Begrens tilgangen til HubSpot-ressursene dine

Administrer tilgangen til innhold, data og mer, slik at bare de riktige teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du vil holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne dine med å holde fokus og være organisert.

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Før du begynner

Før du konfigurerer tilgang til innholdet og ressursene dine, må du være oppmerksom på følgende:

• Selv om tilgangen til bestemte ressurser er begrenset til visse team eller brukere, har superadministratorerfortsatt muligheten til å se dem.
• Ressurser, for eksempel maler, sekvenser, dokumenter og spillbøker, kan bare vises av superadministratorer og teamene og brukerne som har tilgang. For å se mer enn de fem første dokumentene eller malene i en konto, må du ha entildeltSales Hub- ellerServiceHub-lisens.
• A Innhold eller Marketing HubEnterprise -abonnement er nødvendig for å begrense tilgangen til blogginnlegg og sider for team.
• Generelt sett, hvis en bruker har begrenset tilgang etter team tillatelser, men er i et team som ikke har et underordnet team, vil ikke alternativet for å tilordne til team vises.
• Ressurser som ikke er oppført i tabellen ovenfor, kan ikke få begrenset tilgang på dette tidspunktet.
• Hvis du begrenser tilgangen til et verktøy for en bruker, men har Begrens tilgang etter team(kun Enterprise) aktivert, vil brukeren fortsatt ha tilgang til verktøyet hvis teamet deres har tilgang. Lær hvordan du redigerer brukerrettigheter.

Angi standardtillatelser for markedsføringsinnhold

Som standard er nyopprettede markedsføringsressurser tilgjengelige for alle brukere med tillatelser for ressursen. Det kan imidlertid være lurt å bare tillate bestemte brukere eller team å opprette eller redigere ressurser.

I kontoinnstillingene kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede markedsføringsressurser, slik at bare ressursoppretters og teamet deres kan se og redigere dem. Dette gjelder ikke andre ressurstyper, for eksempel filer og mapper i filverktøyet. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilBrukere og team.
3. Klikk på fanenTeam.
4. Klikk for å slå på bryteren Begrens tilgang til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgangen

Du kan begrense tilgangen til verktøy ved å følge trinnene nedenfor. For dashbord, CRM-visninger og e-postabonnementsinnstillinger, se den verktøyspesifikke delen nedenfor.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til verktøyet du vil begrense tilgangen til.
2. For å tilordne én ressurs, hold musepekeren over ressursen du vil tilordne, klikk deretter pårullegardinmenyen Handlingerog velgAdministrer tilgang. 
3. For å tildele ressurser i bulk, merk av ibokseneved siden av ressursen du vil tildele, og klikk deretter på Administrer tilgang eller Tildel brukere og team.
   

4. I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. 
5. For å tilordne innholdet til team eller brukere, klikker du på fanenTeam eller Brukere, og deretter påavmerkingsboksen ved sidenav teamene og brukerne du vil tilordne.
6. Klikk påLagre. Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. 
   
   

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere vise og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere brukerens tillatelser slik at de bare kan vise og redigere poster som eies av dem eller teamet deres.

Slik begrenser du tilgangen til CRM-poster for brukerne dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilBrukere og team.
3. Hold musepekeren over navnet på brukeren du vil redigere. Klikk deretter på Rediger tillatelser.
4. I menyen i venstre sidefelt klikker du for å utvide CRM > CRM-objekter. 
5. PåCRM-fanen klikker du på [Objekt] for å utvide seksjonen.
   • Klikk på rullegardinmenyene ved siden avVis,Rediger og Slett-tillatelserfor en bestemt posttype.
   • Velg Alle kontakter, Kontakter i teamet deres eller Kontakter deres. Når du konfigurerer Rediger- eller Slett-tillatelser , kan du også velge Ingen. 

6. For å redigere hvem som kan kommunisere med en post, klikker du på CRM > CRM-verktøy i menyen i venstre sidefelt. 
   • Klikk på rulleg ardinmenyen ved siden av Kommuniser.
   • Velg Alle poster, Poster deres team eier,Poster de eier ellerIngen.
7. Etter at du har oppdatert tillatelsene, klikker du på Lagre øverst til høyre.

Merk: Brukerne må logge ut av kontoen og logge inn på nytt før oppdateringene av tillatelsene deres trer i kraft. Lær mer om brukertillatelser

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men tilpassede CRM-visninger kan settes til å være synlige bare for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en tilpasset CRM-visning:

1. Gå til postene dine(f.eks.CRM>Kontakter).
2. Øverst klikker du på Alle visninger.
3. Hold musepekeren overvisningsnavnet, og klikk deretter på Alternativer. VelgAdministrer deling i rullegardinmenyen.
4. I dialogboksen velger du mellom følgende alternativer:
   • Privat: Visningen vil bare være synlig for deg.
   • Mitt team: Visningen vil bare være synlig for brukere i teamet ditt. 
   • Alle: Visningen vil være synlig for alle brukere i HubSpot-kontoen din.
5. Klikk påLagre.

Innboks for samtaler

Når du har opprettet en innboks, kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere innstillingene for tilgang til innboksen. Lær hvordan du administrerer brukerne av innboksen. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Innbokser.
3. Hold musepekeren over innboksen du vil administrere, og klikk på Rediger. 
4. Øverst klikker du på fanen Tilgang . 
5. Under delen Tilgang velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.  

Dashboards

1. Gå til Rapportering > Instrumentpaneler i HubSpot-kontoen din.
2. Øverst til høyre klikker du på den tildelte [tilgangen].
   

3. I høyre panel velger du blant følgende alternativer:
   • Begrenset til superadministratorer og eier: tillat kun superadministratorer og eieren av dashbordet å se dashbordet.
   • Privat for eier: Tillat kun eieren av dashbordet å se dashbordet.
   • Tillat alle å se og redigere: tillat alle brukere å se og redigere dashbordet. 
   • Tillat alle å se: Tillat alle brukere å se dashbordet.
   • Tilordne team og brukere (kunEnterprise): Tillat kun bestemte team og brukere å få tilgang til dashbordet.
4. Klikk påLagre.

Objektpipelines

Superadministratorerkan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til bestemte rørledninger. For hver rørledning kan superadministratorer gi tilgang til alle brukere i kontoen, eller begrense tilgangen til enkeltbrukere og team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter og velger deretterobjektet med pipelinen du vil administrere tilgangen til.
3. Øverst klikker du på fanen Pipelines.
4. I delen Velg en pipeline klikker du på rullegardinmenyen og velger en pipeline du vil redigere.
5. Klikk på Handlinger, og velg deretter Administrer tilgang.
6. I høyre panel velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en pipeline, vil dette begrense tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å se pipelinen:

• Begrensede rørledninger vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på datamaskinen og i mobilappen.
• De kan se en bestemt post hvis de får tilsendt en direkte lenke fra en bruker med tilgang til rørledningen.
• De kan se poster fra begrensede pipeliner i rapporter.
• De kan se poster fra begrensede rørledninger som tilknytninger til poster.
• De kan søke etter poster i pipelinen.
• De vilikke kunne opprette nye poster i rørledningen. 

Dokumenter, spillbøker, sekvenser og salgsmaler

Administrer tilgangsnivået for dokumenter, spillbøker, sekvenser eller maler. Du kan gjøre dem private for eieren, dele dem med alle eller dele dem med bestemte brukere og team. 

Lær hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold. 

Domener

Som standard kan brukere med tillatelse til domenekonfigurasjon vise og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. Du kan også begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener.

Lær hvordan du tildeler domenepubliseringstillatelser til team.

Sosiale kontoer

Når du begrenser tilgangen til dine sosiale kontoer, må du være oppmerksom på følgende:

• Hvis flere brukere er koblet til en sosial konto, er det bare superadministratorer som kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til den sosiale kontoen.
• Hvis det bare er én bruker koblet til den sosiale kontoen, kan både superadministratorer og brukeren som koblet til kontoen administrere tilgangen til den kontoen.

Å gi en bruker eller et team eksplisitt tilgang til en sosial konto vil begrense tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra den kontoen i det sosiale verktøyet. Lær mer om hvordan du administrerer brukernes publisering på sosiale medier og tilgang til kontoer.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilMarkedsføring > Sosiale medier.
3. Hold musepekeren over den sosiale kontoen din, og klikk på Rediger i kolonnen Kontotilgang.

4. I høyre panel velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Kun kunder med en Marketing Hub Enterprise-abonnement kan begrense tilgangen for brukere og team. 
5. • Hvis du velger bestemte brukere eller team, søker du i søkefeltet og merker av i boksen til venstre for brukeren eller teamet.
   • For å fjerne tilgang fra en konto, fjern merket i avmerkingsboksen ved siden av brukernavnet eller teamnavnet, eller klikk på X i delen Hvem har tilgang.
6. Klikk på Lagre nederst i panelet.

E-post

Tildel redigeringsrettigheter til bestemte markedsførings-e-poster til individuelle brukere eller team fra e-postdashbordet ved å følge de generelle instruksjonene. E-poster som er tildelt et team, kan bare redigeres av brukere i det teamet. Alle e-poster som ikke er tildelt, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med e-postbrukerrettigheter.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en bestemt e-post, kan vedkommende be om tilgang til den ved å følge trinnene nedenfor:

1. Gå til Markedsføring > E-post i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk pånavnet på e-posten du vil ha redigeringsrettigheter til.
3. Hold musepekeren over knappenGjennomgå og send øverst til høyre, og klikk deretterpå Be om oppdatering av tillatelse.
4. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Godkjennende og velger en administrator i teamet ditt.
5. Du kan eventuelt skrive inn enmelding for å forklare hvorfor du trenger redigeringsrettigheter til e-posten.
6. Klikk påSend forespørsel. Godkjenneren du valgte, vil få beskjed om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil deretter motta en bekreftelses-e-post etter at godkjenneren har gitt tilgang.

Filer 

Administrer tilgang til individuelle filer, mapper og undermapper i filverktøyet for å kontrollere hvilke brukere eller team som kan se eller redigere dem.

Når du konfigurerer filtilgangen, kan du gi alle brukere eller team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe. Du kan ikkekonfigurere innstillinger for mappetilgang på systemmapper generert av HubSpot.

Slik begrenser du tilgangen til filene eller mappene dine:

1. I HubSpot-kontoen din, naviger til Innhold > Filer. Hvis du bruker HubSpots gratisverktøy, navigerer du til Markedsføring > E-post. Øverst til høyre klikker du på E-postverktøy og velger Filer.
2. Hold musepekeren over en fil ellermappeog klikk påHandlinger. Velg deretterAdministrer tilgang. 

3. I høyre panel konfigurerer du fil- eller mappetilgangen: 
   • Privat for meg: Begrens tilgangen til kun din brukerkonto.
   • Tilgjengelig for alle:alle brukere kan se og redigere filen eller mappen. 
   • Velg brukere og team som har tilgang: bare valgte brukere kan redigere filen eller mappen. Hvis du har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også begrense tilgangen til tildelte team. Lær mer om å administrere team.
     • Merk av iboksen ved siden av brukerne eller teamene du vil gi tilgang til. 
     • For å fjerne tilgang fra et team, fjern merket iavmerkingsboksen ved sidenav brukernavnet eller teamnavnet, eller klikk påXi delenHvem har tilgang.
4. Klikk påLagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorerkan begrense tilgangen til en egenskap, slik at bare bestemte brukere og team kan redigere egenskapen i poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke har fått tilgang, vil se meldingenDu har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet når de holder musepekeren over egenskapen i en post. Lær hvordan du begrenser redigeringsadgangen for egenskaper.

Sidefelt for poster

Du kan tilpasse sidefeltene som vises i kontakt-, firma-, avtale- og billettposter, slik at forskjellige team har forskjellige visninger. Lær hvordan du tilpasser sidefelt for poster for bestemte team.

Rapporter

Det finnes flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Hvis en rapport er lagt til et dashbord, kan du begrense tilgangen til dashbordet ved å tildele tilgang til dashbordet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i delen for analyseverktøy eller individuelle tilpassede analysevisninger.

Segmenter

Superadministratorerkan angi hvilke team som har synlighet til hvilke segmenter ved å redigere segmenttilgang. Du kan også administrere tilgangen ytterligere ved å tildele segmenter og begrense poster basert på eierforhold for postene.

Arbeidsflyter

Tilordne arbeidsflyter til et bestemt team fra arbeidsflyt-dashbordet ved å følge de generelle instruksjonene.

Arbeidsflyter som er tilordnet et team, kan bare vises og redigeres av brukere i det teamet. Alle arbeidsflyter som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team medbrukerrettigheter for arbeidsflyter.

Kampanjer

Begrens tilgangen til markedsføringskampanjene dine for å tillate bestemte team å administrere kampanjens detaljer og endre hvilke ressurser som er knyttet til den. 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Kampanjer.
2. Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen til, klikk deretter på rullegardinmenyenHandlinger og velg Administrer tilgang.
3. I panelet til høyre velger duTilgjengelig for alle ellerVelg team som kan redigere.
4. I søkefeltet søker du etter og merker av iboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
5. For å fjerne tilgangen til kampanjen, fjern merket iavmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikk påX idelen Hvem har tilgang.
6. Klikk påLagre nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tilordne dem til bestemte brukere og team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilMarkedsføring >Annonser.
3. Hold musepekeren over en annonsekonto du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
4. I høyre panel velger duTilgjengelig for alle ellerVelg team som kan redigere.
5. I søkefeltet søker du etter og merker av iboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
6. For å fjerne tilgangen til kampanjen, fjernmerket ved siden av teamets navn, eller klikk påX idelen Hvem har tilgang.
7. Klikk påLagre nederst i panelet.