Begrens tilgangen til HubSpot-ressursene dine

Administrer tilgangen til innhold, data og annet, slik at bare de rette teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne dine med å holde fokus og være organisert.

Før du begynner

Før du konfigurerer tilgang til innholdet og ressursene dine, må du være oppmerksom på følgende:

• Selv om tilgangen til bestemte ressurser er begrenset til visse team eller brukere, har superadministratorerfortsatt mulighet til å se dem.
• Ressurser, for eksempel maler, sekvenser, dokumenter og playbooks, kan kun vises av superadministratorer og de teamene og brukerne som har tilgang. For å kunne se mer enn de fem første dokumentene eller malene i en konto, må du hatildelt enSales Hub- ellerServiceHub-lisens.
• A Innhold eller Marketing HubEnterprise -abonnement for å begrense tilgangen til blogginnlegg og sider etter team.
• Generelt sett vil ikke alternativet for å tilordne til team vises hvis en bruker har tillatelsen «Begrens tilgang etter team» , men er i et team som ikke har et underordnet team.
• Ressurser som ikke er oppført i tabellen ovenfor, kan foreløpig ikke få begrenset tilgang.
• Hvis du begrenser tilgangen til et verktøy for en bruker, men har tillatelsen «Begrens tilgang etter team»(kun Enterprise) aktivert, vil brukeren fortsatt ha tilgang til verktøyet hvis teamet har tilgang. Lær hvordan du redigerer brukerrettigheter.

Angi standardrettigheter for markedsføringsinnhold

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med rettigheter til ressursen. Det kan imidlertid være lurt å kun tillate bestemte brukere eller team å opprette eller

redigere

ressurser.

I kontoinnstillingene dine kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser, slik at kun oppretteren av ressursen og vedkommendes team kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke andre ressurstyper, for eksempel filer og mapper i filverktøyet. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilBrukere og team.
3. Klikk på fanen«Team».
4. Klikk for å slå på bryteren Begrens tilgang til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgangen

Du kan begrense tilgangen til verktøy ved å følge trinnene nedenfor. For dashbord, CRM-visninger og innstillinger for e-postabonnement, se den verktøyspesifikke delen nedenfor.

1. I HubSpot-kontoen din går du til verktøyet du ønsker å begrense tilgangen til.
2. For å tildele én ressurs, hold musepekeren over ressursen du vil tildele, klikk deretter pårullegardinmenyen Handlingerog velgAdministrer tilgang. 
3. For å tildele ressurser i bulk, merk av ibokseneved siden av ressursene du vil tildele, og klikk deretter på «Administrer tilgang» eller «Tildel brukere og team».
   

4. I dialogboksen velger du «Tilgjengelig for alle » eller «Velg brukere og team som kan redigere». 
5. For å tildele innholdet til team eller brukere, klikk på fanen«Team» eller «Brukere», og klikk deretter påavmerkingsboksen ved sidenav teamene og brukerne du vil tildele.
6. Klikk på«Lagre». Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. 
   
   

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere se og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og saker. Du kan justere en brukers tillatelser slik at vedkommende kun kan se og redigere poster som eies av vedkommende selv eller vedkommendes team.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå tilBrukere og team i menyen til venstre.
3. Hold musepekeren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser.
4. I menyen i venstre sidepanel klikker du for å utvide CRM > CRM-objekter. 
5. PåCRM-fan en klikker du på [Objekt] for å utvide seksjonen.
   • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av tillatelseneVis,Rediger og Slettfor en bestemt posttype.
   • Velg Alle kontakter, Kontaktene i teamet deres eller Deres kontakter. Når du konfigurerer tillatelser for Rediger eller Slett , kan du også velge Ingen. 

6. For å endre hvem som kan kommunisere med en post, klikker du på CRM > CRM-verktøy i menyen i venstre sidefelt. 
   • Klikk på rulleg ardinmenyen ved siden av «Kommunisere».
   • Velg Alle poster, Poster som teamet deres eier,Poster de eier ellerIngen.
7. Når du har oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre .

Merk: Brukerne må logge ut av kontoen og logge inn på nytt før endringene i tillatelsene trer i kraft. Les mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men tilpassede CRM-visninger kan settes til å være synlige bare for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en tilpasset CRM-visning:

1. Gå til postene dine(f.eks.CRM>Kontakter).
2. Klikk på Alle visninger øverst.
3. Hold musepekeren overvisningsnavnet, og klikk deretter på Alternativer. I rullegardinmenyen velger duAdministrer deling.
4. I dialogboksen velger du ett av følgende alternativer:
   • Privat: visningen vil kun være synlig for deg.
   • Mitt team: visningen vil kun være synlig for brukere i teamet ditt. 
   • Alle: visningen vil være synlig for alle brukere i HubSpot-kontoen din.
   • Tilpasset: visningen vil kun være synlig for de brukerne og teamene du velger.
5. Klikk påLagre.

Innboks for samtaler

Etter at du har opprettet en innboks, kan du endre hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere tilgangsinnstillingene for innboksen. Lær hvordan du administrerer brukerne i innboksen din. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Innbokser.
3. Hold musepekeren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger. 
4. Klikk på fanen Tilgang øverst. 
5. Under delen Tilgang velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.  

Dashboards

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Rapportering > Instrumentpanel. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Rapportering > Instrumentpanel.
2. Klikk på den tildelte [tilgangen] øverst til høyre .
   

3. I panelet til høyre velger du ett av følgende alternativer:
   • Begrenset til superadministratorer og eier: tillat kun superadministratorer og eieren av dashbordet å se dashbordet.
   • Privat for eieren: Tillat kun eieren av dashbordet å se dashbordet.
   • Tillat alle å se og redigere: la alle brukere se og redigere dashbordet. 
   • Tillat alle å se: La alle brukere se dashbordet.
   • Tilordne team og brukere (kunEnterprise): Tillat kun bestemte team og brukere å få tilgang til dashbordet.
4. Klikk påLagre.

Objektpipelines

Hvis du er superadministrator, kan du begrense hvilke brukere og team som har tilgang til bestemte rørledninger. Tilgangen administreres separat for hver rørledning. For å få tilgang til poster i en rørledning må du også ha de relevante CRM-objektrettighetene (f.eks. rettigheter til avtaler ).

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, navigerer du til Objekter.
3. Øverst på siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt» ogvelger objektet (f.eks. «Avtaler») med den pipelinen du vil redigere.
4. Klikk på fanen Pipelines.
5. Klikk pånavnet på pipelinen du vil administrere tilgangen til.
6. I delen Administrer [navn på pipeline] klikker du på Handlinger og velger deretter Administrer tilgang.
7. I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en pipeline, vil dette begrense tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å se pipelinen:

• Begrensede pipeliner vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på datamaskinen og i mobilappen.
• De kan se en bestemt post hvis de får tilsendt en direkte lenke fra en bruker med tilgang til pipelinen.
• De kan se poster fra begrensede pipeliner i rapporter.
• De kan se poster fra begrensede pipeliner som tilknytninger til poster.
• De kan søke etter poster i pipelinen.
• De vilikke kunne opprette nye poster i pipelinen. 

Dokumenter, playbooks, sekvenser og salgsmaler

Administrer tilgangsnivået for dokumenter, veiledninger, sekvenser eller maler. Du kan gjøre dem private for eieren, dele dem med alle eller dele dem med bestemte brukere og team. 

Lær hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold. 

Domener

Som standard kan brukere med tillatelse til domeneinnstillinger vise og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. Du kan også begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener.

Lær hvordan du tildeler publiseringsrettigheter for domener til team.

Sosiale kontoer

Når du begrenser tilgangen til sosiale kontoer, må du være oppmerksom på følgende:

• Hvis flere brukere er koblet til en sosial konto, er det kun superadministratorer som kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til den sosiale kontoen.
• Hvis det kun er én bruker tilknyttet den sosiale kontoen, vil både superadministratorer og brukeren som tilknyttet kontoen kunne administrere tilgangen til den kontoen.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en sosial konto, vil dette begrense tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra den kontoen i det sosiale verktøyet. Les mer om hvordan du administrerer brukernes publisering på sosiale medier og tilgang til kontoer.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilMarkedsføring > Sosiale medier.
3. Hold musepekeren over den sosiale kontoen din, og klikk på Rediger i kolonnen Kontoadgang.

4. I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Kun kunder med en Marketing Hub Enterprise-abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team. 
   • Hvis du velger bestemte brukere eller team, søker du i søkefeltet etter dem og merker av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet.
   • For å fjerne tilgangen fra en konto, fjern merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikk på X-en i delen Hvem har tilgang.
5. Klikk på «Lagre» nederst i panelet .

E-post

Tildel redigeringsrettigheter til bestemte markedsførings-e-poster til enkeltbrukere eller team fra e-postdashbordet ved å

følge

de generelle instruksjonene. E-poster som er tildelt et team, kan kun redigeres av brukere i det aktuelle teamet. Alle e-poster som ikke er tildelt, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med e-postbrukerrettigheter.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en bestemt e-post, kan vedkommende be om tilgang ved å følge trinnene nedenfor:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > E-post. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > E-post.
2. Klikk pånavnet på e-posten du ønsker redigeringsrettigheter til.
3. Hold musepekeren over knappen«Gjennomgå og send » øverst til høyre, og klikk deretter på«Be om oppdatering av tillatelse».
4. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen «Godkjenner » og velger en administrator i teamet ditt.
5. Du kan eventuelt skrive enmelding for å forklare hvorfor du trenger redigeringsrettigheter til e-posten.
6. Klikk på«Send forespørsel». Godkjenneren du valgte, vil få beskjed om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil deretter motta en bekreftelses-e-post etter at godkjenneren har gitt tilgang.

Filer 

Administrer tilgang til enkeltfiler, mapper og undermapper i filverktøyet for å kontrollere nærmere hvilke brukere eller team som kan se eller redigere dem.

Når du konfigurerer filtilgangen, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikkekonfigurere innstillinger for mappetilgang på systemmapper som er generert av HubSpot.

Slik begrenser du tilgangen til filene eller mappen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Innhold > Filer. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Innhold > Filer.
2. Hold musepekeren over en fil ellermappeog klikk påHandlinger. Velg deretterAdministrer tilgang. 

3. I panelet til høyre kan du konfigurere tilgangen til filen eller mappen: 
   • Privat for meg: Begrens tilgangen til kun din brukerkonto.
   • Tilgjengelig for alle:alle brukere kan se og redigere filen eller mappen. 
   • Velg brukere og team som har tilgang: bare utvalgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrense tilgangen til bestemte team. Les mer om hvordan du administrerer team.
     • Merk av iboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til. 
     • For å fjerne tilgangen fra et team, fjern merket iavmerkingsboksen ved sidenav brukerens eller teamets navn, eller klikk påX-eni delen«Hvem har tilgang».
4. Klikk på«Lagre» nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorerkan begrense tilgangen til en egenskap slik at bare bestemte brukere og team kan redigere egenskapen i poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke har fått tilgang, vil se meldingen«Du har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet» når de holder musepekeren over egenskapen i en post. Lær hvordan du begrenser redigeringsadgangen til egenskaper.

Sidefelt i poster

Du kan tilpasse sidefeltene som vises i kontakt-, bedrifts-, avtale- og ticketposter, slik at ulike team får forskjellige visninger. Lær hvordan du tilpasser sidefeltene i poster for bestemte team.

Rapporter

Det finnes flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Hvis en rapport er lagt til i et dashbord, kan du begrense tilgangen til dashbordet ved å tildele tilgang til dashbordet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i delen for analyseverktøy eller i individuelle tilpassede analysevisninger.

Segmenter

Superadministratorerkan angi hvilke team som har innsyn i hvilke segmenter ved å redigere segmenttilgangen. Du kan også administrere tilgangen ytterligere ved å tildele segmenter og begrense poster basert på eierskap til postene.

Arbeidsflyter

Tildel arbeidsflyter til et bestemt team fra arbeidsflyt-dashbordet ved å følge de generelle instruksjonene.

Arbeidsflyter som er tildelt et team, kan kun vises og redigeres av brukere i det aktuelle teamet. Alle arbeidsflyter som ikke er tildelt, vil være tilgjengelige for alle brukere og team medbrukerrettigheten «Arbeidsflyter».

Kampanjer

Begrens tilgangen til markedsføringskampanjene dine for å la bestemte team administrere kampanjens detaljer og endre hvilke ressurser som er knyttet til den. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > Kampanjer. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > Kampanjer.
2. Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen til, klikk deretter på rullegardinmenyenHandlinger og velg Administrer tilgang.
3. I panelet til høyre velger duTilgjengelig for alle ellerVelg team som kan redigere.
4. I søkefeltet søker du etter og merker av iboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
5. For å fjerne tilgang til kampanjen fjerner du merket iavmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker påX-en idelen «Hvem har tilgang».
6. Klikk på«Lagre» nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tildele dem til bestemte brukere og team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilMarkedsføring >Annonser.
3. Hold musepekeren over en annonsekonto du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
4. I panelet til høyre velger duTilgjengelig for alle ellerVelg team som kan redigere.
5. I søkefeltet søker du etter og merker av iboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
6. For å fjerne tilgangen til kampanjen fjerner dumerket ved siden av teamets navn, eller klikker påX-en idelen Hvem har tilgang.
7. Klikk på«Lagre» nederst i panelet.