Skapa och hantera team

Med hjälp av team i HubSpot kan du organisera användare i strukturerade grupper, vilket gör det möjligt att hantera åtkomst, rapportering och synlighet för poster på ett mer effektivt sätt. Genom att tilldela användare till ett huvudteam och ytterligare team kan du styra vilka poster de har åtkomst till och hur dina data visas i teambaserade rapporter.

Team är särskilt användbara när du vill skapa rapporter baserade på grupper, vidarebefordra konversationer till specifika grupper eller hantera hur olika användare ser poster i HubSpot. Du kan till exempel gruppera dina säljare i regionala team så att du kan rapportera om varje regions resultat.

Observera:om du är superadministratörkan du anmäla ditt konto till Stöd för flera huvudteam för full funktionalitet .

Förstå teamstrukturen

Bekanta dig med de olika HubSpot-teamyperna och hur varje typ fungerar i detalj.

Huvudteam

• En användares huvudteam är det primära team som hen är tilldelad till.
• Medlemmar i huvudteamet kommer att se alla anpassade vyer av poster som har konfigurerats för teamet.

Extra team

• Medlemmar i extra team får de hierarkiska fördelarna som medlemmar i huvudteamet har för inbäddade team. Detta innebär att en användare som är medlem i ett extra team med flera inbäddade team också får insyn i dessa extra teammedlemmar och, ur ett hierarkiskt perspektiv, blir synlig för överordnade team ovanför det teamet.
• Att vara extra medlem i ett team ger användaren endast åtkomst till teamets poster och innehåll. Extra teammedlemmar kommer inte att inkluderas i några teamrapporter, vidarebefordringsregler (t.ex. regler för vidarebefordring av konversationer), teammeddelanden (förutom formulärmeddelanden) eller åtgärder för arbetsflödesrotation. De kommer inte heller att kunna se några av teamets anpassade postvyer som har konfigurerats för vänster sidofält, mittkolumnen eller höger sidofält, och de kan inte taggas i kommentarerna i konversationsinkorgen.

Överordnade och inbäddade team

• Användare med ett Enterprise- konto kan skapa en teamhierarki genom att placera ett team under ett annat team (det överordnade teamet).
• Överordnade team kan se allt som finns under dem, men ett underordnat team kan inte se allt som ägs av det överordnade teamet.

Innan du börjar

Innan du börjar använda den här funktionen bör du se till att du fullt ut förstår funktionens begränsningar och de potentiella konsekvenserna av att använda den.

Förstå begränsningar och överväganden

• Om ett konto har valt att delta i betaversionen”Stöd för flera huvudteam för full funktionalitet” kan användare läggas till i flera team, men ”huvudteam” och ”extra team” ersätts med fältet Team. Användare som tidigare tilldelats ett extra team läggs till i det teamet.
• Antalet team du kan skapa beror på ditt abonnemang. Läs mer om teamgränserna för ditt konto.
• Om en teammedlem ingår i ett annat huvudteam och du tilldelar hen till ett annat huvudteam kommer hen automatiskt att anges som medlem i ett extra team. Läs om hur du ändrar en användares huvudteam.
• Användare med behörigheter som teamägare har åtkomst till:
  • Poster som ägs av medlemmar i deras tilldelade -team, och;
  • Om du skapar kapslade team (endastEnterprise ) har de tillgång till medlemmarna i teamets kapslade team. Läs mer om behörigheter som endast gäller team.
• När du uppdaterar ägaren till en post fylls HubSpot-teamegenskapen automatiskt i med den användarens huvudteam. För att ändra teamet redigerar du värdet för egenskapen Kontaktägare.

Skapa team

Skapa enskilda team manuellt eller skapa flera team genom att importera.

Skapa team manuellt

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Användare och team.
3. Klicka på fliken Team och sedan på Skapa team. Ange ett teamnamn i den högra panelen.
4. Om du är Enterprise -användare kan du skapa en teamhierarki och placera ditt nya team under ett befintligt team:
   • Markera kryssrutan Placera detta team under ett annat team.
   • Klicka på rullgardinsmenyn ”Detta team ligger under” och välj teamet.
5. För att lägga till teammedlemmar i teamet klickar du på rullgardinsmenyn Teammedlemmar och väljer sedan användarna.
6. Klicka på Spara.

Importera team

För att skapa många team på en gång kan du importera en CSV-fil som innehåller en lista över team. Klicka här för att ladda ner en exempelfil. Filen måste innehålla följande kolumner:

• Teamnamn: det önskade namnet på teamet

• Överordnat teamnamn: namnet på det överordnade teamet. Detta är valfritt. 
• Förinställningar: namnet på den förinställning som ska tilldelas teamet. Detta är valfritt

Så här importerar du team: 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Team.
4. Klicka på Importera team.
5. Klicka på Välj en fil och välj sedan din importfil.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Välj språk för kolumnrubrikerna i din fil och välj ettspråk.
7. Klicka på Nästa.
8. I kolumnen Mappa till klickar du på rullgardinsmenyerna och väljer vart varje kolumn ska mappas. Till exempel ska Team name mappas till Team name.
   
   
9. Klicka på Nästa.
10. I fältet ”Importnamn” anger du ett namn för importen.
11. Klicka på Slutför. Du omdirigeras till sidan där du kan visa och analysera importer. 

Hantera team

När ett team har skapats kan du redigera informationen om det, flytta det under andra team (endastEnterprise ) eller ta bort det.

Redigera befintliga team

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Användare och team.
3. Klicka på fliken Team.
4. Bläddra eller sök efter ditt team. Om du är Enterprise- användare och teamet du vill redigera är ett underordnat team, klicka på downIcon för att expandera och hitta ditt team för redigering.
5. Håll muspekaren över teamnamnet och klicka sedan på Redigera.
6. Gör ändringar i fältet Teamnamn efter behov.
7. För att lägga till eller ta bort användare från teamet använder du rullgardinsmenyn Teammedlemmar och väljer sedan de användare du vill lägga till eller ta bort. Du kan också hantera en användares team från deras inställningar.
8. Klicka på Spara.

Flytta ett lag

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn i vänster sidfält.
3. Klicka på fliken Team.
4. Bläddra eller sök efter ditt team. Om du är en Enterprise-användare och det team du vill redigera ligger under ett annat team, klicka på downIcon för att expandera och hitta ditt team för redigering.
5. Håll muspekaren över teamnamnet och klicka sedan på Flytta.
6. I dialogrutan:
   • Använd rullgardinsmenyn " Team " för att välja de team du vill flytta. Alla team som ligger under det teamet kommer också att flyttas.
   • Använd rullgardinsmenyn ”Detta team tillhör” för att välja det nya team som du vill flytta de valda teamen till.
7. Klicka på Spara.

Ta bort ett team

Observera: om det finns tillgångar tilldelade till teamet rekommenderas det att du omfördelar dessa tillgångar till ett annat team innan du tar bort teamet. Om inga andra team har tillgångarna tilldelade vid borttagningen kommer tillgångarna att bli otilldelade och tillgängliga för alla i kontot att se.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till " Användare och team" i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken " Team ".
4. Bläddra eller sök efter ditt team. Om du är Enterprise-användare och det team du vill redigera ligger under ett annat team, klicka på downIcon för att expandera och hitta ditt team för redigering.
5. Håll muspekaren över teamnamnet och klicka sedan på Ta bort.
6. Klicka på Ta bort team i dialogrutan.

Hantera en enskild användares teamtilldelning

Förutom att du kan redigera teammedlemmar från sidan med teaminställningar kan du också ställa in en användares team från deras användarinställningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på användarens namn.
4. På sidan med användarinställningar klickar du på fliken Inställningar.
5. Klicka på Team i vänster sidomeny.
6. Använd rullgardinsmenyn Huvudteam för att välja användarens huvudteam.
7. Om användaren är tilldelad ett huvudteam kan du använda rullgardinsmenyn Extra team för att tilldela hen ytterligare team.
8. Klicka på Spara.

Användningsfall: begränsa synligheten för poster med hjälp av team

Sprockets säljteam växer och får fler regionala team. För att förbättra datasäkerheten och bevara dataintegriteten vill ledningen begränsa åtkomsten till affärer så att säljteamen endast kan visa och hantera affärer som tillhör deras eget team.

Skapa team

Skapa team för varje säljteam och tilldela användare till varje team.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn i vänster sidfält.
3. Klicka på fliken "Team " och sedan på "Skapa team". Ange ett teamnamn i den högra panelen.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Teammedlemmar och välj sedan användarna tillteamet.
5. Klicka på Spara.
6. Upprepa dessa steg för varje team (sydvästra säljteamet, nordöstra säljteamet osv.).

Redigera behörigheter

Redigera behörigheter manuellt eller skapa behörighetsuppsättningar och tilldela dem till varje team.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till " Användare och team" i menyn i vänster sidfält.
3. Markerakryssrutan bredvidde användare vars behörigheter du vill redigera.
4. Klicka på Redigera behörigheter högst upp i tabellen. 
5. Gå till CRM >CRM-objekt.
6. I avsnittet Affärer klickar du på Ändra bredvid Visa, Redigera, Ta bort och Slå ihop. Klicka på rullgardinsmenyernaoch välj Deras teams affärer.

Användningsfall: skapa nya team, tilldela användare, tilldela behörigheter och omfördela poster

Sprocket expanderar till en ny region, Nordväst, och behöver skapa ett nytt säljteam för att stödja sin växande verksamhet. Detta team ansvarar även för att övervaka andra områden, så det krävs en behörighetsuppsättning som gör det möjligt för dem att visa och redigera alla affärer. Sprocket behöver omfördela befintliga kontakter och företag till de användare som flyttas till det nya teamet.

Skapa team

Skapa ett nytt team för Northwest Sales.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Användare och team.
3. Klicka på fliken Team och sedan på Skapa team. I den högra panelen anger du Northwest Sales.
4. Klicka på Spara.

Flytta användare till det nya teamet

Flytta befintliga användare från ett säljteam till Northwest Sales-teamet.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Användare och team.
3. Klicka på användarens namn.
4. På sidan med användarinställningar klickar du på fliken Inställningar.
5. Klicka på Team i vänster sidomeny.
6. Använd rullgardinsmenyn Huvudteam för att välja Northwest Sales som användarens huvudteam.

Skapa och tilldela behörighetsuppsättningar

Eftersom Northwest Sales-teamet även ansvarar för att övervaka andra områden krävs en behörighetsuppsättning som gör det möjligt för dem att visa och redigera alla objekt. I konton som inte har tillgång till behörighetsuppsättningar kan behörigheter tilldelas flera användare samtidigt.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Användare och team.
3. Klicka på fliken Behörighetsuppsättningar.
4. Klicka på Skapa behörighetsuppsättning längst upp till höger.
5. På fliken Åtkomst anger du namnet på behörighetsuppsättningen högst upp (Northwest Sales Team).
6. I avsnittet Välj hur åtkomsten ska ställas in väljer du Börja med en mall. 
7. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en mall och välj den säljarmall som används för alla säljare på företaget.
8. Markera kryssrutan Expandera alla behörigheter för att visa mer specifika behörigheter som Visa, Redigera och Ta bort.
9. Under Affärer klickar du på rullgardinsmenyerna Visa, Redigera, Ta bort och Slå ihop och väljer Alla affärer. Läs mer om användarbehörigheter.
10. Klicka på flikenGranska och granska de behörigheter du har valt för uppsättningen.
11. Klicka på fliken Användare. Klicka sedan på rullgardinsmenyn och välj alla användare i Northwest Sales Team. Klicka på X:et bredvid användarnas namn för att ta bort dem. 
12. Klicka på Skapa.

Rotera poster mellan flera ägare med hjälp av ett arbetsflöde

Omfördela poster från de teammedlemmar som har flyttat till Northwest Sales Team, så att deras tidigare poster kan fortsätta att hanteras av användare som arbetar i dessa områden. Om till exempel Jess tillhörde Southwest-säljteamet och nu flyttar till det nya Northwest-säljteamet måste hennes kontakter, företag och affärer i sydväst tilldelas en säljare i Southwest-säljteamet. Säljchefen vill fördela alla Jess befintliga poster mellan tre säljare i Southwest-säljteamet, så de använder arbetsflöden. Läs mer om att tilldela ägarskap för poster, inklusive hur man manuellt omfördelar ägarskap.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på Skapa arbetsflöde längst upp till höger och väljFrån grunden.
3. Klicka på Uppfyller filterkriterierna.
4. I rullgardinsmenyn Registrera endast kontakter som uppfyller dessa villkor klickar du på Kontakt.
5. Klicka på + Lägg till kriterier.
6. I popup-rutan väljer du Kontaktegenskaper och sedan Kontaktägare.
7. Ställ in kriteriet på ”Kontaktägaren är någon av följande: Jess Lee”. 
8. I sidofältet Triggers klickar du på Nästa. 
9. Tillåt inte att kontakter registrerar sig på nytt. Klicka på Spara och fortsätt.
10. Klicka på + för att lägga till en arbetsflödesåtgärd.

11. I sökfältet eller välj en åtgärd anger du Tilldela post till ägare.

12. I sidopanelen Rotera post till ägare:
    • I rullgardinsmenyn för HubSpot-användaregenskaper väljer du Kontaktägare.
    • Markera kryssrutan ”Överskriv om kontakten redan har en ägare ”.
    • I avsnittet ”Rotera mellan ” väljer du ”Team” och sedan ”Southwest Sales”.
    • Klicka på Spara.
13. Klicka på Granska och aktivera, och fortsätt att aktivera arbetsflödet.
14. När arbetsflödet är klart stänger du av det så att framtida kontakter till Jess inte omfördelas.
15. Skapa om detta arbetsflöde för andra objekt som behöver omfördelas (t.ex. företag, ärenden, affärer osv.)