Creare e gestire i team

I team in HubSpot aiutano a organizzare gli utenti in gruppi strutturati, in modo da poter gestire in modo più efficiente l'accesso, la reportistica e la visibilità dei record. Assegnando gli utenti a un team principale e a team aggiuntivi, è possibile controllare a quali record possono accedere e come i dati appaiono nei report basati sul team.

I team sono particolarmente utili quando si desidera creare report basati su gruppi, indirizzare le conversazioni a gruppi specifici o gestire il modo in cui i diversi utenti visualizzano i record in HubSpot. Ad esempio, si possono raggruppare i rappresentanti di vendita in team regionali, in modo da poter creare report sulle prestazioni di ciascuna regione.

Nota bene: se siete un Super Adminè possibile inserire il proprio account nella beta di Teams Import for Scalable Org Management .

Capire la struttura dei team

Familiarizzate con i vari tipi di team di HubSpot e con le specifiche di funzionamento di ciascuno di essi.

Team principale

• Il team principale di un utente è il team principale a cui è assegnato.
• I membri del team principale vedranno tutte le visualizzazioni dei record personalizzate impostate per il team.

Squadre supplementari

• I membri extra del team ottengono i vantaggi gerarchici dei membri del team principale per i team annidati. Ciò significa che un utente che è un membro extra di un team con diversi team annidati avrà anche visibilità sui membri extra del team e, da un punto di vista gerarchico, sarà visibile ai team genitori sopra di esso.
• Essere un membro aggiuntivo di un team consente all'utente di accedere solo ai record e ai contenuti del team. I membri extra del team non saranno inclusi nei rapporti del team, nelle regole di instradamento (ad esempio, le regole di instradamento delle conversazioni), nelle notifiche del team (ad eccezione delle notifiche dei moduli) o nelle azioni di rotazione del flusso di lavoro. Inoltre, non potranno visualizzare nessuna delle visualizzazioni personalizzate dei record del team impostate per la barra laterale sinistra, la colonna centrale o la barra laterale destra e non potranno essere taggati nei commenti della casella di posta delle conversazioni.

Team genitori e annidati

• Gli utenti di un account Enterprise possono creare una gerarchia di team annidando un team sotto un altro team (il team padre).
• I team genitori possono vedere tutto ciò che è di loro proprietà, ma un team annidato non può vedere tutto ciò che è di proprietà del team padre.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di averne compreso appieno i limiti e le potenziali conseguenze.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Il numero di team che è possibile creare dipende dal proprio abbonamento. Per saperne di più sui limiti dei team del vostro account.
• Se il membro del team fa parte di un altro team principale e viene assegnato a un altro team principale, verrà automaticamente impostato come membro extra del team. Scoprite come cambiare il team principale di un utente.
• Gli utenti con i permessi di proprietà del team possono accedere a:
  • ai record di proprietà di tutti i membri dei team assegnati a , e;
  • Se si creano team annidati( soloEnterprise ), i membri dei team annidati del team. Per saperne di più sui permessi riservati ai team.
• Quando si aggiorna il proprietario di un record, la proprietà team di HubSpot viene automaticamente popolata con il team principale dell'utente. Per cambiare il team, modificare il valore della proprietà del proprietario del contatto.

Creare i team

Create manualmente i singoli team o create molti team con un'importazione.

Creare manualmente i team

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e squadre.
3. Fare clic sulla scheda Squadre, quindi su Crea squadra. Nel pannello di destra, inserire il nome del team.
4. Se si è un utente Enterprise, è possibile creare una gerarchia di team e annidare il nuovo team sotto un team esistente:
   • Fare clic sulla casella di controllo Metti questo team sotto un altro team.
   • Fare clic sul menu a discesa Questo team si trova sotto e selezionare il team.
5. Per aggiungere i membri del team, fare clic sul menu a discesa Membri del team e selezionare gli utenti.
6. Fare clic su Salva.

Importazione di squadre (BETA)

Per creare molti team in una volta sola, importare un file CSV contenente un elenco di team. Fare clic per scaricare un file di esempio. Il file deve contenere le seguenti colonne:

• Nome squadra: il nome desiderato per la squadra

• Nome della squadra madre: il nome della squadra madre. È facoltativo.
• Preset: il nome del preset che sarà assegnato alla squadra. È facoltativo

Per importare i team:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e squadre.
3. Fare clic sulla scheda Squadre.
4. Fare clic su Importa squadre.
5. Fare clic su Scegli un file, quindi selezionare il file di importazione.
6. Fare clic sul menu a discesa Seleziona la lingua delle intestazioni di colonna nel file e selezionare unalingua.
7. Fare clic su Avanti.
8. Nella colonna Mappatura su, fare clic sui menu a discesa e selezionare la posizione di ciascuna colonna. Ad esempio, il nome della squadra deve essere mappato al nome della squadra.
   
   
9. Fare clic su Avanti.
10. Nel campo Nome importazione, inserire un nome per l'importazione.
11. Fare clic su Fine. Si verrà reindirizzati alla visualizzazione e all'analisi delle importazioni.

Gestire i team

Una volta creato un team, è possibile modificarne le informazioni, spostarlo tra i team( soloEnterprise ) o eliminarlo.

Modificare i team esistenti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Fare clic sulla scheda Squadre.
4. Sfogliare o cercare il proprio team. Se si è un utente Enterprise e il team che si desidera modificare è un team annidato, fare clic sull'icona di espansione downIcon per individuare il team da modificare.
5. Passare il mouse sul nome del team e fare clic su Modifica.
6. Apportare le modifiche necessarie al campo Nome squadra.
7. Per aggiungere o rimuovere utenti dal team, utilizzare il menu a discesa Membri del team e selezionare gli utenti da aggiungere o rimuovere. È possibile gestire il team di un utente anche dalle sue impostazioni di configurazione.
8. Fare clic su Salva.

Spostare un team

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e squadre.
3. Fare clic sulla scheda Squadre.
4. Sfogliare o cercare il proprio team. Se si è un utente Enterprise e il team che si desidera modificare è annidato sotto un altro team, fare clic sull'icona di espansione downIcon per individuare il team da modificare.
5. Passare il mouse sul nome del team e fare clic su Sposta.
6. Nella finestra di dialogo:
   • Utilizzare il menu a discesa Squadre per selezionare le squadre che si desidera spostare. Verranno spostati anche i team annidati sotto quel team.
   • Utilizzare il menu a discesa Questa squadra siede per selezionare la nuova squadra in cui si desidera spostare le squadre selezionate.
7. Fare clic su Salva.

Eliminazione di un team

Nota bene: se ci sono risorse assegnate al team, si consiglia di riassegnarle a un altro team prima di eliminarle. Se al momento dell'eliminazione non sono assegnate ad altri team, le risorse diventeranno non assegnate e disponibili per tutti gli utenti dell'account.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Fare clic sulla scheda Team.
4. Sfogliare o cercare il proprio team. Se si è un utente Enterprise e il team che si desidera modificare è annidato sotto un altro team, fare clic sull'icona di espansione downIcon per individuare il team da modificare.
5. Passare il mouse sul nome del team e fare clic su Elimina.
6. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina team.

Gestire l'assegnazione di un team a un singolo utente

Oltre a poter modificare i membri del team dalla pagina delle impostazioni dei team, è possibile impostare i team di un utente dalle sue impostazioni utente:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e squadre.
3. Fare clic sul nome dell'utente.
4. Nella pagina delle impostazioni dell'utente, fare clic sulla scheda Impostazione.
5. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Squadre.
6. Utilizzare il menu a discesa Squadra principale per selezionare la squadra principale dell'utente.
7. Se l'utente è assegnato a un team principale, è possibile utilizzare il menu a discesa Extra Teams per assegnarlo ad altri team.
8. Fare clic su Salva.