Forstå kontrakter i HubSpot

Bruk kontrakt-objektet i HubSpot som en sentralisert kilde til pålitelige opplysninger om forpliktet omsetning. Ved å administrere kontrakter i HubSpot kan du registrere og administrere eksisterende avtaler, registrere betalinger manuelt eller fakturere kjøpere automatisk, foreta oppdateringer i løpet av kontraktens varighet, fornye kontrakter og rapportere omsetningen nøyaktig.

Du kan opprette en kontrakt direkte fra en post eller fra kontraktsindekssiden (BETA), eller opprette en automatisk når en kjøper godtar et tilbud:

• Direkte opprettede kontrakter (BETA): opprett eller importer kontrakter når en avtale opprettes utenfor HubSpot, når kontrakten ikke er avhengig av et akseptert tilbud fra kjøperen, eller hvis du bruker et annet system til å administrere CPQ. Opprett kontrakter i HubSpot og bruk dem som den pålitelige kilden for rapportering og automatisering.

• Kontrakter som opprettes automatisk fra tilbud: Opprett kontrakter fra godkjente tilbud når en kjøper må gjennomgå og godta et tilbud før en kontrakt opprettes. Administrer CPQ og inntekter fra start til slutt i HubSpot. 

Lær hvordan du kan bruke kontrakter i virksomheten din, blant annet:

• Slik bruker du kontrakter i kombinasjon med andre HubSpot-objekter, for eksempel avtaler, tilbud og fakturaer.

• Hvordan håndtere endringer og fornyelser midt i kontraktsperioden.

• Hvordan pro rata-beregning håndteres ved endringer i kontrakten.

Hva er en kontrakt?

Kontrakter er den sentraliserte kilden til pålitelige opplysninger om forpliktede inntekter i HubSpot, og beskriver engangs- og gjentakende produkter, inntektsmålinger og endringer over tid. I motsetning til avtaler, som sporer individuelle salgsmuligheter, er kontrakter utformet for å støtte hele livssyklusen til kundeavtalen, inkludert endringer og fornyelser.

Med kontrakter kan teamene dine rapportere om inntektsmålinger, sette opp fornyelser og endringer, og samordne inntektsdriften på tvers av virksomheten. Lær mer om rapportering av inntekter.

En kontrakt kan opprettes direkte i HubSpot eller fra et godkjent tilbud. Tilbud og kontrakter kan brukes sammen, men det er ikke nødvendig med et tilbud for hver kontrakt.

Kontraktkonfigurasjoner

Bruk tabellen nedenfor for å finne den kontraktskonfigurasjonen som passer dine behov og kravene i HubSpot.

Er HubSpot-kontrakter en erstatning for juridiske kontrakter?

HubSpot-kontrakter erstatter ikke juridiske kontrakter, for eksempel rammeavtaler (MSA-er) eller signerte PDF-kontrakter. Hvis du trenger å henvise til en juridisk kontrakt i HubSpot, kan du opprette en tilpasset kontraktseigenskap med feltetypen «Fil» eller «URL» og laste opp dokumentet eller legge til URL-en. Før du lagrer en juridisk kontrakt i HubSpot, bør du gå nøye gjennom dokumentet og lese mer om lagring av sensitive data i HubSpot.

Hvordan opprettes en kontrakt?

Du kan opprette en kontrakt direkte i HubSpot (BETA) eller opprette en fra et akseptert tilbud. Kontraktposten gir en oversikt over viktige kontraktsdetaljer, for eksempel kontakt- og bedriftsinformasjon, forpliktet omsetning og tilknytninger til andre poster.

Opprett en kontrakt direkte (BETA)

Hvis du er superadministrator, kan du melde kontoen din på beta-versjonen av «Opprett, rediger og forny HubSpot-kontrakter» .

Autoriserte brukere kan opprette en kontrakt fra en avtale-, kontakt-, bedrifts- eller ticketpost, eller fra indekssiden for kontrakter. Når kontrakten opprettes, kan brukerne legge til kontraktsdetaljer, linjeposter, vilkår og tilknytninger direkte i kontraktsposten.

Opprett en kontrakt fra et akseptert tilbud

Hvis automatisk oppretting av kontrakter er aktivert, kan du opprette en kontrakt når en kjøper godtar et tilbud. Kontrakten gjenspeiler avtalen som det godkjente tilbudet representerer.

Bruk av kontrakter med Connected CPQ, fakturering og betalinger (beta)

Hvis du er registrert i Connected CPQ, Billing og Payments (beta), kan du administrere prosessen fra tilbud til betaling i HubSpot, fra godkjennelse av tilbud til fakturering og innkreving av betaling. Meld deg på betaversjonen hvis du ønsker å få godkjennelse av et tilbud før en kontrakt opprettes. Hvis du ikke krever godkjennelse av tilbud, kan du opprette kontrakter direkte. Lesmer om prosessen i Connected CPQ, Billing og Payments (beta).

Slik bruker du avtaler, tilbud, kontrakter og fakturaer sammen

Du kan bruke 

• Avtaler: bruk avtaler til å spore en salgsmulighet og avslutte den. Når du bruker kontrakter, anbefales det å opprette ulike pipeliner for de ulike typene avtaler. For eksempel en pipeline for nye avtaler, en pipeline for utvidelser (endringer underveis i kontrakten) og en pipeline for fornyelser. Dette sikrer at de ulike trinnene i en kontrakt kan registreres og rapporteres individuelt.

• Tilbud: Du kan eventuelt opprette tilbud basert på avtalen og sende dem til kjøperen for gjennomgang. Hvis du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, og innstillingen for automatisk oppretting av kontrakter er slått på, opprettes det automatisk en kontrakt når et tilbud godtas, for å gjenspeile inntektsforpliktelsen i tilbudet. Avtaler, tilbud og kontrakter kan inneholde både engangs- og gjentakende linjeposter. 

• Kontrakter: den sentraliserte kilden til opplysninger om forpliktet omsetning. Den inkluderer produktene og tjenestene kunden betaler for, samt eventuelle endringer i kontrakten. Kontrakter brukes til å administrere løpende fakturering, oppretting av fakturaer og innkreving av betaling. Lær mer om de ulike måtene å fakturere kjøperne dine på.

• Fakturaer:Utsted fakturaer for betaling. Du kan motta betalinger online i HubSpot eller manuelt merke fakturaer som betalt hvis du bruker en annen betalingsmåte.

• Endringer i kontrakter: oppdater kontrakter i løpet av deres livssyklus. Rediger kontraktendirekte (BETA)for å oppdatere opplysninger om selger og kjøper, innkrevingsprosessen, betalingsmåten som belastes, kontraktens linjeposter og kasseinnstillinger. Hvis du vil bruke en tilbudsbasert prosess for å foreslå og godkjenne endringer i en eksisterende kontrakt, kan du lese mer om hvordan du oppretter endringstilbud.

• Fornyelsestilbud: Opprett fornyelsestilbud når en kunde nærmer seg slutten av sin nåværende kontrakt for å sikre kundens forpliktelse for neste periode. Når et fornyelsestilbud godtas, opprettes en ny kontrakt som automatisk knyttes til den forrige kontrakten.

Hvilken informasjon kan jeg se i kontraktsoppføringen?

Bruk kontrakten til å se følgende detaljer:

• Status:Se den gjeldende statusen for kontrakten.

• Finans- og inntektsinformasjon: Se total kontraktsverdi (TCV), årlig kontraktsverdi, månedlig gjentakende inntekt (MRR) og årlig gjentakende inntekt (ARR).

• Faktureringsdetaljer:få oversikt over faktureringsdetaljene, inkludert faktureringskontakt, fakturert beløp, faktureringshistorikk og kommende betalinger.

• Fornyelsesdatoer: se når kontrakten skal fornyes.

• Tilknytninger: Se postene kontrakten er knyttet til, inkludert kontakter, selskaper, avtaler, fakturaer, linjeposter, betalinger, tilbud og abonnementer.

Kan kundene se kontraktene sine?

HubSpot-kontraktobjektet kan ikke vises av kundene dine. De får tilsendt tilbud (hvis du oppretter tilbud som en del av prosessen), fakturaer, kvitteringer og andre faktureringsrelaterte varsler for sine faktureringsposter.

Hva er en evigvarende kontrakt?

Evergreen-kontrakter inneholder gjentakende linjeposter som er satt til å fornyes automatisk inntil de blir kansellert. Siden de ikke har en sluttdato, beregnes ikke TCV og ACV. MRR og ARR beregnes fortsatt.

Slik redigerer og oppdaterer du kontrakter

Du kan redigere kontraktsdetaljer, linjeposter, vilkår samt fakturerings- og betalingsinformasjon fra kontraktsoppføringen (BETA). For kontrakter som er opprettet direkte fra et tilbud, kan du opprette endringstilbud. Endringstilbud tilbyr en tilbudsbasert prosess for å foreslå og godkjenne endringer i en eksisterende kontrakt og må knyttes til en avtale. Det anbefales å opprette pipeliner (f.eks. utvidelsespipeline) for avtaler knyttet til endringer, for å kunne forutsi og rapportere om utvidelser og innskrenkninger separat.

Merk: Hvis du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, og det er lagt inn en kreditnota på en faktura, vil det justerte fakturabeløpet ikke vises i kontrakten.

Slik administrerer du fornyelser

Du kan fornye en kontrakt fra kontraktsoppføringen (BETA) eller ved å opprettefornyelsestilbud. Fornyelsestilbud tilbyr en tilbudsbasert prosess for å foreslå og godkjenne fornyelser og må være knyttet til en avtale. Les mer om hvordan du administrerer fornyelsesprosessen i HubSpot nedenfor.

Vis eksisterende kontraktsinformasjon

Bruk kontraktsoppføringen til å vise eksisterende kontraktsinformasjon, inkludert ytelse, tilknyttede linjeposter, faktureringsplan, fornyelsesinformasjon, tidslinje for aktiviteter og historikk. Bruk denne informasjonen til å forberede fornyelsessamtaler før du sender fornyelsestilbudet.

Opprett en egen fornyelsespipeline

Det anbefales å opprette en egen fornyelsespipeline for fornyelsesavtaler, og å opprette nye avtaler for fornyelsestilbud. Dette betyr at du kan rapportere om inntekter fra nye avtaler kontra fornyelsesinntekter, og administrere fornyelser separat fra andre aktive avtaler.

Hva inngår i en fornyelse

Som standard bruker fornyelsen samme løpetid som den eksisterende kontrakten (f.eks. hvis den eksisterende kontrakten var en 12-månedersavtale, vil fornyelsestilbudet bli konfigurert for 12 måneder). Fornyelsen inkluderer:

• Kontakter knyttet til den eksisterende kontrakten.
• Selskapet knyttet til den eksisterende kontrakten.
• Faktureringskontakter, hvis de ble lagt til i den eksisterende kontrakten.
• Linjeposter i den eksisterende kontrakten. Hvis kontrakten ble oppdatert, vil fornyelsen også omfatte disse linjepostene. Hvis en kunde for eksempel startet med 10 lisenser og senere la til 10 til, vil fornyelsen omfatte 20 lisenser for hele tilbudets løpetid.
• Betalingsbetingelser som samsvarer med den eksisterende kontrakten.

Bruk arbeidsflyter til å automatisere fornyelser

Du kan bruke kontraktsegenskaper til å opprette arbeidsflyter som automatiserer handlinger i HubSpot rundt fornyelsesdatoer, inkludert oppgavepåminnelser, oppretting av fornyelsesavtaler og oppretting av fornyelsestilbud:

• Opprett en arbeidsflyt rundt fornyelsesdatoer for å automatisere andre oppgaver i HubSpot (f.eks. oppgavepåminnelser).

• Opprett fornyelsesavtaler før kontraktens fornyelsesdato for å administrere kommunikasjonen med kunden om fornyelsen (f.eks. e-post, møter, telefonsamtaler). 

• Opprett tilbud før fornyelsesdatoene. Les mer om hvordan du oppretter fornyelsestilbud fra en arbeidsflyt.

Hvordan beregnes pro rata-fordeling av kontrakten?

Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er slått på, justerer pro rata-beregningen beløpet for en linjepost når en endring trer i kraft i løpet av en eksisterende faktureringsperiode. Hvis du for eksempel endrer antall eller pris på en linjepost midt i en faktureringsperiode, deles perioden inn i separate deler. Hver del faktureres basert på antall måneder eller dager den dekker.

HubSpot bruker en hybridmetode for å beregne det forholdsmessige beløpet:

• Hver måned i en faktureringsperiode har lik vekt:hver måned i en kvartalsvis faktureringsperiode utgjør en tredjedel av totalen, selv om månedene har ulikt antall dager.

• Delvise måneder bruker det eksakte antallet dager som dekkes: hvis en periode omfatter 3 av 30 dager i en måned, bidrar den måneden med 3/30 av sin månedlige andel.

• Endelig fordelingsskala: det totale bidraget fra de omfattede månedene delt på antall måneder i hele faktureringsperioden.

Hvordan faktureringsmåneder beregnes

For prorateringsformål er en måned basert på faktureringsperioden, ikke kalendermåneden. Den begynner på linjepostens startdato og slutter dagen før samme dato i påfølgende måned.

Hvis en linjepost for eksempel starter 15. mars, er faktureringsmånedene:

• 15. mars til 14. april
• 15. april til 14. mai
• 15. mai til 14. juni

For en kvartalsvis linjepost bidrar hver hele faktureringsmåned likt (en tredjedel av totalbeløpet), uavhengig av om den inneholder 28, 30 eller 31 dager. Kun den gjenværende delmåneden fordeles proporsjonalt ut fra det nøyaktige antallet dager.

Eksempel på forholdsmessig beregning

En kvartalsvis linjepost starter 15. mars med 3 000 dollar per kvartal. 18. april erstattes den med en ny linjepost på 4 500 dollar per kvartal.

Faktureringsmånedene for dette kvartalet er:

• 15. mars–14. april
• 15. april–14. mai
• 15. mai–14. juni

Siden endringen skjer i løpet av den andre faktureringsmåneden, blir kvartalsperioden fordelt mellom de to linjepostene. Fordelingsskalaen angir den andelen av kvartalet som tilskrives hver linjepost.

Fordelingsskalaene summerer seg til én, slik at de to andelene dekker hele kvartalsfaktureringsperioden. Denne metoden bruker eksakte daglige beregninger for delvise faktureringsmåneder, mens hver hele faktureringsmåned behandles likt.

Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er slått av, vil endringer i kontrakten midt i perioden tre i kraft i neste faktureringssyklus.

Merk: Hvis en endring trer i kraft i løpet av en eksisterende faktureringsperiode, opprettes det en pro rata-faktura og en pro rata-kreditnota for den ubrukte delen av den gjeldende tjenesteperioden.

Neste trinn

• Les mer om hvordan du oppretter kontrakter i HubSpot-kontoen din.

• Les mer om hvordan du oppretter kontrakter direkte (BETA) eller fra godkjente tilbud.

• Les mer om hvordan du viser og administrerer kontrakter, inkludert hvordan du sier opp kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.