Ihren Kalender mit HubSpot verknüpfen

In Ihren Kalendereinstellungen können Sie einen (1) Google, Office 365- oder Exchange-Kalender mit dem Meeting-Tool verknüpfen. Ein verknüpfter Kalender bietet folgende Vorteile:

• Kontakte können Meetings in Ihrem Kalender planen und gleichzeitig verhindern, dass sie Meetings über bestehende Kalendertermine buchen.
• Sie können in HubSpot erstellte Meetings mit Ihrem Kalender synchronisieren.
• Sie können zusätzliche Kalendereinstellungen anpassen.

Ein verknüpfter Kalender ist nicht erforderlich, um Terminplanungsseiten im Meetings-Tool anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu erstellen , aber er ist erforderlich, um einen HubSpot-Meetinglink einzurichten, der Verfügbarkeit anzeigt und Online- oder automatische Buchungen akzeptiert. So kann HubSpot vorhandene Kalender-Events überprüfen, um Doppelbuchungen zu verhindern und gebuchte Meeting-Events automatisch in den Kalendern des Organisators und der Teilnehmer zu erstellen. Wenn ein Kalender nicht verknüpft ist, wird die Terminplanungsseite im Offline-Modus angezeigt, sodass Meetings angefordert, aber nicht automatisch zum Kalender hinzugefügt werden können.

Für wiederkehrende Events synchronisiert HubSpot automatisch die nächsten fünf bevorstehenden Events in der Serie bis zu einem Jahr im Voraus.

Bitte beachten: Um Ihren Kalender zu verknüpfen, müssen Sie in Ihren Einstellungen den Zugriff auf persönliche E-Mails aktivieren.

Gmail oder Office 365-Kalender verknüpfen

Sie können einen bei Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) oder Office 365 gehosteten Kalender verknüpfen. Bevor Sie Ihren Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie Ihr Postfach als gemeinsames Postfach im Konversationen-Tool verknüpft haben, kann Ihr Kalender nicht mit dem Meetings-Tool verknüpft werden. Nur einzelne geschäftliche E-Mails können mit dem Meetings-Tool verknüpft werden.
• Wenn Sie einen Kalender verknüpfen, wird das zugehörige Postfach automatisch in Ihren E-Mail-Integrationseinstellungen verknüpft. Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft haben, können Sie die Verknüpfung des Postfachs trennen. 
• Vergewissern Sie sich, dass Sie beim richtigen Gmail- oder Office 365-Konto angemeldet sind, bevor Sie es mit HubSpot verknüpfen.

Desktop

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf den Tab Kalender.
4. Klicken Sie auf Kalender verknüpfen.
5. Klicken Sie im Dialogfeld auf Google/Gmail oder Office 365 und klicken Sie dann auf Kalender verknüpfen.
6. Lesen Sie sich die angezeigten Informationen durch und klicken Sie im Dialogfeld auf Akzeptieren und mit [Google/Office 365] verknüpfen, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
   • Wählen Sie auf der Google-Anmeldeseite das Konto aus, mit dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und überprüfen Sie dann die Berechtigungen. Klicken Sie auf Zulassen, um die Verknüpfung mit Ihrem Kalender fortzusetzen.
   • Vergewissern Sie sich auf der Office 365-Anmeldeseite, dass Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind, und überprüfen Sie die Berechtigungen. Klicken Sie auf Ja, um mit der Verknüpfung Ihres Kalenders fortzufahren.

Sie werden dann zum Meeting-Dashboard weitergeleitet, wo Sie Ihre Kalendereinstellungen verwalten können.

HubSpot Mobile-App

Jeder Benutzer kann einen Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) oder Office 365-Kalender kontaktieren und einen Meetings-Link in der HubSpot Mobile-App verwenden.

Um das Kalender-Tool in der Mobile-App nutzen zu können, muss Ihr Account über ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügen und den Benutzern muss eine Sales-Lizenz zugewiesen sein.

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
2. Tippen Sie im Abschnitt Kalender verknüpfen auf Verknüpfen.
3. Tippen Sie auf Google/Gmail oder Office 365.
4. Überprüfen Sie die Informationen und tippen Sie dann auf Weiter, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
   • Tippen Sie auf der Google-Anmeldeseite auf das Konto, das Sie verknüpfen möchten, und überprüfen Sie dann die Berechtigungen. Klicken Sie auf Weiter, um die Verknüpfung mit Ihrem Kalender fortzusetzen, und dann auf Zulassen.
   • Vergewissern Sie sich auf der Office 365-Anmeldeseite, dass Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind, und überprüfen Sie die Berechtigungen. Klicken Sie auf Ja, um mit der Verknüpfung Ihres Kalenders fortzufahren.
5. Tippen Sie oben links auf Fertig, um zu Ihrer Startseite zurückzukehren. Eine Pop-up-Benachrichtigung zeigt an, dass Ihr Kalender verknüpft wurde.

Notwendige Offenlegung: HubSpot hat Zugriff auf Ihren Google Kalender und jeden anderen Kalender, auf den Sie über Google zugreifen, um das Meeting-Tool zu betreiben und Ihnen zu ermöglichen, Ereignisse mit Kontakten im CRM zu verknüpfen. HubSpot kann Ihre Kalender erstellen und ändern und einzelne Kalender-Events aktualisieren.

Exchange-Kalender verknüpfen

Bevor Sie Ihren Exchange-Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten: 

• Vergewissern Sie sich bei Ihrem IT-Team, dass Ihr Exchange-Server mindestens Exchange 2010 SP2 ausführt.
• Um Ihren Kalender zu verknüpfen, sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort erforderlich. Je nach Konfiguration Ihres Exchange-Servers verlangt HubSpot aber möglicherweise zusätzliche Informationen für das Verknüpfen. In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die Angaben, die zum Verknüpfen Ihres Kalenders notwendig sind.

Bitte beachten: Wenn Ihr Exchange-Konto für die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung konfiguriert ist, müssen Sie ein Drittanbieter-App-Passwort eingeben. Lesen Sie die Dokumentation von Microsoft, um zu erfahren, wie Sie ein Drittanbieter-App-Passwort generieren.

Bevor Sie Ihren Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Sie können ein Meeting für einen verknüpften Exchange-Kalender nicht stornieren oder neu planen.
• Die bidirektionale Synchronisierung zwischen Ihren Exchange- und HubSpot-Kalendern wird nicht unterstützt:
  • Meetings, die über einen CRM-Datensatz erstellt wurden, werden nicht zu einem Exchange-Kalender hinzugefügt.
  • In einem Exchange-Kalender erstellte Meetings werden nicht mit HubSpot als Kalender-Events synchronisiert.
• Sie können keine vorgeschlagenen Meeting-Zeiten über einen Exchange-Kalender in eine E-Mail einfügen.

Desktop

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemein.
3. Klicken Sie auf den Tab Kalender.
4. Klicken Sie auf Kalender verknüpfen.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Exchange aus und klicken Sie dann auf Kalender verknüpfen.
6. Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Kalenders mit HubSpot durch und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Geben Sie im Dialogfeld die folgenden Informationen ein:
   • E-Mail-Adresse: Ihre Exchange-E-Mail-Adresse
   • Benutzername: Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. In der Regel ist dies Ihre Benutzer-ID oder die Zeichenfolge vor dem @-Zeichen in der E-Mail-Adresse.
   • Passwort: Ihr Exchange-Passwort.
   • Exchange-URL: Geben Sie die URL für den Zugriff auf Ihren Server ein.
8. Klicken Sie auf E-Mail-Konto verknüpfen.

HubSpot Mobile-App

Jeder Benutzer kann einen Exchange-Kalender kontaktieren und einen Meetings-Link in der HubSpot Mobile-App verwenden. Um das Kalender-Tool in der Mobile-App nutzen zu können, muss Ihr Account über ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügen und den Benutzern muss eine Sales-Lizenz zugewiesen sein.

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
2. Tippen Sie im Abschnitt Kalender verknüpfen auf Verknüpfen.
3. Tippen Sie auf Microsoft Exchange.
4. Klicken Sie auf der Seite Richten Sie Ihr Exchange-Konto ein auf Optionale Felder anzeigen. Geben Sie dann Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihre Exchange-URL ein und klicken Sie auf E-Mail-Konto verknüpfen.
5. Überprüfen Sie die Informationen und tippen Sie dann auf Weiter, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
6. Tippen Sie oben links auf Fertig, um zu Ihrer Startseite zurückzukehren. Eine Pop-up-Benachrichtigung zeigt an, dass Ihr Kalender verknüpft wurde.