Contracten in HubSpot begrijpen

Gebruik het contractenobject in HubSpot als centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Door contracten in HubSpot te beheren, kun je bestaande contractafspraken vastleggen en beheren, betalingen handmatig registreren of kopers automatisch factureren, wijzigingen aanbrengen gedurende de looptijd van een contract, contracten verlengen en de omzet nauwkeurig rapporteren.

Je kunt een contract rechtstreeks vanuit een record of vanaf de contracten-indexpagina (BETA) aanmaken, of automatisch een contract aanmaken wanneer een koper een offerte accepteert:

• Rechtstreeks aangemaakte contracten (BETA): maak of importeer contracten wanneer een overeenkomst buiten HubSpot wordt aangemaakt, wanneer het contract niet afhankelijk is van een geaccepteerde offerte van de koper, of als je een ander systeem gebruikt om CPQ te beheren. Maak contracten aan in HubSpot en gebruik ze als de bron van waarheid voor rapportage en automatisering.

• Contracten die automatisch worden aangemaakt op basis van offertes: maak contracten aan op basis van geaccepteerde offertes wanneer een koper een offerte moet beoordelen en accepteren voordat een contract wordt aangemaakt. Beheer CPQ en de volledige omzetcyclus in HubSpot. 

Ontdek hoe je contracten voor je bedrijf kunt gebruiken, waaronder:

• Hoe je contracten kunt gebruiken in combinatie met andere HubSpot-objecten, zoals deals, offertes en facturen.

• Hoe wijzigingen en verlengingen tijdens de looptijd van een contract worden beheerd.

• Hoe pro rata-berekening wordt afgehandeld bij het aanbrengen van wijzigingen in contracten.

Wat is een contract?

Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet, met daarin een gedetailleerd overzicht van eenmalige en terugkerende producten, omzetstatistieken en veranderingen in de loop van de tijd. In tegenstelling tot deals, die individuele verkoopkansen bijhouden, zijn contracten ontworpen om de volledige levenscyclus van een klantovereenkomst te ondersteunen, inclusief wijzigingen en verlengingen.

Met contracten kunnen je teams rapporteren over omzetstatistieken, verlengingen en wijzigingen instellen en de omzetactiviteiten binnen het hele bedrijf op elkaar afstemmen. Lees meer over rapportage over omzet.

Een contract kan rechtstreeks in HubSpot worden aangemaakt of op basis van een geaccepteerde offerte. Offertes en contracten kunnen samenwerken, maar een offerte is niet voor elk contract vereist.

Contractconfiguraties

Gebruik de onderstaande tabel om te bepalen welke contractconfiguratie het beste bij uw behoeften past en wat de vereisten in HubSpot zijn.

Vervangen HubSpot-contracten juridische contracten?

HubSpot-contracten vervangen geen juridische contracten, zoals raamovereenkomsten (MSA's) of ondertekende PDF-contracten. Als je in HubSpot naar een juridisch contract moet verwijzen, kun je mogelijk een aangepaste contracteigenschap aanmaken met een veldtype 'Bestand' of 'URL' en het document uploaden of de URL ervan toevoegen. Controleer het document zorgvuldig voordat je een juridisch contract in HubSpot opslaat en lees meer over het opslaan van gevoelige gegevens in HubSpot.

Hoe maak je een contract aan?

Je kunt een contract rechtstreeks in HubSpot (BETA) aanmaken of er een aanmaken op basis van een geaccepteerde offerte. Het contractrecord biedt een overzicht van de belangrijkste contractgegevens, zoals contact- en bedrijfsgegevens, toegezegde omzet en koppelingen naar andere records.

Een contract direct aanmaken (BETA)

Als je een superbeheerder, kun je je account aanmelden voor de beta-versie voor het direct aanmaken, bewerken en verlengen van HubSpot-contracten .

Geautoriseerde gebruikers kunnen een contract aanmaken vanuit een deal-, contact-, bedrijfs- of ticketrecord, of vanaf de indexpagina met contracten. Bij het aanmaken van het contract kunnen gebruikers contractdetails, regelitems, voorwaarden en koppelingen rechtstreeks aan het contractrecord toevoegen.

Een contract aanmaken op basis van een geaccepteerde offerte

Als het automatisch aanmaken van contracten is ingeschakeld, kunt u een contract aanmaken wanneer een koper een offerte accepteert. Het contract weerspiegelt de overeenkomst die in de geaccepteerde offerte is vastgelegd.

Contracten gebruiken met de bèta-versie van Connected CPQ, Facturering en Betalingen

Als u bent aangemeld bij Connected CPQ, Billing en Payments (bèta), kunt u het proces van offerte tot betaling in HubSpot beheren, van het accepteren van de offerte tot het factureren en het innen van betalingen. Meld u aan voor de bètaversie als u wilt dat een offerte wordt geaccepteerd voordat er een contract wordt aangemaakt. Als u geen acceptatie van de offerte nodig hebt, kunt u direct contracten aanmaken. Leesmeer over het proces van de Connected CPQ, Billing en Payments-bèta.

Hoe je deals, offertes, contracten en facturen samen gebruikt

Je kunt 

• Deals: gebruik deals om een verkoopkans bij te houden en af te sluiten. Bij het gebruik van contracten wordt aanbevolen om verschillende pijplijnen in te stellen voor de verschillende soorten deals. Bijvoorbeeld een pijplijn voor nieuwe klanten, een pijplijn voor uitbreidingen (wijzigingen tijdens de looptijd van het contract) en een pijplijn voor verlengingen. Dit zorgt ervoor dat de verschillende stappen in het verkoopproces van een contract afzonderlijk kunnen worden vastgelegd en gerapporteerd.

• Offertes: maak desgewenst offertes op basis van de deal en stuur deze naar de koper ter beoordeling. Als u is aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments en de instelling voor het automatisch aanmaken van contracten is ingeschakeld, wordt er bij acceptatie van een offerte automatisch een contract aangemaakt dat de omzetverplichting van de offerte weergeeft. Deals, offertes en contracten kunnen zowel eenmalige als terugkerende posten bevatten. 

• Contracten: de centrale bron van waarheid voor vastgelegde inkomsten. Hierin staan de producten en diensten waarvoor de klant betaalt, evenals eventuele wijzigingen in het contract. Contracten worden gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen. Lees meer over de verschillende manieren om uw kopers te factureren.

• Facturen:maak facturenaan voor betaling. Je kunt betalingen online innen via HubSpot of facturen handmatig als betaald markeren als je een andere betaalmethode gebruikt.

• Contractwijzigingen: breng wijzigingenaan in contracten gedurende de looptijd ervan. Bewerk het contractrechtstreeks (BETA)om de gegevens van de verkoper en koper, het incassoproces, de betaalmethode, de contractregels en de afrekeninstellingen bij te werken. Als je een op offertes gebaseerd proces wilt gebruiken voor het voorstellen en goedkeuren van wijzigingen in een bestaand contract, lees dan meer over het maken van wijzigingsoffertes.

• Verlengingsoffertes: maak verlengingsoffertes aan wanneer een klant het einde van zijn huidige contract nadert, om toezegging van uw klant te krijgen voor de volgende looptijd. Wanneer een verlengingsofferte wordt geaccepteerd, wordt er een nieuw contract aangemaakt dat automatisch wordt gekoppeld aan het vorige contract.

Welke informatie kan ik bekijken in het contractrecord?

Gebruik het contract om de volgende details te bekijken:

• Status:bekijk de huidige status van het contract.

• Financiële en omzetgegevens: bekijk de totale contractwaarde (TCV), de jaarlijkse contractwaarde, de maandelijkse terugkerende omzet (MRR) en de jaarlijkse terugkerende omzet (ARR).

• Factureringsgegevens:bekijk de factureringsgegevens, waaronder de contactpersoon voor facturering, het gefactureerde bedrag, de factureringsgeschiedenis en aanstaande betalingen.

• Verlengingsdata: bekijk wanneer de verlenging van het contract moet plaatsvinden.

• Koppelingen: bekijk de records waaraan het contract is gekoppeld, waaronder contactpersonen, bedrijven, deals, facturen, regelitems, betalingen, offertes en abonnementen.

Kunnen klanten hun contracten bekijken?

Het HubSpot-contractobject is niet zichtbaar voor uw klanten. Zij ontvangen offertes (als u deze als onderdeel van het proces aanmaakt), facturen, ontvangstbewijzen en andere factureringsgerelateerde meldingen voor hun factureringsrecords.

Wat is een doorlopend contract?

Evergreen-contracten bevatten terugkerende posten die zijn ingesteld om automatisch te worden verlengd totdat ze worden opgezegd. Omdat ze geen einddatum hebben, worden TCV en ACV niet berekend. MRR en ARR worden nog steeds berekend.

Contracten bewerken en bijwerken

U kunt de contractgegevens, posten, voorwaarden en facturerings- en betalingsinformatie bewerken vanuit het contractrecord (BETA). Voor contracten die rechtstreeks vanuit een offerte zijn aangemaakt, kunt u wijzigingsoffertes aanmaken. Wijzigingsoffertes bieden een op offertes gebaseerd proces voor het voorstellen en goedkeuren van wijzigingen in een bestaand contract en moeten aan een deal worden gekoppeld. Het wordt aanbevolen om pijplijnen (bijv. een uitbreidingspijplijn) in te stellen voor deals die verband houden met wijzigingen, zodat uitbreidingen en inkrimpingen afzonderlijk kunnen worden voorspeld en gerapporteerd.

Let op: als u deelneemt aan de bètatest van Connected CPQ, Facturering en Betalingen en er een creditnota is toegepast op een factuur, wordt het aangepaste factuurbedrag niet weergegeven in het contract.

Hoe u verlengingen beheert

Je kunt een contract verlengen vanuit het contractrecord (BETA) of doorverlengingsoffertes aan te maken. Verlengingsoffertes bieden een op offertes gebaseerd proces voor het voorstellen en goedkeuren van verlengingen en moeten aan een deal worden gekoppeld. Lees hieronder meer over het beheren van het verlengingsproces in HubSpot.

Bestaande contractinformatie bekijken

Gebruik het contractrecord om bestaande contractinformatie te bekijken, waaronder prestaties, bijbehorende regelitems, factureringsschema, verlengingsinformatie, tijdlijn van activiteiten en geschiedenis. Gebruik deze informatie om gesprekken over verlenging voor te bereiden voordat je de verlengingsofferte verstuurt.

Maak een speciale verlengingspijplijn aan

Het wordt aanbevolen om een speciale pijplijn voor verlengingen aan te maken voor verlengingsdeals en nieuwe deals aan te maken voor verlengingsoffertes. Dit betekent dat je rapportages kunt maken over de omzet uit nieuwe business versus de omzet uit verlengingen, en dat je verlengingen apart van andere actieve deals kunt beheren.

Wat is inbegrepen bij een verlenging

Standaard heeft de verlenging dezelfde looptijd als het bestaande contract (bijvoorbeeld: als het bestaande contract een overeenkomst van 12 maanden was, wordt de offerte voor de verlenging ingesteld op 12 maanden). De verlenging omvat:

• Contactpersonen die aan het bestaande contract zijn gekoppeld.
• Het bedrijf dat aan het bestaande contract is gekoppeld.
• Facturatiecontactpersonen, indien deze aan het bestaande contract zijn toegevoegd.
• Regelitems van het bestaande contract. Als het contract is bijgewerkt, omvat de verlenging ook die regelitems. Als een klant bijvoorbeeld begon met 10 licenties en later nog eens 10 heeft toegevoegd, omvat de verlenging 20 licenties voor de volledige looptijd van de offerte.
• De betalingsvoorwaarden van het bestaande contract moeten overeenkomen.

Gebruik workflows om verlengingen te automatiseren

U kunt contracteigenschappen gebruiken om workflows te maken die acties in HubSpot rond verlengingsdata automatiseren, waaronder taakherinneringen, het aanmaken van verlengingsdeals en het opstellen van verlengingsoffertes:

• Maak een workflow rond verlengingsdata om andere taken in HubSpot te automatiseren (bijv. taakherinneringen).

• Maak verlengingsdeals aan vóór de contractverlengingsdatum om de communicatie met de klant over de verlenging te beheren (bijv. e-mails, vergaderingen, telefoongesprekken). 

• Maak offertes vóór de verlengingsdata. Lees meer over het maken van verlengingsoffertes vanuit een workflow.

Hoe wordt de pro rata-berekening van het contract berekend?

Als de instelling voor pro rata berekening is ingeschakeld, past de pro rata-berekening het bedrag van een regelitem aan wanneer er tijdens een bestaande factureringsperiode een wijziging van kracht wordt. Als je bijvoorbeeld halverwege een factureringsperiode de hoeveelheid of prijs van een regelitem wijzigt, wordt de periode in afzonderlijke delen verdeeld. Elk deel wordt in rekening gebracht op basis van het aantal maanden of dagen dat het bestrijkt.

HubSpot gebruikt een hybride aanpak om het pro rata-bedrag te berekenen:

• Elke maand in een factureringsperiode heeft hetzelfde gewicht:elke maand in een driemaandelijkse factureringsperiode vertegenwoordigt een derde van het totaal, zelfs als de maanden een verschillend aantal dagen hebben.

• Voor gedeeltelijke maanden wordt het exacte aantal gedekte dagen gebruikt: als een periode 3 van de 30 dagen in een maand omvat, draagt die maand 3/30 van zijn maandelijkse aandeel bij.

• Eindverdelingsschaal: de totale bijdrage van de gedekte maanden gedeeld door het aantal maanden in de volledige factureringsperiode.

Hoe factureringsmaanden worden berekend

Voor pro rata-doeleinden is een maand gebaseerd op de factureringsperiode, niet op de kalendermaand. Deze begint op de startdatum van de regelitem en eindigt op de dag vóór dezelfde datum in de volgende maand.

Als een regelitem bijvoorbeeld op 15 maart begint, zijn de factureringsmaanden:

• 15 maart tot en met 14 april
• 15 april tot en met 14 mei
• 15 mei tot en met 14 juni

Bij een driemaandelijks factuurbedrag telt elke volledige factureringsmaand even zwaar mee (een derde van het totale bedrag), ongeacht of deze 28, 30 of 31 dagen telt. Alleen de resterende gedeeltelijke maand wordt pro rata berekend op basis van het exacte aantal dagen.

Voorbeeld van pro rata berekening

Een driemaandelijkse post begint op 15 maart voor $ 3.000 per kwartaal. Op 18 april wordt deze vervangen door een nieuwe post van $ 4.500 per kwartaal.

De factureringsmaanden voor dit kwartaal zijn:

• 15 maart–14 april
• 15 april–14 mei
• 15 mei–14 juni

Omdat de wijziging plaatsvindt tijdens de tweede factureringsmaand, wordt de kwartaalperiode verdeeld over de twee posten. De pro rata-schaal geeft het deel van het kwartaal weer dat aan elke post is toegewezen.

De pro rata-schalen zijn samen gelijk aan één, zodat de twee delen de volledige kwartaalfactureringsperiode bestrijken. Bij deze aanpak worden voor gedeeltelijke factureringsmaanden exacte dagelijkse berekeningen gebruikt, terwijl elke volledige factureringsmaand gelijk wordt behandeld.

Als de instelling voor pro rata-berekening is uitgeschakeld, worden contractwijzigingen halverwege de looptijd pas in de volgende factureringscyclus verwerkt.

Let op: als een wijziging tijdens een lopende factureringsperiode van kracht wordt, worden er een pro rata factuur en een pro rata creditnota aangemaakt voor het ongebruikte deel van de huidige serviceperiode.

Volgende stappen

• Lees meer over het opzetten van contracten in je HubSpot-account.

• Lees meer over het rechtstreeks aanmaken van contracten (BETA) of op basis van geaccepteerde offertes.

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief hoe u contracten kunt beëindigen, contracten aan andere records kunt koppelen en contracten kunt exporteren.