Inzicht in HubSpot CPQ

HubSpot CPQ (Configure, Price, Quote) is een reeks tools voor het configureren van producten en diensten en het opstellen, beheren en goedkeuren van offertes. Met CPQ kan je verkoopteam gestandaardiseerde offertes opstellen en deze naar kopers sturen ter beoordeling, acceptatie en betaling, allemaal binnen HubSpot. In dit artikel worden de tools besproken die beschikbaar zijn in HubSpot CPQ en wordt een veelvoorkomende workflow voor het opstellen van offertes beschreven.

Als u het volledige omzettraject in HubSpot wilt beheren, lees dan meer over het beheren van het end-to-end omzetproces.

Bronnen voor ontwikkelaars

Lees meer over het bouwen van aangepaste oplossingen met behulp van de Quotes API.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat u de vereisten begrijpt

Lees meer over welke functies een Revenue Hub -licentie vereisen in de product- en servicecatalogus.

HubSpot CPQ-tools

Productbibliotheek

In de productbibliotheek worden de producten en diensten opgeslagen die uw bedrijf verkoopt. Gebruik producten om regelitems aan deals en offertes toe te voegen, zodat kopers begrijpen wat ze kopen.

Producten in de bibliotheek kunnen worden geconfigureerd met verschillende prijsmodellen, waaronder vaste prijzen, trapvormige prijzen en gedifferentieerde prijzen, evenals prijslijsten. Dit helpt verkopers om tijdens het verkoopproces de juiste producten en prijzen te gebruiken.

U kunt de productbibliotheek bijvoorbeeld op de volgende manieren instellen:

• Gebruik gestaffelde prijzen voor abonnementen en pas verschillende regionale prijslijsten toe voor regionale verkoopteams.
• Configureer implementatiediensten tegen een vast tarief naast op gebruik gebaseerde ondersteuningspakketten die op een terugkerende basis worden gefactureerd.

Offertes

Maak offertes met je eigen huisstijl in de offerte-editor. Voeg je eigen informatie toe of gebruik AI om modules in te vullen op basis van de deal, de regelitems en je eigen invoer.

• Door AI gegenereerde offertes: genereer offertes met behulp van de AI van HubSpot, op basis van informatie over de deal en de regelitems.

• Branding: pas het uiterlijk van de offerte aan, inclusief lettertypen, kleuren, lay-out en stijl.

• Sjablonen: maak en bewerk offertesjablonen die verkopers kunnen gebruiken om offertes voor kopers te standaardiseren. Stel een lay-out in en voeg vooraf ingevulde modules toe, waaronder de begeleidende brief, regelitems, voorwaarden, betalingsopties en acceptatiemethode. Gebruik op maat geprogrammeerde modules om het uiterlijk, de inhoud en de logica van het sjabloon aan te passen.

• Offerte-editor: werk je offerte bij met behulp van aanpasbare modules in een editor op één pagina, inclusief de mogelijkheid om aangepaste begeleidende brieven, samenvattingen en voorwaarden toe te voegen.

• Regelitem-editor: gebruik de regelitem-editor om regelitems uit uw productbibliotheek toe te voegen aan, te bewerken of te verwijderen uit uw offerte. Regelitems worden automatisch in de offerte ingevuld vanuit een gekoppelde deal. Stel kortingen en factureringsvoorwaarden in en gebruik regelitems in rapportages en workflows.

• Bijlagen: voeg bijlagen toe en neem deze op in de ondertekeningsmap. Kopers kunnen bijlagen bekijken tijdens het acceptatieproces van de offerte.

• Afsluitagent (BETA): schakel de afsluitagent (BETA) in voor offertes. Kopers kunnen de agent vragen stellen over de offerte en deze kan vragen beantwoorden op basis van de offerte, de bijlagen en aanvullende documenten die naar uw instellingen zijn geüpload.

• Aanvaarding: kies hoe je je offerte wilt aanvaarden: afdrukken en ondertekenen, elektronisch ondertekenen of klikken om te aanvaarden (aanvaarden zonder handtekening). Voeg medeondertekenaars uit je organisatie toe als onderdeel van het aanvaardingsproces.

• Facturering en betalingen: pas betalingsvoorwaarden aan en gebruik facturen en abonnementen om doorlopende betalingen te beheren. Accepteer betalingen online via HubSpot Payments of Stripe. Je kunt ook boekhoudplatforms, zoals QuickBooks, integreren om betalingsgegevens met HubSpot te synchroniseren.
• Betrokkenheid bijhouden: houd het aantal weergaven, downloads en afdrukken van offertes bij, evenals gerelateerde activiteiten via het activiteitenlogboek voor offertes.

Goedkeuringen van offertes

Zorg voor standaardisatie door gebruik te maken van offertegoedkeuringen en regels. Stel goedkeuringsworkflows in om goedkeuringen door HubSpot-gebruikers te activeren:

• Standaardgoedkeuringen: laat toe dat offertes door een of alle goedkeurders worden goedgekeurd.
• Geavanceerde goedkeuringen: gebruik aangepaste goedkeuringsworkflows op basis van offerte-eigenschappen. Stel regels in op basis van offerte-informatie, zoals kortingen, bedragen, looptijden en meer, en bepaal de volgorde van goedkeurders voor het goedkeuringsproces.
• Goedkeuringsmeldingen en -tracking: ontvang een melding als je een goedkeurder bent en bekijk de goedkeuringsactiviteit in het activiteitslogboek van de offerte.

Gebruik offerte-regels om waarschuwingen weer te geven wanneer gebruikers offertes opstellen of om te voorkomen dat ze offertes publiceren totdat aan de vereisten van de regels is voldaan.

HubSpot CPQ-gebruiksscenario

Bekijk hieronder een voorbeeld van een gebruiksscenario van HubSpot CPQ.

Deal- en offertebeheer voor verkoopteams

Groeiende verkooporganisaties kampen met inefficiëntie en wrijving als gevolg van handmatige offerte-opstelling en complexe goedkeuringsprocessen. Dit leidt vaak tot vertragingen bij het sluiten van deals, inconsistenties in de prijsstelling en een gebrek aan duidelijk inzicht in de verkoopprestaties.

Pijnpunten

• Tijdrovend opstellen van offertes: verkopers besteden veel tijd aan het handmatig opstellen van offertes, vooral bij een gevarieerd productaanbod en gedifferentieerde prijzen, wat vaak tot fouten leidt.

• Knelpunten bij goedkeuringen: het verkrijgen van de benodigde goedkeuringen voor kortingen of specifieke voorwaarden vereist meerdere handmatige stappen, wat tot vertragingen leidt.

• Versnipperde systemen: het gebruik van losstaande tools voor offertes, CRM en facturering kan leiden tot datasilo’s, inconsistente rapportages en extra opleidingslasten voor revenue operations-teams.

• Beperkt inzicht: verkoopmanagers hebben geen realtime inzicht in de status van offertes, de betrokkenheid van kopers en de algehele voortgang van deals, waardoor het moeilijk is om de omzet nauwkeurig te voorspellen en hun teams te begeleiden.

Hoe de CPQ-tool van HubSpot kan helpen

• Offertes opstellen met AI: verkopers kunnen met behulp van AI conceptoffertes genereren, waarbij regelitems automatisch worden ingevuld en inhoud zoals begeleidende brieven en samenvattingen worden gepersonaliseerd op basis van dealinformatie. Ze kunnen de editor op één pagina gebruiken om complexe prijsmodellen, zoals gedifferentieerde prijzen, aan te passen.

• Goedkeuringsworkflows: maak gebruik van standaard- of geavanceerde goedkeuringsprocessen, inclusief op logica gebaseerde regels voor kortingen of voorwaarden. Verkoopteams krijgen inzicht in wat een goedkeuring activeert, met meldingen aan de goedkeurders.

• Koperervaring: kopers kunnen offertes digitaal ondertekenen en facturerings- en betalingsmethoden rechtstreeks binnen de offerte-interface selecteren.

• Tracking en rapportage: verkopers kunnen de interactie van kopers met offertes volgen, inclusief weergaven, downloads en afdrukken, en ontvangen meldingen over deze activiteiten. Deze gegevens worden geïntegreerd in de verkoopwerkruimte, waardoor verkoopmanagers inzicht krijgen om prestaties te monitoren, omzetactiviteiten te analyseren en prognoses op te stellen. Revenue operations-teams hebben gecentraliseerde controle over sjablonen en prijsregels.