Contracten in HubSpot begrijpen

Gebruik het contractenobject in HubSpot als centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Contracten zijn geïntegreerd met Revenue Hub om abonnementen en facturen uit een oorspronkelijke offerte samen te voegen, en bieden de mogelijkheid om wijzigingenen verlengingen tijdens de looptijd van het contract te beheren. Contracten kunnen worden gebruikt in combinatie met andere records en tools, zoals deals en offertes, om de omzet van begin tot eind in HubSpot te beheren.

Ontdek hoe je het contractrecord voor je bedrijf kunt gebruiken, waaronder:

• Hoe u contracten kunt gebruiken in combinatie met andere HubSpot-objecten, zoals deals, offertes en facturen.

• Hoe je wijzigingen tijdens de looptijd van een contract en verlengingen beheert.

• Hoe pro rata-berekening wordt afgehandeld bij het aanbrengen van wijzigingen in contracten.

Voordat je aan de slag gaat

• Meld je aan voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments om automatisch betalingen te accepteren op facturen die worden beheerd via contracten met HubSpot Payments of Stripe als betalingsverwerkingsoptie. Lees meer over het proces van de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.
• Geaccepteerde offertes kunnen worden omgezet in contracten, ongeacht of u is aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments. Als u niet bent aangemeld voor de bèta, blijft de incasso gekoppeld aan de bestaande offerte of de afzonderlijke factuur. Met de bèta worden contracten gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen. Lees meer over de verschillende manieren om uw kopers te factureren.

Wat is een contract?

Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot, met daarin gedetailleerde informatie over eenmalige en terugkerende producten, omzetstatistieken en wijzigingen in de loop van de tijd. In tegenstelling tot deals, die individuele verkoopkansen bijhouden, zijn contracten ontworpen om de volledige levenscyclus van een klantovereenkomst te ondersteunen, inclusief wijzigingen en verlengingen.

Met contracten kunnen je teams rapporteren over omzetstatistieken, verlengingen en wijzigingen instellen en de omzetactiviteiten binnen het hele bedrijf op elkaar afstemmen.

Contracten kunnen worden aangemaakt, gekoppeld aan gerelateerde records en gebruikt in rapportages. Offertes voor wijzigingen en verlengingen kunnen aan contracten worden toegevoegd om de huidige regeling van de klant weer te geven.

Vervangen HubSpot-contracten juridische contracten?

HubSpot-contracten vervangen geen juridische contracten, zoals raamovereenkomsten (MSA’s) of ondertekende PDF-contracten. Als je in HubSpot naar een juridisch contract moet verwijzen, kun je mogelijk een aangepaste contracteigenschap aanmaken met het veldtype ‘Bestand’ of ‘URL’ en het document uploaden of de URL ervan toevoegen. Voordat je een juridisch contract in HubSpot opslaat, moet je het document zorgvuldig doorlezen en meer informatie inwinnen over het opslaan van gevoelige gegevens in HubSpot.

Hoe wordt een contract aangemaakt?

Er wordt automatisch een contractrecord aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd (als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld). Het contractrecord biedt een overzicht van de belangrijkste contractgegevens, zoals contact- en bedrijfsgegevens, toegezegde omzet en koppelingen naar andere records.

Let op: een Revenue Hub-licentie vereist om contracten aan te maken en te bewerken. In de toekomst kunnen er mogelijk extra opties voor het aanmaken en bewerken van contracten beschikbaar komen. Raadpleeg het product voor de meest actuele informatie over de beschikbaarheid.

Hoe u deals, offertes, contracten en facturen samen kunt gebruiken

• Aanbiedingen: gebruik deals om een verkoopkans bij te houden en af te ronden. Bij het gebruik van contracten wordt aanbevolen om verschillende pijplijnen in te stellen voor de verschillende soorten deals. Bijvoorbeeld een pijplijn voor nieuwe klanten, een pijplijn voor uitbreidingen (wijzigingen tijdens de looptijd van het contract) en een pijplijn voor verlengingen. Dit zorgt ervoor dat de verschillende verkoopfasen van een contract afzonderlijk kunnen worden vastgelegd en gerapporteerd.

• Offertes: maak offertes op basis van de deal en stuur deze naar de koper ter beoordeling. Zodra de offerte is geaccepteerd, wordt automatisch een contract aangemaakt dat de omzetverplichting van de offerte weergeeft. Deals, offertes en contracten kunnen zowel eenmalige als terugkerende posten bevatten. 

• Wijzigings- en verlengingsoffertes: gebruik wijzigingsoffertes om wijzigingen tijdens de looptijd van het contract door te voeren, zoals uitbreidingen, upgrades of downgrades. Gebruikverlengingsoffertes voor contractverlengingen.

• Facturen:stuur facturen ter betaling. Je kunt betalingen online innen in HubSpot of facturen handmatig als betaald markeren als je een andere betaalmethode gebruikt.

• Contracten: de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Het omvat de producten en diensten waarvoor de klant betaalt en eventuele wijzigingen die in het contract zijn aangebracht. Als je bent aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments, worden contracten gebruikt om doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen te beheren. Lees meer over de verschillende manieren om je kopers te factureren.

Welke informatie kan ik bekijken in het contractrecord?

Gebruik het contract om de volgende details te bekijken:

• Status:bekijk de huidige status van het contract.

• Financiële en omzetinformatie: bekijk de totale contractwaarde (TCV), de jaarlijkse contractwaarde, de maandelijkse terugkerende omzet (MRR) en de jaarlijkse terugkerende omzet (ARR).

• Factureringsgegevens:bekijk de factureringsgegevens, waaronder de contactpersoon voor facturering, het gefactureerde bedrag, de factureringsgeschiedenis en aanstaande betalingen.

• Verlengingsdata: bekijk wanneer de verlenging van het contract moet plaatsvinden.

• Koppelingen: bekijk de records waaraan het contract is gekoppeld, waaronder contactpersonen, bedrijven, deals, facturen, regelitems, betalingen, offertes en abonnementen.

Kunnen klanten hun contracten bekijken?

Het HubSpot-contractobject is niet zichtbaar voor uw klanten. Zij ontvangen offertes, facturen, ontvangstbewijzen en andere factureringsgerelateerde meldingen voor hun factureringsrecords.

Wat is een doorlopend contract?

Evergreen-contracten bevatten terugkerende posten die zijn ingesteld om automatisch te worden verlengd totdat ze worden opgezegd. Omdat ze geen einddatum hebben, worden TCV en ACV niet berekend. MRR en ARR worden wel berekend.

Hoe u toekomstige en tussentijdse wijzigingen in het contract kunt beheren

Toekomstige wijzigingen en wijzigingen tijdens de looptijd van het contract kunnen worden beheerd via wijzigingsoffertes, die aan een deal moeten worden gekoppeld (bijv. uitbreiding of upsell). Deals kunnen tijdens het wijzigingsofferteproces worden aangemaakt of apart worden aangemaakt en handmatig worden gekoppeld. Zodra wijzigingsoffertes zijn geaccepteerd, wordt het contract bijgewerkt met de wijzigingen die in de offerte zijn beschreven. Het wordt aanbevolen om verschillende pijplijnen in te stellen in te stellen voor deals die aan wijzigingsoffertes zijn gekoppeld (bijv. uitbreiding, upsell), zodat je hierover afzonderlijk prognoses kunt maken en rapportages kunt genereren. Het tabblad ‘Contractgeschiedenis’ wordt bijgewerkt telkens wanneer er wijzigingen in het contract worden aangebracht, hetzij rechtstreeks, hetzij via wijzigingsoffertes.

Let op: als u deelneemt aan de bètatest van Connected CPQ, Billing en Payments en er een creditnota is toegepast op een factuur, wordt het aangepaste factuurbedrag niet weergegeven in het contract.

Hoe verlengingen beheren

Verlengingen kunnen worden geactiveerd via verlengingsoffertes, die aan een deal moeten zijn gekoppeld. Deals kunnen worden aangemaakt als onderdeel van het verlengingsofferteproces, of handmatig worden aangemaakt en gekoppeld. Zodra de verlengingsofferte is geaccepteerd, wordt er een nieuw contract aangemaakt dat automatisch aan het bestaande contract wordt gekoppeld. Het wordt aanbevolen om een verlengingspijplijn in te stellen in te stellen voor deals die aan verlengingsoffertes zijn gekoppeld, zodat u verlengingen apart kunt prognoseren en rapporteren.

Hoe wordt de pro rata-berekening van het contract berekend?

Als de instelling voor pro rata-berekening is ingeschakeld, worden wijzigingen halverwege de looptijd dagelijks pro rata berekend op basis van het aantal resterende dagen in een factureringsperiode. Het dagtarief van een regelitem wordt berekend en toegepast op het aantal resterende dagen in de periode, te rekenen vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Als de instelling voor pro rata berekening is uitgeschakeld, worden contractwijzigingen halverwege de looptijd pas in de volgende factureringscyclus verwerkt.

Wanneer er halverwege de looptijd een contractwijziging wordt doorgevoerd, worden de bestaande regelitems bijgewerkt op basis van de regelitems en de acceptatiedatum van de wijzigingsofferte. Bestaande regelitems worden ingekort, waarna nieuwe regelitems worden toegevoegd. Regelitems op wijzigingsoffertes en contracten hebben unieke record-ID's. Lees meer over het gedrag van regelitems.

Volgende stappen

• Lees meer over de bètaversie van Connected CPQ, Facturering en Betalingen.

• Lees meer overhet opzetten van contracten in je HubSpot-account.

• Lees meer overhet aanmaken van contracten op basis van geaccepteerde offertes.

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief hoe je contracten kunt beëindigen, contracten aan andere records kunt koppelen en contracten kunt exporteren.