Berichtsjablonen maken en verzenden

Als u regelmatig vergelijkbare één-op-één-verkoopmails verstuurt, kunt u uw bericht opslaan als sjabloon en dit snel openen vanuit het contactdossier, de inbox met gesprekken of de helpdesk. U kunt sjablonen helemaal zelf maken of een kant-en-klaar sjabloon kiezen. Elk sjabloon kan worden aangepast met behulp van personalisatietokens, waardoor het voor uw team eenvoudiger wordt om consistente, op maat gemaakte berichten te versturen.

Verkoop-e-mailsjablonen worden gebruikt bij het versturen van één-op-één-e-mails. Lees voor bulk-e-mails hoe je marketing-e-mailsjablonen kunt opslaan.

Een sjabloon aanmaken

Je kunt een sjabloon aanmaken in je HubSpot-account, of als je de HubSpot Sales Chrome-extensie gebruikt, kun je sjablonen aanmaken vanuit je Gmail-inbox. Je kunt ook de AI-assistent van HubSpot gebruiken om verkoopsjablonen te genereren.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Berichtsjablonen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Berichtsjablonen.
2. Klik rechtsboven op 'Nieuwe sjabloon ' > 'Vanaf nul'.
3. Voer een naam en onderwerp voor je sjabloon in.
4. Let op: er geldt een limiet van 256 tekens voor de onderwerpregels van sjablonen. Om ervoor te zorgen dat je ontvangers de volledige onderwerpregel kunnen lezen, wordt aanbevolen om de onderwerpregel onder de 45 tekens te houden. Lees meer over best practices voor e-mailonderwerpregels op de gebruikersblog van HubSpot.
5. Om de sjabloon privé te maken, zodat alleen jij de sjabloon kunt bekijken en gebruiken, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Gedeeld met iedereen ' en selecteer je 'Privé'. Je kunt ook op het sjabloondashboard wijzigen met wie de sjabloon wordt gedeeld.
6. Om de sjabloon aan een map toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een map '.
7. Voer de tekst van je e-mail in:
   • Gebruik de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen.
   • Om de lettertype en -grootte aan te passen of de tekstuitlijning te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Meer '.
   • Om tekst met een hyperlink toe te voegen, klik je op het linkpictogram link.
   • Klik op het afbeeldingspictogram 'insertImage' om een afbeelding in te voegen .
   • Om personalisatietokens in uw e-mailsjabloon op te nemen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Personalisatie '. Lees meer over het toevoegen van personalisatietokens aan uw e-mailsjablonen voor de verkoop.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Invoegen' om een fragment, verkoopdocument, planningslink of video in te voegen.

Let op: sjablonen moeten tekst bevatten. Sjablonen die alleen uit afbeeldingen bestaan, kunnen niet correct aan je e-mail worden toegevoegd in HubSpot of je e-mailclient. 

7. Als je klaar bent met het maken van je sjabloon, klik je op 'Sjabloon opslaan'.
8. U kunt uw verkoop-e-mailsjabloon ook genereren met behulp van AI-assistenten. Lees meer over het genereren van verkoop-e-mailsjablonen met behulp van AI.

Zodra je sjabloon is aangemaakt, kun je sjabloon-e-mails versturen vanuit het CRM en je e-mailinbox met behulp van de sales-extensie, of sjabloon-e-mails toevoegen aan je sequenties.

Let op: accolades in sjablonen veroorzaken problemen met de weergaveservice voor sjablonen van HubSpot. Je kunt in plaats daarvan een plaatshoudertoken gebruiken om gebruikers te vragen de ontbrekende informatie in te vullen voordat de e-mail wordt verzonden.

Een sjabloon verzenden

Nadat je je e-mailsjabloon hebt aangemaakt, kun je deze gebruiken om e-mails te versturen vanuit het CRM.

1. Ga naar uw records:
• Contacten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
• Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
• Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van een record
3. Klik in het linkerpaneel op het e-mail pictogram .
4. Klik in het pop-upvenster op 'Sjablonen'.

4. Beweeg in het dialoogvenster de muisaanwijzer over de sjabloon die u wilt verzenden en klik op Selecteren.
5. Pas de inhoud aan en klik vervolgens op Verzenden. Als u plaatshouders in de sjabloon hebt gebruikt, werk dan de tekst van de plaatshouders bij voordat u de e-mail verstuurt.
6. De e-mail wordt automatisch bijgehouden en de informatie wordt toegevoegd aan de gegevens van uw sjabloonrapport.

Ontdek hoe je sjablonen vanuit je inbox kunt versturen met behulp van de HubSpot Sales Chrome-extensie, de Outlook-desktop-add-in of de Office 365-add-in.

Belangrijke mededeling: als je ervoor kiest om de sales-e-mailsjablonen van HubSpot te gebruiken en tegelijkertijd je e-mail aan HubSpot koppelt, scant HubSpot de inhoud van je verzonden e-mails om mogelijke sjablonen te identificeren die door gebruikers in je HubSpot-account kunnen worden gebruikt.

De inhoud van een sjabloon bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Berichtsjablonen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Berichtsjablonen.
2. Klik op de naam van de sjabloon.
3. Bewerk uw sjabloon in het pop-upvenster.
4. Klik op 'Bestaand sjabloon bijwerken' of, om een nieuw sjabloon aan te maken, op 'Opslaan als nieuw sjabloon'.

Sjablonen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Berichtsjablonen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Berichtsjablonen.
2. Beweeg de muis over de sjabloon en klik op 'Acties'. Kies vervolgens een van de volgende opties:
   • Verplaatsen: om de sjabloon te verplaatsen, klikt u op'Verplaatsen'. Selecteer in het dialoogvenster een map en klik op 'Verplaatsen'. 
   • Kopiëren: om de sjabloon te dupliceren, klikt u op'Kopiëren'. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de gekopieerde sjabloon en klik op 'Opslaan'. 
   • Delen beheren: om te bepalen wie toegang heeft tot de sjabloon, klikt u op'Delen beheren', selecteert u een optie voor delen en klikt u op 'Opslaan'. 

Sjablonen verwijderen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Berichtsjablonen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Berichtsjablonen.
2. Om een afzonderlijke sjabloon te verwijderen, beweeg je de muisaanwijzer over de sjabloon, klik je op Acties en selecteer je vervolgens Verwijderen.
3. Om meerdere sjablonen te verwijderen, vink je de selectievakjes aan naast de sjablonen die je wilt verwijderen en klik je vervolgens bovenaan de tabel op 'Verwijderen '.
4. Klik in het dialoogvenster op 'Sjabloon(en) verwijderen'.

Let op: privé-sjablonen kunnen alleen worden verwijderd door de gebruiker die ze heeft aangemaakt of door een superbeheerder met een betaald account.

Rapport over e-mails die met sjablonen zijn verzonden

Wanneer u een e-mail verstuurt met behulp van een sjabloon, wordt de eigenschap ‘Sjabloon-ID’ automatisch bijgewerkt met de naam van het gebruikte sjabloon. U kunt deze eigenschap gebruiken om e-mails die met sjablonen zijn verstuurd te filteren en er rapporten over te maken. 

U kunt bijvoorbeeld een aangepast rapport makenom de prestaties van verschillende sjablonen te vergelijken of een segment aanmaken op basis van het gebruik van sjablonen.

Lees meer over het maken van één-op-één e-mailrapporten.