Teams aanmaken en beheren

Met Teams in HubSpot kun je gebruikers in gestructureerde groepen indelen, zodat je de toegang, rapportage en zichtbaarheid van records efficiënter kunt beheren. Door gebruikers toe te wijzen aan een hoofdteam en extra teams, bepaal je tot welke records ze toegang hebben en hoe je gegevens worden weergegeven in teamgebaseerde rapporten.

Teams zijn vooral handig wanneer u rapporten op basis van groepen wilt maken, gesprekken naar specifieke groepen wilt doorsturen of wilt beheren hoe verschillende gebruikers records in HubSpot bekijken. U kunt bijvoorbeeld uw verkoopmedewerkers in regionale teams indelen, zodat u rapportages kunt maken over de prestaties van elke regio.

De teamstructuur begrijpen

Maak jezelf vertrouwd met de verschillende soorten HubSpot-teams en de specifieke werkwijze van elk type.

Hoofdteam

• Het hoofdteam van een gebruiker is het primaire team waaraan hij of zij is toegewezen.
• Leden van het hoofdteam zien alle aangepaste recordweergaven die voor het team zijn ingesteld.

Extra teams

• Extra teamleden profiteren van de hiërarchische voordelen van hoofdteamleden voor geneste teams. Dit betekent dat een gebruiker die een extra teamlid is van een team met meerdere geneste teams, ook inzicht krijgt in die extra teamleden en, vanuit hiërarchisch oogpunt, zichtbaar is voor bovenliggende teams.
• Als extra teamlid heeft de gebruiker alleen toegang tot de records en inhoud van het team. Extra teamleden worden niet opgenomen in teamrapporten, routeringsregels (bijv. regels voor het doorsturen van gesprekken), teammeldingen (behalve formuliermeldingen) of acties voor workflowrotatie. Ze kunnen ook geen van de aangepaste recordweergaven van het team bekijken die zijn ingesteld voor de linkerzijbalk, de middelste kolom of de rechterzijbalk, en kunnen niet worden getagd in de opmerkingen in de gespreksinbox.

Bovenliggende en geneste teams

• Gebruikers met een Enterprise-account kunnen een teamhiërarchie opzetten door een team onder een ander team (het bovenliggende team) te plaatsen.
• Bovenliggende teams kunnen alles zien wat onder hen valt, maar een genest team kan niet alles zien wat eigendom is van het bovenliggende team.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat u, voordat u met deze functie aan de slag gaat, de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan volledig begrijpt.

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• Het aantal teams dat je kunt aanmaken, hangt af van je abonnement. Lees meer over de teamlimieten van je account.
• Als het teamlid deel uitmaakt van een ander hoofdteam en u wijst hem of haar toe aan een ander hoofdteam, dan wordt hij of zij automatisch ingesteld als extra teamlid. Lees hoe u het hoofdteam van een gebruiker kunt wijzigen.
• Gebruikers met teambeheerdersrechten hebben toegang tot:
  • Records die eigendom zijn van leden van de teams waaraan ze zijn toegewezen , en;
  • Als u geneste teams aanmaakt (alleenEnterprise ), de leden van de geneste teams van het team. Lees meer over rechten die alleen voor teams gelden.
• Wanneer je de eigenaar van een record bijwerkt, wordt de HubSpot-teameigenschap automatisch ingevuld met het hoofdteam van die gebruiker. Om het team te wijzigen, bewerk je de waarde van de eigenschap ‘Contact-eigenaar’.

Teams aanmaken

Maak afzonderlijke teams handmatig aan, of maak meerdere teams aan via een import.

Teams handmatig aanmaken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers & Teams'.
3. Klik op het tabblad Teams en vervolgens op Team aanmaken. Voer in het rechterpaneel een teamnaam in.
4. Als je een Enterprise -gebruiker bent, kun je een teamhiërarchie aanmaken en je nieuwe team onder een bestaand team plaatsen:
   • Vink het selectievakje 'Dit team onder een ander team plaatsen ' aan.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Dit team valt onder' en selecteer het team.
5. Om teamleden aan het team toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Teamleden' en selecteert u vervolgens de gebruikers.
6. Klik op 'Opslaan'.

Teams importeren

Om in één keer veel teams aan te maken, importeert u een CSV-bestand met een lijst van teams. Klik hier om een voorbeeldbestand te downloaden. Het bestand moet de volgende kolommen bevatten:

• Teamnaam: de gewenste naam voor het team

• Naam van het bovenliggende team: de naam van het bovenliggende team. Dit is optioneel. 
• Voorinstellingen: de naam van de voorinstelling die aan het team wordt toegewezen. Dit is optioneel

Om teams te importeren: 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad Teams.
4. Klik op Teams importeren.
5. Klik op 'Een bestand kiezen' en selecteer vervolgens uw importbestand.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer de taal van de kolomkoppen in uw bestand' en selecteer eentaal.
7. Klik op 'Volgende'.
8. Klik in de kolom 'Toewijzen aan ' op de vervolgkeuzemenu's en selecteer waar elke kolom aan moet worden toegewezen. Zo moet 'Teamnaam ' bijvoorbeeld worden toegewezen aan 'Teamnaam'.
   
   
   
9. Klik op 'Volgende'.
10. Voer in het veld 'Importnaam' een naam in voor de import.
11. Klik op 'Voltooien'. U wordt doorgestuurd naar het scherm waar u de importen kunt bekijken en analyseren. 

Teams beheren

Zodra een team is aangemaakt, kunt u de gegevens ervan bewerken, het onder andere teams plaatsen (alleenEnterprise ) of het verwijderen.

Bestaande teams bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad Teams.
4. Blader of zoek naar uw team. Als u een Enterprise-geb ruiker bent en het team dat u wilt bewerken een genest team is, klikt u op hetuitvouwpictogram ( downIcon ) om uw team te vinden en te bewerken.
5. Beweeg de muis over de teamnaam en klik vervolgens op 'Bewerken'.
6. Breng indien nodig wijzigingen aan in het veld 'Teamnaam '.
7. Om gebruikers aan het team toe te voegen of eruit te verwijderen, gebruikt u het vervolgkeuzemenu 'Teamleden' en selecteert u vervolgens de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. U kunt het team van een gebruiker ook beheren via diens instellingen.
8. Klik op ‘Opslaan’.

Een team verplaatsen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad 'Teams '.
4. Blader of zoek naar uw team. Als u een Enterprise- gebruiker bent en het team dat u wilt bewerken is genest onder een ander team, klik dan op het uitvouwpictogram ( downIcon ) om uw team te vinden en te bewerken.
5. Beweeg de muisaanwijzer over de teamnaam en klik vervolgens op 'Verplaatsen'.
6. In het dialoogvenster:
   • Gebruik het vervolgkeuzemenu 'Teams' om de teams te selecteren die u wilt verplaatsen. Eventuele onderliggende teams van dat team worden ook verplaatst.
   • Gebruik het vervolgkeuzemenu 'Dit team bevindt zich onder' om het nieuwe team te selecteren waaronder u de geselecteerde teams wilt verplaatsen.
7. Klik op 'Opslaan'.

Een team verwijderen

Let op: als er assets aan het team zijn toegewezen, wordt aanbevolen om deze assets vóór het verwijderen opnieuw toe te wijzen aan een ander team. Als er bij het verwijderen geen andere teams aan deze assets zijn toegewezen, worden de assets niet meer toegewezen en zijn ze voor iedereen in het account zichtbaar.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad 'Teams '.
4. Blader of zoek naar uw team. Als u een Enterprise-gebruiker bent en het team dat u wilt bewerken onder een ander team is genest, klikt u op het uitvouwpictogram ( downIcon ) om uw team te vinden en te bewerken.
5. Beweeg de muisaanwijzer over de teamnaam en klik vervolgens op Verwijderen.
6. Klik in het dialoogvenster op 'Team verwijderen'.

De teamtoewijzing van een individuele gebruiker beheren

Naast het bewerken van teamleden via de instellingenpagina van het team, kunt u de teams van een gebruiker ook instellen via diens gebruikersinstellingen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op de naam van de gebruiker.
4. Klik op de pagina met gebruikersinstellingen op het tabblad 'Instellingen '.
5. Klik in de linkerzijbalk op 'Teams'.
6. Gebruik het vervolgkeuzemenu 'Hoofdteam' om het hoofdteam van de gebruiker te selecteren.
7. Als de gebruiker aan een hoofdteam is toegewezen, kunt u het vervolgkeuzemenu 'Extra teams ' gebruiken om hem of haar aan extra teams toe te wijzen.
8. Klik op 'Opslaan'.

Toepassingsvoorbeeld: de zichtbaarheid van records beperken met teams

Het verkoopteam van Sprocket groeit en krijgt er steeds meer regionale teams bij. Om de gegevensbeveiliging te verbeteren en de gegevensintegriteit te waarborgen, willen leidinggevenden de toegang tot deals beperken, zodat verkoopteams alleen deals kunnen bekijken en beheren die eigendom zijn van hun eigen team.

Teams aanmaken

Maak teams aan voor elk verkoopteam en wijs gebruikers toe aan elk team.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad 'Teams ' en vervolgens op 'Team aanmaken'. Voer in het rechterpaneel een teamnaam in.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Teamleden' en selecteer vervolgens de gebruikers voorhet team.
5. Klik op 'Opslaan'.
6. Herhaal deze stappen voor elk team (Verkoopteam Zuidwest, Verkoopteam Noordoost, enz.).

Toegangsrechten bewerken

Pas de machtigingen handmatig aan, of maak machtigingssets aan en wijs deze toe aan elk team.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Schakel hetselectievakjeinnaastde gebruikers waarvan u de rechten wilt bewerken.
4. Klik bovenaan de tabel op 'Rechten bewerken'. 
5. Ga naar CRM >CRM-objecten.
6. Klik in het gedeelte 'Deals' op 'Wijzigen ' naast 'Bekijken', 'Bewerken', 'Verwijderen' en 'Samenvoegen'. Klik op de vervolgkeuzemenu'sen selecteer 'De deals van hun team'.

Gebruiksscenario: nieuwe teams aanmaken, gebruikers toewijzen, machtigingen toewijzen en records opnieuw toewijzen

Sprocket breidt uit naar een nieuwe regio, het noordwesten, en moet een nieuw verkoopteam opzetten om de groeiende activiteiten te ondersteunen. Dit team is ook verantwoordelijk voor het toezicht op andere gebieden, dus heeft het een machtigingsset nodig waarmee het alle deals kan bekijken en bewerken. Sprocket moet bestaande contactpersonen en bedrijven opnieuw toewijzen aan de gebruikers die naar het nieuwe team worden verplaatst.

Teams aanmaken

Maak een nieuw team aan voor Northwest Sales.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad 'Teams ' en klik vervolgens op 'Team aanmaken'. Voer in het rechterpaneel 'Northwest Sales' in.
4. Klik op 'Opslaan'.

Gebruikers naar het nieuwe team verplaatsen

Verplaats bestaande gebruikers van het ene verkoopteam naar het Northwest Sales-team.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op de naam van de gebruiker.
4. Klik op de pagina met gebruikersinstellingen op het tabblad 'Instellingen '.
5. Klik in de linkerzijbalk op Teams.
6. Gebruik het vervolgkeuzemenu 'Hoofdteam' om 'Northwest Sales' als het hoofdteam van de gebruiker te selecteren.

Rechten sets aanmaken en toewijzen

Omdat het Northwest Sales-team ook verantwoordelijk is voor het toezicht op andere regio's, is er een machtigingsset nodig waarmee ze alle objecten kunnen bekijken en bewerken. In accounts die geen toegang hebben tot machtigingssets, kunnen machtigingen aan meerdere gebruikers tegelijk worden toegewezen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik op het tabblad 'Permissions Sets'.
4. Klik rechtsboven op 'Toestemmingsset aanmaken'.
5. Voer op het tabblad Toegang bovenaan de naam van de machtigingsset in (Northwest Sales Team).
6. Selecteer in het gedeelte 'Kies hoe u de toegang wilt instellen' de optie 'Begin met een sjabloon'. 
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kies een sjabloon' en selecteer het sjabloon voor verkoopmedewerkers dat voor alle verkoopmedewerkers binnen het bedrijf wordt gebruikt .
8. Schakel het selectievakje 'Alle machtigingen uitvouwen' in om meer specifieke machtigingen zoals 'Bekijken', 'Bewerken' en 'Verwijderen' uit te vouwen .
9. Klik bij 'Deals' op de vervolgkeuzemenu's 'Bekijken', 'Bewerken', 'Verwijderen' en 'Samenvoegen ' en selecteer 'Alle deals'. Meer informatie over gebruikersmachtigingen.
10. Klik op het tabblad‘Controleren’ en controleer de machtigingen die u voor de set hebt geselecteerd.
11. Klik op het tabblad 'Gebruikers '. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu en selecteer alle gebruikers van het Northwest-verkoopteam. Klik op de X naast de naam van de gebruikers om ze te verwijderen. 
12. Klik op ‘Aanmaken’.

Records tussen meerdere eigenaren rouleren met behulp van een workflow

Wijs records opnieuw toe van de teamleden die zijn overgestapt naar het Northwest Sales Team, zodat de records die voorheen hun eigendom waren, kunnen worden beheerd door gebruikers die in die regio's werken. Als Jess bijvoorbeeld deel uitmaakte van het Southwest Sales Team en overstapt naar het nieuwe Northwest Sales Team, moeten haar contacten, bedrijven en deals uit het zuidwesten opnieuw worden toegewezen aan een verkoopmedewerker van het Southwest Sales Team. De verkoopmanager wil alle bestaande records van Jess verdelen over drie verkoopmedewerkers van het Southwest Sales Team, dus maken ze gebruik van workflows. Lees meer over het toewijzen van eigendom van records, inclusief hoe je de eigendom handmatig opnieuw kunt toewijzen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op 'Workflow maken' en selecteer'Vanaf nul'.
3. Klik op ‘Voldoet aan filtercriteria’.
4. Klik in de vervolgkeuzelijst 'Alleen contactpersonen inschrijven die aan deze voorwaarden voldoen ' op 'Contactpersoon'.
5. Klik op '+ Criteria toevoegen'.
6. Selecteer in het pop-upvenster 'Contactgegevens' en selecteer vervolgens 'Contactpersoon-eigenaar'.
7. Stel de criteria in op 'Contactpersooneigenaar is een van de volgende: Jess Lee'. 
8. Klik in de zijbalk 'Triggers ' op 'Volgende'. 
9. Laat contactpersonen zich niet opnieuw inschrijven. Klik op 'Opslaan en doorgaan'.
10. Klik op de + om een workflowactie toe te voegen.

11. Voer in de zoekbalk 'of kies een actie' de tekst 'Record toewijzen aan eigenaar' in.

12. In het zijpaneel 'Record toewijzen aan eigenaar ':
    • Selecteer 'Contactpersoon-eigenaar' in de vervolgkeuzelijst met HubSpot-gebruikerskenmerken .
    • Schakel het selectievakje 'Overschrijven als het contact al een eigenaar heeft' in.
    • Selecteer in het gedeelte 'Roter tussen ' de optie 'Teams' en selecteer vervolgens 'Southwest Sales'.
    • Klik op 'Opslaan'.
13. Klik op 'Controleren en inschakelen' en schakel de workflow vervolgens in.
14. Zodra de workflow is voltooid, schakel je deze uit, zodat toekomstige contacten van Jess niet opnieuw worden toegewezen.
15. Maak deze workflow opnieuw aan voor andere objecten die opnieuw moeten worden toegewezen (bijv. bedrijven, tickets, deals, enz.)