹사이트, 지식 기반 문서 또는 FAQ)의 URL을 입력하고'URL 추가'를 클릭합니다.
12. '상담원 생성'을 클릭합니다.

클로징 에이전트 활성화

대리인이 생성되면 견적서에 사용할 수 있도록 활성화하십시오.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. '에이전트 활성화'를 클릭합니다.
3. '마무리 담당자 활성화'를 클릭합니다.

클로징 에이전트 설정 편집

클로징 에이전트의 ID, 지식 소스, 인계 규칙 및 메시지 기본값을 편집하고 업데이트합니다.

에이전트 신원 정보 편집

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. 상단의 '관리' 탭을 클릭합니다.
3. '아바타'에서 현재아바타를 클릭하여 아바타 이미지를 변경하세요:

   • 오른쪽 패널에서 이미지 을 클릭하여 템플릿에 추가하세요.

   • URL에서 이미지를 추가하거나, Adobe Express 또는 Canva로 이미지를 디자인하려면‘업로드’ 버튼의 down do화살표를 클릭하고옵션을 선택하세요.
     
     

   • 기기에서 이미지를 추가하려면 '업로드'를 클릭하세요.

4. '상담원 이름' 필드에 상담원이름을 입력하세요. 
5. '저장'을 클릭하십시오.

지식 소스 보기, 추가 및 삭제

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. 상단에서 '관리 ' 탭을 클릭하십시오.
3. 왼쪽에서 ‘지식 소스’를 클릭합니다.
4. 기존 지식 소스가 표에 표시됩니다.
5. 표의 오른쪽 상단에서 ‘콘텐츠 추가’를 클릭하여 지식 소스를 더 추가하세요. 오른쪽 패널에서:
   • '지식 기반'을 클릭하여 지식 기반에서 콘텐츠를 추가합니다.
   • '파일'을 클릭하여 파일 도구에서 콘텐츠를 추가합니다.
     • 오른쪽 패널에서 검색 창을 사용하여 파일 도구로 이미 업로드된 파일을 검색하세요.파일을 찾으면 해당파일을 클릭하여 선택한 다음, ‘파일 삽입’을 클릭하여 견적서에 추가하세요.
     • '최근 업데이트됨' 섹션에서 추가하려는 파일 옆의 확인란을 선택합니다.'모두 보기'를 클릭하여 모든 파일을 확인합니다.'파일 삽입'을 클릭하여 파일을 견적서에 추가합니다.
     • '업로드'를 클릭하여 기기에서 파일을 업로드하세요.'파일 삽입'을 클릭하여 파일을 견적서에 추가하세요.
     • '공개 URL'을 클릭하여 공개 콘텐츠의 URL을 추가합니다.
       • '공개 URL 추가' 필드에 URL을 입력하세요.
       • 'URL 추가'를 클릭합니다.
6. 지식 소스를 삭제하려면:
   
   • 검색 창을 사용하여 콘텐츠를 검색하거나, 표의 오른쪽 상단에 있는 ‘모든 카테고리’ 드롭다운 메뉴를 클릭하여 카테고리를 선택하세요:
     • 파일
     • URL
     • 지식베이스 문서
   • 정보 출처 옆의 확인란을선택한 다음, 표 상단의'출처에서 제거'를 클릭하십시오.
     
     

인계 규칙 구성

에이전트가 사람의 도움이 필요하다고 판단하면, 견적 담당자나 귀하가 지정한 팀으로 업무를 인계합니다. 

이관 규칙을 구성하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. 상단에서‘관리 ’ 탭을 클릭합니다.
3. 왼쪽에서‘인계 규칙’을 클릭합니다.
4. 상담원이 인계할 대상을 설정하려면 '할당' 섹션에서'인계 대상 할당' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오.
   • 견적 소유자: 상담원이 인계를 견적 소유자에게 할당합니다. ‘사용 가능한 견적 소유자가 없는 경우, 특정 팀에 인계 할당’드롭다운 메뉴를 클릭하고 팀을 선택합니다.
   • 특정 팀: 상담원이인계 대상을 팀으로 지정합니다. 
     • '특정 팀' 아래의 드롭다운 메뉴 를 클릭합니다.
     • 팀을 선택하십시오.
5. 알림은 앱 내 및 이메일을 통해 담당자에게 전송됩니다. 다른 앱(예: Slack, Microsoft Teams)을 통해 알림을 보내려면 '알림'에서앱을 클릭하여 HubSpot에 연결하십시오. 
6. 견적 소유자나 팀이 이용 불가능할 때 방문자에게 표시될 메시지를 설정하려면, '구매자에게 보낼 메시지' 섹션에서:
   • '견적 담당자 또는 선택한 팀이 이용 가능한 경우 이 메시지 표시' 필드에, 견적 담당자나 팀이 이용 가능할 때 방문자에게 표시될 메시지를 입력하세요.
   • '모든 담당자가 이용 불가능한 경우 이 메시지를 표시' 필드에는 담당자가 이용 불가능할 때 방문자에게 표시될메시지를 입력하세요.
7. '저장'을 클릭합니다.

상담원 메시지 기본값 설정

에이전트의 환영 메시지, 첫 번째 조치 및 빠른 답장을 설정합니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. 상단에서'관리 ' 탭을 클릭합니다.
3. 왼쪽에서 '메시지 기본값'을 클릭합니다.
4. 상담원의 환영 메시지 및 첫 번째 조치 메시지를 설정하려면 ‘상담원 메시징’에서:
   • '환영' 필드에 상담원이 자신을 소개하기 위해 보내는메시지를 입력합니다.
   • '첫 번째 조치' 필드에는 상담원이 방문자에게 첫 번째 조치로 보내는메시지를 입력합니다(예: " 이 견적에 대한 질문에 답변해 드릴 수 있습니다. 무엇을 도와드릴까요?").
5.  방문자가 에이전트를 사용할 때 선택할 수 있는 빠른 답장을 설정하려면‘방문자 응답’ 섹션에서:
   • '빠른 답장 ' 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
   • 기존 빠른 답장을 사용하려면빠른 답장을 선택하세요.
   • 새로운 빠른 답장을 생성하려면빠른 답장 내용을 입력한 후‘생성’ 옵션을 클릭하세요.
6. '저장'을 클릭합니다.

마무리 담당자 비활성화

구매자가 견적서에서 마감 에이전트를 더 이상 사용하지 않도록 하려면, 에이전트 설정에서 해당 기능을 비활성화하십시오.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 매출 > 거래 성사 에이전트로 이동하세요.
2. 상단에서'관리 ' 탭을 클릭하십시오.
3. 왼쪽에서 '에이전트 활성화'를 클릭합니다.
4. '마감 담당자 비활성화'를 클릭합니다.

견적서에서 클로징 에이전트 사용

견적서를 작성할 때 마감 대행 서비스를 사용하는 방법을 알아보세요.

다음 단계

• 견적서 설정에 대해 자세히 알아보세요.
• 견적서 작성 및 발송에 대해 자세히 알아보세요.
• 견적 관리에 대해 자세히 알아보세요.