Beheer terugkerende facturen en betalingen met abonnementen

Met abonnementen kun je abonnementenbeheer en terugkerende facturen automatiseren vanuit CRM. Gebruik abonnementen om terugkerende betalingen met je klanten te automatiseren of om terugkerende facturen te sturen waarin om betaling wordt gevraagd.

• Hoe abonnementen werken
• Abonnementen aanmaken
• Abonnementen beheren

Hoe abonnementen werken

Abonnementen kunnen op twee manieren worden ingesteld:

Terugkerende betalingen: automatiseer het innen van betalingen. HubSpot brengt automatisch kosten in rekening bij de koper op basis van de factureringsfrequentie die je hebt ingesteld in de betaallink of offerte, dus je hoeft geen aparte betaallinks of offertes te maken om abonnementsbetalingen te innen.

Terugkerende facturering: automatiseer de facturering van klanten. Stuur facturen met een terugkerende factureringsfrequentie om betaling te vragen. Facturen kunnen betaalbaar zijn bij ontvangst of netto betalingstermijnen hebben.

Om abonnementsbetalingen te verzamelen via betaallinks en offertes, moet je een van de volgende betalingsverwerkers instellen:

• HubSpot-betalingen: stel HubSpot-betalingen in, de ingebouwde betalingsverwerker van HubSpot, die beschikbaar is voor Starter-, Professional- en Enterprise-accounts.
• Stripe betalingsverwerking : koppel je bestaande Stripe account om Stripe te gebruiken voor betalingsverwerking, wat beschikbaar is voor alle abonnementen.

Let op: Hier vind je een overzicht van de valuta's die momenteel worden ondersteund voor abonnementen.

Abonnementen aanmaken

Lees hieronder hoe je klanten automatisch kunt laten betalen voor hun abonnementen via betaallinks en offertes, of hoe je terugkerende facturen kunt sturen om abonnementsbetalingen te innen.

Terugkerende betalingen verzamelen

Abonnementen worden automatisch ingesteld wanneer een koper een terugkerend artikel koopt. Als je nog geen betaallink of offerte hebt ingesteld om betalingen van je koper te innen, volg dan de stappen om een betaallink of offerte te maken. Je kunt ook rechtstreeks vanaf de pagina Abonnementen een betaallink maken:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op Een betaallink gebruiken om een abonnement automatisch in rekening te brengen.
• Vul in het rechterpaneel de gegevens van de regel in.
• Of klik op Annuleren en ga verder om de betaallink te maken.

Terugkerende facturen verzenden

Om het factureren van klanten te automatiseren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• Klik rechtsboven op Abonnement maken.
• Klik op Automatisch terugkerende facturen verzenden naar klanten.

• Voeg een contactpersoon en bedrijf toe aan het abonnement. Het toevoegen van een bedrijf is optioneel, maar het abonnement moet wel een contactpersoon hebben.
• Voeg optioneel een factuuradres toe. Dit zal verschijnen op de facturen die naar de klant worden gestuurd.
• Voeg uw regelitems toe.
• Klik onder Betaling Verzamelen op het vervolgkeuzemenu Betaling verschuldigd en selecteer wanneer de betaling verschuldigd is.

• Als je online betalingen wilt accepteren, laat je de optie Een link opnemen voor online betalingen aanstaan. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat er is ingesteld in de betalingsinstellingen.
  • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die u voor dit abonnement accepteert.
  • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uit om te kiezen of u het factuuradres van uw klanten wilt verzamelen.
  • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of u het verzendadres van uw klanten wilt verzamelen.

• Of schakel het selectievakje Een afrekenlink opnemen voor online betalingen uit als je van plan bent om betalingen via een andere methode te verwerken.
• Klik op de optie Geavanceerde instellingen om de instellingen toe te passen op facturen die aan dit abonnement zijn gekoppeld:
  • Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen factuur. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een knipsel in te voegen. In Factuurinstellingen lees je hoe je een standaardcommentaar toevoegt dat op elke factuur wordt weergegeven.
  • Schakel onder Factuuraflevering het selectievakje Facturen op elke factuurdatum automatisch naar de klant e-mailen in om de facturen automatisch op de factuurdatum naar de klant te sturen.
  • Selecteer onder Factuurbelasting-id de belasting-id's die moeten worden opgenomen in de factuur. Leer hoe je belasting-ID's toevoegt in instellingen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale.

• Als je klaar bent, klik je rechtsboven op Maken.

• Bevestig het aanmaken van het abonnement in het dialoogvenster door op Maken te klikken, of klik op Annuleren om terug te gaan en het abonnement te bewerken.

Een abonnement maken vanuit een contactpersoon, bedrijf of dealrecord

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Voor contactpersonen en bedrijven klikt u in de rechterzijbalk in de sectie Abonnementen op Toevoegen en selecteert u vervolgens een van de volgende opties:
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: koppel een bestaand abonnement aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • Klik voor deals in de rechterzijbalk in het gedeelte Abonnementen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
    
    • Converteer deal naar abonnement: maak een abonnement met de informatie van de deal, inclusief bijbehorende regelitems.
    • Nieuw abonnement maken: maak een nieuw abonnement voor de contactpersoon of het bedrijf.
    • Bestaand abonnement toevoegen: koppel een bestaand abonnement aan de contactpersoon of het bedrijf.

• • • U kunt ook een abonnement maken vanuit de regelitem-editor van een deal.

Een abonnement maken vanuit een gepubliceerde offerte

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van de deal.
• Navigeer naar de sectie Offertes in de rechterzijbalk.
• Beweeg de muis over een bestaande offerte, klik op Acties en klik vervolgens op Offerte omzetten in abonnement.

Het inschrijvingsproces

Wanneer een koper een terugkerend artikel koopt, gebeurt het volgende:

• Jij en de koper ontvangen een betalingsbericht voor de eerste betaling van het abonnement.
  
  

  Ontvangst koper	Ontvangstbewijs verkoper

• HubSpot maakt een abonnementrecord aan om terugkerende facturering en betalingen bij te houden.
  • Voor automatische betalingsabonnementen op basis van offertes en betaallinks wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon die heeft betaald en eventuele deals die zijn gekoppeld aan de betaalde offertes of betaallinks.
  • Voor abonnementen met handmatige inning van betalingen die zijn geconverteerd vanuit offertes of deals, wordt de abonnementsrecord automatisch gekoppeld aan de contactpersoon, het bedrijf, de deal en de offerte waaruit het is geconverteerd.

Let op: er wordt geen nieuwe deal aangemaakt voor terugkerende betalingen, zelfs niet als u de instelling Sta betalingslinks toe om nieuwe deals aan te maken hebt ingeschakeld in de instellingen voor betalingslinks. Terugkerende betalingen worden geregistreerd op de abonnementenrecord, die is gekoppeld aan deals waaraan het abonnement is gekoppeld.

• • Regelitems met dezelfde factureringsfrequentie, factureringsvoorwaarden, factuurbegindatum en hetzelfde aantal betalingen worden bijgehouden op dezelfde abonnementsrecord, omdat ze samen kunnen worden gefactureerd.
  • Regelitems met verschillende factureringsfrequenties, factureringsvoorwaarden, factuurbegindata en het aantal betalingen worden bijgehouden op afzonderlijke abonnementsrecords. Als een betaallink bijvoorbeeld twee terugkerende regelitems bevat, een maandelijkse en een jaarlijkse, worden er twee abonnementsrecords gemaakt. Evenzo, als een betaallink twee terugkerende regelitems met verschillende factureringstermijnen bevat, worden er twee abonnementsrecords aangemaakt.
  • Als een terugkerende betaling wordt gedaan via een bankafschrijving, zoals ACH, wordt er een abonnementsrecord aangemaakt zodra de betaling is geautoriseerd en verzonden, zelfs als de betaling nog in behandeling is.

• Als je Automatisch verlengen tot annulering hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden van je regelitem, wordt er geen einddatum aan het abonnement gekoppeld. Om een einddatum in te stellen, selecteer je Vast aantal betalingen in het vervolgkeuzemenu Factureringsvoorwaarden en kies je het aantal betalingen dat het abonnement moet hebben in het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen. HubSpot stelt automatisch de einddatum in op basis van het aantal ingestelde betalingen. Als de betaallink bijvoorbeeld op 1 maart is gebruikt en het vervolgkeuzemenu Aantal betalingen is ingesteld op 6, wordt de einddatum automatisch ingesteld op 1 september.

Let op: als je de oude HubSpot-Stripe integratie gebruikt voor offertes, maakt HubSpot geen abonnementsrecords voor terugkerende regelitems wanneer Stripe de geselecteerde betalingsmethode is. Dit geldt alleen voor de oude integratie. Als je in plaats daarvan Stripe hebt gekoppeld als betalingsverwerker, zal HubSpot abonnementsrecords aanmaken voor terugkerende regelitems.

• Wanneer de volgende betaaldatum aanbreekt, brengt HubSpot automatisch kosten in rekening bij de koper via de betaalmethode waarmee ze oorspronkelijk hebben gekocht. Als de klant deze betaalmethode moet bijwerken, kun je hem een koppeling sturen om deze bij te werken.
• Voor elke afschrijving stuurt HubSpot de koper een betalingsbewijs en worden de eigenschappen van het abonnement in HubSpot bijgewerkt. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen.
• HubSpot stuurt e-mailmeldingen naar de accountbeheerders wanneer een abonnementsbetaling is gedaan of mislukt. Je kunt deze meldingen uitschakelen in de instellingen voor meldingen.

Abonnementen weergeven

Je kunt abonnementen bekijken via de indexpagina voor abonnementen of via de gekoppelde contact-, bedrijfs-, deal- en betalingsrecords van een abonnement. Je kunt de status van een abonnement controleren, het abonnement bewerken of de koper een koppeling sturen om zijn betaalmethode bij te werken.

Abonnementen weergeven op de pagina Abonnementenindex

Gebruik de indexpagina voor abonnementen om alle abonnementen te bekijken en maak en gebruik opgeslagen weergaven om abonnementen te filteren op specifieke criteria.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
• De abonnementen indexpagina bevat twee standaardweergaven, die je kunt openen door op de tabbladen Onbetaald en Gepland boven de tabel te klikken. Deze weergaven filteren abonnementen op basis van de eigenschap Status. Meer informatie over abonnementsstatussen.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's Status en Volgende betaaldatum om snel alle abonnementen op deze kenmerken te filteren. Of klik op Geavanceerde filters om aanvullende filtercriteria in te stellen.
• Als je een weergave wilt opslaan voor toekomstig gebruik, klik je op het pictogram Opslaan rechtsboven in de tabel.
• Om de volledige details van een abonnement te bekijken of het abonnement te bewerken, klik je op de naam van het abonnement.

Meer informatie over het bekijken en filteren van records vindt u op de indexpagina.

Abonnementen weergeven op gekoppelde CRM-records

U kunt als volgt een abonnement bekijken in een van de gekoppelde records:

• Navigeer naar uw records:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van de record die aan het abonnement is gekoppeld.
• Navigeer in de rechterzijbalk naar dekaart Abonnementen om de abonnementsstatus en begindatum te bekijken.

• Beweeg de muis over het abonnement en klik op Voorbeeld voor meer informatie.

• Bekijk de details van het abonnement in het rechterpaneel en bewerk het abonnement indien nodig.

Statussen van abonnementen

Hieronder vindt u meer informatie over wat elk abonnement betekent:

• Actief: alle geplande betalingen zijn verwerkt.
• Onbetaald: de geplande betaling voor de huidige factureringscyclus is mislukt. Er wordt een e-mail naar de koper gestuurd met het verzoek zijn betalingsgegevens bij te werken. Meer informatie over het afhandelen van mislukte abonnementsbetalingen.
• Geannuleerd: het abonnement is geannuleerd voordat de termijn is verstreken. Kopers worden niet gefactureerd voor geannuleerde abonnementen.
• Verlopen: de koper is gefactureerd volgens de oorspronkelijke factureringsperiode en er worden geen verdere kosten verwacht. Kopers worden niet gefactureerd voor verlopen abonnementen.
• Gepland: de facturering van het abonnement is uitgesteld om in de toekomst te beginnen, zoals aangegeven in de eigenschap Begindatum.

Een abonnement bewerken

Als u een bestaand abonnement wilt bijwerken, zoals de regelitems, de volgende betaaldatum, de betaalmethode en de bijbehorende contactpersoon, raadpleegt u dit artikel.

Een abonnement opzeggen

Als een koper vraagt om zijn abonnement te annuleren, kun je het abonnement annuleren via het abonnementrecord in HubSpot. Het abonnement wordt direct geannuleerd en de klant hoeft niet meer te betalen. Je kunt wachten met annuleren tot het einde van de factureringsperiode, of het abonnement annuleren en de ongebruikte servicedagen terugbetalen. Als je een abonnement annuleert met een nog uitstaande bankbetaling, zoals ACH, wordt de uitstaande betaling niet automatisch geannuleerd en teruggestort.

Let op: als je geen restitutiebeleid hebt, is het aan te raden om dichter bij de factuurdatum te annuleren.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.

• Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
• Klik rechtsboven in het paneel op Acties en selecteer vervolgens Abonnement annuleren.
• Schakel in het dialoogvenster het selectievakje I understand the customer will not be charged again in .
• Klik op Abonnement annuleren.

De klant ontvangt een e-mail om het abonnement te annuleren.

Als je het abonnement hebt geannuleerd voor het einde van de factureringsperiode, lees dan hoe je een terugbetaling kunt doen vanuit je betalingsdashboard. Je kunt ook een op abonnementen gebaseerde workflow maken om een melding naar je team te sturen wanneer de volgende betaling van een klant moet worden gedaan om hen eraan te herinneren het abonnement op te zeggen.

E-mails met betalingsherinneringen inschakelen

Je kunt 14 dagen voordat de volgende betaling voor een abonnement moet plaatsvinden een herinneringse-mail naar je kopers sturen.

Let op: voor abonnementen waarbij de betaling via SEPA-incasso wordt geïnd, wordt de eerstvolgende betalingsherinnering automatisch twee dagen voor de factuurdatum verzonden om aan de regels te voldoen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Betalingen.
• Klik op het tabblad Meldingen.
• Klik op om de optie Aankomende betalingsherinnering in te schakelen.

• Klik op Opslaan.

Er wordt nu een herinneringse-mail naar de koper verzonden voor de volgende betaling. Je kunt ook workflows gebruiken om meldingen te versturen voor een aanstaande abonnementsbetaling.

Abonnementen gebruiken in andere HubSpot-tools

Je kunt abonnementsgegevens gebruiken in andere HubSpot tools, waaronder workflows, lijsten en rapporten.

• Maak workflows op basis van abonnementen om acties te automatiseren op basis van abonnementsgegevens. Stuur bijvoorbeeld een interne melding naar je team wanneer de status van een abonnement is verlopen, of werk de eigenaar van het abonnement automatisch bij. Meer informatie over triggers voor het inschrijven van abonnementen.
• Houd terugkerende inkomsten bij in de analysetool voor abonnementen of maak een aangepast rapport op basis van abonnementsgegevens. Als je een aangepast rapport maakt, moet je Abonnementen selecteren als gegevensbron, of het afzonderlijke object als je een afzonderlijk objectrapport maakt.
  
• Segmenteer uw contactpersonen of bedrijven in lijsten op basis van de eigenschappen van abonnementen. Maak bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen met een bekende einddatum voor het abonnement en stuur vervolgens een e-mail naar de lijst met contactpersonen om hen aan te moedigen het abonnement te verlengen.