Terugkerende facturen en betalingen met abonnementen beheren

Met Abonnementen kun je het beheer van abonnementen en terugkerende facturen automatiseren vanuit de CRM. Gebruik abonnementen om terugkerende betalingen met je klanten te automatiseren of om terugkerende facturen te sturen waarin om betaling wordt gevraagd.

In dit artikel lees je meer over hoe abonnementen werken en hoe je ze aanmaakt en beheert. Voordat je abonnementen aanmaakt en beheert, moet je eerst leren hoe je abonnementen instelt in je account.

Hoe abonnementen werken

Abonnementen kunnen op twee manieren worden ingesteld:

• Terugkerende betalingen: automatiseer het innen van betalingen. HubSpot brengt automatisch kosten in rekening bij de koper op basis van de factureringsfrequentie die je hebt ingesteld in de betaallink of prijsopgave, zodat je geen aparte betaallinks of prijsopgaven hoeft te maken om betalingen voor abonnementen te innen.
• Terugkerende facturering: automatiseer de facturering van klanten. Stuur facturen met een terugkerende factureringsfrequentie om betaling te vragen. Facturen kunnen verschuldigd zijn bij ontvangst of netto betalingstermijnen hebben.

Om betalingen voor abonnementen via betaallinks en prijsopgaven te innen, moet je een van de volgende betalingsverwerkers instellen:

• HubSpot betalingen : stel HubSpot betalingen in, HubSpot's ingebouwde betalingsverwerker, die beschikbaar is voor Starter, Professional en Enterprise accounts.
• Stripe-betalingsverwerking: koppel je bestaande Stripe-account om Stripe te gebruiken voor de betalingsverwerking, die beschikbaar is voor alle abonnementen.

Abonnementen aanmaken

Lees hieronder hoe u klanten automatisch kunt laten betalen voor hun abonnementen via betaallinks en prijsopgaven, of hoe u terugkerende facturen kunt sturen om betalingen voor abonnementen te innen.

Terugkerende betalingen verzamelen

Abonnementen worden automatisch ingesteld wanneer een koper een terugkerende post koopt. Maak een betaallink of een prijsopgave om de betaling van je koper te innen. Je kunt ook rechtstreeks vanaf de pagina Abonnementen een betaallink maken:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op Een betaallink gebruiken om een abonnement automatisch in rekening te brengen.
• Klik op Select from product library (Selecteren uit productbibliotheek ) om een bestaand product toe te voegen of op Create custom line item (Aangepast post maken) om helemaal opnieuw een post te maken.
• Of klik op Annuleren en ga verder om de betaallink te maken.

Terugkerende facturen versturen

De facturatie van klanten automatiseren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op Automatisch terugkerende facturen verzenden naar klanten.

• Als u een contactpersoon voor facturering en een bedrijf aan het abonnement wilt toevoegen, klikt u op add Contactpersoon toevoegen en add Bedrijf toevoegen. Het toevoegen van een bedrijf is optioneel, maar het abonnement moet wel een contactpersoon hebben.
• Voeg optioneel een factuuradres toe. Dit verschijnt op de facturen die naar de klant worden gestuurd.
• Posten toevoegen.
• Klik onder Betalingen incasso op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer wanneer de betaling verschuldigd is.

• De optie Online betalingen accepteren is standaard ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen de instellingen voor betalingen.
  • Schakel het selectievakje Aanvaarde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die u voor dit abonnement accepteert.
  • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uit om te kiezen of u het factuuradres van uw klanten wilt verzamelen.
  • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of u het verzendadres van uw klanten wilt verzamelen.
  • Schakel het selectievakje Betalingswijzen opslaan voor toekomstige kosten in of uit om te kiezen of u de betalingsgegevens van uw klant wilt verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten.

• Of schakel de schakelaar Online betalingen accepteren uit als u betalingen via een andere methode wilt ontvangen.
• Klik op de optie Geavanceerde instellingen om de instellingen toe te passen op facturen die aan dit abonnement zijn gekoppeld:
  • Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen factuur. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een snippet in te voegen. In Factuurinstellingen lees je hoe je een standaardcommentaar toevoegt dat op elke factuur wordt weergegeven.
  • Schakel onder Factuuraflevering het selectievakje Facturen op elke factuurdatum automatisch naar de klant e-mailen in om de facturen automatisch op de factuurdatum naar de klant te sturen. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.
  • Selecteer onder Factuurbelasting-ID alle belasting-ID's die moeten worden opgenomen in de factuur. Leer hoe je belasting-ID's toevoegt in instellingen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale.
  • Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de abonnementinstellingen worden weergegeven onder Abonnement aangepaste velden. Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

• Als je klaar bent, klik je rechtsboven op Create.

• Klik in het dialoogvenster op Maken om het abonnement te bevestigen of klik op Annuleren om terug te gaan en het abonnement te bewerken.

Maak een abonnement aan vanuit een Contactpersoonrecord, Contactpersoonrecord, Bedrijfsrecord of Dealrecord

• Navigeer naar je records:
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Voor contactpersonen en bedrijven klikt u in de rechterzijbalk in de sectie Abonnementen op Toevoegen en selecteert u vervolgens een van de volgende opties:
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: koppel een bestaand abonnement aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • Klik voor deals in de rechterzijbalk in de sectie Abonnementen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
    
    • Deal converteren naar abonnement: maak een abonnement met de informatie van de deal, inclusief de bijbehorende posten.
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: koppel een bestaand abonnement aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • • Je kunt ook een abonnement maken vanuit de Post editor van een deal.

Een abonnement maken op basis van een gepubliceerde prijsopgave

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van een deal.
• Navigeer naar de sectie Prijsopgaven in de rechter zijbalk.
• Beweeg de muis over een bestaande prijsopgave, klik op Acties en klik vervolgens op Prijsopgave omzetten in abonnement.

Het proces voor abonnementen

Wanneer een koper een terugkerende post koopt, gebeurt het volgende:

• De Superbeheerders in je account en de koper ontvangen een betalingsmelding voor de eerste betaling van het abonnement. Meer informatie over het instellen van meldingen in HubSpot.
  
  

  Ontvangst koper	Ontvangstbewijs verkoper

• HubSpot maakt een record voor abonnementen om terugkerende facturering en betalingen bij te houden.
  • Voor abonnementen met automatische betaling vanuit prijsopgaven en betaallinks, wordt het abonnementrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon die heeft betaald en eventuele deals die zijn gekoppeld aan de betaalde prijsopgave of betaallinks.
  • Voor abonnementen met handmatige inning van betalingen die zijn geconverteerd vanuit offertes of aanbiedingen, wordt het record van het abonnement automatisch gekoppeld aan de contactpersoon, het bedrijf, de gekoppelde contactpersoon voor facturering (als de instelling voor het koppelen van factureringscontacten is ingeschakeld), de deal en de offerte waaruit het is geconverteerd.

Let op: er wordt geen nieuwe deal aangemaakt voor terugkerende betalingen, zelfs niet als u de instelling Betalingskoppelingen toestaan om nieuwe deals aan te maken hebt ingeschakeld in de instellingen voor betalingskoppelingen. Terugkerende betalingen worden geregistreerd in het abonnementrecord, dat is gekoppeld aan deals waaraan het abonnement is gekoppeld.

• • Posten met dezelfde factureringsfrequentie, factureringsvoorwaarden, begindatum van facturering en aantal betalingen worden bijgehouden op hetzelfde record voor abonnementen, omdat ze samen kunnen worden gefactureerd.
  • Posten met verschillende factureringsfrequenties, factureringsvoorwaarden, begindata voor facturering en het aantal betalingen worden bijgehouden op aparte records voor abonnementen. Als een betaallink bijvoorbeeld twee terugkerende posten bevat, een maandelijkse en een jaarlijkse, worden er twee records voor abonnementen gemaakt. Evenzo, als een betaallink twee terugkerende posten bevat met verschillende factureringsvoorwaarden, worden er twee abonnementsrecords aangemaakt.
  • Als een terugkerende betaling wordt gedaan via een bankafschrijving, zoals ACH, wordt een abonnementsrecord gemaakt zodra de betaling is geautoriseerd en verzonden, zelfs als de betaling nog in behandeling is.

• Als je Automatisch vernieuwen tot annuleren hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden van je post, wordt er geen einddatum aan het abonnement gekoppeld. Om een einddatum in te stellen, selecteer je Vast aantal betalingen in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden en kies je het aantal betalingen dat het abonnement moet hebben in het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen. HubSpot stelt automatisch de einddatum in op basis van het aantal ingestelde betalingen. Als de betaallink bijvoorbeeld op 1 maart is gebruikt en het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen is ingesteld op 6, wordt de einddatum automatisch ingesteld op 1 september.

• Wanneer de volgende betaaldatum is aangebroken, brengt HubSpot automatisch kosten in rekening bij de koper via de betaalmethode waarmee ze oorspronkelijk hebben betaald. Als de klant deze betaalmethode moet bijwerken, kun je hem een link sturen om deze bij te werken.
• Voor elke afschrijving stuurt HubSpot de koper een ontvangstbevestiging per e-mail en worden de eigenschappen van het abonnement record in HubSpot bijgewerkt. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende betaling van het abonnement op de hoogte te stellen.
• HubSpot stuurt e-mailmeldingen naar de accountbeheerders wanneer een betaling voor een abonnement is gedaan of mislukt. Je kunt deze meldingen uitschakelen in de instellingen voor meldingen.

Abonnementen bekijken

Je kunt abonnementen bekijken vanaf de indexpagina voor abonnementen of vanuit de gekoppelde contactpersonen, bedrijfsrecords, dealrecords en betalingsrecords van een abonnement. Je kunt de status van een abonnement controleren, het abonnement bewerken of de koper een koppeling sturen om zijn betaalmethode bij te werken.

Abonnementen bekijken op de indexpagina voor abonnementen

Gebruik de indexpagina voor abonnementen om alle abonnementen te bekijken, te maken en opgeslagen weergaven te gebruiken om abonnementen te filteren op specifieke criteria.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• De indexpagina met abonnementen bevat twee standaardweergaven die je kunt openen door op de tabbladen Onbetaald en Gepland boven de tabel te klikken. Deze weergaven filteren abonnementen op basis van de eigenschap Status. Meer informatie over abonnementsstatussen.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's Status en Volgende factuurdatum om snel alle abonnementen op die attributen te filteren. Of klik op Geavanceerde filters om aanvullende filtercriteria in te stellen.
• Als je een weergave wilt opslaan voor toekomstig gebruik, klik je op het pictogram Opslaan rechtsboven in de tabel.
• Om de volledige details van een abonnement te bekijken of het abonnement te bewerken, klik je op de naam van het abonnement.

Meer informatie over het bekijken en filteren van records op de indexpagina.

Abonnementen op gekoppelde CRM records bekijken

Om een abonnement te bekijken vanuit een van de bijbehorende records:

• Navigeer naar je records:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record dat aan het abonnement is gekoppeld.
• Navigeer in de rechterzijbalk naar dekaart Abonnementen om de status en begindatum van het abonnement te bekijken.

• Beweeg de muis over het abonnement en klik op Voorbeeld voor meer informatie.

• Bekijk in het rechterpaneel de details van het abonnement en bewerk het abonnement als dat nodig is.

Abonnementen

Lees hieronder meer over wat elk abonnement inhoudt:

• Actief: alle geplande betalingen zijn verwerkt.
• Onbetaald: de geplande betaling voor de huidige factureringscyclus is mislukt. Er wordt een e-mail verzonden naar de koper met het verzoek zijn betalingsgegevens bij te werken. Meer informatie over het afhandelen van mislukte betalingen voor abonnementen.
• Geannuleerd: het abonnement is voor de termijn geannuleerd. Kopers worden niet gefactureerd voor geannuleerde abonnementen.
• Verlopen: de koper is gefactureerd volgens de oorspronkelijke factureringsperiode en er worden geen verdere kosten verwacht. Kopers worden niet gefactureerd voor verlopen abonnementen.
• Vertraging: de facturering van het abonnement is vertraagd en start in de toekomst, zoals weergegeven in de eigenschap Begindatum.

Abonnementen beheren

Abonnement bewerken

Als je een bestaand abonnement wilt bijwerken, zoals de posten, de volgende betaaldatum, de betalingsmethode en de bijbehorende contactpersoon, raadpleeg dan dit artikel.

Abonnement annuleren

Als een koper vraagt om zijn abonnement te annuleren, kun je het abonnement annuleren via het record van het abonnement in Hubspot. Het abonnement wordt onmiddellijk geannuleerd en de klant wordt niet langer gefactureerd. Je kunt wachten met annuleren tot het einde van de factureringsperiode of het abonnement annuleren en de ongebruikte servicedagen terugbetalen. Als je een abonnement annuleert dat nog een bankafschrijving heeft lopen, zoals ACH, wordt de betaling niet automatisch geannuleerd en teruggestort.

Let op: als je geen restitutiebeleid hebt, is het aan te raden om dichter bij de factuurdatum te annuleren.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.

• Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
• Klik rechtsboven in het paneel op Acties en selecteer vervolgens Abonnement annuleren.
• Schakel in het dialoogvenster het selectievakje I understand the customer will not be charged again in .
• Klik op Abonnement annuleren.

De klant ontvangt een e-mail om het abonnement te annuleren.

Als je het abonnement hebt geannuleerd voor het einde van de factureringsperiode, lees dan hoe je een terugbetaling kunt doen vanuit je dashboard voor betalingen. Je kunt ook een workflow op basis van abonnementen maken om een melding naar je team te sturen wanneer de volgende betaling van een klant moet worden gedaan om hen eraan te herinneren het abonnement te annuleren.

U kunt het zijpaneel voor abonnementen ook openen vanuit een van de gekoppelde CRM records.

Abonnement verwijderen

Opgezegde of verlopen abonnementen kunnen worden verwijderd. Het verwijderen van abonnementen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Exporteer je abonnementsgegevens om een kopie van de abonnementen te krijgen voordat je ze verwijdert.

Een abonnement verwijderen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
• Klik rechtsboven in het paneel op Acties en selecteer vervolgens Abonnement verwijderen.
• Klik op Abonnement verwijderen.

Abonnementen exporteren

Uw abonnementen exporteren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Om de weergave te openen die je wilt exporteren, klik je op de tab van de weergave of klik je op + Weergave toevoegen en selecteer je de weergave in het vervolgkeuzemenu. Om alle records van dat object te exporteren, open je de weergave Alle [records].
• Om de records te exporteren, klik je rechtsboven in de tabel op Exporteren.

• Om in het dialoogvenster de indeling van je geëxporteerde bestand te kiezen, klik je op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer je de indeling.
• Om de taal voor de kolomkoppen in het geëxporteerde bestand te kiezen, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer je de taal. Standaard toont het vervolgkeuzemenu de standaardtaal die je in je instellingen hebt geselecteerd. De kolomkoppen van standaardeigenschappen worden vertaald, maar de waarden van de eigenschappen binnen elke kolom worden niet vertaald naar de geselecteerde taal.

• Standaard worden alleen de eigenschappen en associaties in de weergave opgenomen in het bestand, en voor associaties omvat dit maximaal duizend geassocieerde records per associatiekolom. Om aan te passen welke eigenschappen en koppelingen worden opgenomen, klikt u op Aanpassen en selecteert u de volgende opties:
  • Contactpersonen met meerdere e-mailadressen: schakel het selectievakje Alle e-mailadressen opnemen in om alle e-mailadressen voor contactpersonen met meerdere e-mailadressen op te nemen in het exportbestand.
  • Bedrijven met meerdere domeinen: schakel het selectievakje Alle domeinen opnemen in om alle domeinnamen voor bedrijven met meerdere domeinen op te nemen in het exportbestand.
  • Eigenschappen opgenomen in export: de opties omvatten Eigenschappen en koppelingen in uw weergave (standaard), Alle eigenschappen op records (d.w.z. geen koppelingen), of Alle eigenschappen en koppelingen op records. De volgorde van de kolommen in het exportbestand hangt af van de optie die u selecteert:
    • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde eigenschapvolgorde die is ingesteld voor de weergave.
    • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record ID dat de eerste kolom in het bestand wordt. Als u alle eigenschappen en koppelingen exporteert, worden koppelingen aan het einde opgenomen.
  • Associaties meegenomen in export: opties zijn Tot 1000 geassocieerde records (standaard), of Alle geassocieerde records (alleen CSV-bestanden).

• Klik op Exporteren. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden verlopen na 30 dagen.

Als de records die je exporteert gekoppelde records hebben, heeft elk gekoppeld object een eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object dat je exporteert, kun je informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objectrecords, post, abonnementen of betalingen. Voor elk geassocieerd object bevat het geëxporteerde bestand de volgende koppen en informatie:

• Associated [Object] IDs: de ID's van de geassocieerde records. Meerdere ID-waarden worden gescheiden door puntkomma's.
• Gekoppeld [Object]: de naam van het gekoppelde record (bijv. naam contactpersoon, naam bedrijf, enz.). Meerdere namen van records worden gescheiden door puntkomma's.

Abonnementen gebruiken in andere Hubspot tools

Je kunt gegevens over abonnementen gebruiken in andere HubSpot tools, waaronder workflows, lijsten en rapporten.

• Maak workflows op basis van abonnementen ( alleenProfessional en Enterprise ) om acties te automatiseren op basis van informatie over abonnementen. Stuur bijvoorbeeld een interne melding naar uw team wanneer de status van een abonnement is verlopen, of werk automatisch de verantwoordelijke van het abonnement bij. Meer informatie over registratietriggers voor abonnementen.
• Houd terugkerende inkomsten bij in de tool voor analyses van abonnementen of maak een aangepast rapport op basis van abonnementsgegevens. Als je een aangepast rapport maakt, moet je Abonnementen selecteren als gegevensbron, of het enkele object als je een aangepast objectrapport maakt.
  
• Segmenteer uw contactpersonen of bedrijven in lijsten op basis van de eigenschappen van abonnementen. Maak bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen met een bekende einddatum voor het abonnement en stuur vervolgens een e-mail naar de lijst met contactpersonen om hen aan te moedigen om te vernieuwen.