Beheer terugkerende facturen en betalingen met abonnementen

Met abonnementen kun je abonnementenbeheer en terugkerende facturen automatiseren vanuit CRM. Gebruik abonnementen om terugkerende betalingen met je klanten te automatiseren of om terugkerende facturen te sturen waarin om betaling wordt gevraagd.

In dit artikel lees je meer over hoe abonnementen werken en hoe je ze aanmaakt en beheert. Voordat je abonnementen maakt en beheert, lees je hoe je abonnementen instelt in je account.

Hoe abonnementen werken

Abonnementen kunnen op twee manieren worden ingesteld:

• Terugkerende betalingen: automatiseer het innen van betalingen. HubSpot brengt automatisch kosten in rekening bij de koper op basis van de factureringsfrequentie die je hebt ingesteld in de betaallink of offerte, dus je hoeft geen aparte betaallinks of offertes te maken om abonnementsbetalingen te innen.
• Terugkerende facturering: automatiseer de facturering van klanten. Stuur facturen met een terugkerende factureringsfrequentie om betaling te vragen. Facturen kunnen betaalbaar zijn bij ontvangst of netto betalingstermijnen hebben.

Om abonnementsbetalingen te verzamelen via betaallinks en offertes, moet je een van de volgende betalingsverwerkers instellen:

• HubSpot-betalingen: stel HubSpot-betalingen in, de ingebouwde betalingsverwerker van HubSpot, die beschikbaar is voor Starter-, Professional- en Enterprise-accounts.
• Stripe betalingsverwerking: sluit je bestaande Stripe account aan om Stripe te gebruiken voor betalingsverwerking, wat beschikbaar is voor alle abonnementen.

Abonnementen aanmaken

Lees hieronder hoe je klanten automatisch kunt laten betalen voor hun abonnementen via betaallinks en offertes, of hoe je terugkerende facturen kunt sturen om abonnementsbetalingen te innen.

Terugkerende betalingen verzamelen

Abonnementen worden automatisch ingesteld wanneer een koper een terugkerend artikel koopt. Maak een betaallink of een offerte aan om de betaling van je koper te innen. Je kunt ook rechtstreeks vanaf de pagina Abonnementen een betaallink maken:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op de link Wanneer een klant betaalt.
• Klik op Select from product library (Selecteren uit productbibliotheek ) om een bestaand product toe te voegen of Create custom line item (Aangepast regelitem maken) om een nieuw regelitem te maken.
• Of klik op Annuleren en ga verder met het maken van de betaallink.

Terugkerende facturen versturen

De facturatie van klanten automatiseren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op Onmiddellijk met de verzamelmethode van je keuze.

• Om een contactpersoon voor facturering en een bedrijf aan het abonnement toe te voegen, klikt u op add Contactpersoon toevoegen en add Bedrijf toevoegen. Het toevoegen van een bedrijf is optioneel, maar het abonnement moet wel een contactpersoon hebben.
• Voeg optioneel een factuuradres toe. Dit verschijnt op de facturen die naar de klant worden gestuurd.
• Voeg uw lijnitems toe.
• Selecteer onder Incasso je incassomethode:
  • Automatisch het abonnement in rekening brengen (BETA): breng de factuur ten laste van de opgeslagen betaalmethode van een klant. Zowel jij als de klant ontvangt een ontvangstbewijs via e-mail.
  • Handmatig op elke factuur de betaling innen: verzamel handmatig de betaling voor de abonnementsfactuur.

• • • Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer wanneer de betaling verschuldigd is.

• • • De optie Online betalingen accepteren is standaard ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
    • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die je voor dit abonnement accepteert.
    • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uit om te kiezen of je het factuuradres van je klanten wilt verzamelen.
    • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of je het verzendadres van je klanten wilt verzamelen.
    • Schakel het selectievakje Betalingsmethoden opslaan voor toekomstige kosten in of uit om te kiezen of je de betalingsgegevens van je klant wilt verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten.

• • • Of schakel de schakelaar Online betalingen accepteren uit als je van plan bent om betalingen via een andere methode te ontvangen.
• Klik op de optie Geavanceerde instellingen om instellingen toe te passen op facturen die aan dit abonnement zijn gekoppeld:
  • Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen factuur. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een knipsel in te voegen. In Factuurinstellingen lees je hoe je een standaardcommentaar toevoegt dat op elke factuur wordt weergegeven.
  • Schakel onder Factuuraflevering het selectievakje Facturen op elke factuurdatum automatisch naar de klant e-mailen in om de facturen automatisch op de factuurdatum naar de klant te sturen. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.
  • Selecteer onder Factuurbelasting-ID alle belasting-ID's die moeten worden opgenomen in de factuur. Leer hoe je belasting-ID's toevoegt in instellingen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale.
  • Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de abonnementsinstellingen worden weergegeven onder Abonnement aangepaste velden. Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

• Als je klaar bent, klik je rechtsboven op Create.

• Klik in het dialoogvenster op Maken om het abonnement te bevestigen of klik op Annuleren om terug te gaan en het abonnement te bewerken.

Een abonnement maken vanuit een contactpersoon, bedrijf of dealrecord

• Navigeer naar je gegevens:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Voor contactpersonen en bedrijven klikt u in de rechterzijbalk in de sectie Abonnementen op Toevoegen en selecteert u vervolgens een van de volgende opties:
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: een bestaand abonnement koppelen aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • Voor deals met terugkerende regelitems klikt u in de rechterzijbalk in het gedeelte Abonnementen op Toevoegen en selecteert u vervolgens een van de volgende opties:
    
    • Converteer deal naar abonnement: maak een abonnement met behulp van de informatie van de deal, inclusief bijbehorende regelitems. Als de deal geen terugkerende regelitems heeft, wordt de optie Omzetten van deal naar factuur weergegeven. Meer informatie over facturen.
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: koppel een bestaand abonnement aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • • Je kunt ook een abonnement maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Een abonnement maken op basis van een gepubliceerde offerte

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van een deal.
• Navigeer naar het gedeelte Citaten in de rechter zijbalk.
• Beweeg de muis over een bestaande offerte met terugkerende regelitems, klik op Acties en klik vervolgens op Offerte omzetten in abonnement. Als de overeenkomst geen terugkerende regelitems heeft, is de weergegeven optie Overeenkomst omzetten in factuur. Meer informatie over facturen.

De inschrijvingsprocedure

Wanneer een koper een terugkerend artikel koopt, gebeurt het volgende:

• De Super Admins in je account en de koper ontvangen een betalingsmelding voor de eerste abonnementsbetaling. Meer informatie over het instellen van meldingen in HubSpot.
  
  

  Ontvangst koper	Ontvangstbewijs verkoper

• HubSpot maakt een abonnementsrecord aan om terugkerende facturering en betalingen bij te houden.
  • Voor abonnementen met automatische betaling vanuit offertes en betaallinks wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon die heeft betaald en eventuele deals die zijn gekoppeld aan de betaalde offertes of betaallinks.
  • Voor abonnementen met handmatige inning van betalingen die zijn geconverteerd vanuit offertes of deals, wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon, het bedrijf, de gekoppelde factureringscontactpersoon (als de instelling voor koppeling aan factureringscontacten is ingeschakeld), de deal en de offerte waaruit het is geconverteerd.

Let op: er wordt geen nieuwe deal aangemaakt voor terugkerende betalingen, zelfs niet als je de instelling Betalingskoppelingen toestaan om nieuwe deals aan te maken hebt ingeschakeld in de instellingen voor betalingskoppelingen. Terugkerende betalingen worden geregistreerd op de abonnementenrecord, die is gekoppeld aan deals waaraan het abonnement is gekoppeld.

• • Regelitems met dezelfde factureringsfrequentie, factureringsvoorwaarden, begindatum van facturering en aantal betalingen worden bijgehouden op dezelfde abonnementsrecord, omdat ze samen kunnen worden gefactureerd.
  • Regelitems met verschillende factureringsfrequenties, factureringsvoorwaarden, factureringsbegindata en aantal betalingen worden bijgehouden op aparte abonnementsrecords. Als een betaallink bijvoorbeeld twee terugkerende regelitems bevat, een maandelijkse en een jaarlijkse, worden er twee abonnementsrecords aangemaakt. Ook als een betaallink twee terugkerende regelitems met verschillende factureringsvoorwaarden bevat, worden er twee abonnementsrecords aangemaakt.
  • Als een terugkerende betaling wordt gedaan via een bankafschrijving, zoals ACH, wordt een abonnementsrecord aangemaakt zodra de betaling is geautoriseerd en ingediend, zelfs als de betaling nog in behandeling is.

• Als je Automatisch verlengen tot annuleren hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden van je regelitem, is er geen einddatum aan het abonnement gekoppeld. Om een einddatum in te stellen, selecteer je Vast aantal betalingen in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden en kies je het aantal betalingen dat het abonnement moet hebben in het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen. HubSpot stelt automatisch de einddatum in op basis van het aantal ingestelde betalingen. Als de betaallink bijvoorbeeld op 1 maart is gebruikt en het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen is ingesteld op 6, wordt de einddatum automatisch ingesteld op 1 september.

• Wanneer de volgende betaaldatum aanbreekt, brengt HubSpot automatisch kosten in rekening bij de koper via de betaalmethode waarmee ze oorspronkelijk hebben gekocht. Als de klant deze betaalmethode moet bijwerken, kun je hem een link sturen om deze bij te werken.
• Voor elke betaling stuurt HubSpot de koper een ontvangstbevestiging en worden de eigenschappen van het abonnement in HubSpot bijgewerkt. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen.
• HubSpot stuurt e-mailmeldingen naar de accountbeheerders wanneer een abonnementsbetaling is gedaan of mislukt. Je kunt deze meldingen uitschakelen in je instellingen voor meldingen.

Abonnementen bekijken

Je kunt abonnementen bekijken via de indexpagina voor abonnementen of via de gekoppelde contact-, bedrijfs-, deal- en betalingsrecords van een abonnement. Je kunt de status van een abonnement controleren, het abonnement bewerken of de koper een koppeling sturen om zijn betaalmethode bij te werken.

Abonnementen bekijken op de abonnementenindexpagina

Gebruik de abonnementenindexpagina om alle abonnementen te bekijken, te maken en opgeslagen weergaven te gebruiken om abonnementen te filteren op specifieke criteria.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• De indexpagina met abonnementen bevat twee standaardweergaven, die je kunt openen door op de tabbladen Onbetaald en Gepland boven de tabel te klikken. Deze weergaven filteren abonnementen op basis van de eigenschap Status. Meer informatie over abonnementsstatussen.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's Status en Volgende factuurdatum om snel alle abonnementen op deze kenmerken te filteren. Of klik op Geavanceerde filters om aanvullende filtercriteria in te stellen.
• Om een weergave op te slaan voor toekomstig gebruik, klik je op het pictogram Opslaan rechtsboven in de tabel.
• Om de volledige details van een abonnement te bekijken of het abonnement te bewerken, klikt u op de naam van het abonnement.

Meer informatie over het bekijken en filteren van records vind je op de indexpagina.

Abonnementen op gekoppelde CRM-records bekijken

Een abonnement bekijken vanuit een van de bijbehorende records:

• Navigeer naar je gegevens:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van de record die aan het abonnement is gekoppeld.
• Navigeer in de rechterzijbalk naar dekaart Abonnementen om de abonnementsstatus en begindatum te bekijken.

• Ga voor meer informatie met de muis over het abonnement en klik op Voorbeeld.

• Bekijk de details van het abonnement in het rechterpaneel en bewerk het abonnement als dat nodig is.

Abonnementsstatussen

Lees hieronder meer over wat elk abonnement betekent:

• Actief: alle geplande betalingen zijn verwerkt.
• Onbetaald: de geplande betaling voor de huidige factureringscyclus is mislukt. Er wordt een e-mail naar de koper gestuurd met het verzoek zijn betalingsgegevens bij te werken. Meer informatie over het afhandelen van mislukte abonnementsbetalingen.
• Geannuleerd: het abonnement is voor het einde van de looptijd geannuleerd. Kopers worden niet gefactureerd voor geannuleerde abonnementen.
• Vervallen: de koper is gefactureerd volgens de oorspronkelijke factureringsperiode en er worden geen verdere kosten verwacht. Kopers worden niet gefactureerd voor verlopen abonnementen.
• Gepland: de facturering van het abonnement is uitgesteld om in de toekomst te starten, zoals aangegeven in de eigenschap Begindatum.
• Gepauzeerd: het abonnement is gepauzeerd. Gepauzeerde abonnementen kunnen worden hervat.

Abonnementen beheren

Een abonnement bewerken

Als je een bestaand abonnement wilt bijwerken, zoals de regelitems, de volgende betaaldatum, de betaalmethode en de bijbehorende contactpersoon, raadpleeg dan dit artikel.

Een abonnement opzeggen

Als een koper vraagt om zijn abonnement te annuleren, kun je het abonnement annuleren via het abonnementrecord in HubSpot. Het abonnement wordt onmiddellijk geannuleerd en de klant wordt niet langer gefactureerd. Je kunt wachten met annuleren tot het einde van de factureringsperiode, of het abonnement annuleren en de ongebruikte servicedagen terugbetalen. Als je een abonnement annuleert met een nog uitstaande bankbetaling, zoals ACH, wordt de uitstaande betaling niet automatisch geannuleerd en teruggestort.

Let op: als je geen restitutiebeleid hebt, is het aan te raden om dichter bij de factuurdatum te annuleren.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.

• Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
• Klik rechtsboven in het paneel op Acties en selecteer vervolgens Abonnement annuleren.
• Schakel in het dialoogvenster het selectievakje I understand the customer will not be charged again in .
• Klik op Abonnement annuleren.

De klant ontvangt een e-mail om het abonnement te annuleren.

U kunt het zijpaneel voor abonnementen ook openen vanuit een van de gekoppelde CRM-records.

Een abonnement verwijderen

Geannuleerde of verlopen abonnementen kunnen worden verwijderd. Het verwijderen van abonnementen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Exporteer je abonnementsgegevens om een kopie van de abonnementen te krijgen voordat je ze verwijdert.

Een abonnement verwijderen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
• Klik rechtsboven in het paneel op Acties en selecteer vervolgens Abonnement verwijderen.
• Klik op Abonnement verwijderen.

Abonnementen exporteren

Je abonnementen exporteren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Om de weergave te openen die je wilt exporteren, klik je op de tab van de weergave of klik je op + Weergave toevoegen en selecteer je de weergave in het vervolgkeuzemenu. Om alle records van dat object te exporteren, open je de weergave Alle [records].
• Klik rechtsboven in de tabel op Exporteren om de records te exporteren.

• Om het formaat van je geëxporteerde bestand te kiezen, klik je in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer je het formaat.
• Om de taal voor de kolomkoppen in het geëxporteerde bestand te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer je de taal. Standaard toont het vervolgkeuzemenu de standaardtaal die je hebt geselecteerd in je instellingen. De kolomkoppen van standaardeigenschappen worden vertaald, maar de waarden van de eigenschappen binnen elke kolom worden niet vertaald naar de geselecteerde taal.

• Standaard worden alleen de eigenschappen en associaties in de weergave opgenomen in het bestand, en voor associaties omvat dit tot duizend geassocieerde records per associatiekolom. Om aan te passen welke eigenschappen en koppelingen worden opgenomen, klikt u op Aanpassen en selecteert u de volgende opties:
  • Contactpersonen met meerdere e-mailadressen: schakel het selectievakje Alle e-mailadressen opnemen in om alle e-mailadressen voor contactpersonen met meerdere e-mailadressen op te nemen in het exportbestand.
  • Bedrijven met meerdere domeinen: schakel het selectievakje Alle domeinen opnemen in om alle domeinnamen voor bedrijven met meerdere domeinen op te nemen in het exportbestand.
  • Eigenschappen opgenomen in export: de opties omvatten Eigenschappen en koppelingen in uw weergave (standaard), Alle eigenschappen op records (d.w.z. geen koppelingen), of Alle eigenschappen en koppelingen op records. De volgorde van de kolommen in het exportbestand hangt af van de optie die u selecteert:
    • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde volgorde van eigenschappen die is ingesteld voor de weergave.
    • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record ID >dat de eerste kolom in het bestand zal zijn. Als u alle eigenschappen en koppelingen exporteert, worden koppelingen aan het einde opgenomen.
  • Associaties meegenomen in export: opties zijn Tot 1000 geassocieerde records (standaard), of Alle geassocieerde records (alleen CSV-bestanden).

• Klik op Exporteren. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden verlopen na 30 dagen.

Als de records die je exporteert gekoppelde records hebben, krijgt elk gekoppeld object zijn eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object dat je exporteert, kun je informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objectrecords, regelitems, abonnementen of betalingen. Voor elk gekoppeld object bevat het geëxporteerde bestand de volgende koppen en informatie:

• Gekoppelde [Object] ID's: de ID's van de gekoppelde records. Meerdere ID-waarden worden gescheiden door puntkomma's.
• Gekoppeld [Object]: de naam van de gekoppelde record (bijv. contactnaam, bedrijfsnaam, enz.). Meerdere recordnamen worden gescheiden door puntkomma's.

Abonnementen gebruiken in andere HubSpot tools

Je kunt abonnementsgegevens gebruiken in andere HubSpot tools, zoals workflows, lijsten en rapporten.

• Maak workflows op basis van abonnementen ( alleenProfessional en Enterprise ) om acties te automatiseren op basis van abonnementsinformatie. Stuur bijvoorbeeld een interne melding naar je team wanneer de status van een abonnement is verlopen, of werk de eigenaar van het abonnement automatisch bij. Meer informatie over triggers voor het inschrijven van abonnementen.
• Houd terugkerende inkomsten bij in de analysetool voor abonnementen of maak een aangepast rapport op basis van abonnementsgegevens. Als je een aangepast rapport maakt, moet je Abonnementen selecteren als gegevensbron, of het afzonderlijke object als je een afzonderlijk objectrapport maakt.
  
• Segmenteer je contactpersonen of bedrijven in lijsten op basis van abonnementseigenschappen. Maak bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen met een bekende einddatum voor het abonnement en stuur vervolgens een e-mail naar de lijst met contactpersonen om hen aan te moedigen het abonnement te verlengen.