Aan de slag met HubSpot CPQ

Gebruik HubSpot CPQ om offertes binnen HubSpot op te stellen, te beheren en goed te keuren. HubSpot CPQ helpt verkoop- en omzetteams bij het opstellen en beheren van offertes met tools voor productbundeling, prijsbepaling, goedkeuringen, acceptatie door de koper en het bijhouden van offertes.

Dit artikel geeft een overzicht van de tools die beschikbaar zijn in HubSpot CPQ, evenals veelvoorkomende gebruiksscenario’s voor de tool.

Bronnen voor ontwikkelaars

Lees meer over het bouwen van aangepaste oplossingen met behulp van de Quotes API.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat je de vereisten begrijpt

Lees meer over welke functies een Revenue Hub -licentie vereisen in de product- en dienstencatalogus.

HubSpot CPQ begrijpen

HubSpot CPQ helpt teams bij het opstellen, beheren en goedkeuren van offertes in HubSpot. Teams kunnen CPQ gebruiken om het opstellen van offertes te standaardiseren en goedkeuringen en acceptatie door de koper te beheren voordat een offerte wordt ondertekend. Als je contracten, facturering, betalingen en verlengingen in HubSpot wilt beheren, lees dan meer over het beheren van end-to-end-omzet in HubSpot.

HubSpot CPQ-tools

Productbibliotheek

In de productbibliotheek worden de producten en diensten opgeslagen die uw bedrijf verkoopt. Gebruik producten om regelitems toe te voegen aan deals en offertes, zodat kopers duidelijk inzicht hebben in wat ze kopen.

Producten in de bibliotheek kunnen worden geconfigureerd met verschillende prijsmodellen, waaronder vaste prijzen, trapvormige prijzen en gedifferentieerde prijzen, evenals prijslijsten. Dit helpt verkopers om tijdens het verkoopproces de juiste producten en prijzen te gebruiken.

U kunt de productbibliotheek bijvoorbeeld op de volgende manieren instellen:

• Gebruik getrapte prijzen voor abonnementen en pas verschillende regionale prijslijsten toe voor regionale verkoopteams.
• Configureer implementatiediensten tegen een vast tarief, naast op gebruik gebaseerde ondersteuningspakketten die op periodieke basis worden gefactureerd.
• Gebruik een stapsgewijze prijsopbouw om de abonnementskosten gedurende een meerjarig contract geleidelijk te verhogen, terwijl u gestandaardiseerde prijzen handhaaft via goedgekeurde prijslijsten.

Offertes

Maak offertes met uw eigen huisstijl in de offerte-editor. Voeg uw eigen informatie toe of gebruik AI om modules in te vullen op basis van de deal, de regelitems en uw eigen invoer.

• Door AI gegenereerde offertes: genereer offertes met Breeze, de AI van HubSpot, op basis van informatie over de deal en de regelitems.

• Branding: pas het uiterlijk van de offerte aan, inclusief lettertypen, kleuren, lay-out en stijl.

• Sjablonen: maak en bewerk offertesjablonen die verkopers kunnen gebruiken om het opstellen van een offerte te versnellen en om offertes voor kopers te standaardiseren. Stel een lay-out in en vul modules vooraf in, waaronder de begeleidende brief, regelitems, voorwaarden, betalingsopties en acceptatiemethode. Gebruik op maat geprogrammeerde modules om het uiterlijk, de inhoud en de logica van het sjabloon aan te passen.

• Offerte-editor: werk uw offerte bij met behulp van aanpasbare modules in een editor op één pagina, inclusief de mogelijkheid om aangepaste begeleidende brieven, samenvattingen en voorwaarden toe te voegen.

• Regelitem-editor: gebruik de regelitem-editor om regelitems uit uw productbibliotheek toe te voegen aan, te bewerken of te verwijderen uit uw offerte. Regelitems worden automatisch in de offerte ingevuld op basis van een gekoppelde deal. Stel kortingen en factureringsvoorwaarden in en gebruik regelitems in rapportages en workflows.

• Bijlagen: voeg bijlagen toe en neem deze op in de ondertekeningsmap. Kopers kunnen bijlagen bekijken tijdens het acceptatieproces van de offerte.

• Afsluitagent (BETA): schakel de afsluitagent (BETA) in voor offertes. Kopers kunnen de agent vragen stellen over de offerte en deze kan vragen beantwoorden op basis van de offerte, de bijlagen en aanvullende documenten die naar uw instellingen zijn geüpload.

• Acceptatie: kies hoe je je offerte wilt accepteren: afdrukken en ondertekenen, elektronisch ondertekenen of klikken om te accepteren (accepteren zonder handtekening). Voeg medeondertekenaars uit je organisatie toe als onderdeel van het acceptatieproces.

• Facturering en betalingen: pas betalingsvoorwaarden aan en gebruik facturen en abonnementen om doorlopende betalingen te beheren. Accepteer betalingen online via HubSpot Payments of Stripe. Je kunt ook boekhoudplatforms, zoals QuickBooks, integreren om betalingsgegevens met HubSpot te synchroniseren.
• Betrokkenheid bijhouden: houd het aantal weergaven, downloads en afdrukken van offertes bij , evenals gerelateerde activiteiten via het activiteitenlogboek voor offertes.

Goedkeuringen van offertes

Zorg voor standaardisatie door gebruik te maken van goedkeuringen en regels voor offertes. Stel goedkeuringsworkflows in om goedkeuringen door HubSpot-gebruikers te activeren:

• Standaardgoedkeuringen: laat toe dat offertes door een of alle goedkeurders worden goedgekeurd.
• Geavanceerde goedkeuringen: gebruik aangepaste goedkeuringsworkflows op basis van offerte-eigenschappen. Stel regels in op basis van offerte-informatie zoals kortingen, bedragen, looptijden en meer, en bepaal de volgorde van goedkeurders voor het goedkeuringsproces.
• Goedkeuringsmeldingen en -tracking: ontvang een melding als je een goedkeurder bent en bekijk de goedkeuringsactiviteit in het offerteactiviteitenlogboek voor HubSpot-gebruikers.

Gebruik offerte-regels om waarschuwingen weer te geven wanneer gebruikers offertes opstellen of om te voorkomen dat ze offertes publiceren totdat aan de vereisten van de regels is voldaan.

HubSpot CPQ-gebruiksscenario

Bekijk hieronder een voorbeeld van een gebruiksscenario van HubSpot CPQ.

Deal- en offertebeheer voor verkoopteams

Groeiende verkooporganisaties kampen met inefficiëntie en wrijving als gevolg van handmatige offerte-opstelling en complexe goedkeuringsprocessen. Dit leidt vaak tot vertragingen bij het sluiten van deals, inconsistenties in de prijsstelling en een gebrek aan duidelijk inzicht in de verkoopprestaties.

Pijnpunten

• Het opstellen van offertes is tijdrovend: verkopers besteden veel tijd aan het handmatig samenstellen van offertes, vooral bij een gevarieerd productaanbod en gedifferentieerde prijzen, wat vaak tot fouten leidt.

• Knelpunten bij goedkeuringen: het verkrijgen van de benodigde goedkeuringen voor kortingen of specifieke voorwaarden vereist meerdere handmatige stappen, wat tot vertragingen leidt.

• Versnipperde systemen: het gebruik van losstaande tools voor offertes, CRM en facturering kan leiden tot datasilo’s, inconsistente rapportages en extra opleidingslasten voor revenue operations-teams.

• Beperkt inzicht: verkoopmanagers hebben geen realtime inzicht in de status van offertes, de betrokkenheid van kopers en de algehele voortgang van deals, waardoor het moeilijk is om de omzet nauwkeurig te voorspellen en hun teams te coachen.

Hoe de CPQ-tool van HubSpot kan helpen

• AI-offerteopstelling: verkopers kunnen met behulp vanAI conceptoffertes genereren, waarbij regelitems automatisch worden ingevuld en inhoud zoals begeleidende brieven en samenvattingen worden gepersonaliseerd op basis van dealinformatie. Ze kunnen de editor op één pagina gebruiken om complexe prijsmodellen aan te passen, zoals getrapte of oplopende prijzen.

• Goedkeuringsworkflows: maak gebruik van standaard of geavanceerde goedkeuringsprocessen, inclusief op logica gebaseerde regels voor kortingen of voorwaarden. Verkoopteams krijgen inzicht in wat een goedkeuring activeert, met meldingen aan de goedkeurders.

• Koperervaring: kopers kunnen offertes digitaal ondertekenen en facturerings- en betalingsmethoden rechtstreeks binnen de offerte-interface selecteren.

• Tracking en rapportage: verkopers kunnen de interactie van kopers met offertes volgen, inclusief weergaven, downloads en afdrukken, en ontvangen meldingen over deze activiteiten. Deze gegevens worden geïntegreerd in de verkoopwerkruimte, waardoor verkoopmanagers inzicht krijgen om prestaties te monitoren, omzetactiviteiten te analyseren en prognoses op te stellen. Revenue operations-teams hebben gecentraliseerde controle over sjablonen en prijsregels.

Volgende stappen

• Producten aanmaken en beheren.
• Prijslijsten aanmaken.
• Offertes opstellen.
• Pas de huisstijl van offertes aan.
• Offerte-sjablonen aanmaken.
• Goedkeuringen voor offertes instellen.
• Configureer offerteregels.
• Offertes maken en verzenden.
• Stel de afsluitagent in en gebruik deze (BETA).
• Offertes beheren.
• Beheer de goedkeuringen van offertes.