HubSpot-gebruikers toevoegen

Samenvatting

Om teamleden toegang te geven tot HubSpot, voeg je ze toe als gebruikers in een account. Bij het aanmaken van gebruikers voeg je hun e-mailadres toe, wijs je licenties toe en stel je machtigingen in om te bepalen tot welke tools en gegevens ze toegang hebben. Je kunt gebruikers aanmaken door ze handmatig toe te voegen, via een integratie te importeren of vanuit een .csv-bestand te importeren.

Als je iemand geen toegang meer wilt geven, lees dan hoe je gebruikers uit het account kunt verwijderen.

Voordat je aan de slag gaat

Om HubSpot-gebruikers toe te voegen en licenties toe te wijzen, moet je het volgende doen:

1. Stel je HubSpot-account in.
2. Koop licenties als er extra licenties nodig zijn.

Hoe maak ik gebruikers aan?

U kunt op verschillende manieren gebruikers aanmaken in HubSpot, afhankelijk van het aantal gebruikers dat u toevoegt en waar hun gegevens zijn opgeslagen. Voeg individuele gebruikers handmatig toe, importeer gebruikers via een integratie of upload een .csv-bestand om gebruikers in bulk aan te maken.

Hoe maak ik handmatig gebruikers aan?

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers & Teams.
3. Klik rechtsboven op 'Gebruikers toevoegen' > 'Nieuw aanmaken'.
4. Voer in het rechterpaneel het e-mailadres in, selecteer een licentie en vul de overige velden in. Als u meerdere gebruikers tegelijk toevoegt, voert u een e-mailadres in en drukt u vervolgens op de return-toets op uw toetsenbord voordat u het volgende e-mailadres invoert.
5. Klik op Een gebruiker toevoegen/Gebruikers toevoegen.
6. Klik op 'Gereed'.
7. Beweeg de muisaanwijzer over de nieuwe gebruiker en klik op Toegangsrechten bewerken. Ga verder met het instellen van de toegangsniveaus voor gebruikers.

Hoe maak ik gebruikers aan via een integratie?

Als NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho of Salesforce is geïntegreerd met je HubSpot-account, importeer dan gebruikers vanuit deze integraties.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar'Gebruikers en teams'.
3. Klik op 'Gebruiker aanmaken'.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'CSV importeren' en selecteer vervolgens de integratie.
5. Standaard worden alle gebruikers met de vereiste informatie geselecteerd voor import. Schakel de selectievakjes uit naast gebruikers die niet moeten worden geïmporteerd.
6. Ga verder met het instellen van de toegangsniveaus voor gebruikers.

Hoe

importeer

ik gebruikers (oude methode)?

U kunt maximaal 100 gebruikers per spreadsheet importeren. Maak een spreadsheet met een kolom'E-mail' met de e-mailadressen van uw gebruikers en exporteer deze vervolgens als een .csv-bestand.

Let op: voor accounts die op of na 5 maart 2024 zijn aangemaakt en die gebruikmaken van hetop licenties gebaseerde prijsmodel, geldt denieuwe werkwijze voor het importeren van gebruikers vanuit een CSV-bestand. Als uw account vóór 5 maart 2024 is aangemaakt en nog niet is gemigreerd naar het op licenties gebaseerde prijsmodel, gaat u verder met de oude importprocedure.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar‘Gebruikers en teams’.
3. Klik op 'Gebruiker aanmaken'.
4.  Klik op het vervolgkeuzemenu 'CSV importeren ' en selecteer vervolgens 'CSV'.
5. Sleep uw .csv-bestand naar het venster of klik op 'Een bestand kiezen'om naar bestanden op uw computer te bladeren.
6. Ga verder met het instellen van de toegangsniveaus voor gebruikers.

Hoe importeer ik gebruikers?

Let op: voor accounts die op of na 5 maart 2024 zijn aangemaakt en die gebruikmaken van hetop licenties gebaseerde prijsmodel, kunt u de onderstaande procedure volgen om gebruikers uit een CSV-bestand te importeren. Als uw account vóór 5 maart 2024 is aangemaakt en nog niet is gemigreerd naar het op licenties gebaseerde prijsmodel, raadpleeg dan de oude importprocedure.

U kunt maximaal 100 gebruikers per spreadsheet importeren. Maak een spreadsheet met een kolom‘E-mail’ met de e-mailadressen van uw gebruikers en exporteer deze vervolgens als een .csv-bestand. Afhankelijk van uw abonnement kunt u ook de volgende kolommen optioneel opnemen.

• Functietitels
• Licenties 
• Managers (Professional- en Enterprise-accounts )
• Teams (Professional- en Enterprise-accounts )
• Aangepaste gebruikerseigenschappen(Enterprise-accounts )
• Rechten sets (Enterprise -accounts)

Om een relatie tussen twee gebruikers aan te maken, stelt u in de spreadsheet koppelingen tussen dezelfde objecten in. Exporteer de spreadsheet als een .csv-bestand.

Om gebruikers te importeren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers & Teams.
3. Klik op 'Gebruikers toevoegen' > 'Importeren'.
4. Klik op 'Kies een bestand' en selecteer vervolgens het CSV-bestand. U kunt ook klikken op 'Direct vanuit uw spreadsheet plakken', de volledige inhoud plakken en vervolgens op 'Uploaden' klikken.
5. Om koppelingen tussen gebruikers te maken, vink je het selectievakje 'Koppelingen tussen dezelfde objecten' aan.
6. Om de taal van de kolomkoppen in het bestand te selecteren, selecteert u het vervolgkeuzemenu voor de taal. 
7. Klik rechtsonder op 'Volgende'.
8. Controleer hoe de kolomkoppen worden toegewezen aan HubSpot-eigenschappen.
   • Om te voorkomen dat een kolom wordt geïmporteerd, selecteert u het vervolgkeuzemenu 'Importeren als ' en kiest u 'Kolom niet importeren'.
   • Om de HubSpot-eigenschap te wijzigen waaraan een kolom is toegewezen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'HubSpot-eigenschap' en selecteer je de gewenste eigenschap.
   • Om importfouten te verhelpen, klik je op # fouten. Klik in het rechterpaneel op de vervolgkeuzemenu's 'Vervangende waarde' en voer de gewenste waarden in. Klik rechtsboven in het rechterpaneel op X om het te sluiten.
9. Klik op‘Volgende’. Ga verder met het instellen van gebruikerstoegangsniveaus.

Hoe stel ik toegangsniveaus voor gebruikers in (

seats en rechten

)?

Wijs seats en rechten toe aan gebruikers om toegang tot een HubSpot-account te verlenen of te beperken. Wanneer je meerdere gebruikers toevoegt, worden de rechten ingesteld voor alle geselecteerde gebruikers.

Let op: op 5 maart 2024 heeft HubSpot een op licenties gebaseerd prijsmodel geïntroduceerd voor alle nieuwe accounts en abonnementsniveaus. Bij accounts die vóór 5 maart 2024 zijn aangemaakt, wordt het gedeelte ‘Een licentie toewijzen

niet weergegeven tijdens het instellen van gebruikers. Begin het instellen van gebruikers bij het gedeelte ‘Kies hoe je toegang wilt instellen ’.

1. Klik op ‘Een licentie toewijzen’ om het gedeelte uit te vouwen. Klik op hetvervolgkeuzemenu ‘Licentietoewijzing’om het juiste licentietype voor de gebruiker te selecteren. Meer informatie over licentietypen.

2. Klik op ‘Kies hoe je de toegang wilt instellen’om het gedeelte uit te vouwen. Selecteer een van de volgende opties voor het instellen van machtigingen:

Let op: bij accounts die vóór 5 maart 2024 zijn aangemaakt, worden de opties‘Seat-machtigingen gebruiken’ en ‘Superbeheerder maken

niet weergegeven.

• Rechten van licentie gebruiken: gebruikers krijgen standaardrechten op basis van de geselecteerde licentie.
  • Superbeheerder maken: gebruikers kunnen alle gebruikers, tools en instellingen beheren.
  • Begin met een sjabloon: aan gebruikers kan een sjabloon worden toegewezen op basis van hun functie. Klik op'Kies een sjabloon' om het gedeelte uit te vouwen. Klik op het vervolgkeuzemenu'Kies een sjabloon op basis van gebruiker of rol' om een sjabloon te selecteren.
  • Helemaal opnieuwbeginnen : gebruikerskunnen helemaal opnieuw beginnen om de toegangsniveaus volledig aan te passen.

3. Klik op'Rechten kiezen' om het gedeelte uit te vouwen. Schakel de rechten naar behoefte in of uit. Lees meer over waartoe elk recht toegang geeft in de handleiding voor gebruikersrechten van HubSpot.

Let op: om Sales- of Service-licenties toe te wijzen aan accounts die vóór 5 maart 2024 zijn aangemaakt, klik je op het tabblad‘Sales’ of‘Service’ en schakel je vervolgens de schakelaars ‘Sales-toegang’ of ‘Service-toegang’ in.

5. Klik op'Volgende'.

Hoe kan ik controleren tot welke functies gebruikers toegang hebben?

1. Als de gebruiker al een HubSpot-wachtwoord heeft ingesteld voor een ander account, kun je het versturen van de welkomstmail overslaan door hetselectievakje ‘Geen e-mailuitnodiging versturen wanneer deze gebruiker aan HubSpot wordt toegevoegd’aan te vinken.
2. Controleer de secties ‘Toewijzing van licenties’ en ‘Rechten’ om er zeker van te zijn dat de rechten correct zijn ingesteld. Klik op ‘Terug’ om terug te keren naar eerdere secties als er nog aanpassingen nodig zijn.

3. Klik op'Gebruiker aanmaken'.

Hoe pas ik teams, voorinstellingen en machtigingssets voor gebruikers aan?

Nadat u uw gebruiker hebt ingesteld, verschijnt de pagina'Gebruikers aanpassen' om u te helpen bij het verder aanpassen van uw gebruiker:

1. Uitnodigingslink verzenden: om de unieke uitnodigingslink voor de gebruikerte kopiëren, klikt u op 'Een uitnodigingslink verzenden' om het gedeelte uit te vouwen en klikt u vervolgens op'Uitnodigingslink kopiëren'. U kunt deze link via elk berichtkanaal delen.
2. Gebruikers aan teams toevoegen: om gebruikers aan een team toe te voegen, klikt uop ‘Uw gebruikers aan een team toevoegen’ omhet gedeelte uit te vouwen en klikt u vervolgens op de vervolgkeuzemenu’s om gebruikers aan hoofdteams en extra teams toe te voegen.
3. Gebruikers toewijzen aan voorinstellingen (alleenProfessional en Enterprise ): om gebruikers met voorinstellingen in te stellen, klikt u op'Gebruikers met voorinstellingen instellen'om het gedeelte uit te vouwen en vervolgens op het vervolgkeuzemenu'Voorinstellingen'.
4. Rechtensets opslaan (alleenEnterprise ): als je wijzigingen hebt aangebracht in de bestaande rechtenset of helemaal opnieuw bent begonnen, kun jedeze rechten opslaanom nieuwe en bestaande gebruikers dezelfde toegang te geven. Klikop 'Deze rechten opslaan in een herbruikbare rechtenset'om het gedeelte uit te vouwen en klik vervolgens op'Opslaan als aangepaste rechtenset'.

De nieuwe gebruiker ontvangt een welkomstmail waarin hij of zij een wachtwoord kan instellen en kan inloggen. Als de nieuwe gebruiker niet binnen vijf minuten een welkomstmail ontvangt, raadpleeg dan deonderstaande stappen voor probleemoplossing.

Zodra een gebruiker aan een account is toegevoegd en zijn of haar wachtwoord heeft ingesteld, komt hij of zij in aanmerking voor het ontvangen van meldingen. De gebruiker kanzijn of haar meldingen beherendoor in te loggen. Nadat de gebruiker is ingelogd, kan hij of zij ook zijn of haar profiel instellen.

Hoe los ik een probleem op met een teruggestuurde uitnodigingsmail?

Als je een teamgenoot uitnodigt voor HubSpot, maar deze de uitnodigingsmail niet in zijn of haar inbox kan vinden, is er mogelijk een probleem met het e-mailadres dat je hebt ingevoerd, of moet je contact opnemen met je IT-team om te controleren of e-mails van HubSpot niet worden geblokkeerd.

Probeer de volgende stappen voor probleemoplossing als de gebruiker die je hebt uitgenodigd de uitnodigingsmail niet heeft ontvangen:

1. Vraag de gebruiker om de map met ongewenste e-mail of spam te controleren.
2. Controleer of je het e-mailadres correct hebt gespeld. Als het adres correct is ingevoerd, controleer dan of het adres is aangemaakt en actief is.
3. Neem contact op met je IT-team om na te gaan of er mogelijk een firewall actief is die de bezorging van HubSpot-e-mails verhindert. Lees meer over hetinstellen van een allowlist voor HubSpot-e-mailadressen en IP-adressen.
4. Om de e-mail opnieuw te verzenden, klik je op het menu ‘Acties ’ en selecteer je vervolgens ‘Uitnodiging opnieuw verzenden’.
5. Als de eerste verzendpoging van een uitnodigingsmail mislukt, blokkeert HubSpot het betreffende e-mailadres en moet jecontact opnemen met HubSpot Supportvoor hulp bij het handmatig deblokkeren van het adres.

Als de uitnodigingsmail wel is afgeleverd, maar de gebruiker deze na het volgen van de bovenstaande stappen nog steeds niet in zijn of haar inbox kan vinden, geef je hem of haar toegang tot het account door eene-mail voor het opnieuw instellen van het wachtwoord te sturen. De nieuwe gebruiker kan dit ook rechtstreeks vanaf het inlogscherm doen.