Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen, of om betalingen te volgen die buiten HubSpot zijn gedaan. In deze installatiegids wordt uitgelegd hoe je facturen kunt configureren voor je account, inclusief het aanpassen van voorvoegsels, het toevoegen van belastinginformatie en het instellen van facturen voor abonnementen. Je kunt ook de standaard factuureigenschappen van HubSpot bekijken.
Je kunt facturen maken en afronden zonder een betalingsverwerker in te stellen, en doorgaan met het handmatig innen van betalingen. Als je echter online betalingen wilt accepteren, moet je de betalingsverwerking van Stripe (beschikbaar voor alle abonnementen) of HubSpot-betalingen ( alleenStarter, Professional of Enterprise) instellen.
Let op: als je eenmaal transacties hebt gedaan via Stripe betalingsverwerking met je gekoppelde Stripe account, is het momenteel niet mogelijk om een alternatief Stripe account aan te sluiten of HubSpot betalingen in te stellen. Evenzo is het op dit moment niet mogelijk om van HubSpot Payments naar Stripe betalingsverwerking te gaan als je eenmaal hebt getransfereerd met HubSpot Payments. Als je nog geen transacties hebt gedaan en wilt overstappen, neem dan contact op met Support.
Een factuur maken
Superbeheerders en gebruikers met objectmachtigingen voor facturen kunnen rechtstreeks vanuit een contactpersoon, bedrijf, deal of offerte record of vanaf de indexpagina voor facturen een factuur maken. Je kunt ook een factuur maken vanuit een gepubliceerde offerte om de gegevens van de offerte te kopiëren naar een nieuwe factuur.
Let op: als je HubSpot-betalingen gebruikt, kun je facturen maken als de standaardvaluta van je account is ingesteld op USD. Als je geen betalingsverwerker hebt ingesteld of Stripe hebt ingesteld als betalingsverwerker, kun je facturen maken als je standaardvaluta hier is vermeld.
Zo maak je een factuur aan vanaf de indexpagina:
- Klik rechtsboven op Factuur maken.
Om een factuur te maken vanuit een contact, bedrijf of deal record:
- Navigeer naar je records:
- Contacten:
- Bedrijven:
- Deals:
- Klik op de naam van het record.
- Klik in de rechterzijbalk in het gedeelte Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens Factuur maken. Klik bij deals op Converteer deal naar factuur om een factuur te maken met de informatie van de deal, inclusief de bijbehorende regelitems.
- Als je een bestaande factuur aan de record wilt koppelen, klik je op Toevoegen en vervolgens op Bestaande factuur toevoegen.
Zo maak je een factuur van een gepubliceerde offerte:
- Beweeg de muis over de naam van de offerte, klik op Acties en selecteer vervolgens Converteren naar factuur. Dit maakt een nieuwe factuur aan met de informatie van de offerte.
Je gaat vervolgens naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.
Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.
Factuurfacturering instellen
Stel in het gedeelte Factureren aan van de factuureditor eerst de gekoppelde records, betalingsvoorwaarden en meer van de factuur in.
- Elke factuur moet aan ten minste één contactpersoon worden gekoppeld. Zo koppel je een factuur aan een contactpersoon:
- Klik op Contactpersoon toevoegen.
- Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand contact of maak een nieuw contact aan.
- Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
- Klik op Opslaan.
- Elke factuur kan aan één bedrijf worden gekoppeld. De factuur aan een bedrijf koppelen
- Klik op Bedrijf toevoegen.
- Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.
- Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
- Klik op Opslaan.
- Een factuuradres toevoegen aan de factuur:
- Klik op Bewerken onder Factuuradres.
- Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
- Klik op Toepassen.
- De factuurdatum wordt standaard ingesteld op de huidige dag. Om dit aan te passen, klik je op het veld Factuurdatum en gebruik je de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.
- Standaard moet de factuur worden betaald bij ontvangst van de factuur. Om andere betalingstermijnen te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Betalingstermijnen en selecteer je een betalingstermijn. Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn.
- Als je een inkoopordernummer aan de factuur wilt toevoegen, voer je het nummer in het veld PO-nummer in.
Regelitems toevoegen
Voeg in het gedeelte Regelitems de items toe die je inkoper gaat kopen.
- Als je de betalingsverwerking van Stripe gebruikt, kun je de valuta van de factuur configureren met behulp van het vervolgkeuzemenu Valuta. Lees meer over de valuta's die worden ondersteund door Stripe betalingsverwerking.
- Bestaande producten uit je productbibliotheek toevoegen( alleenProfessional of Enterprise ):
- Klik op Selecteren uit productbibliotheek.
- Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in naast de producten die je koper gaat kopen. Klik vervolgens op Toevoegen.
- Zo maak je een aangepast regelitem voor de factuur:
- Klik op Aangepast regelitem maken.
- Configureer in het rechterpaneel je regelitems en klik op Opslaan. De velden Naam en Prijs per eenheid zijn verplicht.
- Nadat je het regelitem hebt opgeslagen, kun je de details ervan bijwerken in de regelitem-editor, inclusief het verhogen van de hoeveelheid en het instellen van een korting per eenheid (op basis van valuta of percentage).
- Na het toevoegen van je regelitems kun je het subtotaal bekijken, inclusief eventuele toegepaste kortingen, in het Overzichtsgedeelte.
Opmerkingen toevoegen
Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een fragment in te voegen. In de factuurinstellingen kun je een standaardopmerking toevoegen die op elke factuur wordt weergegeven.
Factureringsopties configureren (alleenStarter, Professional en Enterprise )
Kies in het gedeelte Facturering of je online betalingen wilt accepteren, stel in welke betalingsopties beschikbaar zijn voor de koper en of je factuur- en verzendadresgegevens wilt verzamelen. De instellingen voor online betalingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.
- Als je online betalingen wilt accepteren, schakel je de schakelaar Kassa in. Als de kassaknop is uitgeschakeld, zijn de onderstaande opties niet beschikbaar.
- Schakel de selectievakjes in naast de betalingsvormen die u wilt accepteren (bijvoorbeeld creditcard- of debetkaartbetalingen of bankoverboekingen, zoals ACH).
- Als u bij het afrekenen informatie over het factuuradres wilt verzamelen, schakelt u het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
- Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.
- Als je klanten wilt toestaan een aangepast bedrag in te voeren op het moment van betaling, schakel je hetselectievakje De klant toestaan een bedrag te betalen dat lager is dan het verschuldigde saldo in. Als je een handmatige of bestaande betaling wilt vastleggen als een gedeeltelijke betaling, kun je dit doen vanaf de facturenindexpagina. Aangepaste betalingsbedragen moeten lager zijn dan het totale verschuldigde saldo.
Let op: als je HubSpot Payments of Stripe niet hebt ingesteld als betalingsverwerker in je account, kun je gedeeltelijke betalingen op facturen accepteren wanneer je handmatige betalingen vastlegt, zonder dat je een specifieke instelling hoeft in te schakelen.
Geavanceerde instellingen
In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om naar de geavanceerde instellingen te gaan.
- De taal die wordt gebruikt voor titels en labels op de pagina is standaard ingesteld op Engels. Om dit aan te passen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal.
- Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit aan te passen naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
- Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een waarde in te voeren in het veld Content slug. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.
- Als je Belasting ID's hebt ingesteld in je account en deze wilt opnemen in de factuur, selecteer dan de betreffende Belasting ID selectievakjes.
Opslaan en voltooien
Op elk moment tijdens het maken van een factuur kun je linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment teruggaan naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen. Je kunt ook rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit zal zien voor de koper.
Als je klaar bent om de factuur af te ronden, kun je deze naar de koper sturen:
- Klik rechtsboven op Afronden. Eenmaal gefinaliseerd kan een factuur niet meer worden bewerkt of verwijderd.
- Bekijk de disclaimer in het dialoogvenster en klik vervolgens op Finaliseren.
Verzenden
Nadat je de factuur hebt voltooid, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het verzenden van de factuur naar je koper via e-mail.
- Stel eerst je e-mailadresvelden in:
- Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de eerste contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot zal automatisch een contactpersoon voor deze persoon aanmaken na het verzenden.
- Het veld Cc wordt automatisch gevuld met de adressen van alle andere contactpersonen die bij het maken van de factuur zijn gekoppeld. Als je meer adressen aan dit veld wilt toevoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu, selecteer je de contactpersonen of voer je aangepaste e-mailadressen in.
- Het veld Van wordt automatisch gevuld met het e-mailadres waarmee je verbinding hebt gemaakt, maar je kunt elk e-mailadres kiezen dat aan de account is gekoppeld.
- Klik op Factuur verzenden.
- Als je in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail wilt opstellen met een koppeling naar de factuur, klik je op E-mail handmatig schrijven.
De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens en een link om de factuur in zijn browser te bekijken.
Je kunt de factuur ook op een later tijdstip versturen vanaf de facturenindexpagina, waar je ook je bestaande facturen kunt beheren. Lees hieronder meer over het beheren en delen van facturen.
Facturen beheren
Nadat u facturen hebt gemaakt, kunt u deze beheren vanaf de factuurindexpagina, net zoals bij het beheren van andere CRM-records.
- Klik op de naam van de factuur.
- In het rechterpaneel kunt u de eigenaar van de factuur instellen met het veld Eigenaar, de eigenschappen ervan bekijken, uitgevoerde betalingen bekijken en de koppelingen van de factuur beheren.
Opgestelde facturen beheren
Voor opgestelde facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu
Acties rechtsboven te klikken:
- Bewerken: doorgaan met het opstellen van de factuur.
- Verwijderen: de conceptfactuur verwijderen.
- Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.
Gefinaliseerde facturen beheren
Voor definitieve facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven te klikken:
- Factuur bekijken: open de factuur in een apart browsertabblad.
- Koppeling kopiëren: de URL van de factuur kopiëren om naar een koper te sturen.
- Verzenden: de factuur per e-mail verzenden. Meer informatie over het verzenden van factuure-mails.
- Downloaden: een PDF van de factuur downloaden.
- Betaling vastleggen: markeer de factuur handmatig als betaald door een nieuw betalingsrecord aan te maken of een bestaand record toe te passen. Na het selecteren van deze optie:
- Om een nieuw betalingsrecord aan te maken, vul je de velden met betalingsgegevens in de rechterzijbalk in en klik je vervolgens op Betaling vastleggen. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.
- Om een bestaande betaling op de factuur toe te passen, klik je in de rechterzijbalk op het tabblad Bestaande betaling toepassen. Zoek vervolgens naar een betalingsrecord op basis van het betalingsbedrag, de ID of het e-mailadres van de contactpersoon dat aan de betaling is gekoppeld. Selecteer de betaling en klik op Betaling toepassen. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.
Let op: Als je de factuur handmatig als betaald markeert, ontvangen contactpersonen niet automatisch een betalingsbewijs. Als je een ontvangstbewijs nodig hebt, kun je er een naar de contactpersoon sturen vanaf de pagina Betalingen.
-
- Een betaling verwijderen:
- Klik op de naam van de factuur.
-
-
- Klik in de rechterzijbalk in het gedeelte Betalingen op Gekoppelde betaling weergeven.
- Klik op het bedrag van de betaling.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en klik op Verwijderen.
- Klik op Record verwijderen om te bevestigen.
- Ongedaan maken: markeer de factuur als ongeldig. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betalingen meer innen op de factuur of deze ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Als er een online betaling is verricht voor de factuur, is het niet mogelijk om de factuur te annuleren, zelfs niet als er een terugbetaling is gedaan.
- Als er een handmatige betaling op de factuur is geboekt, moet de betaling worden verwijderd voordat je de factuur ongedaan kunt maken.
- Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.
Facturen filteren en exporteren
Om
de indexpagina
te
filteren op specifieke factuureigenschappen:
- Klik linksboven op Geavanceerde filters.
- Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om een nieuw filter in te stellen.
- Zoek en selecteer de eigenschap waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in.
- Klik op AND of OR om een andere eigenschap te selecteren. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
- Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel.
- Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel om al je facturen te exporteren, of selecteer de selectievakjes naast de facturen die je wilt exporteren en klik vervolgens op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.
Facturen verzenden
Nadat u een factuur hebt gemaakt, kunt u deze delen via een directe koppeling of e-mail, of facturen invoegen tijdens het opstellen van berichten over CRM-records en in de conversatie-inbox.
Om de factuur in een e-mail te verzenden:
Je kunt ook handmatig een e-mail met een factuurkoppeling verzenden of de koppeling in berichten invoegen.
Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een koppeling in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over factuureigenschappen.
Om handmatig een één-op-één e-mail met een link naar de factuur te verzenden:
- Klik op de naam van de factuur.
- Klik in de rechter zijbalk op Acties en selecteer Verzenden.
- Klik in het dialoogvenster op E-mail handmatig schrijven. Je wordt dan doorgestuurd naar het transactierecord dat bij de factuur hoort, waar je de e-mail kunt opstellen. De e-mail bevat automatisch een link naar de factuur.
- Klik na het opstellen van je e-mail op Verzenden.
Een directe link naar een factuur delen:
- Klik op de naam van de factuur.
- Klik in de rechterzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Koppeling kopiëren.
Zo voeg je een factuur in in een één-op-één e-mail of bericht in de inbox voor conversaties:
- Klik in de berichtsamensteller op Invoegen en selecteer vervolgens Facturen.
- Selecteer een factuur of klik op Beheren om naar de indexpagina voor facturen te gaan.
Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink aan het bericht toegevoegd met het factuurnummer.
Let op: momenteel ondersteunen HubSpot-accountintegraties, zoals Quickbooks Online en Xero, het synchroniseren van facturen vanuit HubSpot niet. Je kunt je factuurgegevens echter wel exporteren en uploaden naar je boekhoudsysteem. Je kunt je abonneren op updates over nieuwe functies voor factuurintegratie, zoals factuursynchronisatie, door dit formulier in te vullen.