Połącz swój kalendarz z HubSpot

W ustawieniach kalendarza możesz połączyć jeden kalendarz z usług Google, Office 365 lub Exchange z narzędziem do organizowania spotkań. Po połączeniu kalendarza:

• Kontakty mogą planować spotkania w Twoim kalendarzu, a jednocześnie nie będą mogły rezerwować terminów w czasie, gdy w kalendarzu znajdują się już inne wydarzenia.
• Możesz zsynchronizować spotkania utworzone w HubSpot z kalendarzem.
• Możesz dostosować dodatkowe ustawienia kalendarza.

Połączony kalendarz nie jest wymagany do przeglądania, edytowania ani tworzenia stron planowania w narzędziu do spotkań, ale jest niezbędny do skonfigurowania linku do spotkania w HubSpot, który pokazuje dostępność i akceptuje rezerwacje online lub automatyczne. Dzięki temu HubSpot może sprawdzić istniejące wydarzenia w kalendarzu, aby zapobiec podwójnym rezerwacjom, oraz automatycznie tworzyć zarezerwowane spotkania w kalendarzach organizatora i uczestników. Jeśli kalendarz nie jest połączony, strona planowania będzie działać w trybie offline, więc można wysyłać zaproszenia na spotkania, ale nie będą one automatycznie dodawane do kalendarza.

W przypadku wydarzeń cyklicznych HubSpot automatycznie zsynchronizuje pięć najbliższych wydarzeń z serii, z wyprzedzeniem do jednego roku.

Uwaga: aby połączyć kalendarz, w ustawieniach musi być włączony dostęp do osobistej poczty e-mail.

Połącz kalendarz Gmail lub Office 365

Możesz podłączyć kalendarz hostowany w usłudze Google Apps (G Suite), Gmail (bezpłatna wersja Google) lub Office 365. Przed podłączeniem kalendarza pamiętaj o następujących kwestiach:

• Jeśli podłączyłeś swoją skrzynkę odbiorczą jako skrzynkę współdzieloną w narzędziu do rozmów, nie możesz podłączyć kalendarza do narzędzia do spotkań. Do narzędzia do spotkań można podłączać wyłącznie indywidualne konta e-mailowe służbowe.
• Po podłączeniu kalendarza powiązana skrzynka odbiorcza zostanie automatycznie podłączona w ustawieniach integracji poczty e-mail. Po podłączeniu kalendarza możesz odłączyć skrzynkę odbiorczą.
• Przed połączeniem z HubSpot upewnij się, że jesteś zalogowany na właściwe konto Gmail lub Office 365.

Komputer stacjonarny

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sek cji Ogólne.
3. Kliknij kartę „Kalendarz ”.
4. Kliknij opcję „Połącz kalendarz”.
5. W oknie dialogowym kliknij opcję „Google / Gmail ” lub „Office 365”, a następnie kliknij „Połącz kalendarz”.
6. Sprawdź informacje w oknie dialogowym, a następnie kliknij „Zaakceptuj i połącz z [Google/Office 365]”, aby przyznać narzędziu do zarządzania spotkaniami dostęp do Twojego kalendarza.
   • Na stronie logowania do Google wybierz konto, z którym chcesz się połączyć, a następnie sprawdź uprawnienia. Kliknij „Zezwól”, aby kontynuować łączenie kalendarza.
   • Na stronie logowania do Office 365 upewnij się, że jesteś zalogowany na właściwym koncie, i sprawdź uprawnienia. Kliknij „Tak”, aby kontynuować łączenie kalendarza.

Zostaniesz przekierowany do pulpitu nawigacyjnego spotkań, gdzie możesz zarządzać ustawieniami kalendarza.

Aplikacja mobilna HubSpot

Każdy użytkownik może podłączyć kalendarz Google Apps (G Suite), Gmail (bezpłatna wersja Google) lub Office 365 i korzystać z linków do spotkań w aplikacji mobilnej HubSpot.

Aby korzystać z narzędzia kalendarza w aplikacji mobilnej, Twoje konto musi posiadać subskrypcję Sales Hub Professional lub Enterprise, a użytkownicy muszą mieć przypisane stanowisko w module Sales.

1. Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu mobilnym.
2. W sekcji „Połącz kalendarz ” dotknij opcji „Połącz”.
3. Naciśnij opcję „Google / Gmail” lub „Office 365”.
4. Sprawdź informacje, a następnie dotknij opcji Kontynuuj, aby przyznać narzędziu spotkań dostęp do Twojego kalendarza.
   • Na stronie logowania Google dotknij konta, z którym chcesz się połączyć, a następnie przejrzyj uprawnienia. Kliknij „Kontynuuj”, aby kontynuować łączenie kalendarza, a następnie kliknij „Zezwól”.
   • Na stronie logowania do Office 365 upewnij się, że jesteś zalogowany na właściwym koncie, i sprawdź uprawnienia. Kliknij „Tak”, aby kontynuować łączenie kalendarza.
5. Naciśnij przycisk „Gotowe” w lewym górnym rogu, aby powrócić do ekranu głównego. Pojawi się wyskakujące powiadomienie informujące, że kalendarz został połączony.

Konieczne oświadczenie: HubSpot będzie miał dostęp zarówno do Twojego Kalendarza Google, jak i do każdego innego kalendarza, do którego uzyskujesz dostęp za pośrednictwem Google, w celu obsługi narzędzia do spotkań oraz umożliwienia Ci powiązania wydarzeń z kontaktami w CRM. HubSpot będzie miał możliwość tworzenia lub zmiany Twoich kalendarzy oraz aktualizowania poszczególnych wydarzeń w kalendarzu.

Połącz swój kalendarz Exchange

Przed podłączeniem kalendarza Exchange należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Upewnij się u zespołu IT, że serwer Exchange działa pod kontrolą systemu Exchange 2010 SP2 lub nowszego.
• Do podłączenia kalendarza potrzebny jest adres e-mail i hasło do serwera Exchange, ale w zależności od konfiguracji serwera Exchange platforma HubSpot może wymagać dodatkowych informacji. Przed podłączeniem kalendarza zapoznaj się z poniższą tabelą, aby upewnić się, że masz wszystkie niezbędne informacje.

Uwaga: jeśli Twoje konto Exchange jest skonfigurowane do korzystania z uwierzytelniania dwuskładnikowego, konieczne będzie wprowadzenie hasła aplikacji zewnętrznej. Zapoznaj się z dokumentacją firmy Microsoft, aby dowiedzieć się, jak wygenerować hasło aplikacji zewnętrznej.

Przed podłączeniem kalendarza należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Nie można odwołać ani przełożyć spotkania w podłączonym kalendarzu Exchange.
• Synchronizacja dwukierunkowa między kalendarzami Exchange i HubSpot nie jest obsługiwana:
  • Spotkania utworzone za pośrednictwem rekordu CRM nie zostaną dodane do kalendarza Exchange.
  • Spotkania utworzone w kalendarzu Exchange nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot jako wydarzenia kalendarzowe.
• Nie można wstawiać proponowanych terminów spotkań do wiadomości e-mail przy użyciu kalendarza Exchange.

Wersja na komputery stacjonarne

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym kliknij op cję Ogólne.
3. Kliknij kartę „Kalendarz ”.
4. Kliknij opcję „Połącz kalendarz”.
5. W oknie dialogowym wybierz opcję „Exchange”, a następnie kliknij „Połącz kalendarz”.
6. Zapoznaj się z informacjami o tym, czego możesz się spodziewać po połączeniu kalendarza z HubSpot, a następnie kliknij „Kontynuuj”.
7. W oknie dialogowym wprowadź następujące informacje:
   • Adres e-mail: Twój adres e-mail w usłudze Exchange.
   • Nazwa użytkownika: wprowadź swoją nazwę użytkownika. Zazwyczaj jest to część adresu e-mail znajdująca się przed symbolem @ lub Twój identyfikator użytkownika.
   • Hasło: hasłodo serwera Exchange.
   • Adres URL serwera Exchange: wprowadź adres URL używany do uzyskania dostępu do serwera Exchange.
8. Kliknij opcję „Połącz skrzynkę odbiorczą”.

Aplikacja mobilna HubSpot

Każdy użytkownik może podłączyć kalendarz Exchange i korzystać z linków do spotkań w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby korzystać z narzędzia kalendarza w aplikacji mobilnej, Twoje konto musi posiadać subskrypcję Sales Hub Professional lub Enterprise, a użytkownicy muszą mieć przypisane konto typu „Sales”.

1. Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu mobilnym.
2. W sekcji „Połącz swój kalendarz ” dotknij opcji „Połącz”.
3. Naciśnij opcję „Microsoft Exchange”.
4. Na stronie „Skonfiguruj konto Exchange ” kliknij opcję „Pokaż pola opcjonalne”. Następnie wprowadź swój adres e-mail, nazwę użytkownika, hasło oraz adres URL serwera Exchange, a następnie kliknij opcję „Połącz skrzynkę odbiorczą”.
5. Sprawdź wprowadzone informacje, a następnie dotknij opcji „Kontynuuj”, aby przyznać narzędziu do zarządzania spotkaniami dostęp do kalendarza.
6. Naciśnij „Gotowe” w lewym górnym rogu, aby powrócić do ekranu głównego. Pojawi się wyskakujące powiadomienie informujące, że kalendarz został połączony.