Koppel je agenda aan HubSpot

In je agenda-instellingen kun je één Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergaderfunctie. Als je een agenda hebt gekoppeld:

• Kunnen contactpersonen vergaderingen in je agenda inplannen, terwijl wordt voorkomen dat ze vergaderingen boeken die overlappen met bestaande agenda-afspraken.
• Kunt u vergaderingen die in HubSpot zijn aangemaakt, synchroniseren met uw agenda.
• Je kunt aanvullende agenda-instellingen aanpassen.

Een gekoppelde agenda is niet vereist om planningspagina's in de vergadertool te bekijken, te bewerken of aan te maken, maar is wel vereist om vergaderingen te boeken. Als er geen agenda is gekoppeld, staat de planningspagina in de offline-modus, waardoor er wel vergaderingen kunnen worden aangevraagd, maar deze niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Voor terugkerende afspraken geldt dat, als je je hebt aangemeld voor de bètaversie van 'Terugkerende afspraken synchroniseren met HubSpot', HubSpot automatisch de komende vijf afspraken in de reeks synchroniseert, tot een jaar van tevoren.

Let op: om je agenda te koppelen, moet 'Toegang tot persoonlijke e-mail ' zijn ingeschakeld in je instellingen.

Koppel je Gmail- of Office 365-agenda

U kunt een agenda koppelen die wordt gehost door Google Apps (G Suite), Gmail (gratis versie van Google) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat u uw agenda koppelt:

• Als je je inbox als gedeelde inbox hebt gekoppeld in de tool ‘Gesprekken’, kun je je agenda niet koppelen aan de tool ‘Vergaderingen’. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden gekoppeld aan de tool ‘Vergaderingen’.
• Wanneer je een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in je e-mailintegratie-instellingen. Nadat je je agenda hebt gekoppeld, kun je de koppeling met de inbox ongedaan maken.
• Zorg ervoor dat je bent ingelogd op het juiste Gmail- of Office 365-account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Desktop

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Algemeen.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Klik op 'Uw agenda koppelen'.
5. Klik in het dialoogvenster op 'Google / Gmail' of 'Office 365' en klik vervolgens op 'Uw agenda koppelen'.
6. Controleer de informatie in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Accepteren en verbinden met [Google/Office 365] ' om de vergadertool toegang te geven tot uw agenda.
   • Selecteer op de aanmeldpagina van Google het account waarmee u verbinding wilt maken en controleer vervolgens de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het koppelen van uw agenda.
   • Zorg er op de aanmeldpagina van Office 365 voor dat u bent aangemeld bij het juiste account en controleer de machtigingen. Klik op 'Ja' om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

U wordt doorgestuurd naar het vergaderdashboard, waar u uw agenda-instellingen kunt beheren.

HubSpot-app

Elke gebruiker kan een Google Apps (G Suite)-, Gmail- (gratis versie van Google) of Office 365-agenda koppelen en een vergaderlink gebruiken in de mobiele HubSpot-app.

Om de agendafunctie in de mobiele app te kunnen gebruiken, moet je account een Sales Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebben en moeten gebruikers een toegewezen Sales-licentie hebben.

1. Open de HubSpot-app op je mobiele apparaat.
2. Tik in het gedeelte 'Je agenda koppelen ' op 'Koppelen'.
3. Tik op 'Google / Gmail' of 'Office 365'.
4. Controleer de informatie en tik vervolgens op 'Doorgaan' om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
   • Tik op de Google-aanmeld pagina op het account waarmee je verbinding wilt maken en controleer vervolgens de machtigingen. Klik op 'Doorgaan' om door te gaan met het koppelen van je agenda en klik vervolgens op 'Toestaan'.
   • Zorg er op de aanmeldpagina van Office 365 voor dat je bent aangemeld bij het juiste account en controleer de machtigingen. Klik op 'Ja' om door te gaan met het koppelen van je agenda.
5. Tik linksboven op 'Gereed' om terug te keren naar je startpagina. Er verschijnt een pop-upmelding dat je agenda is gekoppeld.

Belangrijke mededeling: HubSpot krijgt toegang tot zowel je Google Agenda als elke andere agenda die je via Google gebruikt, om de vergadertool te kunnen gebruiken en je in staat te stellen afspraken te koppelen aan contactpersonen in het CRM. HubSpot kan je agenda's aanmaken of wijzigen en afzonderlijke agenda-afspraken bijwerken.

Je Exchange-agenda koppelen

Houd rekening met het volgende voordat u uw Exchange-agenda koppelt:

• Controleer bij uw IT-team of uw Exchange-server Exchange 2010 SP2 of hoger draait.
• Uw Exchange-e-mailadres en wachtwoord zijn vereist om uw agenda te koppelen, maar afhankelijk van de configuratie van uw Exchange-server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om de koppeling tot stand te brengen. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat u uw agenda koppelt om er zeker van te zijn dat u over alle benodigde informatie beschikt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd voor tweefactorauthenticatie, moet u een app-wachtwoord van een derde partij invoeren. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor meer informatie over het genereren van een app-wachtwoord van een derde partij.

Houd rekening met het volgende voordat u uw agenda koppelt:

• Je kunt een vergadering in een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of verplaatsen.
• Bidirectionele synchronisatie tussen je Exchange- en HubSpot-agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen die via een CRM-record zijn aangemaakt, worden niet toegevoegd aan een Exchange-agenda.
  • Afspraken die in een Exchange-agenda zijn aangemaakt, worden niet als agenda-items met HubSpot gesynchroniseerd.
• Je kunt geen voorgestelde vergadertijden in een e-mail invoegen met behulp van een Exchange-agenda.

Desktop

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk op Algemeen.
3. Klik op het tabblad 'Agenda '.
4. Klik op 'Uw agenda koppelen'.
5. Selecteer in het dialoogvenster 'Exchange' en klik vervolgens op 'Je agenda koppelen'.
6. Lees door wat je kunt verwachten wanneer je je agenda koppelt aan HubSpot en klik vervolgens op Doorgaan.
7. Voer in het dialoogvenster de volgende gegevens in:
   • E-mailadres: je Exchange-e-mailadres.
   • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal is dit het gedeelte vóór het @-teken in het e-mailadres, of je gebruikers-ID.
   • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
   • Exchange-URL: voer de URLin die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot je Exchange-server.
8. Klik op ‘Inbox verbinden’.

HubSpot-app

Elke gebruiker kan een Exchange-agenda koppelen en een vergaderlink gebruiken in de mobiele HubSpot-app. Om de agendafunctie in de mobiele app te kunnen gebruiken, moet je account een Sales Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebben en moeten gebruikers een toegewezen Sales-licentie hebben.

1. Open de HubSpot-app op je mobiele apparaat.
2. Tik in het gedeelte 'Je agenda koppelen ' op 'Koppelen'.
3. Tik op 'Microsoft Exchange'.
4. Klik op de pagina 'Je Exchange-account instellen' op 'Optionele velden weergeven'. Voer vervolgens je e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord en Exchange-URL in en klik op 'Inbox koppelen'.
5. Controleer de gegevens en tik vervolgens op 'Doorgaan' om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
6. Tik linksboven op 'Gereed' om terug te keren naar je startpagina. Er verschijnt een pop-upmelding dat je agenda is gekoppeld.